Upphandlingsdokument IT- Förändringsledare
Dnr U010/2018
Upphandlingsdokument |
IT- Förändringsledare |
Innehåll
1.2 Upphandlingens omfattning och innehåll 3
1.6 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition 4
1.9 Kontaktperson under anbudstiden 4
1.10 Frågor och svar under anbudstiden 5
1.11 Planerad tidplan för upphandlingen 5
2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD 6
2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 6
2.5 Den ekonomiska aktörens kontaktuppgifter 7
2.7 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 7
2.8 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 7
2.9 Hänvisningar till standarder 7
3.1 Bilagor till upphandlingsdokumentet 8
3.2.1 Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet 8
3.2.2 Intervju av Huvudkonsult 9
4 KRAV PÅ DEN EKONOMISKA AKTÖREN (KVALIFIKATIONSKRAV) 9
4.2 Den ekonomiska aktören och eventuella underleverantörer 9
4.3 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer 10
4.4 Ekonomisk och finansiell situation 10
1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN
1.1 INLEDNING
Åland är ett självstyrt och enspråkigt svenskt landskap i Finland med egen flagga, frimärke, registreringsskyltar och en egen toppdomän (ax). Valutan är euro. Åland består av ca 6 500 öar varav 65 är bebodda. Sammanlagt bor ca 29 000 personer på Åland fördelade på 16 kommuner. Av dem bor ca 11 500 i Ålands enda stad Mariehamn.
Åland styrs av ett folkvalt lagting och en regering som kallas landskapsregeringen. Åland har egen lagstiftning inom vissa områden.
Åda Ab ägs av det offentliga Åland och är ägarnas gemensamma IT-bolag. Åda Ab upphandlar IT-system och lösningar för ägarnas räkning, sköter drift och inköp av mjuk- och hårdvara, licensavtal etc. Läs mer på bolagets hemsida xxx.xxx.xx.
Syftet med Åda Ab är att erbjuda IT-relaterade tjänster till sina ägare inom offentlig sektor på Åland. Bolaget bidrar på så sätt till att aktieägarna dvs. kunderna kan erbjuda så god service som möjligt till boende och verksamma på Åland. Alla åländska kommuner, kommunalförbund och landskapet Åland är kunder och kan nyttja bolagets tjänster.
Åda Ab erbjuder snabb och rättssäker IT-service med hög effektivitet och god kvalitet. Bolagets tjänster riktar sig enbart till kunderna.
1.2 UPPHANDLINGENS OMFATTNING OCH INNEHÅLL
Åda Ab inbjuder härmed intresserade ekonomiska aktörer att delta i denna upphandling avseende konsultstöd. Uppdraget ska leverera implementation av ITIL och TRIM för Åda Ab:s support- (bl a servicedesk) och driftsorganisation samt förvaltningsstyrning för Åda Ab som leverantör tillsammans med utvalda myndigheters beställningsorganisation.
Uppdraget ska levereras i nära samarbete med Ådas VD och på uppdrag av Ålands landskapsregeringens.
Leveransen sker på plats på Åland genom en (1) namngiven huvudkonsult som ska leda och stötta implementationen med specialistkompetens inom ITIL och TRIM, förvaltningsstyrning samt agila metoder. Stödet ska levereras som kompetensöverföring, workshops, PC- baserade simuleringar, rollspel, handledning, coaching och stöd för framtagande av dokumentation.
1.3 UPPHANDLINGSFORM
Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Det beräknade värdet på upphandling uppgår till 150 000 euro exklusive moms för hela avtalsperioden inklusive optionsår.
Det beräknade värdet för upphandlingen understiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 221 000 €. Det är Åda Ab egna upphandlingsanvisningar som gäller för denna upphandling. Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan
föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.
1.4 ANNONSERING
Annonsunderlaget för denna upphandling har publicerats på Åda Ab:s hemsida den 20.2.2018.
1.5 ANBUDETS INNEHÅLL
Ekonomiska aktören ska i anbudet visa att de i upphandlingsdokumenten uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Ekonomiska aktören ska i anbudet förklara sig beredd att teckna avtal i enlighet med bifogat avtalsutkast.
