Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
Offentligt udbud af rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt
Indholdsfortegnelse
1. Generelt vedr. udbudsprocessen 1
1.3.1 Adgang til virtuelt datarum 5
1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse 5
1.5.1 Modernisering af ØS Indsigt 6
1.5.4 Åbning af indkomne tilbud eller Tilbud 11
1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet 12
1.9.4 Alternative og sideordnede tilbud 13
2.1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) 15
2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD 15
2.2 Sammenslutninger eller støttende enheder 16
2.2.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 17
2.3 Verificering af oplysninger i ESPD 17
2.3.1 ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde 17
2.3.2 ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen 18
2.3.3 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse 18
2.5.1 Ordregivers forbehold 19
2.5.2 Tilbudsgivers forbehold 20
3.1 Vurdering af konditionsmæssighed 22
3.3 Tildelingskriterium og underkriterier 22
3.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris” 23
3.3.3 Ad. Underkriterium ”Leverancen” 24
3.3.4 Ad. Underkriterium ”Metode” 26
3.4 Underretning og standstill-periode 28
Side 1 af 28
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
1.1 Indledning
Nærværende udbud vedrører rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt til foreningen Ejerkredsen ØS Indsigt og dennes medlemmer.
Udbuddet gennemføres som et offentligt1 udbud.
Alle tilbudsgivere der opfylder egnethedskrav og mindstekrav vil have mulighed for at afgive tilbud.
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet ETHICS jf. punkt 1.9.1.
1.2 Ordregiver
Udbuddet foretages af en række ordregivende enheder i fællesskab. De ordregivende enheder er (herefter Ordregiver):
- Ejerkredsen ØS Indsigt
- De offentlige myndigheder, som er medlemmer af ØS Indsigt Ejerkredsen
- En række potentielle medlemmer af ØS Indsigt Ejerkredsen
Ordregiver er for nuværende en sammenslutning af 11 kommuner og 2 regioner.
Gennem medlemskab opnås en tidsubegrænset, ikke-eksklusiv brugsret til systemet. De offentlige enheder, som deltager i udbuddet som medlemmer (enten som nuværende eller potentielle) af Ordregiver er alle opregnet i Rammeaftalebilag 13 – Medlemmer af Kunden.
Ordregiver har hjemsted i Region Nordjylland og har følgende adresse: Region Nordjylland
ØS Indsigt Ejerkredsen Xxxxx Xxxxx Vej 30 9220 Aalborg Ø
Nærmere information omkring Ordregiver findes på: xxxxx://xxxxxxxxxx.xx.xx/
Udbudsprocessen varetages af Tolstrup & Hvilsted.
1.2.1 Indkøbscentral
Ordregiver fungerer som indkøbscentral og vil på vegne af medlemmerne foretage de konkrete indkøb under Rammeaftalen. Indkøb på Rammeaftalen foretaget af Ordregiver vil komme til gavn for samtlige medlemmer af Ordregiver.
1.2.2 Samarbejdet
1 i henhold til proceduren i LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven)
Side 2 af 28
Ordregiver er samlet om it-systemet ØS Indsigt, der er et fælles kommunalt/regionalt økonomisystem. Ordregiver ejer systemet i fællesskab og har ansvaret for at udvikle og vedligeholde dette.
ØS Indsigt er et moderne brugervenligt økonomisystem til kommuner og regioner.
Systemet er modulopbygget og med mulighed for integration til andre systemer - fx fagsystemer, BI/LIS og e-handel.
Det er et alternativ til en bred ERP-strategi, der er baseret på, at én leverandør bestemmer vedligeholdelse og udvikling af moduler, så det er ét sammenhængende system.
Ordregiver har foretaget et strategisk valg som ejer af ØS Indsigt, hvor Ordregiver ikke vil være afhængige af én leverandør og ét produkt.
ØS Indsigt er en løsning, der kan samarbejde med andre. Det er et kernesystem, som sikrer økonomidata og hvorfra der kan etableres snitflader til andre fagsystemer og øvrige systemer, fx e-handel.
Foreningens nuværende formål er blandt andet at eje, administrere og udvikle systemet ØS Indsigt, at fremme udbredelsen af systemet samt at håndhæve og administrere ophavsretten til systemet og tilhørende kildekode til systemet. Desuden er det foreningens formål at indgå, samordne, opsige og administrere aftaler med eksterne parter til bedste for foreningens øvrige formål.
