Volvokoncernen
Volvokoncernen
Utgåva 1 | 2022
Volvokoncernens uppförandekod 3
Att forma framtiden 4
Volvokoncernens värderingar 4
Våra värderingar vägleder oss 4
Uppförandekoden vägleder oss 4
Uppförandekoden gäller för oss alla 5
Frågor och svar 5
Vi gör affärer på ett rättvist och lagenligt sätt 6
Efterlevnad av produktrelaterade krav 8
Sund konkurrens 9
Antikorruption, inklusive gåvor och representation 10
Efterlevnad av handelsregler (export, import och sanktioner) 13
Bekämpning av penningtvätt 13
Vi skyddar företagets information och tillgångar 14
Vi skyddar människor, information, produkter och tillgångar 16
Konfidentiell information 18
Skydd av personuppgifter 21
Immateriella tillgångar 21
Vi respekterar och tar hand om varandra 22
Hälsa och säkerhet 24
Ömsesidig respekt 24
Mot diskriminering, för mångfald och inkludering 26
Respekt för mänskliga rättigheter och arbetstagares rättigheter 28
Ansvar för miljön 30
Vi skiljer mellan personliga intressen och företagets intressen 33
Intressekonflikter 34
Politiskt engagemang 35
Insiderhandel 36
Vi kommunicerar öppet och ansvarsfullt 39
Redovisning och rapportering 40
Säg ifrån! 42
2 Volvokoncernens uppförandekod
Bästa kollega!
I Volvokoncernen ingår några av världens mest kända varumärken, med ett renommé som har formats över ett århundrade. Det är allas vårt ansvar att leva upp till det arvet och att bygga en ännu starkare framtid för vårt företag.
Som en stor global organisation har vi både en möjlighet och skyldighet att hjälpa till att forma den värld vi vill leva i. Vi tror på att behandla varandra på ett respektfullt sätt och med sund konkurrens.
Eftersom på en öppen marknad utan korruption är det de bästa lösningarna som vinner och företag vågar investera för framtiden.
I en värld som blir allt mer komplicerad är uppförandekoden vår ledstjärna och våra värderingar
– framgång för kunden, tillit, passion, förändring
och prestation – ska återspeglas i allt vi gör.
Det är hur var och en av oss agerar som definierar oss som företag och hur omvärlden ser på oss. Jag är stolt över det vi har uppnått och över den strävan att göra saker bättre som finns i vår organisation.
Xxxxxx Xxxxxxxxx
Koncernchef för AB Volvo
4 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 5
Att forma framtiden
Inom Volvokoncernen tar vi täten i branschen för att skapa den värld vi vill leva i. Vi gör affärer på ett rättvist och lagenligt sätt. Vi utvecklar ständigt våra produkter och tjänster för att öka värdet för våra kunder, stödja hållbara samhällen och främja människors välmående och säkerhet.
Volvokoncernens värderingar
FRAMGÅNG FÖR KUNDEN
Vi gör våra kunder till vinnare.
TILLIT
Vi litar på varandra.
PASSION
Vi har passion för det vi gör.
FÖRÄNDRING
Vi förändras för att fortsätta vara ledande.
PRESTATION
Genom att vara lönsamma formar vi själva vår framtid.
Våra värderingar vägleder oss
När vår affär är framgångsrik driver det verksamheten framåt. När vi agerar som en ansvarsfull samhällsaktör främjar och stärker vi våra värderingar globalt, och bidrar till ett välfungerande och framgångsrikt samhälle.
Uppförandekoden vägleder oss
Våra värderingar vägleder vårt ledarskap genom Volvokoncernens ledarskapsprinciper: Led med passion, prestera med syfte och förvandla med vision.
Uppförandekoden visar våra värderingar i praktiken, särskilt inom områden där det krävs viktiga etiska eller juridiska överväganden.
Uppförandekoden sammanfattar det vi står för och vad vi förväntar oss av dig.
Uppförandekoden gäller för oss alla
Uppförandekoden gäller för alla som arbetar för Volvokoncernen, inklusive hel- och deltidsanställda, tillfällig personal, ledning och bolagsstyrelser i Volvokoncernens företag.
Alla anställda ansvarar för att själva informera sig om de regler och policyer som är relevanta för deras arbete.
Vår uppförandekod kan också användas för att ange vilka förväntningar vi har på affärspartners, konsulter och tredje parter. Vi vill samarbeta med dem vars agerande stämmer överens med vår uppförandekod och våra värderingar.
Frågor och svar
Är du chef?
Agera enligt våra värderingar och uppförandekoden. Var ett gott föredöme genom ditt eget agerande.
Se till att ditt team känner till uppförandekoden och vet hur den ska användas. Uppmana medarbetare att kontakta dig om de har frågor och funderingar.
Hur ska jag använda mig av uppförandekoden?
Läs den så att du förstår vad som förväntas av dig. Använd den sedan som referens om du behöver vägledning inom ett visst område.
Du bör även konsultera Volvokoncernens policydokument, resurser och Compliance- program. De är avsedda att komplettera uppförandekoden och ger ytterligare vägledning och information.
Vad gör jag om jag inte hittar svaret i uppförandekoden?
Uppförandekoden innehåller regler och principer för hur vi bedriver vår verksamhet. Den kan däremot inte beskriva varje faktisk situation som kan uppstå och ibland är det rätta svaret inte uppenbart.
