OKQ8 Scandinavia Uppförandekod – Partners

OKQ8 Scandinavia Uppförandekod – Partners

Denna uppförandekod gäller för leverantörer, återförsäljare, agenter och andra samarbetspartners (”Partners”) till OK-Q8 AB och dess dotterbolag från tid till annan (”OKQ8 Scandinavia”).

OKQ8 Scandinavia vill vara en föregångare som inspirerar andra. Därför är hög integritet och etiskt beteende grundläggande för OKQ8 Scandinavias verksamhet. OKQ8 Scandinavias verksamhet påverkar miljömässiga och sociala faktorer både lokalt och globalt. Vi strävar ständigt efter att minimera negativa effekter genom att så långt det är möjligt bidra till och ta ansvar för en hållbar utveckling.

För att säkra omvärldens förtroende för oss som företag är det av yttersta vikt att de som gör affärer med OKQ8 Scandinavia har samma värderingar.

Därför förväntar vi oss att våra Partners ska efterleva samma höga etiska, sociala och miljömässiga krav som vi ställer på vår egen verksamhet. I syfte att förmedla en gemensam ambition och vision har OKQ8 Scandinavia utvecklat denna uppförandekod.

Principerna i uppförandekoden utgår från FN Global Compacts 10 principer och representerar ett antal grundvärderingar i områden om mänskliga rättigheter, förhållanden för arbetare, miljö och anti-korruption. De 10 principerna baseras på FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna, ILO:s grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet, Rio- deklarationen samt FN:s konvention mot korruption.

Uppförandekoden kan ensidigt och utan föregående kommunikation justeras av OKQ8 Scandinavia.

Lagefterlevnad

OKQ8 Scandinavia gör endast affärer med företag som bedriver laglig verksamhet och vars tillgångar har ett lagligt ursprung.

Alla Partners till OKQ8 Scandinavia förväntas följa de lagar och föreskrifter som gäller på de marknader där de är verksamma.

Fokusområden

Mänskliga rättigheter

OKQ8 Scandinavia anser att alla företag har ett ansvar att respektera de mänskliga rättigheterna och inte överträda andra människors rättigheter. Därför förväntar vi oss att våra Partners ska stödja och respektera skyddet för internationellt erkända mänskliga rättigheter inom den sfär som de kan påverka samt försäkra sig om att

deras eget företag inte är delaktigt i brott mot mänskliga rättigheter.

Arbetsvillkor och arbetsmiljö

För OKQ8 Scandinavia är det viktigt att arbetstagares rättigheter respekteras. Därför förväntar vi oss att våra Partners upprätthåller internationella och nationella arbetsvillkorsstandarder samt arbetar aktivt med jämställdhets- och mångfaldsfrågor.

Trygg och säker arbetsmiljö – Våra Partners förväntas upprätthålla en trygg och säker arbetsmiljö för sina anställda.

Nolltolerans mot diskriminering – Våra Partners förväntas upprätthålla en arbetsmiljö fri från diskriminering och trakasserier på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

Rätten till föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar – Våra Partners förväntas tillse att rätten till föreningsfrihet och rätten till kollektiva förhandlingar respekteras och upprätthålls.

Nolltolerans mot barnarbete och tvångsarbete – Våra Partners förväntas motsätta sig och aktivt arbeta mot användningen av all typ av barnarbete, tvångsarbete, människohandel och andra former av ofrivilligt arbete.

Miljö

Miljöpåverkan i leverantörskedjan kan vara allvarlig, speciellt där nationell miljölagstiftning är svag och efterfrågan på naturresurser är stor. Vi förväntar oss därför att våra Partners bedriver ett systematiskt miljöarbete och har god kunskap om sin verksamhets miljöpåverkan.

Våra Partners förväntas ta initiativ för att främja ett större miljömässigt ansvarstagande och uppmuntra utveckling av miljöanpassad teknik.

Affärsetik och anti-korruption

Affärsetik och regelefterlevnad är av stor betydelse för OKQ8 Scandinavias långsiktiga arbete. God affärsetik är grundläggande inom samtliga OKQ8 Scandinavias verksamhetsområden. Våra Partners förväntas följa internationella och nationella lagar och regler inom sina respektive affärsområden.

Nolltolerans mot korruption - I syfte att minimera risker i försörjningskedjan förväntar vi oss att våra Partners aktivt arbetar mot alla former av korruption, inbegripet utpressning och givande och tagande av muta. OKQ8

Scandinavia tillämpar nolltolerans gentemot sina medarbetare avseende alla former av otillbörlig påverkan. Våra Partners förväntas efterleva denna nolltolerans på motsvarande sätt och inte begära, ta emot, erbjuda eller överlämna gåvor, ersättningar, förmåner eller liknande till eller från medarbetare på OKQ8 Scandinavia eller till andra om en sådan handling skulle kunna utgöra lagbrott eller på annat sätt påverka det yrkesmässiga omdömet hos mottagaren.

