SMIS
SMIS
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የስልጠና ማኑዋል 2 እና 3 አስተዳደርና ሥራ አመራር Agriteam Canadas consulting Ltd. | |||
ህዳር 2009 ዓ.ም | |||
S M A L L - S C A L E A N D M I C R O I R R I G A T I O N S U P P O R T P R O J E C T
ማውጫ
የስልጠና ሰነድ 2፣ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት አስተዳደር 3
2.1 የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ምንነት 3
2.2 ውስጣዊና ውጫዊ ኮሙዩኒኬሽን /Internal and external communication/ 8
2.2.1 የኮሙዩኒኬሽን ዓይነቶች /types of communication/ 8
2.3 ግጭት አወጋገድና እና እርቅ /Conflict resolution and arbitration/ 15
2.4 የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ አዘገጃጀት /Formulation of internal rules & regulations/ 20
2.4.1 የመሰኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበር መርሆዎች፣ 20
2.4.2.1 የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ የሚፀድቅበትና የሚሻሻልበት ስርዓት 22
2.4.3 ውጤታማ ቅጣት /Effective sanctions/ 23
3.1 ስብሰባዎችን ማቀድ፣ ማካሄድና መምራት፣ 26
3.1.1.1 የጥሩ/መልካም ስራ አመራር መርሆዎች 27
3.1.3 የውጤታማና ፍሬያማ ስብሰባዎች ደንብ 31
3.1.3.1 የመወያያ አጀንዳዎችን ማዘጋጀት፣ 31
3.1.3.2 አጀንዳዎችን አስቀድሞ የማዘጋጀት ዓለማ 31
3.1.3.7 የተሰብሳቢወች መልካም ስነምግባር፣ 35
3.1.3.8 ውሳኔዎችን ለማጽደቅ ድምጽ መስጠት፣ 36
3.3 ገንዘብ ነክ ያልሆኑ ሰነዶች አያያዝና አጠባበቅ 43
3.3.1 የአስተዳደራዊ አመራር አጠቃላይ መርሆዎች፣ 44
3.4 ዓመታዊ የስራ ዕቅድና ሪፖርት አዘገጃጀት 59
3.4.3 በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የስራ ዑደት፣ 62
3.5.1 የፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞችና የጉልበት ሰራተኞች ውል አያያዝ 69
3.5.2 ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞችን እና የቀን ሰራተኛ የአቀጣጠርና የቁጥጥር ሂደት 72
3.6 ቢሮ፣ የቢሮ ሰራተኞች እና የንብረት አመራር፣ 76
3.6.1 የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ቢሮ አመራር 76
የስልጠና ሰነድ 2፣ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት አስተዳደር
2.1 የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ምንነት
ዓላማ
የስልጠናው ተሳታፊዎች በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አስተዳደር፣ በአሰራር እና ጥገና አመራር እንዲሁም በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት እና በመስኖ ኅብረት ሥራ ማኅበራት መካከል ያለውን ልዩነት ለማስገንዘብ ነው፡፡
በዚህ ክፍል የሚተዩ ርዕሶች፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ምንነት፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ኃላፊነት እና ተያያዥ ተግባራት፣ እና
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የህግ ማዕቀፍ፣
ስልልጠናው የሚያካትታቸው፡- የሚመለከታቸው አጋር አካላት ባለሙያዎች፣ የስልጠና መሳሪያዎች፡- ፊሊፐ ቻርት፣ ማኑዋል እና የክፍል/የቡድን ሥራ፣
ስልጠናው የሚወስደው ጊዜ፡- አንድ ሰዓት፣
? | ሰልጣኞችን የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር እና የመስኖ ኅብረት ሥራ ማኅበራት ልዩነት ምንድን ነው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊዎች ሃሳብ እንዲሰጡበት አድርግ፡፡ |
በአማራ ብሔራዊ ክልላዊ መንግስት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራትን ለማቋቋምና ለማስተዳደር የወጣው አዋጅ ቁጥር 239/2008፣ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራትን ለማቋቋም እና የመስኖና ድሬኔጅ አውታርን ለመስራትና ለመጠገን /Operation & maintenance/ የሚያስችል የተለየ የሕግ መሰረት ተጥሏል፡፡ ቀደም ሲል በኢትዮጵያ የነበረው የሕግ ማዕቀፍ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበርን በሕጋዊ መንገድ ለማቋቋም የሚያስችል አልነበረም፡፡ በዚህም መሰረት፡-
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት በመንግስት አዋጅ የሚቋቋሙና ኃላፊነታቸውም ከመንግስት ፍላጎት ጋር የሚሄድ መሆኑ፣
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት አባልነት ግዴታ መሆኑ፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት አትራፊ ባልሆኑ ተግበራት ወይም ንግድ ነክ ባልሆኑ ተግበራት ላይ የተሰማሩ ቢሆንም ለአባሎቻቸው ከሚሰጡት አገልግሎት ለምሳሌ የመስኖ ውኃ
አገልግሎት ክፍያ ያሰባስባሉ፡፡
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ራሳቸውን በራሳቸው የሚያስተዳድሩና በአባላት
የሚመሩ ራስገዝ ድርጅቶች ቢሆኑም ተግባሮቻቸውን ሲያከናውኑ ለህዝብ ጥቅም ሲባል በተወሰነ መልኩ የመንግስት ቁጥጥር ይደረጋል፡፡
መንግስት በሚያወጣው አዋጅ የሚቋቋሙ ድርጅቶች ኃላፊነት ባህሪ የመንግስትን ትኩረትም ጭምር የሚያንፀባርቁ ናቸው፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ኃለፊነት ለግብርና ስራ የሚውል የመስኖ ውሃ ለአበሎቻቸው መስጠት ነው፡፡ ይህ ተግባር በባህሪው የመንግስት ትኩረትም አለበት፡፡ ምክንያቱም፣
1) የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት የመስኖ ውሃ የሚሰጡት ከፍተኛ ቁጥር ላለው ህዝብ/ማህበረሰብ በመሆኑ እና፣
2) ማኅበራቱ በአብዛኛው በመንግስት ድጋፍ በተገነቡ የመስኖ አውታሮች የሚጠቀሙ በመሆኑ፤ ማለትም መሰረተ ልማቱ በመንግስት የተገነባና ባለቤትነቱም የመንግስት በመሆኑ መንግስት ትኩረት ይሰጠዋል፡፡
የመንግስት አዋጆች ከህ-ገመንግስቱ የሚቀዱ ናቸው፡፡ የመንግስት አካላት ማለትም የማዕከላዊ መንግስት፣ የክልል እንዲሁም የተለየ የመንግስት ተግባር የሚያከናውኑ ተቋማት ለምሳሌ የመንግስት ኤጀንሲዎች፣ ዩኒቨርሲቲዎች፣ ሆስፒታሎች ወዘተ…. አሰራራቸውን የሚወስኑ የተለዩ አዋጆች ይዘጋጁላቸዋል፡፡ ስለሆነም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት በመንግስትና በግል ሴክተሩ መካከል የሚገኙ ናቸው፡፡
ማኅበራቱ ራሳቸውን በራሳቸው የሚያስተዳድሩ፣ የራሳቸውን የአገልግሎት ተመን የማውጣት፣ ውሳኔዎችን የመወሰን እንዲሁም የአሰራር ህጎችን ማውጣት ይችላሉ፡፡ ምንም እንኳ በተለያዩ አካላት ድጋፍ ጭምር እንደሚቋቋሙ ቢታመንም፤ በህጋዊ መንገድ የራሳቸውን ፋይናንስ የሚያንቀሳቅሱና አብዛኛው የገቢ ምንጫቸው ደግሞ ከአባላት የሚገኝ ነው፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት በመንግስት አዋጅ የተቋቋሙ እንደመሆናቸው መጠን ትኩረት ልንሰጠው የሚገባው ጉዳይ፤ የመክፈያ ጊዜው የደረሰ ክፍያ ለማስከፈል ከአቅማቸው በላይ በሚሆንበትና ብዙ ጊዜንና ወጭን የሚጠይቅ ሲሆን እንደሌሎች በህግ የተቋቋሙ ተቋማት ለምሳሌ እንደ ኅብረት ሥራ ማኅበራት የመንግሰትን ድጋፍ ሊጠይቁ ይችላሉ፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት የተሰጣቸው ኃለፊነት የመስኖ ድሬኔጅ አውታርን በመምራት፣ በመጠቀም እና በመጠገን እንዲሁም ተፋሰሱን በመጠበቅና በመንከባከብ ላይ ብቻ የተወሰነ ነው፡፡ ሌሎች ተግባራትን ለምሳሌ የግብርና ግብዓት ግብይት፣ በመስኖ አውታሩ የሚመረቱ የግብርና ምርቶችን ግብይት ማካሄድ አይፈቀድላቸውም፡፡ እነዚህ ተግባራት ባህሪያቸው በግል የሚከናወኑ ናቸው፡፡ የግብርና ግብዓቶችንም ሆነ የግብርና ምረቶችን እንዴት እንደሚገበይ ወሳኙ ራሱ አርሶ አደሩ ነው፡፡ ይህ ምን አልባት አርሶ አደሩ በግሉ ወይም በጋራ በመሆን በግይት ኅብረት ሥራ ማኅበራት /ወይም እንደ
አስፈላጊነቱ ከአንድ በላይ በሆኑ ኅብረት ሥራ ማኅበራት/ ግብይቱን ሊያካሂድ ይችላል፡፡ የመስኖ ውሃ አቅርቦት ልዩ የሚያደርገው፤ በአንድ የመስኖ አውታር አንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ብቻ የሚመራው/የሚያስተዳድረው መሆኑ ነው፡፡ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ለመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ብቻ እንጅ ለሌላ አካል ወይም ተቋም አይሰጥም፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት የሚሰሩት በግልጽ በተወሰነ የአገልግሎት ክልል ነው፡፡ የማኅበሩ የአገልግሎት ክልል፤ አንድን የተለየና ራሱን የቻለ የመስኖ አውታር ወይም በትልልቅ የመስኖ አውታሮች ሁለተኛ ቦዮችን ወይም የተወሰነውን ተፋሰስ በመያዝ ሊሆን ይችላል፡፡ አብዛኛውን ጊዜ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች የአገልግሎት ክልል የሚሆነው የመስኖ አውታሩ የሚያለማው አካባቢ በተለይም በተፋሰሱ የላይኛው አካባቢ ይሆናል፡፡
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባልነት አስገዳጅ ነው፡፡
ማንኛውም በማህበሩ አገልግሎት ክልል መሬት የመጠቀም መብት ያለው ሰው የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባል የመሆን ግዴታ አለበት፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበርን ዘለቂነት ለማረጋገጥ አባልነት አስገዳጅ መሆኑ ወሳኝ ነው፡፡ በቦይ የበሚያልፍ የመስኖ ውሃ አገልግሎት /surface irrigation/ እና ከዚህም ባለፈ አጠቃላይ በተፋሰሱ በሚሰጡ አገልግሎቶች፤ አባል ያልሆኑ ግለሰቦችን በነጻ ሳይከፍሉ የመጠቀማቸውን ጉዳይ ለመከላከል በተግባር አስቸጋሪ ነው፡፡ በኅብረት ሥራ ማኅበራት ወይም በተለመዱት ማኅበራት ዓይነቶች መካከል እና በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር መካከል ያለው ትልቅ ልዩነት አባልነት አስገዳጅ መሆኑ ነው፡፡
አባልነት በዋናነት የሚያያዘው በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአገልግሎት ክልል መሬት ከመኖር ጋር የተያያዘ ነው፡፡ በሌላ አገላለጽ የአባልነት ግዴታ ነው ሲባል፣ የመሬቱ ባለቤት/ተጠቃሚ የሆነውን ግለሰብ ተኮር ሳይሆን፤ መሬቱን በህግ የመጠቀም መብት ካለው/ካላት ሰው ጋር የሚያያዝ ነው፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት አትራፊ ያልሆኑ ድርጅቶች ናቸው፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎቸ ማኅበር በብዙ መልኩ ባህሪያቸው አገልገሎት ሰጭ ተቋማት ናቸው፡፡ ለአገልግሎቱ ክፍያ ለከፈለ አባል የመስኖ ውሃ አገልግሎት ይሰጣሉ፡፡ ማንኛውም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዘላቂ ኢኮኖሚያዊ ጠቀሜታ እንዲኖረው፤ በድንገት በሚያጋጥሙ አደጋዎች በመስኖ አውታሩ ላይ ጉዳት ሲደርስ ጥገና ለማከሄድ፣ ለአባላት የጉዳት ካሳ ክፍያ ለመክፈል ወዘተ… የሚያስችል በቂ የመጠባበቂያ ገንዘብ መኖር አስፈላጊና ግዴታ ነው፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት የአትራፊነት ባህሪ የሌላቸው መሆኑን ግልጽ ለማድረግ የተጠራቀመ ገቢ ለማኅበሩ አባላት የማይከፋፈል መሆኑንን አዋጁ ይከለክላል፡፡ ማንኛውም የሚሰበሰብ ገቢ በመጠባበቂያነት የሚቀመጥ ሆኖ ለመስኖና ድሬኔጅ አውታሩ ጥገና ብቻ ጥቅም ላይ እንዲውል የተወሰነ ነው፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበር ሁሉም ተግባሮቻቸው በአገልግሎት ክልሉ ባለው የመስኖና ድሬኔጅ አውታር አሰራርና ጥገና /Operation & Montanans/ ጋር የተያያዙ ናቸው፡፡ እነዚህ ማኅበራት ሌላ ተግባር ሊሰሩ አይችሉም፡፡ ለምሳሌ የግብርና ምርት ግብይት ወይም ሌሎች የግብርና ግብዓት አቅርቦት ሊያካሂዱ አይችሉም፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማበራት ኃላፊነትና ተያያዥ ተግባራት በሦስት ክፍሎች ሊከፈሉ ይችላሉ፡፡
1) አስተዳደር /governance/ 2) አሰራርና ጥገና /operation and maintenance/ 3) ሥራ አመራር
/management/
? | ሰልጣኞችን በአስተዳደርና በአመራር መካከል ያለው ልዩነት ምንድን ነው? የሚልና የአስተዳደርና የአመራር ተግባራት ምንድን ናቸው? የሚል ጥያቄ ጠይቃቸው፡፡ |
1. አስተዳደር /governance or social management/፡ ይህ ተግባር ከመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት የጠቅላላ ጉባኤ ተግባርና ኃለፊነት ጋር ማለትም የመሪዎች ምርጫ፣ በጀት የማጽደቅ፣ የተግባር ዕቅድ የማዘጋጀት፣ አመታዊ ሪፖርቶችን የማዘጋጀት፣ የዕለት ከዕለት ተግባራትን ለመምራት የአሰራር ደንቦችን የማጽደቅና የማሻሻል ጋር ይዛመዳል፡፡ ለአብነት የአሰራር ደንቦች
/Operational rules/ ሲባል ከውሃ ስርጭት፣ የመስኖ አውታር ጥገና፣ የአሰራር ደንቦችን በሚጥሱ እና የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ በወቅቱ ባልከፈሉ የማኅበሩ አባላት ላይ የሚወሰዱ የቅጣት ዓይነቶችና መጠንን ያጠቃልላል፡፡
2. አሰራርና ጥገና /operation and maintenance/
ይህ ተግባር የውሃ ስርጭትና ጥገና፣ የአፈር ጥበቃ እና ለአባላት በመስኖ አጠቃቀም ስልጠና ለመስጠት ማቀድን፣ ዕቅድን ተግባራዊ ማድረግን እና ክተትልን ያካትታል፡፡
3. አመራር የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበርን ከማስተዳደርና ፋናንስን ከመምራት ጋር የሚያያዝ ነው፡፡
በአስተዳደርና በሥራ አመራር መካከል ያለው የልዩነት መደበላለቅ መወገድ አለበት፡፡ ለምሳሌ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ጠቅላላ ጉባኤ በጀት ያፀድቃል /አስተዳደር/ የፀደቀው በጀትም በስራ አመራር ኮሚቴው አማካኝነት ተግባራዊ ይደረጋል /ሥራ አመራር/፡፡ በርካታ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ተግባራት ቀጥሎ ባለው ሰንጠረዥ ተዘርዝረዋል፡፡
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ለማቀድ፣ ተግባረዊ ለማድረግና ለመከታተል ዋና መሳሪያዎች (1) የጥገና ዕቅድ (2) የውሃ ስርጭት ዕቅድ እና (3) በጀት ናቸው፡፡
ክፍል /Category | ተግባራት |
አስተዳደር /Governance or Social management/ | የአባላትን ፍላጎት መሰረት ያደረገ ዓላማ ማዘጋጀት |
ዓላማዎቹን ለማሳካት ስልቶችን መቀየስ | |
መተዳዳሪ ደንብ መቅረጽ፣ ማሻሻል | |
የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ መቅረጽና ማሻሻል | |
የጠቅላላ ጉባኤ አባላትንና የአስተዳደር አካላትን መምረጥ | |
ዓመተዊና ወቅታዊ የተግባር ዕቅዶችን ከማስፈፀሚያ በጀት ጋር ማጽደቅ | |
ዓመታዊ የተግባራትንና የበጀት አጠቃቀም ሪፖርቶችን ማጽደቅ | |
የማኅበሩን የውስጥ ፋይናንስ ኦዲት ማድረግ | |
በማህበሩ አባላት መካከል ያሉ አለመግባባቶችን መፍታት | |
በማህበሩ አባለት መካከል በተፈጠሩ ግጭቶች ላይ መሸምገል | |
ከውጭ አገልግሎት ሰጭ ተቋማት ጋር የሚያዙ ውሎችን ማጽደቅ | |
የማኅበሩን የአገልግሎት ክልል ለውጥ ማጽደቅ | |
የማኅበሩን እንደገና የመደራጀት ወይም መፍረስ ማጽደቅ |
ክፍል /Category | ተግባራት |
አሰራርና ጥገና /Operation & maintenance/ | የመስኖ አምታሮችንና መሳሪያዎችን በተከታታይነት በቋሚነት ቁጥጥር ማድረግ |
ዓመታዊና ወቅታዊ የመስኖ አምታርና መሳሪያዎች ጥገና የተግባር ዕቅድ ማዘጋጀት | |
ለጥገና የሚውሉ የግንባታና መለዋወጫ መሰሪያዎች መቅረባቸውን ማረጋገጥ | |
ጥቃቅን፣ ወቅታዊና የድንገተኛ ጥገና ስራዎችን ማካሄድ | |
የጥገና ስራዎችን ክትትል ማድረግ | |
እንደ አስፈላጊነቱ ስርነቀል ጥገና ወይም ያረጁ መሳሪያዎችን የመተካት | |
አመታዊ/ወቅታዊ የውሃ ስርጨት ዕቅድ ማዘጋጀት | |
አመታዊ/ወቅታዊ የውሃ ስርጭት ዕቅድ አተገባበር መከታተል | |
የውሃ አጠቃቀሙን መለካትና መከታተል | |
ዓመታዊ/ወቅታዊ የስራ ሪፖርቶችን ማዘጋጀት | |
የአሰራሮችንና ጥገናን /O&M/ ተግባራት ለመከታተል አመላካቾችን /Indicators/ መለየትና መጠቀም | |
በመስኖ አውታሩና መሳሪያዎች ላይ ሊደርሱ የሚችሉ አደጋዎችን መለየትና ችግሮችን መከላከል/ማስወገድ | |
በአፈር መሸርሸርና ጨዋማነት ሊደርስ የሚችለውን ችግር መለየትና መከላከል/ማስወገድ | |
አባላትን በመስኖ አጠቃቀም ስልቶች ማሰልጠን |
ክፍል /Category | ተግባራት |
የማኅበሩን መተዳደሪያ ደንብና የአሰራር ህጎች ተግባራዊ እንዲሆኑ ማድረግ | |
ዓመታዊ/ወቅታዊ በጀትና የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ መጠን ማዘጋጀት | |
በመጋዘን ያሉ ዕቃዎችን፣ መሳሪያዎችንና መለዋወጫ ዕቃዎችን በየጊዜው ቆጠራ ማካሄድ፣ | |
የወጪና ገቢ ሂሳቦችን መመዝገብ፣ | |
የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ማሰባሰብ፣ ጊዜ ባሳለፉ ወይም ባልከፈሉ አባላት እርምጃ መውሰድ፣ | |
ቅጥር ሰራተኞች መቅጠር፣ አፈጻፀማቸውን መከታተልና ክፍያ መክፈል | |
ከውጭ አገልግሎት ሰጭ ተቋማት ጋር የተያዙ ውሎች አፈጻፀም መከታተል | |
በማህበሩ ውስጥ መልካም ግንኙነት እንዲኖር ማድረግ | |
የማኅበሩን ሰነዶች መጠበቅ | |
ሌሎች በጠቅላላ ጉባኤ ወይም በስራ አመራር ኮሚቴው የሚሰጡ ተግባራትን ማከናወን፣ |
2.2 ውስጣዊና ውጫዊ ኮሙዩኒኬሽን /Internal and external communication/
ዓላማ
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት አባላት መካከል፣ እንዲሁም በማኅበሩና በሌሎች ተቋማት እና ግለሰቦች መካከል ውጤታማ ግንኙነት መኖር ስላለው ጠቀሚታ የሰልጣኞችን ግንዛቤ ለማሳደግ፣
በዚህ ክፍል የሚተዩ ርዕሶች፣
• የኮሙኒኬሽን ዓይነቶች /types of communication/
• የኮሙኒኬሽን ዓላማዎች /purpose of communication/
• የኮሙኒኬሽን ጥራት /quality of communication/
• የኮሙኒኬሽን ስልቶች /means of communication/
ስልጠናው የሚያካትታቸው፡- የሚመለከታቸው አጋር አካላት ባለሙያዎች፣ የስልጠና መሳሪያዎች፡- ፊሊፐ ቻርት፣ ማኑዋል እና የክፍል/የቡድን ሥራ፣ ስልጠናው የሚወስደው ጊዜ፡- ሁለት ሰዓት፣
2.2.1 የኮሙዩኒኬሽን ዓይነቶች /types of communication/
? | ሰልጣኞችን ኮሙዩኒኬሽን ምንድን ነው፣ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ያሉ የኮሙዩኒኬሽን ዓይነቶች ምን ምን ናቸው? የሚል ጥያቄ ጠይቃቸው፡፡ |
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ኮሙኒኬሽን ስንል ሁለት የኮሙኒኬሽን ዓይነቶችን ለያይተን ማየት ጠቃሚ ነው፡፡
• የውስጥ ኮሙዩኒኬሽን፡- በማኅበሩ ውስጥ በተለይም በአመራሩና በግለሰብ አባላት መካከል፣
በአባላትና በአባላት መካከል ያለው ግንኙነት ሲሆን፣
• ውጫዊ ኮሙዩኒኬሽን፡- በማኅበሩና በሌሎች ተቋማት እና ድርጅቶች መካከል ያለውን ግንኙነት
የሚመለከት ሲሆን ማኅበሩ ከመንግስት ተቋማት፣ ከአካባቢው አስተዳደር አካላት፣ ከፋይናንስ ተቋማት እና/ወይም ከግል ካምፓኒዎች ጋር ያለውን ግንኙነት ያጠቃልላል፡፡
2.2.2 የኮሙኒኬሽን ዋና ዓላማ
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ሥራቸውን ውጤታማ ሊያደርጉ የሚችሉት አብዛኛው የማኅበሩ አባላት በሁሉም የማኅበሩ አሰራሮች ግልጽ ሲሆኑና ሙሉ እምነት ሲኖራቸው ብቻ ነው፡፡ አብዛኛው የማኅበሩ አባላት በሁሉም የማኅበሩ አሰራሮች ግልጽ እንዲሆኑና እምነት እንዲኖራቸው ለማድረግ ደግሞ ሁሉንም የማኅበሩ ጉዳዮች ግልፀኝነትና ተጠያቂነት ባለው ሁኔታ መከናወን ይኖርባቸዋል፡፡ ይህ ሲሆን ማኅበሩ ለአበላት አስፈላጊውን አገልግሎት ለመስጠት ምን እና እንዴት እየሰራ እንደሆነ ሙሉ በሙሉ ይገነዘባሉ፡፡
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ግልጽነትና ተጠያቂነት ያለው አሰራር ለማስፈን አንዱና በጣም ጠቃሚው ጉዳይ፣ በሁሉም ደረጃና በሁሉም አጋር አካላት መካከል ውጤታማ የውስጥ ግንኙነት ስልት ሲኖር ነው፡፡ ኮሙዩኒኬሸን ስንል ትርጉሙ የመረጃዎችን፣ መመሪያዎች፣ አስተያየቶችን እና ሀሳቦችን ከአንዱ ወደ ሌላው በማስተላለፍ በመካከላቸው መግባባት መፍጠር ነው፡፡
? | የስልጠናው ተሳታፊዎችን የኮሙኒኬሽን ዋና ዓለማዎች ምንድን ናቸው? የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊዎች በጋራ እንዲሳተፉበት ወይም በቡድን እንዲወያዩበት በማድረግ መልሳቸውን በፊሊፕ ቻርት ወይም ነጭ ሰሌዳ ላይ ጻፍ፡፡ |
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የኮሙዩኒኬሽን ዋና ዓላማ እንደሚከተለው መግለጽ ይቻላል፡፡
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበር ተመራጮች እንደ ስራ አመራር ኮሚቴ እና ቁጥጥር ኮሚቴ አባላት ተግባሮቻቸውን እና የተግባሮቻቸውን አፈጻፀም፣ ውሳኔዎቻቸውን፣ የማኅበሩን
የገንዘብ አስተዳደር፣ የመስኖ ውሃ አውታሩን አሰራርና ጥገና /O&M/ ሁኔታና አጠቃላይ የማኅበሩን አመራር በሚመለከት ግልጽነትንና ተጠያቂነት እንዲሰፍን ለማድረግ ለማኅበሩ አባላትና ከማኅበሩ ውጭ ላሉ አጋር አካላት /ለወረዳ አስተዳደር፣ ለቀበሌ አስተዳደር፣ ለማኅበራዊ ፍትህ ተቋማት ወዘተ…/ ግልጽ መረጃ የሚያገኙበትን ሁኔታ ለማመቻቸት፣
• በማኅበሩ የሚካሄዱ ስብስበዋች ውጤታወማ እንዲሆኑ ለማድረግ በስብሰባው ለሚሳተፉ ተሳታፊዎች በሙሉ ስለስብሳባው ቀን፣ ጊዜ፣ የስብሰባ ቦታ እና በስብሳባው ስለሚነሱ
አጀንዳዎች አስቀድሞ ግልጽ ለማድረግ፣
• የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ምን ያህል እንደሚከፈል ፣ መቸ እንደሚከፈልና እና በምን ሁኔታ እንደሚከፈል ለአባለት መረጃ ለመስጠትና ገንዘቡ በወቅቱ እንዲሰባሰብ ለማድረግ፣
• የመስኖ አውታሩን አሰራር በሚመለከት ስምምነት የተደረሰበትን ዓመታዊ የስራ ዕቅድ እንዲሁም የመስኖ ውሃ አጠቃቀም ደንቡን አስመልክቶ ለአባላትን ለማስገንዘብ፣
• የመስኖ አውታሩን ጥገና ስራ በሚመለከት የጥገናውን መጠን እና መቼ እንደሚጠገን