Om du någon gång tvekar över hur du ska agera ska du ställa dig själv dessa frågor:
• Strider det mot lagen? Är det oetiskt?
• Skulle det kännas obekvämt att läsa om det i media?
• Kan det skada människor eller miljön?
• Kan det skada Volvokoncernens rykte världen över?
• Utsätter jag företagets tillgångar för säkerhetsrisker?
Om svaret är ja, stanna upp och kontakta din chef som kan hjälpa dig att hitta
ett sätt att hantera situationen på. Legal & Compliance kan ge juridisk rådgivning och vägledning om kraven i uppförandekoden är otydliga på något sätt.
Vad gäller om uppförandekoden står i konflikt med lokal lagstiftning?
Vi vill bedriva all vår verksamhet i enlighet med uppförandekoden. Ingenting i uppförandekoden ska dock ses som en uppmaning att bryta mot lagen.
Vilka konsekvenser får det om jag inte följer uppförandekoden?
Vi ansvarar alla för att följa uppförandekoden och var och en av oss är ansvarig för vårt uppförande.
Om du inte följer uppförandekoden kan det leda till disciplinära åtgärder, inklusive risk för uppsägning och till och med åtal.
6 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 7
Vi gör affärer på ett rättvist och lagenligt sätt
Att bedriva verksamhet som följer tillämpliga lagar och regler är grundläggande för hållbar framgång och det bästa sättet att skydda vårt varumärke och vårt goda rykte.
8 Volvokoncernens uppförandekod
Efterlevnad av produktrelaterade krav
Volvokoncernens produkter utformas, tillverkas, marknadsförs och säljs för att uppfylla gällande lagstadgade krav och interna kvalitets-,
skydds- och säkerhetsstandarder. Efterlevnad är avgörande för att vi ska kunna skapa ett förtroende för våra produkter, vilket leder till framgång för oss och våra kunder.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Följ all lagstiftning och alla myndighetskrav och interna standarder, inklusive krav gällande utsläpp, säkerhet, skydd, farliga material och komponenter samt buller.
• Kompromissa inte med efterlevnaden av produktrelaterade krav och lämna inte vilseledande information, såsom beträffande säkerhets- och miljörelaterade egenskaper.
• Om du designar nya produkter eller ändrar befintliga produkter ska du se till att de uppfyller myndighets- och lagkrav vid produktlanseringen och så länge som det krävs därefter.
NOTERA:
Ibland kan en förfrågan från marknaden stå
i konflikt med våra skyldigheter enligt gällande lagstiftning. I sådana situationer måste vi fortsätta att följa alla lagstadgade krav på design, tillverkning, försäljning, prestanda och marknadsföring av våra produkter och tjänster.
Sund konkurrens
Vi tror på att våra produkter och tjänster kommer att vara framgångsrika på en konkurrensutsatt marknad och att en rättvis marknad gynnar oss. Vi konkurrerar baserat på fördelarna med våra produkter och tjänster och gör ingenting som bryter mot konkurrenslagstiftningen, till exempel överenskommelser med konkurrenter. Vi
behandlar våra leverantörer professionellt och väljer leverantörer utifrån objektiva kriterier.
Eftersom konkurrenslagstiftning är ett komplicerat område är det viktigt att känna till vad som krävs och att rådfråga Legal & Compliance vid behov.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Utbyt inte kommersiellt känslig information med konkurrenter.
• Gör inga överenskommelser med konkurrenter i viktiga frågor som prissamverkan, marknadsandelar eller uppdelning av kunder.
• Var särskilt försiktig när du deltar i aktiviteter som innebär kontakt med konkurrenter,
till exempel branchorganisationsmöten, samarbetsprojekt eller arbete med branchstandardisering.
• Använd endast lagliga metoder för att samla in information om konkurrenter.
• Du ska inte styra eller begränsa priser eller villkor för våra produkter som sätts av oberoende återförsäljare.
• Se till att du förstår och följer Volvokoncernens policyer och rutiner och rådgör med Legal & Compliance om du har några funderingar.
Volvokoncernens uppförandekod 9
Vilka är konkurrenter?
Våra konkurrenter är alla oberoende företag som konkurrerar eller skulle kunna konkurrera med Volvokoncernen på en specifik marknad.
Våra konkurrenter omfattar tillverkare av slutprodukter (OEM- företag), men även andra företag som vi gör affärer med, till exempel leverantörer, privata återförsäljare
eller våra kunder i den mån de även är konkurrenter på marknaden.
När en leverantör eller en kund även är konkurrent gäller samtliga begränsningar som anges här, inklusive begränsningar om att ingå avtal samt dela med sig av eller ta emot viss information. Använd inte affärsrelationen som en förevändning för att bryta mot konkurrenslagarna.
Vad är kommersiellt känslig information?
Det innefattar:
• priser, avgifter, kostnader, marginaler eller rabatter
• försäljningsvillkor eller lönsamhet
• distribution, affärsplaner, eftermarknadsstrategier, marknadsprognoser eller produktutvecklingsplaner.
Att dela med sig av, ta emot eller utbyta denna typ av information kan vara förbjudet även om det görs i informella sammanhang, till exempel i samtal med en tidigare medarbetare eller vän som numera arbetar för en
konkurrent. Om du har några frågor om huruvida ett samtalsämne är olämpligt eller inte ska du ta upp det i förväg med Legal & Compliance.
