UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S
LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
PRAKTISK VÄGLEDNING
FÖR DAGLIGA BESLUT
Innehållsförteckning
FÖRORD AV VD:N 3
INLEDNING 4
ÅTAGANDE
1. Vi värnar om integriteten 6
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
2. Vi respekterar människan och de mänskliga rättigheterna 8
3. Tänk på miljöpåverkan och produktsäkerhet 10
AFFÄRSINTEGRITET
4. Nolltolerans mot korruption och mutor 12
5. Öppenhet i affärerna 14
6. Konkurrenslagstiftningen måste följas 16
7. Skydd av tillgångar och information 18
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
8. Ha koll på vem du gör affärer med 20
9. Samarbete med intressenter och samhället 22
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
10. Efterlevnad gäller alla 24
2 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
Bästa samarbetspartner,
På UPM ligger integritet till grunden för all verksamhet, och för vår fortsatta framgång och tillväxt. Vi äventyrar inte under några som helst omständigheter våra integritetsnormer, och vi förväntar oss att våra leverantörer och utomstående mellanhänder ska agera på samma sätt.
Som vår samarbetspartner är du en viktig del av vår värde kedja. Vi strävar efter en kontinuerlig dialog och ständigt samarbete med dig för att förbättra våra resultat och säker ställa effektiviteten, transparensen och ansvaret för hela leveranskedjan.
Vi är alla ansvariga för att agera med integritet i allt vi gör och varje beslut vi fattar. Jag förväntar mig att du och ditt företag gör er del i detta: att ni följer uppförandekoden för UPM:s leverantörer och utomstående parter utan undantag och fattar rätt beslut i det dagliga arbetet.
Xxxxx Xxxxxxx
Verkställande direktör, UPM
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 3
Inledning
UPM:s mål är att vara en pålitlig affärspartner och vi anser att ansvarsfulla och etiska affärsmetoder skapar långsiktigt värde för både UPM och dess intressenter. Vi har formulerat våra åtaganden för integritet i vår uppförandekod. Vår vägledande princip är att vi inte under några som helst omständigheter äventyrar våra integritetsnormer, och vi förväntar oss att våra leverantörer och utomstående mellanhänder ska agera på samma sätt.
Alla UPM:s leverantörer och utomstående mellanhänder
Uppförandekoden för UPM:s leverantörer och utomstående parter är baserad på de tio principerna i FN:s Global Compactinitiativ, FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt den internationella arbetsorganisationens deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetet.
Den senaste versionen av uppförandekoden för leverantörer och utomstående parter finns på UPM:s webbplats.
(t.ex. ombud, rådgivare, samriskpartner, lokala
samarbetspartner och distributörer som företräder UPM) måste följa de standarder som anges i uppförandekoden för UPM:s leverantörer och utomstående parter eller visa att de följer liknande standarder som definieras i deras egna uppförandekoder eller företagspolicyer.
I UPM:s uppförandekod för leverantörer och utomstående parter beskrivs de miniminormer som UPM kräver att alla leverantörer och utomstående parter måste följa. Det finns ytterligare krav för vissa material och tjänster.
MER INFORMATION
FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter De tio principerna i FN:s Global Compact
FN:s mål för hållbar utveckling
OECD:s riktlinjer för multinationella företag
4 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
UPM:S VÄRDEN
Mer information finns i följande internationella konventioner och deklarationer samt i UPM:s instruktioner.
Visa tillit och få tillit
Prestera
Grundläggande ILO-konventioner
• Konventionen angående föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten (nr 87)
• Konventionen angående tillämpningen av principerna för organisationsrätten och den kollektiva förhandlingsrätten) (nr 98)
• Konventionen angående tvångs eller obligatoriskt arbete (nr 29)
• Konventionen angående avskaffande av tvångsarbete (nr 105)
• Konventionen om minimiålder för tillträde till arbete (nr 138)
• Konventionen om de värsta formerna av barnarbete (nr 182)
tillsammans
Förnya med mod
• Konventionen angående lika lön för män och kvinnor för arbete av lika värde (nr 100)
• Konventionen angående diskriminering i fråga om anställning och yrkesutövning (nr 111)
ILO:s konvention om arbetarskydd och arbetsmiljö (nr 155) FN:s Global Compacts tio principer
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna UPM:s säkerhetsinduktion
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 5
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
1
Vi värnar om integriteten
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
• följa alla gällande lagar och regler
• omedelbart informera deras kontaktperson på UPM om en leverantör eller utomstående part inte kan leva upp till uppförandekoden för leverantörer och utomstående parter.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
UPM:S PRINCIPER
UPM följer alla gällande lagar och förordningar i all verksamhet. Lagefterlevnad och ansvarsfulla och etiska rutiner utgör grunden för alla UPM:s verksamheter.
