Rammeaftale 50.90 Fødevarer

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende levering af føde- varer til offentlige (hovedsageligt kommunale) køkkener benævnt 50.90 Fødevarer. Udbuddet er et genud- bud af den tidligere gældende rammeaftale 50.90 Fødevarer.

Udbuddet gennemføres på vegne af en række kunder, der forud for udbuddet har tilsluttet sig aftalen og der- med har forpligtet sig til at gøre brug af den udbudte rammeaftale, jf. nærmere herom under punkt 5.

Formålet med udbuddet er at sikre, at de tilsluttede kunder kan foretage indkøb ved anvendelse af rammeaf- talen for derigennem at få afløftet deres udbudsforpligtelse. Derudover er hensigten at sikre en kommerciel attraktiv rammeaftale, som lever op til de tilsluttede kunders forventninger og indkøbsbehov, og som er nem at anvende.

Rammeaftalen retter sig mod enheder/institutioner hos de tilsluttede kunder, som ved indkøb af fødevarer har et indkøbsbehov på minimum DKK 1.500 pr. levering.

Rammeaftalen er udformet på en måde, der sikrer, at de tilsluttede kunder får et bredt sortiment, et sortiment som afspejler sæsonen, en høj fødevarekvalitet og en høj grad af leveringssikkerhed. Rammeaftalen er såle- des tiltænkt at dække hele eller størstedelen af de tilsluttede kunders behov for fødevarer ved at indeholde et sortiment bestående af 5.562 konventionelle og økologiske varer inden for følgende hovedproduktgrupper:

• Mejeri

• Brød og Kager

• Fisk

• Kød og Pålæg

• Frugt

• Grøntsager

• Frugt og Grønt (frost)

• Snitgrønt og -frugt

• Færdigretter

• Kolonial

• Kaffe og Te

• Drikkevarer

Ønsket om et bredt sortiment ses endvidere ved, at tilbudsgiver skal byde på samtlige varelinjer, således at de tilsluttede kunder får mulighed for - hvor det er relevant - at indkøbe varer i forskellige kvaliteter, holdbarhed og sorter. Tilbudsgiver skal således afgive tilbud på det samlede sortiment i bilag C. Det samlede sortiment indgår tillige i udbuddets prisevaluering, jf. punkt 8.2. Der ønskes endvidere et sortiment, som afspejler sæso- nen, rammeaftalen opererer derfor med sæsonvarer under nogle hovedproduktgrupper. Leverandøren er for- pligtet til over for de tilsluttede kunder at kunne levere produkter i disse hovedproduktgrupper i overensstem- melse med sæsonangivelserne, hvorefter nogle produkter skal kunne leveres hele året, mens andre skal kunne leveres i specifikke måneder af året. Det fremgår af hovedproduktgruppens kolonne H i bilag C i hvilken periode, de enkelte produkter skal kunne tilbydes. Det bemærkes, at sæsonangivelserne i bilag C angiver sæsoner i hele måneder, men at sæsoner konkret kan forrykkes grundet vejrforhold mv., som kan påvirke længde og indtræden af de enkelte sæsoner.

Strukturmæssigt er sortimentet samlet i en række hovedproduktgrupper med underliggende produktgrupper og produktgrupperne er yderligere opdelt med underliggende underproduktgrupper.

Sortimentet er ikke opdelt i konventionelle og økologiske fødevarer. En underproduktgruppe består dermed af varelinjer med såvel konventionelle fødevarer som økologiske fødevarer.

De tilbudte priser evalueres alene på varelinjeniveau, idet opbygning i hovedproduktgrupper, produktgrupper og underproduktgrupper blot er foretaget med henblik på systematik samt af hensyn til at lette den efterføl- gende brug af rammeaftalen. Inddelingen i hovedproduktgrupper mv. benyttes endvidere i forbindelse med udvælgelse af vareprøver, jf. nærmere herom i punkt 8.3.1.

Med henblik på at leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan indregne og planlægge i forhold til de tilsluttede kunders krav til leveringssikkerhed af de ønskede fødevarer, har de tilsluttede kunder udarbejdet en liste over leveringsadresser på de enheder/institutioner (herefter benævnt ”bestillende enheder”) hos de tilslut- tede kunder, der på udbudstidspunktet er berettiget til at foretage bestillinger på aftalen og med information om enhedernes/institutionernes foreløbige ønsker og krav omkring økologi, leveringstidspunkter, leveringsfre- kvens mv. på tidspunktet for aftalens indgåelse. Denne liste fremgår af bilag A2. Et væsentligt formål med listen er at understøtte en høj grad af leveringssikkerhed i rammeaftalens løbetid. I rammeaftalens varighed har en tilsluttet kunde mulighed for at lade yderligere bestillende enheder, hvis indkøbsbehov udgør minimum DKK 1.500 pr. levering, herunder bestillende enheder, der tidligere har været på aftalen og hvis indkøbsbehov igen generelt overstiger DKK 1.500,- pr. levering, foretage bestillinger under den indgåede leveringskontrakt. Kunden skal varsle leverandøren herom i rimelig tid, hvilket vil sige minimum 30 dage.

Det er væsentligt for de tilsluttede kunder, at varerne på rammeaftalen er af høj kvalitet. Fødevarerne er derfor

– hvor muligt – beskrevet vha. Fokus Fødevarer (benævnt Fokuskoder i bilag B og bilag C). Formålet med Fokus Fødevarer er at skabe gennemsigtighed i produktkvaliteten inden for foodservicebranchen, så produ- center, leverandører og slutbrugere får et bedre beslutningsgrundlag ved udbud og i samhandelen med føde- varer. Fokus Fødevarer er skabt i et tæt samarbejde mellem foodservicebranchens slutbrugere, indkøbs- og interesseorganisationer, grossister og producenter. Se mere herom i punkt 4.1.

Endvidere indgår ”Kvalitet” i tilbudsevalueringen med en vægtning på 45 %, herunder en evaluering af udvalgte fødevarers sensoriske kvalitet ved hjælp af vareprøver, jf. punkt 8.3.

3.1 Begrundelse for ikke at opdele rammeaftalen i delaftaler

SKI har gennem årene løbende udbudt fællesoffentlige rammeaftaler på indkøbsområdet ”fødevarer”.

SKI har senest i 2016 udbudt en frivillig fødevareaftale (rammeaftale 09.01). Denne aftale, der er tildelt tre forskellige leverandører, er rettet mod alle offentlige institutioner og anvendes i dag af både kommunale, stats- lige og halvoffentlige institutioner. Sideløbende med udviklingen af den frivillige aftale, blev også den fælles- kommunalt forpligtende rammeaftale 50.90 udviklet og udbudt. Aftalen omfattede 51 af landets kommuner og en anden institution og var målrettet storkøkkenerne i de tilsluttede kommuner. Aftalen trådte i kraft i 2017.

Som det fremgår, har SKI således i øjeblikket opdelt udbuddene på fødevareområdet i to selvstændige aftaler.

Nærværende udbud er et genudbud af rammeaftale 50.90, som blev opsagt af SKI til udløb 30. juni 20181. Genudbuddet er afgrænset til de 65 kommunale kunder tilsluttet aftalen, og i disse kommuner kan kun de enheder/institutioner, som lever op til kravet om en minimumsleverance på DKK 1.500,- pr. levering foretage bestillinger under aftalen. Dette indebærer, at der fortsat er en række mindre enheder/institutioner i de tilslut- tede kommuner, som ikke er omfattet af aftalen, ligesom der er 33 kommuner, der slet ikke kan bruge aftalen. Herudover er også 2 øvrige kunder tilsluttet aftalen, jf. bilag A.

Ved tilslutningen til rammeaftale 50.90 har de tilsluttede kunder haft mulighed for at fravælge kategorier af fødevarer, som kunderne måtte ønske at indkøbe på anden vis, jf. punkt 5.5. Eksempelvis kunne kunderne vælge at undlade at forpligte sig på kategorier såsom ”Kød og Pålæg”, ”Mejeri”, ”Frugt og Grønt (frost)” etc. Muligheden svarer til, at de tilsluttede kunder har haft mulighed for at etablere egne delaftaler på udvalgte varekategorier. En lang række tilsluttede kunder har gjort brug af denne mulighed.

I april 2014 estimerede Landbrug & Fødevarer i markedsanalysen ”Foodservice sektoren i Danmark”, at sek- toren omsætter for DKK 48,5 mia. om året. De tilsluttede kunder har indmeldt et årligt køb på knap DKK 500

1 Genudbud af rammeaftalen blev oprindeligt offentliggjort ved udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende den 9. november 2018. Denne pro- ces blev dog senere annulleret ved bekendtgørelse sendt til offentliggørelse i EU-Tidende den 30. januar 2019. For en beskrivelse af de væsentligste ændringer i udbudsmaterialet for nærværende udbud i forhold til den annullerede udbudsproces henvises til punkt 3.2.

mio. Aftalen udgør dermed ca. 1 pct. af sektoren. Ses der alene på det offentlige marked, udgør den indmeldte omsætning på aftalen knap 5 pct.

I forbindelse med udviklingen og etableringen af rammeaftalen har der været stort fokus på, at aftalen skal matche arbejdsprocesserne i storkøkkenerne. Aftalen er således ikke opdelt på fødevarekategorier, fordi en sådan opdeling ville tage tid fra medarbejdernes kerneopgaver. Det skyldes blandt andet, at medarbejderne i køkkenerne skal bruge ekstra tid ved bestilling, modtagelse af leveringer, fakturahåndtering og beregning af for eksempel den samlede økologiprocent, såfremt der er flere leverandører. Køkkenerne opnår en effektivi- sering af deres indkøb ved som udgangspunkt at kunne dække deres samlede indkøbsbehov via aftalen. Jf. ovenfor har de tilsluttede kunder dog tillige haft mulighed for at undtage indkøb af fødevarekategorier, som de måtte ønske at indkøbe på anden måde, herunder eksempelvis hos små og mellemstore leverandører.