Åda Ab har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda förutsättningar och krav kommer inte att beaktas. Ekonomiska aktören ska ställa upp anbudet enligt anvisningarna för att säkerställa att anbudet blir komplett. Ekonomiska aktören ska begränsa anbudet till att endast omfatta efterfrågad information. Information som lämnas utöver efterfrågad information kommer inte att beaktas.
1.6 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGETS INNEHÅLL OCH DISPOSITION
Detta dokument är indelat i fyra avsnitt:
1. Allmänt om upphandlingen
2. Regler för upphandling och anbud
3. Utvärdering av anbud
4. Krav på den ekonomiska aktören (kvalifikationskrav).
Upphandlingsdokumenten består förutom detta dokument även av följande bilagor:
Bilaga 1 Kravspecifikation (formulär som ska fyllas i av den ekonomiska aktören) Bilaga 2 Prisbilaga (formulär som ska fyllas i av den ekonomiska aktören)
Bilaga 3 Avtal (ska godkännas av den ekonomiska aktören)
Bilaga 4 Avtal Sekretess och IT-säkerhet (ska godkännas av den ekonomiska aktören) Den ekonomiska aktören ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt anbudsunderlag.
1.7 AVTALSPERIOD
Avtalstiden kommer att tecknas på 1 år med option på ett år (1 + 1) år, planerad avtalsstart 9.04.2018. Exakta datum regleras vid avtalstecknandet.
1.8 UPPHANDLANDE ENHET
Upphandlande enhet är Åda Ab, FO nr 2652001–2
1.9 KONTAKTPERSON UNDER ANBUDSTIDEN
Namn: Xxxxxxxx Xxxxxxx, VD, Åda Ab
1.10 FRÅGOR OCH SVAR UNDER ANBUDSTIDEN
Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till xxxxxxxxxxx@xxx.xx.
För att säkerställa att samtliga ekonomiska aktörer får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på xxx.xxx.xx
Den ekonomiska aktören ansvarar för att hålla sig uppdaterad med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen.
Om den ekonomiska aktören upplever krav i upphandlingsdokumentet som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas.
Eventuella frågor med anledning av upphandlingsdokumentet ska ställas skriftligen senast 26.02.2018 kl 16.00. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 27.02.2018 kl 12.00.
Innan anbud lämnas uppmanas den ekonomiska aktören att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och ekonomiska aktören.
1.11 PLANERAD TIDPLAN FÖR UPPHANDLINGEN
Aktivitet | |
20.02.2018 | Annonsering av upphandlingen |
26.02.2018 kl.16 | Sista dag att ställa frågor |
27.02.2018 kl.12 | Sista dag för svar, tidsfrist 10 dagar innan anbudstiden går ut |
7.03.2018 kl.12 | Sista dag att lämna anbud |
V10 – V11 | Utvärdering + Intervjutillfälle på Åland |
V11 | Tilldelningsbesked – Delgivning av val av levererantör, väntetid på 30 dagar. |
V15 | Avtalstecknande |
2019 | Uppföljning av avtalet |
2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD
2.1 ANBUDSLÄMNANDE
Anbud ska sändas i slutet kuvert till:
Åda Ab Xxxxxxxxxxxx 00
AX-22 100 MARIEHAMN, Åland, Finland
Ytteremballaget och kuvertet bör märkas med texten ”IT-Förändringsledare”.
Anbud lämnade per e-post eller fax godtas inte.
Sista inlämningsdag är den 07.03.2018 kl 12.00 finsk tid Anbud som lämnas försent beaktas inte, oavsett orsak.
Anbud ska lämnas skriftligt på svenska i ett komplett exemplar. Samtliga eventuella bilagor
ska vara förtecknade i anbudet.
Som komplement till det skriftliga anbudet ska ekonomiska aktörenen lämna en anbudskopia med eventuella bilagor i digital form på USB-minne.
Om anbud lämnas personligen gäller ovan angivna adress och anbudet ska ges direkt till personal i supporten.
2.2 ANBUDENS GILTIGHETSTID
Anbudet ska vara giltigt i 3 månader från och med sista anbudsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut.