እንዲሁም ጥገናውን በአግባቡ ለመፈፀም ከአባለት የሚፈለገውን የጉልበት አስተዋጽኦ ለአባላት ግልጽ በማድረግ በተያዘው ዕቅድ መሰረት ለመፈፀም፣
• ግለሰብ አርሶ አደሮች እና/ወይም የቡድን አባላት ስለማኅበሩ አመራርና የገንዘብ አስተዳድር
እና/ወይም ስለመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና ያለቸውን መረጃ፣ ጥያቄና አስተያየት በቀጥታ ለአመራሩ የሚያቀርቡበትን ምቹ ሁኔታ ለመፍጠር፣
2.2.3 የኮሙዩኒኬሽን ጥራት
የኮሙዩኒኬሽን ጥራት በዋናነት የሚወሰነው፤
• በመልዕክቶች ግልፀኝነት፡- የሚተላለፉ መልዕክቶች ምንም ሳይጓደሉ እና/ ወይም ሳይቃረኑ ለመልዕክት ተቀባዩ በትክክል ሲደረሱ፣
• የመልዕክት ማስተላለፊያ ስልቶች/ዘዴዎች፤
o በስብሰባ ሁሉም ተሳታፊዎች የነቃ ተሰትፎ በሚያደርጉበት ሁኔታ መረጃዎችን፣ ልምዶችንና ሀሳብን ማስተላለፍ፣
/ማለትም በአንድ አቅራቢ በክፍል እንደሚሰጥ ትምህርት ለረዥም ሰዓት ተሳታፊዎች የነቃ ተሳትፎ ሳያደርጉበት መልዕክት ማስተላለፍ ውጤታማ የመለዕክት ማስተላለፊያ መንገድ አይደለም/፣
o ድምጽ አልባ /non-verbal/ መገናኛ/መልዕክት ማስተላለፊያ ዘዴዎች መጠቀም፣ ማለትም ፍሊፕ ቻርት፣ ፎቶ ግራፎች፣ በስዕላዊ መግለጫ የመሳሰሉት፣
o በጽሁፍ የተዘጋጁና የታተሙ ጠቃሚ መረጃዎችን ህዝብ ሊያየው በሚችል ቦታ ማስቀመጥ፣ የመሳሰሉተን ያካትታል፡፡
• የመረጃ/መልዕክት አስተላላፊውና መረጃ ተቀባዩ አመለካከትና ባህሪ፣
o ሁሉንም መረጃዎች ደረጃ በደረጃ ለመግለጽና ከተሳታፊዎች የሚነሱ ጥያቄዎችን በአግባቡ ለመመለስ ትዕግስት ማጣት፣
o በስብሰባ ቦታው ዘግይቶ መድረስ እና/ወይም ቀድሞ መሄድ፣
o መልዕክቱ በሚተላለፍበት እና በውይይት ወቅት በድምጽ የመረበሽ እና/ወይም በተደጋጋሚ ውይይቱን የማሰናከል፣
o ግልጽ ያልሆነ የቋንቋ አጠቃቀም እና/ወይም ፈጣን በሆነ ንግግር መልክቶችን ማስተላለፍ እና/ወይም የድምጽ አለመሰማት፣
o ሀሳብን በተሰብሳቢ ፊት ለመግለጽ ማፈር/ሰውን መፍራት/፣
o የሌሎችን ሀሳቦችና አስተያየቶች ለማዳመጥ ፈቃደኛ አለመሆን፣ ያካትታል
• የሰብሰባ ቦታ እና የጊዜ አጠቃቀም
o የስብሰባው ቀን፣ ሰዓትና ቦታ አስቀድሞ ተሰብሳቢዎች እንዲውቁት አለማድረግ፣
o የሚመረጠውን የስብሰባ ቦታ ተሰብሳቢዎች ፈልጎ ለማግኘት አስቸጋሪ መሆን እና/ወይም ለአብዛኛዎቹ ተሰብሳቢዎች ሩቅ መሆን፣
o የሚመረጠው የስብሰባ ቦታ በቂ አለመሆን/መጥበብ፣ ጫጫታ የበዛበት መሆን እና/ ወይም ሞቃታማ መሆን፣
o በስራ ምክንያት ወይም በሌላ ሁሉም ተሳታፊዎች በማይሳተፉበት/በማይገኙበት ቀን ስብሰባ ማካሄድ፣
2.2.4 የኮሙዩኒኬሸን ስልቶች
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበር የውስጥና የውጭ ግንኙነታቸውን ለማጠናከር እንዲችሉ ማስተላለፍ የሚፈልጉትን መልዕክት ለሁሉም አጋር አካላት በትክክል እንዲደርስ ለማድረግ የተለያዩ የመልዕክት ማስተላለፊያ መንገዶችን መጠቀም ይኖርባቸዋል፡፡
? | የስልጠናው ተሳታፊዎችን ለአባሎቻቸው መልዕክት ለማስተላለፍ የሚጠቀሙባቸውን የኮሙዩኒኬሽን ስልቶች በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም ነጭ ሰሌዳ ላይ ጻፍ፣ |
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ለውስጥ ግንኙነት ከሚከተሉት አንዱን ወይም ከአንድ በላይ የመገናኛ መንገዶችን መጠቀም ይችላሉ፡፡
• ቤት ለቤት በመዞር በአካል ለአባላትና አባል ላልሆኑ መረጃ ማስተላለፍ፣
• መደበኛ ባልሆኑ አጫጭር ስብሰባዎች ማለትም በመንደር ደረጃ በመስኖ ብሎክ ደረጃ ለአባላት በግንባር ተገኝቶ ማስተላለፍ፣
• መደበኛ ስብሰባዎች ማለትም የጠቅላላ ጉባኤ አመታዊ ስብሰባ ፣
• ህዝብ በብዛት በሚገኝባቸው መንደሮች የጽሁፍ ማስታወቂዎችን በመለጠፍ የተወሰኑ ውሳኔዎችን ለአባላት ማሳወቅ፣
• ህዝብ በብዛት በሚገኝባቸው መንደሮች የጽሁፍ ማስታወቂዎችን በመለጠፍ ለአባላት ስለቀጣዩ የስለስብሰባ ቀን፣ ጊዜ፣ ቦታ እና አጀንዳ መሳወቅ፣
• በታሰባው ስብሰባ ለሚሳተፉ ለሁሉም ተሰብሳቢዎች ለእያንዳንዳቸው የጽሁፍ መልዕክት እንዲደርሳቸው ማድረግ፣
• በባነሮችንና በፖስተር ማሳወቅ፣
• በአካባቢው ጋዜጣዎች እና/ወይም ሬዲዮ ማሳወቅ፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ለውጫዊ ግንኙነት ከሚከተሉት አንዱን ወይም ከአንድ በላይ የመገናኛ ዘዴዎችን/መንገዶችን መጠቀም ይችላሉ፡፡
• ሪፖርቶችን፣ የሂሳብ መግለጫዎችንና ሌሎች ዶክመንቶችን ማቅረብ፣
• መደበኛ እና መደበኛ ያልሆኑ ስብሰባዎች፣
• ለውጭ አካላት ስለ ቀጣዩ የስብሳባ ቀን፣ ጊዜ፣ ቦታ እና አጀንዳ በመግለጽ በደብዳቤ ማሳወቅ፣
• በአካባቢው ጋዜጣዎች እና/ወይም ሬዲዮ ማሳወቅ፣
• በአካል/በግምባር እየሄዱ መልዕክቶችን ማስተላለፍ፣
• የጉብኝት ፕሮግራሞችን ማዘጋጀት፣
የተቋሙ ስም | ግንኙነት ሊደረግባቸው የሚችሉ ጉዳዮች |
ውሃ መስኖና ኢነርጂ ቢሮ /BoWIE/ | • በፋይናንስ አስተዳደር እና አመራር ሥልጠናዎችን መስጠት፣ የፈይናንስና ፋይናንስ ነክ ያልሆኑ አፈጻፀሞችን ኦዲት ማድረግ |
• የስልጠና አገልግሎት እና/ወይም የቴክኒክ ድጋፍ መስጠት፣ | |
• በአመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ መጋበዝ | |
• አመታዊ የስራና የበጀት ዕቅድ መላክ | |
• አመታዊ የስራ ዕቅድ አፈጻፀምና የበጀት አጠቃቀም ሪፖርት መላክ | |
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራትን መዛግብት የቁጥጥርና የኦዲት ሥራ መስራት | |
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት አገልግሎት ክልል ውስጥ የመስኖ አውታሩን ቁጥጥር ማድረግ፣ | |
• በመስኖ አውታሩ ላይ በድንገት የደረሰ ጉዳትን ሪፖርት ማድረግ | |
• በመስኖ እርሻ እና በመስኖ ውሃ አመራር ላይ መሰረት ያደረገ ተሳትፏዊ የመስኖ አጠቃቀም የኤክስቴንሽን ስርዓት መዘርጋትና ተግባራዊ በማድረግ፣ | |
• ሌሎች የልማት ስራዎችን ማለትም በተፋሰስ ልማት፣ በእንስሳት ሀብት ልማት ወዘተ… ችግሮችን የመለየት፣ የማቀድና አስፈላጊወን ዝግጅት በማድረግ ተግባራዊ ማድረግ፣ |
• ከሌሎች ደጋፊ አካላት፣ አቅራቢዎች እና/ወይም የግብርና ምርት ገዥዎች ጋር የኮንትራት ውል እንዲያዝ ምቹ ሁኔታ መፍጠር፣ | |
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት መካከል እና በአባላትና አባል ባልሆኑ ተጠቃሚዎች መካከል ያሉ አለመግባባቶችን ለመፍታት የማስተባበር፣ | |
ግብርና ቢሮ /BoA/ | • የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራትን በግብርና ልማት ዕቅድ አዘገጃጀት መደገፍ፣ |
• የስልጠና እና/ወይም የቴክኒክ ድጋፍ መስጠት | |
• በአመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ እንዲሳተፉ መጋበዝ | |
• ከውሃ መስኖና ኢነርጂ ቢሮ ጋር በመሆን የመስኖ ልማቱ ወደፊት የሚስፋፋበትን ሁኔታ ክትትልና ቁጥጥር ማድረግ | |
የገጠር መሬት አስተዳደርና አጠቃቀም ቢሮ /BoRLAU/ | • ለመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ለቢሮ መስሪያ የሚሆን መሬት መስጠት |
• ለመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት አባላት የመስኖ መሬት መደልደል ዕቅድ ማዘጋጀት | |
• የመሬት ባለቤትነት ዝርዝር መረጃ ማዘጋጀትና ማጽደቅ | |
የአካባቢው አስተዳዳሪዎች/የቀበ ሌ ምክር ቤት፣ ማህበራዊ ፍርድ ቤት፣ የወረዳ አስተዳደር/ | • በአመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ እንዲሳተፉ መጋበዝ |
• አመታዊ የስራ ዕቅድና በጀት ማቅረብ | |
• አመታዊ ሪፖርትና የሂሳብ መግለጫ ማቅረብ | |
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት መካከል እና በአባላትና አባል ባልሆኑ ተጠቃሚዎች መካከል ያሉ አለግባባቶችን ለመፍታት ድጋፍና አስተዋጽኦ ማድረግ፣ | |
ድጋፍ ሰጭ አካላት /መያድ፣ የምርምር ተቋማት፣ የስልጠና ማዕከላት/ | • የስልጠና እና/ወይም የቴክኒክ ድጋፍ መስጠት |
• የጋራ የልማት ዕቅድ ማዘጋጀትና ተግባራዊ ማድረግ | |
የገንዘብ ተቋማት / ባንኮች፣ የብድር ተቋማት/ | • የልማት ብድር ስለሚገኝበት ሁኔታ መደራደር/መስማማት |
• የልማት ብድር መስጠት | |
• የተገኘውን ብድር መመለስ | |
የግል ተቋራጮች | • በመስኖ እንክብካቤ እና/ወይም ጥገና ስራ አተገባበር መደራደር |
• በመስኖ እንክብካቤ እና/ወይም ጥገና ስራ የትግበራ ውል መዋዋል | |
• በመስኖ እንክብካቤ እና/ወይም ጥገና ስራ አተገባበር ቁጥጥር ማድረግ | |
• በኮንትራት ውሉ መሰረት ክፍያዎችን መፈፀም | |
የግል ተቋማት /Privet sectors/ | • የግብርና ግብዓትና የእርሻ መሳሪያዎችን ማቅረብ |
• የግብርና ምሮችን መግዛት |
2.2.5 የኮሙዩኒኬሽን ድክመቶ ውጤቶች
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ ወይም በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር እና በውጭ አካላት መካከል መልካም ግንኙነት ከሌለ / ገካማ ኮሙዩኒኬሽን መኖር በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና
/O&M/ ስራ እንዲሁም በራሱ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አመራር ላይ ችግር ሊያመጣ ይችላል፡፡
? | ሰልጣኞችን የመስኖ አውታሩን ጥቅም ላይ በማዋል ሂደት በኮሙዩኒኬሽን ድክመት ምክንያት ሊመጣ የሚችል ችግር ምንድን ነው? የሚል ጥያቄ ጠይቃቸው፡፡ |
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች በመደበኛ ስብሰባዎች ተገቢውን መረጃ ካላገኙና በጉዳዩ ላይ ካልመከሩበት አንዱ ሊመጣ የሚችለው ችግር በማኅበሩ ጉዳዮች ላይ የነቃ ተሳትፎ ለማድረግ የፍለጎት ማጣት ሊያስከትል ይችላል፡፡ በማኅበሩ ጉዳዮች ላይ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ተሳትፎ መቀነስ ደግሞ ተጠያቂነትና ግልፀኝነት እንዲቀንስ የማኅበሩ ገንዘብና ንብረት አለግባብ ሊመራና ተገቢ ላልሆነ ጉዳይ ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል፡፡
መልመጃ /Exercise/
ስልጠናው ከተሰጠና ውይይት ከተደረገበት በኋላ ሰልጣኞች ባገኙት አዲስ ዕውቀት መሰረት ስለኮሙዩኒኬሽን በጭውውት መልክ /as role play/ እንዲሳተፉ እድል ማግኘት ይገባቸዋል፡፡ አንዱ አማራጭ ለመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የኮሙዩኒኬሽን ዕቅድ ሰልጣኞቹ እንዲያዘጋጁ መልመጃ መስጠት ነው፡፡
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ በግንኙነት ድክመት ምክንያት ሊመጡ ከሚችሉት ችግሮች መካከል ዋናው በማኅበራቸው ላይ አመኔታ ማጣት እና በውሃ ተጠቃሚዎች መካከል አለመተማመን ከማስከተሉም በላይ በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና/እንክብካቤ በርካታ ጎጂ ውጤት ሊያስከትል ይችላል፡፡
🗐 | ስልጠናው ከተጠናቀቀ በኋላ ስለ ውስጣዊና ውጫዊ ኮሙኒኬሽን ዋና ዋና ጉዳዮችን በአጭሩ ሊገልጽ የሚችል ማኑዋል እንዲያገኙ አድርግ፡፡ |
2.3 ግጭት አወጋገድና እና እርቅ /Conflict resolution and arbitration/
ዓላማ
• የስልጠናው ተሳታፊዎች በውስጥና በውጭ አለመግባባትን ወይም ግጭትን ሊያመጡ የሚችሉ ጉዳዮችን፣ ግጭትን እንዴት መከላከል እንደሚቻል፣ የውስጥና የውጭ ግጭቶች ሲከሰቱ
መፍትሄ ለማስጠት መከተል ባለባቸው ሂደቶች ላይ ያላቸውን ግንዛቤ ለማሳደግ ነው፡፡
ርዕሶች
• የግጭት ዓይነቶች
• የግጭት መንስኤዎች
• ግጭት መከላከል
• የውስጥ ግጭት መፍትሄ አሰጣጥ ሂደት
• የውጭ ግጭት መፍትሄ አሰጣጥ ሂደት
ስልልጠናው የሚያካትታቸው፡- የሚመለከታቸው አጋር አካላት ባለሙያዎች፣ የስልጠና መሳሪያዎች፡- ፊሊፐ ቻርት እና ማኑዋል፣
ስልጠናው የሚወስደው ጊዜ፡- 1፡30 /አንድ ሰዓት ተኩል/፣
2.3.1 የግጭት ዓይነቶች
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የሚከተሉት ሁለት የግጭት ዓይነቶች ሊኖሩ ይችላሉ፡፡
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ ያለ አለመግባባት /የውስጣዊ ግጭት/ እና
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር እና በመንግስት አካላት ወይም ከሌሎች ድርጅቶች ጋር የሚፈጠር አለመግባባት /የውጫዊ ግጭት/ ናቸው፡፡
2.3.2 የግጭት መንስኤዎች
ግጭት ሲባል ሁሉም የግጭት ዓይነቶች ማለትም በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ከመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና /O&M/፣ ከአስተዳደርና ከገንዘብ አመራር በሚመለከት በመስኖ ልማቱ የአገልግሎት ክልል ያሉ ተጠቃሚዎች እርስ በእርሳቸው ወይም የውሃ ተጠቃሚ ቡድኖች እና በማኅበሩ፣ ወይም በማኅበሩና ከማኅበሩ ውጭ ካሉ ግለሰቦች ወይም ተቋማት ያሉ ግጭቶችን ያጠቃልላል፡፡
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሊከሰቱ የሚችሉ ውስጣዊና ውጫዊ አለመግባባቶች/የግጭት መንስኤዎች ምን ሊሆኑ ይችላሉ የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊ ያለገደብ ሃሳብ እንዲሰጥበት አድርግ፡፡ ተሳታፊዎች የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም ነጭ ሰሌዳ ላይ ጻፍ፡፡ |
በአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበር የውስጥ ግጭት መንስኤ ሊሆኑ የሚችሉ ምክንያቶች፣
• የመስኖ ውሃ እኩል አለማከፋፈልና የውሃ ስርቆት፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚ ግለሰቦች ከማኅበሩ ፈቃድ ውጭ የመስኖ ውሃ መቆጣጠሪያዎችን መክፈት፣
• የመስኖ አሰራርና ጥገና ባለሙያዎች /O&M staff/ በመስኖ አውታሩ አሰራር ላይ ዝቅተኛ አፈጻፀም ሲኖር፣
• በመስኖ አውታሩና ቦዮች በቂ ጥገና አለመኖር፣
• በስራ አመራር ኮሚቴ፣ በቁጥጥር ኮሚቴ እና/ወይም ሌሎች ንኡሳን ኮሚቴዎች ምርጫ፣
• የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ዘግይቶ መክፈልና ምንም አለመክፈል፣
• የማኅበሩን ገንዘብና ንብረት አላግባብ ጥቅም ላይ ማዋል፣
• የማኅበሩን ህጎች እና ደንቦች የተወሰኑ ቡድኖችን ሊጠቅም በሚችል መንገድ መጠቀም /የመስኖ ውሃ ስርጭትን በሚመለከት/ እና
• የንብረት መውደም ማለትም በማሳ ላይ ያለ ሰብል፣ መሬትና ቤቶች የጥገና ስራ በሚሰራበት ወቅት ወይም በአሰራር ችግር በጎርፍ መጎዳት፣
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበርና ከማኅበሩ ውጭ ባሉ ግለሰቦች ወይም ድርጅቶች መካከል ውጫዊ ግጭቶች ወይም አለመግባባቶች በሚከተሉት ምክንያቶች ሊከሰቱ ይችላሉ፡፡
• በማኅበሩና በሚመለከታቸው ተቋማት መካከል በመስኖ ልማቱ እና በግብዓት አቅርቦት
በሚመለከት፣
• በማኅበሩ እና በወረዳ ውሃ ሀብት ተቆጣጣሪ አካል መካከል በመስኖ አውታሩ ስራና ጥገና ጋር በተያያዘ፣
• በማኅበሩ እና በተቆጣጣሪው አካል መካከል በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አጠቃላይ አሰራር በተለይም ዓመታዊ በጀትና የሂሳብ መግለጫዎች ሲፀድቁ፣ እና
• ተመሳሳይ የመስኖ ወንዝ በሚጠቀሙ በሁለት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበራት መካከል፣
በተለይ አንዱ የውጭ ግጭት መነሻ ምክንያት በተፋሰሱ ውስጥ በላይኛውና በታችኛው አካባቢ ያሉ ተጠቃሚዎች
• በወንዙ የታችኛው አካባቢ ያለ ማኅበርና በተፋሰሱ በላይኛው አካበቢ ያሉ ተጠቃሚዎች በመስኖ ውሃ ጠለፋው /divertion/ እና ሌሎች የውሃ ግንባታ ስራዎች፣ እና/ወይም
• በታችኛው የወንዙ ተፋሰስ ያሉ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበርና እና በመንግስት መካከል በላይኛው ተፋሰስ ግድብ ሲሰራ እና/ወይም የመስኖ አውታር ሲገነባ ግጭቶች
ሊከሰቱ ይችላሉ፡፡
2.3.3 ግጭት መከላከል
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ከላይ የተዘረዘሩትን ግጭቶች እንዴት መከላከል ይቻላል የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊ ያለገደብ ሃሳብ እንዲሰጡት ወይም በቡድን ተወያይተው ሀሳብ እንዲያቀርቡ አድርግ፡፡ ተሳታፊዎች የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም ነጭ ሰሌዳ ላይ ጻፍ፣ |
ግጭትን መከላከል ለተከሰተ ግጭት መፍትሄ ከመሰጠት ይመረጣል፡፡ ሊከሰቱ የሚችሉ ግጭቶች ሊወገዱ የሚችሉት፤
• ሁሉም የመስኖ ተጠቃሚዎች በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዓላማ፣ ስልጣንና ተግባራት
እንዲሁም የራሳቸውን መብትና ግዴታቸውን ከተገነዘቡ፣
• አስተዳደረዊ ስራዎቸን ለመስራት፣ የፋይናንስና የቴክኒክ ስራዎቸን በውጤታማና በቅልጥፍና ለመምራት ለማኅበሩ በቂ ክህሎትና እውቀት ሊያስጨብጥ የሚችል ስልጠና ከተሰጠ፣
• ተስማሚና ውጤታማ ሰብሰባዎች ከአካሄዱ፤ ስብሰባዎች ሲካሄዱና ሁሉም ውሳኔዎች ሲተላለፉ አብዛኛው የስብሳባው ተሳታፊ የተሳተፈበትና ያመነበት ሲሆን፣
• ግልጽነትና ተጠያቂነት ያለው የውሳኔ አሰጣጥ፣ የተግባራት አፈጻፀም እና የስራ አመራር አባላት
ባህሪ መኖር እና በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና ዙሪያ በወቅቱና በትክክለኛ መንገድ ለሁሉም አባላትና አባል ላልሆኑ ተጠቃሚዎች መረጃ መስጠት፣
• ሁሉም የመስኖ ተጠቃሚዎች ከመስኖ አውታሮሩ አሰራርና ጥገና እንዲሁም የመስኖ ውሃ
ስርጭት፣ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ጋር በተያያዘ በወቅቱና ሙሉ መረጃ እንዲያገኙ በየደረጃው ጥሩ የሆነ ግንኙነት መኖር
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር እንደ ተቋም በጠቅላላ ጉባኤ አባላት አብላጫ ድምጽ
የፀደቀውን ዓመታዊ የስራ ዕቅድ ውጤታማ በሆነ መንገድ ተግባራዊ ለማድረግ የቴክኒክ ብቃት/አቅም ሲኖረውና ፍትሃዊ የሆነ የመስኖ ውሃ ስርጭት ሲኖር፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሁሉንም ጊዜያቸው የደረሰውን የውሃ አገልግሎት ክፍያዎች እና ስምምነት በተደረገበት መሰረት ጥፋት በፈፀሙ ተጠቃሚዎች የቅጣት ገንዘብ
በወቅቱ የማሰባሰብ ብቃት ካለውና አስፈላጊውን የጥገና ስራ ለመስራት በቂ የገንዘብ አቅም ሲኖረው፣
• የወንዙን ተፋሰስ ተከትሎ በሁሉም የመስኖ አውታሮች ፍትሃዊ የሆነ የውሃ ስርጭት ሲኖርና
ሰምምነት የተደረገበት የውሃ ስርጭት ደንብ ሲጣስ የተቀመጡ የቅጣት እርምጃዎች ተግባራዊ ሲሆኑ፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የማኅበሩን መተዳደሪያ ደንብ መሰረት በማድረግ ህግን
በሚጥስ ማንኛውም አባልና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚዎች ሊወሰዱ የሚገባቸውን የቅጣት እርምጃዎች የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ አዘጋጅቶ ተግባራዊ ሲያደርግ፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበር ህገወጥ አሰራር በሚሰሩ ማንኛውም አባል ላይ የማህበሩን
መተዳደሪያ ደንብና ውስጠ ደንብ መሰረት በማድረግ አስፈላጊውን እርምጃ በመውሰድ ሊከሰቱ የሚችሉ ግጭቶችን መከላከል ይቻላል፡፡
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች የውስጥና የውጭ ግጭቶች እንዴት ሊፈቱ ይችላሉ የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊ ያለገደብ ሀሳብ እንዲሰጡት ወይም በቡድን ተወያይተው ሀሳብ እንዲያቀርቡ አድርግ፡፡ ተሳታፊዎች የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም ነጭ ሰሌዳ ላይ ጻፍ፣ |
መርሆዎች
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በማኅበሩ ውስጥ ወይም በማኅበሩና ከማህበሩ ውጭ በሆኑ ግለሰቦች ወይም ተቋማት መካከል፤ ማንኛውም አለመግባባት ወይም ግጭት በማንኛውም ሁኔታ ቢከሰት ሁለቱ
ወገኖች ተገቢ ወደ ሆነ ስምምነት ለመምጣት ሌላ ሶስተኛ ወገን ሳይገባ በራሳቸው ጥረት ማድረግ ይኖርባቸዋል፡፡ ስምምነት ላይ ካልተደረሰ ግጭቱ በሽምግል እና በዕርቅ መፈታት አለበት፡፡
የግጭት አፈታት /disput resolution/
• በመጀመሪያ ደረጃ በመስኖ አገልግሎቱ ክልል ያለና በመስኖ ሊለማ የሚችል መሬት ያለው ማንኛውም ተጠቃሚ የሚያጋጥመውን ማንኛውንም አለመግባበት/ግጭት ለመስኖ ውሃ
ተጠቃሚዎች ማኅበር ሊቀመንበር የማቅረብና ጉዳዩ እንዲፈታ የመጠየቅ መብት አለው፡፡ ውሳኔው ወዲያውኑ መሰጠትና የተወሰነው ውሳኔ አለመግባባት ለፈጠሩት ለሁሉም ወገኖች በጽሁፍ እንዲደርስ መደረግ አለበት፣፣
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ጣዊና ውጫዊ ግጭቶች በሚያጋጥምበት ጊዜ በመጀመሪያ ደረጃ ጉዳዩ መታየት ያለበት ሁለቱ ወገኖች በስምምነት በመረጧቸው የሸምግልና ዳኞች ነው፡፡
• ጉዳዩ በሽምግልና ዳኞች የማይፈታ ከሆነ በፌደራል የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አዋጅ መሰረት የህግ መሰረት ላለው ለማኅበሩ የግጭት አስወጋጅ ኮሚቴ መቅረብ አለበት፡፡
• ግጭት አስወጋጅ ኮሚቴው በመጀመሪያ ደረጃ የውስጥ አለመግባበቶችን በእርቅ ለመፍታት ጥረት ማድረግ አለበት፡፡
• ሆኖም ግጭት አስወጋጅ ኮሚቴው የውስጥ ግጭቶችን በእርቅ መፍታት ካልቻለ፣ ጉዳዩ
ለአካባቢው ማህበራዊ ፍርድቤት እንዲቀርብ በማድረግ በህግና በማኅበሩ መተዳደሪያ ደንብ መሰረት የመጨረሻ ውሳኔ ይሰጠዋል፡፡
• የግጭት አስወጋጅ ኮሚቴው የመጨረሻ ውሳኔ ግጭት ለፈጠሩት ለሁሉም አካላት በጽሁፍ
ሊደርሳቸውና በማኅበሩ ጽ/ቤት ሊታይ በሚችል ቦታ መቀመጥ አለበት፡፡
ክፍተኛ ፍርድ ቤት
ማንኛውም ውስጣዊ ግጭት ያጋጠመውና በተሰጠው የግጭት አወጋገድ ውሳኔ ያልተስማማ ግለሰብ ጉዳዩን ለከፍተኛ ፍርድ ቤት የማቅረብ መብት አለው፡፡
🗐 | ከስልጠናው በኋላ ስለ ግጭት አወጋገድና እና እርቅ ዋና ዋና ጉዳዮችን በቀላል አቀራረብ የሚያብራራ ማኑዋል ለሁሉም ሰልጣኞች መሰጠት አለበት፡፡ |
2.4 የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ አዘገጃጀት /Formulation of internal rules & regulations/
ዓላማ፣
• በማኅበሩ የውስጥ የግጭት ምንጭ የሆኑ ጉዳዮችን ለመከላከል እንዲቻል እና ማኅበሩ ጤናማ ስራ እንዲሰራ ለማድረግ አስፈላጊውን የቅጣት እርምጃዎች በሚያካትት መልኩ በውስጥ
መተዳደሪያ ደንብ ማዘጋጀትና ተግባረዊ ማድረግ ስላለው ጠቀሜታ የሰልጣኞችን ግንዛቤ ለማሳደግ ነው፣
ርዕሶች፣
• የህግ ማዕቀፍ
o የመሰኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበር መርሆዎች
• የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ ዓላማ