10 Volvokoncernens uppförandekod
Antikorruption, inklusive gåvor och representation
Korruption innebär att missbruka sin makt eller ställning för personlig vinning. En vanlig form av korruption är mutor. Korruption är inte bara
olagligt, det får också allvarliga negativa effekter. Det skadar samhällen, hindrar den ekonomiska utvecklingen och underminerar demokratiska inrättningar och samhällets moraliska grunder. Vi som företag är emot korruption. Alla former av korruption, inklusive mutor, är strängt förbjudet. Vi betalar inte, erbjuder inte och tar inte emot mutor eller andra orättmätiga fördelar, såsom gåvor eller representation som anses som överdådiga, i syfte att påverka affärsbeslut eller försäkra sig om orättmätiga fördelar. Vi arbetar inte med leverantörer, säljare eller partners som erbjuder mutor eller är inblandade i korrupta aktiviteter.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Ge inte, erbjud inte och lova inte något av värde till och ta inte emot något av värde från en tredje part för att försäkra dig om otillbörliga fördelar eller för att påverka ett beslut. Tänk på att även om dina handlingar inte är avsedda att vara otillbörliga, så kan de uppfattas på det sättet av andra. Använd ett gott omdöme i dina beslut och ditt agerande.
• Be aldrig andra att ge, erbjuda eller ta emot mutor å våra vägnar.
• Genomför ordentlig granskning av alla mellanhänder i enlighet med vår antikorruptionspolicy. Övervaka deras
arbetsaktiviteter och arbeta inte med tredje parter om du misstänker att deras agerande kan vara oförenligt med vår uppförandekod.
• Begränsa din användning av gåvor och representation. Säkerställ att gåvor och representation alltid är rimliga och passande under omständigheterna, se till att få de godkännanden som behövs och agera med maximal transparens.
• Genomför noggrann granskning och var särskilt uppmärksam när det gäller gåvor eller representation till en offentlig tjänsteman, eftersom personer i sådan ställning oftast är
föhindrade enligt lag att ta emot några förmåner.
• Tänk på att icke-monetära gåvor och tjänster, inbegripet jobberbjudanden, hjälp med visum eller förmånlig behandling, också kan leda
till ökad korruptionsrisk om dessa innebär personliga förmåner för mottagaren.
• Bokför alla transaktioner och utlägg på korrekt sätt i Volvokoncernens böcker och underlag. Skapa aldrig ofullständiga, falska eller vilseledande poster.
ATT KONKURRERA RÄTTVIST OCH XXXXXXX XXXXX ...
... skyddar vårt rykte och bygger upp ett förtroende på marknaden genom att visa att vi ständigt agerar med integritet.
Volvokoncernens uppförandekod 11
Volvokoncernens uppförandekod 13
Efterlevnad av handelsregler (export, import och sanktioner)
Som globalt företag har vi policyer och processer på plats för att följa tillämpliga internationella handelsregler. Handelsregler används av
länder för att reglera rörligheten för produkter, teknologi, mjukvara och teknisk information över nationsgränser. Brott mot dessa regler kan leda till åtal för ansvariga företag och individer. Det kan också leda till negativ publicitet, försenade leveranser eller till och med förlust av import- och exporttillstånd.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Se till att du känner till och följer de handelsrestriktioner som gäller där du gör affärer. Dessa kan vara komplexa eftersom reglerna kan variera mellan olika marknader och även kan förändras som en reaktion på händelser i omvärlden.
• Utred kraven på exporttillstånd innan du exporterar en produkt eller delar med dig av teknisk information eller mjukvara över nationsgränser.
• Stöd och följ våra rutiner för att genomföra granskning av tredje parter och affärspartners, eftersom vi kan vara förhindrade att handla med parter som är föremål för sanktioner.
• Om du har frågor ska du kontakta Legal & Compliance, exportkontrollteamet inom Group Trucks Operations eller Group Compliance.
Bekämpning av penningtvätt
Penningtvätt gör det möjligt för kriminella och andra att dölja källan till medel som införskaffats på olagligt sätt. Dessa medel kan komma från eller stödja verksamhet som människohandel, droghandel, terrorism, utpressning eller bedrägeri. Volvokoncernen underlättar inte och stöder inte penningtvätt.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Lär känna din kund, se till att du förstår villkoren för samtliga transaktioner och var uppmärksam på tecken på penningtvätt.
• Rapportera alla misstänkta transaktioner till Legal & Compliance, inklusive betalningar via tredje part, köp av större omfattning där
betalning sker kontant eller med andra likvida medel.
• Om du arbetar för Volvo Financial Services ska du känna till och följa de ytterligare krav som gäller för ditt arbete.
12 Volvokoncernens uppförandekod
14 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 15
Vi skyddar företagets information och tillgångar
Vår information och våra tillgångar är väsentliga för vårt arbete och vår verksamhet, och därför måste vi alla skydda och hantera dessa på ett lämpligt sätt.
16 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 17
Vi skyddar människor, information, produkter och tillgångar
Varumärkena inom Volvokoncernen är synonyma med säkerhet och uppfattas som pålitliga varumärken. I takt med att vår
verksamhet förändras till att omfatta tjänster och lösningar, fortsätter vi att stärka denna tillit genom att proaktivt arbeta med säkerhet och med att skydda vår information, våra individer, våra individer, produkter och tillgångar.