2.3 PRISUPPGIFTER
Den upphandlande enheten betalar inga övriga kostnader än de som finns i prisbilagan. Uppgifterna om priset kommer att utgöra avtalets priser. I angivna priser ska samtliga kostnader exklusive resekostnader ingå.
Resekostnader ersätts dock max till 14 000 euro exklusive moms per avtalsår. För närmare information se avtalet.
Samtliga prisuppgifter ska anges i Euro exklusive moms.
2.4 RESERVATIONER OCH ALTERNATIVA ANBUD (SIDOANBUD)
Ekonomiska aktören ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i detta upphandlingsdokument. Inga reservationer eller alternativa anbud (sidoanbud) accepteras.
2.5 DEN EKONOMISKA AKTÖRENS KONTAKTUPPGIFTER
Den ekonomiska aktörens kontaktuppgifter ska anges i anbudet. Namn och Titel:
Företag:
Telefonnummer:
E-post:
2.6 ERSÄTTNING FÖR ANBUD
Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. Ersättning för intervjuer eller rese-och transportkostnader till denna under anbudsutvärdering utgår inte.
2.7 TILLDELNINGSBESKED (DELGIVNING AV BESLUT)
Samtliga ekonomiska aktörer kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas via e-post i enlighet med ekonomiska aktörens uppgifter.
Besvärsanvisning kommer att bifogas delgivningen.
2.8 AVSLUTAD UPPHANDLING OCH TECKNANDE AV AVTAL
I upphandling under tröskelvärden tillämpas väntetid med 30 dagar.
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för Åda Ab.
Åda Ab förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det.
2.9 HÄNVISNINGAR TILL STANDARDER
Om det i detta upphandlings dokument förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig”.
3 BEDÖMNING AV ANBUD
Anbudet kommer att prövas och utvärderas i tre steg.
1. Kontroll av att kraven på den ekonomiska aktörens uppfylls
2. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" uppfyllts görs
3. Utvärdering där anbudens ”bör-krav” och intervju utvärderas
Detta upphandlingsdokument med bilagor innehåller ett antal ska-krav. Endast de anbud som uppfyller samtliga ska-krav kommer att utvärderas.
De ekonomiska aktörer vars anbud uppfyller samtliga ska-krav kommer att kallas på intervju. Intervjun kommer att utvärderas enligt nedan. För uppfyllnad av krav måste bilagorna vara fullständigt ifyllda. Ändringar i filen är inte tillåtna.
3.1 BILAGOR TILL UPPHANDLINGSDOKUMENTET
I upphandlingsdokumentet ingår en prisbilaga och kravspecifikation. Den ekonomiska aktören
ska använda dessa vid framtagande av sitt anbud och alla bilagor ska ifyllda bifogas anbudet.
Den ekonomiska aktören ska besvara de krav som finns angivna i kravspecifikation. Kravställningens krav ska besvaras med Ja eller Nej.
Prisbilagan ska användas och fyllas i av den ekonomiska aktören. Prisbilagan ska returneras tillsammans med anbudet. I prisbilagan ingår en uträkning för att fastställa anbudspriset som kommer att användas av den upphandlande enheten vid utvärderingen av anbudet enligt punkt 3 Bedömning av anbud.
3.2 UTVÄRDERING AV ANBUD
3.2.1 Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
Under förutsättning att den ekonomiska aktören och anbudet uppfyller samtliga ska-kraven, kommer de kvarstående anbuden utvärderas enligt mervärdesmodellen. Det anbudet som inte uppfyller samtliga ska-kraven kommer inte att utvärderas.
Mervärdesmodellen, innebär att ett fiktivt värde i euro dras av anbudet beroende på hur väl kriterierna (bör kraven) utöver ska-kraven uppfylls.
Den ekonomiska aktörens priser justeras därefter med ett fiktivt prisavdrag beroende på hur många och hur väl kriterierna den ekonomisk aktören har uppfyllt i sitt anbud.
Utvärderingspriset utgörs av i prisbilagan offererat anbudspris minskat med det fiktiva prisavdraget i euro anbudet erhåller vid anbudsutvärdering.