• በውስጥ መተዳደሪያ ደንብ መካተት ያለባቸው ጉዳዮች
o የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ የማጽደቅና የማሻሻል ሂደት
• ውጤታማ የቅጣት እርምጃዎች /effective sanction/
o የቅጣት እርምጃ ቅድመ ሁኔታዎች/Conditions for effective sanction/ ስልልጠናው የሚያካትታቸው፡- የሚመለከታቸው አጋር አካላት ባለሙያዎች፣
የስልጠና መሳሪያዎች፡- ፊሊፕ ቻርት፣ ማኑዋል እና የተግባር መልመጃዎች ስልጠናው የሚወስደው ጊዜ፡- 1፡30 /አንድ ሰዓት ተኩል/፣
2.4.1 የመሰኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበር መርሆዎች፣
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር መርሆች ስንል ምን ማለት ነው? እነዚህ መርሆዎች ምን ምን ናቸው? በምትሰሩበት ወረዳና ቀበሌ እንዴት ልትገልጿቸውና ተግባራዊ ልታደርጓቸው ትችላላችሁ? የሚሉ ጥያቄዎችን ጠይቅ፡፡ |
በውስጥ መተዳደሪያ ደንቡ ርዕሶች ውስጥ የሚከተሉት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር መርሆዎች መካተት አለባቸው፡፡
ልዩነት አለማድረግ፣
• የመሰኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በሚሰጣቸው ማንኛውም አገልግሎቶች በአባላት መካከል ብሄርን፣ ፆታን፣ ሃይማኖትን ወይም በማንኛውም ሌላ ተመሳሳይ ምክንያት ልዩነት አያደርግም፣
ግልጽነትና አሳታፊነት፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በአሰራርና በውሳኔ አሰጣጥ ሂደት የግልፀኝነት መርህን የመከተልና ሁሉም አባላት ተሳታፊ እንዲሆኑ ማነሳሳትና መደገፍ አለበት፣
ሚዛናዊ ውሳኔ አሰጣጥ፣
• ሁሉም አባላት ሀሳባቸውን የመግለጽ መብት በሚያረጋግጥና በሚያሳትፍ መልኩ ሚዛናዊና ፍትሃዊ የውሳኔ አሰጣጥ ስርዓት መቀየስና ተግባራዊ ማድረግ፣
ሀብትን በትክክልና ፍትሃዊ በሆነ መንገድ መጠቀም፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሀብትን የመስኖ ውሃን ጨምሮ አባለትንና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚወችን ትኩረት በማድረግ በትክክልና ፍትሃዊ በሆነ መንገድ መጠቀም ይኖርበታል፣
ሀብትን በብልሀት መጠቀም፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ያለውን ሀብት ብክነትን፣ ከሚገባው መጠን በላይ ውሃ መጠቀም /over watering/ ጎርፍ እና ብክለትን በማያስከትልና አከባቢን ለመጠበቅ በሚያስችል ሁኔታ በብልሀትና በትክክል መጠቀም አለበት፣
ማንኛውም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የሚከተሉትን ዓላማዎች ለማሳካት የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ በማዘጋጀት በጠ/ጉባኤ አስፀድቆ ተግባራዊ ማድረግ ይኖርበታል፡፡
• የማህበሩ አስተዳደር አና የገንዘብ አመራር ግልጽነትና ተጠያቂነት ባለው ሁኔታ በውጤታማና ቀልጣፋ በሆነ መልኩ ጥቅም ላይ መዋሉን ለማረጋገጥ፣
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአገልግሎት ክልል ውስጥ ያለው የመስኖ አውታር
አሰራርና ጥገና በተገቢው ሁኔታ ለመከታተልና የመስኖ ውሃ ክፍፍል በቅልጥፍናና ፍትሀዊ በሆነ አግባብ መፈፀሙን ለመረጋገጥ፣
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአገልግሎት ክልል ውስጥ በማኅበሩ አመራር እና በመስኖ
አውታሩ አሰራርና ጥገና በከፍተኛ ደረጃ ግልጽነትና ተጠያቂነት በማስፈን በማኅበሩ ሊከሰቱ የሚችሉ ውስጣዊ ግጭቶችን ለማስወገድ፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበርን ለማቋቋምና ለማስተዳደር የወጣውን የፌደራል አዋጅ
ቁጥር 841/2014 እና የክልሉን አዋጅ ቁጥር 239/2008፣ የማኅበሩን መተዳደሪያ ደንብ እንዲሁም የማኅበሩን የውስጥ ደንብ በሚጥሱ ተጠቃሚዎች አስፈላጊውን አስተዳደራዊ የቅጣት እርምጃ ለመውሰድ የሚያስችል አሰራር ለመዘርጋትና በሁሉም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ሰርዓት መስፈኑን ለማረጋገጥ፣
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ ከማኅበሩ አመራር እና ከመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና ጋር በተያያዘ ምን ምን ጉዳዮች መካተት አለባቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳብ እንዲሰጡበት አድርግ፡፡ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ ድንጋጌ ቢያንስ ከሚከተሉት ጉዳዮች ጋር የተያያዙ ነጥቦችን ማካተት አለበት፡፡
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአባልነት መቀበያ መስፈርት፣
• የአባላት የመመዝገቢያ ክፍያ፣
• ለማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ፣ ለቁጥጥር ኮሚቴ፣ ለግጭት አስታራቂና አስወጋጅ ኮሚቴ በማኅበሩ ስራ ምክንያት ላወጡት ወጪ ማካካሻ አከፋፈል ስርዓትና የሚከፈለውን መጠን፣
• የጠቅላላ ጉባኤ አመታዊ ሰብስባ እና የስራ አመራር ኮሚቴ ስብስባ ሰርዓትና የሰብሰባ ጊዜ፣
• የጠቅላላ ጉባኤና የስራ አመራር ኮሚቴ የድምጽ አሰጣጥ ስርዓትና ምልዓተ ጉባኤ፣
• በጠቅላላ ጉባኤ እና/ወይም በስራ አመራር ኮሚቴ የተመረጡ ንዑሳን ኮሚቴዎች ተግባርና ኃላፊነት፣
• አመታዊ የመስኖ አውታር ጥገና እና ቁጥጥር የሚካሄድበትን ስርዓትና ጊዜውን፣
• ዓመታዊ የስራ ዕቅድ እና ዓመታዊ ሪፖርት የሚዘጋጅበትንና የሚጸድቅበትን ስርዓትና ጊዜ፣
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስለሚቀጠሩ ቅጥር ሰራተኞች የቅጥር፣ የስንብት እና ዋና ዋና ተግባርና ኃለፊነታቸው ዝርዝር፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት የውሃ አገልግሎት ክፍያ የሚከፍሉበትን ሰርዓትና ጊዜውን፣
• የመሰኖ ወሃ አገልግሎት ክፍያ ባልከፈሉ ተጠቃሚዎች ላይ እርምጃ ለመውሰድ ማኅበሩ ስላለው ስልጣን፣ በወቅቱ ባልከፈሉ ተጠቃሚዎች የሚወሰድ አስተዳደረዊ የቅጣት እርምጃ
አወሳሰድ ስርዓትና የመክፈያ ጊዜውን ጭምር፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበሩ ከሌላ አንድ ማኅበር ወይም ከአንድ በላይ ከሆኑ ማኅበራት ጋር ስለሚዋሃድበት፣ የፌዴሬሽን አባል ስለሚሆንበት ስርዓት፣
• የማኅበሩን እና የአባላትን የኃላፊነት ደረጃ፣
• ማኅበሩ በሚፈርስበት ጊዜ የማፍረስ ሂደቱ ከተጠናቀቀ በኋላ ሀብት የሚከፋፈልበትን ስርዓት፣
• የውስጥና የውጭ ግጭቶች ስለሚፈቱበት ስርዓት የመሳሰሉት ነጥቦች ሊከተቱ ይገባል፡፡
2.4.2.1 የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ የሚፀድቅበትና የሚሻሻልበት ስርዓት
የውስጥ መተዳደሪያ ረቂቅ በጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት ቀርቦ በጉባኤው አብላጫ ድምጽ መጽደቅ አለበት፡፡ የፀደቀው የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ በማንኛውም ጊዜ በጠቅላላ ጉባኤ አብላጫ ድምጽ ሊሻሻል ይችላል፡፡
የውስጥ መተዳደሪያ ደንቡ ወይም ሌላ የማሻሻያ ጥያቄ ሲኖር የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ጠቅላላ ጉባኤ በተካሄደ በ15 ቀናት ውስጥ ለተቆጣጣሪው አካል መቅረብ አለበት፣
2.4.3 ውጤታማ ቅጣት /Effective sanctions/
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት ምን የቅጣት አይነቶች ሊጠቀሙ ይገባቸዋል? የትኞቹ ናቸው የበለጠ ውጤታማ ሊሆኑ የሚችሉት የሚሉ ጥያቄዎችን በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊዎች ሃሳብ እንዲሰጡበት በማድረግ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
አንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የማኅበሩን መተዳደሪያ ደንብ እና የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ በሚጥሱ አባላት ላይ እርምጃ ለመውሰድ ዝግጁ መሆን አለበት፡፡ በአብዛኛው የተለመዱና በተለያዩ ተቋማት/ቢሮዎች ተግባራዊ የሚደረጉ የቅጣት ዓይነቶች፣
• የቃል እና የጽሁፍ ማስጠንቀቂያ፣
• የገንዘብ ቅጣት /fines/፣
• በወቅቱ ባልተከፈለ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ወለድ ተጨምሮበት እንዲከፈል የማድረግ፣
• የጉልበት ስራ ማሰራት፣
• የሰብል፣ የእንስሳ፣ የመሳሪያ እና/ወይም ሌላ ንብረት ቅጣት፣
• ውሃ የመጠቀም መብት የማቋረጥ ቅጣት፣
• ጉዳዩ በፍትህ አካላት ቀርቦ እንዲታይ ማድረግ፣
የለውጤታማ ቅጣት ቅድመ ሁኔታዎች /Conditions for Effective sanctions/
ህግን በጣሱ ተጠቃሚዎች የቅጣት እርምጃዎች መውሰድ አስፈላጊ ነው፡፡ ነገርግን ቅጣቱ የሚወሰድባቸው ግለሰቦች ላይወዱትና ሊቃወሙት ይችላሉ፡፡ ቅጣት ሁልጊዜም ውጤታማና ሊሳካ የሚችለው፤
• ቀስ በቀስ ወይም ደረጃ በደረጃ፣
• ሊታመን በሚችል እና
• ተፈጻሚነት ሲኖረው ነው፡፡
ቀስ በቀስ ወይም ደረጃ በደረጃ የሚወሰድ ቅጣት፣
ቀስ በቀስ ወይም ደረጃ በደረጃ የሚወሰድ ቅጣት የሚያመለክተው ከጥፋቱ ጋር ተመጣጣኝ የሆነ፣ ተከታታይና እያደገ/እየከበደ የሚሄድ የእርምጃ አወሳሰድ ሰርዓት ነው፡፡ ሳይታሰብበት በተለያዩ አጋጣሚዎች የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ባልከፈለ/ች ተጠቃሚ ላይ ወዲያውኑ ቅጣት ማሳረፍ
የሚያመጣው ውጤት ጥሩ ሊሆን ስለማይችል ተጠቃሚው ያልከፈለውንና ጊዜው ያለፈበትን የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ እንዲከፍል ግፊት ለማድረግ በጽሁፍ ማሳወቅ በቂ ሊሆን ይችላል፡፡ ተጠቃሚው/ዋ ይህንን የጽሁፍ ማስታወቂያ ካልተቀበለ/ች፣ የአገልግሎት ክፍያው እየጨመረ የሚሄድ ይሆናል፡፡ ያልተከፈለን የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ እንዲከፈል ለማድረግ የመጨረሻ እርምጃ ክፍያው እስካልተከፈለ ድረስ ለሚያለማው መሬት የመስኖ ውሃ አገልግሎት መከልከል ሊሆን ይችላል፡፡
ሊታመን የሚችል ቅጣት፣
ቅጣት ሊታመን የሚችል መሆን አለበት፡፡ ማለትም አጥፊው በሚወሰደው ቅጣት ሊሰማው ወይም ተጽዕኖ ሊያሳድርበትና ሁሉም ተጠቃሚዎች ህጉን ካላከበሩ ቅጣቱ ተግባራዊ ሊሆን እነደሚችል ሊያውቁትና በእምነት ሊቀበሉት ይገባል፡፡
ተፈጻሚነት ያለው ቅጣት፡
ሊታመን ከሚችል ቅጣት ጋር ተዛማጅነት ያለው በአጥፊዎች ላይ የሚወሰደው ቅጣት የግድ ተፈጻሚ መሆን ያለበት መሆኑ ነው፡፡ ስለሆነም ማንኛውም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚ ቅጣቱ ባዶ እርምጃ እንዳልሆነና ማኅበሩ ህግና ደንብ በሚጥሱ የውሃ ተጠቃሚዎች ላይ ተግባራዊ ሊያደርግ እንደሚችል ማወቅ ይኖርባቸዋል፡፡
ቅጣትን ተግባራዊ ማድረግ /Implementation of Sanctions/
በአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ቅጣት ተግባራዊ ከመሆኑ በፊት የማኅበሩ አመራር ሁልጊዜም ማረጋገጥ ያለባቸው ጉዳዮች፤
• የቀረበው ቅጣት አድሎና ጥላቻ የሌለበት መሆኑን፣
• የቀረበው ቅጣት በደንብ የተተነተነ እና ምክንያታዊ መሆኑን፣
• ትክክለኛ አስተዳደረዊ ሂደቱን የተከተለ መሆኑን ማየት ይገባቸዋል፡፡
የቅጣት እርምጃ ከተወሰደ በኋላ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አመራር አካላት ተፈጻሚ እንዲሆን ጥረት ማድረግና ግልጽ በሆነ ስህተት ምክንያት ካልሆነ በስተቀር ቀድም የተወሰነው ውሳኔ በተጽዕኖ እንዳይቀየር ማድረግ ይጠበቅባቸዋል፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በአጥፊዎች ላይ የተወሰነውን ቅጣት ተግባራዊ ለማዳረግ ፈቃደኛ ካልሆኑ፤ በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና ስራ እና/ወይም በመስኖ ውሃ ማኅበሩ አመራር በራሱ ላይ ከፍተኛ የሆነ ችግር ሊያስከትል ይችላል፡፡ የማኅበሩ አባላትና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚዎች በተከሰቱ ጥፋቶች ላይ የተወሰነው የቅጣት ውሳኔ በትክክል ተግባራዊ ካልተደረገ ህግና ደንቦችን ያለመቀበል
መልመጃ
ሥልጠናው ከተሰጠና ውይይት ከተደረገበት በኋላ ሰልጣኞች በጨበጡት ዕውቀት መሰረት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎችን የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ አንድና ከዚያ በላይ የሆኑ የቅጣት ዓይነቶችን ጨምሮ በማዘጋጀት የመለማመድ ዕድል ማግኘት አለባቸው፡፡
ወይም መክፈል የሚገባቸውን የመስኖ ውኃ አገልግሎት ክፍያ በወቅቱ ያለመክፈል ሁኔታ ሊያስከትል ይችላል፡፡
🗐 | ከስልጠናው በኋላ ሰልጣኞች የውስጥ መተዳደሪያ ደንብን አስመልክቶ መሰረታዊና ውጤታማ የሆኑ የቅጣት አይነቶችን ጭምር የያዘ በአጭሩና ዋናዋና ጉዳዮችን የሚያብራራ ማኑዋል ለሁሉም የስልጠናው ተሳታፊዎች መሰጠት አለበት፡፡ |
ዓላማ፣
የስልጠናው ተሳታፊዎች በራሳቸው የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ የስብሰባ ዕቅድ አዘገጃጀት፣ አተገባበር እና አመራር ክህሎታቸውን እንዲያዳብሩ ለማድረግ ነው፡፡
ርዕሶች፣
• አስተዳደራዊ አመራር መግቢያ
o የጥሩ ስራ አመራር መርሆዎች
o ግልጽነትና ተጠያቂነት
• የስብሳባ ዓይነቶች
• የስብሰባዎች ዓላማ
• የቀልጣፋና ውጤታማና ስብሰባዎች ህግጋት/ደንቦች
o የመወያያ አጀንዳ ማዘጋጀት
o ተስማሚ የስብሰባ ቦታ እና ቀን
o የስብሰባ ጥሪ ማስተላለፍ/ማሳወቅ
o የስብሰባ ዝግጅት ማድረግ
o ውጤታማ የመድረክ አመራር
o የሪፖርት አቀራረብ
o የተሳታፊዎች መልካም ስነምገባር
o ውሳኔዎችን ለማጽደቅ የድምጽ አሰጣጥ
o የስብሰባ አደረጃጀት /Structured meeting/
o የተሳታፊዎች የነቃ ተሳትፎ
o የሰብሰባ ቃለጉባኤ አዘገጃጀት
• የስብሰባው ተሳታፊዎች፡- የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአመራር እና የቁጥጥር ኮሚቴ አባላት
• የሰልጠና መሳሪያዎች፡- ፍሊፕ ቻርት፣ ማኑዋልና መልመጃ/ጭውውቶች
• የሚያስፈልግ ጊዜ፡- 3፡30 /ሶስት ሰዓት ተኩል/
3.1.1 አስተዳደራዊ አመራር መግቢያ
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የሚመሰረተው በግለሰቦች የጋራ ፍለጎት በዋናነትም የመስኖ መሬታቸውን ለማልማት በሚፈልጉ ሰዎች ነው፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በቂ አገልገሎት
ለተጠቃሚዎች ለመስጠት በተለይም በማኅበሩ አገልግሎት ክልል ውስጥ በበቂ መጠንና እና ፍትሃዊ የመስኖ ውሃ አቅርቦት እንዲኖር ለማስቻል የእለት ከዕለት ተግባራትን የሚያከናውኑ አመራር አባላት ከጠቅላላው አባላት ውስጥ እንዲመረጡ ይደረጋል፡፡ ማኅበሩን በአግባቡ ለመምራት የተመረጡ አመራር አካላት በአብዛኛው በአባላት እምነት የተጣለባቸውና ኃላፊነታቸውን ሊወጡ የሚችሉ መሆን አለባቸው፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አመራር አካላት በተጠቃሚዎች በተለይም በአባላት ዘንድ ሙሉ ታማኝነታቸው ሊረጋገጥ የሚችለው ሁሉም የማኅበሩ ጉዳዮች ግልጽና ተጠያቂነት ባለው ሁኔታ ሲፈፀሙና ሁሉም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚ ልዩ ልዩ አገልግሎቶችን ለመስጠት በማኅበሩ እየተሰራ ያለውን ስራ ምን እና እንዴት እየተሰራ እንደሆነ ሙሉ በሙሉ ሲገነዘቡ ብቻ ነው፡፡
3.1.1.1 የጥሩ/መልካም ስራ አመራር መርሆዎች
• የኃላፊነትና የተጠያቂነት ስሜት፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አመራር አባላት በማኅበሩ አገልግሎት ክልል ውስጥ ላሉ ለሁሉም የመስኖ ተጠቃሚዎች በእኩልነት እያገለገሉ መሆኑንና ተጠሪነታቸውም ለመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች አባላት መሆኑን ማረጋገጥ አለባቸው፡፡
• ተግባርን መገንዘብ፣
ምን ተግባር መሰራትና መቸ መሰራት እንዳለበት ማወቅ፣
• እርምጃ የመውሰድ ተነሳሽነት፣
ስራዎችን ለመፈፀም ወይም ችግሮችን ለመፍታት መነሳሳት፣
• የስራ ክፍፍል፣
ሌሎቹ በስራው ተሳታፊ እንዲሆኑ የማነሳሳት፣ የቡድን ስራ የማጠናከር፣ የተጠቃሚውን ክህሎት ለስራ የመጠቀም አቅም፣
• ትክክለኛ ውስኔ መወሰን፣
ማንኛውም ውሳኔ ሲወሰን ትክክለኛና ተቀባይነት ያለው ውሳኔ መወሰን፣
• ውጤታማነት
በፍጥነት ውጤት በሚገኝባቸው ተግባራት ማተኮር፣ ወጭን መቆጣጣር
• ብልሀት፣
የሚያጋጥሙ ችግሮችንና አለመግባበቶችን በብልሀት የመፍታት ክህሎት፣
• አደረጃጀት፣
ጥሩ የሆነ አስተዳደራዊ አደረጃጀትና የፋይናነስ አመራር ክህሎት መኖር፣
• ግልፀኝነት፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት /እና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚዎች/ በአመራር አካላት ውሳኔዎች፣ በተግባራት አፈጻፀም እና የማኅበሩ የገንዘብ አጠቃቀም በወቅቱና ውጤታማ ለሆነ ጉዳይ ስራ ላይ መዋሉን ግልጽ ማድረግ፣
• የግንኙነት ክህሎት፣
ከማኅበሩ አባላት ጋር፣ ከወረዳ አስተዳደር፣ ከቀበሌ አስተዳደርና ከሌሎች የሚመለከታቸው አካላት ጋር መልካም ግንኙነት እንዲኖር ማድረግ፣
እነዚህ የስራ አመራር መርሆዎች አብዛኘዎቹ በራሳቸው ገላጭ በመሆናቸው በዚህ የስልጠና ማኑዋል ሌላ ዝርዝር ነገር አልተካተተም፡፡ ለማንኛውም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ግልፀኝነትና ተጠያቂነት ለጥሩ ስራ አመራር ወሳኝ በመሆናቸው ቀጥሎ ባለው ክፍል ተብራርተዋል፡፡
በአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ ዘላቂነት ያለው አሰራር ለማረጋገጥና ውጤታማ ለመሆን፣ ለተጠቃሚዎች ተጠያቂ መሆን እና ግልጽ ውሳኔዎችን መወሰን ወሳኝና መሰረታዊ ጉዳዮች ናቸው፡፡
• ተጠያቂነት፡- ተጠያቂነት ማለት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአመራር አባላት
ሊቀመንበሩን ጨምሮ የሚሰሩትን ተግባር አፈጻፀም ለማኅበሩ አበላት ግልጽ የማድረግና ባልፈፀሟቸው ተግባራትም ተጠያቂ የመሆን ግዴታ አለባቸው፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአመራር አባላት የሚመረጡት በማኅበሩ አባላት ሲሆን ጠቅላላ አባላትን በመወከል የዕለት ከዕለት ሥራዎችን ያከናውናሉ፡፡
• ግልፀኝነት፡- በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ከተጠያቂነት ተቀራራቢ የሆነው ጉዳይ
ግልፀኝነት ያለው የውሳኔ አሰጣጥ ሂደት ነው፡፡ ግልፀኝነት ማለት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስራ አመራ ኮሚቴ ማንኛውንም የኮሚቴ ውሳኔዎችንና ተግባራትን ለአብነት የገንዘብ አጠቃቀምን ለሁሉም ተጠቃሚዎች ግልጽ ማድረግ ማለት ነው፡፡
☞ | የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስራ አመራር ኮሚቴ አባላት ውጤታማ ስራ ለመስራት ቅድመ ሁኔታዎች በአባላትና አባል ባልሆኑ ተጠቃሚዎች ዘንድ እምነትንና ተቀባይነትን ለመገንባት ሙሉ በሙሉ ተጠያቂ መሆንና የኮሚቴውን ባህሪ፣ ተግባራት እና ውሳኔዎችን በሚመለከት በግልጽ ለተጠቃሚዎች ማስገንዘብ ነው፡፡ |
በሌላ አገላለጽ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስራ አመራር ኮሚቴ የአባላትንና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚዎችን ጥቅም ለማስከበር የሚችሉትን አቅም ተጠቅመው የተሰጣቸወን ተግባር መፈፀምና አፈጻፀሙንም ለአባላት ማሳየት መቻል አለባቸው፡፡
በማኅበሩ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት የማኅበሩ ሊቀመንበር ዓመታዊ ሪፖርት አጠቃላይ የተግባራቱን አፈጻፀም በሚያሳይና ሌሎችንም ጉዳዮች ባካተተ መልኩ ሌሎችን የአመራር አባላት ወክሎ ተጠያቂነትና ግልጽነት ባለው ሁኔታ ለሁሉም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት ማቅረብ አለበት፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የሚከተሉት ሁለት ዓይነት ተጠያቂነቶች አሉት፣
• ሙያዊ ተጠያቂነት፣ የመስኖ አውታሩን አሰራርና ጥገና በወቅቱ ከማከናወን ጋር የሚገናኝ ሲሆን ለዚህም ማኅበሩ ኃላፊነት አለበት፣
• በገንዘብ ነክ ጉዳዮች ተጠያቂነት፣ ይህ የማኅበሩን የገንዘብ ነክ ጉዳዮች በአግባቡ መምራትን፣ የገንዘብ አጠቃቀም ትክክለኛ ሪፖርት ማቅረብ ጋር የሚያገናኝ ነው፡፡
የሙያዊ እና የገንዘብ ነክ ጉዳዮች ተጠያቂነት እንዲሁም ግልፀኝነት እጥረት መኖር ገንዘብን አላግባብ መጠቀምና ብክነትን ስለሚያስከትል ለአብዛኛዎቹ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት መዳከም ዋና ምክንያቶች ናቸው፡፡ የዚህም የመጨረሻ ውጤት የሚሆነው የመስኖና ድሬኔጅ መሰረተ ልማት በወቅቱና ውጤታማ የሆነ ጥገና ባለመካሄዱ አጠቃላይ የመስኖ አውታሩ የመዳከምና በአገልግሎት ክልሉ መስጠት የሚገባውን አገልግሎት ለመስጠት ከፍተኛ ችግር ውስጥ መግባት ይሆናል፡፡ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሙያዊ እና ገንዘብ ነክ የሆኑ ጉዳዮችን በሚመለከት ተጠያቂነትና ግልፀኝነትን ለማረጋገጥ የማኅበሩን መተዳደሪያ ደንብ እና የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ እንደመሳሪያ በመጠቀም ተግባራትን መፈፀም ይገባል፡፡ የሚከተሉት እርምጃዎች በአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ ተጠያቂነትንና ግልፀኝነትን ማረጋገጥ አለባቸው፡፡
• የማኅበሩ ሊቀመንበር፣ ፀሀፊ እና ገንዘብ ያዥ በወሩ ውስጥ ያከናወኑትን ተግባራትና የፋይናንስ አጠቃቀም ሁኔታ የሚያሳይ ሪፖርት በወርሃዊ የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባ የተወሰነ ቋሚ ጊዜ
ተቀምጦለት ማቅረብ አለባቸው፡፡
• የስራ አመራር ኮሚቴው ውሳኔዎች እንዲታወቁ በማኅበሩ ጽ/ቤት እና/ወይም አብዛኛው ተጠቃሚ በሚገኝበት መንደር እንዲለጠፉ በማድረግ ሁሉም እንዲያውቀው ማድረግ፣
• የማኅበሩ ቁጥጥር ኮሚቴ የሂሳብ አመዘጋገቡን፣ ሰነዶች እና አጠቃላይ የገንዘብ አጠቃቀሙን በተወሰነ የጊዜ ገደብ መቆጣጠር፡፡
• የቁጥጥር ኮሚቴው የጠቅላላ ጉባኤውን በመወከል የፀደቀውን ዓመታዊ በጀትና የስራ ዕቅድ መገምገምና እንዲፀድቅ ማድረግ፣
• ዓመታዊ ሪፖርት ከፋይናንስ መግለጫዎች ጋር እንዲሁም ዓመታዊ የስራና የበጀት ዕቅድ
በሊቀመንበሩ አመካኝነት እንዲቀርብ በማድረግ በማኅበሩ ዓመታዊ ጠቅላላ ጉባኤ ስብስባ በተገኙ አባላት አብላጫ ደምጽ ማጽደቅ፣
• የግልፀኝትና ተጠያቂነትን ለማረገገጥ አንደኛው መንገድ ደግሞ ውጤታማ የሆነ የጠቅላላ
ጉባኤ፣ የስራ አመራር ኮሚቴ እና የቁጥጥር ኮሚቴ ስብሰባዎች ማካሄድ ነው፡፡