Säkerhet är en effektiv faktor i affärssammanhang och en viktig punkt för våra kunder, anställda och affärspartners. Var och en av oss har ansvar för att förstå våra skyldigheter inom detta område, och för att uppfylla de förväntningar som uttrycks i våra policyer.
När vår verksamhet utsätts för säkerhetshot är en engagerad arbetsstyrka vårt bästa skydd. Vi är måna om varandras säkerhet. Vi tänker på säkerheten när vi samlar in, delar och använder uppgifter och vi skyddar Volvokoncernens tillgångar, inbegripet fysiska och finansiella tillgångar.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Utbilda dig om och tillämpa de skyddskrav som gäller för dina aktiviteter, resor, ditt verksamhetsområde och för Volvokoncernen.
• Var uppmärksam, agera på och rapportera alla misstänkta aktiviteter när du är online.
• Var försiktig och vaksam när du delar känslig information.
• Skydda företagets tillgångar från skada, stöld eller förlust och rapportera allt missbruk av företagets lager, kontanter, utrustning, material och andra tillgångar.
• Använd ditt goda omdöme när du använder företagets medel.
• Använd inte företagets tillgångar, till exempel utrustning och medel, för att gynna dig själv eller någon annan personligen.
• Skydda företagets lokaler, utrustning och verktyg från obehörig åtkomst.
• Följ rutiner och anvisningar för rapportering av utgifter och redovisa inte personliga utgifter som företagsutgifter.
• Om du är osäker, be din chef om råd.
Ditt uppförande och agerande gör skillnad.
Genom att vara vaksam och uppmärksam i allt du gör hjälper du till att skydda företaget.
Volvokoncernens uppförandekod 19
18 Volvokoncernens uppförandekod
Skyddsåtgärder
Följ dessa rutiner för att skydda information om våra produkter, vår personal och våra kunder:
• Följ kraven i Volvokoncernens riktlinjer för klassificering. Xxxxxxx och hantera information i enlighet med dess status som "Open", "Internal", "Confidential" respektive "Strictly Confidential".
• Lämna inte ut information via telefon eller e-post som svar på oväntade förfrågningar, såsom information om medarbetare, hemadresser, telefonnummer eller resplaner.
Konfidentiell information
Vi har alla en skyldighet att skydda information som Volvokoncernen anser vara konfidentiell.
Stöld, obehörig användning eller yppande kan orsaka stor skada på vår verksamhet.
Det inbegriper all information som vi inte offentliggjort om våra processer, våra produkter, vår innovation och våra ekonomiska eller strategiska planer eller position.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Se till att du har behörighet och ett legitimt affärsändamål innan du yppar konfidentiell information för någon utanför företaget.
• Lägg aldrig ut företagets konfidentiella information på sociala medier. Diskutera inte konfidentiell information på offentliga platser och lämna aldrig konfidentiellt material obevakat, inte ens på kontoret.
• Xxxxxx den konfidentiella information som leverantörer, affärspartners och andra delar med sig av till oss.
• Kom ihåg att din skyldighet att skydda konfidentiell information kan gälla även efter det att du har lämnat företaget.
• Se till att sekretessavtal undertecknas innan du delar med dig av konfidentiell information.
• Skydda information som har status "Confidential" och "Strictly Confidential" vid arbete utanför företagets lokaler och använd endast godkända tjänster för
att lagra sådan information (tillgångar).
Volvokoncernens uppförandekod 21
Skydd av personuppgifter
Digitalisering är en hörnsten i Volvokoncernens strategi. Effektiv användning av data är avgörande och vi strävar efter att skydda våra kunders, affärspartners och medarbetares personuppgifter.
Att hantera personuppgifter på ett ansvarsfullt, säkert och lagenligt sätt är en del i att bygga och behålla våra intressenters tillit
– nyckeln till bra relationer. Våra förväntningar på säker hantering gäller överallt, på kontoret, utanför kontoret och i hemmet.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Samla endast in och använd de personuppgifter som behövs, inte mer.
• Använd personuppgifterna endast för det syfte för vilket de samlades in. Du får inte använda dem för något annat syfte.
• Hantera och lagra personuppgifter på ett säkert sätt. Ge endast personer som behöver uppgifterna tillgång till dem, och endast om de verkligen behöver uppgifterna.
• Använd Volvokoncernens fastställda rutiner och verktyg för att skydda uppgifterna. Dessa är framtagna för att uppfylla säkerhetskraven.
• När syftet med personuppgifterna har uppfyllts ska de raderas. Lagra alltid uppgifterna i de
för ändamålet avsedda systemen, då dessa är konfigurerade för att uppfylla kraven på lagringstid.
Immateriella tillgångar
Volvokoncernens immateriella tillgångar, till exempel uppfinningar, patent, upphovsrätt, know-how, affärshemligheter, mönsterskydd, varumärken och relaterade licenser, är mycket värdefulla tillgångar, men det värdet kan gå förlorat eller äventyras om dessa tillgångar missbrukas eller yppas på otillbörligt sätt.
Volvokoncernen kommer att vidta åtgärder för att skydda sina immateriella tillgångar och har som inställning att respektera andras immateriella tillgångar.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Var noga med att skydda Volvokoncernens alla affärshemligheter, uppfinningar och ny design och publicera eller yppa dem inte om du inte har specifik behörighet att göra det.