1.3 Materialet
Udbudsmaterialet er tilgængeligt via udbudssystemet ETHICS, jf. punkt 1.9.1. Det samlede udbudsmateriale består af følgende:
• Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Bilag 1 – Støtteerklæring
• Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse
• Tilbudsbetingelser (afsnit 2)
• Tilbudsevaluering (afsnit 4)
• Udkast til Rammeaftale indeholdende følgende bilag og underbilag:
o Rammeaftalebilag 00: Definitioner
o Rammeaftalebilag 01:Tidsplan
▪ Underbilag 01A: Tidsplan for Afklaringsfasen
▪ Underbilag 01B: Tidsplan for Leverancen
o Rammeaftalebilag 02:Kundens IT-miljø og Hostingmiljøet
▪ Underbilag 02A: Serveroversigt – ØS Indsigt kunder
▪ Underbilag 02B: Overvågningsdata – Odense Kommune
▪ Underbilag 02C: Overvågningsdata – Jammerbugt Kommune
▪ Underbilag 02D: Db2_CPU_24Timer
▪ Underbilag 02E: CPU_30_Dage
o Rammeaftalebilag 03:Leverancebeskrivelse
o Rammeaftalebilag 04:Dokumentation
▪ Underbilag 04A: Anvendelse af moduler
▪ Underbilag 04B: Kildekode for Systemet (Rekvireres af Tilbudsgiver mod indgåelse af fortrolighedserklæring)
▪ Underbilag 04C: Wiki- Confluence dokumenter.pdf
▪ Underbilag 04D: ØS Snitflader Herning Kommune
▪ Underbilag 04E: Vedtægter for Ejerkredsen ØS Indsigt, 11. nov. 2020
▪ Underbilag 04F: ØS Indsigt tabeller og felter drift
Side 3 af 28
▪ Underbilag 04G: Driftshåndbog Odense Kommune
▪ Underbilag 04H: Driftshåndbog Jammerbugt Kommune
▪ Underbilag 04I: Driftshåndbog Region Nordjylland
▪ Underbilag 04J: ØS Indsigt Bugreport total_01-06-2021 to 31-12-2021
▪ Underbilag 04K: EG Cloud and Hosting request_01-06-2021 to 31-12-2021
▪ Underbilag 04L: ØS Indsigt Debitor_Bugreports 01-06-2021 to 31-12-2021
▪ Underbilag 04M: ØS Indsigt alle Debitor Tasks_01-06-2021 to 31-12-2021
▪ Underbilag 04N: ØS Indsigt Finans_Bugreports 01-06-2021 to 31-12-2021
▪ Underbilag 04O: ØS Indsigt tabeller og felter arkivering
▪ Underbilag 04P: ØS Indsigt alle Finans Tasks_01-06-2021 to 31-12-2021
▪ Underbilag 04Q: Integrationer - ØS Indsigt
o Rammeaftalebilag 05:Vedligeholdelse, support og Drift
o Rammeaftalebilag 06:Servicemål
o Rammeaftalebilag 07:Udviklingsproces og metode
▪ Underbilag 7A: Processer for Udviklingsopgaver i Ejerkredsen
o Rammeaftalebilag 08:Samarbejdsorganisation
o Rammeaftalebilag 09:Kundens deltagelse
▪ Underbilag 9A: Programkommissorie_Modernisering_Version_0.8
▪ Underbilag 9B: Bilag 1 - Fremtidige brugertyper
▪ Underbilag 9C: Bilag 2 - Udviklingselementer_vers.0.3
▪ Underbilag 9D: Bilag 4 - Organstruktur version 0.3
▪ Underbilag 9E: Bilag 5 - Interessentanalyse og Kommunikationsplaner_Version 0.5
o Rammeaftalebilag 10:Vederlag og betalingsplan
▪ Underbilag 10A: Vederlagsspecifikation
o Rammeaftalebilag 11:Incitamenter
o Rammeaftalebilag 12:Prøver
▪ Underbilag 12A: Prøveplan for Overtagelsesprøve
▪ Underbilag 12B: Prøveplan for Delleverance 2
o Rammeaftalebilag 13: Medlemmer af Xxxxxx
o Rammeaftalebilag 14:Leveranceaftaler for Udviklingsopgaver
o Rammeaftalebilag 15:Licensbetingelser
▪ Underbilag 15A: Vejledning til underbilag 15B samt overblik
▪ Underbilag 15B: MavenSite_DependencyInfo_2021-11-10
o Rammeaftalebilag 16:Leverandørens Identitet
o Rammeaftalebilag 17:Dokumentation i forbindelse med udbuddets gennemførelse
o Rammeaftalebilag 18: Databehandleraftale
Virksomheder som ønsker at afgive tilbud benævnes i det følgende ”Tilbudsgiver”.
Ordregiver kan, indenfor rammerne af de gældende udbudsregler, ændre i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHICS. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version. Tilbudsgiver bør derfor løbende holde sig orienteret om ændringer i udbudssystemet.
Tilbudsgiver bedes bemærke, at grundet Underbilag 04B - Kildekode til Systemets særlige karakter, skal bilaget rekvireres af Tilbudsgivere, hvilket sker på anmodning til Ordregiver via ETHICS.
Ordregiver har af den grund forlænget tilbudsfristen med 5 dage, jf. Udbudsloven § 133.
Side 4 af 28
Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold, eller væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende tilbudsgiver.
1.3.1 Adgang til virtuelt datarum
Ordregiver stiller et virtuelt datarum til rådighed for tilbudsgivere.
Såfremt tilbudsgiver ønsker at få adgang til datarummet, bedes tilbudsgiver hurtigst muligt meddele sin interesse samt navne på deltager ved fremsendelse af meddelelse(spørgsmål) til Ordregiver via udbudssystemet ETHICS.
Hver tilbudsgiver bliver af Ordregiver tildelt adgang til det virtuelle datarum, hvor den tekniske side af ØS Indsigt-systemet vil være til rådighed for tilbudsgivers gennemgang.