I forbindelse med forberedelsen af udbuddet i sommeren 2018 – og altså før kunderne kunne tilslutte sig aftalen – har SKI gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt landets kommuner om netop en opdeling af aftalen på fødevarekategorier. Alle landets 98 kommuner fik tilsendt spørgeskemaet, og SKI modtog besva- relser fra 63 kommuner. Af disse kommuner forventede 48 kommuner at tilslutte sig aftalen. De pågældende 48 kommuner blev efterfølgende bedt om at tilkendegive, hvorvidt de foretrak en samlet fødevareaftale med én totalleverandør, eller en aftale, hvor kød og pålæg ikke er omfattet af hovedaftalen, men i stedet udbydes som en selvstændig delaftale. Resultatet var klart:

• 44 kommuner (91 pct.) svarede, at de ønskede én samlet aftale med én leverandør

• 4 kommuner (9 pct.) svarede, at de ønskede en særskilt delaftale på kød og pålæg

Af de fire kommuner som svarede, at de ønskede en særskilt delaftale på kød og pålæg, er én kommune fra Jylland, én kommune fra Fyn og to kommuner fra Sjælland.

SKI har endvidere overvejet at opdele aftalen geografisk (f.eks. øst/vest). I forlængelse af markedsanalyserne er vurderingen imidlertid, at leverandørfeltet ville være det samme på grund af sortimentsbredden. Det vil med andre ord være den samme gruppe af leverandører, der vil byde ind og være de mest konkurrencedygtige på tværs af eventuelle regionale opdelinger. Hermed vil en opdeling på geografi udelukkende betyde en opdeling af indkøbsvolumen og dermed risiko for højere priser i dele af landet.

Et samlet udbud af aftalen vurderes således ikke bare at matche de kommunale storkøkkeners arbejdspro- cesser, ønsker og behov men også at sikre de størst mulige besparelser, herunder som følge af lavere priser og en effektivisering af indkøbsprocessen.

3.2 Væsentligste ændringer i forhold til den annullerede udbudsproces for rammeaf- talen

Genudbud af rammeaftale 50.90 Fødevarer blev oprindeligt igangsat ved offentliggørelse af udbudsbekendt- gørelse i EU-tidende den 9. november 2018. Denne procedure blev imidlertid annulleret ved bekendtgørelse sendt til offentliggørelse i EU-Tidende den 30. januar 2019. Annullationen var begrundet i, at de indkomne spørgsmål og forslag under tilbudsfasen gjorde det klart, at der var behov for at tilrette tilbudslisten i væsentligt omfang. SKI har i forbindelse med genudbuddet yderligere benyttet lejligheden til at præcisere enkelte forhold i udbudsmaterialet i øvrigt. I det følgende redegøres kort for de væsentligste ændringer i udbudsmaterialet i forhold til den nu annullerede procedure.

I udbudsbetingelsernes punkt 9.2.4.1 er det præciseret, hvilke fejl der kan føre til ukonditionsmæssighed, og antallet af acceptable fejl er øget fra 3,5% af det samlede antal varelinjer til 6% af det samlede antal varelinjer. I samme punkt er det ligeledes præciseret nærmere, hvordan fejl i vareprøver vil blive håndteret, herunder hvad der vil blive anset for fejl.

SKI har som nævnt foretaget en række ændringer i tilbudslisten. Tilbudslisten fremgår af bilag C. Samtlige spørgsmål og svar afgivet under den nu annullerede udbudsproces vedr. bilag C er til orientering gjort tilgæn- gelige for tilbudsgiverne i ETHICS i dokumentet ”Spørgsmål og svar vedr. bilag C - annulleret udbud”. Det

understreges, at dokumentet ikke er en del af udbudsmaterialet for nærværende udbudsproces, og at svarene afgivet i dokumentet alene har vejledende karakter. SKI er således ikke bundet af indholdet i dokumentet under nærværende procedure, ligesom tilbudsgiver ikke kan påberåbe sig svar afgivet i dokumentet under nærvæ- rende procedure.

Endeligt bemærkes, at SKI i øvrigt i relevant omfang har indarbejdet svar afgivet under det nu annullerede udbud på øvrige indkomne spørgsmål i udbudsmaterialet gældende for nærværende udbudsproces. I den udstrækning besvarelsen af et spørgsmål ikke er udmøntet i en ændring af udbudsmaterialet, er det fordi SKI har vurderet, at dette ikke var muligt eller hensigtsmæssigt.

4 Den udbudte genstand

Udbuddet vedrører en rammeaftale om levering af fødevarer til offentlige enheder/institutioner, og omfatter

5.562 varelinjer. De varer, der er omfattet af nærværende udbud, fremgår af bilag C. I bilag C er alle varer kategoriseret i 3 niveauer:

Niveau	Kolonne i bilag C	Beskrivelse
Hovedproduktgrupper	Kolonne D	Varer inden for en bred kategori af fødevarer, f.eks. ”Kød og Pålæg”.
Produktgrupper	Kolonne E	Varer inden for en hovedproduktgruppe, som er kategoriseret på baggrund af den samme gennemgående karakteristika, ex. ”Lamme- kød, Fersk”
Underproduktgrupper	Kolonne F	Varer inden for en produktgruppe, som er ka- tegoriseret ved at være en homogen gruppe, ex. ”Lammekød, delstykker” og ”Lammekød, hakket”

Herudover indeholder bilag C en række informationer, der er knyttet til det enkelte SKI/ID/positionsnr. (herefter benævnt varelinje), samt krav til de informationer, som tilbudsgiver skal afgive i forbindelse med tilbudsafgi- velsen og informationer, som benyttes i forbindelse med tilbudsevalueringen, som nærmere beskrevet i punkt

9.2. Bilag C indeholder endvidere i et vist omfang krav til de enkelte varer, som supplerer kravspecifikationen i bilag B.

SKI kan i de tekniske specifikationer have henvist til mærker som nærmere fastlagt i udbudslovens § 46, eller til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med mærket, standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved mærket, standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med mærket, standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved mærket, standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.; jf. pkt.

9.2.5. Som passende dokumentation i forhold til opfyldelse af mærkekrav mv., anser SKI eksempelvis en erklæring på tro og love fra tilbudsgiver, hvori der nærmere redegøres for, at det pågældende produkt som minimum lever op til de relevante krav. SKI forbeholder sig dog ret til at kræve yderligere dokumentation i den udstrækning dette vurderes nødvendigt for at fastslå overensstemmelse.

4.1 Særligt for Fokus Fødevarer

Som angivet i punkt 3 er kravene til fødevarerne så vidt muligt beskrevet vha. Fokus Fødevarer (benævnt Fokuskoder i bilag B og bilag C).

Fokuskoderne udvikles løbende i henhold til branchens ønsker til specifikationer mv. For at tilbudsgiverne afgiver tilbud på et ens grundlag, har SKI besluttet, at de Fokuskoder, der skal danne grundlag for tilbudsafgi- velsen, er Fokuskoderne pr. tirsdag den 6. november 2018. Fokuskoderne kan findes på xxxx://xxx.xxxxxxx- xxxxxxx.xx/ (kræver log in).

5 Om udbuddet og rammeaftalen

5.1 Udbudsforretningen

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).

Den udbudte rammeaftale tildeles én enkelt leverandør.

Vilkårene for de tilsluttede kunders efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandøren på rammeaf- talen er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.

5.2 En forpligtende rammeaftale

Rammeaftalen er en fælleskommunal aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftageforpligtelse for kommuner, der er abonnent hos SKI, og som har tilsluttet sig rammeaftalen. 65 kommuner har tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunens tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke omfattet af kommunens aftageforpligtelse. De selvejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen frivilligt. Det er ikke muligt for kommuner eller andre af SKI’s abonnenter, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet at anvende denne.

Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A1 til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen. Den enkelte kunde tiltræder rammeaftalen på det i bilag A1 anførte tidspunkt og tildeler en leveringskontrakt i form af en periodekøbskontrakt til leverandøren ved direkte tildeling efter proceduren i rammeaftalens bilag D. De bestillende enheder hos de tilsluttede kunder (f.eks. køkkener, daginstitutioner mv.), der ved aftalestart kan foretage bestillinger under leveringskontrakten, fremgår af bilag A2. Af bilag A1 fremgår til orientering en foreløbig angivelse af, om bestillende enheder benytter E-katalog eller webshop på udbudstidspunktet.

De enkelte leveringskontrakter regulerer forholdet mellem den enkelte tilsluttede kunde og leverandøren. Le- veringskontrakterne er ikke indbyrdes afhængige, og den enkelte kunde hæfter således alene for egne forhold over for leverandøren. SKI hæfter ikke for kundens eller leverandørens eventuelle erstatningsansvar eller mis- ligholdelse af sine forpligtelser i henhold til leveringskontrakten inkl. bilag.

Det er et vilkår for leverandørens indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandøren overhol- der kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3 Rammeaftalens varighed

Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.

Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kunderne anvender rammeaftalen ved at tildele leveringskontrakter i form af periodekøbskontrakter direkte til leverandøren på rammeaftalen, på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97. Dette indebærer, at de tilsluttede kunder efter proceduren i bilag D, tildeler en leveringskontrakt til leverandøren, jf. bilag E. Når en tilsluttet kunde har foretaget en tildeling til leverandøren efter retningslinjerne i bilag D, er leverandøren forpligtet til at indgå leveringskontrakten med kunden om levering af produkter indenfor de hovedproduktgrup- per, som kunden har tilsluttet sig.

De tilsluttede kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.

De kunder som har tilsluttet sig rammeaftalen, jf. bilag A1, er berettiget og forpligtet til at benytte rammeaftalen. Ret og pligt til at anvende rammeaftalen gælder dog alene for indkøb af produkter omfattet af rammeaftalens sortiment i bilag C for en samlet værdi af minimum DKK 1.500.- pr. levering. Kunden oplyser leverandøren om, hvilke bestillende enheder hos kunden, der kan foretage bestillinger under den mellem kunden og leverandø- ren indgåede leveringskontrakt. De bestillende enheder, som på udbudstidspunktet kan foretage bestillinger på aftalen, fremgår af oversigten i bilag A2.

5.5 Kundernes aftageforpligtelse

Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1.

Rammeaftalen indeholder en forpligtelse for de tilsluttede kunder til at anvende rammeaftalen i relation til anskaffelse af varer, omfattet af rammeaftalens sortiment, når de tilsluttede kunders indkøbsbehov kan opfyl- des af de varer, der er omfattet af rammeaftalens sortiment.