• Respektera och använd inte material som utgör andras immateriella tillgångar utan tillstånd från Volvokoncernen och tredje part.
• Om du har tillgång till konfidentiell information eller immateriella tillgångar ska du hantera den på korrekt sätt, skydda den från obehörigt yppande och endast använda den på tillåtet sätt. Om informationen eller den immateriella egendomen tillhör en tredje part ska du följa samtliga avtal med den parten, inklusive avtal om användning och yppande.
• Rapportera i enlighet med Volvokoncernens riktlinjer all misstänkt eller påstådd otillåten användning av immateriella tillgångar som tillhör Volvokoncernen eller en tredje part.
20 Volvokoncernens uppförandekod
De personuppgifter vi arbetar med kan inbegripa:
FORDONSUPPGIFTER: Uppgifter från våra fordon eller maskiner
som kan kopplas till en förare eller operatör.
UPPGIFTER OM AFFÄRSPARTNER:
Kontaktuppgifter eller andra uppgifter om relationen med affärspartnern.
UPPGIFTER OM MEDARBETARE:
Uppgifter om våra egna medarbetare, inklusive kontaktuppgifter och personlig information.
22 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 23
Vi respekterar och tar hand om varandra
Ömsesidig respekt är en mycket viktig del i att upprätta en hälsosam arbetsmiljö och för att förstå hur vårt agerande påverkar andra.
24 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 25
Hälsa och säkerhet
Vi tror att olyckor, incidenter, personskador, tillbud, arbetsrelaterade sjukdomar och otrygga förhållanden ofta kan förebyggas. Genom att prioritera säkerhet vid planering och drift ser vi till att vår arbetsmiljö följer tillämpliga lagar och krav avseende hälsa och säkerhet.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
Ömsesidig respekt
I Volvokoncernen är vi stolta över vår inkluderande arbetsmiljö som främjar en stöttande atmosfär och uppmuntrar den enskildes utveckling och starka team. Oönskat beteende som skapar en hotfull, stötande eller fientlig arbetsmiljö hör inte hemma här. Istället uppmuntrar vi och förväntar oss ömsesidig respekt, såväl bland medarbetare som mellan vårt företag och våra affärspartners.
• Ta ansvar för din egen och andras säkerhet
– åtgärda eller rapportera risker och påtala beteenden som utgör säkerhetsrisker.
• Känn till och följ alla säkerhetsföreskrifter, inklusive användandet av personlig skyddsutrustning.
• Ta aldrig genvägar och strunta aldrig i föreskrivna säkerhetsrutiner.
• Om du är chef, se till att medarbetarna har rätt utbildning och utrustning för sitt arbete.
• Du får inte använda eller inneha olagliga droger på arbetet. Arbeta inte om du är berusad eller påverkad av droger eller alkohol.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Behandla alla personer med respekt.
• Mobba, skräm eller hota aldrig en annan person.
• Undvik beteende som någon annan rimligen kan uppfatta som stötande eller olämpligt.
• Var uppmärksam och fundera över hur ditt beteende och dina ord kan uppfattas av andra.
• Om du ser eller upplever trakasserier eller annat olämpligt beteende, säg ifrån och rapportera detta beteende!
Vad är trakasserier?
I vår uppförandekod definieras "trakasserier" som alla beteenden och kommentarer som skapar, uppmuntrar eller tillåter en stötande eller hotfull arbetsmiljö.
Detta omfattar verbala och fysiska trakasserier, mobbning, sexuella trakasserier, maktmissbruk, rasism, opassande humor eller andra handlingar som väcker anstöt eller orsakar obehag.
Volvokoncernens uppförandekod 27
26 Volvokoncernens uppförandekod
Mot diskriminering, för mångfald och inkludering
Volvokoncernen värdesätter mångfald bland medarbetarna och förväntar sig att anställande chefer följer tillämpliga lagar mot diskriminering. Arbetsrelaterade beslut som anställning, lön, befattning, befordran, [disciplinära åtgärder], uppsägning och arbetsvillkor ska baseras på personers förmåga eller prestationer, inte på irrelevanta personliga faktorer.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Bedöm sökanden utifrån talang, färdighet och erfarenhet.
• Säg ifrån om du stöter på diskriminerande beteende eller tror att du själv har blivit utsatt för orättvis diskriminering.
Vad är diskriminering?
I vår uppförandekod definieras "diskriminering" som händelser där kvalificerade personer missgynnas i sitt arbete på grund av irrelevanta personliga faktorer, till exempel:
• kön, könsidentitet eller könsuttryck
• ålder
• etnisk tillhörighet
• nationalitet, hudfärg eller kulturell bakgrund
• religion eller trosuppfattning
• funktionsnedsättning, genetisk eller hälsorelaterad information, inklusive graviditet
• sexuell läggning eller sexuellt uttryck
• fackföreningsanslutning.
Alla befattningskrav och anställningsrelaterade beslut måste baseras på legitima, affärsmässiga grunder.
Att arbeta för mångfald och delaktighet
Vår kultur har formats över ett århundrade och bygger på omtanke om människor.
Som en ansvarsfull företagsmedborgare vill vi attrahera och utbilda många olika människor så att de kan utveckla de färdigheter vi behöver både idag och i framtiden.