I det virtuelle datarum vil der blive stillet en (1) virtuel arbejdsstation pr. tilbudsgiver til rådighed. Følgende vil være til rådighed:
1. Applikationen via en webbrowser (testmiljø med administratoradgang)
2. Kildekoden
3. Eclips hvor dependencies skal fungere
Der vil være en teknisk vejledning for undersøgelse af Systemet.
Alle tilbudsgivere skal underskrive en fortrolighedsaftale på tro og love for at få adgang til datarummet.
1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse
Tilbuds- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af tilbudsmateriale eller deltagelse i udbudsprocessen i øvrigt.
1.5 Beskrivelse af udbuddet
Udbuddet omhandler indgåelse af rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt og omfatter følgende ydelser:
- Leverancen, som udmunder i leverandørens overtagelse af drift, udvikling-, vedligeholdelses- og supportansvaret for ØS Indsigt (Systemet) fra Ordregivers eksisterende leverandør.
- Efterfølgende udvikling og videreudvikling af Systemet i form af primært agile udviklingsprojekter i nært samarbejde med Ordregiver
- Service Desk for Ordregiver
- Vedligeholdelse og teknisk support af Systemet i medlemmernes driftsmiljøer som for 12 medlemmer driftsafvikles i et fælles hostingmiljø, som ligeledes skal stilles til rådighed af leverandøren.
- Vedligeholdelse og support af det fælles Hostingmiljø
- Rådgivning om og gennemførelse af udviklingsopgaver til modernisering af Systemet
- Håndtering og varetagelse af opdateringer af Systemet hos hvert medlem
Side 5 af 28
- Deployment af patches, versioner og releases hos hvert medlem ved behov De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i Rammeaftalen med tilhørende bilag.
Ordregiver har et forventet budget på ca. 20 mio. kr. årligt til udvikling, vedligeholdelse og support af Systemet. Herudover omfatter den udbudte rammeaftale leverandørens driftsafvikling af 12 medlemmers driftsmiljøer i det fælles hostingmiljø.
Den samlede anslåede værdi for rammeaftalen er estimeret til DKK 95 – 120 mio. DKK ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
Ordregiver er opmærksom på, at kommuner og regioner har interesse for Ordregivers koncept.
Ordregiver forventer at kunne optage nye medlemmer fra passivlisten over rammeaftaleperioden i medfør af rammeaftalens regulering heraf, hvorfor den udbudte værdi af rammeaftalen skønnes at kunne ændre sig.
Rammeaftalens maksimale samlede værdi i den fulde løbetid udgør 150 mio. DKK ekskl. moms.
1.5.1 Modernisering af ØS Indsigt
ØS Indsigt (Systemet) er et større brugervenligt økonomisystem til kommuner og regioner, der er ejet af Ejerkredsen ØS Indsigt. ØS Indsigt har ca. 50.000 brugere, hvor 90% er sporadiske brugere og 10% er intense brugere, der bruger Systemet hyppigt hver dag.
Ejerkredsen består på tidspunktet for Rammeaftalens indgåelse af 2 regioner og 11 kommuner (aktive medlemmer). Ejerkredsen ØS Indsigt har alle rettigheder til ØS Indsigt, og Ejerkredsens medlemmerne styrer dermed også udviklingen af Systemet.
Side 6 af 28
Ejerkredsen har følgende overordnede strategi:
Målet med ØS Indsigt er at være det effektive økonomisystem, som bedst understøtter kommuner og regioners processer for økonomistyring. Med effektivt økonomisystem forstår Ejerkredsen at Systemet skal kunne matche funktionalitet i forhold til udgiften. Med processer for økonomistyring forstår Ejerkredsen lige fra bilagsbehandling og bogføring af elektroniske bilag/fakturaer til rapportering.
Ejerkredsen har følgende forretningsmæssige hovedmål med ØS Indsigt:
1. Høj brugervenlighed og indflydelse
Med høj brugervenlighed mener vi, at Systemet er brugervenligt på tværs af processerne. Indflydelse sikres via samarbejdet; såvel fælles udvikling for alle Kundens Medlemmer såvel som Udvikling for et eller flere Medlemmer.
2. Sikre forbedring af kerneydelser og funktioner
Sikre et aktivt produktejerskab, som sørger for løbende forbedring og effektivisering af arbejdsgange.
3. Sikker driftsafvikling
Med sikker drift mener vi, at Systemet driftsafvikles med en driftseffektivitet på 99%, hvilket betyder, at 99% af tiden vil Systemet være i normal drift uden væsentlige eller kritiske driftsforstyrrelser.
4. Optimal udnyttelse af Systemet
Løbende vidensdeling mellem Medlemmerne sikrer, at kendskabet til funktionalitet udbredes og forankres.
5. Digitalisering af processer
Det er en væsentlig succesfaktor, at arbejdsgange i stigende grad automatiseres og Systemet integrerer effektivt med andre it-systemer for at understøtte arbejdsgange på tværs.
6. Velafprøvet teknologi med løbende fokus på anvendelse af nye muligheder
ØS Indsigt er et missionskritisk administrativt it-system for Medlemmerne. Derfor skal nye teknologiske muligheder afvejes i forhold til risiko for driftsfejl. Mobility og BYOD2 er dog væsentlige trends som skal understøttes.