Undvikande av intressekonflikter – Våra Partners åtar sig att informera OKQ8 Scandinavia om det i samband med inköp / försäljning finns någon form av närståenderelation mellan den som ansvarar för avtalet från OKQ8 Scandinavias sida och företrädare för Partnern som är inblandad i inköps/försäljningsprocessen.

Penningtvätt och finansiering av terrorism – Våra Partners förväntas arbeta med att förebygga och förhindra att den egna verksamheten kan användas för penningtvätt eller finansiering av terrorism genom etablerade rutiner för att uppnå god kännedom om sina samarbetspartners och leverantörer.

Informationssäkerhet och IT-säkerhet - Våra Partners förväntas hantera all information som erhållits från OKQ8 Scandinavia på ett säkert sätt och i enlighet med ingångna sekretessavtal samt tillämplig lagstiftning.

Innehåll i offerter, kostnadsförslag och överenskommelser är att betrakta som konfidentiellt.

Hantering av personuppgifter – Våra Partners förväntas hantera personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Personuppgiftsbiträdesavtal eller datadelningsavtal ska tecknas i enlighet med dataskyddslagstiftning. Särskild aktsamhet ska alltid iakttas om behandlingen medför att personuppgifter överförs till tredje land eller om behandlingen avser särskilda kategorier av personuppgifter som bedöms som extra skyddsvärda. Partnern ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att se till att säkerhetsnivån för hantering av personuppgifter uppfyller tillämplig dataskyddslagstiftning.

Internationell handel

På de marknader de är verksamma förväntas våra Partners efterleva alla sanktions- och exportkontrollregelverk. Detta inkluderar att inte nyttja avtalsförhållandet med OKQ8 Scandinavia för att ställa till förfogande, direkt eller indirekt, en tillgång eller ekonomisk resurs, ingå avtal eller överenskommelser med eller på annat sätt ha mellanhavanden med någon sanktionerad part, i strid med gällande sanktions- och exportkontrollregelverk.

Partnern intygar att varken denne själv eller något av dess dotterbolag, samarbetspartners, deras respektive styrelseledamöter, anställda, eller företrädare (a) är en sanktionerad part eller är involverad i någon verksamhet genom vilken de sannolikt kan komma att bli en sanktionerad part; (b) varken direkt eller indirekt har bedrivit eller bedriver verksamhet med eller till förmån för någon sanktionerad part; eller (c) är föremål för eller involverad i någon undersökning, anspråk, åtgärd, rättegång, förfarande eller utredning utförd av någon myndighet eller annat tillsynsorgan som rör sanktions- och exportkontrollregelverk.

Konkurrenslagstiftning

Våra Partners förväntas följa de lagar, förordningar och regler inom konkurrensrättens område som gäller på de marknader där de är verksamma.

Implementering och uppföljning

Alla Partners till OKQ8 Scandinavia förväntas efterleva denna uppförandekod.

På begäran ska våra Partners kunna redogöra hur man arbetar med att efterleva kraven i uppförandekoden. OKQ8 Scandinavia har rätt att utföra externa revisioner av Partners inklusive eventuella underleverantörer.

Relevanta handlingar för försäkran om efterlevnad av principerna ska sparas och kunna uppvisas vid kontroll.

Om en Partner upptäcker att uppförandekoden inte efterlevs ska denne omedelbart informera OKQ8 Scandinavia och vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa efterlevnad av koden.

Våra Partners är skyldiga att informera eventuella underleverantörer om innehållet i denna uppförandekod och ansvarar för att se till att uppförandekoden eller en motsvarande uppförandekod efterlevs. Om en Partner upptäcker att en underleverantör bryter mot bestämmelserna i uppförandekoden åtar sig Partnern att informera OKQ8 Scandinavia, att tillse att åtgärder omedelbart vidtas för att rätta till problemet på ett sätt som inte förvärrar påverkan på miljön eller den sociala situationen för de anställda som berörs, samt att följa upp att så har skett. Om brister fortfarande finns efter att detta har påtalats ska berörd underleverantör bytas ut.

Brott mot uppförandekoden

OKQ8 Scandinavia förbehåller sig rätten att kontrollera att denna uppförandekod efterlevs och har rätt att avsluta affärsrelationen och säga upp avtalet med Partnern med omedelbar verkan om uppförandekoden inte uppfylls.