Kundens forpligtelse gælder for de varer, som er omfattet af de hovedproduktgrupper, som kunden har tilsluttet sig. Kunden kan have forpligtet sig helt eller delvist inden for en eller flere af følgende hovedproduktgrupper:

• Mejeri

• Brød og Kager

• Fisk

• Kød og Pålæg

• Frugt

• Grøntsager

• Frugt og Grønt (frost)

• Snitgrønt og -frugt

• Færdigretter

• Kolonial

• Kaffe og Te Drikkevarer

Derudover har de bestillende enheder mulighed for, indenfor puljer fastlagt af kunden i forbindelse med tilslut- ningen, at undtage sig underproduktgrupper og varelinjer inden for de hovedproduktgrupper, som kunden har forpligtet sig til at aftage. Oplysning, om hvilke puljer de enkelte kunder operer med og hvilke bestillende en- heder, der på udbudstidspunktet er omfattet af de enkelte puljer, fremgår af bilag A1 samt bilag A2.

I rammeaftalens varighed har de tilsluttede kunder mulighed for at lade yderligere bestillende enheder, som i rammeaftalens varighed får et indkøbsbehov, som overstiger DKK 1.500 pr. levering, herunder bestillende enheder, der tidligere har været på aftalen og hvis indkøbsbehov igen generelt overstiger DKK 1.500,- pr. levering, foretage bestillinger under leveringskontrakten. Kunden skal varsle leverandøren herom i rimelig tid, hvilket vil sige minimum 30 dage.

Kunderne er ikke forpligtede til at aftage for en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. Den i udbudsbe- kendtgørelsen angivne volumen er et samlet estimat af den volumen, som alle kunderne forventer at aftage. Aftageforpligtelsen indebærer således alene en pligt for de tilsluttede kunder til at anvende rammeaftalen til at anskaffe varer i det omfang, kunden faktisk skal købe varer, der er omfattet af rammeaftalens sortiment, og som er omfattet af de hovedproduktgrupper, som kunden helt eller delvist har forpligtet sig til. Det samlede volumenestimat er i øvrigt ikke forpligtende. Leverandøren bærer således den fulde kommercielle risiko i op- og nedadgående retning.

De i bilag C anførte vægte er endvidere baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, jf. punkt 8. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på de enkelte varelinjer, jf. også rammeaftalens punkt 3.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3. i forhold til de anførte vægte/estimater af de udbudte varelinjer. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produkt-/varelinjeniveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte varelinjer og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

Forpligtelsen for kunderne til at anvende rammeaftalen gælder fra den ikrafttrædelsesdato, som er angivet i bilag A1.

6 Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
30. januar 2019	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
18. februar 2019	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1.
5. marts 2019, kl. 13:00	Tilbudsfrist
13. maj 2019 (forventet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
17. juni 2019 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
28. juni 2019 (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Bemærk: SKI forbeholder sig ret til først at indgå rammeaftalen, når der er oprettet et E-katalog, jf. særbilag 2.
Juni - September 2019 (forven- tet)	Implementering
September 2019 (forventet)	Ikrafttræden

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt.

7 Udelukkelse og egnethed

Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.

Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen) og III.1.3) (teknisk og faglig formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s eg- nethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

7.1 Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslo- vens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Til- budsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens

§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

7.2 Egnethedsvurdering

For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

• Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har en samlet årsomsætning på minimum DKK 580 mio. inden for det forretningsområde, som rammeaftalen omfatter, i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammen- slutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes sam- lede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.

• Det er endvidere et mindstekrav, at tilbudsgiver har en soliditetsgrad på minimum 15 % i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede soliditetsgrad i det seneste

disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes so- liditetsgraden som virksomhedernes samlede soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.

Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på andre enheders økonomiske og faglige formåen henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.2.3 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt

9.2.2 om ESPD og punkt 9.5, andet tekstafsnit.

7.2.2 Teknisk og faglig formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret som egnet - opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har angivet 3 referencer over tilsvarende leverancer, som er udført af leverandøren indenfor de seneste 3 år forud for tilbudsfristen.

Som en tilsvarende leverance anses en kontrakt vedrørende løbende levering af fødevarer, som falder inden- for minimum 80 % af hovedproduktgrupperne i nærværende udbud.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.

Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.2.3 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt

9.2.2 om ESPD og punkt 9.5, tredje tekstafsnit.

7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.2.

Før SKI’s beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Yderligere herom frem- går af punkt 16. SKI forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at an- mode en tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt. I denne situation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist for fremlæggelse af dokumen- tation.

8 Tildelingskriterier og evaluering

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet det ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier og vægtning:

Pris

Bedste forhold mellem pris og kvalitet

55 %

Kvalitet (Sensorik)

45 %

Som det fremgår af punkt 4 ovenfor, er det samlede sortiment (bilag C) samlet i en række hovedproduktgrupper med underliggende produktgrupper og produktgrupperne er yderligere opdelt med underliggende underpro- duktgrupper, der består af varelinjer for hvert af produkterne i sortimentet.

Hver varelinje er tildelt en vægtning, der er baseret på en vurdering af historisk data justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen.

Kundernes historiske data består af indkøbsstatistik over en samlet økonomisk volumen for hver varelinje. At opgøre kundernes historiske data i faktisk indkøbte enheder pr. varelinje vil medføre betydelig usikkerhed i forhold til validiteten af en sådan opgørelse, idet kunderne kun i begrænset omfang har kendskab til det fakti- ske indkøbte antal enheder, som den økonomiske volumen dækker over. Det manglende kendskab skyldes, at den økonomiske volumen dækker over leverancer med forskellige paknings- og enhedsstørrelser, som ikke nærmere er specificeret i kundernes historiske data. SKI har derfor taget udgangspunkt i den historiske øko- nomiske volumen for hver enkelt varelinje og justeret denne for fremtidige forventede ændringer af indkøbs- mønstret ved fastsættelsen af varelinjernes vægt. Vægtene er fastsat med bistand fra SKI’s rådgiver.

Disse vægte fremgår som et tal anført i bilag C, kolonne O. Til brug for tilbudsevalueringen benyttes en pro- centuel vægt, som udregnes ved, at vægten anført i bilag C kolonne O divideres med den samlede sum af vægte ganget med 100.

Der vil blive foretaget en evaluering af underkriteriet ”Pris”, jf. punkt 8.2, samt en evaluering af underkriteriet ”Kvalitet”, jf. punkt 8.3. Pointene, som tilbudsgiver opnår for hvert underkriterium, vil indgå med ovenstående oplyste vægte (Pris 55 % og Kvalitet 45 %) i den samlede evaluering af tildelingskriteriet.

8.1 Eneleverandøraftale

Tildeling af rammeaftalen vil ske til den tilbudsgiver, der samlet set har opnået det højeste antal point, og dermed har afgivet det tilbud, der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet.

8.2 Evaluering af Pris

Evalueringen af underkriteriet Pris foretages ud fra tilbudsgivers pris pr. varelinje (SKI/ID/positionsnr.) på sor- timentet i bilag C.

Med henblik på at sikre et ensartet evalueringsgrundlag evalueres tilbudsprisen pr. evalueringsenhed (kg/li- ter/stk. mv). Der er i bilag C indbygget formler, der automatisk beregner prisen, der indgår i evalueringen (bilag C – kolonne Y). Tilbudsprisen evalueres således på baggrund af samme evalueringsenhed på tværs af til- budsgivernes konkrete tilbud, uanset om der er variationer i salgsenheden.

Evalueringen af pris foretages som nærmere anført nedenfor:

Evalueringsmodel

Hver varelinje evalueres for sig. På den enkelte varelinje sammenholdes tilbudsgivernes ”tilbudspris pr. xxx- xxxxxxxxxxxxx” (xxxxx X - xxxxxxx Y). Hver varelinje gives et point mellem 1 og 5, hvor laveste pris tildeles 5 point, og priser 50 procent eller derover dyrere end laveste pris tildeles 1 point. De øvrige point for pris fast- sættes på baggrund af en lineær interpolering mellem disse to priser.

Tilpasning af evalueringsmodel

Objektive betingelser for tilpasning:

Såfremt ovenstående evalueringsmodel medfører, at der inden for den enkelte varelinje er mindst halvdelen af priserne (inkl. den laveste pris), der falder uden for rammen på laveste pris tillagt 50 procent, skal evalue- ringsmodellen tilpasses som følger.

I forhold til betingelser for tilpasning af evalueringsmodellen, indgår eventuelle beregnede priser, som følge af fejl i en varelinje i henhold til punkt 9.4, ikke i vurderingen af, om betingelser for tilpasning er opfyldt.

Den tilpassede evalueringsmodel:

For den enkelte varelinje, hvor ovenstående objektive betingelser for tilpasning er opfyldt, skal evalueringen foretages med en økonomisk ramme på 100 procent.

Hver varelinje gives et point mellem 1 og 5, hvor laveste pris tildeles 5 point, og priser 100 procent eller derover dyrere end laveste pris tildeles 1 point. De øvrige point for pris på varelinjen fastsættes på baggrund af en lineær interpolering mellem disse to priser.

Beregning af det samlede point for underkriteriet ”Pris”

Den enkelte tilbudsgivers samlede point opnås ved, at point for den enkelte tilbudsgivers varelinjer ganges med den procentuelle vægt for den pågældende varelinje, jf. ovenfor.

Alle vægtede point pr. varelinje summeres til én samlet pointscore for Pris. Den samlede pointscore for Pris vil være et point (med decimaler) på skalaen fra 1 til 5.

8.3 Evaluering af Kvalitet

Kvalitetsevalueringen foretages på baggrund af en sensorisk evaluering af vareprøver (”Sensorik”).

8.3.1 Evaluering af Sensorik

Evalueringen af Sensorik vil blive foretaget på baggrund af en række vareprøver, som tilbudsgiver skal aflevere til SKI. Udvælgelsen af disse vareprøver er nærmere beskrevet straks nedenfor. Varerne vil blive evalueret af et ekspertpanel, bestående af fagfolk med uddannelse og erfaring inden for tilberedning af fødevarer og kend- skab til fødevarekvalitet samt sensorisk evaluering, jf. nærmere nedenfor.