7. Effektive udviklings- og implementeringsprocesser
Ejerkredsen ønsker en effektiv udviklingsproces, hvor Ejerkredsen har rollen som produktejer og forretningsspecialister, og Leverandørens metode og kvalitetssikring sikrer, at nye Versioner og Releases udvikles. Her ses en trend på at gå mere mod en DevOps strategi, hvor Leverandøren har ansvaret for deploy og installation af Systemet.
8. Effektive, faglige superbrugernetværk
Ejerkredsen lægger vægt på sparring og erfaringsudveksling på tværs af medlemmer, samt inddragelse af superbrugere i udviklingsprocessen.
9. Tæt samarbejde mellem Bestyrelsen og Styregruppen og netværk
Kundes organisering ift. samarbejde med Leverandøren fremgår af Rammeaftalebilag 08 –
Samarbejdsorganisation og Rammeaftalebilag 09 – Kundens deltagelse.
Selve it-systemet ØS Indsigt er en samlet webapplikation, der indeholder en række moduler som understøtter
forskellige arbejdsgange. Den nuværende version er designet i begyndelse af 00’erne.
2 Bring Your Own Device
Side 7 af 28
Systemet er forretningsmæssigt modulopbygget til at understøtte en lang række arbejdsprocesser og integrerer med en lang række andre it-systemer - fx fagsystemer, BI/LIS og e-handel. Det er løbende udviklet og understøtter medlemmernes forskellige arbejdsgange og bogføringsprincipper med en meget høj grad af konfigureringsmulighed/parameterstyring.
Teknisk er ØS Indsigt en samlet monolitisk tæt forbundet løsning, som vanskeligt kan opdeles i sin nuværende form.
Hvert medlem har sit eget Driftsmiljø, der driftsafvikler ØS Indsigt. 12 medlemmer får ØS Indsigt driftsafviklet hos den afgivende leverandør i Hostingmiljøet og et (1) medlem driftsafvikler selv ØS Indsigt.
Ejerkredsen ser følgende overordnede trends for ØS Indsigt i den kommende rammeaftaleperiode:
• Ejerkredsen ønsker et produkt med en høj produktivitet af videreudvikling, og ønsker fortsat at sikre en meget høj driftsstabilitet.
• Ejerkredsen ønsker at sporadiske brugere skal have en mere intuitiv rollebaseret brugergrænseflade, på de platforme som brugerne anvender.
• Ejerkredsen forventer, at antallet af integrationer og mængden af indgående og udgående data er stigende, hvor flere arbejdsgange vil få en større grad af automatisering.
• Ejerkredsen ønsker en opbrydning af den eksisterende applikation til en række selvstændige applikationer, som arbejder tæt sammen.
• Ejerkredsen overvejer om driftsafviklingen på sigt kan være cloudbaseret.
Ejerkredsen ser således frem imod et målbillede, hvor flere sporadiske brugere anvender Systemet, mens registreringer i stigende grad automatiseres. Samtidigt ønsker Ejerkredsen en øget anvendelse af mobile løsninger, bedre understøttelse af integrationer, og brugergrænseflader der er mere personlige, procesunderstøttende og kompatible med automatiseringsværktøj fx RPA3.
1 Robotic Process Automation
Side 8 af 28
Ejerkredsens mål er derfor at skabe en portefølje af selvstændige moduler eller gruppe af moduler, hvor hvert modul understøtter bestemte arbejdsgange indenfor økonomi, har hver deres egen forretningslogik og kan udvikles eller udskiftes selvstændigt efter Ejerkredsens behov. Dette er indfanget i nedenstående målbillede, hvor hver forretningsproces understøttes af en forretningsservices som atomar og kan ændres og leveres uafhængigt af de andre forretningsprocesser.
Afstemning
Finans
Debitor
++
Afstemnings service
Finansservices
Debitor services
++
Afstemnings kerne
Finanskerne
Debitorkerne
++
Figur 1 Overordnet målbillede for ØS Indsigt porteføljen, hvor forretningsservices er adskilte fx afstemning,
finans og debitor.
Den nuværende løsning har en række tekniske udfordringer:
• Kildekoden har meget tætte afhængigheder og kan ikke umiddelbart deles op i selvstændige applikationer eller forretningsservices
• Videreudvikling medfører risiko for mange efterfølgende fejl pga. tæt kobling, manglende dokumentation og automatisk test.
• Logning er ikke tilstrækkelig til at give sigende og korrekte meddelelser, og er ikke tilstrækkelig til at driftsovervågning kan ske proaktivt.
Systemet er i gang med en modernisering for at kunne realisere målbilledet.
Xxxxxxxxxxx har valgt moderniseringsstrategien ”Byg ovenpå og ved siden af”.
Strategien omfatter at Systemet moderniseres ved løbende at udstille moduler som forretningsservices og indføre et nyt visningsrammeværk, der kun anvender de nye forretningsservices. Kernen af systemet vil ikke blive grundlæggende forbedret, men den del af kildekoden forventes kun at skulle forandres i mindre grad.