Vi vill att vårt företag ska återspegla mångfalden i de samhällen där vi är verksamma. Varje del av organisationen delar detta ansvar
och vi uppmuntrar våra leverantörer och andra affärspartners att göra detsamma.
Xxxxxx har ansvar för att införliva mångfald och delaktighet i sitt dagliga arbete. Teammedlemmar har ansvar för att värdesätta och uppskatta varandra som kollegor.
Volvokoncernens uppförandekod 29
28 Volvokoncernens uppförandekod
Respekt för mänskliga rättigheter och arbetstagares rättigheter
Volvokoncernen respekterar internationellt erkända mänskliga rättigheter. Vi följer tillämplig lagstiftning och avtal vad gäller arbetsförhållanden, inklusive arbetstid, vila, ersättning och förmåner. Volvokoncernen tolererar inga former av modernt slaveri, såsom tvångsarbete, skuldslaveri och människohandel. Vi respekterar barns rätt till personlig utveckling och utbildning och använder oss inte av barnarbete. Vi respekterar alla medarbetares rättighet att vara medlem i en fackförening och förhandla kollektivt. Vi respekterar också alla medarbetares rättighet att avstå från att gå med i ett fackförbund.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Tänk på att respektera mänskliga rättigheter i enlighet med vårt åtagande om mänskliga rättigheter.
• Du har rätt att få fullgod information om villkoren och bestämmelserna för din anställning, inklusive dina rättigheter och skyldigheter.
• Du behöver inte acceptera anställningsvillkor, inklusive villkor för arbetstid och ersättning, som inte uppfyller tillämpliga lagkrav och kollektivavtal.
• Säkerställ att vi inte använder oss av eller stöder någon form av modernt slaveri eller tvångsarbete i vår verksamhet eller hos våra affärspartners.
• Anställ aldrig barn under 15 år, även om det är tillåtet enligt lokal lagstiftning.
• Du har rätt att söka vägledning och stöd i alla anställningsrelaterade frågor från erkända fackförbund och organ för
arbetstagarrepresentation. Om du är chef ska du inte lägga dig i medarbetares beslut vad gäller representation av eller medlemskap i fackförbund.
Vad är modernt slaveri?
Människohandel omfattar att rekrytera, inhysa eller transportera människor under exploaterande förhållanden med hjälp av våld, bedrägeri eller tvång och genom att tvinga dem att arbeta mot sin vilja.
Tvångsarbete omfattar allt arbete och all tjänstgöring som människor tvingas till mot sin vilja, under hot om bestraffning och som personen inte frivilligt åtagit sig.
Vilka tecken ska man hålla utkik efter?
• Konfiskering av ID-handlingar, pass eller utbildningsbevis.
• Innehållande av lön.
• Avsaknad av officiell status som anställd.
• Orimliga arbetsförhållanden.
• Fysiskt och sexuellt våld.
• Skuldkontrakt, det vill säga lån som måste återbetalas innan medarbetaren kan avsluta sitt kontrakt.
• Rekryteringsavgifter, vilket innebär att en person har betalat en rekryteringsfirma för att få ett jobb och måste arbeta tills skulden är återbetald.
• Inskränkt rörelsefrihet, till exempel att medarbetarna inte har rätt att lämna företagets område.
Vad är föreningsfrihet?
Alla medarbetare har rättighet att bilda och vara medlem i en fackförening
för att tillvarata sina intressen som anställd, att organisera sig och förhandla kollektivt eller individuellt.
En medarbetare har också rätt att välja att avstå från att gå med i ett fackförbund. Där rätten till föreningsfrihet och att förhandla kollektivt begränsas av lokal lagstiftning tillåter vi alternativa former av arbetarrepresentation,
sammanslutningar och förhandlingar.
Volvokoncernens uppförandekod 31
30 Volvokoncernens uppförandekod
Hållbarhet inom Volvokoncernen:
• Vi driver utvecklingen av elektrifierade fordon och maskiner samt automatiserade lösningar till fördel för såväl kunder som samhället och miljön.
• Vi tar hänsyn till klimat- och miljöpåverkan i vår verksamhet och vår värdekedja och arbetar för att minska vår påverkan, till exempel genom att förbättra effektiviteten för våra transport- och logistiksystem.
• Vi befinner oss i framkant av nya tekniker och söker aktivt
innovationer och förbättringar som kan driva våra miljömål.
Ansvar för miljön
Miljöförbättringar är en viktig faktor i vår verksamhet. Att skapa välstånd socialt, miljömässigt och ekonomiskt innebär att sträva efter transport- och infrastrukturlösningar som är säkra, fossilfria och produktiva. Som företag strävar vi efter att forma det framtida landskapet med hållbara lösningar för transport och infrastruktur.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Visa ansvar och omsorg om miljön, inbegripet att följa de miljöskyddslagar och krav inom företaget som gäller för ditt arbete.
• Minimera resursanvändning, utsläpp och avfall.
• Vidta alla nödvändiga försiktighetsåtgärder när du arbetar med, transporterar eller kasserar farligt material eller kemikalier.
• Leta efter sätt att minska vår miljöpåverkan inom ditt påverkansområde.
32 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 33
Vi skiljer mellan personliga intressen och företagets intressen
Att skilja mellan privata intressen och företagets intressen är avgörande för god styrning och för att behålla en hög integritetsstandard.
