INDHOLDFORTEGNELSE
TILBUDSBINGELSER
Bortforpagtning af Kantine på Herlev Kommunes Rådhus
INDHOLDFORTEGNELSE
1
2 UDBUDSMATERIALETS DOKUMENTER
1
3 FORVENTET TIDSPLAN FOR TILBUDSFASEN
1
2
2
5.10 Bestilling af mødeforplejning 4
5.12 Virksomhedsoverdragelse 4
6 TILBUDSFASEN OG AFGIVELSE AF TILBUD
5
6.1 Adgang til udbudsmaterialet 5
6.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet og besigtigelse 5
6
7.4 Tildelingsbeslutning og endelig underskrift 8
8
8.1 Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud og ejendomsret 8
8.3 Fortrolighed og aktindsigt 9
1 FORPAGTNING AF KANTINE
Herlev Kommune (herefter benævnt bortforpagter) søger en forpagter til at drive kantinen på Herlev Rådhus for Rådhusets medarbejdere, gæster og samarbejdspartnere. Forpagter vil ligeledes have mulighed for at drive catering ud af huset.
2 UDBUDSMATERIALETS DOKUMENTER
Det samlede udbudsmateriale består af følgende:
1. Tilbudsbetingelser
2. Udkast til forpagtningskontrakt
3. Bilag 1: Tilbudsskema
4. Bilag 2: Krav til sortiment
5. Bilag 3: Plantegning
6. bilag 4: Rum og arealopgørelse
7. Bilag 5: Tro & love erklæring
Tilbuddet skal afgives på bagrund det samlede udbudsmateriale.
Der kan i løbet af udbudsproceduren ske ændringer i og præciseringer af udbudsmaterialet, herunder som følge af tilbudsgivers spørgsmål til materialet, jf. afsnit 6.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig opdateret, sådan at tilbud afgives på korrekt grundlag.
3 FORVENTET TIDSPLAN FOR TILBUDSFASEN
Aktiviteter | Dato |
Udbudsmaterialet er tilgængeligt på Herlev hjemmeside | 13-12-2019 |
Skriftlige spørgsmål indsendes til ordregiver senest | 20-12-2019 |
Senest frist for besigtigelse | 03-01-2020 |
Ordregivers frist for afgivelse af svar på spørgsmål og udsendelse af eventuelle supplerende oplysninger, som lægges på Herlev Kommunes hjemmeside. | 03-01-2020 |
Tilbudsgivers frist for afgivelse af tilbud | 06-01-2020 kl. 12:00 |
Evaluering | 06-01-2020 - 10-01-2020 |
Tildeling af kontrakt | 13-01-2020 |
Kontraktstart | 01-02-2020 |
4 KONTAKTOPLYSNINGER
Udbuddet varetages af:
Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Analyse, Indkøb og Udbud Herlev Kommune
Xxxxxx Xxxxxx 00
2730 Herlev Kommune
Mail: xxxxxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx Telefon: 0000 0000 / 0000 0000
5 FORPAGTNINGSBETINGELSER
5.1 Omfang
Forpagtningen af kantinen udbydes for en periode af 6 år, hvor kontrakten er gensidigt uopsigelig i et år efter overtagelsen.
Forpagtningskontrakten skal inden udløbet af de 6 år genudbydes. Forpagter har ikke fortrinsret ved ny indkaldelse af tilbud efter de 6 år.
Forpagteren skal levere frokost til Rådhusets medarbejdere samt gæster og samarbejdspartnere på hverdage, som minimum i tidsrummet 11.00 – 13.30, dog torsdage 11.00 – 14.00. Endvidere skal forpagter som minimum levere morgenmad i tidsrummet 8.30 – 9.30.
Herudover skal forpagteren levere mødeforplejning til møder i dagtimerne samt til kommunalbestyrelsesmøder, udvalgsmøder, arrangementer, receptioner mv. på rådhuset både inden- og udenfor normal arbejdstid.
For krav og retningslinjer for frokost, morgenmad, mødeforplejning og lign. henvises til bilag 2: Krav til sortiment.
I kantinens serveringsareal må medarbejdere gerne medbringe egen mad og egne drikkevarer og er således ikke forpligtet til at anvende forpagterens tilbud.
Forpagter har mulighed for at sælge ”kioskvarer”, mv. Dog må forpagteren ikke tilbyde alkohol- og tobaksvarer.
Endvidere har forpagteren mulighed for, at benytte det forpagtede til at drive catering ud af huset.
5.2 Forpagtningsafgift
Tilbudsgiver skal i tilbudsskemaet angive en månedlig forpagtningsafgift.
Forpagtningsafgiften dækker leje og forbundne udgifter med lejemålet, jf. Forpagtningsaftalens § 14.