Moderniseringen vil løbende reducere kernens omfang og ende op med en mindre kerne, som kunne fornyes i en ny udviklingsproces. Udskiftning af kernen vil sandsynligvis ikke ske i denne rammeaftaleperiode.
Det giver Ejerkredsen følgende fordele:
• Moderniseringen kan ske løbende og giver Ejerkredsen mulighed for at prioritere anderledes undervejs
• Ejerkredsen kan sideløbende få udviklet ny funktionalitet
Side 9 af 28
• Ejerkredsen får en suite af forretningsapplikationer i stedet for et silosystem, som bedre kan indgå i samspil med medlemmernes it-portefølje.
Mobile apps,
Nuværende webklient
Forretningsservices
•Visningsrammeværk
Kerne
Figur 2 Transaktionsarkitektur i rammeaftaleperioden
Udbuddet indeholder følgende væsentlige ydelser fordelt på ydelsestype, miljø og ansvarlig:
Ydelsestype | Hostingmiljøet | Eget eksisterende Driftsmiljø ved Region Midtjylland | Systemet |
Udvikling | N/A | N/A | Leverandøren |
Vedligehold | Leverandøren | Medlemmet | Leverandøren |
Deployment af Systemet | Leverandøren | Medlemmet | Leverandøren |
Monitorering | Leverandøren | Medlemmet | Leverandøren |
Support | Leverandøren | Medlemmet | Leverandøren |
Support af Systemet | Leverandøren | Leverandøren | Leverandøren |
Backup | Leverandøren | Medlemmet | N/A |
Etablering | Leverandøren | Findes allerede | N/A |
Adgang til medlemmets netværk | Leverandøren | Findes allerede | N/A |
Konfiguration af Systemet | Leverandøren | Leverandøren | Leverandøren |
Datamigration | Leverandøren | N/A | N/A |
Side 10 af 28
Tabel 1 Væsentlige ydelser
1.5.2 Delaftaler
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler.
Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.
1.5.3 Optioner
Rammeaftalen indeholder en (1) option.
Rammeaftalebilag 03 - Leverancebeskrivelse, afsnit 7 beskriver optionen ”Migrering af Region Midtjyllands driftsmiljø til Hostingmiljøet”, som Ordregiver kan vælge at lade indgå som en del af rammeaftalen. Optionen kan tidligst antages af Ordregiver fra 01.11.2022.
1.5.4 Åbning af indkomne tilbud eller Tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af Tilbud eller tilbud.
1.6 Aftaleperiode
Ordregiver ønsker at indgå rammeaftalen med en (1) leverandør for perioden 01.06.2022 til 31.05.2025, hvorefter Ordregiver kan opsige rammeaftalen med 6 måneders varsel.
Rammeaftalen kan maksimalt løbe til og med 31.05.2026.
1.7 Underleverandører
Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen oplyse, om Tilbudsgiver har til hensigt at give dele af den udbudte ydelse i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører tilbudsgiver i så fald påtænker at anvende.
Tilbudsgiver bedes anføre disse oplysninger i ESPD, Del ll. D.
Hvis der er tale om en underleverandør, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på, jf. punkt 2.2.3, skal der udfyldes og indsendes ESPD for både Tilbudsgiver og den underleverandør, Tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Hvis Tilbudsgiver IKKE baserer sin egnethed på underleverandøren, skal der IKKE indsendes ESPD for underleverandøren, men derimod blot angives oplysninger om underleverandøren i Tilbudsgivers ESPD jf. ovenstående.
Det bemærkes, at Tilbudsgiver ikke vil være berettiget til at udskifte underleverandør(er), som Tilbudsgiver har baseret sin egnethed på i aftalens løbetid. Andre underleverandører oplyst i ESPD, del II. D kan alene udskiftes efter godkendelse fra Ordregiver jf. rammeaftalens afsnit 20.
1.8 Vejledende tidsplan
Side 11 af 28
Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt | Fase |
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til EU-tidende | 30.03.2022 | Tilbudsfase |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål | 13.04.2022 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 28.04.2022 | |
Tilbudsfrist | 05.05.2022, Kl. 08.00 | |
Forventet udsendelse af underretning og igangsætning af standstill-periode | 20.05.2022 | Underretnings- og Aftale- indgåelsesfase |
Forventet Aftaleindgåelse | 01.06.2022 | |
Aftalen træder i kraft | 01.06.2022 |
1.9 Formkrav
1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS.
Al kommunikation mellem Tilbudsgiver/Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem ETHICS, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af tilbud og tilbud. Ordregiver vil således se bort fra spørgsmål, Tilbud og tilbud, der er modtaget udenfor ETHICS.
Beskrivelse af ETHICS: • For at få adgang til ETHICS, skal Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte ETHICS. • Udbudsmaterialet ligger under ”Hent Materiale” i øverst i højre hjørne. I ”Kommunikation” er alle Ordregivers fællesbeskeder og Tilbudsgivers egne beskeder placeret. • Det er beskrevet i punkt 1.9.2, hvorledes spørgsmål stilles i ETHICS, og i punkt 2.4 er det beskrevet, hvorledes tilbud afleveres i ETHICS. |
Ordregiver har desuden mulighed for at indhente oplysninger fra specifikke Tilbudsgivere ved at sende beskeder i ETHICS, som Tilbudsgiver kan svare på. Tilbudsgivere har alene mulighed for på eget initiativ at kontakte Ordregiver gennem egentlige spørgsmål.
