SERVICENÄMNDEN

Antagen av servicenämnden 2023-01-10

SERVICENÄMNDEN

Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning

Dokumentinformation
Fastställt av:	Servicenämnden
Fastställt, datum:	2000-00-00
Dokumentsansvarig:	Sektorchef
Ansvarig för revidering:	Nämndsekreterare
Gäller för:	Servicenämnden
Gäller till, datum:	Tills vidare

Innehållsförteckning

Arkivbeskrivning 4

Dokumenthanteringsplan 6

Arkivbeskrivning för servicenämnden

Enligt Lidköping kommuns arkivreglemente ska varje myndighet redovisa sitt arkiv genom att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan. I arkivbeskrivningen ska det beskrivas hur myndighetens arkiv organiseras och vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring. Dokumenthanteringsplanen ska uppta myndighetens samtliga handlingar och redovisa dessa områdesvis inom varje arbetsrutin med regler för bevarande och gallring samt tidpunkt för leverans av arkivhandlingar till kommunarkivet.

Verksamhet och organisation

Service är sektorsorganisation till servicenämnden. Servicenämnden består av 11 ledamöter och 9 ersättare och är både beredande och beslutande organ.

Sektor service är uppdelad i sex verksamhetsområden:

• Fastighet och Park

• Gator och Drift

• Måltid och Lokalvård

• Projekt och Bygga

• Stab och Utveckling

• Verksamhetsstöd och Service

Service är en egen arkivbildare med en egen arkivbeskrivning samt dokumenthanteringsplan.

Närarkiv och förvaring

Service har närarkiv 2-211 i stab och utvecklings korridor och ett närarkiv 2-200 i korridoren vid redovisningsenheten.

Arkivhandlingarna placeras, gallras, förtecknas och överlämnas till kommunarkivet enligt gällande dokumenthanteringsplan som beslutas av servicenämnden enligt gällande arkivreglemente. Dokumenthanteringsplanen med angivna beslut om gallring och bevaring utgår ifrån skriftserien ”Bevara eller gallra” från SKR, Sveriges kommuner och regioner.

Handlingarna är redovisade enligt Lidköping kommuns klassificeringsstruktur som använder sig av processbaserad verksamhetsredovisning.

Format för bevarande

Handlingar som inkommer eller upprättas i digital form till Service bevaras i digital form i verksamhetssystemen. De digitala handlingar som ska bevaras levereras sedan från verksamhetssystemen till e-arkivet hos kommunarkivet.

Handlingar som inkommer eller upprättas i analog form skannas in till verksamhetssystemen och den analoga kopian gallras sedan efter kontroll av den inskannade kopians kvalitet.

Undantaget är de handlingar som måste bevaras i pappersformat som original. Det är handlingar som kräver undertecknande, exempelvis:

• Protokoll som kräver justering

• Avtal, köpeavtal, överenskommelser

• Ansökningar som kräver underskrift

• Anmälan till andra myndigheter som kräver underskrift

• Stämningsansökning

• Begäran registerutdrag enligt Dataskyddsförordningen

De handlingar som måste sparas i papper skannas in och diarieförs. Man skapar en pappersakt med enbart den handling som måste sparas. Den digitala akten blir då den kompletta akten och pappersakten blir en så kallad restakt.

Sekretess

Sekretess kan förekomma i Service handlingar. Varje handling sekretessprövas vid begäran om utlämnande, i samråd med handläggaren och vid behov kommunjurist.

Sökingångar i arkivet

Allmänhetens sökingångar till arkivet:

Dokumenthanteringsplanen
Här listas samtliga handlingsslag utifrån deras sammanhang i processerna, med regler för exempelvis bevarande, gallring och förvaring.

Arkivbeskrivning

Politiska protokoll

Originalprotokoll förvaras i närarkiv 2-211.

Diarium/ärendehanteringssystem
All nämndsorganisation sker idag i ärendehanteringssystemet. Diariet innehåller även samtliga diarieförda handlingar för Service verksamheter.

Arkivansvarig och arkivredogörare

Arkivansvariga: Enhetschefer ansvarar för sina respektive enheter
Arkivredogörare: Registrator

1.		Styrande processer
1.1		Ledning
1.1.3		Servicenämnden
	1.1.3.0	Leda styra organisera
			Reglemente	Ja	Diariet/ vårt arbetssätt	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Delegationsordning	Ja	Diariet/ vårt arbetssätt	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Sammanträdesdagar	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Övriga styrdokument	Ja	Diariet/ vårt arbetssätt	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
	1.1.3.1	Hantera nämndprocess
			Beslutsunderlag	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Beslutsunderlagen finns diarieförda i respektive ärende.
			Föredragningslista	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Protokoll	Ja	Diariet/ Närarkiv rum 2-211	Bevaras	Efter 3 år	Papper/ Digitalt	Pappersoriginalen i Närarkiv rum 2-211, digital kopia i Diariet
			Voteringslistor	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Papper/ Digitalt	Ingår i protokoll

