Vår uppförandekod
Vår uppförandekod
Fastställd av styrelsen
för Humlegården Fastigheter AB 2017-06-01
De allra flesta företag har en fastställd uppförandekod, eller ”Code of Conduct” som många kallar den. För oss handlar det om en uppsättning regler och riktlinjer som på ett tydligt vis beskriver hur vi som medarbetare i Humlegården förväntas agera i våra yrkesroller.
De senaste åren har kraven på svenska företag, framför allt de som drivs i aktiebolagsform, ökat och förändrats. Kraven på öppenhet har blivit större. Det är en utveckling vi i Humlegården välkomnar. Kraven i fastighetsbranschen är generellt höga, men vi ställer särskilt hårda krav på oss själva. Vi arbetar med att skapa framgång för våra kunder, och ska samtidigt bidra till att utveckla den stadsmiljö vi verkar i. Det ska ske på ett miljömässigt hållbart och energieffektivt sätt, och vi ska bygga förtroendefulla relationer med våra kunder och viktiga samhällsfunktioner.
Allt vi gör i Humlegården handlar på ett eller annat sätt, direkt eller indirekt, om att skapa förtroende. Därför gäller dessa regler och riktlinjer för alla som arbetar i Humlegården.
Som komplement till Humlegårdens uppförandekod arbetar vi även efter Fastighetsägarnas uppförandekod för leverantörer, som utvecklats gemensamt av fastighetsbranschen.
Xxxxxx Xxxxxxx, vd
Humlegården arbetar i en bransch där långsiktighet är väsentligt. Förtroende tar lång tid att bygga upp men kort tid att rasera. Alla medarbetare förväntas därför agera på ett sätt som inger förtroende och respekt hos kollegor, kunder, offentliga institutioner och andra intressenter i samhället.
Uppförandekoden ska tydliggöra vikten av ett ansvarsfullt och professionellt förhållningssätt, samt hur detta kopplas till Humlegårdens vision och värderingar.
2.2 Våra grundläggande värderingar
− Engagemang
− Kompetens
− Ansvarstagande
2.3 Vägledning och ramverk
Det här är en vägledning och ett ramverk för alla Humlegårdens anställda och konsulter. Uppförandekoden anger vad som förväntas av oss i våra yrkesroller, och ska hjälpa oss att arbeta på ett sätt som lever upp till företagets vision, mål och strategier, samt krav från kunder myndigheter. Den ska
- på ett lättillgängligt och övergripande sätt beskriva för Humlegårdens anställda och konsulter vilket ansvar som följer med att arbeta för Humlegården
- beskriva den interna hanteringen av etiska frågor
- ge omvärlden en bild av hur Humlegården hanterar etiska frågor.
Etiska regler och riktlinjer kan aldrig fullt ut reglera hur varje situation på en arbetsplats bör hanteras. Humlegården är därför beroende av varje medarbetares goda omdöme.
Man bör inför varje större beslut eller åtgärd ställa sig frågorna:
- Föregår jag med gott exempel?
- Kan mitt handlande upplevas som oetiskt och i strid med Humlegårdens värderingar?
- Är mitt handlande förenligt med Humlegårdens och Humlegårdens kunders intressen?
- Kan mitt handlande påverka Humlegårdens rykte?
- Behöver jag vägledning eller råd?
2.4 Omfattning
Uppförandekoden gäller för samtliga Humlegårdens medarbetare, vilket avser alla som arbetar för Humlegården oavsett anställningsform.
Den som är ansvarig för kontakter med tillfälligt anställda och leverantörer ansvarar för att de informeras om uppförandekoden.
Styrelseledamöter och chefer ska leva upp till Uppförandekoden.
3 Överträdelser mot uppförandekoden
Humlegården uppmuntrar en kultur där etikfrågor diskuteras öppet. Men när det gäller misstänkta eller konstaterade överträdelser mot uppförandekoden bör dessa i första hand diskuteras med den som begått överträdelsen, därefter med avdelningschef.
4 Våra ägare
Våra ägare har investerat i Humlegården och förväntar sig en konkurrenskraftig avkastning. Vi ska alltid ge en frekvent och transparant redovisning av vår verksamhet och våra resultat så att ägarna alltid kan fatta beslut baserade på korrekt och tydlig rapportering.
5.2 Sekretess och tystnadsplikt
5.3 Hantering av kundklagomål
Klagomål från kund ska ses som värdefull information. Utifrån kunders synpunkter kan vi utvecklas. Vi ska ta emot och behandla klagomål från kund med gott bemötande och ge det hög prioritet.
6.2 Jämställd arbetsplats
Humlegården ska vara en modern arbetsplats. Det innebär att vi arbetar för att skapa en arbetsplats som är en spegling av det svenska samhället både vad avser jämställdhet och mångfald.
6.3 Förhållande arbetsgivare – medarbetare
Vårt arbete med kontinuerlig utbildning och kompetensutveckling är avgörande för att Humlegården ska kunna leva upp till av styrelsen beslutade visioner och värderingar, och för att vi ska kunna uppnå fastställda strategier och mål.
Som anställd inom Humlegården förutsätts man ägna hela sin arbetstid åt att utföra de uppdrag anställningen medför. Om man som anställd vill åta sig en bisyssla måste man ha arbetsgivarens tillstånd genom avdelningschef. Tillstånd lämnas inte om bisysslan är olämplig ur konkurrenssynpunkt, förtroendeskadlig eller arbetshindrande.
