• N1 A/S
Udbudsbetingelser til brug for udbud med forhandling vedrørende udbud af lavspændingskabler 1 kV for Norlys Holding A/S
Indledning
Norlys Holding A/S udbyder på vegne af
• Norlys Holding A/S Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx XXX-xx. 25 48 21 90
• N1 A/S
Xxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxx
CVR-nr. 25 15 41 50
• N1 Randers A/S
Xxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxx
CVR-nr. 29 31 24 35
Se yderligere oplysninger om Norlys Holding A/S og tilhørende selskaber på xxx.xxxxxx.xx.
Norlys bringer os sammen
I Norlys forsyner vi over 1 million adresser med elektricitet og internet
– både i byerne og på den yderste markvej. Vi skaber bedre muligheder for den enkelte og kæmper for den grønne omstilling og et mere digitalt Danmark. Norlys er et resultat af fusionen mellem SE og Eniig.
Med 709.000 andelshavere, cirka 1,5 millioner kundeforhold og 2.500 medarbejdere er vi Danmarks største energi- og telekoncern. Norlys ejer Stofa, Boxer, Eniig Fiber og N1 og har hovedsæde i Silkeborg samt lokationer i blandt andet Aarhus, Aalborg, Esbjerg og København.
Indholdsfortegnelse
1 Indledning og baggrund for udbuddet
6
6
6
6
7
6 Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne
7
7 Ordregivers mindstekrav og forbehold
8
8
8.1 Forbedringsforslag (Bilag 2) 8
9 Forhold vedrørende afgivelse af tilbud
8
9.3 Tilbudsfrist for det indledende tilbud 9
9.4 Forventet tilbudsfrist for revideret tilbud 9
10 Krav til tilbuddets indhold
10
13
14
12.3 Evaluering af Kvalitet 14
16
14 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
16
15 Meddelelse om resultat og standstill-periode
16
16 Annullering af udbudsforretningen
16
17 Forventet tidsplan for udbudsforretningen
17
EU-udbud af lavspændingskabler 1 kV
5
1 Indledning og baggrund for udbuddet
Nærværende dokument indeholder udbudsbetingelser samt forhold vedrørende afgivelse af tilbud i henhold til EU-udbud af lavspændingskabler 1 kV som bekendtgjort i EU-Tidende.
På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået en Rammeaftale med én leverandør til at varetage de heraf omfattede Ydelser.
Ordregiver har valgt ikke at opdele udbuddet i delaftaler grundet aftalens relative begrænsede omfang.
Den ordregivende enhed er i forbindelse med nærværende udbudsforretning:
Norlys Holding A/X Xxxxxxxxxxx 0
8600 Silkeborg
CVR-nr. 25 48 21 90
Norlys Holding A/S udbyder Aftalen på vegne af:
• Norlys Holding A/S, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx, XXX-xx. 25 48 21 90
• N1 A/S, Xxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxx X., XXX-xx. 25 15 41 50
• N1 Randers A/S, Xxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxx X., XXX-xx. 29 31 24 35
Ovenstående selskaber er tillige Part på Rammeaftalen. De tre ordregivende enheder kan hver især trække på Rammeaftalen efter behov. Norlys Holding A/S er den ansvalige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, men Rammeaftale indgås af alle Parter.
Fra aftalestart vil det primært være Norlys Holding A/S og N1 A/S, der trækker på aftalen. N1 Randers A/S’ træk på aftalen vil udgøre en mindre del af det samlede behov. Grundet planlagte system- og organisationsændringer i løbet af aftaleperioden, forventes det, at det på sigt primært vil være Norlys Holding A/S, der vil foretage træk på aftalen på vegne af alle Parter.
Norlys Holding A/S og ovenstående ordregivende enheder er i det følgende benævnt Ordregiver. Kontaktperson: Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
E-mail adresse: xxxxxx@xxxxxx.xx
4.1 Opgavens omfang
Ordregiver ønsker levering af lavspændingskabler 1 kV til hele forsyningsområdet. Der estimeres med en samlet volumen for 2022 på: ca. 348.000 meter
Fordeling af typer og størrelse af ovenstående forbrug fremgår af Bilag C, Tilbudsliste. Estimatet er Ordregivers bedste bud ud fra historisk forbrug samt forventet øget aktivitet. Estimatet er ikke bindende for Ordregiver.
