LEDIG TJÄNST Personalspecialist
LEDIG TJÄNST
Personalspecialist
Enhet: Tjänster avseende resurshantering Referens: ECDC/FGIII/2022/RMS-HRS
Härmed utlyses ovanstående tjänst som kontraktsanställd vid Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC).
Arbetsbeskrivning
ECDC planerar att anställa två personer för den lediga tjänsten ovan, en person inom utbildning och utveckling och en inom personaltjänster (vilket inbegriper arbetsuppgifter inom personaladministration och rekrytering). ECDC avser också att upprätta en reservlista som kan komma att användas om andra tjänster blir lediga inom det aktuella området.
Du som får tjänsten kommer att ingå i personalavdelningen och ansvara för att utföra uppgifter inom ett eller flera av följande personalområden:
Personaladministration
• Förvalta enskilda personalrättigheter och personalförmåner, inbegripet löner och tillägg, samt administrera anställningsavtal och förfaranden som rör personal som tillträder en tjänst, provanställningsperioder, förnyelse av avtal och avslut av tjänstgöring.
• Hantera och stödja förfaranden med anknytning till personalens arbetsvillkor, tidshantering, ledighet och frånvaro.
• Stödja personalens integrationsprocess genom att ge råd och information i relevanta frågor (inbegripet introduktion till ECDC och omlokalisering).
Rekrytering och urval
• Samordna urvalsförfarandena genom att hantera alla administrativa steg, alla dokument och all kommunikation med sökande.
• Xxxxxxx som sekreterare i urvalskommittén.
• Ge råd till och stödja urvalskommittén under alla steg i rekryteringsförfarandet. De anställdas hälsa och välbefinnande
• Samordna verksamhet med anknytning till personalens hälsa och välbefinnande på arbetsplatsen, såsom ergonomi, säsongsvaccinationer och hälsofrämjande kampanjer.
• Hantera arrangemangen och administrationen för de årliga läkarundersökningarna och läkarundersökningarna före rekrytering.
• Samarbeta med externa leverantörer som tillhandahåller tjänster inom området personalens hälsa och välbefinnande.
Utbildning och utveckling
• Stödja utformningen av utbildningsinsatser och upphandlingen av utbildningslösningar på olika sätt och i olika former: utbildning på plats/hybridutbildning, kurser på nätet osv. utifrån centrumets strategi, kompetensbibliotek och krav för centrumets enheter.
• Sätta in och administrera utbildningsverksamhet inom ramen för olika lärandemiljöer, utbildning på plats, hybridutbildning eller nätbaserat lärande. Administrera system för utbildningshantering, med avseende på registrering, rapportering och utvärdering av utbildningsverksamhet. Främja utbildningsverksamhet genom interna kommunikationskanaler, intranät, nyhetsbrev osv.
• Stödja framtagningen av innehåll för att skapa kurser via nätbaserat lärande samt utbildningsmaterial.
•
Allmänt personalstöd tillämpligt på alla ovannämnda områden
• Ge råd och stöd till personal och chefer i personalfrågor i allmänhet och särskilt inom ett eller flera av de ovannämnda områdena.
• Stödja utvecklingen och översynen av nya och befintliga strategier, förfaranden, riktlinjer och arbetsinstruktioner inom respektive personalområde och bidra till utvecklingen av personalförvaltningssystem.
• Tolka och tillämpa regler och bestämmelser och ge råd till kollegor, personal och chefer i enlighet med detta, inbegripet utarbetande av bakgrundsinformation och intranätinnehåll.
• Regelbundet och vid behov rapportera personalstatistik till ledningen och till externa organ såsom Europeiska kommissionen.
• Utföra en rad administrativa uppgifter på personalområdet (inbegripet diarieföring, arkivering, dokumentregistrering och underhåll av databaser).
• Utföra övriga uppgifter med koppling till det relevanta arbetsområdet efter behov.
Krav på kvalifikationer och erfarenhet
A. Formella krav
För att betraktas som behörig sökande måste du uppfylla följande formella krav:
• Vara medborgare i en av EU:s medlemsstater eller Norge, Island eller Liechtenstein.
• Åtnjuta fullständiga medborgerliga rättigheter3.
• Ha fullgjort alla skyldigheter enligt gällande värnpliktslagstiftning.
• Uppfylla de skötsamhetskrav som ställs för tjänsteutövningen.
• Uppfylla kraven på fysisk lämplighet för tjänsteutövningen.
B. Urvalskriterier
Vi har fastställt nödvändiga kriterier i fråga om yrkeserfarenhet/yrkeskunskaper och personliga egenskaper/social kompetens som du måste uppfylla för att komma i fråga för denna tjänst.