34 Volvokoncernens uppförandekod
ATT UNDVIKA INTRESSEKON- FLIKTER ...
... främjar prestationer genom att vi säkerställer att vi fattar beslut
som är i kundernas och företagets bästa intresse.
... ökar förtroendet för vår verksamhet genom att vi visar att vi är en ärlig och pålitlig partner.
Intressekonflikter
Som individer har vi rätt till ett privatliv. På samma gång har vi en skyldighet att vara uppmärksamma på situationer då våra privata intressen står i konflikt med Volvokoncernens legitima intressen. Undvik sådana konflikter, om det är möjligt, eller informera om dem och
hantera dem på rätt sätt. När konflikter hanteras på rätt sätt går det oftast att lösa dem på ett sätt som blir rättvist och balanserat för alla parter.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Undvik eller minimera intressekonflikter när det är möjligt.
• Var uppmärksam på och informera om följande:
› Gåvor eller representation som överskrider gränserna i våra policyer.
› Anställning utanför Volvokoncernen.
› Ekonomiska investeringar i en konkurrent, distributionspartner, kund eller leverantör.
› Situationer där du kan komma att anställa, intervjua eller hantera en medlem av din familj eller någon du har en nära relation till.
› Personliga relationer med någon som har en beslutsfattande roll hos en leverantör, kund, konkurrent eller annan tredje part till Volvokoncernen.
• För att informera om en konflikt använder du de kanaler som beskrivs i vår policy om intressekonflikter. Samarbeta därefter med företaget för att lösa situationen.
Politiskt engagemang
Volvokoncernens uppförandekod 35
För Volvokoncernen är det viktigt att föra en ständig dialog med samhällsaktörer såsom myndigheter och beslutsfattare och att
vara engagerad i frågor som kan påverka Volvokoncernen och våra kunders affär och verksamhet.
Volvokoncernen ska inta en neutral ställning i förhållande till politiska partier och kandidater till poster inom offentlig förvaltning. Varken
namnen på Volvokoncernens företag eller deras resurser ska användas för att främja politiska partiers intressen eller personer som kandiderar till poster inom offentlig förvaltning.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Du får stödja sakfrågor efter eget val, men gör inte donationer till politik eller välgörenhet med företagets pengar eller i företagets namn.
• Du kan bidra med din egen tid och dina egna resurser, men använd inte arbetstid, företagets egendom eller andra företagsresurser för att främja dina egna politiska intressen.
• Du får samla in pengar till politiska frågor eller stödja politiska kandidater, men gör det inte på arbetet eller med hjälp av företagets resurser eller egendom.
• Särskilda regler kan gälla för besök på platser eller fabriker innan nationella val.
Vad är politiskt engagemang?
I vår uppförandekod syftar "politiskt engagemang" på ett vitt spektrum av aktiviteter, varav några anges nedan.
Kom ihåg att du alltid kan agera eller ge bidrag som privatperson. Du får dock inte använda Volvokoncernens resurser eller låta påskina att företaget stödjer dig i olika aktiviteter, till exempel att:
• kandidera till en offentlig post
• leda en kampanj för eller samla in medel till en politisk kandidat
• frivilligt erbjuda din tid eller donera pengar till ett politiskt parti
• bedriva lobbyverksamhet
• underteckna eller formulera uttalanden, skrivelser eller brev
• öppet förespråka eller ta ställning i politiska frågor.
NOTERA:
Inget i detta avsnitt ska ses som ett förbud mot VG PAC:s (VNA Holding Inc. Political Action Committee) verksamhet i USA. VG PAC är en särskild fond som samlar in frivilliga donationer från behöriga medarbetare som bidrag till kandidater i politiska kampanjer. Så länge du följer reglerna för VG PAC är dina aktiviteter och donationer kopplade till VG PAC tillåtna.
Endast medarbetare som är behöriga kan bedriva politiska aktiviteter,
till exempel lobbyverksamhet, å Volvokoncernens vägnar.
Volvokoncernens uppförandekod 37
36 Volvokoncernens uppförandekod
Insiderhandel
Under ditt arbete inom Volvokoncernen kan du få tillgång till insiderinformation som rör Volvokoncernen eller ett företag som har en affärsrelation med oss. När du får tillgång till
insiderinformation gäller särskilda lagstadgade och myndighetsstyrda skyldigheter. Brott mot dessa kan utgöra straffbar handling och leda till åtal.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Var medveten om när du har ickeoffentlig information om företagsplaner eller strategiska beslut som kan påverka värderingen av värdepapper.
• Utnyttja inte insiderinformation till att handla med värdepapper eller för att tipsa andra att handla.
Vad är insiderinformation?
Insiderinformation är information som inte har offentliggjorts och som, om den offentliggjordes, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på Volvoaktien eller relaterade värdepapper.
Insiderinformation kan omfatta:
• Oväntade betydande förändringar i orderböcker, orderintag eller produktleverans som exempelvis orsakas av orderannulleringar.
• Förvärv eller avyttring av affärsverksamheter.
• Insolvens hos strategiska leverantörer.
• Stora operationella risker, säkerhetsrisker eller störningar i produktens livscykel.
• Problem med produktkvalitet eller produktåterkallelser.
• Oväntade betydande förändringar i finansiella resultat.