			Justeringsanslag	Ja	Digital anslagstavla	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt/ papper	Ingår i protokoll. Anslås digitalt på kommunens anslagstavla
			Expediering av protokoll	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Beslutsparagraf dupliceras automatiskt in i berört ärende i ärendehanterings-systemet
			Anmälda delegationsbeslut	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
	1.1.3.3	Hantera förtroendevalda
			Underlag för registrering: Förrättningsrapporter, Reseräkningar, närvarolistor	Nej	Närarkiv rum 2-211	Gallras efter 10 år	Xxx	Xxxxxx/ digitalt	Rapporteras i TromanWebb
1.1.4		Verksamhetsledning
	1.1.4.2	Planera och följa upp verksamheter
			Verksamhetsberättelse	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Förvaras i ärende- årsredovisning
			Processkartor	Ja	Barium	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt
			Riktlinjer och rutiner	Ja	Ledningssystem	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt
1.1.5		Myndighetsredovisning

	1.1.5.1	Lämna Räkenskaps-sammandrag till SCB
			Räkenskapssammandrag till SCB	Ja	Databas hos SCB samt i p-katalog	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Fil laddas upp till SCB:s databas via webbtjänst varje år. Originalet sparas under p: tills dess gallring sker.
	1.1.5.2	Lämna övriga uppgifter till SCB
			Övriga uppgifter till SCB	Ja	Databas hos SCB samt i p-katalog	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Fil laddas upp till SCB:s databas via webbtjänst varje år. Originalet sparas under p: tills dess gallring sker.
1.1.6		Omvärld
		Driva interna projekt
			Projektbeskrivning	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Projektet utser en dokumentationsansvarig som efter projekttidens slut ansvarar för att dokumentationen av varaktig betydelse arkiveras.
			Budget	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Förstudier	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt

			Korrespondens	Ja	Xxxxxxx	Xxxxxxx	Efter 3 år	Digitalt	Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser med mera av långsiktig betydelse
			Utvärdering/ slutrapport	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
	1.1.6.5	Delta i internationella och nationella projekt
	1.1.6.6	Driva internationella och nationella projekt
			Projektansökningar	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Projektet utser en dokumentationsansvarig som efter projekttidens slut ansvarar för att dokumentationen av varaktig betydelse arkiveras.
			Beslut om beviljade bidrag/ej beviljat bidrag	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Projektbeskrivning	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Budget	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Förstudier	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt

			Korrespondens	Ja	Xxxxxxx	Xxxxxxx	Efter 3 år	Digitalt	Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser med mera av långsiktig betydelse
			Korrespondens rutinmässig	Nej	Hos handläggare	Gallras vid inaktualitet	Nej	Papper/ digitalt
			Utvärdering/slutrapport	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
1.1.7		Yttranden och enkäter
	1.1.7.1	Xxxxxxx yttranden
			Yttranden	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
	1.1.7.2	Hantera enkäter
			Enkäter och samman-ställning av enkätsvar	Ja	Diariet	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt	Externa enkäter registreras och gallras vid aktualitet
1.2		Styrning och tillsyn
1.2.2		Servicenämndens styrning och kontroll
	1.2.2.0	Leda styra organisera
			Internkontrollplan för servicenämnden	Ja	Diariet/ ledningsstystem	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Styrdokument för ekonomi- och verksamhetsstyrning	Ja	Diariet/ ledningsstystem	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Ex. Inriktningsbeslut SPB
			Internbudget servicenämnden	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt

	1.2.2.1	Utföra internkontroll
			Utfall av övergripande kontroller	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
	1.2.2.2	Hantera revision
			Revisionsrapport specialgranskning	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Digitalt
			Revisionens granskning av årsredovisning, delårsrapport	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Digitalt
1.4		Demokrati och insyn
1.4.1		Allmänna handlingar
	1.4.1.1	Hantera allmänna handlingar
			Inkomna, utgående och upprättade handlingar av varaktig betydelse	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Digitalt/ papper
			Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig eller ringa betydelse	Nej	Hos handläggare	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt/ papper
			Dokumentation av sekretessprövningar	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Digitalt/ papper
			Beslut med besvärshänvisning	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Digitalt/ papper
			Överklaganden och begäran om omprövning av beslut	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Digitalt/ papper
	1.4.1.2	Hantera personuppgifter

			Registerförteckning över personuppgifts-behandlingar	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Digitalt
			Dokumentation angående personuppgifts-behandlingar	Ja	Diariet	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt
	1.4.1.4	Hantera allmänhetens synpunkter
			Synpunkter och medborgaridéer från allmänheten	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt	Vissa registreras i kontaktcenters system Artvise
			Sammanställning statistik synpunkter	Ja	Diariet	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt	Sammanställning från Kontaktcenter månadsvis
2		Stödjande processer
2.1		Informationsförvaltning
2.1.1		Informationssäkerhet
	2.1.1.0	Leda styra organisera
	2.1.1.1	Hantera informations-säkerhet
			Informationssäkerhets-klassning av information	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Digitalt	Eventuell dokumentation som uppstår
2.1.2		Registratur
	2.1.2.0	Leda styra organisera