• የስራ አመራር ኮሚቴው ቢያንስ በየወሩ አንድ ጊዜ በቋሚነት ስብሰባ ሊኖረው ይገባል፡፡
? | የስልጠናው ተሳታፊዎችን በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ ምን አይነት ሰብሰባዎች ናቸው መካሄድ አለባቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳብ እዲሰጡበት በማድረግ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም ነጭ ሰሌዳ ላይ ይጻፉ |
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር መተዳደሪያ ደንብ መሰረት ማኅበሩ የሚከተሉት የስብሰባ ዓይነቶች ሊኖሩት ይገባል፡፡
• የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ መካሄድ አለበት፣
• ምንም እንኳ በማኅበሩ መተዳደሪያ ደንብ የሚገለጽ ቢሆንም፣ የቁጥጥር ኮሚቴና የግጭት አስወጋጅ ኮሚቴዎች በየሶስት ወሩ በተለያየ ጊዜ ስብሰባ ሊኖራቸው ይገባል፡፡
3.1.2 የስብሰባዎች ዓለማ ፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማህበርን ውጤታማ በሆነ መንገድ ለመምራት የማኅበሩ አባላት እንዲሁም ተመራጭ የሥራ አመራር ኮሚቴ አባላትና የቁጥጥር ኮሚቴ አባላት የሚከተሉትን ዓላማዎች ለማሳካት በታቀደ የስብሰባ ቀን መገናኘትና መወያየት ይኖርባቸዋል፡፡
• መረጃዎችን ለመለዋወጥ፣ ለመገምገም እና ለመወያየት እንዲሁም በሚከተሉት ጉዮች ውሳኔዎችን ለመወሰን፣
o የታቀዱ፣ በሂደት ላይ ያሉ ተግባራትን በሚመለከት
o ከፋይናንስ ጋር የተያያዙ ጉዳዮችን
o በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና ስላሉ ችግሮች
o የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎችን ማኅበር አመራር
o ከማኅበሩ ስራ ጋር የተያያዙ ሌሎች ጉዳዮችን በሚመለከት
• በውስጥ ችግሮች ላይ ለመወያየትና ተገቢውን መፍትሄ ለመፈለግ፣
• የማኅበሩን መተዳደሪያ ደንብና የወስጥ መተዳደሪያ ደንብ በሚጥሱ አባላት ወይም አባል ባልሆኑ ተጠቃሚዎች ሊወሰድ የሚገባውን ቅጣት ለመወሰን፣
• በዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ወቅት የስራ አመራር ኮሚቴ አባላትንና የቁጥጥር ኮሚቴ አባላትን ለመምረጥ፣
ስለሆነም በአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ ተጠያቂነትና ግልፀኝነትን ለማሰፈን ቋሚ የሆነ ወይም መደበኛ ስብሰባ በሚከተሉት ምክንያቶች አስፈላጊ ነው፡፡
• የዕለት ከዕለት ተግባራትን የሚያከናውኑ ተመራጮች/ማለትም ሊቀመንበር፣ ፀሀፊና ገንዘብ
ያዥ/ ሌሎች የኮሚቴ አባላት ስለ ተግባራት አፈፃፀም እና ባህሪ በወርሃዊ ስብሰባ ወቅት ለመግለጽ፣
• የስራ አመራር ኮሚቴው ስለወሰናቸው ውሳኔዎች፣ ስለ ተከናወኑ ተግባራትና የአተገባበሩን ሂደት በማኅበሩ ዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ለመግለጽ፣
• የቁጥጥር ኮሚቴው የሰራቸውን የቁጥጥር ስራዎች ውጤት በማኅበሩ ዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ በሪፖርት ለማቅረብ፣
3.1.3 የውጤታማና ፍሬያማ ስብሰባዎች ደንብ
? | የስልጠናው ተሳታፊዎችን ውጤታማና ፍሬያማ ስብሰባዎቸን ለማካሄድ አስፈላጊ ደንቦች ምን ምን ናቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳብ እዲሰጡበት በማድረግ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም ነጭ ሰሌዳ ላይ ጻፍ፣ |
የታቀዱ ስብሰባዎች ውጤታማና ፍረያማ እንዲሆኑ ለማስቻል የሚከተሉት ደንቦች በትክክል ተግባራዊ መደረግ አለባቸው፣
• የመወያያ አጀንዳዎችን ማዘጋጀት፣
• ተገቢ የስብሰባ ቦታና ቀን መምረጥ፣
• የሰብሰባ ጥሪ ማስተላለፍ፣
• ስለስብሰባው በቂ ዝግጅት ማድረግ፣
• ስብሰባውን በአግባቡ መምራት፣
• ሪፖርቶችን ለተሰብሳቢዎች በጥሩ ሁኔታ ማቅረብ፣
• ውሳኔዎችን በድምጽ ማጽደቅ፣
• የስብሰባው ተሳታፊዎች መልካም ስነምግባር፣
• የስብሰባውን ሂደት እደተግባራቱ ቅደም ተከተል በስምምነት ማደረጃት፣
• የሁሉም ተሳታፊ የነቃ ተሳትፎ መኖር እና
• የስብሰባ ቃለ-ጉበኤ መያዝ
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሊቀመንበርና ፀሀፊ የመወያያ አጀንዳዎችን ማዘጋጀት ይኖርባቸዋል፡፡ የሚዘጋጁት አጀንደዎች አስቀድሞ በተደረገው ስምምነት መሰረት ሁሉንም ጉደዮች ያካተቱ መሆን አለባቸው፡፡ የተዘጋጁት አጀንዳዎች በስብሰባው መጀመሪያ ላይ ቀርበው መጽደቅ ይኖርባቸዋል፡፡
3.1.3.2 አጀንዳዎችን አስቀድሞ የማዘጋጀት ዓለማ
• በሰብሰባው ዕለት ስራ ላይ የሚውሉ ፎርማቶችን ለመወሰን፣
• ውይይት የሚደረግባቸውን ጉዳዮች በቅደም ተከተል ለማሳቀመጥ፣ እና
• ስብሰባወችን በቅደም ተከተልና ትኩረት ባለው ሁኔታ መካሄዳቸውን ለማረጋገጥ፣
ዓመታዊ ጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ዋና አጀንዳዎች የሚከተሉትን ይመስላል፤
• በማኅበሩ ሊቀመንበር ስብሰባው እንዲከፈት ማድረግ፣
• በማኅበሩ ፀሃፊ አማካኝነት የስብሰባውን ተሳታፊዎች መመዝገብ፣
• ቀድሞ ስብሰባ የተካሄደበት ቃለ-ጉባኤ በማኅበሩ ሊቀመንበር አማካኝነት ቀርቦ እንዲፀድቅ ማድረግ፣
• ማስታወቂያዎችንና ዜናዎችን በማኅበሩ ፀሀፊ አማካኝነት ማቅረብ፣
• የስራ አመራር ኮሚቴ መግለጫዎች በማኅበሩ ሊቀመንበር አማካኝነት ይቀርባሉ
• የሚነሱ ጉዳዮች፣
o አመታዊ ሪፖርት ማቅረብ፣ መወያየትና ማጽደቅ
o አመታዊ የሂሳብ ሪፖርት/ባላንስ ማቅረብ፣ መወያየትና ማጽደቅ
o አመታዊ የበጀት አጠቃቀም ሪፖርት ማቅረብ፣ መወያየትና ማጽደቅ
o የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ አከፋፈል ማቅረብ፣ መወያየትና ማጽደቅ
• ተሳተፊዎች ጥያቄ የሚያነሱበትና የሚወያዩበት ሰዓት
• ስብሰባውን በማኅበሩ ሊቀመንበር መዝጋት
ሁሉም በስብሰባው እንዲሳተፉ የተጋበዙ ተሳታፊዎች በታቀደው ሰብሰባ እንዲሳተፉ ለማድረግ የሰብሰባ ቦታው በጥንቃቄ መመረጥ ይኖርበታል፡፡ ስለሆነም፡-
• የተመረጠው የሰብሰባ ቦታ በቀላሉ የሚገኝና ማዕከላዊ ይሆናል፣ በተለይም ተሳታፊዎች
ከተለያዩ መንደሮች የሚመጡ ከሆነ፣
• የተመረጠው የሰብሰባ ቦታ በስብሰባ ተሳታፊዎች የታወቀ ይሆናል፣ ስለሆነም ቦታውን ለመፈለግ ይቀላቸዋል፣ እና
• የተመረጠው የመሰብሰቢያ ቦታ በቂና ሁሉንም ተሳታፊ ሊይይዝ የሚችል በቂ መቀመጫዎች ያሉት መሆን አለበት፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራትን ሰብሰባ ለማካሄድ ይበልጥ ተመራጭ ቦታዎች የማኅበሩ ጽ/ቤት እና/ወይም የህዝብ ቦታዎች/ህንፃዎች ምሳሌ የህዝብ ት/ቤቶች በዋናው መንድር አካባቢ ወይም በመንደሮች ማዕከላዊ ቦታ ሰለሚገኝ መጠቀም ይቻላል፡፡ ተስማሚ የስብሰባ ቦታ ከመምረጥ በተጨማሪ የስብሰባ ቀኑና ሰዓቱ ተሰብሳቢዎች በስባው እንዳይሳተፉ መሰናክል መሆን የለበትም፡፡ በአብዛኛው ተስማሚ የስብሰባ ቀናት ምን አልባት ቅዳሜና እሁድ ቢሆን ይመረጣል፡፡ ስለሆነም ተሳታፊዎች ልክ እንደመደበኛ ስራቸው ያለምንም ችግር ወደ ስብሰባው ሊመጡ ይችላሉ፡፡ ተስማሚ የስብሰባ ሰዓት ምን
አልባት በጠዋት ቀደም ብሎ ወይም ከሰዓት በኋላ አመሻሽ ላይ ቢሆን ተሳታፊዎች ከመደበኛ ተግባሮቻቸው ቀደም ብለው ወይም ከአከናወኑ በኋላ በታቀደው ስብሰባ ያለምንም ችግር ሊሳተፉ ይችላሉ፡፡
? | የስልጠናው ተሳታፊዎችን ስብሰባዎች መቸ እና የትቦታ መካሄድ አለባቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳብ እዲሰጡበት በማድረግ ወይም ተሳታፊዎቸን በግሩፕ በመክፈል ተወያይተው የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም ነጭ ሰሌዳ ላይ ጻፍ፡፡ |
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሊቀመንበር ወይም ፀሀፊ ማንኛውም በታቀደው ስብሰባ መገኘት ያለባቸው ተሳተፊዎች የስብሰባውን ቀን፣ ሰዓትና ቦታ በትክክልና በወቅቱ መረጃ ማግኘታቸውን ማረጋገጥ አለባቸው፡፡ ለዚህ ጉዳይ የማኅበሩ ሊቀመንበር ወይም ፀሀፊ የስብሰባ ጥሪ ደብዳቤዎችን ወይም ማስታወቂዎችን የሚከተሉትን ጥያቄዎች በሚመልስ አግባብ ማዘጋጀት ይጠበቅባቸዋል፡፡
መቸ ነው ስብሰባው የሚካሄደው? | ⇒ ቀን እና ሰዓት |
ስብሰባው የትነው የሚካሄደው | ⇒ ቦታ |
ምን ዓይነት ስብሰባ ነው የሚካሄደው? | ⇒ ዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወይም ወርሃዊ የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባ |
ውይይት የሚደረግበት ጉዳይ ምንድን ነው? | ⇒ የመወያያ አጀንዳዎች |
ማነው የተጋበዘው? | ⇒ ሁሉም የማኅበሩ አባላት ወይም የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ አባላት፣ |
የዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ የጥሪ ማስታወቂያ ህዝብ ሊያየው በሚችል ቦታ ከስብሰባው ቀን ሁለት ሳምንት ቀድሞ መለጠፍ አለበት፡፡
የማኅበሩ ፀሀፊ ሁሉም የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት በስብሰባ እንዲገኙ ከአንድ ሳምንት ቀደም ብሎ ጥሪ ደብዳቤ የሚከተሉትን ሰነዶች አባሪ በማድረግ እንዲደርሳቸው ማድረግ አለበት፡፡
• ያለፈው ስብሰባ ቃለ ጉባኤ ኮፒ፣
• የመወያያ አጀንደዎች፣ እና
• ሌሎች ውይይት የሚደረግባቸው ጠቃሚ ሰነዶች ኮፒ፣
የዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ጥሪ ማስታወቂያ የሚከተለውን ሊመስል ይችላል፤
የ……………………………………የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የጠቅላላ ጉበኤ ስብሰባ ጥሪ ማስታወቂያ
የ………………….የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት በሙሉ፤ በ……………..ቀን/ ዓ.ም
በማኅበሩ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ሁላችሁም እንድትሳተፉ ተጋብዛችኋል፡፡ የስብሰባ ቦታ፣ በማኅበሩ ጽ/ቤት (አድራሻ)
የስብሰባ ሰዓት…………….
የስብሰባው አጀንዳዎች፣
• የ………….ዓ.ም ዓመታዊ ሪፖርት ገምግሞና ተወያይቶ ማጽደቅ
• የ………….ዓ.ም ዓመታዊ ረቂቅ የስራና የበጀት ዕቅድ ላይ ተወያይቶ ማጽደቅ
• የ…………..ዓ.ም የመስኖ ውሃ ክፍያን በሚመለከት ለመወያየትና ለማጽደቅ፣ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሊቀመንበር
ፊርማ……………..
ቀን………………..
የታቀደው ስብሰባ ውጤታማና ፍሬያማ እንዲሆን ለማድረግ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ፀሀፊ የሚከተሉትን ጉዳዮች በመፈፀም ቅድመ ዝግጅት ማድረግ አለበት፡፡
• በሰብሰባ ቦታው ለሁሉም ተሰብሳቢ በቂ ቦታና መቀመጫ ወንበሮች መኖራቸውን ማረጋገጥ፣
• ያለፈውን ስብሰባ ቃለ-ጉባኤ እና ሌሎች በስብሰባው የሚቀርቡ ሰነዶችን በበቂ ኮፒ ማዘጋጀት፣
• ጠቃሚ የሆኑ መጻጻፊያ መዛግብቶችን መሰብሰብና ማደራጀት፣
• በበቂ ኮፒ የመቆጣጠሪያ ቅጾችን ማዘጋጀት በተለይ በጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት፣
• በሰብሰባው ወቅት ማስታወሻ/ቃለጉበኤ/ ለመያዝ በቂ ወረቀት ማዘጋጀት፣
የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ከመካሄዱ በፊት የስራ አመራር ኮሚቴው ስብሰባ ራሱን ለስብሰባው ዝግጁ ለማድረግና በስብሰባው ቅደም ተከተል ዙሪያ ስምምነት ላይ ለመድረስ ቀድሞ እንዲያካሂድ ይመከራል፡፡
ስብሰባውን በተዳረጀና ቅደም ተከተሉን በጠበቀ ሁኔታ ለመምራት የሚከተሉት ኃለፊነቶች ያሉት የስብሰባ መሪ ያስፈልጋል፡፡
• ስብሰባው በታሰበው ሰዓት እንዲጀምርና እንዲጠናቀቅ ማድረግ
• ስብሰባው እንዳይበላሽ ወይም በስርዓት እንዲመራ እና አጀንዳዎችን መሰረት በማድረግ እንዲካሄድ ማድረግ፣
• ቅደም ተከተል መጠበቅ/ማስጠበቅ፣
• ስብሰባው በዋና ዋና ጉደዮች ላይ እንዲያተኩር ማድረግ፣
• ስብሰባው ነጻና ሁሉንም ተሰብሳቢ የነቃ ተሳትፎ ሊያደርጉና የበኩላቸውን ሀሳብ ሊያቀርቡ በሚችልበት አግባብ መምራት፣
• ግልጽና የማያሻማ ውሳኔ እንዲወሰን በማድረግ ስብሰባውን ውጤታማ ማድረግ፣እና
• የድምጽ አሰጣጥ ሰርዓትን በአግባቡ ተግባራዊ በማድረግ ሁሉም ውሳኔዎች በግልፀኝነት እንዲወሰኑ ማድረግ፣
? | የስልጠናው ተሳታፊዎችን የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የስብሰባ መሪ እንዴት ውጤታማና ፍሬያማ ስብሰባዎችን ማካሄድ ይችላል የሚል ጥያቄ በመጠየቅ ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳብ እንዲሰጡበት በማድረግ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስብሰባ ወቅት ስብሰባውን የሚመራው የሰብሰባ መሪ ሰብሰባውን በይፋ በሚከፍትበት ጊዜ የሚከተሉትን ህጎች ማየት አለበት፡፡
• በስብሰባ ጥሪ ማስታወቂያው ላይ በተገለፀው ሰዓት ወይም ጊዜ መሰረት ስብሰባው እንዲጀመር
ማድረግ፣ በዚህም ምክንያት አበላት በቀጣይ ስብሰባው ዘግይቶ ይጀመራል በሚል እንደልምድ ወስደው የመዘግየት ዕድላቸውን ያጠባል፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የስብሰባ መሪ/ሊቀመንበር ስብሰባውን ለመጀመር ወይም
ላለመጀመር አስቸጋሪ ሁኔታ አለመኖራቸውን በማረጋገጥ ስብሰባው አንዲቀጥል ማድረግ፣
• የስብሰባው መሪ ሁሉንም የስብሰባው ተሳታፊዎች እንኳን ደህና መጣችሁ የማለትና ተሰብሳቢወች የሚተላለፈውን መልዕክት ሊሰሙና ሙሉ በሙሉ ሊረዱት በሚችሉበት ሁኔታላይ መሆናቸውን ማረጋገጥ አለበት፣
• የስብሰባው መሪ በመተዳደሪያ ደንቡ በተገለፀው መሰረት ምልዓተ ጉባኤው መሟላቱን
ማረጋገጥና ስለ ስብሰባው መቀጠል አለመቀጠል ለተሰብሳቢው መግለጽ አለበት፣ ስለሆነም ስብሰባው ሙሉ የመወሰን አቅም በመያዝ የሚቀጥልበት ወይም በማኅበሩ መተዳደሪያ ደንብ በተደነገገው መሰረት ለሌላ የስብሰባ ቀንና ሰዓት የሚተላለፍበት ሁኔታ ይፈጠራል፣
• በመጨረሻም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የስብሰባ መሪ የስብሰባውን አጀንዳወች
ለተሰብሳቢዎች በጥቁር ሰሌዳ ላይ በመጻፍ ወይም በሌላ አቀራረብ ያቀርባል፣ ተሳብሳቢዎችን ሌላ ተጨማሪ መያዝ ያለበት አጀንዳ ካለ ይጠይቃል፣
3.1.3.7 የተሰብሳቢወች መልካም ስነምግባር፣
ስብሰባው በቅደም ተከተልና በሰዓቱ እንዲካሄድ ለማድረግ ሁሉም ተሰብሳቢዎች የሚከተሉትን ህጎች የሚያከብሩ መሆን አለባቸው፣
• በአንድ ጊዜ አንድ ሰው ብቻ በስብሰባው መሪ ሲፈቀድለት መናገርና ሌሎች በፀጥታ የማዳመጥ፣
• መናገር/ሀሳብ ማቅረብ የሚፈልግ ተሰብሳቢ እጁን በማንሳት ለስብሳባ መሪው ምልክት ማሳየትና ሰብሳቢው የመናገር መብት እስኪሰጠው ድረስ መጠበቅ፣
• ማንኛውም ለውይይት በቀረበ ጽሁፍ/ሰነድ እና የውይይት ሀሳብ ስምምነት ላይ መድረስ፣ ገላጭና ዋናው ነጥብ ላይ ማተኮር ያስፈልጋል፣
• አላስፈላጊ ንግግር ማስወገድ
• በአአባለት መካከል የሚደረግ ውይይት ወደ ግለሰባዊ ጥቃት ወይም በተወሰኑ ግለሰቦች መካከል የተካሄደ ውይይት አድርጎ መውሰድ አይፈቀድም፣
• ውይይቶች ሁሉም ተሳታፊ ነጻ፣ በንቃት፣ ምክንያታዊ ሁነው የሚናገሩበት እና ለሁሉም ክፍት መሆን አለበት፣
• በስብሰባው ወቅት የስብሰባው መሪ ውይይቱ ላይ ትኩረት እንዲኖር ማድረግ አለበት፣
• ባለፈ ጉዳይ ላይ ተደጋገሚ ውይይት ማድረግ ውጤታማ አያደርግም ወደ ተሻለ ደረጃም አያሸጋግርም፣
• ጥያቄዎችና ውይይቶች ሁልጊዜም መበረታታት ይኖርባቸዋል፣ ነገር ግን በወቅቱ ከተነሳው ጉዳይ ጋር መዛመድ ይኖርበታል፣
• አንድን እየቀረበ ያለ ጉዳይ ወይም ውይይት እንዲቋረጥ የማድረግ መብት ያለው የስብሰባው መሪ ብቻ ነው፣
3.1.3.8 ውሳኔዎችን ለማጽደቅ ድምጽ መስጠት፣
በሁሉም የማኅበሩ እንቅስቃሴዎች የሁሉም የማኅበሩ አባላት የባለቤትነት ስሜት መኖር ጠቃሚ ነው፡፡ በማኅበሩ መተዳደሪያ ደንብ በተደነገገው መሰረት የማኅበሩን ሁሉንም ጠቃሚ ጉዳዮች ለማጽደቅ እና ውሳኔዎች ከመወሰናቸው በፊት አባላት እንዲመክሩበት ለማድረግ የስራ አመራር ኮሚቴው የማኅበሩን አባላት ይሁንታ ይፈልጋል፡፡
በጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅትና በስራ አመራር ኮሚቴው ወርሀዊ ስብሰባ ወቅት ውሳኔዎች እንዲፀድቁ ለማድረግ መከተል ያለብን ሂደት፤
• አባላት ውሳኔ የሚወስኑበት ርዕስ በማያሻማና በግልጽ ቀርቦ ውይይት ማድረግ፣
• አጀንዳው ከቀረበና ውይይት ከተካሄደ በኋላ፣ የስብሰባው መሪ አንድ ወይም ከአንድ በላይ የውሳኔ ሀሳብ/ፕሮፖዛል/ ለማፀደቅ ማቅረብ አለበት፣
• የስብሰባው ተሳታፊዎች በቀረበው የውሳኔ ሀሳብ/ፕሮፖዛል በማኅበሩ መተዳደሪያ ደንብ እና/ወይም የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ በተደነገገው መሰረት ድምጽ መስጠት ይኖርባቸዋል፣
• የፀደቀው የውሳኔ ሀሳብ በማኅበሩ ፀሀፊ አማካኝነት በትክክል እና በሙሉ በቃለጉባኤ መያዝ አለበት፣
ማንኛውም የአበላት ቁጥር በስብሰባው ቢኖርም፣ ምልአተ ጉባኤው እስከተሟላ ድረስ ውሳኔዎች በአብላጫ ድምጽ ይወሰነሉ፡፡
ስብሰባዎችን ውጤታማና ፍሬያማ እንዲሆኑ ለማስቻል ስብሰባው በሚከተሉት የተግባራት ቅደም ተከተል መደራጀት ይኖርበታል፡፡
• ስብሰባውን በማኅበሩ የስብሰባ መሪ/ሊቀመንበር መክፈት፣
• በማኅበሩ ፀሀፊ ተሳታፊዎችን መመዝገብ፣
• አጀንዳዎችን በማኅበሩ ሊቀመንበር/ፀሀፊ እንዲቀርቡ በማድረግ ማጽደቅ፣
• ያለፈውን የማኅበሩን የስብሰባ ቃለጉባኤ በማኅበሩ ሊቀመንበር/ፀሀፊ ማቅረብና ማጽደቅ፣
• ማስታወቂዎችና ዜናዎች በማኅበሩ ፀሀፊ እንዲቀርቡ ማድረግ፣
• ዓመታዊ ሪፖርት፣ የመስኖ አውታር አሰራርና ጥገና ዕቅድ፣ በጀት፣ የሂሳብ መግለጫዎች እና/ወይም ኦዲት ሪፖርት ማቅረብ፣
• ግምገማ እና ውይይት ማካሄድ፣
• በግምገማ እና በውይይቱ ውጤት መሰረት ምክረ-ሀሳቦችንና ውሳኔዎችን ማቅረብ፣
• ድምጽ መስጠት፣
• የኮሚቴ ምርጫ ካለ ማከሄድ፣
• የጥያቄ ጊዜ፣ እና
• በማኅበሩ ሊቀመንበር/ሰብሳቢ ስብሳባውን መዝጋት፣
ስብሰባወች ፍሬያማ እንዲሆኑ ለማድረግ በውይይቱና በውሳኔ አሰጣጥ ሂደት ሁሉም ተሳታፊዎች በንቃት የመሳተፍ ዕድል ማግኘት ይኖርባቸዋል፡፡ የስብሰባዎች ውጤት በአብዛኛው ዘላቂ ሊሆኑ የሚችሉት ተሳታፊዎች በውሳኔ አሰጣጥ ሂደቱና በውሳኔው ላይ በንቃት ሲሳተፉበት ነው፡፡ የስብሰባው ተሳታፊዎች ከፍተኛ ተሳትፎ እንዲኖራቸው ለማመቻቸት የስብሰባው መሪ ማረጋገጥ ያለበት፤
• ሁሉም የስብሰባው ርዕሶች በግልጽ መቅረባቸውን፣
• ሁሉም ተሳታፊዎቸ በግምገማውና በውይይቱ እንዲሳተፉ የተፈቀደላቸው መሆኑን፣ እና
• ሁሉም ውሳኔዎች የተወሰኑት በሁሉም ተሳታፊዎች ተሳትፎ ነው የሚሉትን ነው፡፡
ዓላማ፣
የስብሰባው ተሳታፊዎች ትክክለኛ የሆነ የስብሰባ ቃለጉባኤ ጠቀሜታ፣ የቃለጉባኤ አያያዝ ሂደት እና የሰብሰባ ቃለ ጉባኤ ይዘት ያውቃሉ፡፡
ርዕሶች፣
• የስብሰባ ቃለ ጉባኤ ጠቀሜታ፣
• የስብሰባ ቃለጉባኤ አዘገጃጀት ሂደት፣
• የሰብሰባ ቃለ ጉባኤ ይዘት፣ ተሰታፊዎች፣ የአጋር አካላት ባለሙያዎች
የስልጠና መሳሪያዎች፣ ፍሊፕ ቻርት፣ የሰልጠና ማኑዋሎች፣ ምሳሌዎችና መልመጃዎች የሚያስፈልግ ጊዜ፡- 1፡00 /አንድ ሰዓት/
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ፀሀፊ የሁሉንም ስብሰባዎች ቃለጉባኤ፣ ቢያንስ የሚከተሉትን ሀሳቦች በሚያካትት መልኩ የመያዝ ኃለፊነት አለበት፡፡
• በየስብሰባው ቀን እና ቦታ፣
• የተሳታፊዎች ቁጥር/ስም ዝርዝር፣
• የሰብሰባው አጀንዳ፣
• የስብሰባው ዋና ርዕስ፣ በውይይቱ የተነሱ ዋና ዋና ጉዳዮች፣ እና
• የተሰጡ ውሳኔዎችና ምክረ-ሀሳቦች
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች በስብሳባ ቃለጉበኤ ምን መያዝ አለበት የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
3.2.1 የሰብሰባ ቃለ ጉባኤ ይዘት፣
የስብሰባ ቃለ ባኤ የሚከተለው ይዘት ሊኖረው ይገባል፣
• የስብሰባው ዓይነትና ቀን፣
• የተሳታፊዎች ዝርዝር /ለስራ አመራር ኮሚቴ ወይም ለቁጥጥር ኮሚቴ/
• የስብሳቢው ስም፣
• የሰብሰባው አጀንዳ፣
• ውይይት የተደረገባቸው ጉዳዮች ማጠቃለያ፣
• የተወሰኑ ውሳኔዎችና ምክረ ሀሳቦች ማጠቃለያ፣
• የሚቀጥለው ስብሰባ ቀን፣
• የማኅበሩ ፀሀፊ ስምና ፊርማ /ለስብሰባው ቃለጉባኤ አዘገጃጀት ኃለፊነት ለመውሰድ/፣
• የማኅበሩ ሊቀመንበር ስምና ፊርማ /የስብሰባው ቃለ ጉባኤ በህጋዊ መንገድ ስለመጽደቁ/፣
መልመጃ እና ጭውውት
• ስልጠናው ከተሰጠና ገለጻ ከተደረገ በኋላ፣ አሰልጣኙ የስብሰባ ቃለጉባኤ እንዴት ሊዘጋጅ እንደሚችል ማሳየት አለበት፣
• አሰልጣኙ አሰራሩን ካሳየ በኋላ፣ ሰልጠኞች ባገኙት ክህሎት መሰረት የስብሰባ ቃለጉበኤ የማዘጋጀት ዕድል ማግኘት ወይም መልመጃ እንዲሰሩ መደረግ አለበት፣
• የስብሰባ ቃለጉባኤ ምሳሌ በዕዝል-ሀ ይመልከቱ፣
🗐 | ስልጠናው ከጠናቀቀ በኋላ ስለ ስብሰባ ቃለ ጉባኤ አዘገጃጀት ዋና ዋና ጉዳዮችን በአጭሩ ሊገልጽ የሚችል ማኑዋል ሁሉም ተሳታፊዎች እንዲያገኙ አድርግ፡፡ |
ዕዝል-ሀ፡ የሰብሰባ ቃለ ጉባኤ (ምሳሌ)
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስም፣………………………….ቀን፣………………………
የሰብሳባው ዓይነት፣ ወርሃዊ የኮሚቴ አባላት ስብሰባ፣ የሰብሰባው ተሳታፊዎች፣
• ………………………………….የማኅበሩ ሊቀመንበር
• ………………………………….የማኅበሩ ም/ሊቀመንበር
• ………………………………….የማኅበሩ ፀሀፊ
• ………………………………….የማኅበሩ ገንዘብ ያዥ
• ………………………………….የኮሚቴ አባል
• ………………………………….የኮሚቴ አባል
• ………………………………….የኮሚቴ አባል በስብሰባው ያልተገኙ፣
• ………………………………….የኮሚቴ አባል
• ………………………………….የኮሚቴ አባል የስብሰባው መሪ…………………………….የማኅበሩ ሊቀመንበር
የስብሳባው አጀንዳ፣
• ስብሰባውን በማኅበሩ የስብሰባ መሪ/ሊቀመንበር መክፈት፣
• በማኅበሩ ፀሀፊ ተሳታፊዎችን መመዝገብ፣
• አጀንዳዎችን በማኅበሩ ሊቀመንበር/ፀሀፊ እንዲቀርቡ በማድረግ ማጽደቅ፣
• ያለፈውን የማኅበሩን የስብሰባ ቃለጉባኤ በማኅበሩ ሊቀመንበር/ፀሀፊ ማቅረብና ማጽደቅ፣
• አዲስ የመስኖ ቴክኒሻን መቅጠር፣
• የጽህፈት መሳሪያዎች ግዥ፣
• ግምገማ እና ውይይት ማካሄድ፣
• የጥያቄ ጊዜ፣ እና
• በማኅበሩ ሊቀመንበር/ሰብሳቢ ስብሳባውን መዝጋት፣
ማጠቃለያ
1. ያለፈው ወርሃዊ ሰብሰባ ቃለ ጉባኤ ምንም ለውጥ ሳይደረግበት ፀድቋል፡፡
2. የአቶ……………………የመስኖ ቴክኒሻን የቀጣይ ስድስት ወራት ቅጥር ከ………ቀን
……….ዓ.ም ጀምሮ በወር ብር……….. እየተከፈለው እንዲሰራ በሁሉም የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት ፀድቋል፡፡
3. ለማህበሩ አገልግሎት እንዲውሉ የተጠየቁ የ25 ማስታወሻ፣ 10 የፋይል አቃፊያዎች ግዥ በሁሉም የስራ አመራር ኮሚቴ ፀድቋል፡፡
4. አቶ …………………… ለብሎክ 5 የሚሰጠው የመስኖ አገልግሎት መቋረጥ የለበትም ሲል ሪፖርት አቅርቧል፡፡ ሁሉም የስራ አመራር ኮሚቴ የመሰኖ ቴክኒሻኑ አፋጣኝ የጥገና ስራ መስራት እንደላበት ወስኗል፡፡
5. የስራ አመራር ኮሚቴው ወርሃዊ የስብሰባ ቀን ለ………………..እንዲሆን ታቅዷል፡፡
ቃለጉባኤውን ያዘጋጀው፣…………………… /የማኅበሩ ፀሀፊ/ ፊርማ………………
ቃለጉባኤውን ያፀደቀው፣…………………… /የማኅበሩ ሊቀመንበር/ ፊርማ…………….