Integritet innebär att göra det som är rätt.
6 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
Exempel och god praxis för dig
• Ta reda på vilka lagar och förordningar som gäller för din verksamhet, med hänsyn till dess natur, ditt aktivitetsområde och den geografiska omfattningen. Följ lagar och förordningar och reagera på ändringar i dem.
• Se till att dina anställda är medvetna om och följer dessa lagar och förordningar genom regelbunden utbildning och kommunikation.
• Se till att din högsta ledning uppvisar efterlevnad av lagar och förordningar i alla sina aktiviteter och se till att alla chefer föregår med gott exempel.
• Dessutom kan du, beroende på storlek, aktivitetsområde och geografisk omfattning:
o Etablera och underhålla ett ledningssystem som innehåller nödvändiga policyer, processer och procedurer som effektivt styr beslutsfattande, ledarskap, riskhantering, kontroller och informationsflöde samt gör dina mål uppnåeliga.
o Upprätta ett efterlevnads program för hela företaget som åtminstone tar upp hur man säkerställer lagefterlevnad, förhindrar korruption och mutor samt engagerar sina anställda i det här programmet.
o Validera efterlevnads programmet regelbundet och uppdatera det vid behov.
• Informera din kontaktperson på UPM om eventuella frågor du kan ha om kraven i uppförandekoden för UPM:s leverantörer och utomstående parter, särskilt vad gäller potentiella konflikter med tillämplig lokal lagstiftning eller lokala förordningar. Tillsammans kan vi sedan hitta ett sätt att undvika potentiella hinder.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 7
ÅTAGANDE
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
2
Vi respekterar människan och de mänskliga rättigheterna
Xxxxx och engagera andra.
• respektera grundläggande mänskliga rättigheter som tankefrihet, åsiktsfrihet, yttrandefrihet, religionsfrihet, frihet från diskriminering på grund av till exempel etnisk tillhörighet, ålder, nationalitet, kön eller sexuell läggning samt alla former av trakasserier
• respektera lokala lagar gällande arbetstid och kompensation, föreningsfrihet och rätt till kollektiv förhandlingar
• respektera barns rättigheter och inte använda eller tolerera barnarbete. Följ den minimiålder som anges av lokala lagar eller av den internationella arbets organisationen ILO:s definition av minimiålder på 15 år, beroende på vilket som är högst.
• se till att ingen form av tvångsarbete används eller tolereras i någon av dess verksamheter eller aktiviteter
• garantera hälsa, trygghet och säkerhet för anställda, besökare och andra personer som påverkas av deras verksamhet
• följa UPM:s säkerhetskrav vid arbete eller besök på UPM:s anläggningar och genomföra nödvändig säkerhetsutbildning.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
UPM:S PRINCIPER
UPM har tagit ställning för att respektera mänskliga rättigheter. Vi arbetar för anständiga arbetsvillkor, vi tolererar under inga omständigheter tvångs eller barnarbete och vi kompromissar inte med säkerheten.
Vi arbetar endast med affärspartners som delar vårt engagemang för mänskliga rättigheter och hälsa och säkerhet. Genom
ansvarsfullt ledarskap vill vi att alla medarbetare ska känna ansvar för företaget och sitt arbete.
8 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
ÅTAGANDE
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
Exempel och god praxis för dig
Mänskliga rättigheter och anständiga arbetsförhållanden
• Behandla dina anställda lika och med respekt i alla situationer (t.ex. vid rekrytering, befordran, kompensation och förmåner) och diskriminera dem inte baserat på etnisk tillhörighet, ålder, nationalitet, kön, sexuell läggning, språk, religion, politisk eller annan åsikt, socialt ursprung, egendom, födelse bakgrund eller annan status.
• Se till att dina anställda har friheten att bilda, gå med i eller inte gå med i fackföreningar och att förhandla tillsammans.
• Främja anständiga arbets förhållanden. Följ den internationella arbets organisationen ILO:s standard gällande normal arbetstid
på åtta timmar per dag och 48 timmar per vecka. Se till att övertid är frivillig och kompenseras.
• Xxxxxx dina anställda mot sjukdom och skador som uppstår till följd av deras anställning.