			Riktlinjer för posthantering och registrering	Ja	Ledningsstystem	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt
	2.1.2.1	Hantera och registrera handlingar
			Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse	Nej		Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt/ papper	Ex. reklam, inbjudan till kurser, cookiefiler, historikfiler och maillistor
			Fullmakt för postöppning	Ja	Diariet/ närarkiv rum 2-211	Gallras vid anställningens slut	Nej	Papper/ digitalt
	2.1.2.2	Hantera och registrera ärenden
			Diarium (förteckning)	Ja	Närarkiv rum 2-211	Bevaras	3 år	Digitalt	Diarieförteckning levereras med förtecknade handlingar till kommunarkivet
			Diarieförda ärenden	Ja	Närarkiv rum 2-211	Bevaras	3 år	Digitalt/ papper	Så kallade restakter förvaras i närarkiv. I de ärenden där det förekommer originalhandlingar i pappersformat
2.1.3		Dokumentation & dokumenthantering
	2.1.3.1	Gallringsutredningar
			Gallringsutredningar	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt

	2.1.3.2	Dokumenthanteringsplan
			Dokumentshanteringsplan	Ja	Ledningsstystem/diariet	Bevaras	Vid uppdatering	Digitalt
2.1.4		Arkivering
	2.1.4.0	Leda styra organisera
	2.1.4.1	Analog arkivering
			Leveransreversaler	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Papper
	2.1.4.2	Digital arkivering
			Leveranskontrakt	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt/ papper
2.1.5		Arkivförvaltning
	2.1.5.1	Beskriva och redovisa arkiv
			Arkivbeskrivning	Ja	Ledningsstystem	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
	2.1.5.3	Migrera arkiv
	2.1.5.4	Hantera enskilda arkiv
			Leveransöverrens-kommelser, avtal, reversaler	Ja	Diariet	Bevaras	3 år efter avslut	Xxxxxx
			Arkivförteckningar och beskrivningar	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt/ papper
2.2		Systemförvaltning och arkitektur
2.3.1		Samverkan och förhandling
	2.3.1.1	Hantera samverkan
			Samverkansgrupper, protokoll	Ja	Diariet	Bevaras	5 år	Papper/ digitalt

			MBL-protokoll	Ja	Diariet	Bevaras	5 år	Papper/ digitalt	Förekommer i vissa fall i samma protokoll som samverkan. Med bilagor.
2.3.2		Kompetensförsörjning
	2.3.2.1	Rekrytera och anställa
			Registerutdrag	Nej	Sparas ej	Gallras	Nej	Digitalt	Enligt lag genomförs registerkontroll av personer som är verksamma inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnsomsorg (2000:873). På Service medför det att registerutdrag tas på samtliga medarbetare som ingår i verksamhet som har uppdrag inom ovan nämnda lagområde ex måltids- och lokalvårdspersonal samt fastighetsskötare.  Uppvisat registerutdrag noteras i erfoderlig ruta i anställningsunderlaget. Efter uppvisat utdrag ska utdraget i sin helhet återlämnas till aktuell sökande. Inga kopior får sparas.
2.3.3		Bemanning
	2.3.3.1	Hantera jourtjänstgöring
			Jour- och beredskapsschema	Nej	Personalsystem	Gallras efter 3 år	Nej	Digitalt
	2.3.3.2	Hantera schemaläggning
			Övertidsjournal	Nej	Personalsystem	Gallras efter 3 år	Nej	Digitalt
	2.3.3.3	Semesterplanering
			Semesterlistor	Nej	Ingår i MBL-protokoll	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt	Ingår i MBL-protokoll
	2.3.3.4	Hantera särskilda anställningsformer
			Avisering om utbetalt belopp	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 2 år	Nej	Papper
			Bekräftelse av anställning till arbetsförmedlingen	Nej	Central personalakt i närarkiv 2-200	Gallras efter 2 år	Nej	Papper
			Beslutsunderlag från Arbetsförmedlingen för bidrag	Nej	Central personalakt i närarkiv 2-200	Bevaras	Vid anställningens slut	Papper
			Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Xxx	Xxxxxx

2.3.6		Personaladministration
	2.3.6.1	Beräkna och betala ut lön
			Arbetstidsschema	Ja	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt	Personec P och Timecare
			Arvoden till konsulter, förtroendevalda etc.	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 respektive 10 år	Nej	Digitalt	Gallras efter två år om utbetalning skett via personalsystemet. Utbetalningar till företag hanteras som faktura och sparas därmed som redovisningsunderlag i 10 år
			Ersättningar	Nej	Personalsystem	Gallas efter 2 respektive 10 år	Nej	Digitalt	Gallras efter två år om utbetalning skett via personalsystemet. Utbetalningar till företag hanteras som faktura och sparas därmed som redovisningsunderlag i 10 år
			Flextidssammanställningar	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt
			Gratifikationer	Nej	Central personalakt i närarkiv 2-200	Bevaras	Nej	Papper
			Kontrolluppgifter	Nej	Personalsystem	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt

			Ledighet med lön för fackligt uppdrag	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt
			Ledighetsansökningar	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt	Visma
			Läkarintyg	Nej	Personalsystem	Gallras vid inaktualitet	Nej	Papper	Skannas och läggs i Adato. Pappersintyget gallras. Obs! för intyg angående arbetsskada se 2.3.5.6
			Löne- och närvarorapporter	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt
			Löneavdrag	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt	Gallras efter två år om utbetalning skett via personalsystemet, annars 10 år
			Lönelistor, lönespecifikationer	Nej	Personalsystem	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt
			Sjukanmälningar	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt
			Skatter (jämkningar mm)	Nej	Personalsystem	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt
			Tidsredovisning, tidssammanställningar	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt	Kan tas fram ur systemet

			Handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön	Nej	Personalsystem	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt	Kan tas fram ur systemet
			Uppdragstillägg	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt
			Utmätning av lön, beslut	Nej	Personalsystem	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt
			Vård av barn, med sjuk/friskanmälan	Nej	Personalsystem	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt
	2.3.9.4	Hantera pensioner
			Kontokuranter på utbetalda pensioner	Nej	Pensions-administratör/ närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt	Sköts av extern Pensionsadministratör. Fakturor på utbetalda summor sparas som redovisningsunderlag
			Handlingar rörande pensioner -Pensionsansökningar, pensionsbrev, godkännande	Nej	Central personalakt i närarkiv 2-200	Bevaras	Vid anställningens slut	Digitalt/ papper
			Pension, förhandsberäkningar	Nej	Central personalakt i närarkiv 2-200	Gallras vid inaktualitet	Nej	Papper

			Signallistor/rättelselistor	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 2 år	Xxx	Xxxxxx
	2.3.9.7	Hantera försäkringsärenden i samband med dödsfall
			Handlingar i försäkringsärenden i samband med dödsfall	Nej	Central personalakt i närarkiv 2-200	Bevaras	Vid anställningens slut	Papper	Begärs vanligen in utav försäkringsbolag
2.4		Ekonomiadministration
2.4.0		Leda styra organisera
			Behörighetsblanketter till ekonomisystemet	Nej	Pärm närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	3 år	Papper/ digitalt
			Attestförteckning	Nej	Pärm närarkiv 2-200	Bevaras	3 år	Papper/ digitalt
		Budget planeringsprocess	Investeringsbudget	Ja	P och diariet	Bevaras	3 år	Papper /Digitalt	Nämndens underlag för kommunens beslut om investeringsbudget Diarieförs
			Budgetunderlag till SPB	Nej	P	Gallras efter 10 år	Xxx	Xxxxxx /Digitalt	Sektorns arbetsmaterial inför beslut i SBN gällande Strategisk plan och budget
			Strategisk plan och budget	Ja	P och diariet	Bevaras	3 år	Papper /Digitalt	Nämndens underlag för kommunens beslut om strategisk plan och budget diarieförs

		Budget uppföljningsprocess	Verksamhetsberättelse	Ja	Diariet	Bevaras	3 år	Papper /Digitalt
		Underlag	Delårsrapport 1 och 2	Ja	Diariet	Gallras efter 10 år	3 år	Papper /Digitalt
2.4.1		Redovisning
	2.4.1.1	Fakturera kunder (kundreskontra)
			Kundfakturor	Ja	Fakturasystem	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt	Navision och Raindance
			Underlag till kundfakturor	Ja	Scanningsföretag och i p-katalog	Gallras efter 2 år	Xxx	Xxxxxx /Digitalt	Pappersfakturor skickas till scanning och sparas inte hos oss. Digitala via mejl sparas i p-katalog
			Korrespondens med kunder, betalningsplan, anstånd	Nej	Diariet/Visma/ Raindance	Gallras när full betalning eller förlikning skett, tidigast efter 10 år	Nej	Digitalt	Inkassoverksamheten och korrespondens med våra kunder sköts av Visma Collectors from 2012. Den lilla korrespondens som görs av oss med kunder t.ex. gällande skuldsanering registreras i diariet med sekretessmarkering

			Listor över avskrivningar, kundfordringar	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Nej	Papper	Automatgenererad bokföringsorder som sparas ihop med verifikationerna 10 år. För befogenhet att ingå förlikning betalning och kvittning av fordringar och skuldsanering se KS delegationsordning punkt 2.12, beslut tagna på delegation ska anmälas till nämnd och därmed diarieföras
			Betalningslistor från bankgirot	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Nej	Papper	Betalningslistor sätts i pärm, automatisk matchning mot faktura i systemet
			Mappar för långtidsbevakning	Nej	Dokumentskåp hos kundreskontra-ansvarig/Visma /Raindance	Gallras när full betalning eller förlikning skett, tidigast efter 10 år	Nej	Papper	From 2012 sköter Visma Collectors långtidsbevakning, men ärenden innan dess har kundreskontraansvarig i dokumentskåp

