CONTRATO DE EXHIBICIÓN
CONTRATO DE EXHIBICIÓN
1. ASOCIACIÓN – La organización de los exhibidores durante la Convención Nacional de Ejecutivos de Cooperativas 2021 estará a cargo de la Asociación de Ejecutivos de Cooperativas de Puerto Rico (ASEC), su directora ejecutiva, asistente administrativo, directores oficiales o personas autorizados a actuar a nombre de La ASOCIACIÓN.
2. CLIENTE – Entendido como la persona, sociedad o corporación, debidamente registrada en el Departamento de Estado de Puerto Rico, quien autoriza y/o firma este contrato de exhibición.
A. $ 1,400.00 Exhibidor
B. $ 1,300.00 Exhibidor
4. CANCELACIÓN Y POLÍTICA DE XXXXXXXXX
a. Hasta el domingo, 1 de septiembre de 2021: el valor total de espacio podrá ser reembolsado de ser cancelado por el CLIENTE.
b. Después de esta fecha ningún reembolso será permitido.
5. INSTALACIÓN Y DESMONTAJE DE EXHIBIDORES –
a. El CLIENTE debe haber instalado su exhibidor antes xxx xxxxxxx, 24 de septiembre de 2021, antes de las 7:00 a.m. El montaje es el jueves, 23 de septiembre de 2021, de 6:00 p.m. – 12:00 a.m. La Asociación confirmará con el hotel la disponibilidad de los salones desde el mediodía, de ese mismo día, y se les notificará a todos los clientes. Después de las 7:30 a.m. xxx xxxxxxx, 24 de septiembre, todos los exhibidores deben estar instalados y el área de exposición debe estar libre para el acceso de los asistentes a la Convención. El incumplimiento de esta cláusula dará lugar a un cargo del 10% y podría ser suficiente para la suspensión de los derechos de exhibición en el futuro. Todos los exhibidores deben desmontar sus exhibiciones antes de las 8:00 p.m. xxx xxxxxx, 25 de septiembre de 2021.
b. Ningún artículo de valor debe dejarse en los exhibidores desatendidos. La ASOCIACÓN ni la administración del HOTEL se hacen responsables por artículos ubicados en las áreas de exhibición.
c. Se requiere que los exhibidores traigan sus pabellones y material promocional listo para instalación rápida y despliegue automático. Está terminantemente prohibido aserrar, pintar o construir en el área destinada para la exhibición. En ninguna circunstancia se permitirá pegar, grapar o colgar en las paredes, puertas y/o techos del área provista para los exhibidores.
d. Antes de la instalación del exhibidor, el CLIENTE o el instalador contratado por éste, debe pasar por la Oficina de Seguridad y registrarse. Seguridad le entregará un boleto de identificación para descargar por la puerta que se le indique. Todos los detalles adicionales se envían (1) semana antes de la fecha del evento. Cada exhibidor debe desmontarse.
6. HORARIO – viernes, 24 de septiembre de 2021, de 8:00 a.m. – 7:00 p.m. y el sábado, 25 de septiembre de 2021, de 8:00 a.m. – 2:30 p.m. Ningún CLIENTE debe desatender su exhibidor durante las horas de exposición.
11. MÚSICA- A ningún CLIENTE se le permitirá tener música en vivo o karaoke dentro de su espacio de exhibidor o en las instalaciones del hotel.
15. LA ASOCIACIÓN y cualesquiera de sus funcionarios, director ejecutivo, directores, oficiales, agentes o empleados que la representan, quedarán relevados y eximidos de responsabilidad u obligación por cualquier causa, daño, pérdida o lesión a terceros o a cualquier otra persona, los bienes o cualquiera de sus funcionarios, agentes, empleados u otros representantes del CLIENTE, como resultado de robo, fuego, agua, accidente o de suceso de
cualquier índole que surja. El CLIENTE certifica que todos los empleados y/o representantes que trabajan en la exposición están cubiertos por una póliza del Fondo del Seguro del Estado y que se encuentra al día en sus pagos.
18. EL EXHIBIDOR se compromete a cumplir con todas las leyes, normas y ordenanzas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y la ciudad xx Xxxxxx y el Embassy Suites by Xxxxxx Xxxxxx del Mar Beach Resort.
incendio, entre otros, deben hacerlo por su parte. Se sugiere que los CLIENTES contacten a su agente de seguros a tales fines.