• Innovativa produkter eller processer.
• Rättsliga tvister eller myndighetsutredningar.
38 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 39
Vi kommunicerar öppet och ansvarsfullt
En öppen och sanningsenlig kommunikation främjar tillit mellan ett företag och dess kunder, intressenter och medarbetare.
40 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 41
ATT RAPPORTERA SANNINGSENLIGT OCH KORREKT ...
... bygger förtroende genom att vi visar för marknaden att vi är ärliga och pålitliga.
... skyddar mot bedrägeri och säkerställer att Volvokoncernens resurser används för att främja företagets strategiska intressen.
Redovisning och rapportering
Vi vill rapportera på ett öppet och sanningsenligt sätt och vid erforderlig tidpunkt för att ge
en sann bild av Volvokoncernens resultat. Vi rapporterar finansiella transaktioner i enlighet med allmänt vedertagna redovisningsprinciper. Vi rapporterar sanningsenligt om miljö, samhällsansvar och bolagsstyrning (ESG- kriterierna) samt om all icke-finansiell information som vi är skyldiga att uppge eller som andra intressenter förväntar sig att vi uppger.
FÖR DIG INNEBÄR DET FÖLJANDE:
• Var ärlig och korrekt när du rapporterar eller registrerar information om vår verksamhet.
• Om du skickar in eller godkänner utgifter ska du se till att de återspeglar transaktionen på ett korrekt sätt och följer företagets policyer och rutiner.
• Förvräng aldrig fakta när du registrerar en transaktion och ange aldrig information som du vet är felaktig.
• Rapportera omedelbart om du lägger märke till fel i ett finansiellt underlag eller misstänker att ett bedrägeri har begåtts.
42 Volvokoncernens uppförandekod Volvokoncernens uppförandekod 43
Säg ifrån!
Inom Volvo tror vi att en stark kultur där vi inte är rädda för att rapportera felaktigheter är en viktig faktor i vår framgång. Vi inbjuder också externa tredje parter, inklusive affärspartners, kunder, leverantörer, återförsäljare, konsulter och tidigare anställda, att rapportera saker som inte verkar stå rätt till genom att använda Volvokoncernens visselblåsar-kontakter som listas nedan.
Vad ska jag rapportera?
Om du känner till något som inte verkar stå rätt till eller som bryter mot uppförandekoden vill vi att du rapporterar det.
Vi ber dig rapportera ärligt och i god tro. Din rapportering ska grundas på fakta och observationer som du anser är sanningsenliga.
Om du är osäker på något, nämn då dina tvivel eller din osäkerhet.
Hur påtalar jag ett problem?
Våra chefer är vana vid att ta emot och hantera klagomål på ett professionellt sätt. För att påtala ett problem rekommenderar vi att du använder någon av följande resurser:
• Din chef eller din chefs chef.
• Din representant på Legal, Compliance, HR/People & Culture, finans- eller säkerhetsavdelningen.
Du kan boka ett möte, skicka e-post eller ett brev eller ringa dem. Om din arbetsplats har en fysisk visselblåsar-brevlåda eller en särskild e-postadress för detta kan du använda denna.
Hur använder jag Volvo Group Whistle?
Om du inte känner dig bekväm med dessa alternativ, om du är rädd för repressalier eller om du redan
har lämnat in en rapport som du inte tycker har hanterats på ett bra sätt, så kan du rapportera ditt problem till vår arbetsgrupp för visselblåsande och globala utredningar via Volvo Group Whistle:
• På xxx.xxxxxxxxxx.xxx under "Om oss".
• På Violin under "Om Volvokoncernen".
Att använda funktionen "Volvo Group Whistle" är det bästa alternativet om du vill vara anonym.
Du kan även kontakta arbetsgruppen för visselblåsande och globala utredningar via e-post på xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx eller genom att skriva ett brev till:
Chief Compliance Officer AB Volvo
Avdelning AA14100, VGHQ6C 405 08 Göteborg
Sverige
När ska jag påtala ett problem?
Vi vill få information om problem så tidigt som möjligt, så vänta inte med att göra en anmälan.
Du behöver inte samla bevis eller undersöka saken på egen hand.
Dela med dig av dina observationer och de insikter som utlöste dina misstankar, och var så konkret och detaljerad som möjligt. Vi kommer att följa upp ditt problem på ett professionellt sätt.
Kan jag rapportera anonymt?
Ja, även om vi starkt rekommenderar visselblåsare att identifiera sig godtar vi anonyma anmälningar och behandlar dem lika noggrant och omsorgsfullt som andra.
I vissa jurisdiktioner kan vi på grund av rättsliga begränsningar eventuellt inte godta anonyma anmälningar.
Även om du identifierar dig kommer vi att hantera anmälan som konfidentiell och endast dela information när detta är nödvändigt för att undersöka saken eller ge ett korrekt svar.
Vad händer när jag har påtalat ett problem?
När du har gjort en anmälan kommer Volvokoncernen att utreda situationen och vidta lämpliga åtgärder. Om omständigheterna som ligger till grund för anmälan kan styrkas, kan det leda till korrigerande eller avhjälpande åtgärder.
Om du påtalar ett problem i god tro kommer vi inte att tolerera några repressalier mot dig. Detta gäller oavsett vad resultatet av utredningen blir, och oavsett om grunderna för anmälan kan styrkas eller inte.