1.9.2 Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet.
Side 12 af 28
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 7 dage, inden henholdsvis tilbudsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.
1.9.3 Sprog
Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og aftaleperioden være på dansk
Følgende besvarelser skal formuleres på dansk:
• Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Bilag 1 – Støtteerklæring
• Bilag 2 – Erklæring og fælles hæftelse
• Rammeaftalebilag som indeholder besvarelser fra Tilbudsgivere til den kvalitative vurdering.
Tilbuddet må for dokumenter, som ikke vedrører ovenstående formuleres på norsk, svensk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning.
Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise Tilbudsgiver, hvis formkravet ikke overholdes.
1.9.4 Alternative og sideordnede tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
Side 13 af 28
Der kan ikke afgives mere end et (1) tilbud fra hver Tilbudsgiver.
Side 14 af 28
2. Tilbudsbetingelser
2.1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD). Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelsernes punkt
2.2. ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. punkt 2.3.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i ETHICS:
• Tilbudsgiver udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”Tilbudsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt . Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.
• Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via pilen på ”Opret nyt svar: ESPD”. Ved at klikke på ”Inviter andre til at svare” fremkommer en tekstboks, hvor mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”Del med Begrænset adgang”.
2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD
Side 15 af 28
Der skal udfyldes følgende i ESPD:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør |
• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør. • Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. • Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt 2.2). • Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. |
Del III: Udelukkelsesgrunde |
• Punkt A: Grunde vedr. straffedomme. • Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. • Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: • Tilbudsgiver skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Tilbudsgiver, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. • Tilbudsgiver skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: ▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2. ▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og finansiel formåen |
Tilbudsgiver skal for hvert af de tre (3) på tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber oplyse • ”Samlet årsomsætning” |
o Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere omsætningstal. o Det er et Mindstekrav, at nettoomsætningen er på mindst 40.000.000 DKK for hvert af de tre (3) på tidspunktet for tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber. • ”Soliditetsgrad” o Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere soliditetsgrader. o Det er et Mindstekrav, at soliditetsgraden er på mindst 15 % for hvert af de tre (3) på tidspunktet for tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber. • ”Egenkapital” o Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019). o Det er et Mindstekrav, at egenkapitalen er på mindst 10.000.000 DKK for hvert af de tre (3) på tidspunktet for tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber. Tilbudsgiver skal oplyse om sin samlede årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapital i de ved ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskab ved at udfylde felterne ”Samlet årsomsætning” (vedrørende årsomsætningen), ”Finansielle nøgletal” (vedrørende soliditetsgraden) og ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” (vedrørende egenkapital). |
Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede Tilbudsgivere |
Tilbudsgiver besvarer punktet med ”Ja”, hvis denne opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier eller regler, der skal anvendes for at begrænse antallet af tilbudsgivere. Tilbudsgiver henviser herefter til besvarelsen i del IV: Udvælgelseskriterier. |
Del VI: Afsluttende erklæringer |
Ved aflevering af ESPD er det valgfrit, om Tilbudsgiver underskriver ESPD. |
Det bemærkes, at ovenstående egnethedskrav og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.
2.2 Sammenslutninger eller støttende enheder
2.2.1 Generelt
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Tilbudsgivere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne Tilbudsgivere.
2.2.2 Sammenslutning
Side 16 af 28
Såfremt en sammenslutning (eks. et konsortium) afgiver tilbud, skal dette oplyses under ESPD del II, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuel ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.
Såfremt Tilbudsgiver baserer sin egnethed på andre enheders formåen, vil der i relation til Ordregivers vurdering af egnethed ske en vurdering af Tilbudsgivers samlede kapacitet.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal sammenslutningen desuden være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Sammenslutningen skal bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Sammenslutningen kan anvende Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående hæftelse.
2.2.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Tilbudsgiver kan, i forbindelse med afgivelse af tilbud, basere sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen. Tilbudsgiver skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD-dokument med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Tilbudsgiver baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for de forhold, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Den støttende enhed skal vedlægge et underskrevet ESPD.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal Tilbudsgiver desuden være opmærksom på at vedlægge en Støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med løsning af opgaven. De andre enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD.
Tilbudsgiver kan anvende Bilag 1 – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående.
2.3 Verificering af oplysninger i ESPD
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med tilbuddet. I punkt 2.3.1 og punkt
2.3.2 beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation5.
2.3.1 ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
4 i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152
5 jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Side 17 af 28
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
2.3.2 ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af revisorpåtegnet erklæring om Tilbudsgivers samlede økonomiske formåen, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
2.3.3 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse
Hvis Tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning skal der indsendes følgende dokumentation:
• en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen erklæring kan anvendes.
• en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen erklæring kan anvendes.
2.4 Aflevering af tilbud
Det er obligatorisk, at tilbud afleveres i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Tilbud der ikke afleveres i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Side 18 af 28
Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem, jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter. Desuden gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav.