Udvælgelse af vareprøver

Vareprøverne vil blive udvalgt efter den nedenfor beskrevne metode. Denne metode er fastlagt med henblik på, at der udtages et repræsentativt udvalg af varer fra det samlede sortiment til brug for evalueringen af underkriteriet Sensorik.

SKI gennemfører udvælgelsesprocessen efter udløb af tilbudsfristen.

Varerne, som ligger til grund for evalueringen af Sensorik, vil blive udvalgt ud fra samtlige tilbudte varelinjer i sortimentet (se dog om sæsonvarer og komponentvarer nedenfor) ved hjælp af en elektronisk stikprøvege- nerator for at sikre, en tilfældig udvælgelse af et repræsentativt udvalg på tværs af hele sortimentet og på tværs af de enkelte hovedproduktgrupper. Der vil i udvælgelsen blive taget højde for antallet af varelinjer i produktgruppen og antallet af produktgrupper i hovedproduktgruppen ved udvælgelse af antallet af vareprøver fra hver hovedproduktgruppe. Den elektroniske stikprøvegenerator er vedlagt udbudsmaterialet i udkast. SKI tilretter denne stikprøvegenerator i forhold til sæsonvarer og komponentvarer, jf. straks nedenfor, og tager forbehold for at tilrette stikprøvegeneratoren, såfremt udkastet måtte indeholde fejl.

Stikprøvegeneratorens funktionalitet og stabilitet samt selve udvælgelsesprocessen vil blive gennemgået og overvåget af SKI’s rådgiver (et statsautoriseret revisionsfirma), der vil erklære sig med en høj grad af sikkerhed for, at udvælgelsen af stikprøven til sensorisk test, er foregået efter den i nærværende afsnit beskrevne metode samt de i øvrigt foreskrevne retningslinjer herfor jf. dansk revisorlovgivning (ISRS 4400).

Sæsonvarer, som på tidspunkt for gennemførelsen af den sensoriske test ikke er i sæson (det vil sige at den pågældende vare i henhold til bilag C ikke kan indkøbes på rammeaftalen på det pågældende tidspunkt), kan ikke udtrækkes som vareprøve. SKI vil manuelt fjerne disse sæsonvarer, såfremt disse udtrækkes af stikprø- vegeneratoren. Til erstatning for en sæsonvare vil SKI manuelt tilføje den efterfølgende vare, der fremgår af den liste, som stikprøvegeneratorens har genereret. Sæsonvarer er angivet i kolonne H i bilag C.

På tilsvarende vis vil komponentvarer manuelt blive fjernet, såfremt disse udtrækkes som vareprøve af stik- prøvegeneratoren. Til erstatning for en komponentvare vil SKI manuelt tilføje den efterfølgende vare, der frem- går af den liste, som stikprøvegeneratoren har genereret. Komponentvarer er alle varer, som ikke umiddelbart kan stå alene, hvis egenskaber udelukkende kan komme til udtryk og vurderes som en del af en ret eller på anden vis aldrig kan eller vil blive indtaget separat. En komponent kommer således til udtryk i sin egenskab af at være et tilsætningsprodukt, og vil typisk kunne være f.eks. hævemiddel, fortykningsmiddel, mel, kageblan- dinger, granulat, kulør/frugtfarve e.l. Der vil dog blive testet på krydderier og bouilloner, selvom der i nogen udstrækning kan være tale om en komponent. Komponentvarer er i tilbudslisten markeret med grøn.

Stikprøvegeneratoren er udarbejdet af SKI i samarbejde med SKI’s rådgiver.

Udbuddet omfatter et samlet antal varelinjer på 5.562. Disse varelinjer er inddelt i 12 hovedproduktgrupper, som yderligere er inddelt i en række produktgrupper (i alt 69). For at sikre repræsentativitet i stikprøven ud- vælges stikprøven ikke ved simpel tilfældig udvælgelse, men udvælgelsen sker ved anvendelse af stratifika- tion. Der tages således ved udvælgelse af stikprøven udgangspunkt i de 12 hovedproduktgrupper, som aftalen er inddelt i.

Stikprøven vil således bestå af en række vareprøver fra hver hovedproduktgruppe, samt mindst én vareprøve fra hver produktgruppe.2 Antallet af vareprøver fra hver hovedproduktgruppe, som udtages i stikprøven, fast- sættes på baggrund af hovedproduktgruppens samlede vægt af de totale vægte sammenholdt med fordelin- gen af antallet af varelinjer pr. hovedproduktgruppe.

De enkelte vægte, angivet i bilag C, er, som beskrevet overfor i punkt 8, baseret på en vurdering af historisk data justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen. En forholdsmæssig stor forventet omsæt- ning på én hovedproduktgruppe vil således alt andet lige resultere i flere vareprøver fra denne hovedprodukt- gruppe i stikprøven.

Til brug for stikprøveudvælgelsen er der beregnet en spredning på 0,8. Dette er baseret på den spredning som fremkom ved den kvalitative vurdering (sensoriske test) af SKI’s udbud af den tilsvarende aftale i 2016, hvor der ligeledes blev foretaget evaluering af en lang række varelinjer. Det antages, at spredningen ved dette

2 Dette gælder dog ikke for produktgruppen ”Hævemidler, Gelering og Jævning” under hovedproduktgruppen ”Kolonial”, idet samtlige varelinjer i denne produktgruppe er komponentvarer.

udbud svarer til spredningen ved det seneste udbud, at spredningen i de 12 hovedproduktgrupper er ens og dermed lig med 0,8.

Ud fra antagelsen, at det samlede varesortiment er normalfordelt, fastsættes stikprøvens samlede størrelse til mindst 445 varer. Antallet af varer i stikprøven svarer til minimum 8 % af det samlede antal varelinjer omfattet af udbuddet.

I nedenstående tabel fremgår de beregnede antal vareprøver, som skal udvælges til stikprøven fra hver ho- vedproduktgruppe (optimale stikprøveallokering):

Nr.	Hovedproduktgruppe	Hovedprodukt- gruppens andel af de totale vægte (%)	Antal pro- duktgrupper	Fordeling af va- relinjer pr. ho- vedprodukt- gruppe	Antal vareprø- ver, der indgår i stikprøven
1	Mejeri	23,13	7	9,04	65
2	Brød og Kager	7,31	3	6,29	14
3	Fisk	4,65	3	4,49	7
4	Kød og Pålæg	18,87	14	18,37	108
5	Frugt	4,84	1	4,51	7
6	Grøntsager	6,59	4	10,45	21
7	Frugt og Grønt (frost)	3,20	2	3,02	3
8	Snitgrønt og -frugt	2,79	2	3,38	3
9	Færdigretter	1,38	2	1,31	1
10	Kolonial	20,98	25	31,75	208
11	Kaffe og Te	1,17	4	2,93	1
12	Drikkevarer	5,09	2	4,44	7
I alt		100,00	69	100,00	445

Til ovenstående skema bemærkes, at hovedproduktgruppen ’Kaffe og Te’ vil være repræsenteret i stikprøven med minimum fire vareprøver, idet hovedproduktgruppen omfatter fire produktgrupper, samt at hovedprodukt- gruppen ”Færdigretter” vil være repræsenteret i stikprøven med minimum to vareprøver, idet hovedprodukt- gruppen omfatter to produktgrupper. Som angivet ovenfor vil hver produktgruppe være repræsenteret i stik- prøven med minimum én vareprøve, uanset om beregningen på baggrund af hovedgruppens andel af de totale vægte tilsiger, at der i udgangspunktet for en optimal allokering kun skal udtages én enkelt vareprøve fra hovedproduktgruppen, jf. dog fodnote 2.

Stikprøvegeneratoren er opbygget i en makrobaseret Excel-model, der tager udgangspunkt i en randomise- ret sortering inden for hver af de 12 hovedproduktgrupper. Modellen tager i første omgang udgangspunkt i ovenstående optimale stikprøveallokering. Modellen vil således først trække det antal vareprøver af hver ho- vedproduktgruppe, som allokeringen tilsiger.

Derefter sikres det, at minimumsbetingelsen (minimum én vareprøve fra hver produktgruppe repræsenteret i stikprøven) er opfyldt. Dette sker ved at tage den førstkommende vare fra de(n) produktgruppe(r), som ikke er

repræsenteret i grundudvælgelsen fra den randomiserede sortering. Det samlede antal vareprøver udtaget til sensorisk test vil derfor kunne ende med at blive højere end det i skemaet anførte antal vareprøver.

Tilbudsgiver vil efter tilbudsfristens udløb blive oplyst om, hvilke varer der ønskes vareprøver fra. Se punkt

9.2.7 herom. I forbindelse med denne orientering vil tilbudsgiverne modtage kopi af den erklæring, som er udarbejdet af SKI’s rådgiver, jf. ovenfor.

Baggrunden for, at tilbudsgiverne ikke oplyses om, hvilke vareprøver, der udtages til test, før efter tilbudsfri- stens udløb, er at sikre, at tilbudsgiverne byder ind med varer af høj kvalitet på alle varelinjer, og dermed undgå, at der ”blot” tilbydes varer af dårligere kvalitet end kunderne ønsker på de varelinjer, som tilbudsgiverne på forhånd er oplyst om, ikke underlægges en kvalitetsevaluering.

Den i bilag C anførte vægtning for den enkelte varelinje vil tilsvarende finde anvendelse ved evaluering af kvalitet (Sensorik), jf. nærmere nedenfor.

Uanset, at tilbudsgiverne ikke på tidspunktet for afgivelse af tilbud er bekendt med, hvilke varer, der udvælges som vareprøve, er tilbudsgiverne i stand til at optimere deres tilbud, idet varelinjer med høj vægt vil have større betydning i den kvalitative evaluering end varelinjer med lavere vægt.

Sensoriske parametre

Evalueringen af vareprøverne under underkriteriet Sensorik vil blive foretaget på baggrund af nedenstående sensoriske parametre og vil overordnet tage udgangspunkt i varens sanseindtryk.