3.3 ገንዘብ ነክ ያልሆኑ ሰነዶች አያያዝና አጠባበቅ
ዓላማ፣
• ሰልጣኞች በአግባቡ የተመሰረተና የተደራጀ የአስተዳደራዊ አሰራር ስርዓት የመኖር ዓለማና ጠቀሜታ ላይ ጥሩ ግንዛቤ ይኖራቸዋል፡፡
• ተሳታፊዎች በጥንቃቄ መያዝ ስላለባቸውና መሰረታዊ መረጃዎችን የያዙ የተለያዩ መዛግብትና ሰነዶች ብዛታቸውን ጨምሮ ዕውቅና ይኖራቸዋል፡፡
• ሁሉም የስልጠናው ተሳታፊ የተላያዩ ገንዘብ ነክ ባልሆኑ ሰነዶች አዘገጃጀት እና አጠባበቅ ይሳተፋሉ፡፡
ርዕሶች፣
• የአስተዳደረዊ አመራር አጠቃላይ መርሆዎች፣
o የአስተዳደረዊ አመራር ዓለማ
• የማኅበሩ ገንዘብ ነክ ያልሆኑ መረጃዎች
o የአባላት መዝገብ
o የመሬት ይዞታ መዝገብ
o ህጋዊ የምዝገባ ሰነድ
o የስራ አመራር ኮሚቴ እና የቁጥጥር ኮሚቴ መዝገብ
o የሙያ መዝገብ/ thechinical register/
o የጥገና መዝገብ
o የመስኖ ውሃ ስርጭት መዝገብ
o የንብረት መዝገብ
o የመጋዘን መቆጣጠሪያ መዝገብ
o ፕሮቶኮል /የደብዳቤ ወጭና ገቢ ማድረጊያ/መዝገብ
o የቃለ ጉባኤ መዝገብ
o የቅሬታዎች መመዝገቢያ መዝገብ
o ኦዲት ሬፖርት
• ተሳታፊዎች፣ የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ አባላት፣
• የስልጠና መሳሪያዎች፡- ፊሊፕ ቻርት እና ማኑዋል፣
• ስልጠናው የሚወስደው ጊዜ፡- 3፡30 /ሶስት ሰዓት ተኩል/፣
3.3.1 የአስተዳደራዊ አመራር አጠቃላይ መርሆዎች፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የሚመሰረተው በግለሰቦች የጋራ ፍለጎት በዋናነትም የመስኖ መሬታቸውን ለማልማት በሚፈልጉ ሰዎች ነው፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በቂ አገልገሎት ለተጠቃሚዎች ለመስጠት በተለይም በማኅበሩ አገልግሎት ክልል ውስጥ በበቂ መጠንና እና ፍትሃዊ የመስኖ ውሃ አቅርቦት እንዲኖር ለማስቻል ተግባራትን የሚያከናውኑ አመራር አባላት ከጠቅላላው አባላት ውስጥ እንዲመረጡ ይደረጋል፡፡ ማኅበሩን በአግባቡ ለመምራት የተመረጡ አመራር አካላት በአብዛኛው አባላት እምነት የተጣለባቸውና ኃላፊነታቸውን ሊወጡ የሚችሉ መሆን አለባቸው፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አመራር አካላት በተጠቃሚዎች በተለይም በአባላት ዘንድ ሙሉ ታማኝነታቸው ሊረጋገጥ የሚችለው ሁሉም የማኅበሩ ጉዳዮች ግልጽና ተጠያቂነት ባለው ሁኔታ ሲፈፀሙና ሁሉም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚ ልዩ ልዩ አገልግሎቶችን ለመስጠት በማኅበሩ እየተሰራ ያለውን ስራ ምን እና እንዴት እየተሰራ እንደሆነ ሙሉ በሙሉ ሲገነዘቡ ብቻ ነው፡፡
? | የስልጠናው ተሳታፊዎችን በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ያሉ ተግባራትን በአግባቡ ለመፈፀም አስተዳደራዊ አመራር መኖር ያለው ጠቀሜታ ምንድን ነው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልሰ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚወች ማኅበር የፋይናንስ እና አስተዳደራዊ አመራር ግልጽነትና ተጠያቂነት ባለው ሁኔታ መፈፀሙን ለማረጋገጥ ሁሉንም ተግባራት መዝግቦ መያዝ ወሳኝ ጉዳይ ነው፡፡ ይህም ሊያስገኝ የሚችለው ጠቀሜታ፡-
• የስራ አመራር ኮሚቴው የመስኖ አውታሩን የዕለት ከዕለት ስራዎችን ለመቆጣጠርና
ችግሮች ካሉ ወይም በሚፈጠሩበት ጊዜ እርምጃ ለመውሰድ፣
• የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ ለቁጥጥር ኮሚቴው እና ለጠቅላላ ጉባኤው በመስኖ አሰራርና ጥገና ዙሪያ ያለውን የማኅበሩን አፈፃፀም በትክክል መረጃ መሰጠት ያስችላል፣
• የማኅበር አባላት በማንኛውም ጊዜ የማህበሩን መዛግብቶችና ሰነዶች ማየት ይችላሉ፣
• የቁጥጥር ኮሚቴው በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገናን በሚመለከት የቁጥጥርና ኦዲት ስራ
በመስራት የስራ አመራር ኮሚቴውን የተግባራት አፈፃፀም እንዲሁም የማኅበሩን አፈፃፀም ለማጥናት፣
3.3.2 የአስተዳደራዊ አመራር ዓላማ
የአስተዳደራዊ አመራር ዓላማ ስልታዊ የሆነ የሰነዶች አመዘጋገብ እንዲሁም አጠባበቅ እና የማኅበሩን መረጃዎች ገንዘብ ነክ ባልሆኑ ሰነዶችንና መዛግብቶችን ወቅታዊ መሆናቸውን ማረጋገጥ ሲሆን የሚከተሉትን ያጠቃልላል፡፡
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላትን መመዝገብ
• የጥገናና ዕድሳት ስራዎችን ዝግጅትና አተገባበር
• የማኅበሩ አመራር /ጠ.ጉበኤ፣ ስራ አመራር ኮሚቴ፣ ቁጥጥር ኮሚቴ/ መደበኛ ስብሰባዎች፣
• ገቢና ወጭ ደብዳቤዎች፣
3.3.3 ገንዘብ ነክ ያልሆኑ ሰነዶች
? | የስልጠናው ተሳታፊዎችን በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር መኖር ያለባቸው ገንዘብ ነክ ያልሆኑ ሰነዶች የትኞቹ ናቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
በአጠቃላይ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ቢያንስ የሚከተሉት ገንዘብ ነክ ያልሆኑ አስተዳደረዊ ሰነዶች መኖር አለባቸው፡፡
o የአባላት መዝገብ
o የመሬት ይዞታ መዝገብ
o ህጋዊ የምዝገባ ሰነድ
o የስራ አመራር ኮሚቴ እና የቁጥጥር ኮሚቴ መዝገብ
o የሙያ መዝገብ/ thechinical register/
o የጥገና መዝገብ
o የመስኖ ውሃ ስርጭት መዝገብ
o የንብረት መዝገብ
o የመጋዘን መቆጣጠሪያ መዝገብ
o ፕሮቶኮል /የደብዳቤ ወጭና ገቢ ማድረጊያ/መዝገብ
o የቃለ ጉባኤ መዝገብ
o የቅሬታዎች መመዝገቢያ መዝገብ
o የቁጥጥር መዝደገብ
☞ | ማንኛውም የማኅበሩ አባል በማንኛውም ጊዜ ሁሉንም የፋይናንስ እና ፋይናንስ ነክ ያልሆኑ ሰነዶችን የማየትና የመቆጣጠር መብት አላቸው፡፡ ለማኅበሩ ሊቀመንበር ሰነዶችን ለማየት አባላት በጽሁፍ ሲያቀርቡ የማኅበሩ ፀሀፊ ጥያቄው በቀረበ በሰባት ቀናት ውሰጥ ማሳየት አለበት፡፡ |
ከላይ የተጠቀሱት ሁሉም መዛግብትና ሰነዶች በሚከተለው ክፍል ተብራርተዋል፡፡
የአባላት መዝገብ፣
የአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአባላት መዝገብ ስለአባሉ የሚከተሉትን መረጃዎች መያዝ አለበት፡፡
• የአባላት ስም እና አድራሻ
• የእርሻ መሬቱ ባለቤት / በማኅበሩ የመስኖ አገልግሎት ክልል አባላት ባለቤት ካልሆኑ ነገርግን የመሬቱ ተጠቃሚ ከሆኑ/
• በማኅበሩ የመስኖ አገልግሎት ክልል አባላት ያላቸው የመሬት ስፋት፣ እና
• መሬቱ የትቦታ እንደሚገኝ /የቦታውን ስም/ኮድ ወይም የመስኖ ብሎክ በመጠቀም/፣
የመጀመሪያው የአባላት መዝገብ በአብዛኛው የሚዘጋጀው ከምስረታ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ በፊት ነው፡፡ የመጀመሪያው የአባላት መዝግብ፣ በጠቅላላ ጉባኤ የፀደቀ መተዳደሪያ ደንበ እና ሌሎች ሰነዶች ከማመልከቻ ጋር በፌደራል አዋጅ ቁጥር………… እና በክልሉ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማቋቋሚያ አዋጅ ቁጥር…………መሰረት ህጋዊ ሆኖ እንዲመዘገብ ለመዝጋቢው አካል ይቀርባል፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ከተመሰረተ እና ከተመዘገበ በኋላ፣ የማኅበሩ ፀሀፊ የአባላትን መዝገብ ቢያንስ በዓመት ሁለት ጊዜ ወቅታዊ እንዲሆን ማድረግ አለበት፡፡ መከናወን ያለበትም
• ከጠቅላላ ጉበኤው ዓመታዊ ስብሰባዎች ቀድሞ፣ ስለሆነም ሁሉም የማኅበሩን አባላት
በስብሰባው እንዲገኙ መጋበዝ ይቻላል፣
• ሁሉም የማኅበሩ አባላት እንደ ያዙት የመሬት ስፋት መክፈል አለባቸው፣ ለምሳሌ ለአነደ ዓመት ብር 100.00 በሄክታር፣
የአበላት መመዝገቢያ ፎርም /ሞዴል/ በእዝል-ለ ተያይዟል፡፡
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ገቢ መጠን በመስኖ አገልግሎት ክልሉ ያለውን የተጠቃሚወች የመሬት ስፋት መሰረት በማድረግ ማስላት የሚጠበቅ በመሆኑ፤ ማኅበሩ የመሬት ይዞታ መዝገብ አዘጋጅቶ መረጃውን መያዝ ይኖርበታል፡፡ መዝገቡ መያዝ ያለበት የመሬቱን ስፋት፣ መሬቱ የሚገኝበትን ቦታ፣ ትክክለኛ ባለቤቱን እና መሬቱን በጋራ የሚያለማ
/sharecropper/tenant/ ካለ፡፡ በመስኖ አገልግሎት ክልሉ የሚገኙ ሁሉም የእርሻ ማሳዎች የመሬት ይዞታን በሚመለከት፤ የእያንዳንዱ አባል የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ከመሰላቱ በፊት በማኅበሩ ፀሀፊ ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ ወቅታዊ መረጃዎቸን በያዘ ሁኔታ መደራጀት አለበት፡፡
ምሳሌ ሊሆን የሚችል የመሬት ይዞታ መዝገብ በእዝል-ሐ ተያይዟል፡፡
ህጋዊ የምዝገባ ሰነድ
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ፀሀፊ ሁሉንም የህጋዊ ሰውነት የምዝገባ ሰነዶችን የሚከተሉትን ጭምር ፋይል አድርጎ በጥንቃቄ ማስቀመጥ አለበት፡፡
• የክልሉን የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ማቋቋሚያ አዋጅ፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር መተዳደሪያ ደንብ፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የውስጥ መተዳደሪያ ደንብ፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የምዝገባ ሰርቲፊኬት፣
• የመስኖ ልማት ለማልማት ስምምነት የተደረገበትና በተቆጣጣሪው አካል /ውሃ፣ መስኖና ኢነርጂ ቢሮ/ ተቋራጭ የተፈረመበት ሰነድ፣
• የመስኖ ውሃን ለማስተዳድር የተላለፈበትና የተፈረመበት ሰነድ/ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር እና በተቆጣጣሪው አካል/
• ማንኛውም የፍርድ ቤት ውሳኔ፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ከሌሎች አላላት ጋር አገልግሎቶችን ለማግኘት ወይም መሳሪያዎቸን ለመከራየት ውሎችን ሊይይዝ ይችላል፡፡ ለምሳሌ ማኅበሩ የመስኖ አውታሩን የጥገና ስራ ለመስራት በአካባቢው ካሉ ተቋረጮች ጋር ወይም ለማኅበሩ ስራ ፈጻሚዎች ስልጠና ለመስጠት ስልጠና ከሚሰጥ ተቋም ጋር የኮንትራት ውል ስምምነት ሊፈራረም ይችላል፡፡
ሌላው የተለየ ውል /የአገልግሎት ስመምነት/ በማህበሩ እና በውሃ፣ መስኖና ኢነርጅ ቢሮ ወይም የግል ተቋራጮች የተወሰነውን የዕድሳትና ጥገና ስራ ለመስራት የሚፈረም የውል ስምምነት ሊሆን ይችላል፡፡ የማኅበሩ ፀሀፊ ሁሉንም የተፈረመባቸውን የውል ሰምምነቶች በህጋዊ መዝገብ ፋይል አድርጎ መያዝ አለበት፡፡
የስራ አመራር ኮሚቴ፣ የቁጥጥር ኮሚቴ መዝገብ እና የግጭት አፈታትና አወጋገድ ኮሚቴ መዝገብ፣ በማኅበሩ ተመራጭ የሆኑ የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት፣የቁጥጥር ኮሚቴ አባላት እና የግጭት አፈታትና አወጋገድ ኮሚቴ ስምና ዝርዝር መረጃዎች በስራ አመራር ኮሚቴ፣ በቁጥጥር ኮሚቴ፣ በግጭት አወጋገድና አፈታት ኮሚቴ መዝገብ ላይ መመዝገብ ይኖርበታል፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት የስራ አመራር ኮሚቴ፣ የቁጥጥር ኮሚቴ እና/ወይም የግጭት አፈታትና አወጋገድ ኮሚቴ ምርጫ በሚካሄድበት ወቅት፣ የማኅበሩ ፀሀፊ ሁልጊዜም መዝገቡን ማስተካከል ይኖርበታል፡፡ የማኅበሩ ፀሀፊ ሁልጊዜም የተሻሻለውን የተመራጮች ዝርዝር መረጃ ለተቆጣጣሪው አካል/ለውሃ፣ መስኖና ኢነርጂ ቢሮ/ መላክ አለበት፡፡
የስራ አመራር ኮሚቴ እና የቁጥጥር ኮሚቴ መዝገብ የሚከተሉትን መረጃዎች መያዝ አለበት፣
• የስራ አመራር ኮሚቴና የቁጥጥር ኮሚቴ ተግባራት፣
• የተመራጭ አበላት ስም ዝርዝር፣
• የተመራጮች አድራሻ፣
• በማኅበሩ የመስኖ አገልግሎት ክልል መሬቱ የሚገኝበት ቦታ፣ እና
• የተመረጡበት ቀን፣
የስራ አመራር ኮሚቴና የቁጥጥር ኮሚቴ ዝርዝር መረጃ የያዘ ሁሉም አባላትና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚዎች እንዲያዩት በማኅበሩ ጽ/ቤት ወይም በማስታወቂያ ሰሌዳ ላይ መለጠፍ አለበት፡፡ የስራ አመራር ኮሚቴና የቁጥጥር ኮሚቴ መዝገብ ምሳሌ በዕዝል- መ ቀርቧል፡፡
የተግባር መዝገብ /Techinical register/
የመሰኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የመስኖ አሰራርና ጥገና /O&M/ ኃላፊነት በሚረከብበት ወቅት፣ በመስኖ አገልግሎት ክልሉ የመስኖ አውታሩን አሰራርና ጥግና በቅልጥፍና እና በውጤት ለመፈፀም እንዲቻል አስፈላጊ የሆኑ ሙያዊ መረጃዎች /technical records/፣ ማኑዋሎች እና ካርታ መረከብ አለበት፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የሚከተሉትን ሰነዶች፣ ማኑዋሎች እና ካርታዎች መረከብና የማኅበሩ ፀሀፊ በቴክኒክ መዝገብ ፋይል አድርጎ እንዲይዝ ይመከራል፡፡
• ሁሉም በመስኖ አገልግሎት ክልል ውስጥ ያሉ የመስኖ አውታሩ ዝርዝር ቆጠራ /Inventory/ ከስምምነቱ በኋላ ማኅበሩ የአሰራርና ጥገና ስራ የሚከናወንባቸው ከመስኖ አውታሩ ጋር ተያያዥ የሆኑ ግንባታዎችን ጭምር ማለትም ለምሳሌ መቀልበሻ ቦዮች እና ድልድዮችን
ጨምሮ፣
• የመስኖ አውታርና ተያያዥ ግንበታዎች ንድፍ /Drawings/
• የአሰራርና ጥገና /O&M/ ማኑዋል፣
• የመስኖ ተፋሰስ አናት ስራ /Headwork/
• የላይኛው የመስኖ አውታሩ የተጠለፈበትን ቦታ /location of headwork/ ካናሎች
የሚገናኙበትን ሲስተም፣ የመቆጣጠሪያ ቦተዎቸን እና የመስኖ አውታሩን የአገልግሎት ክልል የሚያሳይ ካርታ/ዎች
የጥገና መዝገብ /maintenance register/
የቴክኒክ ተጠያቂነት እና ግልፀኝነትን ለማረጋገጥ፣ በመስኖ አገልግሎት ክልሉ የመስኖ አውታር እንክብካቤና ጥገና ስራዎች ጋር የተያያዙ ተግባራት አፈፃፀም ዝርዝር መረጃዎች በሙሉ በትክክል
መያዝ በጣም ወሳኝ ጉዳይ ነው፡፡ የማኅበሩ ፀሀፊ ቢያንስ የሚከተሉትን ከመስኖ አውታሩ እንክብካቤና ጥገና ጋር የተያያዙ መረጃዎችን ፋይል በማድረግ በጥገና መዝገብ መያዝ አለበት፡፡
• /ዓመታዊ/ የጥገና ቁጥጥር ሪፖርት፣
• ዓመታዊ የጥገና ዕቅድ ከእንክብካቤና ጥገና ስራ ምክረ ሀሳብ ጋር፣ እና
• የእንክብካቤና ጥገና ስራ አፈጻፀም ሪፖርት፣
የመስኖ ውሃ ስርጭት መዝገብ
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በመስኖ ስራ ወቅት ቢያንስ የሚከተሉትን መረጃዎች መዝግቦ መያዝና ጥናት ማድረግ ጠቃሚ ነው፡፡
• ለእያንዳንዱ የመስኖ ብሎክ የመስኖ ውሃ ስርጭት የተካሄደበት ቀን/ቀናት እና የሰዓት ብዛት፣
• በእያንዳንዱ የመስኖ ብሎክ ሙሉ በሙሉ በመስኖ የለማ መሬት ስፋት፣
የንብረት መዝገብ፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ያለውን ተንቀሳቃሽ እና የማይንቀሳቀስ ንብረት በሙሉ ለምሳሌ የቢሮ እቃዎች፣ መሳሪያዎች፣ ማሽነሪዎች እና/ወይም ተሽከርካሪዎች ወዘተ… ተመዝግበው መያዝ አለባቸው፡፡ የማኅበሩ ፀሃፊ ተንቀሳቃሽ እና የማይንቀሳቀሱ የማኅበሩ የሆኑትን ንብረቶች ሁሉ መዝግቦ መያዝና መረጃውን ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ ወቅታዊ ማድረግ /የስራ አመራር ኮሚቴው አመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ሪፖርት በሚያዘጋጅበት ወቅት/ አለበት፡፡ የንብረት መዝገብ አያያዝ ምሳሌ በዕዝል-ሠ መመልከት ይቻላል፡፡
የመጋዘን ክመችት ዕቃዎች መቆጣጠሪያ መዝገብ /Stock register/፣
ወዲያወኑ አገልግሎት ላይ ሊውሉ የሚችሉ አላቂ እቃዎች ማለትም እንደ ጽህፈት መሳሪያ፣ ሲሚንቶ ወይም መለዋወጫ እቃዎች የመሳሰሉት መመዝገብ ያለባቸው በንብረት መዝገብ ሳይሆን በመጋዘን ክምችት መቆጣጠሪያ መዝገብ /Stock register/ ነው፡፡ የማኅበሩ ፀሀፊ እነዚህን አላቂ እቃዎች ገቢ ሲሆኑ እና ሲወጡ ወዲያውኑ መመዝገብ አለበት፤ በዚህም ምክንያት በማንኛውም ሰዓት በማኅበሩ መጋዘን ያለ የአለቂ ዕቃዎች መጠን ይታወቃል፡፡ ማንኛውም ዕቃ ገቢና ወጭ በሚሆንበት ጊዜ በገቢ ማድረጊያ /invoice/ እና ደረሰኝ /recipt/ መደገፍ አለባቸው፡፡ የመጋዘን ክምችት መቆጣጠሪያ መዝገብ ምሳሌ በዕዝል- ረ መመልከት ይቻላል፡፡
ፕሮቶኮል መዝገብ /የደብዳቤ ወጭና ገቢ ማድረጊያ መዝገብ/
ማኅበሩ ዓመቱን በሙሉ ገቢና ወጭ ደብዳቤዎች ይኖሩታል፡፡ ለምሳሌ የደብዳቤ ልውውጥ በማኅበሩና በውሃ መስኖና ኢነርጅ ቢሮ፣ በግብርና ቢሮ፣ እና ሌሎች ተቋማት ጋር ሊኖር ይችላል፡፡ የማኅበሩ ፀሀፊ የገቢና የወጭ ደብዳቤዎችን በፕሮቶኮል መዝገብ መዝግቦና ፋይል አድርጎ መያዝ አለበት፡፡
የስብሰባ ቃለ ጉባኤ መዝገብ
የማኅበሩ ፀሃፊ ካሉበት ዋና ኃላፊነቶች መካከል አንዱ የሁሉንም የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባዎችና የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባዎች ቃለ ጉባኤ መያዝ ነው፡፡ የቁጥጥር ኮሚቴ ግን የራሱን የስብሰባ ቃለ ጉባኤ ያዘጋጃል/ይይዛል፡፡ የሁሉም ስብሰባ ቃለ ጉባኤዎች በስብሰባ ቃለጉባኤ መዝገብ በትክክልና በግልጽ ጽፎ ማስቀመጥ በጣም ጠቃሚ ነው፡፡ ሁሉም የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ፣ የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባ እና የቁጥጥር ኮሚቴ ስብሰባ ቃለ ጉባኤዎች በስብሰባ ቃለጉባኤ መዝገብ ተመዝግበውና ፋይል ሆነው በማኅበሩ ፀሀፊ መያዝ አለባቸው፡፡
የስም መቆጣጠሪያ ሰነድ /Attendance list/