• Specificera i dina policyer och kommunicera tydligt att sexuella och andra former av trakasserier och annat olämpligt beteende mot dina egna anställda eller intressenters representanter inte tolereras. Klargör att anställda inte får uppträda – varken muntligt, fysiskt eller visuellt –
på ett sätt som kan anses stötande, skrämmande, hotfullt, illvilligt eller förolämpande.
• Definiera minimiåldern för anställning enligt den internationella arbets organisationen ILO:s definition av minimiålder eller lokala lagar om minimiåldern som definierats i dem är högre. Om det finns lämpligt arbete i ditt företag ska du definiera vilka uppgifter och arbetstider som kan tilldelas unga arbetare (arbetare under 18 år). Se till att anställning av unga personer inte utsätter deras
utbildning, utveckling eller hälsa och säkerhet för risker.
• Tolerera inte slavarbete, tvångsarbete eller människo handel i någon av dina verksamheter. Tvångsarbete eller ofrivilligt fängelsearbete ska inte användas.
Personer kan betraktas som slavar om de
o tvingas arbeta genom mentala eller fysiska hot
o tvingas arbeta som åter betalning av ett lån eller för att återfå beslagtagen egendom, t.ex. pass eller IDkort, eller under hot om att rapporteras till invandringsmyndigheter
o avhumaniseras, behandlas som varor eller köps och säljs som egendom
o begränsas fysiskt eller om deras rörelsefrihet begränsas
o tvingas arbeta orimligt många timmar dagligen, veckovis eller månadsvis utan sådana raster som definieras i tillämpliga lagar eller kollektivavtal.
Säkerhet
• Se alltid till att dina anställda kostnadsfritt får nödvändigt arbetsskydd och personlig skyddsutrustning och se till att utrustningen används på rätt sätt.
• Se till att dina anställda som arbetar på eller besöker UPM:s anläggningar känner till UPM:s säkerhetsrutiner och att de får arbetsspecifik och platsspecifik säkerhetsutbildning. UPM:s verktyg för säkerhetsintroduktion presenterar och demonstrerar de grundläggande säkerhetskraven. Beroende på arbete måste de nödvändiga modulerna slutföras innan man får tillträde till UPM:s anläggning.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 9
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
3
Tänk på miljöpåverkan och produktsäkerhet
UPM:S PRINCIPER
• minimera sin negativa miljö påverkan på mark, vatten, biologisk mångfald, klimat och luft
• hantera eventuellt avfall i enlighet med gällande xxxxx och tillverkarens instruktioner
• se till att deras produkter är säkra för den användning de är avsedda för.
UPM:S LEVERANTÖR/ UTOMSTÅENDE PART SKA
Vi på UPM följer all gällande miljölagstiftning och är medvetna om vår påverkan på luft, klimat, vatten, jord och biologisk mångfald. Vi strävar efter att minimera våra negativa effekter, bl.a. när det gäller vår användning av mark. Vi mäter och bedömer kontinuerligt UPM:s verksamhets direkta och indirekta miljöbelastning och miljöpåverkan.
För att bekämpa klimatförändringarna har vi satsat på betydande minskningar av våra koldioxidutsläpp och den energi vi köper fram till 2030. Vi strävar också efter att minska de koldioxidutsläpp som våra produkter orsakar i hela värdekedjan
– från produktion till användning och kassering.
10 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
Exempel och god praxis för dig
Var återhållsam, återanvänd och återvinn!
• Fastställ och utvärdera dina miljöaspekter och deras tillhörande miljöpåverkan. Hantera betydande miljö påverkan i normala och exceptionella situationer.
• Införskaffa och upprätthåll erfordrade miljötillstånd för avfall, luft, vatten och kemikalier och se till att dina entreprenörer också har de tillstånd som krävs.
• Mät och registrera utsläpp och avfall som påverkar luft, jord och vatten och känn till dina direkta koldioxidutsläpp samt dina utsläpp från köpt energi.
• Sätt upp mål för lägre utsläpp.
• Ställ krav på att dina leverantörer ska rapportera sina koldioxidutsläpp.
• Om du bedriver fältarbete (skogsbruk, jordbruk, dagbrott osv.) – främja den biologiska mångfalden i de områden som du har inflytande på.
• Se till att dina produkter upp fyller juridiska krav och UPM:s produktsäkerhetskrav.
• Följ de materialbegränsningar som anges i tillämpliga lagar och av UPM.
