UDBUDSBETINGELSER
UDBUDSBETINGELSER
Udbud af
Rammeaftale vedrørende Offentlige bisættelser og begravelser
Annonceringsdato 29.05.2013
Indhold
5. Den udbudte aftales omfang 6
5.1 Beskrivelse af den udbudte ydelse 6
5.5 Xxxxx leverandører på rammeaftalen 7
5.6 Xxxxx tilbud pr. tilbudsgiver 7
6.2.2 Den økonomiske og finansielle formåen 8
6.2.3 Den tekniske og faglige formåen 9
6.2.3.1 Liste over de betydeligste leverancer 9
6.2.3.2 Tekniske formåen – krævet dokumentation 9
6.2.3.3 Oplysninger om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer 9
6.2.4 Henvisning til andres ressourcer 9
6.3.3 Tildeling af kontrakten 10
6.3.3.1 Tildelingskriterium 10
7.4 Vedståelsesfrist for tilbud 11
7.6 Skriftlige spørgsmål og ændringer af udbudsmaterialet 12
7.6.2 Frist for at stille spørgsmål og offentliggørelse af disse 12
7.6.3 Ændringer af udbudsmaterialet 12
7.7.1.1 Sociale og etiske hensyn 13
7.8 Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv. 13
7.11 Omkostninger ved udbudsforretningen 14
7.12 Ordregivers afklarende spørgsmål 14
8. Underretning om tildelingsbeslutningen 15
10.2 Organ med ansvar for klageprocedure 16
10.3 Yderligere oplysninger i forbindelse med en evt. klage 16
1. Indledning
Disse udbudsbetingelser gælder for Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningens udbud af en rammeaftale om udførelse af Offentlige bisættelser og begravelser. Rammeaftalen er alene omfattet af EU udbudsdirektivets bilag II B, kategori 27 ”Andre tjenesteydelser”. Det kan hertil oplyses, at tjenesteydelser omfattet af bilag II B pr.1.januar 2013 undtaget fra reglerne i Tilbudsloven. Karakteren af den udbudte ydelse gør, at ordregiver har vurderet, at rammeaftalen ikke har grænseoverskridende interesse.
Rammeaftalen omfatter udførelse og levering af ydelser og vareartikler ved gennemførelsen af en ordentlig og sømmelig bisættelse eller begravelse af afdøde borgere i Københavns Kommune, hvor den afdøde ikke efterlader sig pårørende, der kan eller vil påtage sig at forestå bisættelsen eller begravelsen, som foretages efter anmodning fra Københavns Kommunes Sundheds - og Omsorgsforvaltning.
Udbuddet annonceres offentligt på xxxx://xxx.xx.xx/xx/xxxxxxx/xxxxxxx-xx- udbud/nationale-udbud , og enhver har inden for tilbudsfristen ret til at afgive tilbud.
Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser. I fase 1 vurderes tilbuddets overholdelse af formalia samt tilbudsgivers egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne virksomhedsoplysninger i punkt 6.1 og 6.2.
Tilbudsgivere der herefter bedømmes som konditionelle og egnede ud fra de angivne oplysninger, vil herefter overgå til fase 2.
I fase 2 foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud iht. pkt. 6.3 og på baggrund heraf besluttes med hvilken tilbudsgiver, der kan indgås kontrakt.
Ordregiver bestræber sig på, at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at ordregiver forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.
2. Udbudsmaterialet
Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter:
Bilag A: Kravspecifikation med følgende underbilag:
1. Vedtægt for Københavns Begravelsesvæsen
2. Kistedeklaration
Bilag B: Udkast til Rammeaftale (kontrakt) med følgende underbilag:
1. Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb
2. Tilbudsskema
Bilag C: Formular til Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse
Bilag D: Tjekliste
3. Ordregivers forhold
Den ordregivende myndighed (”ordregiver”) er:
Københavns Kommune
Ved Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Administrationscentret
Xxxxxxxxxxxxx 00
2200 København N
Københavns Kommune består af 7 forvaltninger med ca. 1.200 kommunale institutioner, kontraktinstitutioner og selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. Københavns Kommune har ca. 46.000 ansatte og ca. 500.000 indbyggere.
Yderligere information om Københavns Kommune kan fås på xxx.xx.xx.
4. Tilbudsgivers forhold
4.1 Generelt
Af de fremsendte dokumenter bedes det klart fremgå, hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver.
