Skartační řízení Vzorová ustanovení

Skartační řízení. Příprava návrhu a jeho schvalování, provedení skartace, případně exportu do Národního digitálního archivu (případně do jiného dlouhodobého úložiště) v definovaném formátu. Přehled o průběhu ověřování kontrolních součtů a o nalezených problémech s uložením balíčků AIP. Zajišťuje pro administrátory původce a archivu aktualizaci a čtení číselníků používaných v rámci vstupní kontroly a vyhledávání. Pro účely auditu zaznamenává veškeré provedené operace nad uloženými balíčky (příjem, kontrola, transformace, ukládání, čtení). Uložené záznamy jsou zároveň ukládány do úložiště ve formě AIP.
Skartační řízení. Příprava návrhu a jeho schvalování, provedení skartace, případně exportu do jiného archivu v definovaném formátu (pouze pro výjimečné případy, např. oprava chybného záznamu nahrazením správné hodnoty. Správa kontroly konzistence Přehled o průběhu ověřování kontrolních součtů a o nalezených problémech s uložením balíčků AIP. Správa číselníků Zajišťuje pro administrátory původce a archivu aktualizaci a čtení číselníků používaných v rámci vstupní kontroly a vyhledávání.
Skartační řízení. Skartačním řízení se rozumí souhrn pracovních úkonů prováděných při vyřazování dokumentů, u kterých uplynula skartační lhůta. V – označuje dokumenty, které jsou znovu posouzeny S – označuje dokumenty bezvýznamné, které budou po uplynutí skartační lhůty navrženy ke zničení. Vedoucí spisovny vypracuje skartační návrh a žádá původce (Ukladatele) o odsouhlasení. Po obdržení souhlasného vyjádření zajistí vedoucí spisovny:
Skartační řízení. Systém automaticky vyhodnotí skartační lhůty na uložených dokumentech. Po uplynutí skartační lhůty vyhotoví seznam relevantních dokumentů, které nabídne oprávněnému uživateli ke skartaci. Uživatel může dokumenty smazat nebo jim prodloužit skartační lhůtu. Skartační protokol je automaticky uchováván. Skartací v prostředí Elektronického archivu je myšleno mazání na úrovni softwarové aplikace. UŽIVATELSKÁ ČÁST SERVEROVÁ ČÁST V nabídce je zahrnuto: Softwarová aplikace Software602 Elektronický archiv, obsahující modul Document Management System a Dlouhodobý Elektronický Archiv Komponenta pro konverzi dokumentů do PDF/A, podepisování a časové orážení PDF a XML souborů, komunikace s archivem, webová služba pro komunikaci s NIS o přijetí/nepřijetí dokumentu, vrácení informace/výsledku o ověření dokumentů přijatých do archivu, webová služba pro vrácení podepsaného PDF do NIS Skartační proces Dlouhodobá archivní péče pomocí metody LTV se zahrnutím kvalifikovaných časových razítek v ceně služby (volitelná položka) Aplikace Správa certifikátů Aplikace Správa certifikátů je nabízena těm klientům, kteří využívají služeb X.XX a používají certifikáty vydané X.XX. Služba je dostupná přes URL, autentizace probíhá komerčním certifikátem vydaným X.XX k tomuto účelu zdarma. Počet osob používajících aplikaci není omezen. Její největší předností je možnost zneplatnění certifikátu i tehdy, pokud není známo heslo pro zneplatnění. Aplikace eviduje údaje v tomto rozsahu:
Skartační řízení. Pracovník spisovny zajišťuje pro spisy, díly typových spisů, typové spisy a dokumenty provedení skartačního řízení. Počínaje zařazením objektů, kterým uplynula skartační lhůta, do skartačního návrhu, jeho odeslání archivu, až po samotné předání vybraných archiválií k trvalému uložení a provedení likvidace objektů ke zničení. • V rámci ESSL je kompletně zajištěn celý průběh a zpracování elektronického skartačního řízení. Komunikace s archivem probíhá pomocí XML šablon definovaných Národní standardem (dále jen NSESSS). • Po potvrzení přejímky spisů určených k trvalému uložení je v ESSL evidováno ID DA, pod kterým jsou spisy v digitálním archivu uloženy. • Likvidací objektů ESSL v rámci skartačního řízení jsou zachována základní metadata a informace v rozsahu podacího deníku v elektronické archivní knize, která je součástí ESSL.