Den ekonomiska aktören som efter fiktiva justeringen av priset har det lägsta justerade priset vinner upphandlingen.
Utvärderingen av mervärden sker endast av Huvudkonsultens redovisade förmåga vid intervjun. Se utvärdering av intervjun nedan.
Det justerade anbudspriset räknas fram på följande sätt:
Faktiskt anbudspris beräknas som summan av A, B, C, multiplicerat med en period på
<avtalstiden> år
A. Pris per workshop Förvaltningsstyrning* (beräknat antal tillfällen)
B. Pris per workshop ITIL* (beräknat antal tillfällen)
C. Timpris för Konsulterna * (beräknat antal timmar)
Justerat Anbudspris beräknas som differensen mellan Anbudspris och Uppfyllda mervärden i euro
OBSERVERA! De priser som den ekonomiska aktören har lämnat i anbuden (inte de justerade priserna) är de som kommer att tillämpas vid köp. Eventuella tjänster som offererats som inte är efterfrågade kommer INTE att utvärderas och beaktas.
Om två anbud eller flera, får samma utvärderingspris kommer den ekonomiska aktören som har fått det högsta avdraget för bör-kraven att antas för ingående av avtal. I det fall anbuden inte går att särskilja kommer lottning att genomföras.
3.2.2 Intervju av Huvudkonsult
Till intervjutillfället ska Huvudkonsulten ta med Kontaktuppgifter till referensuppdragen.
Utvärdering av intervju sker på plats på Åland i kundens lokaler i Mariehamn i enlighet med kravspecifikationen.
Intervjun kommer att utföras av minst två (2) personer på svenska. Intervjufrågor ställs utifrån bilaga 1 kravspecifikation.
Nivåbeskrivningarna enligt Kompetensmatrisen tjänar som underlag för att klassa huvudkonsultens kompetens. Kriterierna uppställda i Kompetensmatrisen utgör miniminivåer. En konsult som uppfyller högre nivåer får också lämna anbud.
Intervjun bedöms enligt beskrivning i bilaga 1 kravspecifikation.
3.2.3 Referenser
Den ekonomiska aktören ska ha teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer för att fullfölja uppdraget. Den ekonomiska aktören med underleverantörer får redogöra för sina sammanlagda tillbudsstående resurser avseende teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer.
Samtliga konsulter ska bifoga CV för kravuppfyllnad enligt bilaga 1 kravspecifikation. Huvudkonsulten ska även bifoga referensuppdrag enligt bilaga 1 kravspecifikation.
4 KRAV PÅ DEN EKONOMISKA AKTÖREN (KVALIFIKATIONSKRAV)
4.1 SPRÅK
Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet, samtliga avtal och bilagor ska
upprättas på svenska. Intervjun kommer att hållas på svenska.
4.2 DEN EKONOMISKA AKTÖREN OCH EVENTUELLA UNDERLEVERANTÖRER
Anbud kan lämnas av en ekonomisk aktör.
En ekonomisk aktör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte den ekonomiska aktörens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet.
Om ekonomiska aktören anlitar underleverantör ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörsfirma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. Om underleverantör ska bistå med konsulter ska även dessa vara namngivna och deras CV bifogas anbudet.
4.3 TEKNISK PRESTATIONSFÖRMÅGA OCH YRKESMÄSSIGA KVALIFIKATIONER
En kortfattad beskrivning ska bifogas anbudet av företaget/organisationen (företags-
/organisationsform, branscherfarenhet, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, kompetensutveckling etc.) samt redovisa en väl utvecklad verksamhetsidé kring föremålet för denna upphandling. Den ekonomiska aktören ska bifoga två referensuppdrag enligt bilaga 1 kravspecifikationen.
4.4 EKONOMISK OCH FINANSIELL SITUATION
Den ekonomiska aktören ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med Åda Ab.
Den ekonomiska aktören ska på begäran av Åda Ab kunna lämna sådana uppgifter och utdrag som möjliggör en bedömning av ekonomiska aktörens ekonomiska och finansiella situation samt för eventuella underleverantörer.