4.2 Konsortier
I det omfang tilbudsgiver udgør et konsortium, skal der blandt konsortiets medlemmer udpeges en fælles befuldmægtiget, der har fuld prokura over for den ordregivende myndighed. De i konsortiet deltagende virksomheder hæfter solidarisk, direkte og ubetinget over for Københavns Kommune i forbindelse med tilbuddet og en eventuel kontrakt.
Tilbudsgiver skal udfylde erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse (Københavns Kommunes standardblanket, jf. bilag C,
skal anvendes til dette), såfremt det er et konsortium, der er tilbudsgiver. Den udfyldte erklæring skal fremsendes sammen med tilbuddet. Bemærk at hver enkel konsortiedeltager skal underskrive erklæringen.
5. Den udbudte aftales omfang
5.1 Beskrivelse af den udbudte ydelse
Nærværende udbud omfatter udførelse af Offentlige bisættelser og begravelser i Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.
Kravene til de omfattede ydelser er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen, jf. bilag A,mens ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af udkastet til rammeaftale, jf. bilag B, og Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb.
Rammeaftalen forventes at træde i kraft den 1.september 2013 og løber til og med 31.august 2015, med option på forlængelse 1 år ad gangen, dog maksimalt 2 år i alt ud over den anførte kontraktperiode.
5.2 Forventet omfang
Det anslås at der udføres mellem 300 og 350 offentlige bisættelser eller begravelser årligt.
I den forbindelse skal det præciseres, at betegnelsen ”offentlig bisættelse eller begravelse” kun anvendes i de tilfælde, hvor Københavns Kommune får udlagt den afdødes bo. I tilfælde hvor Københavns Kommune bestiller en bisættelse eller en begravelse på vegne af bobestyrer eller Skifteret, vil der i hvert enkelt tilfælde blive indhentet særskilt tilbud.
Disse særskilte tilbud indgår ikke i dette udbud, og vil ikke være omfattet af den her udbudte aftale.
Den udbudte aftale er en rammeaftale. Københavns Kommune er derfor ikke forpligtiget til at aftage en bestemt mængde eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden. Alle oplysninger om forbrug har alene vejledende karakter og er på ingen måde bindende for Københavns Kommune.
5.3 Eksklusivitet
Den valgte leverandør tillægges ved rammeaftalen en eksklusiv ret til at levere de af rammeaftalen fastlagte ydelser til den ordregivende myndighed.
5.4 Delaftaler
Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler.
5.5 Xxxxx leverandører på rammeaftalen
Københavns Kommune ønsker at indgå aftale med én (1) leverandør, der kan levere samtlige ydelser omfattet i nærværende udbud.
5.6 Xxxxx tilbud pr. tilbudsgiver
Tilbudsgiver kan alene fremsende et tilbud.
5.7 Aftalens længde
Københavns Kommune ønsker at indgå en 2-årig rammeaftale med option på forlængelse 1 år ad gangen, dog maksimalt 2 år i alt ud over den anførte kontraktperiode.
Aftalen løber fra den 1.september 2013 til og med 31.august 2015.
Københavns Kommune kan med et skriftligt varsel til leverandøren på 3 måneder forlænge kontraktperioden for 1 år ad gangen. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører rammeaftalen uden yderligere varsel.
Begge parter kan i kontraktperioden opsige kontrakten med et skriftligt 6 måneders varsel til den 1. i en måned.
6. Udbudsprocedure
6.1 Generelt
Udbudsforretningen gennemføres som et udbud der alene er omfattet af udbudsdirektivet bilag II B, kategori 27 ”Andre tjenesteydelser”(direktiv 2004/18). Karakteren af den udbudte ydelse gør, at ordregiver har vurderet, at rammeaftalen ikke har grænseoverskridende interesse.
Ved nærværende udbud kan alle interesserede leverandører, der vurderer sig egnede ud fra nærværende udbudsbetingelser afgive tilbud.
6.2 Tilbudsgivers egnethed
Tilbudsgiver bedes sammen med tilbuddet fremsende de dokumenter og den dokumentation, som ordregiver anmoder om i nærværende pkt. 6.2. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at Københavns Kommune kan være berettiget eller forpligtiget til at afvise tilbuddet.
6.2.1 Personlige forhold
Tilbudsgiver vedlægger følgende oplysninger om tilbudsgivers personlige forhold:
Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. "Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love", forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret.