Det estimeres endvidere at forbruget for 2023 og 2024 samt optionsperioderne stiger med 15-20% pr. år.
Krav til kabeltyperne er nærmere beskrevet i Bilag B, Kravspecifikation.
4.2 Aftaleperiode
Aftalen løber fra 1. januar 2022 frem til 31. juli 2024.
4.3 Option på forlængelse
Ordregiver er berettiget til et benytte de udbudte optioner, hvorfor Tilbudsgiveren er pligtig til at acceptere dette.
Aftalen kan forlænges 2 gange med op til 12 måneder for hver forlængelse på uændrede vilkår. Ordregiver skal give Leverandøren skriftlig besked herom senest 3 måneder inden aftaleudløb.
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Udbudsbekendtgørelsen
• Prækvalifikationsmateriale
• Bilag 1, Forbehold
• Bilag 2, Forbedringsforslag
• Bilag 3, Tilbudsgivers ændringsoversigt
• Bilag 4, Ordregivers ændringsoversigt
• Kontraktudkast, Rammeaftale om køb af Lavspændingskabler 1 kV
• Bilag A, Norlys’ Almindelige Indkøbsbetingelser for Varekøb
• Bilag B, Kravspecifikation
• Bilag C, Tilbudsliste
• Bilag D, Code of Conduct
• Bilag H, Leveringsinstruktion
• Bilag X, Prisregulering
• Bilag Y, Label
• Bilag Z, Test af kabel
Udbudsmaterialet er alene offentliggjort elektronisk. Ansøger opfordres stadig til at sikre sig, at det uploadede udbudsmateriale er fuldstændigt.
6 Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne
Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på:
• At Ordregiver kan være forpligtet til at se bort fra tilbud, hvis tilbuddet ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. afsnit 7.2.
• At Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, jf. afsnit 9.3 og 9.4.
• At det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
7 Ordregivers mindstekrav og forbehold
7.1 Mindstekrav
Et mindstekrav anses som et grundlæggende element i udbuddet, Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for disse. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt ved afgivelse af det reviderede tilbud, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt og vil ikke blive taget i betragtning.
7.2 Forbehold (Bilag 1)
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder mindstekrav samt forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed, eller inddrages i evalueringen på anden vis. Kapitalisering af forbehold indregnes i Tilbudsgivers samlede tilbudssum før prissammenligning.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbud ikke vil blive taget i betragtning. Eventuelle forbehold skal angives i Bilag 1, Forbehold.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at afhjælpe eventuelle forbehold. Ordregiver er altid berettiget til at afvise tilbud med forbehold uanset forbeholdets karakter.
8.1 Forbedringsforslag (Bilag 2)
Bilag 2 er ikke en del af Tilbudsgivers tilbud, men skal alene benyttes til forhandling og dermed kun vedlægges det indledende tilbud.
Tilbudsgiver opfordres til at angive forbedringsforslag i Bilag 2, herunder blandt andet forhold, som kan være fordyrende, uhensigtsmæssige mm. for Ordregiver eller krav som afviger fra markedets standard eller emner, som ønskes forhandlet.
Ordregiver vil i givet fald på baggrund heraf – inden for udbudsreglernes rammer – overveje, om sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer af aftalegrundlaget. Det bemærkes, at Bilag 2, Forbedringsforslag ikke indgår i tilbudsevalueringen, idet bilaget ikke er en del af tilbuddet.
Forhold anført i dette bilag kan ikke medføre at tilbuddet anses for ukonditionsmæssigt eller blive anset som forbehold over for udbudsmaterialet i øvrigt. Forhold anført i Bilag 2, Forbedringsforslag kan således ikke påberåbes som erklærede forbehold under aftalens udførelse.
9 Forhold vedrørende afgivelse af tilbud
9.1 Form- og procedurekrav
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt.
9.2 Alternative tilbud
Ordregiver accepterer ikke alternative bud.
9.3 Tilbudsfrist for det indledende tilbud
Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 5. oktober 2021, kl. 12.00.
Indledende tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og vil ikke indgå i forhandlingerne.
9.4 Forventet tilbudsfrist for revideret tilbud
Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 8. november 2021, kl. 12.00.
Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning i evalueringen af tilbuddene.
9.5 Aflevering af tilbud
Tilbud skal afleveres på Ethics, inden tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiver får ved aflevering via Ethics en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Endvidere vil Ethics generere et revisionsspor, der klart angiver tidspunktet for, hvornår tilbuddet er afleveret.
Vareprøver skal levers i henhold til afsnit 10.2.
9.6 Sprog
Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk. Ordregiver udleverer ikke udbudsmaterialet på andet sprog end dansk.
Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, herunder produktdatablade eller lignende må dog gerne være på engelsk eller tysk, såfremt original-dokumentationen ikke foreligger på dansk. Ordregiver kan anmode Tilbudsgiver om oversættelse af dokumentation samt bilagsmateriale til dansk.
Oversættelsen sker i givet fald for Tilbudsgivers regning.
Der gøres opmærksom på, at forhandlingerne vil foregå på dansk. Præsentation og tekniske drøftelser kan dog foregå på engelsk. Tilbudsgiver skal være repræsenteret af én dansk talende person, der kan oversætte eventuelle uklarheder.
9.7 Honorar
Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud og levering af vareprøver. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende.
9.8 Vedståelsesfrist
Tilbud skal være bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra tilbuddet.
9.9 Spørgsmål
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til materialet.
Spørgsmål skal rettes skriftligt via Ethics. Når Ordregiver har publiceret svar kan disse ses i anonymiseret form på Ethics. Alle deltagere varsles på den til Ethics oplyste mail, når der publiceres svar, eller der
publiceres nye versioner af materialet. Det er dog Tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig orienteret om opdateringer i Ethics.
Spørgsmål til det indledende tilbud skal være modtaget af ovennævnte senest den 27. september 2021, kl. 12.00.
Spørgsmål til det reviderede tilbud skal være modtaget af ovennævnte senest den 1. november 2021, kl. 12.00.
Ovennævnte frister er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist.
Dokumentet indeholdende spørgsmål og svar vil løbende blive udsendt i anonymiseret form og evt. med supplerende materiale til Tilbudsgiver. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål giver anledning
til en tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil Tilbudsgiver modtage orientering herom med besvarelsen af de stillede spørgsmål.
9.10 Åbning af tilbud
10.1 Tilbudsdokumenter
Nedenstående skema indeholder en oversigt af bilag, som Tilbudsgiver skal/kan vedlægge sit tilbud samt i hvilket format der ønskes.
Navn på dokument | Vedlægges | Ordregivers skabelon | Format |
Bilag 1, Forbehold | KAN | JA | WORD |
Bilag 2, Forbedringsforslag | KAN | JA | WORD |
Bilag 3, Tilbudsgivers ændringsoversigt | KAN | JA | WORD |
Bilag B, Kravspecicifikation | NEJ | JA | WORD OG PDF |
Bilag C, Tilbudsliste | SKAL | JA | EXCEL OG PDF |
Bilag P, Prisregulering | NEJ | JA | |
Datablade | SKAL | NEJ |
I forbindelse med tilbudsafgivelse skal Leverandøren ligeledes vedlægge datablade/tekniske specifikationer på de tilbudte kabler.
10.2 Vareprøver
Til brug for vurdering af underkriteriet kvalitet skal Tilbudsgiver levere vareprøver. Vareprøver og mængder der skal leveres fremgår af Bilag C, Tilbudsliste.
Tilbudsgiver skal levere 3 meter i ét stykke af alle typer kabler. Kablerne skal leveres i ringel. Generelle krav til mærkning af kablet skal fremgå af vareprøven jf. Xxxxx X, Xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx 0.
Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Det skal tydeligt fremgå hvilken vareprøve, der tilhører hvilket datablad, positionsnummer og tilbudsgivers varenummer. Tilbudsgiver skal udfylde og anvende Bilag, Label for hver vareprøve.
Test af vareprøver foretages af Ordregivers projektgruppe, som omfatter medarbejdere med den nødvendige tekniske og faglige erfaring med lavspændingskabler.