Sensoriske parametre	Fokus for evalueringen
Udseende	I hvilken grad udseendet er karakteristisk for den pågældende varetype. Er va- rens udseende appetitligt og i overensstemmelse med de forventninger man som køkkenprofessionel har til denne vare? Hensigten med evalueringen af en vares ”udseende” (både før og efter en evt. tilberedning) er at evaluere den måde, varen fremtræder på med hensyn til ydre form, og hvorvidt dette svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.
Farve	I hvilken grad farven er karakteristisk for den pågældende varetype. Er varens farve lødig og indbydende, set i relation til den typiske farve for denne type af varer? Hensigten med evalueringen af en vares ”farve” (både før og efter en evt. tilbe- redning) er at evaluere, hvorvidt varens farve(r) (f.eks. nuancer, intensitet, ens- artethed) svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.
Konsistens	I hvilken grad konsistensen er karakteristisk for den pågældende varetype. Hvil- ken ”mundfylde” oplever man når man spiser varen? Er konsistensen behagelig og tilfredsstillende, set i relation til den forventning man knytter til denne vare- type? Hensigten med evalueringen af en vares ”konsistens” (både før og efter en evt. tilberedning) er at evaluere, hvorvidt varens konsistens (f.eks. blødhed, fasthed, stivhed) svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.
Duft	I hvilken grad duften er karakteristisk for den pågældende varetype. Lugtesan- sen udgør en stor del af den spisendes sanselige oplevelse af måltidet. Er va- rens duft indbydende og i overensstemmelse med varens smag, på den måde som det forventes af den pågældende vare?

Hensigten med evalueringen af en vares ”duft” (både før og efter en evt. tilbe- redning) er at evaluere, hvorvidt varens duft (f.eks. intensitet, udvikling, aroma) svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.

Smag

I hvilken grad smagen er karakteristisk for den pågældende varetype. Smagen er altafgørende for den spisendes oplevelse. Lever varens smag op til de for- ventninger man som køkkenprofessionel har til varen?

Hensigten med evalueringen af en vares ”smag” (både før og efter en evt. tilbe- redning) er at evaluere, hvorvidt varens smag (f.eks. salt, surt, sødt, bittert, umami) svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.

Med ”karakteristisk for varen” forstås den kvalitet, som ekspertpanelet på baggrund af deres faglige kompe- tencer og produktkendskab forventer af varens kvalitet, herunder henset til at varen primært skal anvendes i tilberedningen af mad i kantiner eller i øvrige madordninger i offentlige institutioner. Varen udmærker sig derfor hverken positivt eller negativt.

Ovenstående sensoriske parametre fremgår tillige af kravspecifikationens pkt. 2.2, jf. bilag B.

Såfremt en vareprøve kræver tilberedning i forbindelse med gennemførelsen af den sensoriske evaluering, vil varen i forbindelse med evalueringen blive tilberedt efter testkøkkenets faglige skøn.

Tilberedningen vil blive foretaget af et uafhængigt fødevarefagligt personale, og der vil blive sikret ligebehand- ling af tilbudsgiverne ved tilberedningen af vareprøver på samme varelinje. Tilberedning vil i alle tilfælde ske i den mindst mulige grad, som skønnes nødvendigt for at kunne gennemføre den sensoriske evaluering. Tilbe- redningen vil således ske af det enkelte produkt alene og ikke som del af en ret.

Tilberedningen vil typisk blive gennemført via en iblødsætning, kogning eller stegning inden ekspertpanelet skal foretage den sensoriske test. For varer, der kræver kogning (fx pasta, kartofler, ris mv.) vil der blive brugt letsaltet vand. Til varer, der kræver stegning (fx fersk kød) vil der blive brugt en spiseske neutral olie på ste- gepande. Varer der kræver opvarmning i ovn, vil blive opvarmet i den ovn som testkøkkenet råder over. Test- køkkenet har kun adgang til at tilberede med vand, salt og neutral olie.

Der vil i forbindelse med gennemførelsen af testen blive udfyldt et skema, der dokumenterer håndteringen af alle varer, der som led i testen kræver tilberedning/opvarmning. Hvis varen skal tilberedes, medfølger også en prøve af varen i ”rå” tilstand til ekspertpanelet, således at de kan medtage dette i den samlede vurdering af varen, på baggrund af de ovenfor anførte sensoriske parametre.

Pointskala og evaluering

De varer, der udtages til sensorisk evaluering, vil blive evalueret på de ovenstående 5 sensoriske parametre. Ved evalueringen lægges således vægt på følgende:

• I hvilken grad varen er karakteristisk i forhold til de sensoriske parametre (udseende, farve, konsistens, duft og smag).

Varen evalueres på basis af de sensoriske parametre efter en helhedsvurdering og tildeles point på en skala fra 1-5. Ekspertpanelet foretager således en helhedsvurdering af, hvordan varen er vurderet i forhold til de sensoriske parametre. Med en helhedsvurdering menes, at ekspertpanelet tildeler varen ét samlet antal point for evalueringen af de sensoriske parametre samlet set.

Middel point 3 (tilfredsstillende) tildeles, såfremt varen har en kvalitet, der betragtes som karakteristisk i forhold til alle sensoriske parametre for den pågældende vare.

Andre point end middel-pointet ”3”, tildeles alt efter i hvilken grad (hvor godt eller dårligt) ekspertpanelet vur- derer varens karakteristik i forhold til de sensoriske parametre samlet set.

1 point tildeles til den vare, som kun lige opfylder kravene til den pågældende varetype i bilag B (kravspecifi- kationen), men hvis kvalitet ikke kan betragtes som karakteristisk i forhold til tre eller flere af de sensoriske parametre for den pågældende vare.

Hvor der er tilbudt identiske varer på tværs af tilbudsgiverfeltet på en udtaget varelinje, vil alene én vareprøve blive vurderet og samtlige tilbudsgivere, som har tilbudt den samme vare, vil opnå den samme evaluering for den pågældende vareprøve. Ved identiske varer forstås to varer med samme producentnavn/varemærke og produktnavn.

Eksempel:

Producentnavn: Xxxx Xxxxxxxxx: Xxxxx

Produktnavn: Pære/Banan 1,5% fedt

Hvert sensorisk parameter vægter ligeligt for underkriteriet Sensorik.

Den procentuelle vægt for en varelinje vil finde anvendelse ved evaluering af Sensorik. Det point, som en varelinje har opnået ved helhedsvurderingen af de sensoriske parametre, ganges med den procentuelle vægt.

Alle vægtede point pr. varelinje summeres til én samlet pointscore for Kvalitet (Sensorik). Da varelinjerne udvalgt til vurdering under Sensorik ikke dækker samtlige varelinjer, vil de sammenlagte vægtede point pr. varelinje blive divideret med de samlede procentuelle vægte for de varelinjer, der er evalueret under underkri- teriet Sensorik. Dermed sikres, at den samlede pointscore for Kvalitet (Sensorik) vil være et point (med deci- maler) på skalaen fra 1 til 5.

Det endelige point for underkriteriet ”Kvalitet” indgår i beregningen af, hvilken tilbudsgiver, der har afgivet det tilbud, der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. punkt 8.

Tildelingen af point på underkriteriet ”Kvalitet” kan illustreres på følgende måde:

Det bemærkes, at hvis det med sikkerhed kan beregnes (på baggrund af underkriteriet ”Pris”), at et tilbud ikke vil kunne vinde en kontrakt, uanset om tilbuddet blev tildelt højeste point på underkriteriet Kvalitet, og uanset om de øvrige tilbudsgivere alle tildeles 1 point på underkriteriet Kvalitet, kan evaluering af vareprøver for det pågældende tilbud undlades.

Det bemærkes endvidere, at hvis der alene afgives ét konditionsmæssigt tilbud, har SKI ret – men ikke pligt – til at tildele kontrakten til den tilbudsgiver, som har afgivet det konditionsmæssige tilbud, uden at foretage en evaluering af vareprøver for det pågældende tilbud.

8.4 Samlet evaluering

Det samlede point for underkriterierne Pris og Kvalitet indgår med deres relative vægte i det beregnede resultat for det tilbud, der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. dog punkt 8.3.1, sidste tekstafsnit.

Den tilbudsgiver, som samlet set har opnået det højeste point, har afgivet det tilbud, der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, og vil blive tildelt rammeaftalen.

Beregningen af point for henholdsvis Pris og Kvalitet samt samlet point vil blive foretaget uden afrunding. I forbindelse med tilbagemelding til tilbudsgiverne om resultatet af den samlede evaluering vil point blive oplyst afrundet til 2 decimaler, medmindre yderligere decimaler er nødvendige for at rangere tilbudsgivernes tilbud,

I eksemplet nedenfor vil tilbudsgiver 2 blive tildelt rammeaftalen: Eksempel

	Pris	Kvalitet	Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Vægtning	55 %	45 %	Tilbudsgiverens samlede point
Tilbudsgiver 1	4,31 point	2,21 point	3,37
Tilbudsgiver 2	2,45 point	4,56 point	3,40

9 Afgivelse af tilbud

9.1 Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mel- lem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren. Det bemærkes i øvrigt, at den i punkt 7.4 og punkt 16 omtalte dokumentation for det i ESPD anførte først indsendes, når SKI måtte anmode herom.

I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der bedes medsendt tilbuddet. I punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning i, hvordan tilbud afgives under punkt 9.5.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.6.

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold

Tilbud afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. Tilbudsgivers grunddata, jf. punkt 9.2.1.

2. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.2.

3. Evt. støtteerklæring(er), jf. punkt 9.2.3.

4. Bilag C Leverandørens tilbud (Tilbudsliste), jf. punkt 9.2.4.

5. Evt. dokumentation og tro og loveerklæring, vedr. ”eller tilsvarende”, jf. punkt 9.2.5.

6. Følgebrev, jf. punkt 9.2.6.

Vareprøver skal først på SKI’s anmodning afleveres efterfølgende, jf. punkt 8.3.1 samt punkt 9.2.7.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse”.

Tilbud skal udformes på dansk, dvs. tilbudsgiver skal udfylde alle de efterspurgte dokumenter på dansk. Fag- termer og begreber, der normalt angives på engelsk, kan dog accepteres.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes, og hvordan vareprø- verne skal håndteres.

Selvom ESPD indeholder en del af de oplysninger, som indgår i dokumenterne ”Tilbudsgivers grunddata” og ”Støtteerklæring” udfyldes disse dokumenter alligevel. Det er af hensyn til at sikre en smidigere og hurtigere proces med at give tilbagemelding til tilbudsgiverne.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder personoplysninger der fremsendes til e-postkassen, jf. punkt 9.2.2, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivspo- litik på xxx.xxx.xx.