Yrkeserfarenhet och yrkeskunskaper:
Yrkeserfarenhet och yrkeskunskaper:
• Minst tre års yrkeserfarenhet (efter avlagd examen) från tjänster som är relevanta för de arbetsuppgifter som anges i arbetsbeskrivningen.
• Styrkt yrkeserfarenhet och kunskap inom minst två av följande områden: personaladministration, rekrytering och urval, utbildning och utveckling, resultatstyrning eller de anställdas hälsa och välbefinnande.
• Förmåga att analysera, tolka och genomföra regler och bestämmelser på personalområdet.
• Styrkt erfarenhet av att hantera konfidentiella och känsliga frågor.
• Utmärkta kunskaper om Microsoft Office och erfarenhet av att arbeta med personalrelaterade instrument/databaser och personalanalys.
• Utmärkta skriftliga och muntliga kunskaper i engelska.
Personliga egenskaper och social kompetens:
• God social kompetens och förmåga att kommunicera med människor på alla nivåer inom organisationen samt externa partner.
• Mycket god känsla för diskretion och sekretess.
• Utmärkt förmåga att arbeta i grupp.
• Mycket välutvecklad serviceinriktad inställning.
• Stor ansvarskänsla, förmåga att åstadkomma resultat och noggrannhet med detaljer.
• God förmåga att arbeta under press och med snäva tidsfrister.
• Utmärkt planerings- och organisationsförmåga.
Beroende på hur många ansökningar som tas emot kan urvalskommittén komma att tillämpa strängare krav inom ramen för ovannämnda urvalskriterier.
Lika möjligheter
ECDC tillämpar en policy för lika möjligheter och välkomnar ansökningar från alla sökande som uppfyller behörighets- och urvalskriterierna, utan någon åtskillnad på grund av ålder, etnicitet, politisk, filosofisk eller religiös övertygelse, kön eller sexuell läggning och oberoende av funktionsnedsättning.
Utnämning och anställningsvillkor
Den som får tjänsten utnämns utifrån en lista över godkända sökande som urvalskommittén överlämnat till direktören. Det här meddelandet om ledig tjänst utgör underlag för urvalskommitténs förslag. De sökande kommer att bli ombedda att genomgå skriftliga prov. Observera att förslaget kan komma att offentliggöras och att en plats på listan över godkända sökande inte är en garanti för anställning. Listan över godkända sökande kommer att upprättas efter ett öppet urvalsförfarande.
Xxxxxx sökande anställs som kontraktsanställd enligt artikel 3a i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen, för en period på fem år. Kontraktet kan komma att förnyas.
Tjänsten i fråga tillhör tjänstegrupp III.
Observera att all ny personal enligt tjänsteföreskrifterna ska fullgöra en provanställningsperiod på nio månader.
För ytterligare information om anställnings- och arbetsvillkor hänvisas till anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen, som nås via följande länk:
xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxx/XX/XXX/?xxxxXXXXX%0X00000X0000-00000000 Anställningsorten är Stockholm, där centrumets huvudkontor ligger.
Reservlista
Den reservlista som upprättas kan komma att användas vid rekrytering om liknande tjänster blir lediga. Listan kommer att vara giltig fram till den 31 december samma år som ansökningstiden löper ut, men giltighetstiden kan komma att förlängas.
Ansökningsförfarande
För att söka tjänsten måste du skapa ett konto/logga in på ditt konto via ECDC:s e- rekryteringssystem, fylla i alla avsnitt i ansökan och skicka in den. ECDC godtar inte ansökningar som lämnas in per e-post, per post eller på annat sätt.
Sista ansökningsdag är den dag som anges i den engelska språkversionen av meddelandet om ledig tjänst. Vi rekommenderar dig att lämna in din ansökan i god tid innan tidsfristen löper ut för att undvika risken att stöta på tekniska problem och/eller hög belastning på webbplatsen. ECDC kommer inte att godta några ansökningar som lämnas in efter det att tidsfristen löpt ut. När du har skickat in din ansökan kommer du att få ett automatiskt e- postmeddelande som bekräftar mottagandet av din ansökan. Se till att den e-postadress som du anger för ditt användarkonto är korrekt och att du regelbundet kontrollerar din inkorg.
På vår webbplats finns en användarhandledning för e-rekrytering och en vägledning om ECDC:s rekryterings- och urvalsprocess:
xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxx-xx/xxxx-xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxx
På grund av det stora antalet ansökningar som tas emot kommer vi endast att kontakta de sökande som väljs ut till intervju.