			Förslagslista inkassokrav	Nej	Närarkiv 2-200/ Ekonomisystem Visma/ Raindance	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt/ papper	Elektronisk dokumentation i ekonomisystemet Visma på kunden. Blanketten som fåtts från sektorn där de godkänner anstånd sparas i papper.
			Korrespondens med kronofogden	Nej	Dokumentskåp hos kundreskontra-ansvarig/Visma/ Raindance	Gallras när full betalning eller förlikning skett, tidigast efter 10 år	Nej	Papper	From 2012 sköter Visma Collectors långtidsbevakning, men ärenden innan dess har kundreskontraansvarig i dokumentskåp
			Avstämningslistor	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Nej	Papper	Avstämning mellan kundreskontra och redovisningen. Avstämning i samband med årsbokslutet sparas ihop med bokslutsdoku-mentationen.
			Anmälan/avanmälan e-faktura, autogiro	Nej	Pärm hos kundreskontra-ansvarig	Gallras vid avanmälan	Nej	Papper
			Kundregister	Ja	Verksamhetssystem	Bevaras	Nej	Digitalt	Raindance

	2.4.1.2	Hantera leverantörsfakturor
			Leverantörsfakturor	Nej	Scanningföretag	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt/ papper	From 2005 skannas leverantörsfakturor av scanningföretag som ansvarar för arkivering av pappersfakturan 10 år. Den elektroniska fakturan sparas också minst 10 år. För manuella utbetalningar finns blanketter med underlag, sparas minst 10 år
	2.4.1.3	Redovisa inkomstskatt och moms
			Moms-, skatte- och inkomstdeklaration	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Xxx	Xxxxxx
	2.4.1.4	Bokföra och redovisa
			Verifikationer inklusive bokföringsunderlag	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Nej	Papper	Ex. bokföringsorder, kassaverifikationer, manuella utbetalningar
			Kontoplan	Ja	Ekonomisystem	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt
			Huvudbok	Ja	Ekonomisystem	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt

			Verifikationslistor	Ja	Ekonomisystem	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt
	2.4.1.5	Hantera anläggnings-reskontra
			Investeringsrapport	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Xxx	Xxxxxx	Xxxxxxxx av ansvarig för anläggningsregistret
			Anläggningsreskontra	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Nej	Digitalt	Rör fastigheter och inventarier
			Avstämning anläggningsregister mot huvudbok	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Xxx	Xxxxxx	I samband med årsbokslut sker avstämning mellan anläggningsregistret och huvudbok. Detta sparas ihop med boksluts-dokumentationen
	2.4.1.6	Ta fram bokslut
			Bokslutsbilagor med underlag	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Nej	Papper
			Balans- och resultaträkning	Nej	Närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Xxx	Xxxxxx
	2.4.1.7	Hantera kassor

			Handlingar som visar var medlen kommer ifrån (t ex kassakvitto, uttag från kommunens konton för att fylla på handkassa)	Nej	I närarkiv 2-200	Gallras efter 10 år	Ja	Papper	Dessa underlag blir verifikationer i bokföringen. Se avsnitt 2.4.1.4
	2.4.3.3	Hantera övriga bidrag
			Bidragsredovisning slutredovisning	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Papper/ digitalt	Diarieförs i projektets ärende varje gång redovisning sker
	2.4.8	Taxering och skatteredovisning
			Fastighetsdeklarationer	Nej	Närarkiv 2-211	Gallras efter 7 år Se anmärkning	Xxx	Xxxxxx/ digitalt	T.o.m. 2018 –gallras efter 10 år. Efter 2019 efter 7 år
2.5		Upphandling och inköp
2.5.1		Formaliserad upphandling
			Uppdragsdokument	Nej	Intranät	Bevaras	Till arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar	Digitalt

			Förfrågningsunderlag	Nej	Upphandlings-system TendSign	Bevaras	Till arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar	Digitalt
			Annons	Nej	Upphandlings-system TendSign	Bevaras	Till arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar	Digitalt
			Korrespondens	Nej	Upphandlings-system TendSign	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt
			Anbudsöppningsprotokoll	Nej	Upphandlings-system TendSign/ närarkiv	Bevaras	Till arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar. Skrivs ut för underskrift	Digitalt/papper
			Anbud, ej antagna	Nej	Upphandlings-system TendSign	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt

			Anbudsutvärderingar	Nej	Upphandlings-system TendSign	Bevaras	Till arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar	Digitalt
			Tilldelningsbeslut	Nej	Upphandlings-system TendSign	Bevaras	Till arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar. Skrivs ut för undertecknade	Digitalt
			Anbud antaget	Nej	Upphandlings-system TendSign	Bevaras	Till arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar	Digitalt
			Avtal, ramavtal	Nej	Närarkiv/Xxxxxxx	Xxxxxxx	Till arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar. Skrivs ut för undertecknade	Digitalt/ papper