• Upprätthåll fullständiga data gällande råmaterialinnehåll, t.ex. kemikalier och föreningar som används.
• Se till att allt råmaterial kommer från lagliga källor.
• Förhindra att kemikalier och andra farliga ämnen läcker ut i miljön genom att ha rätt
processer, t.ex. sekundära tråg
och pooler, och ett sätt att hantera dessa ämnen.
Rapportera även relevanta avvikelser eller läckage till UPM.
• Upprätta och efterlev procedurer som säkerställer att du uppfyller dina skyldigheter vad gäller avfallshantering. Leta alltid efter möjligheter att minska och återanvända avfall från din verksamhet eller från produkter eller kunders tillgångar. Se till att farligt avfall behandlas enligt gällande lagstiftning och tillverkarens instruktioner.
• Se till att tillämpa ett lämpligt miljöledningssystem (EMS) för din verksamhet. UPM föredrar ett miljöledningssystem som är certifierat enligt en lämplig miljöstandard, till exempel ISO 14001.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 11
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
4
Nolltolerans mot korruption och mutor
• under inga omständigheter betala, ge, erbjuda eller godkänna mutor till regeringstjänstemän eller till privatpersoner, varken direkt eller indirekt
• under inga omständigheter ta emot, efterfråga eller acceptera mutor från någon part, varken direkt eller indirekt
• under inga omständigheter engagera sig i någon form av korruption eller andra olämpliga eller olagliga affärsmetoder, t.ex. utpressning, förskingring eller bedrägeri
• upprätthålla tillräckliga processer för att förhindra korruption och mutor i verksamheten.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
UPM:S PRINCIPER
UPM:s vägledande princip är tydlig: Vi tolererar inte korruption eller mutor i någon form. Vi erbjuder eller betalar aldrig mutor till myndighetspersoner eller till privatpersoner, och vi uppmuntrar aldrig till och tar aldrig emot mutor.
Inga kompromisser, inga ursäkter,
inga undantag!
12 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
AFFÄRSINTEGRITET
Exempel och god praxis för dig
Allmänna principer
• Ge eller erbjud inte någonting
erbjuds eller ges till en myndighets person kan anses vara en muta.
marknadsföring. Många av dessa metoder är olagliga i olika länder.
uppmuntran till att rapportera oegentligheter) som står i proportion till organisationens
av värde för att på ett otillbörligt sätt påverka affärsbeslut i syfte att generera affärsverksamhet, bibe hålla affärsverksamhet eller skaffa oss en otillbörlig fördel. Detta är förbjudet både direkt och indirekt, dvs. genom en utomstående part som agerar för din räkning.
• Du får varken direkt eller indirekt be om eller ta emot något av värde som kan påverka eller tyckas påverka din förmåga att fatta objektiva affärsbeslut.
• Observera att ”något av värde” är en bred beskrivning och omfattar betalningar, lån, rabatter, politiska donationer, bidrag till välgörenhet, ersättningar, presenter, presentkort, måltider, underhållning, resor, anställningar, praktikplatser, affärsmöjligheter, tjänster och andra förmåner.
• Kom ihåg att reglerna för korruption och mutor är ännu strängare för myndighetspersoner, och även en mindre förmån som
• Begreppet ”myndighets person” har många olika betydelser enligt olika lagar mot korruption. Det innefattar ofta befattningshavare, anställda eller representanter för eller kandidater till myndigheter, statliga organisationer, statligt ägda eller statligt kontrollerade företag, kommuner, församlingar, politiska partier och internationella offentliga organisationer.
Korruption och andra olämpliga och olagliga affärsmetoder
• Gör din del i att rensa ut korruption genom att identifiera och avvisa det.
• Andra otillbörliga affärs metoder täcker alla typer av orättvisa och oetiska sätt att få affärer, behålla affärer eller otillbörligt dra nytta av din egen eller någon annans verksamhet. Några exempel är utpressning, förskingring, bedrägeri, oriktig framställning och falsk
Gåvor och representation
• Du får inte erbjuda, ge eller ta emot gåvor, måltider, resor eller nöjesarrangemang som är överdrivet lyxiga eller påkostade eller kan uppfattas som olämpliga i syfte att styra affärsbeslut eller tillförsäkra särbehandling.
• Gåvor eller representation måste ha ett legitimt affärssyfte och alltid vara av rimlig typ och storlek.
• Spara ett arkiv med utgifter som gäller alla gåvor, representation, måltider, resor och underhållning.