በማኅበሩ የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባ የሰብሰባ ተሳታፊዎች ስም ሁል ጊዜ በቃለ ጉባኤ መዝገቡ ውስጥ አብሮ ተጠቃሎ የሚያዝ ነው፡፡ ለትልልቅ ስብሰባዎች ግን ማለትም ለአመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ የተለየ የተሳታፊዎች ስም መመዝገቢያ ሰነድ ማዘጋጀት ይመረጣል፡፡ የማኅበሩ ፀሃፊ የሰብሰባውን ቀን፣ የስብሰባውን ርዕሰ በግልጽ በሚያሳይ ሁኔታ የስም መመዝገቢያ ሰነድ ማዘጋጀት ይኖርበታል፡፡ ማንኛውም ለስብሰባ የተጋበዘና በስብሰባው የተገኘ ተሳታፊ በስም መመዝገቢያ ሰነዱ ስሙን መመዝገብና መፈረም ይኖርበታል፡፡ የስም መመዝገቢያ ሰነድ /Attendance list/ ምሳሌ በዕዝል- "ሰ" መመልከት ይቻላል፡፡
የቅሬታዎች መመዝገቢያ መዝገብ፣
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ተጠያቂነትንና ግልፀኝነትን ለማረጋገጥ፣ ማንኛውም በአባላት እና አባል ባልሆኑ ተጠቃሚዎች የሚቀርቡ ቅሬታዎች ትኩረት በመስጠት መቀበልና የስራ አመራር ኮሚቴው ወዲያወኑ ቅሬታውን/አለመግባባቱን በማጣራት መፍትሄ መስጠት ይኖርበታል፡፡
የማኅበሩ ፀሀፊ በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና ወይም በማኅበሩ አመራር በሚመለከት በጽሁፍ የሚቀርቡ ሁሉንም ቅሬታዎች በቅሬታዎች መመዝገቢያ መዝገብ መዝግቦ ፋይል ማድረግ አለበት፡፡ በተጨማሪም የማኅበሩ ፀሀፊ የቀረበለትን ቅሬታ ኮፒ ወዲያውኑ ቀጣይ እርምጃ የመውሰድ ኃላፊነት ላለው ለማኅበሩ ሊቀመንበር ማቅረብ አለበት፡፡
የኦዲት ሪፖርት፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በገንዘብ አስተዳደርና አመራር እና በመስኖ አገልግለት ክልል ወስጥ የመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና በሚመለከት ተጠያቂነትን እና ግልፀኝነትን ለማረጋገጥ የፋይናንስ እና ፋይናንስ-ነክ ያልሆኑ ሰነዶች በተከታታይ ኦዲት መደረግ/መመርመር አለባቸው፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ኦዲት በሚከተሉት አደረጃጀቶች ይከናወናል፡፡
• በቀጥታ በአባላት የተመረጠው የማኅበሩ የቁጥጥር ኮሚቴ ጠቅላላ አባላትን በመወከል የውስጥ
ኦዲት የማካሄድ ኃላፊነት አለበት፡፡ የቁጥጥር ኮሚቴ ያገኛቸውን ግኝቶች፣ ማጠቃለያዎችንና ምክረ-ሃሳቦችን በዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት ለጉባኤው ማቅረብ አለበት፡፡
• የውሃ መስኖና ኢነርጅ ቢሮ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎቸን ማኅበር የሂሳብ ሰነዶች ኦዲት የማድረግ ኃላፊነት አለበት፣
መልመጃ
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ፋይናንስ-ነክ ባልሆኑ ሰነዶች ስልጠና ከተሰጠና
ገለጻ ከተደረገ በኋላ አሰልጣኙ የተለያዩ ሰነዶች እንዴት እንደሚያዘጋጁና እንደሚይዙ ማሳየት አለበት፡፡
• አሰልጣኙ አዘገጃጀቱን እና አያያዙን ካሳየ በኋላ ሰልጣኞች ራሳቸው የተለያዩ
ፋይናንስ-ነክ ያልሆኑ ሰነዶችን አዘገጃጀትና አያያዝ ለመለማመድ እድል ማግኘት አለባቸው፡፡
የማኅበሩ ፀሀፊ በማኅበሩ ቁጥጥር ኮሚቴ እና በውሃ መስኖና ኢነርጅ ቢሮ የቀረቡትን ሁሉንም ኦዲት ሪፖርቶች መመዝገብና ፋይል አድርጎ ማስቀመጥ ይኖርበታል፡፡
የመዛግብት አቀማመጥ /Storage of recurdes/
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ፀሀፊ የሚከተሉትን ጨምሮ ሁሉንም ፋይናንስ-ነክ ያልሆኑ መዛግብትን በአግባቡ አደራጅቶ የመያዝ ኃላፊነት አለበት፡፡
• ፋይናንስ-ነክ ያልሆኑ ሁሉም የማኅበሩን መዛግብት በማሰባሰብ በጥንቃቄ በፋይል አደራጅቶ ማስቀመጥ፣
• ተገቢውን የፋይል አደረጃጀት ሰርዓት በመዘርጋት ፋይሎች እንዲዘጋጁና እንዲጠበቁ ማድረግ፣
• የስራ አመራር ኮሚቴ፣ የቁጥጥር ኮሚቴ ወይም ማንኛውም ግለሰብ አባል በሚጠይቅበት ጊዜ አስፈላጊውን መዛግብት ወይም ሰነድ ማቅረብ፣
በአጠቃላይ የማኅበሩን መዛግብትና ሰነድ አቀማመጥ በሚመለከት የሚከተሉት ህጎች በትክክል ተግባራዊ መደረግ አለባቸው፡፡
• ሁሉንም የማኅበሩን መዛግብት ከእርጥበት፣ ከአቧራ፣ ከእሳት እና ከተባይ ለመከላከል
ከብረት በተሰራ ፋይል ካቢኔት መቀመጥ አለባቸው፡፡
• ሁሉም የማኅበሩ መዘግብትና ሰነዶች ሲፈለጉ በቀላሉ ሊገኙ በሚችሉበት ሁኔታ በስርዓት ተደራጅተው መቀመጥ ይኖርባቸዋል፡፡
• ለሁሉም የማኅበሩ መዘግብትና ሰነዶች የተለያየ መለያ ኮድ በመስጠት ለሰነዶች የተሰጠው ኮድ በአንድ መዝገብ ተደራጅቶ መቀመጥ ይኖርበታል፡፡
የማኅበሩን መዛግብትና ሰነዶች ለማስቀመጥ የተለያዩ ፋይል አቃፊዎችንና ለእያንደንዱን ሰነድ መለያ ወረቀት በመጠቀም እንደየ ባህሪያቸው ከፋፍሎ ለየብቻ ማስቀመጥ ይገባል፡፡ የፋይሎች መለያ ወረቀት በአብዛኛው ከፕላስቲክ የተሰሩና ከ01 እስከ 10 ቁጥር የተሰጣቸው የሆነሉ፡፡
🗐 | ስልጠናው ከተጠናቀቀ በኋላ ፋይናንስ-ነክ ሰነዶች አያያዝ በአጭሩ የሚገልጽ ማኑዋል ለሁሉም የስልጠናው ተሳታፊዎች መሰጠት አለበት፡፡ |
ዕዝል- ሀሥ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአባላት መዝገብ (ምሳሌ)
የአባላት መዝገብ
የማኅበሩ ስም……………………………………………..ዓ.ም…………………..
ተ.ቁ | የመስኖ ውሃ ተጠቃሚ ማኅበሩ አባል ስም | የተወለደበ ት ዓ.ም | አድራሻ | የመሬት ይዞታ መጠን በሄ/ር | መሬቱ የሚገኝበት ቦታ | የመሬቱ ባለቤት ስም |
1 | ||||||
2 | ||||||
3 | ||||||
4 | ||||||
5 | ||||||
6 | ||||||
7 | ||||||
8 | ||||||
9 | ||||||
10 | ||||||
11 | ||||||
12 | ||||||
ያዘጋጀው ስም…………………….ኃላፊነት…………………….የተዘጋጀበት ቀን……………..
የማኅበሩ ሊቀመንበር ስም…………………….. ፊርማ………………………….ቀን……………….
ዕዝል-ለ፡ የመሬት ይዞታ መመዝገቢያ መዝገብ (ምሳሌ)
የመሬት ይዞታ መመዝገቢያ መዝገብ
የማኅበሩ ስም………………………………ዓ.ም………………..
ተ.ቁ | የመሬት ባለይዞታው ሰም | መሬቱን የሚያለማው ስም | የመሬት ስፋት በሄ/ር | መሬቱ የሚገኝበት ቦታ |
1 | ||||
2 | ||||
3 | ||||
4 | ||||
5 | ||||
6 | ||||
7 | ||||
8 | ||||
9 | ||||
10 | ||||
11 | ||||
12 | ||||
ያዘጋጀው ስም…………………….ኃላፊነት…………………….የተዘጋጀበት ቀን……………..
የማኅበሩ ሊቀመንበር ስም…………………….. ፊርማ…………………………ቀን……………….
.
ዕዝል- ሐ፡ የስራ አመራር ኮሚቴና የቁጥጥር ኮሚቴ መዝገብ (ምሳሌ)
የስራ አመራር ኮሚቴ እና የቁጥጥር ኮሚቴ አባላት መመዝገቢያ
የማኅበሩ ስም………………………………ዓ.ም………………..
የስራ አመራር ኮሚቴ | ||||||
ተ.ቁ | ኃላፊነት | ስም | የተወለደበት ዓ.ም | አድራሻ | መሬቱ የሚገኝበት አካባቢ | የተመረጠበት ቀን |
1 | ሊቀመንበር | |||||
2 | ፀሀፊ | |||||
3 | ሂሳብ ሰራተኛ | |||||
4 | አባል | |||||
5 | አባል | |||||
6 | አባል | |||||
7 | አባል | |||||
የቁጥጥር ኮሚቴ | ||||||
ተ.ቁ | ኃላፊነት | ስም | የተወለደበት ዓ.ም | አድራሻ | መሬቱ የሚገኝበት አካባቢ | የተመረጠበት ቀን |
1 | ||||||
2 | ||||||
3 |
ያዘጋጀው ስም…………………….ኃላፊነት…………………….የተዘጋጀበት ቀን……………..
የማኅበሩ ሊቀመንበር ስም……………………..ፊርማ……………………….ቀን………………….
ዕዝል-መ፡ የንብረት መዝገብ (ምሳሌ)
የንብረት መዝገብ
የማኅበሩ ስም………………………………ዓ.ም………………..
ተ.ቁ | ዝርዝር | የተገዘባት ቀን | የገንዘብ ምንጭ | ንብረቱ ያለበት ሁኔታ/ምርመራ |
ህንፃዎች | ||||
1 | የማኅበሩ ጽ/ቤት | 1-12-2003 | ፕሮጀከት | በጥሩ ሁኔታ |
2 | መጋዘን | 1-12-2003 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
3 | ||||
የቢሮ ዕቃዎች | ||||
1 | ጠረጴዛ | 20-12-2003 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
2 | ወንበር | 20-12-2003 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
3 | ወንበር | 20-12-2003 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
4 | ወንበር | 20-12-2003 | ማኅበሩ | የተሰበረ |
5 | ወንበር | 20-12-2003 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
6 | ካዝና | 15-02-2001 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
7 | ||||
መሳሪያዎች | ||||
1 | አካፋ | 4-1-2004 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
2 | አካፋ | 4-1-2004 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
3 | ባልዲ | 4-1-2004 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
4 | ባልዲ | 4-1-2004 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
5 | የታይፕ መጻፊያ | 15-1-2004 | ማኅበሩ | መጠነኛ ደህና |
6 | ||||
ማሽን | ||||
1 | ||||
2 | ||||
3 | ||||
ተሽከርካሪ | ||||
1 | ሞተር ብስክሌት | 1-12-2003 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
2 | ብስክሌት | 22-1-2004 | ማኅበሩ | በጥሩ ሁኔታ |
3 | ||||
ያዘጋጀው ስም…………………….ኃላፊነት…………………….የተዘጋጀበት ቀን…………ዓ.ም….. የማኅበሩ ሊቀመንበር ስም………………….. ፊርማ……………………… ቀን…………………
ዕዝል-ሠ የክምችት ዕቃዎች መዝገብ /Stock registr/ (ምሳሌ)
የክምችት ዕቃዎች መዝገብ /Stock registr/
የማኅበሩ ስም………………………………ዓ.ም………………
ተ.ቁ | ቀን | ዝርዝር መግለጫ | ገቢ | ወጪ | ሚዛን/ ባላንስ | የወጪ/የገቢ ደረሰኝ ቁጥር | ምርመራ |
የዕቃውዓይነት፡- ሲሚንቶ | መለኪያ፡- ኩ.ል | ||||||
1 | 1-3-2003 | የተገዛ ሲሚንቶ | 50 | 50 | 33 | ||
2 | 5-3-2003 | ለብሎክ 6 ግንባታ የወጣ | 5 | 45 | 52 | ||
3 | 10-3-2003 | ለብሎክ 6 ግንባታ የወጣ | 5 | 40 | 53 | ||
4 | 11-3-2003 | ለብሎክ 4 ግንባታ የወጣ | 6 | 34 | 54 | ||
5 | |||||||
የዕቃው ዓይነት፡- ማሳታወሻ ደብተር | መለኪያ፡- ቁጥር | ||||||
1 | 15-4-2003 | የተገዛ ማስታወሻ ደብተር | 100 | 100 | 34 | ||
2 | 18-4-2003 | የወጣ /ለማኅበሩ ሊ/መንበር/ | 1 | 99 | 55 | ||
3 | 22-4-2003 | የወጣ /ለማኅበሩ ፀሀፊ/ | 3 | 96 | 56 | ||
4 | |||||||
5 | |||||||
የዕቃው ዓይነት፡- | መለኪያ፡- | ||||||
1 | |||||||
2 | |||||||
3 | |||||||
4 | |||||||
የዕቃው ዓይነት፡- | መለኪያ፡- | ||||||
1 | |||||||
2 | |||||||
3 | |||||||
4 |
ያዘጋጀው ስም…………………….ኃላፊነት…………………….የተዘጋጀበት ቀን……………..
የማኅበሩ ሊቀመንበር ስም………………….. ፊርማ……………………… ቀን…………………
ዕዝል-ረ፡ የስም መቆጣጠሪያ /Attendance list/ (ምሳሌ)
የማኅበሩ ስም፡-………………………………………………………………
የስብሰባው ዓይነት፡-……………………………………………………………
የስብሳባው ቀን……………………………….ዓ.ም…………………
ተ.ቁ | የተሳታፊው ስም | ፊርማ | አባሉን ወክሎ የተገኘው ተሳታፊ ስም |
1 | |||
2 | |||
3 | |||
4 | |||
5 | |||
6 | |||
7 | |||
8 | |||
9 | |||
10 | |||
11 | |||
12 | |||
13 | |||
14 | |||
15 | |||
16 | |||
17 | |||
18 | |||
19 | |||
20 |
ያዘጋጀው ስም…………………….ኃላፊነት…………………….የተዘጋጀበት ቀን……………..
የማኅበሩ ሊቀመንበር ስም………………….. ፊርማ……………………… ቀን…………………
3.4 ዓመታዊ የስራ ዕቅድና ሪፖርት አዘገጃጀት
ዓላማ፣
• ሰልጣኞች በማኅበሩ የመስኖ አውታር አሰራርና ጥገና በዋናዋና ተግባራት እና በአመታዊ የስራ ዕቅድና ሪፖርት ጠቀሜታ ላይ ያላቸው ዕውቀት ለማሻሻላል፣
• ሰልጣኞች የራሳቸውን የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አመታዊ የስራ ዕቅድ እና ሪፖርት ለማዘጋጀት ለማዘጋጀት ያላቸውን ክህሎት ለማጎልበት፡፡
ርዕሶች፣
• የመልካም አስተዳደር መርሆዎች፣
• የግልፀኝነትና ተጠያቂነት ጠቀሜታ፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዓመታዊ የስራ ዑደት
• ዓመታዊ የስራ ዕቅድ
o አመታዊ የስራ ዕቅድ የማጽደቅ ሂደት
• ዓመታዊ ሪፖርት
ስልጠናው የሚያካትታቸው፡- የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ አባላት፣
የስልጠና መሳሪያዎች፡- ፊሊፕ ቻርት፣ ማኑዋል፣ ምሳሌዎችና የተግባር መልመጃዎች፣ ስልጠናው የሚወስደው ጊዜ፡- 3፡00 /ሶስት ሰዓት/፣
3.4.1 የመልካም አስተዳደር መርሆዎች፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት የማኅበሩን የስራ ዕቅድ የሚያዘጋጅ እና የሚፈጽም እንዲሁም ሌሎችን የማኅበሩን ተግበራት ኃለፊነት በመውሰድ ሊቆጣጠርና ሊሰራ የሚችል የስራ አመራር ኮሚቴ መምረጥ አለባቸው፡፡ የተመረጡ የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት የተሰጣቸውን ተግባራት ቀልጣፋና ውጤታማ በሆነ መንገድ በሙሉ ኃለፊነት መፈፀም ይገባቸዋል፡፡
የመልካም አስተዳደር የማዕዘን ድጋይ መርሆዎች፣
• የኃላፊነት ስሜት፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አመራር አባላት በማኅበሩ አገልግሎት ክልል ላሉ ለሁሉም የመስኖ ተጠቃሚዎች በእኩልነት እያገለገሉ መሆኑንና ተጠሪነታቸውም ለመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች አባላት መሆኑን ማረጋገጥ አለባቸው፡፡
• ስራን ማወቅ፣
ምን ስራ መሰራትና መቸ መሰራት እንዳለበት ማወቅ፣
• ዕርምጃ የመውሰድ ተነሳሽነት፣
ስራዎችን ለመፈፀም ወይም ችግሮችን ለመፍታት መነሳሳት፣
• የስራ ክፍፍል፣
መሳተፍ፣ ሌሎቹ በስራው ተሳታፊ እንዲሆኑና እንዲያግዙ የማነሳሳት፣ የቡድን ስራ ማበረታታት፣ የተጠቃሚውን ክህሎት መጠቀም፣
• ትክክለኛ ውስኔ መወሰን፣
ማንኛውም ውሳኔ ሲወሰን ትክክለኛና ተቀባይነት ያለው ውሳኔ መወሰን፣
• ውጤታማነት፣
በፍጥነት ውጤት በሚገኝባቸው ተግባራት ማተኮር፣ ወጭን መቆጣጣር
• ብልሀት፣
የችግር የማስወገድና ግጭቶችን የመፍታት ክህሎት፣
• አደረጃጀት፣
ጥሩ የሆነ አስተዳደራዊና የፋይናነስ አመራር ክህሎት መኖር፣
• ግልፀኝነት፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት /እና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚዎች/ በአመራር አካላት ውሳኔዎች፣ በተግባራት አፈጻፀም እና የማኅበሩ የገንዘብ አጠቃቀም በወቅቱና ውጤታማ ለሆነ ጉዳይ ስራ ላይ መዋሉን ግልጽ ማድረግ፣
• የግንኙነት ክህሎት፣
በማኅበሩ አባላት እና አባል ባልሆኑ መካከል፣ አንዲሁም ማኅበሩ ከኅብረት ሥራ ማኅበራት ማስፋፊያ ኤጀንሲ፣ ከመስኖ እርሻ ልማት ፕሮግራም፣ ከወረዳ አስተዳደር፣ ከቀበሌ አስተዳደርና ከሌሎች የሚመለከታቸው ተቋማት ጋር መልካም ግንኙነት እንዲኖር ማድረግ፣
እነዚህ መሰረታዊ ነጥቦች አብዛኘዎቹ በራሳቸው ገላጭ በመሆናቸው በዚህ የስልጠና ማኑዋል ሌላ ተጨማሪ ዝርዝር ነገር አልተከተተም፡፡ የተወሰኑት የመልካም አስተዳደር መርሆዎች በሌሎች ማኑዋሎች የተካተቱ ናቸው፡፡
3.4.2 ግልፀኝነት እና ተጠያቂነት፣
በአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውጤታማ ለመሆንና ዘላቂነት ያለው አሰራር ለማረጋገጥ፣ ለተጠቃሚዎች ተጠያቂ መሆን እና ግልጽ ውሳኔዎችን መወሰን ወሳኝና መሰረታዊ ጉዳዮች ናቸው፡፡
• ተጠያቂነት፡- ተጠያቂነት ማለት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአመራር አባላት ሊቀመንበሩን ጨምሮ የሚሰሩትን ተግባራት አፈጻፀም ለማኅበሩ አባላት ግልጽ የማድረግና
ባልፈፀሟቸው ተግባራትም ተጠያቂ የመሆን ግዴታ አለባቸው፡፡ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የአመራር አባላት የሚመረጡት በማኅበሩ አባላት ሲሆን ጠቅላላ አባላትን በመወከል የዕለት ከዕለት ሥራዎችን ያከናውናሉ፡፡
• ግልፀኝነት፡- በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ከተጠያቂነት ተቀራራቢ የሆነው ጉዳይ
ግልጽኝነት ያለው የውሳኔ አሰጣጥ ሂደት ነው፡፡ ግልፅኝነት ማለት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስራ አመራ ኮሚቴ ማንኛውንም የኮሚቴ ውሳኔዎችንና ተግባራትን ለአብነት የገንዘብ አጠቃቀምን ለሁሉም ተጠቃሚዎች ግልጽ ማድረግ ማለት ነው፡፡
☞ | የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስራ አመራር ኮሚቴ አበላት ውጤታማ ስራ ለመስራት ቅድመ ሁኔታዎች በአባላትና አባል ባልሆኑ ተጠቃሚዎች ዘንድ እምነትንና ተቀባይነትን ለመገንባት ሙሉ በሙሉ ተጠያቂ መሆንና የኮሚቴውን ባህሪ፣ እርምጃና እና ውሳኔዎችን በሚመለከት በግልጽ ለተጠቃሚዎች ማስገንዘብ ተቀዳሚ ተግበራቸው ነው፡፡ |
