DOKUMENTHANTERINGSPLAN
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Personal Antagen att gälla från och med: 2011-01-01 Dnr: 27/11
Handlingsslag Antal år = hela kalenderår utöver ursprungsåret | Förvarings- plats | Gallras (=förstöres) efter antal år | Xxxxxxxxxx efter antal år | Ev. åtgärder vid arkivläggning (utöver rens- ning) | Plats för arkivläggning | Till kommun- arkivet efter antal år | Arkiv- signum | |
Anställningsavtal, original | Sänds till den anställde av anställande chef | |||||||
Anställningsavtal, anställningsmyndigheten | Ansvarig handläggare | 2 | ||||||
Anställningsavtal, löneenheten | Sänds till personalenheten och förvaras där | - | ||||||
Anställningsavtal, personalenheten | Sänds till personalenheten och läggs i personalakt | - | ||||||
Ansöknings- och tillsättningshandlingar | Respektive handläggare | 2 år för det som inte till- förts personal- akt eller åter- lämnats | Ansöknings- handlingar för den som blivit anställd skickas omgående till personalenheten för förvaring i personalakt | |||||
Arbetsmiljöarbete/jämställdhet m.m., planer och mål | Ansvarig handläggare | Bevaras | Då ny version kommer | |||||
Arbetsmiljöinspektionen, meddelande från | Respektive | 5 | Skyddsombudet | |||||
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Personal Antagen att gälla från och med: 2011-01-01 Dnr: 27/11
Handlingsslag Antal år = hela kalenderår utöver ursprungsåret | Förvarings- plats | Gallras (=förstöres) efter antal år | Arkivläggs efter antal år | Ev. åtgärder vid arkivläggning (utöver rens- ning) | Plats för arkivläggning | Till kommun- arkivet efter antal år | Arkiv- signum | |
handläggare | kan gallra sitt ex- emplar efter 2 år | |||||||
Arbetsmiljöinspektionen, korrespondens | Ingår bland diarieförda handlingar | Bevaras | 3 | |||||
Arbetsskada, anmälan om, original | Sänds omedelbart efter påskrift till personalenheten | - | Originalhand- lingen sänds av personalenheten till Försäkrings- kassan som bevarar den där | |||||
Arbetsskada, anmälan om, kopia | Ansvarig handläggare på perrsonalenheten | Bevaras | Personakt | |||||
Försäkran vid sjukfrånvaro. Intyg från läkare eller tandläkare som arbetstagare överlämnat till arbetsgivare | Respektive handläggare som omgående sänder handlingen till personal- enheten | - | ||||||
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Personal Antagen att gälla från och med: 2011-01-01 Dnr: 27/11
Handlingsslag Antal år = hela kalenderår utöver ursprungsåret | Förvarings- plats | Gallras (=förstöres) efter antal år | Xxxxxxxxxx efter antal år | Ev. åtgärder vid arkivläggning (utöver rens- ning) | Plats för arkivläggning | Till kommun- arkivet efter antal år | Arkiv- signum | |
Förtroendevaldas arvodesutbetalning, underlag för (närvarolistor, traktamenten, resor m.m.) | Personal-kontoret | 2 | ||||||
Förtroendevaldas underlag för resor, traktamenten | Personal-kontoret | 10 | ||||||
Förtroendevaldas intyg om lön | Personal-kontoret | 1 år efter att personen slutat som förtroendevald | ||||||
Hälsokontroll av personal | Ansvarig handläggare | 2 | ||||||
Kurser, intyg om genomgångna | Sänds av enskild till personalen- heten | Bevaras | Personakt | |||||
Ledighetsansökan | Ansvarig hand- läggare sänder omedelbart | |||||||
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Personal Antagen att gälla från och med: 2011-01-01 Dnr: 27/11
Handlingsslag Antal år = hela kalenderår utöver ursprungsåret | Förvarings- plats | Gallras (=förstöres) efter antal år | Arkivläggs efter antal år | Ev. åtgärder vid arkivläggning (utöver rens- ning) | Plats för arkivläggning | Till kommun- arkivet efter antal år | Arkiv- signum | |
handlingen till personalenheten | ||||||||
Personaltidning framställd inom förvaltningen | Ansvarig handläggare | Ett exemplar bevaras | 3 | |||||
Personregister/sökregister 1976 - 98 | Personalenheten | Bevaras | Personalenhetens arkiv | |||||
Protokoll från samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare | Arkivutrymme ansvarig handläggare | Bevaras | 3 | |||||
Protokoll, förhandling, t.ex. MBL | Arkivutrymme ansvarig handläggare | Bevaras | 10 | |||||
Protokoll, skyddsrond | Arkivutrymme ansvarig handläggare | Bevaras | 5 | |||||
Rehabiliteringsplan, kopia (Försäkringskassan upprättar planen) | Ansvarig chef | När personen har slutat | ||||||
Rehabiliteringsutredning | Ansvarig chef | När personen har slutat | ||||||
Reseräkningar | Personalenheten | 10 | Personalenhetens arkiv | |||||
Sekretessbevis ( erinran om tystnadsplikt ) | Personalenheten | Bevaras | Sänds omgående efter påskrift till | Personakt | ||||
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Personal Antagen att gälla från och med: 2011-01-01 Dnr: 27/11
Handlingsslag Antal år = hela kalenderår utöver ursprungsåret | Förvarings- plats | Gallras (=förstöres) efter antal år | Xxxxxxxxxx efter antal år | Ev. åtgärder vid arkivläggning (utöver rens- ning) | Plats för arkivläggning | Till kommun- arkivet efter antal år | Arkiv- signum | |
personalenheten | ||||||||
Skriftväxling (rapporter) om förordnanden, ledighet, vikariat, tjänste- och löneförändringar, avsked, pensioner samt ersättningar av olika slag | Ansvarig handläggare | 2 år, under förutsättning att motsvaran- de uppgifter finns i perso- nalakten | Personalenhetens arkiv | |||||
Tjänstgöringsbetyg/anställningsbetyg, kopia | Personalenheten | Bevaras | Sänds omgående efter påskrift till personalenheten | Personakt | ||||
Tjänstgöringsintyg/anställningsintyg, kopia | Respektive handläggare | 2 | Personalenhetens arkiv | |||||
Tjänstgöringsrapporter, T2 | Sänds till personalenheten och förvaras där | 2 | Personalenhetens arkiv | |||||
Tjänstgöringsrapporter, T3, gul | Sänds till den anställde | - | ||||||
Tjänstgöringsrapporter, T3, rosa | Ansvarig handläggare | 2 | ||||||
Tjänstgöringsrapporter, T3, vit | Sänds till personalenheten | - | ||||||
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Personal Antagen att gälla från och med: 2011-01-01 Dnr: 27/11
Handlingsslag Antal år = hela kalenderår utöver ursprungsåret | Förvarings- plats | Gallras (=förstöres) efter antal år | Arkivläggs efter antal år | Ev. åtgärder vid arkivläggning (utöver rens- ning) | Plats för arkivläggning | Till kommun- arkivet efter antal år | Arkiv- signum | |
och förvaras där | ||||||||
Uppsägningshandlingar | Sänds till personalenheten och förvaras där | - | ||||||
Varningsbrev, kopia | Sänds till personalenheten och förvaras där | - | ||||||