			Överprövning	Nej	Filstruktur	Xxxxxxx	Xxxx arkiv efter 4 år eller när ny upphandling startar. Skrivs ut för undertecknade
2.5.5		Direktupphandla
			Uppdragsdokument	Xx		Xxxxxxx	Efter 4 år	Digitalt
			Förfrågningsunderlag	Xx		Xxxxxxx	Efter 4 år	Digitalt
			Utvärdering och meddelat beslut	Ja		Bevaras		Digitalt
			Anbud, antaget	Ja	Diariet/Närarkiv	Bevaras	Efter 4 år	Digitalt/ papper	Bilagor till anbud i form av modeller, ritningar och planer kan gallras om d är beskrivna eller avbildade i dokumentationen
			Anbud, ej antagna	Ja	Diariet/Närarkiv	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt/ papper
			Anbudsförteckning	Ja		Bevaras	Efter 4 år	Digitalt
			Avtal/beställning/ rekvisition	Xx		Xxxxxxx	Efter 4 år	Digitalt	Skrivs ut för undertecknade Finns också i avtalspärmar i närarkiv

2.5.9		Avtalsförvaltning
			Justeringar, förlängningar av avtal	Xx		Xxxxxxx	Efter 4 år	Digitalt/ papper	Xxxxxx ut för undertecknade
			Prislistor	Ja	Filstruktur	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt
			Avtal av långvarig, övergripande eller varaktig betydelse	Ja	Närarkivet 2-211	Bevaras	3 år efter avtalstidens slut	Digitalt/ papper	Ej upphandlingar där upphandlingsenheten varit behjälplig, finns i avtalsdatabas. Skrivs ut för undertecknade
			Avtal av begränsad, tillfällig eller ringa betydelse	Ja	Närarkivet 2-211	Gallras 2 år efter avtalstidens utgång	Nej	Digitalt	Skrivs ut för undertecknade
2.6		Lokalförsörjning och fastighetsunderhåll
2.6.0		Styra leda organisera
	2.6.0.1	Hantera ritningar

			Ritningar	Ja	Mapp/Ibinder	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt/ Papper	Förvaras i fastighetsordning. Ritningar i pappersformat levereras till kommunarkivet, diarieförs ej. Relationsritningar som mottas i PDF skickar för diarieföring i Evolution och diarieförs i fastighetsordning. Digitala ritningar som förvaras i fastighets-ordning på P och enbart kan öppnas med CAD mellanarkiveras på P tills vidare, diarieförs ej.
2.6.1		Anskaffning
	2.6.1.0	Leda - Styra - Organisera
	2.6.1.1	Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal
			Egenkontroller	Ja	Mapp/Ibinder P-katalog	Bevaras	Efter 3 år	Digitalt

