Nelly Groups Uppförandekod (Etikpolicy)
Nelly Group AB (publ) | Nelly Groups Uppförandekod (Etikpolicy) för medarbetare | v. 2.0 | Antagen av styrelsen 2021-05-18
Nelly Groups Uppförandekod (Etikpolicy)
1. Inledning
Inom Nelly Group-koncernen utför vi vårt arbete med hög etisk ambition. Nelly Group (även ”koncernen” eller ”vi” nedan) har antagit denna uppförandekod (”koden”) för att samtliga medarbetare ska veta vad som förväntas av dem.
Vi förväntar oss att alla medarbetare:
• Läser och förstår uppförandekoden
• Ger en skriftlig bekräftelse på att de gjort detta
• Omsätter uppförandekodens innehåll i praktiken
• Säkerställer att våra samarbetspartners känner till uppförandekoden Koden finns för att göra det lättare att göra rätt genom att:
• Förtydliga vilket ansvar vi har som anställda
• Ge oss vägledning i affärsrelationer och hur vi löser potentiellt svåra situationer
• Skydda Xxxxx Groups intressen och aktieägare
• Ge oss verktyg för att rapportera oegentligheter
• Beskriva för externa parter hur vi agerar
Koden gäller alla
Uppförandekoden gäller alla anställda och styrelseledamöter inom Nelly Group-koncernen, på alla marknader och oavsett anställningsform. Var och en av oss har ansvar att känna till kodens innehåll, Xxxxx Groups policyer (som finns på intranätet) och de lagar och regler som är relevanta för våra arbetsuppgifter.
Så används koden
Uppförandekoden används för att utveckla förtroendet hos våra kunder, leverantörer, aktieägare och andra parter. I de flesta situationer är det enkelt att avgöra hur koden ska användas, medan det i andra situationer kan vara mer komplicerat. Använd alltid ditt omdöme.
Alla medarbetare är ansvariga att belysa frågor om etik, trakasserier eller diskriminering. Om du är osäker på hur du ska använda koden kan du vända dig till din närmaste chef eller till HR.
2. Våra kundrelationer
Kundernas förtroende och hantering av kundinformation
Vi finns för våra kunder och är beroende av deras förtroende. Genom att vara lyhörda lär vi oss om kundernas behov och kan överträffa deras förväntningar. Vi bemöter alltid våra kunder vänligt och professionellt.
Vi strävar alltid efter att förse kunderna med lättillgänglig och komplett information. Våra kunder ska alltid förstå vilka villkor som gäller för deras köp och ha en tydlig bild av den servicenivå som kan förväntas. Det ska vara enkelt att handla hos oss.
Nelly Group har tillgång till kunddata som vi behandlar i enlighet med gällande lagstiftning och interna policyer och riktlinjer avseende personuppgiftshantering/dataskydd. Vi är måna om att integriteten bevaras och att obehörigas åtkomst till personuppgifter förhindras. Endast behöriga kollegor hanterar kundinformation. All kundinformation, såsom exempelvis namn, adress, konton, kreditkortsuppgifter och orderhistorik är konfidentiell.
Kundkontakt i sociala medier
Vi kommunicerar via sociala medier för att vara öppna och tillgängliga. Genom dialogen kan vi utvecklas, besvara frågor, bidra med kunskap och fånga upp viktiga synpunkter. Vårt syfte är att hjälpa, kartlägga och hittalösningar, därför:
• Avstår vi från negativ kritik om konkurrenter
• Publicerar vi inte information om våra kunder utan att fråga om lov först
• Röjer vi inte konfidentiell information om Xxxxx Group
• Håller vi oss till fakta och avstår från gissningar och spekulationer.
3. Attraktiv arbetsplats
Att ha medarbetare med rätt attityd och kompetens är avgörande för oss. Med en diversifierad och engagerad personalstyrka kan vi säkerställa att vårt erbjudande är det bästa tänkbara för våra kunder. Därför arbetar vi strategiskt med att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare som kan upprätthålla och optimera vår utveckling på långsikt.
