Udbudsbetingelser til offentligt udbud
Udbudsbetingelser til offentligt udbud
af Miljøstyrelsen
3
3
1.2 Den ordregivende myndighed
3
3
4
1.4.2.1 Den juridiske person 4
1.4.2.2 Tilbud afgivet af konsortium 4
1.4.2.3 Anvendelse af underleverandører 5
1.4.2.4 Betingelser for at deltage 5
1.4.2.5 Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed 5
1.4.2.6 Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
6
1.5.2 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv 7
1.5.6 Omkostninger ved deltagelse 8
9
1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt
9
9
Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige
11
1.1 Indledning
Dette udbudsmateriale uddyber annoncen på xxx.xxxxx.xx.
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med reglerne om annoncering i Tilbudslovens kapitel 2.
Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale.
1.2 Den ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Miljøstyrelsen. Miljøstyrelsen er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning.
I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ”ordregiver”.
1.2.1 Kontaktperson
Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen skal rettes til:
Miljøministeriet Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 00
1401 København K
Att.: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx eller Xxxxxxxxx Xxxxxxx
E-mail: xxxxx@xxx.xx eller xx@xxx.xx
Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk.
Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud.
1.3 Beskrivelse af opgaven
Nærværende udbud omfatter:
Fem forskellige kortlægninger af kemiske stoffer i forbrugerprodukter, jf. mere detaljeret beskrivelse af projekternes formål og udførelse i kravspecifikationer. Der er tale om projekter med kontrakt.
Selve beskrivelsen og kravene til den udbudte opgave fremgår af vedlagte kravspecifikationer for opgaven jf. bilag 2.
1.3.1 Delaftaler
Der kan søges på hver af de fem projekter enkeltvis. Der må bydes på et eller flere projekter.
1.3.2 Optioner
Der anvendes ikke optioner i nærværende udbud.
1.3.3 Kontraktperioden
Kontraktperioden vil afhænge af tilbuddets udformning. Projekterne forventes afsluttet enten ved udgangen af 2013 eller medio 2014.
1.4 Udbudsbetingelser
1.4.1 Udbudsprocedure
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud.
Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen.
I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet ”Udvælgelseskriterier”.
I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af afsnittet ”Tildelingskriterium”.
1.4.2 Udvælgelseskriterier
Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver.
1.4.2.2 Tilbud afgivet af konsortium
Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med.
Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse.
I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under ”Betingelser for at deltage”, ”Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed” og ”Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed” opfyldes og afleveres for samtlige konsortiedeltagere.
1.4.2.3 Anvendelse af underleverandører
Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes.
De nedenfor angivne erklæringer og oplysninger skal ikke afleveres for underleverandører, da leverandøren er ansvarlig og hæfter for eventuelle underleverandørers arbejde.
1.4.2.4 Betingelser for at deltage
Ordregiver vil foretage en bedømmelse af ansøgers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte ansøgers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed.
Tilbudsgiver kan udelukkes fra deltagelse i udbudsforretningen på grund af egne forhold.
Tilbudsgiver skal desuden underskrive en tro- og love erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Erklæringen er vedlagt i bilag 1.
1.4.2.5 Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed
Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende:
1. Fremlæggelse af virksomhedens balance eller uddrag heraf, såfremt tilbudsgiver er omfattet af krav i lovgivningen om offentliggørelse af balance.
2. Erklæring om, at der siden senest godkendte regnskab ikke er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation. Erklæring afgives af bank, revisor, virksomhedens administrerende direktør eller økonomichef under strafansvar efter straffelovens § 163. Erklæringen udstedes til nærværende udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse. Erklæringen skal udtale sig om virksomhedens økonomiske situation i perioden fra seneste godkendte regnskabsår og indtil erklæringen udstedes.
1.4.3 Tilbudsvurdering
Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det nedenfor angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere det vindende tilbud. Det er et krav, at tilbudsgiver opfylder de i kravspecifikationen anførte krav til opgavens løsning, medmindre andet er angivet. Gentagelse af kravspecifikationens indhold i tilbuddet tillægges derfor ikke vægt i tilbudsvurderingen.
Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger under 1.4.3.2 Delkriterier, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet.
Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning:
1. Opgaveløsning
• Beskrivelse af fremgangsmåde, metodebeskrivelse og planlægning af gennemførelsen af den konkrete opgave, herunder antal af analyser der kan udføres.
2. Personalemæssige kvalifikationer
• CV´er skal vedlægges som dokumentation.
• Faglige kompetencer og relevante erfaringer hos de medarbejdere, som bliver ansvarlige for løsningen af den specifikke opgave, med særlig vægt på projektlederen.
