Bilaga 1, Ersättningspolicy och därmed närstående frågor
Bilaga 1, Ersättningspolicy och därmed närstående frågor
Dessa riktlinjer syftar till att säkerställa att pensionskassan har en ersättningspolicy som inte motverkar pensionskassans långsiktiga intressen. Ersättningspolicyn ska dels främja en effektiv riskhantering, dels inte uppmuntra till risktagande. Ersättningspolicyn syftar även till att beskriva vissa administrativa rutiner.
Ersättning till fullmäktige, styrelse och revisorer
Fullmäktige har inrättat en ersättningskommitté med uppgift att bereda frågor om ersättning till fullmäktige, styrelse och revisorer. Fullmäktige beslutar om ersättning. I bilaga 1.1 finns aktuellt ersättningsreglemente.
Enligt ersättningsreglementet ska styrelsen fastställa hur och när utbetalning av arvoden ska ske. Arvoden utbetalas två gånger per år. Utbetalning sker i juni och december. Utbetalning ska ske senaste den 25:e respektive månad. Inget särskilt underlag behöver lämnas för att arvoden ska utbetalas. Skatteavdrag sker med 30 % om inte annat meddelats skriftligt till kansliet.
Underlag för ersättning för förlorad arbetsförtjänst och milersättning vid resor med egen bil ska lämnas till kansliet senast den 5:e för att utbetalning ska ske samma månad. Utbetalning sker senast den 25:e respektive månad. Utbetalning av andra kostnadsersättningar än milersättning vid resor med egen bil, sker inom 10 dagar från att kansliet mottagit komplett underlag. Utlägg gjorda i samband med fullmäktigemöte betalas dock i normalfallet ut tillsammans med arvodet.
Ersättning till anställda
Samtliga anställda ska erhålla en fast ersättning. Ersättningen ska vara marknadsmässig. Ingen resultatersättning eller annan typ av rörlig ersättning får således beslutas. Styrelsen beslutar om ersättning till vd. Vd beslutar om ersättning till övriga anställda efter samråd med styrelsens ordförande.
Ersättning till placeringsråd
Styrelsen fattar beslut om ersättning till ledamöter i det av styrelsen utsedda placeringsrådet.
Kollektivavtal och försäkringar
Samtliga anställda omfattas av kollektivavtal.
Styrelseledamöter omfattas av TFA-försäkringen (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada). Detta innebär bl.a. försäkringsskydd vid olycksfall vid färd till eller från sammanträden. Styrelseledamöter och vd omfattas även av en Styrelseansvarsförsäkring.
Kontroll
Kontroll av att endast fast ersättning utbetalas sker inom ramen för den årliga revisionen.
Offentliggörande av ersättning
Offentliggörande av ersättning till anställda ska ske i enlighet med god redovisningssed och i enlighet med de bestämmelser som följer av FFFS 2011:2. Vilket även innebär att ersättningspolicyn ska publiceras på Kyrkans pensionskassas webbplats.
Bilaga 1.1 Ersättningsreglemente
Ersättningsreglemente
I detta dokument finns de av fullmäktige fastställda bestämmelserna om ersättning till fullmäktige, styrelse och lekmannarevisorer. Reglementet är fastställt av fullmäktige 2015- 05-28 och ska vara föremål för årlig översyn.
1. Allmänt
Fastställda arvoden enligt detta reglemente ska tillämpas från ordinarie fullmäktige 2015 till och med ordinarie fullmäktige 2016.
Alla arvoden är kopplade till inkomstbasbeloppet (IBB). Arvoden uttrycks i procent av inkomstbasbeloppet. Arvoden avrundas till närmaste 10-tal kronor. De belopp som anges i detta reglemente är fast under hela tillämpningsperioden även om inkomstbasbeloppet ändras.
2. Ersättning till styrelsen och förtroendevalda revisorer
Arvodet till styrelsen och förtroendevalda revisorer består av två delar: årsarvode och sammanträdesarvode. Auktoriserad revisor arvoderas enligt löpande räkning.
2.1 Årsarvode
Syftet med årsarvodet är dels en ersättning för det ansvar som följer med uppdraget, dels en ersättning för arbete som följer i form av inläsning och löpande bevakning av pensions- området i allmänhet och kyrkans pensionsavtal i synnerhet.
Styrelseledamöter har även rätt till kostnadsersättning för en prenumeration på Kyrkans Tidning.