9.2.1 Tilbudsgivers grunddata

Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer/VAT-nummer, e-mail og oplysninger om kontaktper- son afgives ved udfyldelse af dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” i ETHICS.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal de i første tekst- afsnit efterspurgte oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Oplysningerne angives i samme dokument.

Dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” erstatter ikke ESPD. Der henvises til punkt 9.2.2 om ESPD.

9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD)

Til nærværende udbud skal der udfyldes og indsendes en elektronisk udgave af ESPD. Dette gøres via ud- budssystemet ETHICS, hvor den elektroniske ESPD-formular af SKI er gjort tilgængelig sammen med resten af udbudsmaterialet. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ”ESPD – Dokumenta- tion og e-Certis” (version 1.0 fra juni 2017) i forbindelse med udfyldelse og indsendelse af ESPD. Vejledningen kan findes på xxx.xxxx.xx og xxx.xxxxxxxxxx.xx, og SKI anbefaler at tilbudsgiver læser denne. Såfremt Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen opdaterer vejledningen (titel og/eller indhold), vil det være den nye ver- sion, som er gældende, medmindre SKI giver meddelelse om andet.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, indsender alene ét ESPD.

En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller underleverandør) i forhold til opfyldelse af mini- mumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, indsender et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support3 for teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD indsendes sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.3 om udfyldelse af støtteerklæringer for støttende virksomheder.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder og indsender et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan kontakte ETHICS Support4 for teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i ETHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD indsendes samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.5 om sammenslutning af virksomheder.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud ikke indeholder personoplysninger vedrørende straffe- domme og lovovertrædelser, skal ESPD’et blot indsendes via ETHICS.

3 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx

4 Se forrige note.

Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrunde, må det pågældende ESPD ikke udfyldes eller indsendes via ETHICS. Tilbudsgiveren skal i stedet hente ESPD’et i ETHICS som en XML-fil og downloade filen til eget lokaldrev. Herefter kan tilbudsgiver uploade filen til Europa-Kommissionens elektroniske ESPD- system (xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx?xxxxxxx), hvor ESPD’et kan udfyldes. Efter udfyldelse downloader (”eksporterer”) tilbudsgiver XML-filen til eget lokaldrev, hvorefter tilbudsgiveren inden tilbudsfristen skal frem- sende ESPD’et til SKI’s særlige e-postkasse. Til dette formål er der i udbudsmaterialet vedlagt et elektronisk kontaktkort, der indeholder SKI’s offentlige krypteringsnøgle samt adressen på e-postkassen, der skal benyt- tes ved fremsendelse af ESPD der personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser til e- postkassen (kontaktkort gemmes lokalt).

9.2.2.1 Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde.

• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.

• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.

• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.

Del IV: Udvælgelseskriterier.

• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.

o Under ”Specifik årsomsætning” anføres den samlede årsomsætning inden for det for- retningsområde, som rammeaftalen omfatter, i det seneste disponible regnskabsår, jf. punkt 7.2.1.

o Under ”Finansielle nøgletal” anføres soliditetsgrad for det seneste disponible regn- skabsår, jf. punkt 7.2.1.

• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen.

o Her udfyldes følgende oplysninger for hver af de under punkt 7.2.2 efterspurgte 3 refe- rencer:

▪ ”Beskrivelse”: Beskrivelse af referencens indhold, herunder hvilke af de af nær- værende udbud omfattede hovedproduktgrupper referencen omfatter.

▪ ”Beløb”: Udfyld kontraktens samlede værdi i DKK ekskl. moms.

▪ ”Dato”: Anfør henholdsvis start- og slutdato for kontrakten.

▪ ”Modtagere”: Anfør kundens navn og kontaktperson samt gerne e-mailadresse og/eller telefonnummer.

Del VI: Afsluttende erklæringer.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde, og tilbudsgiver, konsortiedel- tagere og/eller støttende virksomheder, behøver ikke underskrive deres respektive ESPD’er.

9.2.3 Evt. støtteerklæring(er)

Tilbudsgiver kan i relation til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen basere sig på andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomhed(er), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver faktisk råder over

• den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, jf. punkt 7.2.1, og/eller

• den nødvendige tekniske og faglige formåen, jf. punkt 7.2.2, som tilbuddet omfatter.

Med henblik på at godtgøre ovenstående vedlægger tilbudsgiver dokumentation for støttende virksomheders

forpligtelser i så henseende. Hver støttende virksomhed udfylder og underskriver en ”Støtteerklæring”, som tilbudsgiver uploader i ETHICS i forbindelse med afgivelse af tilbud.

Dokumentet ”Støtteerklæring” erstatter ikke ESPD. Om udfyldelse af ESPD for støttende virksomheder henvi- ses til punkt 9.2.2.

9.2.4 Bilag C Leverandørens tilbud (Tilbudsliste)

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for de tilbudte produkter. Der skal afgives tilbud på alle varelinjer. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.

Tilbudsgiver bedes angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse af SKI fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således til- budsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og tilbudsgiver står inde for, at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

Priserne skal afgives ekskl. moms, men inklusiv dansk told og afgifter, og skal inkludere alle udgifter forbundet med levering til den ved bestillingen angivne adresse, som f.eks. udgifter til administration, forsikring, fakture- ring, transport og leveringsomkostninger, herunder udgifter til levering på et af kunden nærmere anvist sted på leveringsadressen, f.eks. i kælderrum, på etageniveau, i køle- og fryserum mv. Leverandøren kan således ikke efterfølgende i forbindelse med en konkret leverance kræve særskilt afregning for eksempelvis leverings- omkostninger, udgifter til opbæring eller lignende.

Det er ikke tilladt at udfylde en tilbudspris med ”0” eller et negativt tal, jf. punkt 9.4.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at SKI vil indregne sin andel i de af tilbudsgiver tilbudte priser, jf. kolonne V i bilag C. Priserne i kolonne X udgør således tilbudsgivers pris inkl. SKI’s andel, som kunden skal betale ved bestillinger af mindste salgsenhed, jf. bilag C, xxxxxxx W, under rammeaftalen. Tilbudsgiver skal tilbyde den salgsenhed i kolonne W, der er den salgsenhed tilbudsgiver markedsfører, som indeholder færrest mulige enheder i kolonne T.

SKI vil indregne andelen i de tilbudte priser ved følgende formel:

1 − 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙 𝑖 % × 𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝑃𝑆𝐾𝐼

Hvor:

𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

Til brug for evalueringen af Pris omregnes priserne i kolonne X automatisk til pris pr. evalueringsenhed, jf. bilag C, kolonne X. Det er priserne i denne kolonne Y, som vil blive lagt til grund for evalueringen af Pris, jf. punkt 8.2.

Det er vigtigt, at tilbudsgiver er opmærksom på at udfylde samtlige gule felter i bilag C. Hver fane for de enkelte hovedproduktgrupper indeholder kolonnen ”Varelinje validering”, som er tilføjet som et støtteværktøj til tilbuds- giver. Se nærmere herom i bilag C, fanen ”Vejledning”. Det er fortsat tilbudsgivers ansvar at sikre, at samtlige gule felter er udfyldt med korrekte oplysninger.

Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 vedrørende håndtering af fejl i tilbudsliste og vareprøver. Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på de fejl, der kan føre til ukonditionsmæssighed, jf. punkt 9.4.

Tilbudsgiver gøres endvidere særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt – eller prisen for visse produkter forekommer unormalt lave – tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og om- kostninger, der indgår i tilbuddet, herunder delpriserne for visse produkter efter proceduren om unormalt lave tilbud, jf. udbudslovens § 169.

Tilbudsgiver garanterer ved tilbudsafgivelse, at tilbudsgiver i rammeaftalens varighed kan levere de produkter, tilbudsgiveren angiver i bilag C, i henhold til kravene i rammeaftalen, jf. dog bilag I, hvorefter der kan ske opdatering af sortimentet under visse betingelser. Tilbudsgiveren garanterer endvidere, at alle tilbudte produk- ter opfylder alle krav og beskrivelser i rammeaftalen.

9.2.5 Evt. dokumentation og tro og loveerklæring vedr. ”eller tilsvarende”

SKI kan i de tekniske specifikationer have henvist til mærker som nærmere fastlagt i udbudslovens § 46, eller til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42, jf. punkt 4. I den udstrækning tilbudsgiver tilbyder produkter som ikke er forsynet med de krævede mærker mv., skal tilbudsgiver godtgøre, at det tilbudte produkt på tilsvarende måde opfylder de krav, som er angivet i eller udtrykt ved mærket, standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overens- stemmelse med mærket, standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver således i sit tilbud med passende midler, herunder de bevis- midler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved mærket, standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., jf. punkt 4. Som passende dokumentation i forhold til opfyldelse af mærkekrav mv., anser SKI eksempelvis en erklæring på tro og love fra tilbudsgiver, hvori der nærmere redegøres for, at det pågældende produkt som minimum lever op til de relevante krav. SKI forbeholder sig dog ret til at kræve yderligere dokumentation i den udstrækning dette vurderes nødvendigt for at fastslå overensstemmelse.

9.2.6 Følgebrev

Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver tilbud digitalt med sin ETHICS-signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ETHICS.

9.2.7 Vareprøver

Med henblik på gennemførelse af tilbudsevalueringen af underkriteriet ”Kvalitet”, jf. punkt 8.3 skal tilbudsgiver indlevere vareprøver af en række af de varer, som denne har tilbudt i bilag C.

Tilbudsgiverne skal på SKI’s anmodning om vareprøver indlevere de ønskede varer uden beregning. SKI frem- sender en anmodning til tilbudsgiver med en angivelse af, hvilke varer der er udvalgt til at indgå i den senso- riske evaluering. Anmodningen vil indeholde en liste over varelinjer (SKI/ID/positionsnr.) i bilag C og tilbudsgi- vers varenummer, således at tilbudsgiver entydigt kan identificere den ønskede vare. Det vil fremgå af

anmodningen, hvor mange varer, der skal indsendes pr. varelinje. Det er samme SKI/ID/positionsnr., som alle tilbudsgivere vil blive bedt om at indlevere til sensorisk evaluering.