Riskhantering
• Utvärdera och dokumentera regelbundet interna och externa risker för korruption och mutor som din organisation utsätts för.
• Upprätthåll förebyggande rutiner mot korruption och mutor (t.ex. policyer, utbildning och
risker för korruption och mutor.
• Se till att din högsta ledning uppvisar totalt engagemang för nolltolerans mot korruption och mutor – både i kommunikation och i praktiken – samt att alla chefer föregår med gott exempel.
• Se till att dina anställda, genom utbildning och kommunikation, är medvetna om och engagerade i nolltolerans mot korruption och mutor. Utför bakgrundskontroller på leverantörer och utomstående parter som agerar för din räkning och ålägg dem en avtalsenlig skyldighet att följa gällande lagar mot korruption och mutor. Övervaka även att den här skyldigheten respekteras.
• Övervaka och granska dina rutiner för att förhindra korruption och mutor och gör förbättringar där det behövs.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 13
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
5
Öppenhet i affärerna
UPM:S PRINCIPER
Genom att känna till kunder, leverantörer och andra affärspartners, och utveckla affärs relationer med dem, kan UPM förbättra affärsresultatet, försörjningssäkerheten och verksamhetens kontinuitet.
Samtidigt kan UPM minska risken för att bli inblandade i olaglig verksamhet och drabbas av förluster eller skadat anseende på grund av sådana relationer. Det är därför vi måste välja affärspartners omsorgsfullt på basis av objektiva kriterier, t.ex. kräva att de bedriver verksamhet i enlighet med gällande lagar.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
• vara juridiska personer som är organiserade och upprättade enligt gällande lagar
• ha rätt att driva sin affärs verksamhet, ingå avtal med UPM och leva upp till sina åtaganden därefter
• vara medvetna om vilka risker som finns för dem, ha tillräckliga processer för riskminskning på plats och direkt meddela UPM om riskerna kan komma att påverka UPM:s verksamhet
• alltid följa all gällande skattelagstiftning och betala all skatt och andra avgifter enligt vad som bestämts av myndigheterna
• alltid följa alla gällande lagar mot penningtvätt och alla handelssanktioner
• till UPM redovisa alla faktiska eller potentiella intresse konflikter som rör deras verksamhet som en av UPM:s leverantörer eller utomstående mellanhänder. Detta omfattar personliga kopplingar mellan anställda hos leverantörer/ utomstående mellanhänder och UPM samt eventuella väsentliga ekonomiska intressen som UPManställda kan ha i leverantörens/den utomstående mellanhandens verksamhet.
14 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
AFFÄRSINTEGRITET
Exempel och god praxis för dig
• Slutför lämpliga registrerings krav för din juridiska person.
• Anskaffa alla nödvändiga
Genom att göra det ser vi hur vi tillsammans kan hantera riskerna på ett proaktivt och effektivt sätt.
inom vissa geografiska områden, för att identifiera och minska efterlevnadsrisker.
licenser och tillstånd som krävs för att bedriva verksamheten och ingå avtal.
• Anskaffa gällande försäkringar hos ett välrenommerat försäkringsbolag med lämpliga försäkringar för dina aktiviteter hos UPM.
• Utför regelbundet en effektiv riskbedömning för att identifiera de risker som ditt företag utsätts för, t.ex. risker gällande ekonomi, leveranser av råmaterial, miljö (stormar, översvämningar osv.) samt sociala risker och cyber risker.
• Hantera risker konsekvent och upprätta kontroller för att hantera dem.
• Informera UPM om du upptäcker en risk som kan påverka UPM:s verksamhet.
• Ha kunskap om den skattelagstiftning som gäller för din verksamhet och eventuella skatter och andra officiella betalningar som ditt företag omfattas av. Förhindra skattesmitning i din verksamhet, t.ex. genom lämplig övervakning.
• Förhindra penningtvätt i din verksamhet, t.ex. genom att utföra lämpliga ekonomiska kontroller och andra bakgrundskontroller av dina affärspartners.
• Håll dig uppdaterad om och tillämpa handelsrestriktioner som ålagts till följd av internationella sanktioner. I praktiken ska du övervaka dina kunder och andra affärspartners, t.ex. genom att kontrollera dem mot sanktions listor för att undvika transaktioner med parter som är föremål för sanktioner. Utför ytterligare övervakning där det behövs, t.ex.
Intressekonflikter
• En intressekonflikt uppstår när dina intressen som UPM leverantör eller utomstående mellanhand står i konflikt med UPM:s intressen.