በሌላ አገላለጽ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ስራ አመራር ኮሚቴ የአባላትንና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚዎችን ጥቅም ለማስከበር አቅማቸውን አሟጠው በመጠቀም የተሰጣቸውን ተግባር መፈፀምና አፈጻፀሙንም ለአባላት ማሳየት መቻል አለባቸው፡፡
በማኅበሩ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት የማኅበሩ ሊቀመንበር ዓመታዊ ሪፖርት አጠቃላይ የተግባራቱን አፈጻፀም በሚያሳይና ሌሎችንም ጉዳዮች በአካተተ መልኩ ሌሎችን የአመራር አባላት ወክሎ ተጠያቂነትና ግልጽነት ባለው ሁኔታ ለሁሉም የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት ማቅረብ አለበት፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የሚከተሉት ሁለት ዓይነት ተጠያቂነቶች አሉት፣
• አንደኛው ተጠያቂነት/ኃለፊነት የመስኖ አውታሩን አሰራርና ጥገና በወቅቱ ከማከናወን ጋር የሚገናኝ ሲሆን ፣
• ሁለተኛው የፋይናስ-ነክ ጉዳዮች ተጠያቂነት ነው፡፡ ይህ የማኅበሩን የገንዘብ ነክ ጉዳዮች በአግባቡ መምራትና የገንዘብ አጠቃቀም ትክክለኛ ሪፖርት ማቅረብ ጋር የሚገናኝ ነው፡፡
የሙያዊ እና የገንዘብ ነክ ጉዳዮች ተጠያቂነት እንዲሁም ግልፀችነት እጥረት መኖር ገንዘብን አላግባብ መጠቀምና ብክነትን ስለሚያስከትል ለአብዛኛዎቹ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት መዳከም ዋና ምክንያቶች ናቸው፡፡ የዚህም የመጨረሻ ውጤት የሚሆነው የመስኖና ድሬኔጅ መሰረተ ልማት በወቅቱና ውጤታማ የሆነ ጥገና ባለመካሄዱ አጠቃላይ የመስኖ አውታሩ የመዳከምና በአገልግሎት ክልሉ መስጠት የሚገባውን አገልግሎት ለመስጠት ከፍተኛ ችግር ውስጥ መግባት ይሆናል፡፡ በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሙያዊ እና ገንዘብ ነክ የሆኑ ጉዳዮችን በሚመለከት ተጠያቂነትና ግልፀኝነትን
ለማረጋገጥ የማኅበሩን መተዳደሪያ ደንብ እና የወስጥ መተዳደሪያ ደንብ እንደመሳሪያ በመጠቀም ተግባራትን መፈፀም ይገባል፡፡ በአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ውስጥ ተጠያቂነትንና ግልፀኝነትን ለማረጋገጥ የሚከተሉት በትክክል መፈፀም አለባቸው፡፡
• የማኅበሩ ሊቀመንበር፣ ፀሀፊ እና ገንዘብ ያዥ በወሩ ውስጥ ያከናወኑትን ተግባራትና የፋይናንስ
አጠቃቀም ሁኔታ የሚያሳይ ሪፖርት በወርሃዊ የስራ አመራር ኮሚቴ ስብሰባ የተወሰነ ቋሚ ጊዜ ተቀምጦለት ለሌሎች የአመራር አባላት ማቅረብ አለባቸው፡፡
• የስራ አመራር ኮሚቴው ውሳኔዎች በማኅበሩ ጽ/ቤት እና/ወይም አብዛኛው ተጠቃሚ በሚገኝበት
መንደር እንዲለጠፉ በማድረግ ሁሉም የማኅበሩ አበላት እንዲያውቁት ማድረግ፣
• አመታዊ ሪፖርት ከፋይናንስ መግለጫዎች ጋር እንዲሁም ዓመታዊ የስራና የበጀት ዕቅድ በሊቀመንበሩ አመካኝነት ከቀረበ በኋላ በማኅበሩ ዓመታዊ ጠቅላላ ጉባኤ ስብስባ በተገኙ አባላት
አብላጫ ደምጽ ማጽደቅ፣
• የማኅበሩ ቁጥጥር ኮሚቴ የሂሳብ አመዘጋገቡን፣ ሰነዶችንና አጠቃላይ የገንዘብ አጠቃቀሙን የማኅበሩን ጠቅላላ ጉበኤ በመወከል በተወሰነ የጊዜ ገደብ መቆጣጠር፡፡
3.4.3 በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የስራ ዑደት፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ተግበራት መርሃ ግብር፤ ዓመታዊ የበጀት ዓመቱን መሰረት በማድረግ /ከሐምሌ 1 እስከ ሰኔ 30/ እና/ወይም አንደ አካባቢው ስነ-ምህዳር ሁለት/ሶሰት ወቅቶችን መሰረት በማድረግ /ማለትም ክረምት ወይም መኸር፣ በጋ እና በልግ/ መሰረት በማድረግ ሊዘጋጅ ይገባል፡፡
በዝናብ የሚበቅሉ ሰብሎች በአብዛኛው የሚጀምረው ከማሳ ዝግጅት ጀምሮ ግንቦት ወር ሆኖ በመስከረምና በህዳር መካከል ይሰበሰባል፡፡ የመስኖ ስራ ወቅት ደግሞ ታህሳስ መጀመሪየዎቹ ጀምሮ እስከ ግንቦት መጨረሻ ያለው ነው፡፡
? | የስልጠና ተሳታፊዎችን በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ምን ምን ተግባራት በምን ወራት ይከናወሉ የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌፋ ጻፍ፡፡ |
የግብርናና የመስኖ አውታር አሰራርና ጥገና ፕሮግራም /calendar/ በሚከተለው መልኩ ሊዘጋጅ ይችላል /ለምሳሌ የቀረበ/፡፡
ወር/ወራቶች/ | መሰኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዋና ዋና ተግባራት |
ከግንቦት - ነሀሴ | • በዝናብ የሚበቅሉ ሰብሎች የእርሻ ስራ ዝግጅት ማድረግና መዝራት |
ከመስከረም- ታህሳስ | • በዝናብ ወቅት የለሙ ሰብሎችን መሰብሰብ |
ከታህሳስ- መጋቢት | • የመስኖ እርሻ ዝግጅት |
ከሚያዚያ-ግንቦት አጋማሽ | • በመስኖ የለሙ ሰብሎችን መሰብሰብ |
የመስኖ አውታር አሰራር እና ጥገና /scheme O&M/ | |
ከግንቦት/ነሀሴ መጨረሻ | • ሁሉንም የመስኖና ድሬኔጅ አውታርና ሌሎች ተያያዝ ግንባታዎች ቁጥጥር ስራ ማከናወን • ዓመታዊ የጥገና እና የበጀት ዕቅድ ማዘጋጀት |
ከሰኔ/መስከረም | • ዓመታዊ በጀት ማዘጋጀት • ዓመታዊ የበጀት ዕቅድ በጠቅላላ ጉባኤ ማስፀደቅ |
ሀምሌ | • የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ መጠን ጥናት ማድረግና መሰብሰቢያ ደረሰኝ ማዘጋጀት |
ከጥር-ግንቦት | • የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ መሰብሰብ • በቂ የመስኖ ውሃ መኖሩን ማጥናት • ለእድሳት እና አነስተኛ ጥገና ስራዎች ለመስራት የስራ ዕቅድ ማዘጋጀት |
ከጥቅምት - ህዳር | • የእድሳት እና አነስተኛ ጥገና ስራዎች ማቀድና መተግበር • ምን ሰብል መዘራት ዕንዳለበት ማቀድ • የውሃ ስርጭት ዕቅድ ማቀድ |
ከጥቅምት -ሰኔ | • የመስኖ አውታር ስራ መስራት • የውሃውን ፍሰት በየቀኑ መለካትና መመዝገብ /በዋናው እና በሁለተኛ ካናል ደረጃ/ |
3.4.4 አመታዊ የስራ ዕቅድ
? | የስልጠና ተሳታፊዎችን በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዓመታው ዕቅድ ላይ ምን ምን ጉዳዮች መገለጽ አለባቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅና ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳብ እንዲሰጡበት በማድረግ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
በበጀት ዓመቱ መጀመሪያ ላይ የሚዘጋጅ የአንድ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዓመታዊ ዕቅድ የሚከተሉትን ተግባራት ጭምር አካቶ የዕቅድ ረቂቅ /ፕሮፖዛል/ መዘጋጀት አለበት፣
• የዕድሳት እና ጥገና ስራዎችን ከጊዜ ሰሌዳው ጋር
• የውሃ ስርጭት ዕቅድ
• ጊዜያዊና ቋሚ ቅጥር ሰራተኞች ቅጥር ዕቅድ
• የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ መክፈያ የጊዜ ሰሌዳ
• የቢሮ እቃዎች፣ መሳሪያዎች፣ ማሽነሪዎች እና/ወይም ተሽከርካሪ ግዥ ዕቅድ
• የመስኖ አውታሩን ለማሻሻል እና/ወይም አቅሙን ለማጎልበት የኢንቨስትመንት ዕቅድ /ካለ/
• የስራ አመራር ኮሚቴ እና/ወይም ቁጥጥር ኮሚቴ ምርጫ
• አዲስ ለተመረጡ የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት እና/ወይም የቁጥጥር ኮሚቴ እና/ወይም አዲስ ለተቀጠሩ ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞች ስልጠና፣
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዓመታዊ የስራ ዕቅድ ለዓመታዊ የበጀት ዕቅዱ መሰረት ሲሆን ሊገኝ የሚችለው ገቢና ምን ወጭ ሊወጣ እንደሚችል የሚገለጽበት ነው፡፡ ዓመታዊ የስራ ዕቅዱ በማኅበሩ ውስጣዊ ወጭዎች እና ተጠቃሚዎች በሚከፍሉት የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ላይ ቀጥተኛ ተጽዕኖ አለው፡፡
ዓመታዊ የስራ ዕቅድ ለማቀድ በአብዛኛው ተስማሚ ጊዜ የጥገና ቁጥጥር ስራ መጠናቀቅን ተከትሎ ግንቦት/ሰኔ እና የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ከመካሄዱ በፊት ሰኔ/ሀምሌ ቢሆን ይመረጣል፡፡
የዕድሳት እና ጥገና ስራዎችን ከጊዜ ሰሌዳው ጋር የተዘጋጀ የዕቅድ ረቂቅ/ፕሮፖዛል/
ዓመታዊ የስራ ዕቅዱ የጥገና እና ዕድሳት ቁጥጥር ግኝቶችን መሰረት በማድረግ ምን የዕድሳትና ጥገና ስራ መሰራት አለበት የሚለውን መያዝ አለበት፡፡ በተጨማሪም የእድሳትና የጥገና ስራው እንዴት ሊከናወን እንደሚችል፣ አባላት በማጽደቅ በእድሳትና ጥገናውና ስራው የሚሳተፉ መሆኑንና አለመሆኑን፣ ላበረከቱት አስተዋጽኦ ምን ማካካሻ ሊኖር እንደሚገባ አብሮ መካተት ይኖርበታል፡፡
የውሃ ስርጭት ረቂቅ ዕቅድ
ዓመታዊ የስራ ዕቅዱ በማኅበሩ መስኖ አገልግሎት ክልሉ የመስኖ ውሃን በብቃትና ፍትሃዊ በሆነ መንገድ ለማሰራጨት እንዴት እና ምን አደረጃጀት መኖር እንዳለበትና አስፈላጊውን የመስኖ አሰራርና ጥገና ቅጥር ሰራተኛ የቅጥር ዕቅድ ጨምሮ መግለጽ/መያዝ አለበት፡፡
የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ዕቅድ
በመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ የተለያዩ ተግባራት የሚከናወኑ ሲሆን፤ የገቢ መሰብሰቢያ ደረሰኞችን የማዘጋጀትና የማሰራጨት፣ የመሰብሰቢያ ጊዜውን /በአንድ ጊዜ ወይም የተወሰነ የክፍያ መጠን በተለያየ ጊዜ/፣ የተሰበሰበው የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ አመዘጋገብ እንዲሁም ክፍያውን ባልከፈሉ ተጠቃሚዎች ላይ ስለሚወሰድ እርምጃ ዕቅዱ ማመላከት አለበት፡፡ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ለማሰባሰብ አደረጃጀቱ ምን ይሁን? የክፍያ ጊዜው የደረሰ የመስኖ ውሃ አገልግሎት መቸ መሰብሰብ አለበት? የሚሉትን ሁሉ መያዝ አለበት፡፡
የቋሚ እና ጊዜያዊ ሰራተኛ ወይም የጉልበት ሰራተኛ ቅጥር ዕቅድ
ዓመታዊ የስራ ዕቅዱ ምን ዓይነት ጊዜያዊ እና/ወይም ቋሚ ሰራተኛ እና የጉልበት ሰራተኛ ይቀጠራል፣ ለምን ያህል ጊዜ፣ የደመወዙን ሁኔታ ጭምር በሚገልጽ አግባብ መዘጋጀት አለበት፡፡
የኢንቨስትመንት እና የግዥ ዕቅድ፤
ዓመታዊ ዕቅዱ በበጀት ዓመቱ ውስጥ ምን የቢሮ እቃዎች፣ መሳሪያዎች እና ወይም መሽነሪ ሊገዛ እንደሚችል እና/ወይም ምን ኪራይ መከራየት እንደሚገባ፣እንዲሁም ማኅበሩ የመስኖ አውታሩን አቅም ለማሻሻልና ለመሳደግ ምን የኢንቨስትመንት ስራዎች ይሰራል የሚሉትን መግለጽ አለበት፡፡
የምርጫ እና የሰልጠና ዕቅድ
አዲስ የስራ አመራር ኮሚቴ እና/ወይም የቁጥጥር ኮሚቴ አባላት ምርጫ በመተዳደሪያ ደንቡ መሰረት የሚካሄድ ከሆነ በዓመታዊ ዕቅዱ መመላከት ይኖርበታል፡፡ ከዚህ በተጨማሪም አዲስ ለተመረጡ የስራ አመራር ኮሚቴ እና የቁጥጥር ኮሚቴ እና/ወይም ቅጥር ሰራተኞች ስልጠና የመስጠት አስፈላጊነት በዕቅዱ መካተት ይኖርበታል፡፡
ዓመታዊ የስራ ዕቅድ ማጽደቅ ሂደት
የስራ አመራር ኮሚቴው ያዘጋጀውን ረቂቅ የስራ እና የበጀት ዕቅድ ለጠቅላላ ጉባኤው ከመቅረቡ በፊት ለቁጥጥር ኮሚቴው ቀርቦና ተገምግሞ አስተያየት አንዲሰጥበት መደረግ አለበት፡፡ በአመታዊ የጠቅላላ ጉበኤ ስብሰባ ወቅት የቁጥጥር ኮሚቴው በረቂቅ የስራ እና የበጀት ዕቅዱ ላይ ያያቸውን ስህተቶች እና የማስተካከያ ሃሳቦች በጠቅላላ ጉበኤው ለተሰበሰቡት የማኅበሩ አባለት በሪፖርት ያቀርባል፡፡ በአመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ወቅት አባላት የቀረበውን ረቂቅ የስራ እና የበጀት እቅድ ለማጽደቅ ድምጽ ከመስጠታቸው በፊት የማስተካከል መብት አላቸው፡፡
አመታዊ የስራ እና የበጀት ዕቅዱ በጠቅላላ ጉበኤው እንደፀደቀ ወዲያውኑ የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ የማኅበሩን የፀደቀ እቀድ መዝጋቢው አካል አንዲያየውና እንዲያፀድቀው ያቀርባል፡፡
3.4.5 ዓመታዊ ሪፖርት
የበጀት ዓመቱ እንደ ተጠናቀቀ የስራ አመራር ኮሚቴው የተከናወኑ ተግባራትንና የተገኙ ውጤቶችን፣ ያጋጠሙ ችግሮችን የሚያብራራ ሪፖርት ማዘጋጀት አለበት፡፡
? | የስልጠና ተሳታፊዎችን በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ዓመታዊ ሪፖርት ምን ምን ጉዳዮች መገለጽ አለባቸው የሚል ጥያቄ በመጠየቅና ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳብ እንዲሰጡበት በማድረግ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
ዓመታዊ ሪፖርቱ የሚከተሉትን ማጠቃለያዎች መያዝ ይኖርበታል፣
• ስንተኛ የስራ አመራር ኮሚቴ እና የጠቅላላ ጉበኤ ስብሰባ እንደሆነ
• የስራ አመራር ኮሚቴ፣ የቁጥጥር ኮሚቴ እና / ወይም ሌሎች ንኡሳን ኮሚቴ አባላት ምርጫ
• የፈጻሚ ሰራተኞች ቅጥር
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የተከናወኑ የአሰራርና ጥገና ስራዎች ከአመታዊ እቅዱ ጋር በማወዳደር
• በበጀት ዓመቱ በመስኖ የለማ መሬት ስፋት
• የማኅበሩን የሂሳብ አቋም የሚያሳዩ የሂሳብ መግለጫዎች/ የገቢና ወጪ ማጠቃለያ፣ የሂሳብ መሞከሪያ ሚዛን/
• በበጀት ዓመቱ የተሰባሰበ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ
• የገቢና የወጪ ማጠቃለያ ከተያዘው ዓመታዊ የበጀት ዕቅድ ጋር በማወዳደር፣
• በተጠናቀቀው የበጀት ዓመት ከመስኖ አሰራርና ጥገና ጋር እና ወይም ከማኅበሩ አመራር ጋር በተያያዘ ያገጠሙ ዋና ዋና ችግሮች
የተዘጋጀው ረቂቅ ዓመታዊ ሪፖርት ለማኅበሩ ጠቅላላ ጉባኤው ስብሰባ ከመቅረቡ 3 /ሶሰት/ ሳምንት ቀደም ብሎ የቁጥጥር ኮሚቴው እንዲያየው እና እንዲያፀድቀው መቅረብ አለበት፡፡ የቁጥጥር ኮሚቴው ተግባር በተጠናቀቀው የበጀት ዓመት የቀረበው ሪፖርት የማኅበሩን አቋም በትክክል የሚንፀባርቅ መሆኑን ማረጋገጥ ነው፡፡
በማኅበሩ የጠቅላላ ጉበኤ ስብሰባ ወቅት የቀረበው ሪፖርት ውይይት ሊደረግበትና ሊፀድቅ ይገባል፡፡ በስብሰባው ወቅት ሪፖርቱን የተመለከተው የቁጥጥር ኮሚቴ የጠቅላላ ጉባኤ አባላት የማኅበሩን አቋም የሚገልጽ መሆኑን ማረጋገጥ እንዲችሉ አስተያየቱን ለአባላት ያቀርባል፡፡
☞ | ዓመታዊ ሪፖርት ለሁለት ምክንያቶች ጠቃሚ ነው፡፡ • በማኅበሩ ጠቅላላ ጉባኤ የተመረጡ የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት የተሰጣቸውን ኃለፊነት በትክክል የመወጣት ግዴታ ያለባቸው በመሆኑ ምን ምን ተግባራትን እንዳከናወኑ ለጠቅላላ ጉባኤ አባላት መግለጽ አለባቸው፡፡ የጠቅላላ ጉባኤው የቀረበውን አመታዊ የስራ አፈጻፀም ሪፖርት ካላፀደቀው፣ የስራ አመራር ኮሚቴው በጥሩ ሁኔታ ተግባራቱን አላከናውነም የሚል መልዕክት ስላለው ሪፖርቱ እንዲስተካከል ወይም እንደ ጥፋቱ ክብደት የስራ አመራር ኮሚቴነታቸውን እንዲለቁና ሌላ ምርጫ እንዲካሄድ ለማድረግ፣ • የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት ከስልጠናቸው ውጭ ለሰሩት ስራ በግላቸው ኃላፊነቱን ይወስዳሉ፡፡ የማኅበሩ ጠቅላላ ጉባኤ አባላት በተጠናቀቀው በጀት ዓመት የቀረበውን ሪፖርት ከፀደቀው በኋላ ሙሉ ኃላፊነቱን የሚወስድ መሆኑንና የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት ዓመታዊ ሪፖርቱ ከፀደቀ በኋላ ከግል ኃላፊነታቸው/ተጠያቂነታቸው ነጻ ለማድረግ፣ |
ዓመታዊ ሪፖርት ጥሩ ነው ሊባል የሚችለው፤
• በዋና ዋና ጉዳዮች ላይ ያተኮረ፣
• ገለጭና አንባብ በቀላሉ ሊረዳው የሚችል
• ተአማኒነተ ያለው/እውነተኛ የሆነ
• ተጽእኖ/አድልዎ የሌለበት ከሆነ ነው፡፡
መልመጃ
• ስልጠናው ከተሰጠና ውይይት ከተደረገበት በኋላ አስልጠኙ አንዴት ዓመታዊ የስራ ዕቅድ እና/ወይም ዓመታዊ ሪፖርት ሊዘጋጅ እንደሚችል ማሳየት አለበት፣
• አሰልጠኙ እንዴት ሊዘጋጅ እንደሚችል ካሳየ በኋላ ሰልጣኞች ባገኙት ክህሎት መሰረት
ዓመታዊ የስራ እቅድ እና/ወይም ዓመታዊ ሪፖርት አንዲያዘጋጁ በመጠየቅ መለማመድ ይኖርባቸዋል፡፡
የዓመታዊ ሪፖርት አቀራረብ ሞዴል ፎርም እንደሚከተለው ቀርቧል፡፡
🗐 | ስልጠናው ከተጠናቀቀ በኋላ ስለ ዓመታዊ የስራ ዕቅድ፣ ዓመታዊ በጀት እና ዓመታዊ ሪፖርት በቀላል አቀራረብ ሊያብራራ የሚችል ማኑዋል ለሁሉም ሰልጣኞች መሰራጨት ይኖርበታል፡፡ |
የዓመታዊ ሪፖርት አቀራረብ ሞዴል ፎርም
መግቢያ
ይህ የ……………………..የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የ………………..በጀት ዓመት ዓመታዊ ሪፖርት ነው፡፡ የአባላት ቁጥር ከ……..ወደ ጨምሯል/ቀንሷል፡፡
የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ ………..ጊዜ ስብሰባዎቸን አከሂዷል፡፡ የጠቅላላ ጉበኤው ………….ስንሰባዎች በበጀት ዓመቱ ነበሩት፡፡
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የስራ አመራር ኮሚቴ ለወጥ /ካለ/ ……………
የቁጥጥር ኮሚቴ ለወጥ /ካለ/…………………….
የተከናወኑ የመስኖ አሰራርና ጥገና ተግባራት፣
በመስኖ የለማ መሬት …………ሄ/ር /አጠቃላይ በማኅበሩ በመስኖ ሊለማ ከሚችለው መሬት %/
የተከናወኑ የእድሳት/ጥገና ስራዎች ማጠቃለያ
በማኅበሩ የተቀጠሩ የቋሚ እና/ወይም ጊዜያዊ ቅጥር ሰራተኞች አፈጻፀም
የመስኖ ውሃ ክፍያ አሰባሰብ
ጠቅላላ የተጠየቀ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ጠቅላላ የተሰባሰበ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ
በተጠናቀቀው የበጀት ዓመት ይሰባሰባል ተብሎ ከታሰበው የተሰባሰበ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ በ%....