Forpagter kan derudover benytte Rådhusets containere til småt brandbart affald, madaffald, plast samt papcontainere.
Kantinen havde i 2018 en samlet indtjening på 1,6 mio. kr., hvoraf 700.000 kr. kom fra mødeforplejning og 900.000 kom fra personalekantinen. Som følge af organisationsændringer i 3. kvartal 2019 er antallet af medarbejdere på Rådhuset steget fra ca. 350 til 400 medarbejdere. Der kan således påregnes højere indtægter fra personalekantinen.
Derudover ydes et tilskud på 350.000 DKK til personalekantinen, ligesom der kan forhandles en overgangssum i forbindelse med kontraktindgåelsen.
5.3 Rådhuset
Herlev Kommunes Rådhus er opdelt i 3 sammenhængende bygninger fordelt på 3 etager samt kælder. Elevatorer forefindes i mellemgangene mellem de 3 bygninger. Forpagter har mulighed for at anvende elevatoren lokaliseret ved Indgang E ud mod Vindebyvej.
Kantinen er beliggende på 3 sal i Blok C.
5.4 Rum og arealopgørelse
Kantinen består af i alt 15 rum samt gangarealer på i alt 359 m2. For ruminddeling og arealopgørelse henvises til bilag 4 og 5.
5.5 Inventar- og løsøre
Forpagteren overtager ved aftalestart alt service i form af tallerkner, skåle, bestik, glas, kopper, karafler, kaffe- og tekander mv. Forpagter skal som udgangspunkt for egen regning stå for vedligeholdelse og fornyelse af service mv.
Forpagteren overtager ved aftalestart alt køkkenisenkram og mindre køkkenmaskiner i form af skåle, gryder, knive, stavblænder, mikrobølgeovn, mv. Forpagter skal for egen regning stå for vedligeholdelse og fornyelse.
Ved aftalestart aftales det ligeledes, hvor meget forpagter ønsker at overtage ejedomsretten af store køkkenmaskiner, servicediske, køle- og fryseelementer, mv.
5.6 Personaleforhold
I forpagtningsarealet forefindes egen omklædningsfaciliteter og toilet samt kontor som kun benyttes af forpagteren.
5.7 Rengøring
Forpagteren er selv ansvarlig for rengøring af kantinen undtaget følgende rum:
- C - 2,62: Serveringsareal
- C - 2,51: Omklædning
- C - 2,49: Kontor
- C - 2,xx: Køkkengang
Ved ovenstående rum har bortforpagter ansvaret for rengøringen.
Herudover skal forpagteren selv afholde udgifterne til fedtudskiller (tømning efter behov).
5.8 Adgangsforhold
Samtlige af forpagterens medarbejdere skal have ID-adgangskort. Adgangskortet er personligt og forpagteren har ansvaret for brug af medarbejderens adgangskort.
5.9 Alarm
I det forpagtede er installeret alarm, som forpagter kan vælge at anvende. Såfremt forpagter ønsker at installere egen alarm, er forpagter forpligtet til at sikre, bortfagter til enhver tid har adgang til alarmen.
5.10 Bestilling af mødeforplejning
Forpagter skal som udgangspunkt stille et system til bestilling af mødeforplejning til rådighed. Bortforpagter er dog indstillet på, at drøfte alternative muligheder, herunder at forpagter kan anvende Herlev Kommunes nuværende system.
5.11 Betalingsmidler
Det daglige salg i personalekantinen skal foregå direkte ved købet. Forpagteren skal understøtte køb via betalingskort, mobilepay og lignende. Det skal ikke være muligt, at betale med kontanter.
Betaling for mødeforplejning foregår via fakturering medmindre andet aftales inden kontraktindgåelsen eller under kontraktperioden.
5.12 Virksomhedsoverdragelse
Bortforpagteren er forpligtet til ved kontraktindgåelse, at virksomhedsoverdrage bortforpagterens medarbejdere tilknyttet til den nuværende kantinedrift.
Rådhuskantinen beskæftiger 1 kantineleder og 4 medarbejdere med varierende faglige baggrunde.
Der kan rekvireres nærmere information om medarbejdernes faglige baggrunde, løn- og ansættelsesforhold m.v. hos Analyse- og xxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx.
5.13 Nyt rådhus
I 2022 flytter Rådhuset til ny adresse. Rådhuset bliver delt på to lokationer, hhv. Bymidten og Hjortespringcenteret. Forpagter skal levere frokost og mødeforplejning til begge lokationer. I Bymidten etableres der produktionskøkken, mens der på lokationen i Hjortespring på nuværende tidspunkt planlægges med et anrettekøkken.
Forpagteren skal derfor være indforstået med at forpagtningen vil fortsætte efter flytningen.