• Vanliga stridande intressen gällande kommersiella villkor och kundservice betraktas inte som intressekonflikter här, utan situationer där objektiva beslut hotas av sådana intressen.
• Intressekonflikter uppstår t.ex. om dina anställda har personliga kopplingar till UPM eller
om UPManställda har ett betydande ekonomiskt intresse i din verksamhet. Genom att avslöja dessa kan vi se till att objektiva beslut garanteras på båda sidor.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 15
ÅTAGANDE
Alla val
gör skillnad!
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
6
Konkurrenslagstiftningen måste följas
UPM:S PRINCIPER
• följa alla tillämpliga konkurrenslagar och inte ingå överenskommelser, tillämpa handelsmetoder eller arrangera möten med kunder, distributörer, leverantörer eller andra affärspartners som kan anses snedvrida konkurrensen, och inte heller utföra andra handlingar som inte är tillåtna enligt konkurrenslagstiftningen.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
Inom UPM måste våra handlingar alltid följa all tillämplig konkurrenslagstiftning. Efterlevnad av konkurrenslagstiftning hindrar oss från att sluta avtal eller upprätta andra rutiner som begränsar konkurrensen. Vi diskuterar inte och lämnar inte ut känslig information till konkurrenter.
16 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
Affärsframgång bygger på respekt för lagar och föreskrifter.
Exempel och
god praxis för dig
• Delta inte i prisreglering, marknads eller kunduppdelning, uppgjorda anbud, bojkotter eller begränsning av produktionen.
• Diskutera och utbyt inte känslig information med konkurrenter i strid mot konkurrenslagstiftning.
• All kontakt och kommersiella avtal med konkurrenter, liksom allt deltagande i bransch eller yrkesföreningar, måste ske i enlighet med konkurrenslagstiftning.
• Observera att vissa avtalsvillkor, t.ex. begränsningar av återförsäljning, underhåll av återförsäljningspris och exklusivitetsavtal, kan kräva juridisk granskning.
• Om du har en marknadsdominerande ställning ska den ställningen inte missbrukas.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 17
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
7
Skydd av tillgångar och information
UPM:S PRINCIPER
• hantera UPM:s tillgångar med försiktighet
• skydda UPM:s konfidentiella information mot obehörig användning och se till att den inte hamnar i orätta händer
• behandla personuppgifter i enlighet med gällande lagar
• aldrig publicera några tillkännagivanden, pressmeddelanden eller andra offentliggöranden om UPM utan UPM:s godkännande
• respektera UPM:s och andra parters immateriella rättigheter.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
UPM:s anställda ansvarar för hantering av UPM:s och våra affärspartners tillgångar, såsom maskiner, utrustning, råmaterial, fordon, IT och mobila enheter samt kapital, med omsorg och för att skydda dem från skador, förluster, stöld, och felaktig användning. Vi hanterar konfidentiell information och personuppgifter noggrant och skyddar företaget mot cyberrisker.
Eftersom UPM är ett börsnoterat företag måste alla avslöjanden av UPM:s information ske i enlighet med de lagar och regler som gäller för börsen.
18 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
AFFÄRSINTEGRITET
Exempel och god praxis för dig
• Använd inte UPM:s tillgångar, inklusive information, i något annat syfte än de har blivit anförtrodda åt dig för.
• Vidta lämpliga åtgärder för att skydda sekretessen och säkerheten för data, inklusive UPM:s affärs hemligheter, t.ex. genom att använda lämpliga sekretessavtal och andra skyddssystem och begränsa åtkomsten till data till endast de personer som behöver den konfidentiella informationen för de ändamål som den konfidentiella informationen lämnades in för.
• Diskutera inte konfidentiella ämnen på allmän plats, i sociala medier eller med släktingar eller vänner.
• Använd lämpliga ITverktyg och implementera säkerhets policyer för ITinformation för att skydda data mot cyberrisker.
• Se till att dina anställda och affärspartners känner till och uppfyller dina krav på sekretess och cybersäkerhet genom utbildning och kommunikation.
• Hantera och bevara person uppgifter i enlighet med de lagar som gäller för ditt företag.
• Skydda UPM:s immateriella rättigheter i form av t.ex. uppfinningar, patent, varumärken och domännamn genom att se
till att det finns tillräckligt lagligt skydd och att sekretessen upprätthålls.
• Se till att dina produkter och tjänster inte inkräktar på någon utomstående parts immateriella rättigheter.