Som arbetsgivare har Xxxxx Group ansvar att alla medarbetare behandlas jämlikt, med respekt och värdighet och ges lika möjligheter till utveckling. När en person utvärderas för rekrytering, utbildning, utveckling eller befordran ser vi till faktorer som är relevanta – individens förmåga och potential att utföra arbetet. Alla anställda i Nelly Group har ansvar att dagligen se till att såväl den fysiska som psykosociala arbetsmiljön är attraktiv och trygg samt att varje anställd uppskattas och respekteras.
Kränkande särbehandling och trakasserier
Xxxxx Group stödjer mångfald och uppskattar och respekterar olikheter. Vi tolererar inte kränkande särbehandling och trakasserier som är grundade i en persons kö, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder eller annan faktor. Trakasserier accepteras inte i någon form, oavsett om de är verbala, fysiska eller visuella.
Vi erbjuder en arbetsplats där kvinnor och män möter varandra med respekt. Sexuella trakasserier tolereras inte. Detta, såväl som andra former av trakasserier, ses som en personalfråga för Nelly Group, inte en privat angelägenhet för den som drabbas. Alla kan hjälpa till att förhindra trakasserier på arbetsplatsen genom att tänka på ordval och uppträdande, motverka oacceptabelt uppträdande hos andra och stödja den som blir trakasserad.
Medarbetare inom Nelly Group har ansvar att inte kränka andra och var och en måste vara medveten om hur ens uppträdande kan uppfattas.
Trygghet, hälsa och säkerhet
Vi arbetar för en produktiv och hälsosam arbetsplats med målsättningen att bidra till medarbetarnas trygghet, hälsa och välbefinnande. En god organisatorisk och social arbetsmiljö främjar bättre hälsa bland medarbetare samt skapar bättre trivsel och förutsättningar att uppnå bra affärsresultat. Vi upprätthåller en säker arbetsplats genom att visa hänsyn och omdöme, vara uppmärksam på varningssignaler om risker i arbetet samt vidta åtgärder för att undvika olyckor.
Vår arbetsplats är drog- och alkoholfri. År någon påverkad av alkohol eller droger på arbetsplatsen är vi skyldiga att informera närmsta chef eller HR. Vår arbetsplats är också rök- och djurfri. För att minimera risken för passiv rökning tillåter vi endast rökning på avsedda utrymmen utanför våra kontor.
Mänskliga rättigheter
Vi respekterar de grundläggande mänskliga rättigheterna och arbetar för att alla medarbetare ska känna till, förstå och tillämpa dessa på arbetsplatsen. Diskriminering, trakasserier eller övergrepp i någon form, vare sig fysiska, psykiska, sexuella eller verbala, tolereras inte. Vi accepterar aldrig några som helst former av tvångsarbete, slavarbete eller barnarbete.
Våra tillgångar
Nelly Group har många olika tillgångar, som materiella tillgångar (som inventarier, varulager), immateriella tillgångar (som datorprogram, webbplattformar, varumärken) och affärshemligheter (som affärsplaner, prisinformation, strategiska planer). Nelly Groups namn, tillgångar, lokaler, resurser eller affärsrelationer får endast användas för legitima affärsändamål och får inte användas för personlig vinning, i bedrägligt syfte eller på annat otillbörligt sätt.
Politiska och religiösa aktiviteter
Vi har en kultur som stöttar mångfald och lika möjligheter för alla. Vi engagerar oss inte i politiska eller religiösa aktiviteter och ger inte donationer till politiska eller religiösa organisationer, partier eller kandidater.
Vi respekterar alla medarbetares rätt att vara medlem i en fackförening för att tillvarata intressen och löneförhandla kollektivt eller individuellt.