Aflevering i ETHICS: |
• For at aflevere dokumenter til tilbuddet, skal der klikkes på indsendelsesboksen ”Indsend Tilbud” ikonet fanen ”Tilbudsafgivelse”. Tilbudsdokumenterne indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. • Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Tilbudsafgivelse” kan ændres eller nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet. • Tilbuddet skal afleveres i ETHICS ved at klikke på ”Underskriv og afslutning tilbud” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Tilbudsgiver bekræfte, at tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse. Tilbuddet kan frem til tilbudsfristen trækkes tilbage ved at uploade nye tilbudsdokumenter. |
2.4.1 Tilbuddets indhold
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af: • Rammeaftalebilag 01 – Tidsplan i form af o Underbilag 01A - Tidsplan for Afklaringsfasen o Underbilag 01B - Tidsplan for Leverancen • Rammeaftalebilag 02 - Kundens it-miljø og Hostingmiljøet • Rammeaftalebilag 03 - Leverancebeskrivelse • Rammeaftalebilag 04 - Dokumentation • Rammeaftalebilag 05 - Vedligeholdelse, support og Drift • Rammeaftalebilag 07 - Leverandørens udviklingsproces og metode • Rammeaftalebilag 08 - Samarbejdsorganisation • Rammeaftalebilag 10 – Vederlag og betalingsplan i form af o Underbilag 10A - Vederlagsspecifikation • Rammeaftalebilag 12 – Prøver i form af o Underbilag 12A - Prøveplan for Overtagelsesprøve o Underbilag 12B - Prøveplan for Delleverance 2 • Rammeaftalebilag 16- Leverandørens Identitet • Evt. bilag. Det er Tilbudsgivers ansvar, at der er entydige henvisninger i tilbudsmaterialet til evt. vedlagte bilag. |
Materialet skal kunne åbnes med enten MS Word 2016, MS Excel 2016 eller seneste version af Adobe Acrobat PDF-viewer.
2.4.2 Vedståelse
Tilbuddet skal være gældende i tre (3) måneder fra den anførte tilbudsfrist.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om tildelingsbeslutning, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet.
2.5 Forbehold
Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere processen grundet politiske og/eller økonomisk manglende
bevilling.
Side 19 af 28
2.5.1 Ordregivers forbehold
2.5.2 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, så forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. punkt 3.1.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.
Side 20 af 28
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder, men ikke begrænset til, overstregninger, omskrivninger og lignende.
Side 21 af 28
3. Tilbudsevaluering
3.1 Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver vurderer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, og at følgende punkter er opfyldt:
1. Tilbuddet er indkommet rettidigt.
2. Tilbuddet indeholder den efterspurgte dokumentation og information.
3. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
3.2 Evaluering af tilbud
De endelige tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt 3.3. Evalueringen vil ske subjektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, om det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.
3.3 Tildelingskriterium og underkriterier
Side 22 af 28
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af aftalen.
Underkriterium | Delkriterier | Vægt i procent |
Pris | 30 % | |
Leverancen | 20 % | |
Rammeaftalebilag 01 – Tidsplan i form af Underbilag 01A – Tidsplan for Afklaringsfasen og Underbilag 01B – Tidsplan for Leverancen | 15 % | |
Rammeaftalebilag 02 – Kundens it-miljø og Hostingmiljøet | 25 % | |
Rammeaftalebilag 03 - Leverancebeskrivelse | 35 % | |
Rammeaftalebilag 12 – Prøver i form af Underbilag 12A - Prøveplan for Overtagelsesprøve Underbilag 12B - Prøveplan for Delleverance 2 | 25 % |
Underkriterium | Delkriterier | Vægt i procent |
Metode | 50 % | |
Rammeaftalebilag 04 – Dokumentation | 20 % | |
Rammeaftalebilag 05 – Vedligeholdelse, support og Drift | 20 % | |
Rammeaftalebilag 07 – Udviklingsproces og metode | 35 % | |
Rammeaftalebilag 08 – Samarbejdsorganisation | 25 % |
Se beskrivelse af den anvendte pointskala i punkt 3.3.1 og yderligere beskrivelse af underkriterierne i punkt 0 – 3.3.4.
I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som, efter Ordregivers gennemførte evaluering, har samme pointscore, findes vinderen ved lodtrækning.
3.3.1 Pointskala
• Underkriteriet ”Pris” evalueres jf. punkt 0.
• De øvrige kvalitative underkriterier evalueres jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud uden nogen opfyldelse af underkriteriet og 8 point tildeles tilbud med bedst mulig opfyldelse af underkriteriet.
Point | Prosavurdering |
Det tilbudte er vurderet til følgende grad af opfyldelse | |
0 | Ingen opfyldelse |
1 | Meget begrænset opfyldelse |
2 | Begrænset opfyldelse |
3 | Under middel opfyldelse |
4 | Middel opfyldelse |
5 | Over middel opfyldelse |
6 | Høj grad af opfyldelse |
7 | Meget høj grad af opfyldelse |
8 | Bedst mulige opfyldelse |
3.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris”
I Underbilag 10A – Vederlagsspecifikation, som udfyldes af Tilbudsgiver, summeres den samlede
evalueringspris automatisk baseret på oplysningerne i Rammeaftalebilag 10 – Vederlag og betalingsplan.