Förebygg, skydda och var vaksam.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 19
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
8 Ha koll på vem du gör affärer med
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
• känna sina affärspartners väl och välja dem noggrant för att upptäcka och minska risken för att bli inblandad i olagliga affärer eller för att bryta mot villkoren i uppförandekoden för leverantörer och utomstående parter
• arbeta för att bestämmelserna i denna uppförandekod för leverantörer och utom stående parter eller liknande standarder
ska följas även nedåt genom leverantörsleden
• redovisa affärstransaktioner fullständigt och korrekt.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
UPM:S PRINCIPER
UPM vill identifiera och hantera risker som rör affärspartners innan vi inleder affärsrelationer med dem. Vi övervakar våra affärs partners under hela affärsrelationen. UPM har strikta rutiner för ansvarsfull anskaffning och förväntar oss att deras affärspartners ska följa alla tillämpliga lagar liksom principerna i UPM:s uppförandekod.
I uppförandekoden för leverantörer och utomstående parter definierar vi krav för våra leverantörer och utomstående mellan händer, och vi förväntar oss att de vidarebefordrar dessa krav inom deras leverantörskedja.
20 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
Vet du vem det är du gör affärer med?
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
Exempel och god praxis för dig
• Deklarera öppet ditt eget engagemang för affärsintegritet.
• Definiera krav för dina affärs partners och kommunicera dessa krav på ett transparent sätt.
kan t.ex. göras genom att utföra bakgrundskontroller innan en affärsrelation skapas och genom granskning under affärs relationen.
ett orelaterat konto eller en utomstående part.
• Sätt upp mål för prestationen hos dina viktigaste leverantörer och högriskleverantörer, t.ex.
riskbaserade granskningar med uppföljning och avslutande av korrigerande åtgärder.
• Vidta lämpliga åtgärder om du upptäcker oegentligheter.
Kraven måste omfatta denna uppförandekod för leverantörer och utomstående parter.
• Utvärdera dina affärspartners risker gällande anställdas och mänskliga rättigheter, bekämpning av mutor och korruption, material eller tjänstekvalitet, miljöutsläpp och andra efterlevnadsrisker. Detta
• Kontrollera dina affärspartners mot gällande sanktionslistor.
• Utför regelbundna kredit och finanskontroller inom din leverantörskedja. Var
uppmärksam på varningsflaggor, som komplexa eller ovanliga betalningsstrukturer, flera betalningar från olika parter och förfrågningar om betalningar till
miljöpåverkan och social påverkan. Övervaka framstegen.
• Stöd aktivt dina affärspartners i att kontinuerligt förbättra deras ansvarsfulla affärsmetoder.
• Övervaka efterlevnaden av de krav som ställs för dina affärs partners och förbehåll dig rätten till granskning. Genomför
• Visa att dina affärstransaktioner är lagliga genom att föra register över alla affärstransaktioner. Detta kan krävas av myndigheter exempelvis vid utredningar om penningtvätt eller korruption.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 21
ÅTAGANDE
9
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
Samarbete med intressenter och samhället
AFFÄRSINTEGRITET
UPM:S PRINCIPER
UPM vill förstå våra intressenters särskilda förväntningar och för en ständig dialog med olika intressenter om UPM:s mål,
verksamhetsprinciper och de utmaningar som vi ibland står inför. Vi respekterar allas rätt till en egen åsikt i syfte att få till stånd en dialog med våra intressenter och med samhället runtomkring oss. Vi deltar i utvecklingen av det lokala samhället genom olika projekt och initiativ.
• öppet och transparent kommunicera med sina intressenter och arbeta för att skapa dialog med dem.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
22 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
Dialog med intressenterna börjar med tillit.
Exempel och god praxis för dig
• Identifiera dina intressenter och deras förväntningar och lyssna på deras åsikter. Se till att du har lämpliga system för att dokumentera eventuella klagomål och använda dem konsekvent.
• Interagera med olika intressenter och var öppen för dialog.
• Tillhandahåll transparent och faktabaserad information om din påverkan och dina prestationer till lokala intressenter och samhället.
• Om det sker förändringar din verksamhet, ökad miljöpåverkan eller andra förändringar som kan påverka intressenternas välbe finnande ska du visa att du är engagerad och informera dem om vilka åtgärder du har vidtagit. Exempel på sådana situationer kan vara läckage eller spill, ökad lukt eller utökad produktion.