4. Relationer till leverantörer, andra affärspartners och konkurrenter
Vi som medarbetare inom Nelly Group ska se till att företaget konkurrerar kraftfullt och konstruktivt. VI är övertygade om att fri och rättvis konkurrens är till vår fördel.
De avtalsförhållanden vi har med våra leverantörer, andra affärspartners och kunder är avgörande för vår framgång. När vi väljer tjänster, varor och leverantörer gör vi alltid det med Xxxxx Groups bästa för ögonen. I praktiken betyder det att vi alltid fattar våra affärsbeslut baserat på objektiva faktorer som pris, kvalitet, tillgänglighet, leverans, pålitlighet och service.
Vi väljer våra affärspartners med försiktighet och undersöker varje affärspartner. De avtal vi sluter med leverantörer ska vara i enlighet med koden som helhet. Det betyder att våra externa partners bör förbinda sig att respektera och iaktta våra interna regler och etiska principer.
Sund konkurrens
Vi rättar oss efter tillämplig konkurrenslagstiftning och undviker situationer som kan leda till olagligt och konkurrenshämmande beteende, till exempel otillbörliga diskussioner eller överenskommelser om priser, tillverkningsvolymer, försäljning eller marknadsföringsstrategier.
Information om konkurrenter
En viktig del av konkurrens är att veta vad konkurrenterna gör. Konkurrensmässig information måste alltid vara insamlad etiskt och i enlighet med lagar och reglering som skyddar andras information. Vi ska aldrig använda bedrägliga metoder vid insamling av information om konkurrenterna.
Avtal
Vi strävar efter att dokumentera alla avtal med affärspartners. Avtalen ska identifiera partnerna och alla viktiga affärsvillkor, samt undertecknas av behöriga firmatecknare. Originalavtalen ska arkiveras på respektive arbetsplats samt sparas i vår avtalsdatabas.
5. Hantering av intressekonflikter m.m.
Medarbetare får aldrig använda sin position eller sitt inflytande för andra syften än att främja Nelly Group. Vi undviker intressekonflikter och situationer som skulle kunna tvinga oss att välja mellan egna personliga, affärsmässiga eller finansiella intressen eller Xxxxx Groups intressen.
Uppdrag utanför Nelly Group
Som medarbetare inom Nelly Group är det viktigt att ansvar och engagemang i bolaget är korrekt. Om du vill engagera dig i externa aktiviteter ska detta först godkännas av närmaste chef. Exempel på sådana aktiviteter är:
• Att ta anställning utanför Nelly Group (del- eller heltid).
• Sitta i styrelsen eller liknande organ för ett annat företag eller organisation.
• Driva affärsverksamhet av något slag.
Anställda kan på ideell basis ha styrelseuppdrag eller motsvarande i sin egen bostadsrätts-, villa- eller samfällighetsförening samt i ideella föreningar, i den mån det inte medför risk för intressekonflikt, inte minskar den anställdes förmåga att sköta sitt arbete och inte strider mot denna kod. Anställda har alltid rätt att engagera sig i fackföreningar.
Jäv
Som medarbetare hanterar vi inte frågor eller gör affärer i vilka vi har personligt intresse. Exempel på detta är att köpa tjänster av företag som ägs eller styrs av en familjemedlem eller annan person som vi har en personlig relation till. Om vi som medarbetare identifierar en potentiell intressekonflikt i något sammanhang ska vi rådfråga närmaste chef.
Gåvor och representation
Affärsbeslut ska enbart tas på affärsmässiga grunder och i Xxxxx Groups intresse. Vi följer antikorruptionslagar och regelverk och tolererar inte att någon tar emot eller erbjuder mutor eller andra otillbörliga förmåner från tredje part.
För att erbjuda en gåva eller representation till en affärspartner ska ett förhandsgodkännande inhämtas från närmaste chef.
All representation ska utövas återhållsamt och med omdöme och bara med ett omedelbart samband med vår verksamhet. Anställda kan acceptera representation som innebär lunch med en affärspartner. All annan representation kräver ett förhandsgodkännande från närmaste chef.