			Bygglov	Ja	Mapp/Ibinder P-katalog	Bevaras	Nej	Digitalt
			Projekteringar och utredningar	Ja	Mapp/Ibinder P-katalog	Bevaras	Nej	Digitalt
			Avtal/Beställningsskrivelser	Ja	Mapp/Ibinder P-katalog	Bevaras	Nej	Digitalt
			Mejlkonversationer	Ja	Mapp/Ibinder P-katalog	Bevaras	Nej	Digitalt
	2.6.1.2	Hyra lokal eller fastighet
			Avtal	Ja	Diariet/ Närarkivet 2-211	Bevaras	3 år efter avslut	Digitalt/ papper	Avtal m.m
	2.6.1.3	Köpa lokal eller fastighet
			Avtal	Ja	Diariet/ Närarkivet 2-211	Bevaras	3 år efter avslut	Digitalt/ papper	Avtal m.m.
2.6.2		Underhåll
	2.6.2.0	Leda - Styra - Organisera
	2.6.2.1	Underhålla lokal
			Handlingar om fastighetsunderhåll	Nej	P-katalog	Gallras vid inaktualitet.	Nej	Digitalt	Sorteras i fastighetsordning.
			Köldmedier	Nej	P-katalog	Gallras vid inaktualitet.	Nej	Papper
			Tillsyn	Nej	P-katalog	Gallras vid inaktualitet.	Nej	Papper
			OVK	Nej	P-katalog	Gallras vid inaktualitet.	Nej	Digitalt
			Energistatistik	Nej	Momentum Pärm	Bevaras	Efter 10 år	Digitalt Papper	Gammal statistik i pärmar Ny statistik i molntjänst
			Energideklaration	Nej	P-katalog	Gallras vid inaktualitet.	Nej		Sorteras i fastighetsordning.
			Radonmätningar	Nej	P-katalog	Gallras vid inaktualitet.	Nej		Sorteras i fastighetsordning
	2.6.2.2	Lokalvårda
			Avtal	Nej	P-katalog	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt
			Städrutiner	Nej	P-katalog	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt
	2.6.2.3	Sköta utemiljöer
			Handlingar om fastighetsunderhåll	Ja	Diariet	Efter 2 år	Ja	Digitalt	Fastighetsordning
2.6.3		Avveckling
	2.6.3.1	Försälja byggnad eller lokal
			avtal	Ja	Diariet/ närarkiv 2-211	Efter 3 år	Nej	Digitalt/ Papper
	2.6.3.2	Xxxx byggnad eller lokal
			avtal	Ja	Diariet/ närarkiv 2-211	Efter 3 år	Nej	Digitalt/ Papper
2.6.4		Intern uthyrning
	2.6.4.1	Hyra ut byggnad eller lokal
			Avtal	Ja	Diariet/ närarkiv 2-211	Efter 3 år	nej	Digitalt/ Papper
2.10		Sektorstöd
2.10.1		Kontorsstöd
	2.10.1.1	Svara för kundtjänst/ kontaktcenter
			Dokumentation kontaktcenter	Nej	Verksamhets-system Kontaktcenter	Gallas vid inaktualitet	Nej	Digitalt	Handlingar av varaktig betydelse diarieförs
			Statistik	Nej	Verksamhets-system Kontaktcenter	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt	Bevaras i diariefört ärende om det finns ett gällande den statistiken
			Föreningsbidrag	Nej	Kontaktcenter	Bevaras	3 år	Digitalt/papper	Ansökan, resultaträkning, balansräkning, revisionsberättelse och årsmötesprotokoll och sammanställning över ansökningar
			Hemsändningsbidrag	Nej	Kontaktcenter /Närarkiv 2-200	Bevaras	3 år	Digitalt	Ansökan, förteckning över hushåll, utanordning
			Faderskap för sammanboende	Nej	Kontaktcenter /Procapita	Bevaras	3 år	Digitalt	Underrättelse från Skatteverket, protokoll, bekräftelse faderskap, anmälan gemensam vårdnad, ärendeförteckning ur Procapita
		Hantera borgerliga vigslar
			Vigselintyg och hindersprövningar	Nej	Kontaktcenter	Skickas vidare	Nej	Papper	Inkomna intyg skickas vidare till skatteverket när det gäller vigselintyget och länsstyrelsen när det gäller hindersprövningen. Uppgifter förs in i e-tjänst för att boka tid för vigseln
2.10.2		Fordon och transporter
	2.10.2.1	Hantera leasing
			avtal	Ja	Diariet	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt

	2.10.2.2	Driva bilpool
			körjournal	Ja	Fordons-hanterings-system	Gallras efter 2 år	Nej	Digitalt	Fleet
	2.10.2.3	Driva fordonsverkstad
			avtal	Ja	Diariet	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt
3		Fysisk planering
3.2		Mark och exploatering
3.2.1		Köp och försäljning av bebyggd eller obebyggd fastighet
			Köp av fastighet	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Papper/ digitalt
			Köpekontrakt med bilagor	Ja	Diariet	Bevaras	2 år efter avtalets utgång	Papper/ digitalt
			Köpebrev	Ja	Diariet	Bevaras	10 år	Papper/ digitalt

			Försäljning av fastighet	Ja	Diariet	Bevaras	Efter 3 år	Papper/ digitalt
			Fastighetstaxering	Nej	Närarkiv 2-211	Gallras efter 5 år	Xxx	Xxxxxx/ digitalt
3.2.2		Arrendera mark eller fastighet
			Arrendera mark eller fastighet	Nej	Närarkiv 2-211	Bevaras	3 år efter avslut	Papper/ digitalt
3.2.3		Hantera servitut och ledningsrätter
			Upprätta och avsluta servitut	Nej	Närarkiv 2-211	Bevaras	3 år efter avslut	Xxxxxx/ digitalt
3.2.4		Hantera nyttjanderätt
			Upprätta eller avsluta nyttjanderättsavtal	Nej	Närarkiv 2-211	Bevaras	3 år efter avslut	Papper/ digitalt
4		Miljö och samhällsskydd
4.1.9		Svara för livsmedelsäkerhet
	4.1.8.1	Offentlig kontroll
			Tillsyn offentlig livsmedelanläggning	Nej	Egenkontroll-pärm	Gallras efter 2 år	Nej	Papper/ digitalt

5		Infrastruktur
5.6		Gator vägar och parkeringar
5.6.1		Hantera gator, vägar, torg och broar
			Lokala trafikföreskrifter	Nej	Transport-styrelsens RDT (riksdatabasen för trafik-föreskrifter)	Bevaras	Nej	Digitalt
			Transportdispens	Nej	P://Park-Gata	Gallras efter 3 år	Nej	Digitalt	Samt hos trafikverket
			Ansökan och beslut om farthinder	Nej	E-tjänst	Kan gallras efter 1 år	Nej	Digitalt	Blomlådor

