Avtal Linköpings föreningsarkiv

Kultur- och fritidsförvaltningen Xxx-Xxxxx Xxx

2019-06-04 Dnr KOF 2019-116

Kultur- och fritidsnämnden

Avtal Linköpings föreningsarkiv

Förslag till beslut

1. Avtalet med Linköpings Föreningsarkiv för perioden 2019-01-01 – 2021- 12-31 godkänns.

2. Kulturutvecklingsschefen får i uppdrag att underteckna avtalet med Linköpings Föreningsarkiv.

3. Uppföljning till Kultur- och fritidsnämnden ska ske senast i april 2020.

Ärende

Förslag till avtal har upprättats mellan Kultur- och fritidskontoret och Linköpings Föreningsarkiv.

Linköpings Föreningsarkiv ska under avtalstiden omhänderta och tillgängliggöra sådant arkivmaterial som via föreningslivet i Linköping deponeras hos arkivet.

Avtalet gäller från och med 2019-01-01 till och med den 2021-12-31 med möjlighet för beställaren att genom option förlänga uppdraget till och med den 2022-12-31.

Beslutsunderlag:

LKPG1002, v2.1, 2016-03-07

Tjänsteskrivelse – Avtal Linköpings föreningsarkiv Avtal Linköpings föreningsarkiv

Bakgrund

Linköpings föreningsarkiv ska under avtalstiden omhänderta och tillgängliggöra sådant arkivmaterial som via föreningslivet i Linköping deponeras hos arkivet.

Inkomna arkiv ska vara utsorterade och arkiveringsarbetet ska ske i den takt som tillgängliga resurser tillåter.

Samverkan med Linköpings Stadsbibliotek och övriga arkivbildningar i bibliotekets lokaler ska kontinuerligt utvecklas. Servicen och öppethållande till forskarvärlden och allmänheten beslutas av Linköpings föreningsarkiv i samråd med övriga arkiv inklusive Östergötlands Arkivförbund.

Öppethållande vid Linköpings föreningsarkiv ska motsvara minst följande: Måndagar 08.00 - 12.00

Tisdagar 12.30 - 16.30

Onsdagar 10.00 - 11.30, 12.30 - 15.00

Torsdagar 12.30 - 16.30

Information om öppettider, eventuella ändringar av dessa och annan service ska kontinuerligt meddelas via hemsidan.

Linköpings föreningsarkiv ska medverka i det länsövergripande arbetet som leds av Östergötlands Arkivförbund.

För uppdraget erhåller utföraren en fast ersättning uppgående till totalt 100 000 kronor för varje verksamhetsår avtalet är gällande. Uppräkning av ersättningen ska ske enligt konsumentprisindex (totalindex med 1980 som basår) med basmånad oktober 2018. Första uppräkning sker den 1 januari 2020 utifrån oktoberindex året innan.

Avtalet gäller från och med 2019-01-01 till och med den 2021-12-31 med möjlighet för beställaren att genom option förlänga uppdraget till och med den 2022-12-31.

Endera part har rätt att säga upp avtalet i förtid med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning ska ske skriftligt.

Ekonomiska konsekvenser

Medel avsatta för detta ändamål finns inom Kultur- och fritidsnämndens budgetram.

Kommunala mål

Kultur- och fritidsnämndens mål för 2019-2022 anger bland annat följande:

- Ökad kunskap om kulturella uttrycksformer

- Kultur-, idrotts- och fritidsutbud för alla

Uppföljning och utvärdering

Utföraren ska årligen senast 1 mars inlämna verksamhetsberättelse med styrkt revisionsberättelse. Verksamhetsberättelsen ska även innehålla verksamhetsplan för kommande år. Uppföljning till Kultur- och fritidsnämnden ska ske senast i april 2020.

Information eller förhandling enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet

MBL-information är inte påkallad.

Kultur- och fritidsförvaltningen

Xxxxx Xxxxxxxx

Beslutet skickas till: Linköpings föreningsarkiv