የፋይናንስ ሪፖርት
የሂሳብ መግለጫዎች /የገቢና ወጭ ማጠቃለያ እና የሂሳብ መሞከሪያ ሚዛን/ የወጡ መጭዎች ከተያዘው በጀት ጋር የማወዳደሪያ ማጠቃለያ
የተሰበሰበ ገቢ ከተያዘው በጀት ጋር የማወዳደሪያ ማጠቃለያ
ማኅበሩ ያለው ሀብት/ የቢሮ እቃዎች፣ መሳሪያዎች፣ ማሽነሪዎች፣ ህንጻዎች/
አጠቃላይ በተጠቃለለው የበጀት ዓመት የፋይናንስ ውጤት /ብር በመብለጥ/በማነስ/
የመጠባበቂያ ገንዘብ ያለበት ደረጃ/ጠቅላላ ያለው ሚዛን ካለፈው ዓመት መጨረሻ ጋር በማወዳደር፣ በመብለጥ /በማነስ
የተለዩ ጉዳዮች /ካሉ/
ዓላማ፣
• ሰልጣኞች ፈጻሚ ቅጥር ባለሙያዎችን፣ የቀን ሰራተኞቸን የመቅጠር አስፈላጊነትና ጠቀሜታ፣ ለመቅጠር መከተል ያለባቸውን ሂደቶችና ለመቆጣጠር ያላቸውን እውቀት ለማሻሻል፣
• ሰልጣኞች የመስኖ ስራና ጥገና ከሚሰሩ፣ ስልጠና ከሚሰጡ እና የግብርና ኤክስቴንሽን አገልግሎት ከሚሰጡ ተቋማት ጋር አንዴት የውል ሰምምነት መያዝ እንደሚቻል ያላቸው እውቀት ለማሳደግ፣
ርዕሶች፣
• የፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞች እና የጉልበት ሰራተኛ ውል አያያዝ
o የመስኖ ውሃ አስተዳዳሪ/ዎች/
o የቀን ሰራተኞች
o ሂሳብ ሰራተኛ
o የውሃ አገልግሎት ክፍያ ሰብሳቢ/ዎች
o ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞችን እና የቀን ሰራተኞችን የመቅጠር ሂደት
• የአገልግሎት ውል አያያዝ
o አገልግሎት የማግኘት አማራጮች
o አገልግሎት ሊሰጡ የሚችሉ ተቋማት
o የአገልግሎት ውል የማጽደቅ፣ የመፈራረም፣ በህጋዊ መንገድ ውል የማራዘም ሂደት
• የሰልጠናው ተሳታፊዎች፣ የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ አባላት፣
• የስልጠና መሳሪያዎች፡- ፊሊፕ ቻርት፣ ማኑዋል እና መልመጃዎች፣
• ስልጠናው የሚወስደው ጊዜ፡- ከአንድ ሰዓት ተኩል እስከ ሁለት ሰዓት፣
3.5.1 የፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞችና የጉልበት ሰራተኞች ውል አያያዝ
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር በአገልግሎት ክለሉ የመስኖ አውታሩን አሰራርና ጥገና እና አጠቃላይ የማኅበሩን አመራር ውጤታማ ለማድረግ ማኅበሩ የተለያየ ሙያ ያለቸውን በርከታ ቋሚ እና/ወይም ጊዜያዊ እና የቀን ሰራተኛ ቅጥር መቅጠር ሊያስፈልገው ይችላል፡፡
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ምን አይነት ቅጥር ሰራተኛ ወይም የቀን ሰራተኛ ለምን ተግባር መቀጠር ይኖርበታል የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
በመስኖ አገልግሎት ክልሉ ውጤታማ የመስኖ አሰራር እና ጥገና ስራ ለመስራት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አንድ ወይም ከአንድ በላይ የሆኑ የሚከተሉትን ዓይነት ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞች ወይም የጉልበት ሰራተኞች ሊቀጥር ይችላል፡፡
• የመስኖ ቴክኒሻን/ኖች
• የውሃ መቆጣጠሪያ የሚከፍትና የሚዘጋ /Gate operator/
• የጉልበት ሰራተኛ እና/ወይም
• ሂሳብ ሰራተኛ
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበራት የሚከተሉትን ተግባራት ለማከናወን አንድ ወይም ከአንድ በላይ የሆኑ የመስኖ ቴክኒሻኖችን ሊቀጥር ይችላል፡፡
የመስኖ አውታር ስራ /Scheme operation/
• በመስኖ አገልግሎት ክልሉ በሁሉም ብሎኮች መካከል በቂና ፍትሃዊ የመስኖ ውሃ ስርጭት እንዲኖር ለማድረግ በዓመታዊ የመስኖ ስራ/የመስኖ ውሃ ሰርጭት እቅድ አዘገጃጀት መደገፍ፣
• ስምምነት የተደረገበትን የመስኖ ውሃ ስርጭት አገልግሎት ለመስኖ ውሃ ተጠቃሚ ቡድን መሪዎች ማሳወቅ፣
• በፀደቀው ዓመታዊ የመስኖ ውሃ ስርጭት ዕቅድ መሰረት በዋናው ማሰራጫና በሌሎ መቆጣጣሪያ ጣቢያዎች የመስኖ ውሃ ፍትሃዊና ውጤታማ በሆነ መንገድ በሁሉም ብሎኮች በየቀኑ
ማሰራጨት፣
• በዋናውና በሁለተኛ ቦዮች ደረጃ የየቀኑን የመስኖ ውሃ ፍሰት/ስርጭት መጠን መለካትና መመዝገብ፣
የጥገና ስራ /Operational Maintenance/
• በመስኖ ስራ ወቅት በየቀኑ የመስኖ አውታሩን የቁጥጥር ስራ ማሰራት፣
• ችግር በሚያጋጥምበት ጊዜ ለመስኖ ስራና ጥገና ንዑስ ኮሚቴ እና/ወይም ለሊቀመንበሩ በቀጥታ ሪፖርት ማድረግ፣
• በመስኖና ድሬኔጅ አውታሩ የተካሄደውንና የቁጥጥር ሪፖርት ማዘገጀት፣ እና
• በመስኖ ስራ ወቅት ማንኛውንም የመስኖ ውሃ ፍሰትን የሚያደናቅፍ የቦይ ጠረጋን ጨምሮ የጥገና ስራ መስራት፣
ዓመታዊ የመስኖ አውታር ጥገና
• በአመታዊ የጥገና ቁጥጥር ስራ መሳተፍ፣
• ዓመታዊ የጥገና እና የበጀት እቅድ አዘገጃጀት ላይ ድጋፍ ማድረግ፣
• ማንኛውንም የዕድሳትና አነስተኛ ጥገና ስራዎች በፀደቀው የጥገና ዕቅድ መሰረት ከመስኖ ስራ ወቅት በፊት እንዲሰሩ ዝግጅት ማድረግ፣ማስተባበር እና መቆጣጠር፣
• የዕድሳትና የጥገና ስራዎችን ለመስራት የጉልበት ስራ የሚሰሩ አባላትን ወይም ተቀጣሪ የቀን ሰራተኞችን እና ሙያ ያላቸው የሰለጠኑ የጉልበት ሰራተኞቸን በማነሳሳት ድጋፍ ማድረግ፣
• የእድሳትና ጥገና ስራ ለመስራት አስፈላጊ የሆኑ የእጅ መሳሪያዎችን /ማለትም የርዝመት መኪያ/ሜትር፣ ገመድ፣ ባልዲ፣ መዶሻ፣ መሮ ወዘተ…/ እና ሌሎች መሳሪያወች/ የሲሚቶና
አሸዋ ማደባለቂያ/ማቡኪያ/ የመሳሰሉትን የሚቀርቡበትንና በአጠቃቀማቸው የቁጥጥር ስራ በመስራት መደገፍ፣
የጉልበት ሰራተኛ
ማንኛውንም ጥቃቅን የዕድሳት እና አነስተኛ የጥገና ስራዎች የመስኖ ስራ ከመጀመሩ አስቀድሞ በወቅቱ እንዲፈፀሙ ለማስተባበር ማኅበሩ በርካታ ቁጥር ያላቸው የቀን ሰራተኞች በየዓመቱ ከአንድ እስከ ሁለት ወር የቆይታ ጊዜ ሊቀጥር ይችላል፡፡ የቀን ሰራተኞች ተግባራት የሚከተሉትን ሊያካትት ይችላል፡፡
• የመስኖ ቦዮችን ለማጽዳት /የሚፀዳ ካለ/
• በካናሉ ዙሪያ ያሉ ቁጥቋጦዎች እና ሳር ለማጽዳት /ካለ/
• የውሃ መቆጣጠሪዎችን ግሪስ እና ቀለም ለመቀባት /ካለ/ እና
• ጥቃቅን የጥገና ስራዎች ለመስራት ለምሳሌ ስንጥቆችን በኮንክሪት መሙላት፣ እና/ወይም የጎርፍ መከላከያዎችን በጋቢዎን መስራት /ካለ/
የሂሳብ ሰራተኛ
የገንዘብ አስተዳደሩን በሚመለከት በከፍተኛ ሁኔታ ተጠያቂነት እንዲረጋገጥ ለማድረግ የማኅበሩ የገንዘብ አስተዳደር ውጤታማና ትክክለኛ በሆነ አሰራር መመራት አለበት፡፡ ማኅበሩ ለዚህ ተግባር ልምድ ያለው የማኅበሩን ገንዘብ ያዥ ሊያግዝ የሚችል ቢያንስ የሚከተሉትን ተግባራት ሊያከናውን የሚችል ሂሳብ ሰራተኛ መቅጠር አለበት፡፡
• የማኅበሩን ዓመታዊ በጀት ማዘጋጀት
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች የሚከፈሉ የመስኖ ውሃ አገልግሎት እና ሌሎች ክፍያዎች ደረሰኝ ማዘጋጀት
• የተሰበሰበ የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ በመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ መዝገብ መመዝገብ
• የማህበሩን ዓመታዊ የሂሳብ ሪፖርት ማዘጋጀት
• በተጨማሪም ሂሳብ ሰራተኛው የሚከተሉት ኃላፊነቶች ሊኖሩት ይችላሉ
• ማንኛውንም የሂሳብ መዛግብትና ሰነዶች መጠበቅ
• የመስኖ ውሃ አገልግሎትና ሌሎች ክፍያዎች የሚከፈሉበትን ሁኔታ የማመቻቸት
• በወቅቱ ክፍያ ያልከፈሉ ተጠቃሚዎችን ዝርዝር የማዘጋጀት
• ወቅቱን አሳልፈው በሚከፍሉ ተጠቃሚዎች መክፈል የሚገባቸውን ቅጣት ጨምሮ ሂሳቡን መስራትና ክፍያውን መከታተል፣
• ማህበሩ ክፍያ ለፈፀመባቸው ማንኛውም ክፍያዎች ደረሰኞቸን ማሰራጨት
• ወርሃዊ/የሩብ ዓመት ሪፖርት በማዘጋጀት ለስራ አመራር ኮሚቴው ማቅረብ እና
• የማኅበሩን ተንቀሳቀሽና ተንቀሳቃሽ ያልሆኑ ንብረቶች ቆጠራ መከታተል/መያዝ
የሂሳብ ሰራተኛው የመጀመሪያዎችን አራት ተግባራት ብቻ ለማከናወን ኃላፊነት ከተሰጠው በየዓመቱ ከ3 እስከ 4 ወራት ብቻ መቅጠር በቂ ሊሆን ይችላል፡፡ ማኅበሩ ማንኛውንም የፋይናስ ጉዳይ እንዲሰራ ከፈለገ ሙያ ያለው ሂሳብ ሰራተኛ ቢያንስ ከ6 እስከ 9 ወራት ቆይታ መቅጠር አለበት፡፡
3.5.2 ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞችን እና የቀን ሰራተኛ የአቀጣጠርና የቁጥጥር ሂደት በዋናነት ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞችንና የቀን ሰተኞችን የመቅጠርና የማሰናበት እንዲሁም የቅጥሩን ሁኔታ ማለትም የደመወዙንና ማትጊዎችን የመወሰን የማኅበሩ ሊቀመንበር ኃላፊነት ነው፡፡
ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞችንና የቀን ሰራተኞችን የቅጥርና የቁጥጥር ተግባር ለማከናውን መከተል ያለብን ሂደቶች፣
• የማህበሩ ሊቀመንበር የቅጥር መነሻ ዕቅድ ማለትም ምን ያህል ሰራተኛ ሊቀጠር እንደሚገባና ስለ ቅጥሩ ሁኔታ/ ደመወዙን፣ ቅጥሩ ለምን ያህል ወራት እንደሆና ማበረታቻዎችን
በሚመለከት በጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት ለጠቅላላ ጉባኤው ያቀርባል፣
• የጠቅላላ ጉባኤው የቀረበውን የፈጻሚ ቅጥር ሰራተኛና የቀን ሰራተኞች ረቂቅ የቅጥር ዕቅድ የቅጥሩን ሁኔታ ጨምሮ ማጽደቅ አለበት፣
• የማኅበሩ ጠቅላላ ጉባኤ በህጋዊ መንገድ የቅጥር ዕቅዱን ካፀደቀው በኋላ የማኅበሩ ሊቀመንበር የተማረ የሰው ሃይል በፀደቀው የስራ መደብ ላይ በግልጽና ተጠያቂነት ባለው ሁኔታ
እንዲቀጠር ማድረግ አለበት፣
• የማኅበሩ ሊቀመንበር በፀደቀው የስራ መደብ ለመቅጠር የተመረጡትን ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኛ አስመልክቶ ሪፖርት ለስራ አመራር ኮሚቴው በወርሃዊ ስብሰባ ወቀት ያቀርባል፣
• የስራ አመራር ኮሚቴም በተለያዩ የስራ መደቦች ለመቀጠር የተመረጡትን ሰራተኞች ቅጥር ማጽደቅ ይኖርበታል፣
• የተመረጡት ሰራተኞች ቅጥር በስራ አመራር ኮሚቴው ከፀደቀ በኋላ የማኅበሩ ሊቀመንበር የተመረጡትን ሰራተኞች ጠቅላላ ጉባኤው ባፀደቀው የስራ መደብና የቅጥር ሁኔታ መሰረት
ይመድባል፣
• ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞች ከተመደቡ በኋላ ስማቸው በማኅበሩ ጽ/ቤት እና/ወይም በህዝብ የማስታወቂያ ሰሌዳ ለይ መለጠፍ አለበት፣
• የማኅበሩ ሊቀመንበር በማኅበሩ ፀሃፊ በመታገዝ የተቀጠሩ ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞችን የመቆጣጠርና አፈጻፀማቸውን የመገምገም ኃላፊነት አለባቸው፣
• የማኅበሩ ሊቀመንበር በፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞች ያልተሰሩ ስራዎችን ከተግባራቱ ጋር ሪፖርት ለስራ አመራር ኮሚቴው በወርሃዊ ስብሰባ ወቅት ያቀርባል፣
• የቀረበውን ሪፖርት የስራ አመራር ኮሚቴው ካፀደቀው በኋላ የማኅበሩ ሊቀመንበር ተግባሩን
ባልፈፀመው ሰራተኛ ላይ ቅጥሩን እስከ ማቋረጥና ማበረር ድረስ አስፈላጊውን እርምጃ መውሰድ አለበት፣
☞ | የመሰኖ ተጠቃሚዎች ማኅበር ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞች አመራረጥና ቅጥር ግልጽነትና ተጠያቂነት ባለው ሁኔታ መከናወን አለበት፡፡ • ያለቸውን ክህሎትና የስራ ልምድ መሰረት በማድረግ መመረጥ አለባቸው፡፡ • የተመረጡት ሰራተኞች ለማኅበሩ ሊቀመንበር ወይም ለሌሎች የስራ አመራር ኮሚቴ አባላት ጋር ዝምድና ያላቸው መሆን የለባቸውም፡፡ |
መልመጃ፣
የሰልጠናው ተሳታፊዎች ማኅበራቸው የመስኖ አሰራርና ጥገና ቴክኒሻን፣ ሂሳብ ሰራተኛ እና/ወይም የዕለት ገንዘብ ሰብሳቢ መቅጠር የሚያስፈልግና የማያስፈልግ መሆኑን ቅጥሩ ለምን ያህል ጊዜ መሆን እንደሚገባውና ስለቅጥሩ ሁኔታ መወያየት አለባቸው፡፡
3.5.3 የአገልግሎት ውል መዋዋል
በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር መተዳደሪያ ደንብ መሰረት የማኅበሩን ስራዎች በአግባቡ ለመፈፀም እንዲቻል በውሎች ወይም በስምምነቶች ላይ የማኅበሩ ሊቀመንበር የመፈረም ስልጣን አለው፡፡
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች ማኅበሩ ምን የተለዩ ተግባራቶች ተግባራትን ለመፈፀም ከውጭ ተቋማት ጋር የውል ስምምነት መፈራረም ይኖርበታል የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መለስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
በኮንትራት ውል ሊሰሩ የሚችሉ ተግባራት /possible acquisition of services/
የማኅበሩ የስራ አመራር ኮሚቴ በቅጥር ፈጻሚ በለሙያዎች በመታገዝ አብዛኛዎቹን ከመስኖ አሰራርና ጥገና ጋር የተያያዙ ተግባራትን አጠቃላይ የማኅበሩን አመራርና የፈይናንስ አስተደደሩን ጨምሮ ሊሰሩ እነደሚችሉ ይገመታል፡፡ ይሁን እንጅ ማኅበሩ የተወሰኑ ተግበራትን ለማከናወን አንድ ወይ ከአንድ በላይ የሆኑ የኮንትራት ስምምነቶችን ሊፈራረም ይችላል፡፡ የውል ስምምነት የሚደረግባቸው ተግባረት የሚከተሉትን ሊያጠቃልል ይችላል፡፡
• የመሰኖ አውሩን የተወሰነውን ክፍል ጥቃቅን የዕድሳት ስራዎችን ለመስራት እና/ወይም የጥገና
ስራ ለመስራት በተለይም ለመስራት የተፈለገው ስራ ውስብስብ ከሆነ እና የተለያዩ የሰለጠኑ ባለሙያዎችን ተሳትፎ የሚጠይቅ ተግባር ለማከናወን፣
• የመስኖ አውታሩን ለማሻሻል እና/ወይም አቅሙን ለማጎልበት የግንባታ ስራ ለመስራት፣
• አዲስ ለተመረጡ የስራ አመራር እና የቁጥጥር ኮሚቴ እንዲሁም አዲስ ለተቀጠሩ ፈጻሚ ቅጥር ሰራተኞች ስልጠና ለመስጠት፣ እና
• የግብርና ምርታመነትን ለማሻሻል እና/ወይም የመስኖ ውሃ አጠቃቀምን ለማሻሻል እንዲቻል ለመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት የግብርና ኤክስቴንሽን አገልግሎት ለመስጠት፣
አገልግሎት ሊሰጡ የሚችሉ ተቋማት
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ከላይ የተገለፁትን አገልግሎቶች ለመስጠት ከሚከተሉት አንድ ወይም ከአንድ በላይ ከሆኑ ተቋማት ጋር ውል ሊፈራረም ይችላል፡፡
• ከውሃ መስኖና ኢነርጂ ቢሮ እና/ወይም ከግል ተቋራጮች ጋር የጥገና፣ የማሻሻል እና/ወይም
አቅም የማጎልበት ስራ ለመስራት፣
• ከውሃ መስኖና ኢነርጂ ቢሮ፣ ከግብርና ቢሮ፣ ከስልጠና ተቋማት እና/ወይም መንግስታዊ ካልሆኑ ድርጅቶች /መያድ/ ጋር የስልጠና አገልግሎት ለመስጠት፣
• ከግብርና ቢሮ፣ ከግብርና ምርምር ተቋማት እና/ወይም ከመያድ የግብርና ኤክስቴንሽን አገልግሎት ለመስጠት፣
የአገልግሎት ውል የማጽደቅ፣ የመፈራረም፣ በህጋዊ መንገድ ውል የማራዘም ሂደት
የአገልግሎት ውል ለማጽደቅ፣ ለመፈራረም፣ በህጋዊ መንገድ ውል ለማራዘም የሚመከሩ ሂደቶች፣
• የስራ አመራር ኮሚቴው የተወሰነ አገልግሎት ለማግኘት አንድ ወይም ከአንድ በላይ የኮንትራት ውል ረቂቅ ሰነድ ማዘጋጀት አለበት፣
• የጠቅላላ ጉባኤው በዓመታዊ የጠቅላላ ጉባኤ ስብሰባ ወቅት በረቂቅ የኮንትራት ውል ሰነዱ/ዶች ላይ መወያየትና ማጽደቅ አለበት፣
• የኮንትራት ውል ስምምነቱ/ቶች በጠቅላላ ጉባኤ ከፀደቀ/ቁ በኋላ የስራ አመራር ኮሚቴው ሶስት
ተቋማትን/ካምፓኒዎችን የታሰበውን ስራ ለመስራት የሚያስፈልገውን ቴክኒካልና ፋይናንሻል ዕቅድ እንዲያቀርቡ ይጋብዛል፣
• የቀረበው እቅድ በስራ አመራር ኮሚቴው ከተገመገመ በኋላ የማኅበሩ ሊቀመንበር እና ፀሀፊ ማኅበሩን በመወከል ከተመረጠው አገልግሎት ሰጭ ተቋም ጋር መፈራረም አለባቸው፣
• የማኅበሩ ሊቀመንበር እና ፀሀፊ የታሰበው አገልግሎት በአገልግሎት ሰጭው ተቋም አማካኝነት ተግባራዊ እንዲሆን የመከታተል አለባቸው፣
• የማኅበሩ ገንዘብ ያዥ እና/ወይም ቅጥር የሂሳብ ሰራተኛው በተያዘው የውል ስምምነት መሰረት ለተፈፀመ ተግባር ክፍያዎችን መክፈል አለባቸው፣
🗐 | ስልጠናው ከተጠናቀቀ በኋላ የሰራተኛ ቅጥር እና የአገልግሎት ውል አያያዝ ዋና ዋና ጉዳዮችን በቀላሉ ሊገልጽ የሚቸል ማኑዋል ለሁሉም ሰልጣኞች መሰጠት አለበት፣ |
3.6 ቢሮ፣ የቢሮ ሰራተኞች እና የንብረት አመራር፣
ዓላማ ፣
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች የቢሮ እና ቅጥር ሰራተኞች አንዲሁም የማኅበሩን ሀብት አመራር በሚመለከት የሰልጣኞችን ግንዛቤ ለማሳደግ፣
ርዕሶች፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ቢሮ አመራር
• በመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች የተቀጠሩ ሰራተኞች አመራር
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበርን ሀብት መምራት የሰልጠናው ተሳታፊዎች፣ የማኅበሩ ስራ አመራር ኮሚቴ አባላት፣
የስልጠና መሳሪያዎች፡- ፊሊፕ ቻርት እና ማኑዋል፣ ስልጠናው የሚወስደው ጊዜ፡- 1፡00 /አንድ ሰዓት/፣
3.6.1 የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ቢሮ አመራር
? | ሰልጣኞችን የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎችን ቢሮ ጥቅም ላይ ማዋል ያበት ለምን ዓለማዎች ነው የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
እንደ አንድ ዋና ስራ እያንዳንዱ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ተገቢ በሆነ ቦታ ላይ
• የማኅበሩ ተመራጮች እና ተቀጣሪ ሰራተኞች የስራ ቦታ እንዲኖራቸው፣
• ለስራ አመራር ኮሚቴው ወርሃዊ ሰብሰባ እና በየሩብ ዓመቱ የቁጥጥር ኮሚቴው ተስማሚ የስብሰባ ቦታ እንዲኖር፣
• ማንኛውንም ጠቃሚ መረጃዎችና ውሳኔዎች በማስታወቂያ ሰሌዳ ለይ ለመለጠፍ ምቹ ሁኔታ እንዲኖር፣
• ለስራ አመራር ኮሚቴና ለቁጥጥር ኮሚቴ እንዲሁም ለቅጥር ሰራተኞች ስልጠናዎችን ለመስጠት የሚያስችል የስልጠና ቦታ እንዲኖር ለማድረግ የቢሮ ግንባታ ሊኖር ይገባል፡፡
የመሰኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ቢሮ አባላትና አባል ያልሆኑ ተጠቃሚዎች የሚከተሉትን ጉዳዮች ሲፈጉ ወደ ቢሮ መሄድ ይኖርባቸዋል፣
• ስለመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና እንዲሁም ስለማኅበሩ አመራር ለምሰሌ ስለ ሚቀጥለው የጠቅላላ ጉበኤ፣ የስራ አመራር ኮሚቴ ወይም የቁጥጥር ኮሚቴ የስብሰባ ቀን መረጃ ሲፈልጉ፣
• በመስኖ አውታሩ አሰራርና ጥገና ወይም ሌላ ማንኛውም ጠቃሚ ጉዳይ ላይ ችግር ሲያጋጥም ለማኅበሩ ሊቀመንበር ወይም ለሌሎች የኮሚቴ አባላት መረጃ ለመስጠት/ለማመልከት፣
• የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ፣ ሌላ ማንኛውም የአገልግሎት ክፍያ እና የቅጣት ክፍያዎችን ለመክፈል፣
• የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አባላት የማኅበሩን መዛግብትና ሰነዶች ለማየት፣
• የስራ አመራር፣ የቁጥጥር ኮሚቴ፣ የግንባታ አመራር ኮሚቴ እና/ወይም የግብርና ልማት ኮሚቴ ስብሰባዎችን ለመከታተል፣
☞ | ተጠያቂነትን ለማረጋገጥ እያንዳንዱ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ተጠቃሚዎች መገልገል እንዲችሉ ቢሮዎች /ጽ/ቤቱ በተወሰነ ጊዜ እና ቀን ክፍት መሆን አለበት፡፡ ቢሮው የሚከፈትበት ሰዓት በማኅበሩ የቢሮ በር ላይ ወይም የማስታወቂያ ሰሌዳ ላይ መለጠፍ አለበት፡፡ |
የመስኖ ውሃ ተጠቀሚዎች ማኅበር ስራውን በአግባቡ ለማከናወን የማኅበሩ ጽ/ቤት ማዕከላዊ ቦታ እንደመሆኑ መጠን፤ የማኅበሩ ጽ/ቤት በስራ አመራር ኮሚቴው በአግባቡ ሊመራ ይገባል፡፡ የማኅበሩ ጽ/ቤት አገልግሎት እንዲሰጥና ተገቢውን ስራ እንዲሰራበት ለማስቻል የሚከተሉት የቢሮ መገልገያ ቁሳቁሶች ያስፈልጋሉ፡፡
• የቢሮ እቃዎች /ወንበር፣ ጠረጴዛ፣ የመጽሀፍ መደርደሪያ ሸልፍ እና የፋይል መደርደሪያ የመሳሰሉት/
• የቢሮ መገልገያ ቁሳቁሶች / ስቴፕለር፣ የወረቀት መቁረጫ፣ የሂሳብ ማሰቢያ ማሽን/ካልኩሌቴር፣ ማኅተም የመሳሰለት/
• የጽህፈት መሳሪያዎች ማለትም ማስታወሻ ደብተር፣ እስክርቢቶ፣ መዛግብቶች፣ ደረሰኞች፣ የፋይል አቃፊዎች የመስሳለት፣
• ከተቻለ የኤሌከትሪክ እና የስልክ አግልግሎቶች ሊኖሩ ይገባል፡፡
☞ | አባላትና አባል ያልሆኑ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች በቀላሉ መረጃ ማግኘት እንዲችሉ፤ እያንዳንዱ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ሁሉም ጠቃሚ መረጃዎች እና በስራ አመራር ኮሚቴው የሚወሰኑ ውሰኔዎች የሚለጠፉበት ትልቅ የማስታወቂያ ሰሌዳ ሊኖረው ይገባል፡፡ |
የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ጽ/ቤት ለስራ እና ለሰብሰባ ምቹ ለማድረግ በየጊዜው መፀዳት አለበት፡፡
3.6.2 የቅጥር ሰራተኞች አመራር፣
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች ማኅበራችሁ በምን የስራ መደቦች ሰራተኛ መቅጠር ይኖርበታል የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
ማኅበሩን በአግባቡ ለመምራትና እና/ወይም የመሰኖ አሰራር እና ጥገና ስራ ለመስራት የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር አነድ ወይም ከአንድ በላይ የሆኑ ቅጥር ሰራተኞችን በቋሚነት ወይም በጊዜያዊነት ለመቅጠር ሊወስን ይችላል፡፡ ለምስሌ፡-
• ሂሳብ ሰራተኛ እና ፀሀፊ የማኅበሩን የሂሳብ ሰራ እና አስተዳደረዊ ስራዎቸ ለመስራት
• የመስኖ ቴክኒሻን/ኖች የመስኖ አውታሩን አሰራና ጥገና ለመከታተል
• ገንዝብ ሰብሳቢ ከማኅበሩ አባላትና አባል ካልሆኑ ተጠቃሚዎች የመስኖ ውሃ አገልግሎት ክፍያ ለማሰባሰብ፣
• የቀን ሰራተኛ የዕድሳት እና/ወይም የጥገና ስራ ለመስራት እና/ወይም
• የጥብቃ ሰራተኛ የማኅበሩን ጽ/ቤት ለመጠበቅ፣
ማንኛውንም በመሰኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር የሚቀጠሩ ቅጥር ሰራተኞችን መምራትን በሚመለከት የማኅበሩ ሊቀመንበር ኃላፊነት አለበት፡፡ ማለትም፡-
• የማኅበሩ ጠቅላላ ጉባኤው ሲያፀድቅለት ሰራተኛን የመቅጠርና የማሰናበት፣
• ለሁሉም ተቀጣሪ ሰራተኞች የስራ ዕቅድ የማዘጋጅት፣
• ለሁሉም ተቀጣሪ ሰራተኞች መመሪያ የመስጠት፣
• ሁሉንም ተቀጣሪ በሰራተኞች በየዕለቱ የመቆጣጠር እና
• የሁሉንም ሰራተኞች የስራ አፈፃፀም የመገምገም፣ ኃላፊነት አለበት፡፡
የማኅበሩ ሊቀመንበር ሰራተኛን ከመቀጠር እና ከማሰናበት በሰተቀር ሌሎችን ከላይ ከተዘረዘሩት አንድ ወይም ከአንድ በላይ የሆኑ ተግባራትን ለምክትል ሊቀንበር፣ ለፀሀፊ እና/ወይም ለገንዘብ ያዥ ውክልና ሊሰጥ ይችላል፡፡
3.6.3 የንብረት አስተዳደር
? | የስልጠናውን ተሳታፊዎች ማኅበራችሁ ምን ምን ንብረቶች ሊኖሩት ይችላል የሚል ጥያቄ በመጠየቅ የሚሰጡትን መልስ በፊሊፕ ቻርት ወይም በነጭ ሰሌዳ ጻፍ፡፡ |
እያንዳንዱ የመስኖ ውሃ ተጠቃሚዎች ማኅበር ከቢሮ በተጨማሪ ማኅበሩን ለመምራት እና የመሰኖ አውታሩን አሰራርና ጥገና /O&M/ ስራዎች ለመስራት የሚከተሉት መገለገያ መሰሪያዎች ያስፈልጋሉ፡፡
• የቢሮ እቃዎች አና መሳሪያዎች ለምሳሌ ወንበር፣ ጠረጴዛ፣ የፋይል መደርደሪያ ሸልፎች፣ ካልኩሌተር፣ ስቴፕለር፣ የጽህፈት መኪና እና/ወይም ስልክ፣
• የመስኖ ስራና ጥገና መሳሪያዎች ለምሳሌ አካፋ፣ ባልዲ እና የእጅ ባትሪ፣
• የውሃ ፍስት መለኪያ መሳሪያ እና
• መጓጓዣዎች /ሞተር ብስክሌት፣ ብስከሌት/
እነዚህ የማኅበሩ ሀብቶች የማኅበሩን አጠቃላይ ስራ ውጤታማ ለማድረግና የመስኖ ስራና የጥገና ስራዎችን ለመሰራት ወሳኝ እንደመሆናቸው መጠን፤ማኅብሩ በአግበቡ መጠቀም፣ መጠበቅና በተገቢው ቦታ እንዲቀመጡ ማድርገግ ይኖረበታል፡፡ ሁሉም መሳሪያዎች በማንኛውም ሰዓት አገልግሎት እንዲሰጡ ለማስቻል ጥገና የሚያስፈለጋቸው መሳሪያዎች ካሉ ማኅበሩ ወዲያውኑ አስፈላጊው ጥገና እንዲደረግላቸው ማድረግ ይኖርበታል፡፡
የማኅበሩ ፀሀፊ ሁሉንም የማኅበሩን ንብረቶች እና/ወይም ማኅበሩ የተከራያቸውን ንብረቶች የመምራት ኃላፊነት አለበት፡፡ ይሁን እንጅ የተወሰኑ ንብረቶችን የመምራት ኃላፊነት ለሚመለከተው ተቀጣሪ ሙያተኛ ውክልና ሊሰጥ ይችላል፡፡ ለምሳሌ የመስኖ ቴክኒሻኑ/ኖች ሁሉንም የማኅበሩን እና/ወይም በኪራይ የቀረቡ የመስኖ ስራና ጥገና መሳሪያዎችን በአግባቡ የመምራት ኃላፊነት ሊኖረው ይችላል፡፡
ማንኛውም የማኅበሩ ንብረት በማኅበሩ ፀሀፊ ንብረቱ ያለበትን ሁኔታ ጨምሮ በንብረት መዝገብ ላይ በተገቢው መንገድ መመዝገብ አለበት፡፡
🗐 | ሰልጠናው ከተጠናቀቀ በኋላ ስል ቢሮ፣ ስራተኛ እና ንብረት አስተዳደር በቀላሉ የሚያብራራ ማኑዋል ለሁሉም የስልጠናው ተሳተፊዎች መሰጠት አለበት፡፡ |
1. Lemperiere, p.; Xxxxx, X.; Xxxxxx N.; Haylesilassie,X.; Xxxxxx, X. (2014): Estabilishing and strengthening irrigation water users associations /IWUAs/ in Ethiopia: xxxxxx for xxxxxx. Colombo, Sri Lanka: IWMI.
2. Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxx, Xxxxx Xxxxxxx and Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx: irrigation, governance and water access: getting better results for the poor
3. SWSHISA, Training Modules for Capacity Bulding of Irrigation cooperatives in Adminstrative Managiment