• Upprätta en kanal för feedback från samhället och intressenter.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 23
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
• ge UPM tillstånd att verifiera efterlevnad av denna uppförandekod för leverantörer och utomstående parter genom dialog och, om det anses nödvändigt av UPM, genom granskning på plats. Granskningarna meddelas i rimlig tid på förhand, och utförs av UPM:s interna eller externa resurser.
• svara på UPM:s enkäter noggrant och i tid
• vara medveten om att brott mot lagen eller denna uppförandekod för leverantörer och utomstående parter, eller underlåtande att vidta korrigerande åtgärder, av UPM anses vara ett avtalsbrott, vilket kan medföra att UPM har rätt att avsluta affärsförbindelserna med leverantören eller den utomstående parten
• göra det möjligt för anställda att tala om sina farhågor om oegentligheter, föreslå förbättringar och lämna allmän feedback anonymt
• omedelbart rapportera misstänkta eller observerade brott mot den här uppförandekoden för leverantörer och utomstående parter, som kan påverka affärsrelationen eller UPM, till deras kontaktperson på UPM.
UPM:S LEVERANTÖR/UTOMSTÅENDE PART SKA
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
10
Efterlevnad gäller alla
UPM:S PRINCIPER
Inom UPM ansvarar alla för att upprätthålla vår integritet och våra etiska standarder. Vi främjar en inkluderande och öppen atmosfär där de anställda har möjlighet och uppmuntras att tala om sina farhågor.
Alla anställda måste omedelbart rapportera
alla misstänkta eller observerade oegentligheter.
Vi tolererar inte repressalier mot personer som
i god tro rapporterar misstänkta oegentligheter.
24 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
ÅTAGANDE
MEDARBETARE OCH VERKSAMHET
AFFÄRSINTEGRITET
FÖRSÖRJNINGSKEDJAN OCH ANDRA INTRESSENTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
Exempel och god praxis för dig
• Bevilja UPM rätten att utföra granskningar på plats av fallspecifika ämnen för att bekräfta transparens och efterlevnad. Granskningarna är fördelaktiga för alla parter: UPM kan se till att deras affärspartners följer uppförandekoden för leverantörer och utomstående parter, och affärspartnern får feedback och möjlighet att utveckla verksamheten.
• Ha system på plats för att möjliggöra otvetydig rapportering, särskilt vad gäller miljötillstånd och utsläpp, HRrelaterade frågor och dina åtgärder mot mutor.
• Tillhandahåll en lättillgänglig och pålitlig kanal för dina anställda och externa intressenter, där de kan rapportera över trädelser och eventuella
iakttagelser, t.ex. vad gäller säkerhet eller mänskliga rättigheter, eller helt enkelt dela med sig av sina utvecklingsidéer. Dina anställda är en enorm talangpool som kan dela med sig av fantastiska idéer.
• Se till att du har en process för att hantera den feedback du får och att dina anställda är bekanta med den här processen.
• Tydliggör att vi inte tolererar repressalier mot personer som i god tro rapporterar misstänkta oegentligheter eller deltar i utredningar av sådana. Exempel på repressalier är förödmjukelse, avskedande, befordringsvägran, löneminskning och alla typer av hot, mobbning och trakasserier.
• Se till att du utreder alla rapporterade anklagelser om oegentligheter omedelbart, vidta korrigerande åtgärder när oegentligheter har identifierats och kommunicera lösningarna till alla berörda parter.
• Du kan rapportera misstänkta eller observerade oegentligheter som rör UPM:s anställda eller den här uppförandekoden för leverantörer och utomstående parter antingen direkt till din kontaktperson på UPM eller anonymt med hjälp av UPM:s kanal för rapportering av oegentligheter.
Tystnad är inte ett alternativ. Gör det rätta!
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 25
26 UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER
RAPPORTERA OEGENTLIGHETER
En anonym rapport om oegentligheter, inklusive en sådan som gäller UPManställda, kan göras via:
UPM-Kymmene Corporation Head of Internal Audit/Complaint
P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx xxx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxx
UPM granskar noggrant rapporter om oegentligheter och håller dem strikt konfidentiella så långt det är möjligt.
UPPFÖRANDEKOD FÖR UPM:S LEVERANTÖRER OCH UTOMSTÅENDE PARTER 27
xxx.xxx
Cover: UPM Fine 250 g/m2, inside pages: UPM Fine 120 g/m2. Printed 03/2020. Copyright: UPM-Kymmene Corporation.
The Supplier and Third-Party Code is available in several languages. In case of a conflict between the language versions, the English language version prevails.