6.2.2 Den økonomiske og finansielle formåen
Tilbudsgiver vedlægger følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen:
6.2.2.1 Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring
Tilbudsgiver vedlægger dokumentation, der kan være en kopi af policen samt dokumentation for betaling af policen for indeværende forsikringsperiode.
Hertil skal det bemærkes, at Tilbudsgiver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, som måtte opstå i forbindelse med arbejdets udførelse. Der er forsikringspligt for de ansattes skadesforvoldende adfærd.
Tilbudsgiver er over for Kommunen erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler (dog med de fravigelser, som fremgår af denne aftale) for levering og udførelsen af sine ydelser og opfyldelse af sine pligter i henhold til aftalen. Eventuelle skader, som Tilbudsgiver i øvrigt måtte forårsage eller på anden måde være involveret i ved udførelse af sit arbejde, er Kommunen uvedkommende, og ansvaret påhviler alene Tilbudsgiver.
Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne og opretholde i anerkendt forsikringsselskab sædvanlig erhvervsansvarsforsikring i aftaleperioden med forsikringssummer for ting- og personskade på ikke mindre end DKK 5.000.000 pr. skadesbegivenhed, idet Tilbudsgivers ansvar dog ikke er begrænset hertil.
Tilbudsgiver er pligtig til skriftlig at give sit forsikringsselskab meddelelse om, at ophør eller ændring af forsikringen skal meddeles kommunen omgående. Kopi af Tilbudsgivers skrivelse herom til sit forsikringsselskab skal tilsendes kommunen senest 3 uger fra aftalens indgåelse.
6.2.2.1 Seneste årsrapporter ledsaget af erklæring
Tilbudsgiver vedlægger sine seneste 3 årsrapporter med revisionspåtegning ledsaget af erklæring fra tilbudsgiver om, hvorvidt der er indtrådt væsentlige forandringer efter årsrapporten.
6.2.3 Den tekniske og faglige formåen
Tilbudsgiver vedlægger følgende oplysninger om virksomhedens tekniske og faglige formåen.
6.2.3.1 Liste over de betydeligste leverancer
Tilbudsgiver vedlægger en liste over de betydeligste leverancer inden for området bisættelser og begravelser med angivelse af beløb og tidspunkter samt firmanavn, kontaktperson og telefonnummer.
6.2.3.2 Tekniske formåen – krævet dokumentation
Tilbudsgiver vedlægger:
Dokumentation for tilbudsgiverens erfaring med udførelsen af og levering ved bisættelser og begravelser i form af en referenceliste over de væsentligste leveringer og tjenesteydelser af samme art som de udbudte, som tilbudsgiveren har udført i løbet af de sidste 3 år.
Beskrivelse af tilbudsgiverens kvalitetssikringsforanstaltninger i forhold til dels de efterspurgte varer, dels udførelsen af bedemandsopgaver, herunder dokumentation for at kistefabrikanten er godkendt af DKL jf. Kistedeklarationen (bilag 2, Kravspecifikationen) for så vidt angår kister til brænding.
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af leverandører, bedes der afleveret ovenstående virksomhedsoplysninger, -materiale og erklæringer for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
6.2.3.3 Oplysninger om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer
Tilbudsgiver vedlægger oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiver og tilbudsgiverens medarbejdere og især hos den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af rammeaftalen. Dette inkluderer en beskrivelse af uddannelsesforløbet til bedemand hos Tilbudsgiver.
6.2.4 Henvisning til andres ressourcer
Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse enheder. Dette kræver dog, at den økonomiske aktør, der henvises til, skriftligt via en tegningsberettiget, meddeler at denne forpligter sig til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed til opfyldelse af rammeaftalen, og at denne erklæring vedlægges tilbuddet
6.3 Tilbudsvurdering
6.3.1 Generelt
Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af en konkret vurdering af tilbudsgiverens tilbud. Der foretages en samlet vurdering af de indkomne tilbud inden for det i pkt.
6.3.3.1 opstillede tildelingskriterium.
Københavns Kommune kan være forpligtet til at se bort fra tilbud, der ikke overholder kommunens krav.
6.3.2 Alternative bud
Københavns Kommune ønsker ikke alternative bud.