Om en förmån anses vara en muta eller inte måste bedömas från fall till fall.
Det finns inte alltid ett självklart svar, men det finns fem frågor som man kan ställa till sig själv och som kan vara till hjälp vid bedömningen av om en förmån är en muta:
1. Är detta en förmån och varför erbjuds den mig?
2. Finns det en koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning?
3. Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd?
4. Vilket inflytande har jag på Xxxxx Groups relation med den som erbjuder förmånen?
5. Vill jag läsa om mig själv och den här förmånen i pressen?
Den som är osäker bör ta upp frågan med sin chef för bedömning.
Betalningar till regeringstjänstemän
Vi tillåter inte mutor, kickbacks eller andra olagliga betalningar till någon företrädare för regering eller myndighet i något land. Anställda i Nelly Group får inte betala, erbjuda eller godkänna betalningar eller förmåner till regeringsmedlemmar eller anställda, regionala eller nationella regeringar eller myndigheter för att säkerställa affärer eller få en fördelaktigare behandling.
6. Kommunikation med andra
Som börsnoterat företag offentliggör vi finansiell och annan väsentlig information enligt gällande regelverk. Xxxxx Groups Kommunikationschef (eller en annan lämplig medarbetare/konsult som utsetts till denna roll av Xxxxx Groups VD) har det övergripande ansvaret för alla mediekontakter. Nelly Groups VD, Finanschef eller Kommunikationschef hanterar gruppens kommunikationsfrågor och uttalar sig i
medier eller till myndigheter för Nelly Group. De kan också delegera detta, till exempel till VD:ar i Xxxxx Groups dotterbolag. Anställda som blir kontaktade av medier i frågor om Xxxxx Group-bolagen ska hänvisa till Xxxxx Groups Kommunikationschef.
Marknadsmissbruk
Nelly Group och våra anställda är skyldiga att strikt följa tillämplig lagstiftning mot marknadsmissbruk. Marknadsmissbruk avser insiderhandel, olagligt röjande av insiderinformation och marknadsmanipulation.
Insiderinformation är information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt rör en eller flera emittenter (t ex Nelly Group) eller ett eller flera finansiella instrument (t ex Nelly Group-aktier) och som, om den offentliggjordes, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på dessa finansiella instrument.
Insiderhandel föreligger när en person förfogar över insiderinformation och utnyttjar denna genom att för egen eller annans räkning, direkt eller indirekt, förvärva eller avyttra finansiella instrument (t ex Nelly Group-aktier) som denna information rör.
Olagligt röjande av insiderinformation föreligger när en person förfogar över insiderinformation och röjer den informationen till en annan person, utom i fall då röjandet sker som ett normalt led i fullgörande av tjänst, verksamhet eller åligganden.
Det är förbjudet för alla att a) ägna sig åt eller försöka ägna sig åt insiderhandel; b) rekommendera att någon annan person ägnar sig åt insiderhandel eller förmå någon annan person att ägna sig åt insiderhandel; c) olagligen röja insiderinformation; eller d) ägna sig eller försöka ägna sig åt marknadsmanipulation.
Nelly Group har en separat insiderpolicy (Nelly Group Insider Rules) och anställda ska ta del av och följa insiderpolicyns bestämmelser. Insiderpolicyn är tillgänglig på Nelly Groups intranät.
Informationssäkerhet
Nelly Group är beroende av IT och kraven på snabb och relevant information ökar ständigt. Det är därför viktigt att vi hanterar vår egen, kunders, samarbetspartners och övriga intressenters information på ett säkert och effektivt sätt. Informationssäkerhet innebär för oss att:
• Våra medarbetare, kunder, samarbetspartners och övriga intressenter har tillgång till den information och de informationsresurser de behöver för att fullfölja sina arbetsuppgifter och åtaganden (tillgänglighet).