Arvode styrelseledamöter och förtroendevald revisor | ||
Årsarvode | % av IBB | Periodens ersättning, avrundat |
Styrelsen | ||
Ordförande | 145% | 84 240 |
Vice ordförande | 85% | 49 380 |
Xxxxx ledamot i AU | 75% | 43 580 |
Ledamot | 38% | 22 080 |
Suppleant | 25% | 14 520 |
Förtroendevald revisor | 25% | 14 520 |
Inkomstbasbelopp 2015 | 58 100 | |
2.2 Sammanträdesarvode
Sammanträdesarvodet syftar till att ge ersättning för det arbete som följer av sammanträdet. Sammanträdesarvodet uppgår till 2,75 % av inkomstbasbeloppet. För perioden innebär det 1 600 (1 560) kr per sammanträde.
2.3 Särskilt om kostnadsersättning till ledamot i arbetsutskottet
Ledamot i arbetsutskott har rätt till kostnadsersättning för t.ex. dator, skrivare, telefon, tidningen Dagens Industri (eller motsvarande) och andra motsvarande kostnader. Maximal ersättning uppgår till 10 000 kr per år inkl. moms. Vd beslutar om hur bestyrkande av kostnad ska ske.
3. Arvode till fullmäktigeledamöter och ordförande
Ledamot i fullmäktige erhåller inget årsarvode. Istället utgår ett förhöjt sammanträdesarvode med 4 % av inkomstbasbeloppet. För perioden innebär det 2 320 (2 280) kr per sammanträde.
Fullmäktiges ordförande har ett särskilt ansvar för sammanträdet och dess planering och genomförande. Detta motiverar att ordförande erhåller ersättning även för förberedelsetid kopplat till sammanträdets planering. Sammanträdesarvodet uppgår därmed till 12 % av inkomstbasbeloppet per sammanträde. För perioden innebär det 6 970 (6 830) kr.
4. Arvode till ersättningskommittén
Ledamot av ersättningskommittén erhåller sammanträdesarvode till samma belopp som styrelsen och revisorer.
5. Ersättning för förlorad arbetsinkomst
För att underlätta rekrytering till fullmäktige, styrelse och revision finns rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Maximal ersättning för förlorad arbetsinkomst är 5 % av inkomst- basbeloppet. För perioden innebär det 2 900 (2 850) kr per dag.
Bestyrkande av inkomstbortfall ska ske genom intyg. Förlorad arbetsförtjänst kan även utbetalas genom att arbetsgivaren fakturerar pensionskassan ett belopp som motsvarar den förlorade arbetsförtjänsten med tillägg för lagstadgade arbetsgivaravgifter. Förlorad arbetsinkomst som inte har yrkats inom 6 månader förfaller och kommer därmed inte att utbetalas. Individer som uppbär hel ålderspension kan inte erhålla ersättning för förlorad arbetsinkomst.
Vid beräkning av inkomstbortfallet för egen företagare (och motsvarande förhållanden) ska 90
% av den hos Försäkringskassan registrerade årsinkomsten vara utgångspunkten. Inkomst- bortfallet för hel dag beräknas som 1/248 av nämnda belopp.
6. Särskilt om ersättning vid åtaganden för pensionskassans räkning
Styrelse, arbetsutskott eller vd har rätt att besluta att ledamöter eller ersättare i styrelse eller fullmäktige samt revisorer kan erhålla ersättning även för annat uppdrag än protokollfört sammanträde.
7. Kostnadsersättning för resor och logi samt traktamente
7.1 Resor
Reseersättning utgår för tåg, flyg, buss, båt och bil. Resande ska planeras och genomföras så att så låg resekostnad som möjligt uppkommer. När det är motiverat får bil användas.
Xxxxxxxxxxxxx för bil utgår enligt gällande avtal inom Svenska kyrkan. När det är motiverat av
tidsskäl får taxi och Arlanda Express användas. Kostnadsersättning utgår ej för resor finansierade med bonuspoäng eller motsvarande.
Vd beslutar om hur bestyrkande av kostnad ska ske. Pensionskassan ska klimatkompensera för resandet.
7.2 Logi
Ersättning för logi utgår när övernattning är motiverad.
7.3 Traktamente
Traktamente utgår vid övernattning. Traktamentet utgår enligt vid var tid gällande skatterättsliga regler.
8. Utbetalning
Styrelsen ansvarar för att fastställa principer för när och hur utbetalning ska ske.
9. Årlig granskning
Auktoriserad revisor ska årligen granska att detta reglemente efterlevs.