6.5 Vårt varumärke
Det är inte tillåtet att använda sin arbetsställning eller Humlegårdens varumärke för privat ändamål.
7 Våra samarbetspartners, leverantörer och andra intressenter
7.1 Förhållande till leverantörer
Upphandling av produkter och externa tjänster ska ske utifrån affärsmässiga principer och i enlighet med Fastighetsägarnas leverantörskod
Vi behåller alltid vårt ansvar gentemot kunder och andra intressenter, även då vi lagt ut ett uppdrag på en leverantör. Vi svarar alltid inför våra kunder och får aldrig skylla någonting på en leverantör. När vi hanterar outsourcingavtal måste vi därför försäkra oss om att våra partners tar det ansvar som lagar och andra regler kräver. I avtal ska våra och våra kunders högt ställda förväntningar framgå.
7.3 Nyttjande av leverantörer för privat bruk
Det är inte tillåtet att anlita Humlegårdens leverantörer för privat bruk. Det är ej heller tillåtet att anlita leverantörer där det finns personliga kopplingar och släktband. Detta för att säkerställa att det inte föreligger någon risk för jäv, mutbrott eller att medarbetaren på något sätt utnyttjar sin position i bolaget. Vid frågor ombeds medarbetaren kontakta sin närmsta chef.
8.1 Lojalitet, opartiskhet och intressekonflikter
Det är viktigt att vi aldrig agerar på ett sådant vis att vår lojalitet gentemot Humlegården och Humlegårdens kunder kan ifrågasättas. I varje given situation, exempelvis i affärsbeslut eller råd till kunder, måste Humlegårdens och våra kunders intressen sättas främst. Det är vars och ens ansvar att på eget initiativ anmäla situationer som kan innebära intressekonflikt till sin avdelningschef.
8.2 Marknadsmissbruk och insiderinformation
Vi följer alltid de lagar och regler som finns gällande marknadsmissbruk och insiderhandel. Är man som medarbetare osäker på om man innehar information som definieras som insiderinformation ska man omedelbart kontakta sin avdelningschef. Vi kan i kontakter med kunder som är börsnoterade få tillgång till information som kan vara kurspåverkande. Om vi har innehav eller kommer att handla i värdepapper hos kunder ska dessa alltid anmälas till närmaste avdelningschef.
Humlegården ska leva upp till externa lagar och koder som rör mutor, gåvor och representation. Vi tar avstånd från all form av korruption. Därför har vi som policy att vi aldrig tar emot gåvor eller låter oss bjudas på någonting vars värde skulle kunna väcka misstanke om att syftet är att främja någon parts särintresse. Gåvor vi får av leverantörer, såsom. julklappar, ska alltid gå till företaget för utlottning bland alla medarbetare.
När man som företrädare för Humlegården har kontakter med kunder och andra samarbetspartners bör man uppträda på sådant sätt som inte kan misstolkas som exempelvis försök till muta. Detta är särskilt viktigt att respektera vid kontakt med myndigheter och myndighetspersoner. Vi ska respektera att kunder och myndighetspersoner ibland väljer att avstå ifrån exempelvis luncher eller andra aktiviteter.
8.4 Sekretess
Humlegården har intern information som rör affärsmässiga beslut och strategier som skulle kunna skada företaget om informationen skulle delges obehöriga personer utanför företaget.
Sekretessen innebär att den medarbetare som känner till sådan information eller på annat sätt har tillgång till den inte får föra den vidare till personer utanför företaget. I de fall man är osäker på om uppgiften omfattas av sekretess bör man agera utifrån bedömningen att informationen är sekretessbelagd, till dess att man fått något annat bekräftat.
9.2 Vår information till kunder
9.3 Våra kontakter med media
Media är en viktig förmedlare av information om Humlegården. Kontakter med media ska präglas av öppenhet, saklighet, snabbhet och relevans. Genom att vara professionella i vår hantering av medierelationerna kan vi bidra till att stärka kännedomen om och förtroendet för Humlegården. Kontakter med media ska alltid ske i enlighet med Humlegårdens riktlinjer. Detta finns beskrivet i vår kommunikationspolicy.
9.4 Vår marknadsföring
Vår marknadsföring ska alltid följa god marknadsföringssed och utformas i enlighet med vår varumärkespolicy.
9.5 Vår opinionsbildning och våra kontakter med myndigheter Humlegården stödjer inte något politiskt parti eller någon politisk organisation. Däremot kan vi uttala uppfattningar, utifrån det vi bedömer vara bäst för oss och för våra kunder, som kan tolkas
som politiska. Den information vi tillhandahåller offentliga institutioner ska alltid grundas på fakta. I kontakter med tillsynsmyndigheter ska vi alltid vara tillmötesgående, öppna och professionella.
Humlegården ska bidra till en hållbar utveckling i samhället. För Humlegården omfattar begreppet hållbarhet miljömässiga, sociala och ekonomiska aspekter. Vi vill uppfattas som en trovärdig aktör inom dessa områden.
Genom att vara en långsiktig fastighetsägare har vi möjlighet att arbeta med och påverka många dimensioner av hållbarhetsfrågan såsom energiförbrukning, materialval, avfallshantering, transporter och arbetsmiljö för både kunder, medarbetare och leverantörer.
Hållbarhet är ett av våra viktigaste fokusområden och skall därmed genomsyra hela vår verksamhet. Alla medarbetare förväntas ha en hög medvetenhet i ämnet och agera därefter i den dagliga verksamheten.
Samma krav som ställs på oss avseende hållbarhetsbedömningar ska vi ställa på våra underleverantörer.