3. Kvalitetssikring
• Specifik beskrivelse af hvordan kvaliteten af den konkrete opgave sikres og dokumenteres i overensstemmelse med de specifikke krav, der er anført for opgaven.
4. Tidsplan
• Detaljeret tidsplan, der dokumenterer en realistisk arbejds- og tidsplan med milepæle og evt. arbejdsmøder.
5. Pris
Den tilbudte samlede pris på det enkelte projekt
Af de ovenfor fastsatte kriterier vægtes opgaveløsning og personalemæssige kvalifikationer højest, mens de øvrige kriterier vægter lige højt.
1.5 Tilbudsbetingelser
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt med bilag.
1.5.1 Tilbudsfrist mv.
Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest den 28. maj 2013 kl. 12.
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning, og vil blive returneret uåbnet.
Tilbud skal sendes eller indleveres til:
Miljøministeriet Miljøstyrelsen Kemikalier
1401 København K
Att.: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx/Xxxxxxxxx Xxxxxxx
Tilbud mærkes:
Udbud af: ”Forbrugerprojekter 2013” og med tydelig angivelse ”Må ikke åbnes i postmodtagelsen”. Tilbud skal afleveres i tre papireksemplarer samt sendes elektronisk i pdf format.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet.
1.5.2 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv.
Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsannoncen og nærværende udbudsbetingelser.
Tilbud skal indeholde følgende:
Tilbuddet skal bestå af følgende dokumenter:
• tilbudsbrev indeholdende tilbudsprisen og detaljeret budget. Det skal tillige fremgå af tilbudsbrevet hvilken juridisk person eller sammenslutning der afgiver tilbud samt evt. anvendelse af underleverandører mv.
• beskrivelse af den faglige løsning af opgaven
• underskrevet tro- og love erklæring
• oplysninger om virksomhedens regnskabsmæssige balance eller uddrag heraf
• dokumentation for virksomhedens faglige og tekniske egnethed til at løse opgaven
• tidsplan for projektet
• Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. tilbudsgivers økonomiske egnethed
• Beskrivelser samt dokumentation for de angivne delkriterier i den specificerede form
• Mærkning af forsendelsen, korrekt adressering og rettidig afsendelse
Det afleverede tilbud skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet.
I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter mv. der måtte mangle i den originale
1.5.3 Sprog
Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk eller engelsk.
1.5.4 Aftalegrundlag
Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast jf. bilag 2.
Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Det bemærkes, at kontraktudkastets grundlæggende vilkår ikke kan ændres.
Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser.
1.5.5 Annullation
Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter evt. gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. Som eksempel på en ikke usaglig begrundelse kan nævnes manglende bevillingsmæssig dækning. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen.
1.5.6 Omkostninger ved deltagelse
Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver.
1.5.7 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
1.5.8 Forbehold
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver.
Forbehold angående pris og/eller tidsfrister og tidsplaner er altid væsentlige.
Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, tidsplaner mv. betragtes altid som væsentlige forbehold.
Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har ret til ikke at tage disse tilbud i betragtning.
Eventuelle forbehold skal tydeligt angives.
1.6 Spørgsmål og rettelser
Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål.
Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a. at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen.
Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret, medmindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår opgavens udførelse.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Miljøstyrelsens hjemmeside xxxx://xxx.xxx.xx/Xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx0 013
Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver.
1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt
Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud.
Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
1.8 Tidsplan
Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan:
19. april 2013 | |
21. maj 2013 | Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål |
28. maj 2013 | Tilbudsfrist |
17. juni 2013 | Underretning om valg af leverandører |
24. juni 2013 | Underskrivelse af kontrakt |
24. juni 2013 | Kontraktens ikrafttræden |
Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige
I.h.t. Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (Effektivisering af inddrivelsen af restancer til det offentlige), skal offentlige myndigheder skal ved udbud af bygge- og anlægsarbejder samt indkøb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret.
I overensstemmelse med den ovenfor nævnte lovs bestemmelser afgiver undertegnede herved på tro og love nedenstående erklæring.
Virksomhedens navn, adresse, telefon og CVR nr.:
Oplysninger om gæld til det offentlige (sæt kryds):
1 | ❑ Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige | |||
2 | ❑ Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). | |||
3 | ❑ Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). | |||
Efterstående punkt 4 eller 5 og 6 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 | ||||
4 | ❑ Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) ❑ Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) | |||
5 | ❑ Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt. | |||
6 | Dato for sikkerhed/ordningens etablering: | År: | Måned: | Dag: |
Inddrivningsmyndighed | Navn | |
Gade/vej: | ||
Post nr: | By: | |
Underskrift: | Dato: | Xxxxxxxxxxxxx ledelses underskrift samt firmastempel: |