Leveringstidspunkt og -sted samt de nærmere betingelser for leveringen vil blive forsøgt meddelt tilbudsgive- ren skriftligt med 7 dages varsel, dog med minimum 5 dages varsel.

Tilbudsgiver bedes tydeligt mærke hver vareprøve med tilbudsgivers navn, korrekt SKI/ID/positionsnr. samt tilbudsgivers varenummer, som fremgår af tilbudsgivers tilbud, således at det klart fremgår, hvilken varelinje i bilag C, som hver enkelt vareprøve relaterer sig til.

Efter fristens udløb vil SKI gennemgå de på dagen leverede vareprøver (1 leverance). Såfremt SKI ved gen- nemgangen konstaterer, at der er leveret en forkert vareprøve, en vareprøve ikke er korrekt mærket og dermed ikke kan henføres til den korrekte varelinje i bilag C, der mangler en vareprøve eller en vareprøve ikke opfylder et eller flere krav i bilag B og/eller bilag C, vil SKI kontakte tilbudsgiver og orientere denne om manglen. Til- budsgiver vil herefter have frist til senest kl. 11.00 samme dag til at levere en korrekt vareprøve. SKI påtager sig i den forbindelse intet ansvar for, at tilbudsgiverne i alle tilfælde har tilstrækkelig tid til at nå at fremskaffe og indlevere nye vareprøver inden fristen kl. 11 samme dag. Det er således i enhver henseende tilbudsgivers ansvar, at korrekte vareprøver er indleveret inden fristens udløb. Det bemærkes endvidere i forhold til oven- stående, at SKI alene foretager en overordnet gennemgang af vareprøverne ved modtagelsen, i stil med den gennemgang som normalt vil blive foretaget hos en kunde ved varemodtagelse. SKI’s gennemgang har derfor ikke karakter af en konditionsmæssighedsvurdering, og SKI påtager sig intet ansvar for at identificere alle fejl og mangler i forbindelse med gennemgangen. Det forhold, at SKI gennemgår vareprøverne ved modtagelsen, ændrer således ikke ved, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at de leverede vareprøver er korrekte i enhver henseende.

SKI forbeholder sig i øvrigt ret til efterfølgende at rekvirere flere eksemplarer af udtagne vareprøver, såfremt SKI vurderer, at der findes en saglig grund til at indkalde yderligere vareprøver.

Der vil ikke være adgang for tilbudsgiverne til at foretage substitution af tilbudte varer i tilbudsfasen, herunder i forbindelse med indleveringen af vareprøver. Dette udgangspunkt kan dog, efter en konkret vurdering, fravi- ges med SKI’s forudgående accept, hvis behovet for substitution udspringer af forhold udenfor tilbudsgivers kontrol, og som tilbudsgiver ikke med rimelighed kunne eller burde have forudset på tidspunktet for afgivelse af tilbud (f.eks. producentens konkurs, at en tilbudt vare ikke længere lovligt kan sælges og markedsføres i Danmark, eller at en tilbudt vare ikke længere produceres og sælges på verdensplan). SKI vil alene give sin accept til substitution af en tilbudt vare, såfremt dette efter de konkrete omstændigheder, vurderes at kunne accepteres indenfor udbudslovens rammer.

SKI skal for god ordens skyld bemærke, at vareprøver udelukkende har til formål at gøre det muligt for SKI at foretage en kvalitetsvurdering i overensstemmelse med de fastlagte kriterier herfor (Sensorik). Vareprøver har således ikke til formål at sætte SKI i stand til at foretage en undersøgelse af, hvorvidt kravene til det pågæl- dende produkt i bilag B og bilag C er opfyldt. Formålet med de opstillede krav i bilag B og bilag C er at sikre, at leverandøren i selve kontraktperioden lever op til disse, og SKI lægger således som udgangspunkt til grund, at indleverede vareprøver overholder samtlige relevante krav i bilag B og bilag C.

9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbuds- afgivelse” på udbudssiden.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse
Tilbudsgivers grunddata	X
European Single Procurement Document (ESPD)	X
Støtteerklæring(er) (Udfyldes hvis tilbudsgiver baserer sin formåen på støttende virksomheder)	X
Udbudsmateriale (Dele af materialet kan ligge som zippet fil)
Rammeaftalen
Bilag A, inklusive bilag A1 og A2
Bilag B Kravspecifikation
Bilag C Leverandørens tilbud (Tilbudsliste)	X
Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt
Bilag E Leveringskontrakt
Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
Bilag G CSR
Bilag H Prisregulering
Bilag I Opdatering af sortiment
Bilag J Opdatering af E-katalog
Særbilag 1 Trepartsaftale
Særbilag 2 Implementering

Stikprøvegenerator (udkast - alene til orientering)
Spørgsmål og svar vedr. bilag C - annulleret udbud (alene til orientering og dermed ikke en del af udbudsmaterialet)
Følgebrev	X

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

For nærmere oplysning om afgivelse af tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbe- kendtgørelsen (punkt VI.3).

9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse

I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

Dokumenter til gennemlæsning der ikke skal udfyldes i forbindelse med afgivelse af tilbud fremgår også af ETHICS. Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/xx00000x-x000-0xxx-x000- 4a3091f60219/homepage

9.4 Håndtering af fejl i tilbudsliste og vareprøver

Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer oplistet i bilag C Leverandørens tilbud (Til- budsliste). Erfaringsmæssigt vil der dog kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen ved et sortimentsudbud som dette. SKI accepterer derfor, at tilbudsgiver i forbindelse med udfyldelsen af tilbudslisten har fejl i maksimalt 6 % af det samlede antal varelinjer.

SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over forhold kan føre til ukonditionsmæssighed, såfremt antallet af varelinjer med fejl overstiger 6 % af det samlede antal varelinjer:

• Der bydes ikke ind med en vare på en varelinje.

• Det på varelinjen tilbudte produkt opfylder ikke krav, der er opstillet til produktet i henholdsvis krav- specifikationen i bilag B samt i tilbudslisten i bilag C.

• Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i vejledningen til bilag C angivne anvisninger for udfyldelse af tilbudslisten.

• Manglende pris på en varelinje eller udfyldelse af en tilbudspris med ”0” eller et negativt tal.

• En celle, som tilbudsgiver skal udfylde, er ikke udfyldt.

• Der bydes ind med samme varenummer på flere positioner.

• Samme vare bydes ind under flere forskellige varenumre på flere positioner.

Eksempel:

Tilbudslisten indeholder eksempelvis 5.562 varelinjer. Tilbudsgiver afgiver tilbud, men med fejl i nogle af vare- linjerne. Maksimalt 6 % af varelinjerne må indeholde fejl. Hvis der er fejl i mere end (0,06 * 5.562) 334 varelinjer, vil dette kunne føre til ukonditionsmæssighed.

Ved beregning af fejl, jf. ovenstående, indgår kolonne P og kolonne Q i bilag C ikke i beregningen. Af denne grund er det vigtigt, at tilbudsgiver på en eller anden vis ved udfyldelse af bilag C differentierer udfyldelsen af de enkelte varelinjer, så det kan udledes, at der ikke bydes ind med samme vare på flere varelinjer.

Hensynet bag ovenstående punkter er, at SKI skal være i stand til at evaluere tilbudte varer samt sikre, at der ikke bydes ind med samme vare på flere varelinjer.

Xxxxxxxxxx med fejl der ikke medfører, at tilbuddet i sin helhed forkastes, vil blive kapitaliseret og dermed prissat med en fiktiv pris, der indgår i evalueringen af underkriteriet ”Pris”, jf. punkt 8.2.

Prisen på varelinjer med fejl kapitaliseres til den dyreste af de tilbudte priser på den pågældende varelinje (med eller uden fejl) tillagt 30 pct.

Varelinjer, der af den ene eller anden grund er blevet kapitaliseret, vil ikke være en del af de endelige leve- ringskontrakter mellem de tilsluttede kunder og leverandøren.

For så vidt angår vareprøver, jf. punkt 9.2.7, tillades på tilsvarende vis en vis fejlmargin i erkendelse af, at der kan ske fejl, når der er tale om indlevering af vareprøver i et så væsentligt omfang, som det er tilfældet under nærværende udbud. SKI accepterer derfor, at tilbudsgiver i forbindelse med indlevering af vareprøver har fejl i maksimalt 10 % af det samlede antal udtagne vareprøver.

SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over forhold kan føre til ukonditionsmæssighed, såfremt antallet af vareprøver med fejl overstiger 10 % af det samlede antal udtagne vareprøver:

• Indlevering af en forkert vareprøve (helt andet produkt end omfattet af varelinjen, f.eks. indlevering af kartofler som vareprøve på en varelinje under hovedproduktgruppen ”Drikkevarer”)

• Indlevering af en vareprøve, som ikke opfylder et eller flere krav i bilag B og/eller bilag C.

• Indlevering af en vareprøve, som ikke er mærket korrekt, jf. punkt 9.2.7, og som det dermed ikke er muligt for SKI at henføre til en specifik varelinje på tilbudslisten, f.eks. fordi det for SKI ikke er muligt at henføre en vareprøve til et specifikt SKI/ID.

• Manglende indlevering af en udtagen vareprøve indenfor den anførte frist herfor, herunder inden for en eventuel yderligere frist angivet af SKI, jf. punkt 9.2.7. Manglende levering af vareprøve som følge af forskydning i sæson (hvorved forstås, at en vare der er i sæson på tilbudstidspunktet i henhold til bilag C, grundet eksempelvis vejrforhold el.lign, ikke kan leveres af tilbudsgiver), vil – uanset at forhol- det er uden for tilbudsgivers kontrol – blive behandlet på samme måde som manglende indlevering af vareprøve i øvrigt.

Såfremt en tilbudsgiver indleverer vareprøver med fejl som anført ovenfor, i et omfang der ikke overstiger 10

% af det samlede antal udtagne vareprøver, håndteres dette i forbindelse med den sensoriske test således, at tilbudsgiver vil blive tildelt minimumpoint (1 point) for den pågældende vareprøve, og den pågældende va- reprøve vil ikke blive testet.

Generelt for fejl i såvel tilbudslisten som vareprøver gælder, at forhold som SKI konkret vurderer kan afhjælpes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at afhjælpe, ikke indgår i opgørelsen af fejl. Sådanne fejl vil dermed, uanset det anførte ovenfor under punkt 9.4, ikke føre til ukonditionsmæssighed.