			Register, information, status för vägar	Nej	Databas hos Sweco	Gallras efter 5 år	Nej	Digitalt
			Register och besiktnings-protokoll för broar	Nej	BATMAN, system hos Trafikverket	Bevaras	Nej	Digitalt
			Asfalteringsarbeten, avtal	Nej	Avtal hos Upphandling, Gator & Drift.	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt/Papper
			Besiktningsprotokoll beläggning gator	Nej	Pärm hos Gator & Drift, och under P:	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt/Papper
5.6.2		Hantera trafiksignaler
			Dokumentation	Nej	Gator & Drift, Pärm i anslutning vid trafiksignaler	Gallras vid inaktualitet	Nej	Papper
5.6.3		Hantera belysning
			Ritningsmaterial etc.	Nej	Tekla hos Lidköpings Elnät	Bevaras	Nej	Digitalt
			Placering etc. av belysningsspolar	Nej	Geosecma	Bevaras	Nej	Digitalt
5.6.4		Hantera gång- och cykelbanor

			Register, information, status för vägar och cykelvägar.	Nej	Databas hos Sweco	Gallras efter 5 år	Nej	Digitalt
5.6.5		Hantera parkeringsplatser
			Lokala trafikföreskrifter	Nej	Transport-styrelsens RDT (riksdatabasen för trafikföreskrifter)	Bevaras	Nej	Digitalt
5.6.6		Hantera trafikärenden
		Flyttning av fordon
			Brev till fordonsägare	Nej	Pärm hos handläggare	Gallras efter 10 år	Nej	Papper
			Protokoll	Nej	Pärm hos handläggare	Gallras efter 10 år	Nej	Papper
			Notering att flyttning utförts	Nej	Pärm hos handläggare	Gallras efter 10 år	Nej	Papper
	5.6.6.1	Parkeringstillstånd för funktionshindrade
	5.6.6.2	Ansökan

			Ansökan	Nej	Arkivskåp handläggare	Gallras efter 1 år	Nej	Papper
	5.6.6.3	Läkarintyg
			Läkarintyg	Nej	Arkivskåp handläggare	Gallras efter 1 år	Xxx	Xxxxxx	Sekretess enligt OSL
	5.6.6.4	Bilagor
			Bilaga foto och namnteckning	Nej	Arkivskåp handläggare	Gallras efter 1 år	Nej	Papper
	5.6.6.5	Beslut
			Beslut om beviljat parkeringstillstånd	Nej	Arkivskåp handläggare	Gallras efter 1 år	Nej	Papper
	5.6.6.6	Avslag
			Avslag på ansökan, beslut samt delgivningskvitto	Nej	Arkivskåp handläggare	Gallras efter 1 år	Nej	Papper
	5.6.6.7	Överklagan
			Överklagan på avslag kommer in	Nej	Arkivskåp handläggare	Gallras efter 1 år	Nej	Papper	Ändras, skickas överklagan efter rättidsprövning

	5.6.6.8	Överklagan skickas till Länsstyrelsen
			Överklagan (+ ev. yttrande) skickas till Länsstyrelsen för beslut	Nej	Arkivskåp handläggare	Gallras efter 1 år	Xxx	Xxxxxx	Original skickas till Länsstyrelsen, kopia i akten
	5.6.6.9	Beslut från Länsstyrelsen
			Beslut från Länsstyrelsen	Nej	Arkivskåp handläggare	Gallras efter 1 år	Nej	Papper
	5.6.6.10	Delegationsbeslut
			Lista delegationsbeslut	Nej	P:	Gallras efter 2 år	Nej	Papper	Till nämndsekreterare vid månadsslut
		Löpande hantering av parkeringstillstånd
			Parkeringstillstånd, ej giltiga	Nej	G&D/ Parkerings-övervakarna	Gallras vid inaktualitet	Nej	Papper	Parkeringstillstånd, ej giltiga som återsänds klipps sönder efter registrering om att de inkommit.
			Utdrag ur KIR på avlidna	Nej	G&D/ Parkerings-övervakarna	Gallras vid inaktualitet	Nej	Papper	Gallras omedelbart efter utsortering av personakter

		Bevilja nyttokort
			Register för beviljade nyttokort	Nej	Pärm hos handläggare	Gallras vid inaktualitet	Nej	Papper
		Hantera parkeringsstatistik
			Sammanställning i Excelfil	Nej	P: Lid/SB/Alla/Plan och trafik	Gallras vid inaktualitet	Nej	Papper	Räkning genomförs 1 gång/år under tre dagar i sträck
		Hantera statistik från Transportstyrelsen avseende parkeringsanmärkningar
			Statistik	Nej	G&D/ Parkerings-övervakarna	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt	Inkommer i sektorns e-postlåda
			Återrapportering av belopp	Nej	G&D/ Parkerings-övervakarna	Gallras vid inaktualitet	Nej	Digitalt	Mejlas till redovisning
5.6.7		Bidra till enskilda vägar
			Ansökan och beslut	Ja	E-tjänst Diariet	Bevaras	3 år	digitalt