6.3.3 Tildeling af kontrakten
6.3.3.1 Tildelingskriterium
Tildeling af ordren vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil i den forbindelse lægge følgende kriterier 1-3 til grund med den anførte vægtning:
1. Samlet pris Vægtning 45 %
2. Leveringssikkerhed Vægtning 35 %
3. Kvalitet af kiste/urne/dekoration Vægtning 20 %
6.3.3.2 Delkriterier
Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående delkriterier, hvor der samtidig henvises til kravspecifikationens enkelte krav:
1.Pris :
Prisen på tjenesteydelser (Transport, ilægning i kiste, div. Administration) 55%
Prisen på varer (Kiste, ligklæder, urne, blomster med videre) 45% 2.Leveringssikkerhed :
Hvordan tilbudsgiver vil leve op til de anførte krav om udførelse af leverance/ydelse. 40 %
Xxxxxx aktiviteter tilbudsgiver sætter i værk, såfremt der opstår leveringshindringer. 60 %
3.Kvalitet af kiste/urne/dekoration :
Overholder kisten de angivne standarder i Kistedeklarationen? Beskrivelse af kvalitetssikring af kister, f.eks. ved stikprøvekontroller. 55%
Hvordan tilbudsgiver sikrer, at der kun anvendes friske afskårne blomster til kistedekorationen. 45%
Krav der i henhold til kravspecifikationen ikke skal besvares er minimumskrav, som tilbudsgiver har vedtaget med fremsendelsen af tilbud, hvorfor disse ikke medtages i evalueringen at tilbud.
7. Afgivelsen af tilbud
7.1 Tilbudsfrist
Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest den 5.juli 2013 kl.12.00.
Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning.
7.2 Aflevering af tilbud
Tilbudsgiver afgiver tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale, jf. bilag B.
Tilbud bedes fremsendt i 3 papireksemplarer og et elektronisk eksemplar f.eks. på cd-rom eller usb i normalt læsbart format, gerne pdf, til eller afleveres på følgende adresse:
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Administrationscentret Bygning G., 2.sal, Xxxxxxxxxxxxx 00, XX- 0000 Xxxxxxxxx N, Att.: Regnskabschef Xxxxx X. Xxxxxx.
Tilbud bedes afgivet i en lukket konvolut mærket "Tilbud bisættelser/begravelser", idet tilbud ved fremsendelse med post bedes afgivet i dobbelt konvolut, hvoraf den inderste er mærket som angivet.
7.3 Sprog
Tilbuddet bedes udfærdiget på dansk, mens eventuelt øvrig bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk.
Såfremt den ordregivende myndighed anmoder herom, skal tilbudsgiver – uden omkostninger for den ordregivende myndighed – sørge for oversættelse af hele eller dele af bilagsmaterialet til dansk.
7.4 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbud er bindende i 4 måneder fra tilbudsfristens udløb.
7.5 Åbning af tilbud
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
7.6 Skriftlige spørgsmål og ændringer af udbudsmaterialet
Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet.
7.6.1 Kontaktperson
Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes via e- mail til de af ordregiver udpegede kontaktpersoner, der er:
Xxxxx X. Xxxxxx Marie-Xxxxxx Xxxxxxxxxx
XX00@xxx.xx.xx XX00@xxx.xx.xx
E-mails bedes i emnefeltet navngivet: ”Udbud på Offentlige bisættelser og begravelser”.
Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og evt. mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud.
Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson.
7.6.2 Frist for at stille spørgsmål og offentliggørelse af disse
Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt.
Spørgsmål og svar vil – senest 6 dage før tilbudsfristen – i anonymiseret form blive gjort tilgængelig på under annoncen på xxxx://xxx.xx.xx/xx/xxxxxxx/xxxxxxx-xx- udbud/nationale-udbud
Tilbudsgiver opfordres til hyppigt at kontrollere via ovenstående hjemmeside, hvorvidt ordregiver har offentliggjort spørgsmål og svar.
7.6.3 Ændringer af udbudsmaterialet
Ordregiver vil offentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet.
Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydelige uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre ordregiver opmærksom herpå, således at ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad.
Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til general dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav.
Eventuelle ændringer vil – senest 6 dage før tilbudsfristen – blive gjort tilgængelig på xxxx://xxx.xx.xx/xx/xxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxx/xxxxxxxxx-xxxxx
Tilbudsgiver er forpligtet til uopfordret og hyppigt at kontrollere via ovenstående hjemmeside, hvorvidt ordregiver har offentliggjort ændringer af udbudsmaterialet.
