Elektronická dokumentace. Veškeré osobní údaje uživatelů zpracovávané a uchovávané v rámci elektronické evidence jsou zpracovávány na zařízeních a programovém vybavení ve vlastnictví Ok umístěném v prostorách Ok. Výpočetní technika je pravidelně servisována, programové vybavení je pravidelně aktualizováno bezpečnostními opravami a veškerá výpočetní technika je vybavena moderním a pravidelně aktualizovaným antivirovým systémem. Osobní údaje uživatelů, související s výpůjčními a dalšími činnostmi Ok, uvedené v bodech 4.3 (registrovaní uživatelé absenčních knihovních služeb), 4.6 (statistické údaje), 4.7 (služební údaje), 4.8 (účetní údaje z výpůjční činnosti) a 4.9 (uživatelé s plnou mocí), jsou evidovány v automatizovaném knihovním systému. Přístup k osobním údajům v rámci elektronické evidence mají pouze pověření interní zaměstnanci Ok s příslušným přístupovým oprávněním a externí servisní pracovníci na základě zpracovatelské smlouvy a o přístupu k těmto údajům jsou automaticky v informačním systému vytvářeny logovací informace. Osobní údaje uživatelů uvedené v bodě 4.4 (neregistrovaní uživatelé - návštěvníci besed, přednášek a vzdělávacích akcí s dodatečnou registrací k účasti) a 4.10 (účastníci vícedenních akcí pro děti do 15 let) jsou zpracovávány prostřednictvím kancelářských aplikací MS Word a MS Excel a přístup k těmto údajům mají pouze oprávnění zaměstnanci Ok. Přístup k těmto dokumentům mají pouze pověření interní zaměstnanci Ok s příslušným přístupovým oprávněním. Osobní údaje anonymních uživatelů uvedené v bodě 4.10 (údaje anonymních návštěvníků www stránek OK) jsou ukládány v logovacích souborech www serveru. K informacím mají přístup pouze oprávnění správci informačních systémů Ok. Osobní údaje registrovaných uživatelů uvedené v bodě 4.11 (údaje návštěvníků uživatelského konta on- line katalogů WWW) jsou ukládány v logovacích souborech automatizovaného knihovního systému. K informacím mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci Ok a správci informačních systémů Ok.
Elektronická dokumentace. Písemná podoba dokumentů je dle platných právních předpisů zachována i v případě elektronické verze obsahu právního jednání. V rámci identifikace dokumentů při komunikaci se systémem Softender je dodavatel povinen zajistit podpisy těmito způsoby: • V případě, že osobou registrovanou dodavatelem v systému Softender je osoba, která je podle výpisu z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence oprávněna samostatně jednat jménem či za dodavatele, stačí, aby dokumenty byly odeslány prostřednictvím systému Softender právě touto osobou a prostřednictvím jejího Softender účtu spolu s jejím zaručeným elektronickým podpisem. • V případě, že je v systému Softender za dodavatele registrována osoba, která není podle výpisu z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence oprávněna jednat samostatně jménem či za dodavatele, je nutné předat zadavateli jako součást předběžné nabídky plnou moc opravňující osobu registrovanou za dodavatele v systému Softender k podání předběžné nabídky o nebo jednotlivé dokumenty tvořící předběžnou nabídku opatřit zaručeným elektronickým podpisem osoby/osob, která je/jsou podle výpisu z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence osobou oprávněnou (osobami oprávněnými) za dodavatele jednat. Zadavatel upozorňuje, že systém elektronického zadávání zakázek Softender umožňuje pracovat se soubory o nejvýše 65 MB. Soubory většího rozsahu je nutno před jejich odesláním prostřednictvím Softender vhodným způsobem rozdělit. Zadávací dokumentace je poskytována bezúplatně, neomezeným a přímým dálkovým přístupem v plném rozsahu již od uveřejnění oznámení o zakázce na profilu zadavatele na adrese: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxx/XXXXXXX. Předběžná nabídka bude podána výhradně elektronickou formou prostřednictvím certifikovaného elektronického nástroje Softender. Předběžná nabídka musí být podána ve lhůtě nejpozději do 2. 7. 2015 do 10.00 hodin. Otevírání obálek s předběžnými nabídkami se koná dne 2. 7. 2015 v 10:00 hod. S ohledem na ustanovení § 94 odst. 1 zákona, podle kterého zadavatel umožní po celou dobu trvání DNS každému dodavateli podat předběžnou nabídku, zadavatel upozorňuje, že je možné, aby dodavatelé podali předběžnou nabídku pomocí elektronického nástroje kdykoliv po celou dobu trvání předmětného DNS. V souladu s § 72 odst. 4 zákona zadavatel informuje dodavatele o tom, že se nebude konat veřejné otevírání obálek s předběžnými nabídkami dle § 71 odst. 6 zákona.