Tilbudsgiver afholder alle udgifter i forbindelse med tilbudsafgivelse herunder også vareprøver. Indledende tilbud:
Vareprøver skal leveres i forlængelse med afleveringen af det indledende tilbud og leveres på adressen:
N1 A/S
Xxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxx X. Att.: Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
Mærket: Vareprøver – EU-udbud af lavspændingskabler [Indsæt leverandørnavn]
Vareprøver skal leveres på lagret den 5. oktober 2021, kl. 15.00.
Ved efterspørgsel kan Tilbudsgiver modtage en kvittering for rettidig modtagelse af vareprøver.
Revideret tilbud:
I tilfælde af at Tilbudsgiver tilbyder et andet kabel i det reviderede tilbud, vil Ordregiver foretage en ny test i forlængelse af aflevering af det reviderede tilbud.
Vareprøver i forbindelse med det reviderede tilbud skal leveres på lagret til ovenstående adresse senest
den 8. november 2021, kl. 15.00.
Ved efterspørgsel kan Tilbudsgiver modtage en kvittering for rettidig modtagelse af vareprøver.
Ved ikke rettidigt afleverede vareprøver i forbindelse med det endelige tilbud vurderes tilbuddet ukonditionsmæssigt.
10.3 Det indledende tilbud
Det indledende tilbud skal indeholde samme informationer som Tilbudsgivers reviderede tilbud og være i overensstemmelse med de formelle krav.
Ordregiver gennemfører en konditionsmæssighedsvurdering af de modtagne indledende tilbud i forhold til deres overholdelse af kravene i udbudsmaterialet. Indledende tilbud skal være afleveret inden for den angivne frist i afsnit 9.3 for, at tilbuddet kan indgå i forhandlingerne.
10.4 Forhandling
Formålet med forhandling er dels, at Tilbudsgiver får adgang til at optimere sit tilbud samt at give Ordregiver mulighed for at ændre og optimere udbudsmaterialet.
Det forventes, at der afholdes et forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele Rammeaftalen på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger.
Hvis Ordregiver benytter sig af sin ret til at tildele Rammeaftalen på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, vil Ordregiver sikre, at tilbuddet overholder kravene fastsat i disse udbudsbetingelser og udbudsmaterialet i øvrigt. Da Ordregiver har mulighed for at tildele Rammeaftalen på baggrund af det indledende tilbud, skal Tilbudsgiver sørge for, at tilbuddet opfylder samtlige krav i udbudsmaterialet i det indledende tilbud.
Ordregiver forbeholder sig ligeledes retten til at afholde en yderligere forhandlingsrunde, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt.
10.5 Forhandlingsmøde
Efter aflevering af det indledende tilbud vil Ordregiver invitere Tilbudsgiverne til parallelle forhandlingsmøder. Det specifikke tidspunkt for mødet vil blive fastlagt efter Ordregivers modtagelse af de indledende tilbud. I tidsplanen, jf. afsnit 17, angives dog forventede datoer for første forhandlingsrunde (varighed ca. 1 time), hvorfor Tilbudsgiver bedes reservere disse datoer.
Tilbudsgiverne modtager invitationen til forhandlingsmødet fra Ordregiver samtidigt.
Forhandlingsmøderne vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper.
Forhandlingsmøderne kan blive afholdt som fysiske møder eller videomøder tilbagemelding fra Ordregiver. Tilbudsgiver orienteres om dette i invitationen til forhandlingsmødet.
Det forventes, at forhandlingsmøderne vil følge nedenstående agenda:
1) Velkomst
2) Tilbudsgivers præsentation af tilbuddet
3) Ordregivers evaluering af tilbuddet
4) Gennemgang af Forbedringsforslag og Forbehold
5) Det videre forløb
Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiver ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Ordregiver vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet. Dette referat vil blive fremsendt til Tilbudsgiver umiddelbart efter forhandlingsmødet, som dokumentation for indholdet på mødet.
I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil Tilbudsgiver få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om Tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver Tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding.
Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre.
Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning, som Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til
udformningen af de reviderede tilbud, vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere via Ethics senest sammen med opfordringen til at afgive et revideret tilbud.
Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmaterialet baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes blive meddelt via Ethics.
10.6 Revideret tilbud
Fristen for indlevering af det reviderede tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres reviderede tilbud.
Det reviderede tilbud skal være modtaget i Ethics inden den anførte frist og i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav.