• Vår information vid varje tillfälle är korrekt och att våra resurser säkerställer att denna information inte kan förvanskas genom obehörig eller felaktig hantering (riktighet).
• Vi i efterhand kan visa vad som har hänt och vem som har gjort vad vid användande av vår information och våra informationsresurser (spårbarhet).
• Vår information och våra informationsresurser alltid är skyddade mot obehörig åtkomst (sekretess).
Användning av internet och sociala medier
Medarbetare som i sin arbetsroll kommunicerar via sociala medier representerar Nelly Group och kommunikationen måste därför alltid stämma överens med gruppens värderingar. Som medarbetare inom Nelly Group är vi representanter för koncernen vid alla tillfällen. Det är därför viktigt att vi även i privata sammanhang och i sociala medier som Facebook, Twitter, TikTok, Instagram, LinkedIn eller på bloggar med mera inte avslöjar affärskritiska detaljer eller på annat sätt framställer koncernen eller dess anställda i dålig dager.
Användning av internet för privata syften (under arbetstid) kan ske i en mycket begränsad omfattning om det görs med sunt förnuft och inte påverkar arbetet. Det är förbjudet att använda bolagets datorer, mobiltelefoner och internetuppkoppling för att besöka webbplatser med rasistiskt, pornografiskt eller uppenbart olagligt innehåll.
7. Rapportera oegentligheter (så kallad Whistleblowing)
Att agera med öppenhet, ärlighet och ansvarstagande är en viktig del av Nelly Groups kultur. Vi förväntar oss att medarbetare, affärspartners och andra som koncernen har kontakter med eller gör affärer med, och som har allvarliga misstankar om oegentligheter, bedrägeri, korruption eller misstankar om andra missförhållanden inom koncernens verksamhet, träder fram och berättar om dessa misstankar. Nelly Group har därför antagit en så kallad Whistleblowerpolicy.
Syftet med Whistleblowerpolicyn är att försäkra alla anställda om att de kan framföra angelägenheter utan rädsla för negativt bemötande eller repressalier. Anställda ska känna sig trygga i att anmälningar hanteras professionellt och konfidentiellt.
Whistleblowerpolicyn är tillgänglig på Nelly Groups intranät.
8. Konsekvenser vid brott mot uppförandekoden
Brott mot uppförandekoden kan leda till disciplinära åtgärder. Det finns tre steg i det disciplinära förfarandet:
1. Muntlig tillrättavisning – om en medarbetares beteende inte ligger i linje med Xxxxx Groups uppförandekod ges medarbetaren en muntlig tillrättavisning.
2. Skriftlig erinran – om en medarbetares beteende inte förbättras ges en skriftlig erinran. Syftet med den skriftliga erinran är att på ett tydligt och klart sätt uppmärksamma medarbetaren på missförhållandena och vara ett stöd för att den anställde ska kunna förbättra sig.
3. Uppsägning – när samtliga möjligheter till rättelse uttömts kan Xxxxx Group besluta att säga upp anställningen på grund av personliga skäl.
Vid mycket allvarliga och förtroendeförbrukande handlingar kan Xxxxx Group besluta att utan föregående åtgärd ge medarbetaren varsel om uppsägning eller avsked. Den disciplinära processen görs i enlighet med tillämplig arbetsrättslagstiftning och praxis.
9. Våra policyer, instruktioner och riktlinjer
Xxxxx Groups aktuella policyer, instruktioner, riktlinjer m m finns på vårt intranät. Varje medarbetare ska följa dem och är ansvarig för att hålla sig uppdaterad kring dessa.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bekräftelse av uppförandekoden
Jag bekräftar att jag har mottagit, läst och förstått Xxxxx Groups uppförandekod och att mitt agerande alltid ska följa de normer som fastställts i koden.
Ort:
Datum:
Namnteckning
Namnförtydligande
Efter att du har skrivit på denna bekräftelse vänligen ge den till din närmaste chef eller till HR. Din bekräftelse kommer att arkiveras av HR-avdelningen.