Bortforpagter vil i det nye rådhus stå for at etablere og drive frokostordning og mødeforplejning til øvrige virksomheder i kontorbyggeriet i den nye Bymidte. Forpagteren skal derfor være indforstået med, at levere frokost og mødeforplejning til andre virksomheder, der lejer sig ind.
Ved flytningen til det nye rådhus er parterne berettiget til, at genforhandle aftalen med henblik på at tilpasse samarbejdet og aftalen til de nye forhold.
6 TILBUDSFASEN OG AFGIVELSE AF TILBUD
6.1 Adgang til udbudsmaterialet
Udbudsmaterialet er tilgængeligt på xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxx/xxxxxxxx-xxxxx
Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade vil være tilgængelige på siden.
Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig ajour og hente alle de oplysninger, der er gældende for udbudsprocessen.
6.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet og besigtigelse
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles skriftligt via mail til xxxxxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx
Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på hjemmesiden i anonymiseret form.
Tilbudsgivere vil have mulighed for besigtigelse. Besigtigelse kan ske efter aftale med Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx.
6.3 Tilbudsfrist
Tilbud skal afsendes til xxxxxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx senest den 06-01-2020 kl. 12.00
6.4 Tilbuddets indhold
Ved afgivelse af tilbud skal tilbuddet minimum indeholde følgende dokumenter/oplysninger:
1. Udfyldt tilbudsliste.
2. Forslag til to ugemenuer i personalekantinen.
3. Underskrevet Tro & love erklæring.
4. Eventuelle referencer (op til tre)
5. Eventuelle resultater af seneste smileytildeling.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at vedlægge yderligere dokumenter
6.5 Formkrav
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk.
De tilsendte dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2010 / seneste version af Acrobat Reader, der kører på styresystemet Windows 7 eller senere.
Tilbuddet skal opfylde samtlige krav i det samlede udbudsmateriale, dvs. alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Det skal fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et komplet tilbud.
6.6 Vedståelse
Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud indtil endelig aftale er underskrevet, dog maksimum 3 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb.
7 TILDELING
Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af kriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” med de nedenfor listede underkriterier og vægtninger:
- Pris 70 %
- Kvalitet 30 %
7.1 Pris
For underkriteriet pris skal tilbudsgiver i tilbudslisten angive en månedlig forpagtningsafgift.
7.2 Kvalitet
Tilbudsgiver skal vedlægge et eksempel på to ugemenuer for frokosten. Menuen skal som minimum overholde kravene beskrevet i kravspecifikationen.
Det vægtes positivt, at:
- Sortimentet varierer fra dag til dag.
- Sortimentet er sundt og nærende.
- Brød er hjemmebagt.
- Andel af friske råvarer
Tilbudsgiver kan endvidere vedlægge op til 3 referencer for tidligere drift af kantine, catering og lign. samt resultatet smileyordningen. Det vægtes positivt, at:
- Vedlægge referencer som er sammenlignelige med den udbudte ydelse
- En kort beskrivelse af referencen, som viser at tilbudsgiver har erfaringer med at drifte kantine, catering og lign.
- Resultat af smileyordninger er positiv og ikke har anmærkninger, indskærpelse, mv.
De to ugemenuer vil vægte 2/3 dele af kvalitet, mens referencer og smileyordninger vil vægte den sidste 1/3 del.
7.3 Evalueringsmetode
Ved evalueringen af de indkomne tilbud vil der blive anvendt en prismodel baseret på gennemsnitspriser på baggrund af de indkomne tilbud.
Ved evalueringen af underkriterier ”kvalitet” bruges der et omregningsbeløb, som er summen af samtlige modtagne tilbud divideret med den laveste score på skalaen. Formlen er som følger:
𝑜𝑚𝑟𝑒𝑔𝑛𝑖𝑛𝑔𝑠𝑏𝑒𝑙ø𝑏 =
𝑔𝑒𝑛𝑛𝑒𝑚𝑠𝑛𝑖𝑡𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
8 (ℎø𝑗𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑐𝑜𝑟𝑒 𝑝å 𝑠𝑘𝑎𝑙𝑎)
Tilbuddenes grad af opfyldelse af underkriteriet ”kvalitet” bedømmes på en skala fra 8 -0 point, hvor 8 er den bedst mulige opfyldelse af kriteriet og 0 er dårligst opfyldelse af kriteriet. Flere tilbud kan opnå samme point.
8 point: | Bedst mulige opfyldelse af kriteriet |
7 point: | Glimrende/ fortrinlig opfyldelse af kriteriet |
6 point: | God / meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet |
5 point: | Over middel opfyldelse af kriteriet |
4 point: | Middel tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
3 point: | Under middel opfyldelse af kriteriet |
2 point: | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
1 point: | Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet |
0 point: | Dårlig opfyldelse af kriteriet. |
I nedenstående er anvendt et eksempel, som tager udgangspunkt i Evalueringsmetoder – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere, Konkurrence og Forbrugerstyrelsen, marts 2018, til at illustrere metoden. De anvendte tal er derfor fiktive.