Det reviderede tilbud skal være fuldstændigt, og det er Tilbudsgivers ansvar, at det reviderede tilbud ikke indeholder forbehold eller vilkår, der kan medføre ukonditionsmæssighed.
I forbindelse med fremsendelse af det reviderede tilbud opfordres Tilbudsgiver til at udfylde Bilag 3, Tilbudsgivers ændringsoversigt med angivelse af, hvor der er foretaget ændringer i tilbuddet.
Der vil inden for rammerne af de udbudsretslige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud.
11.1 Tildelingskriteriet
Ordregiver foretager en tilbudsevaluering med henblik på at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
Dette er vurderet på grundlag af følgende underkriterier:
• Pris (50 %)
• Kvalitet (50 %)
Indholdet af underkriterierne er uddybende beskrevet i nedenstående, der også indeholder en angivelse af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte underkriterium.
11.2 Pris (50 %)
Vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet ”Pris” sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag C, Tilbudsliste.
Der evalueres på den samlet set laveste Tilbudssum. Den samlede set laveste tilbudssum beregnes som summen af estimeret forbrug x tilbudte enhedspriser (+ estimeret forbrug af manglende returnering af tromler x enhedspris for tromlepant) jf. Bilag C, Tilbudsliste.
11.3 Kvalitet (50 %)
Vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet ”Kvalitet” sker på grundlag af Tilbudsgivers vareprøver.
Ordregiver foretager en fysisk test af de indleverede vareprøver i forhold til kablernes blødhedsgrad for at opnå så optimal arbejdsmiljø og arbejdsbetingelser i forbindelse med anvendelse af kablerne ved nedgravning og håndtering i dagligdagen.
Vurdering af vareprøver foretages bl.a. ud fra følgende:
• Fleksibilitet:
- Fysisk test af kablet ud fra Ordregivers testmetode jf. Bilag, Kabeltest for at vurdere kabelts belastning af teknikerens fysiske arbejdsmiljø
• Afbarkning:
▪ Fysisk afbarkning af kabelet for at vurdere:
- Af-isolering med værktøj
- Hvor nemt er det at fjerne kappematerialet fra lederen Point tildeles jf. pointskala, der fremgår af afsnit 13.3.
Der foretages en samlet helhedsvurdering af ovenstående punkter.
12.1 Generelt
I henhold til nedenstående vil der blive givet en samlet score for de indkomne tilbud på baggrund af pointscoren for det enkelte underkriterium multipliceret med vægtning.
Den højeste samlede score (maksimalt 10 point) vil udgøre det bedste forhold mellem pris og kvalitet og vil dermed repræsentere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
12.2 Prisevaluering
Bilag C, Tilbudsliste indeholder samtlige tilbudte priser. På baggrund af de tilbudte priser og med de angivne vægtninger udregnes en samlet set laveste tilbudsum, som er den pris, der evalueres på.
Til evaluering af underkriteriet ”Pris” anvendes en lineær interpolation. I modellen tildeles laveste pris 10 point, mens en pris som er 50% højere end laveste pris får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 50% over den laveste pris.
Antal point beregnes efter nedenstående formel:
10
𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 = 10 − (
𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑡 𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠
) × ( )
50 % 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠
Hvis en eller flere Tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 50% højere end laveste pris, og dette ikke skyldes, at der er tale om unormalt høje priser, som efter Ordregivers skøn bør udgå af evalueringen, vil spredningen (hældningsgraden) blive justeret fra de 50% til nærmeste med 10-delelige procentsats (60%, 70%, 80% osv.), som kan rumme samtlige faktisk indkomne priser.
12.3 Evaluering af Kvalitet
Der vil for underkriteriet ”Kvalitet” blive tildelt point på en skala fra 0-10, hvor Tilbudsgiver maksimalt kan opnå en score på 10 point.