9.5 Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2 i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om omsætning, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutningen, og vurde- ringen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede omsætning. Tilsvarende gælder i forhold til oplysninger om soliditetsgrad, jf. punkt 7.2.1.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), oplyser kun 3 refe- rencer i alt, jf. punkt 7.2.2. Der oplyses altså ikke 3 referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun 3 i alt.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.2.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud.

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme økonomiske aktørs deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskel- lige tilbudsgiveres tilbud. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.

10 Forbehold

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes kan føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

11 Supplerende oplysninger

11.1 Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Der henvises i den forbindelse til den på udbudssiden i ETHICS offentliggjorte besvarelse af spørgsmål stillet til bilag C (tilbudslisten) under den tidligere annullerede udbudsrunde, jf. punkt 3.2. Tilbudsgiver opfordres til at orientere sig heri, inden der stilles spørgsmål under nærværende udbudsproces, idet dog besvarelserne afgivet under det tidligere udbud ikke er bindende for SKI under nærværende udbud og derfor alene kan anses for at have vejledende karakter.

I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form og tilbudsgiver bør fremsætte skriftlige spørgsmål enkeltvis og dermed ikke fremsætte flere spørgsmål samlet, da dette besværliggør og forsinker SKI’s besvarelse af de enkelte spørgsmål.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. SKI forbeholder sig, at fjerne varelinjer fra tilbudslisten i bilag C, såfremt det som led i spørgsmål og svar processen står klart, at den pågældende varelinje generelt ikke er tilgængelig på markedet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS:

Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/xx00000x-x000-0xxx-x000-0x0000x00000/xxxxxxxxXxxxxxxxx kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der gøres tilgæn- gelig på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 15 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 15 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

12 Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er:

5. marts 2019, kl. 13.00

Tilbud der modtages efter denne frist, vil ikke blive taget i betragtning.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på Udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.

Bemærk, at vareprøver skal afleveres inden for den frist, der fremgår i den af SKI fremsendte anmodning til tilbudsgiver, herunder i en eventuel efterfølgende henvendelse fra SKI vedr. konstaterede mangler ved indle- verede vareprøver, jf. punkt 9.2.7. Vareprøver, der indleveres efter fristens udløb, modtages ikke.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

13 Behandling af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er underskre- vet, og SKI forbeholder sig adgangen til at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14 Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

15 Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af den valgte tilbudsgivers tilbud.

SKI er i henhold til bekendtgørelse nr. 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16 Endelig dokumentation

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal ordregiver kræve endelig dokumentation vedrørende de forhold, der er nævnt i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fra den tilbudsgiver som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen. Inden tildelingen vil SKI derfor kræve dokumentation for de relevante forhold fra den tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen. SKI kan endvidere indhente dokumentati- onen tidligere i tilbudsfasen, jf. punkt 7.1 og punkt 7.3.

Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav om obligatoriske og frivillige udelukkel- sesgrunde, økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen.

Ved anmodning om indsendelse af dokumentation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist til at fremlægge dokumentation. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at tilbudsgiver i ESPD’et udtrykkeligt erklærer, at tilbudsgiver kan fremlægge dokumentation for de af ESPD’et omfattede forhold straks og på anmodning herom. Manglende overholdelse af dette, kan i yderste konsekvens medføre, at en tilbudsgiver må afvises.

Der skal afsættes god tid til at indhente dokumentationen, og SKI anbefaler, at tilbudsgiver i god tid forinden en eventuel henvendelse fra SKI, har indhentet den nødvendige dokumentation.

For danske tilbudsgivere som overvejer at gå i en sammenslutning (f.eks. et konsortium) med en udenlandsk virksomhed, eller at få en udenlandsk støttende virksomhed, skal tilbudsgiver være opmærksom på, at det kan kræve meget tid og mange ressourcer at fremskaffe den krævede dokumentation for udenlandske virksomhe- der, hvorfor der bør afsættes tilstrækkelige ressourcer og god tid til dette formål. Tilsvarende skal udenlandske tilbudsgivere være opmærksomme på dette.

Tilbudsgiver kan ikke tilpligtes at aflevere dokumentation for forhold, som SKI i forvejen er i besiddelse af, eller som SKI gratis kan tilgå direkte via en national database, jf. udbudslovens § 151, stk. 5. Sidstnævnte forud- sætter dog, at tilbudsgiver i ESPD, Xxx XX og Del V har oplyst, i hvilken database SKI kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger eller indhente relevant dokumentation, jf. udbudslovens § 148, stk. 2, nr. 3.

16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virksomheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrundene. Nedenfor gennemgås mulig- hederne for at dokumentere dette for henholdsvis danske og udenlandske virksomheder.

16.1.1 Danske virksomheder

Som bevis for at en dansk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortiedeltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at den har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbudslovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver fremlægge en serviceattest, der om- fatter alle de relevante oplysninger, dvs. inklusive oplysninger fra politiets kriminalregister. Serviceattester ud- stedes af Erhvervsstyrelsen, og tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at der skal anmodes om, at ser- viceattesten skal omfatte oplysninger fra kriminalregisteret.

Til brug for serviceattesten indhenter Erhvervsstyrelsen informationer fra bl.a. Politiet, ATP, SKAT og Skifte- retten. Virksomheden skal være opmærksom på, at der er ca. 2 ugers leveringstid på en serviceattest. Herud- over skal virksomheden være opmærksom på, at danske og udenlandske medlemmer af virksomhedens be- styrelse, direktion eller tilsynsråd eller personer med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe

beslutninger i virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, skal give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter oplysninger vedrørende disse personers straffeforhold.

Erklæringer til brug for afgivelse af samtykke kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

En serviceattest omfattende eventuelle udenlandske ledelsesmedlemmer er i udgangspunktet tilstrækkelig dokumentation for, at en dansk virksomhed og dens ledelsesmedlemmer ikke er omfattet af udelukkelsesgrun- dene i udbudsloven. Ved viden eller mistanke om begående strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrun- dene kan SKI dog kræve, at virksomheden tillige fremlægger dokumentation vedrørende ledelsesmedlemmer fra andre lande, idet enhver dom eller vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrun- dene medfører udelukkelse, uanset hvor dommen er afsagt eller bødeforlægget er vedtaget.

16.1.2 Udenlandske virksomheder

Som bevis for at en udenlandsk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortie- deltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at virksomheden har opfyldt sine forpligtelser i hjemlandet over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbudslovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver frem- lægge dokumentation i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 1.

Henset til udbudslovens § 138, stk. 5 skal dokumentation efter udbudslovens § 153, stk. 1 omfatte de seneste 4 år. I det omfang dokumentationen efter § 153, stk. 1 ikke omfatter 4 år, skal der udover dokumentationen ifølge § 153, stk. 1 fremlægges erklæringer for de manglende år, dvs. op til og med de seneste 4 år, i over- ensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2.

I det omfang dokumentation efter udbudslovens § 153, stk. 1 slet ikke forefindes, skal der fremlægges erklæ- ringer i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2. Henset til udbudslovens § 138, stk. 4 skal erklæ- ringerne omfatte de seneste 4 år.

For så vidt angår de strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 bemær- kes, at der udover dokumentation for virksomheden også skal fremlægges dokumentation for, at alle medlem- mer af virksomhedens ledelsesorganer, jf. udbudslovens § 135, stk. 2 ikke er omfattet af udelukkelsesgrun- dene. Dokumentationen skal omfatte de seneste 4 år. Som udgangspunkt skal dokumentationen blot frem- lægges for virksomhedens hjemland. Ved viden eller mistanke om begående strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene kan SKI dog kræve, at virksomheden tillige fremlægger dokumentation vedrørende ledelsesmedlemmer fra andre lande, idet enhver dom eller vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene medfører udelukkelse, uanset hvor dommen er afsagt eller bødeforlægget er vedta- get.

Tilbudsgivere fra andre EU-lande kan med fordel benytte e-Certis5 til at identificere den dokumentation, som er brugbar.

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen skal tilbudsgiver fremlægge:

• Omsætning i det seneste år indenfor det forretningsområde som rammeaftalen omfatter,: Erklæring om virksomhedens samlede årsomsætning indenfor det forretningsområde som rammeaftalen omfat- ter i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller star- tede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

5 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

• Soliditetsgrad: Leverandørens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, så- fremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor leverandøren er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens og aktivernes størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammen- slutningen.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal dokumentationen afgives for hver af de økonomiske aktører i sammenslutningen. Baserer tilbudsgiver sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør), skal dokumentati- onen ligeledes afgives for disse aktører.

16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen

De i ESPD’et anførte referencer på 3 tilsvarende leverancer udgør endelig dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et i henhold til udbudslovens §§ 151 og 152. Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen, skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for de oplysninger ved- rørende teknisk og faglig formåen, der er afgivet ESPD’et i henhold til udbudslovens §§ 151 og 152. SKI forbeholder sig dog ret til at rette henvendelse til de for referencerne anførte kontaktpersoner med henblik på verificering af referencen.

17 Implementering

Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog samt webshop til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før et E-katalog samt webshop er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2.

For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvi- ses til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.

SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

18 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

18.1 Tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

• Foretag tilmelding i ETHICS

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1

• Tilbudsgivers grunddata

• Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.1

• Upload til ETHICS

• European Single Procurement Document (ESPD)

• Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.2

• Upload til ETHICS

• Evt. støtteerklæring(er)

• Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.3

• Upload til ETHICS

• Bilag C Leverandørens tilbud (Tilbudsliste), jf. punkt 9.2.4

o Udfyld alle påkrævede felter i bilag C

o Upload til ETHICS

• Evt, dokumentation og tro og loveerklæring vedr. ”eller tilsvarende”, jf. punkt 9.2.5

• Upload eventuel dokumentation for at tilbudte produkter lever op til tilsvarende krav som kræ- vet i henhold til mærker, fabrikater, varemærker, patenter mv. anført i de tekniske specifikati- oner, jf. punkt 4.

• Upload til ETHICS

• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur

• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at uploade doku- menter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at be- gynde upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

Document Metadata

Table of Contents

Rammeaftale 50.90 Fødevarer

Document Metadata