VEDTÆGTER FOR
VEDTÆGTER FOR
HILLERØD FJERNKØL A/S
Vedtægter for Hillerød Fjernkøl A/S | Gældende fra den 26. juni 2024
Indholdsfortegnelse
5. Elektronisk kommunikation 4
6. Generalforsamlingen, kompetence, sted og indkaldelse 4
7. Generalforsamlingen, elektronisk 5
8. Generalforsamlingen, dagsorden 5
9. Generalforsamlingen, møderet og fuldmagt 6
10. Generalforsamlingen, dirigent, beslutninger m.v 6
1. Navn
1.1 Selskabets navn er Hillerød Fjernkøl A/S
2. Formål
Selskabets formål er produktion, distribution og salg af fjernkøl samt anden sideordnet virksomhed under de lovgivningsmæssige rammer for kommunal fjernkøl aktivitet.
Selskabet kan dermed helt eller delvis udøve fjernkølingsvirksomhed med henblik på at fremme energieffektiv køling og udnytte synergieffekter med fjernvarme.
Udøvelse sker efter lovens § 2 og skal ske på kommercielle vilkår. Kommunen må ikke yde tilskud til eller stille lånegaranti for fjernkølingsanlæg jf. lovens § 2, stk. 1, nr. 3.
3. Selskabets kapital
3.1 Selskabets aktiekapital udgør 500.000 kr. fordelt på aktier á 1.000 kr. eller multipla heraf.
3.2 Aktiekapitalen er fuldt indbetalt.
4. Selskabets aktier
4.1 Selskabets aktier skal lyde på navn. Selskabets aktier skal noteres i selskabets ejerbog.
4.2 Aktierne er ikke omsætningspapirer.
4.3 Hvert aktiebeløb på 1.000 kr. giver en stemme.
4.4 Ved enhver forhøjelse af aktiekapitalen har aktionærerne ret til forholdsmæssig tegning af de nye aktier i henhold til selskabslovens regler herom.
4.5 Der er ikke udstedt ejerbeviser.
4.6 En aktionær kan frit overdrage sine aktier eller dele heraf i Selskabet, eller overdrage dele af aktiviteterne til et koncernforbundet selskab med eller uden delt ejerskab.
5. Elektronisk kommunikation
5.1 Alle meddelelser og dokumenter, som i henhold til selskabsloven eller selskabets vedtægter skal udveksles mellem selskabet og aktionærerne, kan overgives elektronisk, herunder ved elektronisk dokumentudveksling og elektronisk post.
6. Generalforsamlingen, kompetence, sted og indkaldelse
6.1 Generalforsamlingen har den højeste myndighed i alle selskabets anliggender inden for de i lovgivningen og disse vedtægter fastsatte grænser.
6.2 Selskabets generalforsamling skal afholdes på selskabets hjemsted eller Hillerød kommune. Ordinær generalforsamling skal afholdes i så god tid, at den godkendte årsrapport kan indsendes til Erhvervsstyrelsen, så den er modtaget i styrelsen inden udløb af fristen i Årsregnskabsloven.
6.3 Beslutninger, som skal træffes på generalforsamlingen, kan dog træffes på anden måde, hvis samtlige aktionærer konkret er enige herom.
6.4 Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes på begæring af bestyrelsen eller revisor eller på skriftlig begæring af aktionærer, der ejer mindst 5 % af selskabskapitalen. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes senest 2 uger efter fremsættelse af begæring herom.
6.5 Generalforsamlinger indkaldes af bestyrelsen med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel ved almindeligt brev eller e-mail til hver enkelt aktionær.
6.6 Forslag fra aktionærerne til behandling på generalforsamlingen må skriftligt være indgivet til bestyrelsen i så god tid, at emnet kan optages på dagsordenen. Forslag modtaget senest 6 uger før generalforsamlingens afholdelse skal altid optages på dagsordenen.
6.7 Generalforsamlingen i Hillerød Forsyning Holding A/S skal – forud for bestyrelsens endelige vedtagelse - forelægges beslutninger om forhold af fælles økonomisk og/eller politisk betydning for selskabet og Hillerød Kommune, herunder bl.a.
1) salg af hele eller væsentlige dele af selskabets virksomhed, herunder af kapitalandele i datterselskaber eller associerede selskaber,
2) indgåelse af længerevarende og væsentlige strategiske alliancer eller andre permanente strategiske samarbejder med ikke-koncernforbundne virksomheder, samt
3) optagelse af nye medejere, herunder i datterselskaber.
7. Generalforsamlingen, elektronisk
7.1 Med respekt af lovgivningen kan bestyrelsen beslutte, at selskabets general- forsamling skal afholdes helt eller delvis elektronisk.