Eksempel
Ordregiveren modtager i alt fem tilbud, som indeholder følgende forpagtningspriser pr. måned og får følgende score i kvalitet:
Tilbudsgiver 1 | Tilbudsgiver 2 | Tilbudsgiver 3 | Tilbudsgiver 4 | |
Forpagtningspris | 6.000 | 5.500 | 7.500 | 8.000 |
Kvalitet (point) | 4,5 | 6,4 | 9,4 | 7,5 |
Omregningsbeløbet opgøres som gennemsnitsprisen (xxxx kr.) divideret med højeste antal point på skalaen for kvalitetsbedømmelsen (8 point). Det giver et omregningsbeløb på xxxx kr. pr. point.
Tilbuddenes samlede evalueringsbeløb opgøres således:
Vægt | Tilbudsgiver 1 | Tilbudsgiver 2 | Tilbudsgiver 3 | Tilbudsgiver 4 |
Forpagtningspris | 6.000 | 5.500 | 7.500 | 8.000 | |
Kvalitet | 3.375 | 4.800 | 7.050 | 5.625 | |
Priser | 70 % | 4.200,0 | 3.850,0 | 5.250,0 | 5.600,0 |
Kvalitet | 40 % | 1.012,5 | 1.440,0 | 2.115,0 | 1.687,5 |
Evalueringsbeløb | 5.212,50 | 5.290,00 | 7.365 | 7.288 |
Tilbudsgiver 3 har højeste samlede evalueringsbeløb og vinder derfor udbuddet.
Som eksemplet illustrerer, vil pointscoren for underkriteriet ”kvalitet” blive ganget med omregningsbeløbet, hvorefter evalueringspriser og sum af underkriteriet ”kvalitet” vil blive ganget med procentsatsen for det givne underkriterie.
Hvert tilbuds samlede evalueringsbeløb opgøres som summen af:
1. Priser ganget med 70 %
2. Omregningsbeløb for ”kvalitet” ganget med 30 %
Kontrakten tildeles til den tilbudsgiver, som har det højeste samlede evalueringsbeløb.
I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har samme højeste evalueringsbeløb, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart.
7.4 Tildelingsbeslutning og endelig underskrift
Alle tilbudsgivere vil blive orienteret om resultatet af udbuddet. Underretning om tildelingsbeslutning vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i henhold til vedståelsesfristen.
7.5 Aftalegrundlag
Aftalen indgås på grundlag af den vedlagte forpagtningsaftale. Forpagtningsaftale fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne.
8 ØVRIGE VILKÅR
8.1 Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud og ejendomsret Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret, og vil blive anset for ordregiver
ejendom.
8.2 Ansvar
Tilbudsgiver er ansvarlig for, at oplysninger, der afgives af tilbudsgiver til ordregiver i forbindelse med udbudsproceduren er korrekte.
Konstaterer ordregiver inden tildelingen af kontrakt, at en tilbudsgiver har afgivet urigtige eller misvisende oplysninger, eller har fortiet oplysninger, med henblik på uretmæssigt at påvirke ordregivers beslutning, vil ordregiver som udgangspunkt udelukke tilbudsgiver.
Konstateres tilbudsgivers uretmæssige ageren først efter underskrift af kontrakt, anses forholdet at udgøre væsentlig misligholdelse, såfremt tilbudsgiver ikke kan godtgøre, at de urigtige, misvisende og/eller fortiede oplysninger konkret var uden betydning for kommunens tildelingsbeslutning og indholdet af parternes kontrakt. Ordregiver kan i forbindelse hermed ophæve kontrakten straks.
Ordregiver gør i øvrigt opmærksom på, at afgivelse af urigtige eller misvisende oplysninger til en offentlig myndighed kan være omfattet af straffelovens regler.
8.3 Fortrolighed og aktindsigt
Ordregiver er forpligtet til at overholde Offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at tilbudsgivers materiale er omfattet af aktindsigt efter offentlighedsloven. Ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers materiale, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt.
Offentlighedsloven giver kun i begrænset omfang mulighed for, at undtage forretningshemmeligheder og lignende for aktindsigt og alene i tilfælde, hvor der er en nærliggende risiko for betydelig tab for tilbudsgiveren, hvis de pågældende oplysninger udleveres.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at indgive oplysninger, som er kritiske for tilbudsgivers virksomhed, til ordregiver, medmindre oplysningerne har reel betydning for ordregivers bedømmelse af tilbuddet.