Belgeleme ve Arşivleme Örnek Maddeleri

Belgeleme ve Arşivleme. Toros, gizlilik yükümlülüklerine saygı duymakla beraber tüm iş ilişkilerinde şeffaflık ve doğruluğu esas alır. Bu nedenle çalışanlar, kendi görev ve sorumlulukları çerçevesinde, Toros’un iş ve iş ilişkilerinin kayıtlarını tutmakla sorumludur. Hiçbir yanlış, yanıltıcı ya da asılsız muhasebe kaydı Xxxxxx’xx defter ve kayıtlarına giremez. Tüm mali işlemler tam ve eksiksiz şekilde Toros’un muhasebe kayıtlarına girilmiş olmalıdır. Çalışanlar hiçbir zaman Toros’un bir dava, devlet veya düzenleyici tarafından yürütülen bir soruşturma ile ilgili mülk ve bilgilerini gizlemek, değiştirmek ya da yok etmek gibi hareketlerde bulunmamalıdır. Bu gereklilik aynı zamanda ileride ortaya çıkması muhtemel olan dava veya soruşturmalarda da geçerlidir. Aynı şekilde çalışanların, onay almadan, belirtilen tarihlerden önce kayıtları silmesi veya yok etmesi de yasaktır. İşin normal seyrinde, bir Toros çalışanının, halka açıklandığı takdirde hisse fiyatları, opsiyonlar ya da diğer menkullerin değerlerini etkileyebilecek bir bilgiye erişimi olabilir. Tekfen Holding halka açık bir şirket olduğu için, bilgi paylaşımı ve kullanımını düzenleyen menkul kıymetler ile ilgili kanun ve yönetmeliklere bağlıdır. Tekfen Holding’in hisse, opsiyon ya da başka bir menkul değerinin fiyatını etkileyebilecek bir bilgi, Şirket’in iç bilgisi olarak kabul edilir ve Toros ya da Tekfen Holding bunu paylaşana kadar gizli kalmalıdır. Bu bilgi kişisel kazanç için kullanılır ya da başkası ile paylaşılırsa, kanuna aykırı hareket edilmiş olunur. Kanunun ihlaline verilen cezalar ağırdır ve hapis cezası da söz konusu olabilir. Bu kanun aynı zamanda halka açık olan alt yükleniciler, tedarikçiler ya da herhangi bir iş ortağının halka açık olmayan bilgisinin kullanılması ya da paylaşılmasını da kapsamaktadır. Başka şirketlerin hisse fiyatlarını etkileyebilecek bilgilere sahip kişiler, bu bilgileri sadece Toros ile ilgili işi için ihtiyacı olan bireyler ve alakalı yönetim biriminden izni olan kişiler ile paylaşabilir. Bu tarz bilgilerin avukat, bağımsız denetçi, vergi danışmanı, kredi kurumları ve finansal hizmet sağlayıcıları gibi kanun ile gizlilik kurallarına bağlı taraflar ile paylaşılması, tarafların bu bilgileri iş amaçlı kullanacağından dolayı izinsiz paylaşım sayılmaz. Bu bağlamda, bu bilginin paylaşıldığı taraf kanun tarafından ya da özel bir sözleşme ile gizlilik kanunlarına uymak yükümlülüğünde olmalıdır.