Til evalueringen af tilbud anvendes nedenstående pointskala fra 0-10:
Point | Ordlyd | Beskrivelse |
0 | Ingen opfyldelse | Ingen opfyldelse gives, hvor Tilbudsgivers tilbud ikke opfylder de efterspurgte krav/løsningen og/eller ikke er tilbudt. |
1 | Særdeles dårlig vurdering | Særdeles dårlig vurdering gives for et tilbud, der illustrerer en helt uacceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er særdeles dårlig. |
2 | Meget dårlig vurdering | Xxxxx dårlig vurdering gives for et tilbud, der illustrerer en meget ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårlig. |
3 | Dårlig vurdering | Dårlig vurdering gives, hvor tilbuddet illustrerer en ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårlig. |
4 | Under middel vurdering | Under middel vurdering gives, hvor tilbuddet illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet mangler væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårlig. |
5 | Middel vurdering | Xxxxxx vurdering gives, hvor tilbuddet illustrerer en acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet mangler visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Tilbudte løsning fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. |
6 | Over middel vurdering | Over middel vurdering gives, hvor tilbuddet illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet mangler visse af de oplysninger, som efterspørges, men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af tilbudte løsning er velunderbygget og forståelig. |
7 | God vurdering | God vurdering gives, hvor tilbuddet illustrerer en god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som er efterspurgt. Tilbudte løsning er velunderbygget og forståelig. |
8 | Meget god vurdering | Meget god vurdering gives, hvor tilbuddet illustrerer en meget god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Tilbudte løsning er meget velunderbygget og forståelig. |
9 | Særdeles god vurdering | Særdeles god vurdering gives, hvor tilbuddet illustrerer en særdeles god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Tilbuddet indeholder de oplysninger, som er efterspurgt. Tilbudte løsning er uddybende, velunderbygget og forståelig. |
10 | Den bedste mulige vurdering | Den bedste mulige vurdering gives, hvor tilbuddet er den bedst tænkelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Samtlige de oplysninger, som er efterspurgt, er tilbudt på en velunderbygget og forståelig måde, og tilbudte løsning illustrerer, at det af Ordregiver ønskede opfyldes på den bedst tænkelige måde. |
Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem fremsendelse af revideret udbudsmateriale.
Ordregiver gør opmærksom på, at der som følge af forhandlingerne kan ske ændringer i udbudsmaterialet i overensstemmelse med EU-rettens praksis herom, hvilket alle tilbudsgiverne løbende vil blive orienteret om.
I forbindelse med fremsendelse af revideret udbudsmateriale udarbejder Ordregiver et Bilag 4, Ordregivers Ændringsoversigt med angivelse af, hvor der er foretaget ændringer i udbudsmaterialet.
14Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til deltagernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende udbudsmaterialet til andet end at deltage i udbuddet.
Den Ordregivende enhed er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder Offentlighedsloven.Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende enhed.
Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder.
Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
15 Meddelelse om resultat og standstill-periode
Når Ordregiver har identificeret det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til det fastsatte tildelingskriterium, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for tildelingen til alle Tilbudsgivere, jf. lov om Bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer).
Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først rammeaftalen med den valgte Leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der som udgangspunkt er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til Tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning.
16Annullering af udbudsforretningen
Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en rammeaftale med en Tilbudsgiver, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt der er en saglig grund hertil.
17 Forventet tidsplan for udbudsforretningen
Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående tidsplan:
Tidsfrist | Aktivitet |
03-09-2021 | Udsendelse af udbudsbekendtgørelse |
20-09-2021, kl. 12.00 | Frist for modtagelse af ansøgninger om prækvalifikation |
22-09-2021 | Udsendelse af opfordring til afgivelse af indledende Tilbud |
27-09-2021, kl. 12.00 | Frist for modtagelse af spørgsmål til indledende Tilbud |
Uge 39/40 | Fremsendelse af ESPD-dokumentation |
05-10-2021 kl. 12.00 | Frist for afgivelse af indledende Tilbud |
05-10-2021, kl. 15.00 | Frist for modtagelse af vareprøver |
12/13-10-2021 | Forhandlingsmøde |
14-10-2021 | Udsendelse af evt. revideret udbudsmateriale og opfordring til afgivelse af revideret Tilbud |
01-11-2021 kl. 12.00 | Frist for modtagelse af spørgsmål til revideret Tilbud |
08-11-2021, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af revideret Tilbud |
08-11-2021, kl. 15.00 | Frist for modtagelse af vareprøver |
Uge 45 2021 | Meddelelse af resultat (vejledende) |
Uge 48 2021 | Indgåelse af Aftale (vejledende) |
EU-udbud af lavspændingskabler 1 kV
18