7.2 Bestyrelsen skal sørge for, at elektronisk generalforsamling afvikles på betryggende vis, og skal sikre, at det anvendte system er indrettet, så lovgivningens krav til afholdelse af generalforsamling opfyldes, herunder især aktionærernes adgang til at deltage i, ytre sig samt stemme på general- forsamlingen. Beskrivelse af, hvorledes elektroniske medier anvendes, tekniske specifikationer samt elektroniske systemer i forbindelse med gennemførelse af helt eller delvist elektroniske generalforsamlinger, skal fremgå af selskabets hjemmeside.
7.3 Indkaldelse skal indeholde information om de af bestyrelsen fastsatte krav til de elektroniske systemer, som anvendes ved den elektroniske generalforsamling, hvordan aktionærerne tilmelder sig elektronisk deltagelse, samt oplysning om hvor de kan finde informationer om fremgangsmåde i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen.
7.4 Ved afholdelse af elektronisk generalforsamling kan selskabet beslutte at benytte elektronisk dokumentudveksling samt elektronisk post i kommunikationen mellem selskabet og aktionærerne i stedet for fremsendelse eller fremlæggelse af papirbaserede dokumenter.
8. Generalforsamlingen, dagsorden
8.1 Senest 2 uger før generalforsamlingen skal dagsordenen og de fuldstændige forslag, der skal behandles på generalforsamlingen, og for den ordinære generalforsamlings vedkommende tillige årsrapport, gøres tilgængelig til eftersyn for aktionærerne.
8.2 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse af årsrapport til godkendelse
4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport
5. Valg af medlemmer til bestyrelsen
6. Valg af revisor
7. Eventuelt
9. Generalforsamlingen, møderet og fuldmagt
9.1 Hver aktionær er berettiget til at deltage i generalforsamlingen personligt, sammen med en rådgiver eller ved fuldmægtig, som kan udøve stemmeret på aktionærens vegne mod forevisning af skriftlig og dateret fuldmagt, samt dennes eventuelle rådgiver.
10. Generalforsamlingen, dirigent, beslutninger m.v.
10.1 Generalforsamlingen vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling og stemmeafgivning.
10.2 Alle beslutninger på generalforsamlinger vedtages med simpelt stemmeflertal, medmindre selskabsloven foreskriver andet.
10.3 Over det på generalforsamlingen passerede føres en protokol, der underskrives af dirigenten.
11. Bestyrelse og direktion
11.1 Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af selskabets anliggender. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed.
11.2 Bestyrelsen består af 3-9 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen for 4 år ad gangen. Generalforsamlingen udpeger samtidig formanden og næstformanden for bestyrelsen. Genvalg kan finde sted.
11.3 Hvis bestyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan en person med fagligt/kommercielt kendskab til området eventuelt tilknyttes bestyrelsen.
11.4 Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er til stede.
11.5 De i bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
11.6 Formanden skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, og skal påse, at samtlige medlemmer indkaldes. Ethvert medlem af bestyrelsen eller direktionen kan forlange, at bestyrelsen indkaldes.
11.7 Bestyrelsen ansætter en direktion til varetagelse af den daglige ledelse af selskabet.
11.8 Selskabet tegnes af
• bestyrelsesformanden og et bestyrelsesmedlem i forening, eller
• bestyrelsesformanden og et medlem af direktionen i forening, eller
• næstformanden i bestyrelsen og et bestyrelsesmedlem i forening, eller
• næstformanden i bestyrelsen og et medlem af direktionen i forening.
11.9 Bestyrelsen skal tilse, at aktionærerne modtager relevant information, der offentliggøres af selskabet.
11.10 Bestyrelsen er forpligtet til løbende at orientere aktionærerne om forhold, der er af væsentlig økonomisk eller politisk betydning, herunder om hændelser, der medfører større fravigelser i tidligere udmeldte forventede økonomiske resultater.
11.11 Bestyrelsen forelægger selskabets budgetter til aktionærernes orientering.
11.12 Aktionærerne kan fra bestyrelsen indhente yderligere information, herunder om selskabets økonomiske udvikling, om centrale strategiske overvejelser m.m. Sådan information gives i en form, som aftales nærmere mellem bestyrelse og aktionærerne.
11.13 Udover den ordinære generalforsamling afholdes der orienterende møder mellem aktionærerne og bestyrelsen efter nærmere aftale.
11.14 Bestyrelsen kan beslutte at anmode relevante eksterne konsulenter eller rådgivere om på ad hoc-basis at deltage i bestyrelsesmøder uden at være valgt ind i bestyrelsen. Eksterne konsulenter eller rådgivere har ikke stemmeret.
12. Revision
12.1 Selskabets årsrapport revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor, der vælges af generalforsamlingen for tiden indtil næste ordinære generalforsamling. Genvalg kan finde sted.
13. Regnskabsår
13.1 Selskabets regnskabsår er kalenderåret. Selskabets første regnskabsår løber fra stiftelsen til den 31.12.2017.
--oo0oo--
Således vedtaget på ordinær generalforsamling den 26. juni 2024.