Side 23 af 28
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Underbilag 10A - Vederlagsspecifikation. Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund.
Primær evalueringsmodel
De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris” blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 3.1, tildeles 8 point. En samlet
evalueringspris der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.
Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:
𝑍 =
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝑍
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •
𝑿
hvor X således fastsættes til 100 %.
Hvis nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Sekundær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 %, fastsættes X til 150 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 150 % eller derover tildeles 0 point.
Tertiær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 150 %, fastsættes X til 200 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 200 % eller derover 0 point.
3.3.3 Ad. Underkriterium ”Leverancen”
Underkriteriet ”Leverancen” består af de i punkt 3.3.3.1 - 3.3.3.4 angivne delkriterier.
Point for underkriteriet vil blive udregnet på baggrund af de af Ordregiver tildelte point for delkriterierne i punkt 3.3.3.1 - 3.3.3.4, som hver især indgår med den vægt, som fremgår af tabel 3 i punkt 4.3. Point til et underkriterium vil således kunne afgives med op til to (2) decimaler.
Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
3.3.3.1 Delkriteriet ”Underbilag 01A og 01B til Rammeaftalebilag 01 – Tidsplan”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Underbilag 01A – Tidsplan for Afklaringsfasen og Underbilag 01B – Tidsplan for Leverancen.
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
Side 24 af 28
- Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
- Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriteriet baseret på Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Underbilag 01A og Underbilag 01B.
- Ordregiver vurderer hvordan Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
- Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Leverancen” med den vægt, som fremgår af
-
3.3.3.2 Delkriteriet ”Rammeaftalebilag 02 – Kundens it-miljø og Hostingmiljøet”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 02 – Kundens it-miljø og Hostingmiljøet.
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
- Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
- Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriteriet baseret på Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 02 – Kundens it-miljø.
- Ordregiver vurderer hvordan Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
- Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Leverancen” med den vægt, som fremgår af
3.3.3.3 Delkriteriet ”Rammeaftalebilag 03 –Leverancebeskrivelse”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 03 – Leverancebeskrivelse.
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
- Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
- Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriteriet baseret på Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 03 – Leverancebeskrivelse.
- Ordregiver vurderer hvordan Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
- Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Leverancen” med den vægt, som fremgår af
3.3.3.4 Delkriteriet ”Rammeaftalebilag 12 – Prøver”
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte
konkurrenceparametre (KP).
Side 25 af 28
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Underbilag 12A og B til Rammeaftalebilag 12 - Prøver.
Evalueringsmetode:
- Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
- Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriteriet baseret på Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Underbilag 12A og B til Rammeaftalebilag 12 - Prøver.
- Ordregiver vurderer hvordan Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
- Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Leverancen” med den vægt, som fremgår af tabel 3 i punkt 3.3.
3.3.4 Ad. Underkriterium ”Metode”
Underkriteriet ”Metode” består af de i punkt 3.3.4.1- 3.3.4.4 angivne delkriterier.
Point for underkriteriet vil blive udregnet på baggrund af de af Ordregiver tildelte point for delkriterierne i punkt 3.3.4.1- 3.3.4.4, som hver især indgår med den vægt, som fremgår af tabel 3 i punkt 4.3. Point til et underkriterium vil således kunne afgives med op til to (2) decimaler.
Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
3.3.4.1 Delkriteriet ”Rammeaftalebilag 04 – Dokumentation”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 04 – Dokumentation.
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
- Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
- Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriteriet baseret på Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 04 – Dokumentation.
- Ordregiver vurderer hvordan Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
- Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Metode” med den vægt, som fremgår af tabel 3
3.3.4.2 Delkriteriet ”Rammeaftalebilag 05 – Vedligeholdelse, Drift og support”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 05 – Vedligeholdelse, Drift og support.
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
Side 26 af 28
- Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
- Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriteriet baseret på Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 05 – Vedligeholdelse, Drift og support.
- Ordregiver vurderer hvordan Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
- Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Metode” med den vægt, som fremgår af tabel 3
3.3.4.3 Delkriteriet ”Rammeaftalebilag 07 – Leverandørens udviklingsproces og metode”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 07 – Leverandørens udviklingsproces og metode.
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
- Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
- Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriteriet baseret på Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 07 – Leverandørens udviklingsproces og metode.
- Ordregiver vurderer hvordan Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
- Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Metode” med den vægt, som fremgår af tabel 3
3.3.4.4 Delkriteriet ”Rammeaftalebilag 08 – Samarbejdsorganisation”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 08 – Samarbejdsorganisation.
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
- Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.
- Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriteriet baseret på Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Rammeaftalebilag 08 – Samarbejdsorganisation
- Ordregiver vurderer hvordan Tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
- Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Metode” med den vægt, som fremgår af tabel 3
Side 27 af 28
3.4 Underretning og standstill-periode
Alle berørte Tilbudsgivere og berørte Ansøgere vil6 samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af aftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort7.
Indgåelse af aftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er sket ad elektronisk vej. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.
3.5 Aftaleindgåelse
Indgåelse af aftalen vil ske på baggrund af vedlagte udkast til aftalen (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.
6 i overensstemmelse med udbudslovens § 171
7 i overensstemmelse med udbudslovens § 129
Side 28 af 28
Aftalen regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.