7.7 Aftalegrundlag
7.7.1 Generelt
Endelig aftale om levering af den udbudte ydelse indgås på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale med bilag, jf. bilag B.
Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af den udbudte ydelse.
Kontrakten har altid forrang frem for leverandørens standardvilkår, forretningsbetingelser, branchesædvaner o. lign. Dette gælder uanset leverandøren ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser.
7.7.1.1 Sociale og etiske hensyn
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at kommunen stiller en række sociale og etiske krav vedr. bl.a. miljø, arbejdsmiljø og arbejdstagerrettigheder, ligebehandling samt børn og unge mv. Disse krav findes i bilag [A] og [B] i underbilag ”Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb”.
7.8 Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv.
Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles for- troligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven.
Det skal bemærkes, at Københavns Kommune er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt.
Københavns Kommune meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt
ikke videregives, idet der dog kan være pligt til videregive dem til andre offentlige myndigheder.
Med forbehold for ovenstående offentliggør Københavns Kommune ikke oplysninger, som tilbudsgiveren har fremsendt, og som tilbudsgiveren har betegnet fortrolige.
7.9 Forbehold
Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller rammeaftaleudkastet mv.
I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet.
Københavns Kommune ønsker ikke at modtage tilbud, der indeholder forbehold i forhold til udbudsmaterialet, kravspecifikationen eller udkast til rammeaftale mv.
Tilbudsgiver opfordres derfor til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget.
7.10 Forhandling
Ordregiver forbeholder sig ret men ikke pligt til at indgå forhandling efter afgivelse af tilbud. Tilbuddet bedes derfor indrettet som om der ikke vil ske forhandling.
7.11 Omkostninger ved udbudsforretningen
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Københavns Kommune uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver.
7.12 Ordregivers afklarende spørgsmål
Tilbudsgiver bør sikre, at tilbuddet er fuldstændigt, klart og entydigt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem tilbudsgiver og ordregiver før efter underretningen om tildelingsbeslutningen.
I tiden mellem modtagelsen af tilbud og frem til ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med ordregiver, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af ordregiver, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Der er ganske snævre rammer for hvilken dialog, der må være i denne periode.
Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra ordregiver i dette øjemed.
8. Underretning om tildelingsbeslutningen
8.1 Retsvirkning
Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen.
Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå rammeaftale med tilbudsgiveren, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen rammeaftale eller løfte herom, før eventuel rammeaftale er underskrevet af alle parter.
8.2 Aflysning
Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af rammeaftale, vil udbuddet af ordregiver kunne aflyses, hvis ordregiver har saglig grund til aflysning.
9. Tidsplan
Nedenfor har Københavns Kommune angivet tidsplanen for nærværende udbud. Kommunen forbeholder sig dog ret til – inden for de retlige grænser – at ændre de anførte tidspunkter.
Tidspunkt | Aktivitet |
29.maj 2013 | Offentliggørelse af udbudsbetingelserne på xxxxx.xx |
00.xxxx 2013 | Tilbudsgiver har praktisk frist til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet |
28.juni 2013 | Sidste frist for ordregiver for offentliggørelse af svar på spørgsmål |
5.juli 2013 kl.12.00 | Tilbudsfrist |
Ultimo juli 2013 | Tildelingsbeslutning |
Medio august 2013 | Indgåelse af rammeaftale |
1.september 2013 | Forventet kontraktstart |
10. Klageprocedurer
10.1 Indgivelse af klager
Vedrørende mulighed for indgivelse af klager henvises, der til Lov 2010-05-12 nr. 492 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. som ændret ved L 2010-12-21 nr. 1556, L 2011-06-14 nr. 618 og L 2012-12-18 nr. 1231.
Loven indeholder i kapitel 3 frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud og sagsanlæg ved domstolene.
10.2 Organ med ansvar for klageprocedure
Klagenævnet for Udbud Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17
DK-2100 København Ø
Tlf.: + 00 0000 0000
E-mail: xxxx@xxxx.xx Internetadresse: xxx.xxxx.xx
10.3 Yderligere oplysninger i forbindelse med en evt. klage
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Center for Udbudsregler
Xxxx Xxxxxxxxx Vej 35 DK-2500 Valby
Tlf.: + 00 0000 0000
Fax: + 00 0000 0000
E-mail: xxxx@xxxx.xx Internetadresse: xxx.xxxx.xx