22. CONTROVERSIA – El presente contrato se subscribe bajo las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. En caso de cualquier controversia, reclamación, litigio o acción legal relacionada con este acuerdo y el incumplimiento de este, las partes expresamente se someten a la jurisdicción y competencia del Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico, Sala Superior de San Xxxx.
(5) días. Pasado el periodo de reservación, se libera el espacio y la empresa no podrá reservar más ningún otro hasta recibir este contrato firmado y el pago correspondiente. Debe escoger el espacio de exhibición que prefiere según se indica en el croquis:
24. Indique el/los números del espacio de exhibición que prefiere:
NÚM. EXHIBIDOR(ES) | ESPACIO | PRECIO (2 DÍAS) |
PORTAL: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 16, 19, 20, 22, 23 | $1,400.00 | |
GALERÍA: 13, 14, 17, 18, 21, 24 | $1,300.00 |
ANEJO AL CONTRATO – PROTOCOLO DE EXPOSICIÓN CONTRA EL COVID-19:
21 xx xxxxx de 2021 – Tomando en consideración la salud y bienestar de los convencionistas, conferenciantes y representantes de las empresas que exhibirán sus productos y servicios, la ASEC hará valer las siguientes normas del protocolo contra exposición al covid-19.
1. La Asociación de Ejecutivos de Cooperativas de Puerto Rico, podrá tomarle la temperatura corporal como requisito de entrada al salón de las sesiones educativas y/o al salón de los exhibidores. Esto para fines preventivos sin violentar ninguna ley o privacidad.
2. Todo participante (entiéndase: empleado de una cooperativa, conferenciante, representante de una empresa y ujier) de la Convención Nacional de Ejecutivos de Cooperativas de Puerto Rico deberá estar vacunado y tendrá que enviar evidencia de la tarjeta de vacunación por correo electrónico.
3. La evidencia debe mostrar una (1) dosis administrada de la vacuna Xxxxxxx & Xxxxxxx o dos (2) dosis administradas de la vacuna Pfizer o Moderna.
4. Toda persona tiene hasta 14 días antes de la fecha del evento para enviar la evidencia de la tarjeta de vacunación. La copia se mantendrá en un archivo exclusivo de la ASEC y solo se mostrará de requerirlo el Departamento de Salud.
5. El participante que no envíe evidencia no podrá entrar a las instalaciones destinadas para los eventos educativos y sociales de la ASEC.
6. Todos los participantes deberán permanecer con mascarilla.
7. En los eventos educativos xxx xxxxxxx y sábado solo se permitirá la entrada que hayan completado su registro, presentado evidencia contra el covid-19 y haya pagado su inscripción.
8. Cualquier cambio a estas reglas será comunicado con carácter de urgencia. En todo momento se tomará en consideración la Orden Ejecutiva aplicable, política del Embassy Suites Dorado del Mar Beach Resort y las medidas adicionales que imponga la ASEC.
PERFIL DE LA EMPRESA DE EXHIBIDOR:
1. NOMBRE DE LA EMPRESA:
2. TIPO DE PRODUCTO/SERVICIO QUE EXHIBIRÁ:
3. NORMAS & REPRESENTANTES:
• Solo se permite la entrada de dos (2) representantes por día.
• Si usted compró dos (2) espacios de exhibición, separe los cuatro (4) nombres de los representantes con el signo diagonal (/).
• El representante que no esté registrado en el evento no tendrá pase.
• Usted tiene hasta 14 días antes del evento para enviar el nombre del representante y copia de la tarjeta de vacunación.
Viernes, 24 de septiembre de 2021:
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Sábado, 25 de septiembre de 2021:
•
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4. INDIQUE SI DISTRIBUIRÁ MUESTRAS DE COMIDA O BEBIDA A LOS PARTICIPANTES: Sí No
5. INDIQUE SI REQUIERE QUE EN SU ESPACIO DE EXHIBICIÓN EL HOTEL LE PROVEA MESAS Y SILLAS:
Cantidad de mesas: Cantidad xx xxxxxx:
6. NOMBRE DE LA PERSONA QUE AUTORIZA EL CONTRATO:
• POSICIÓN:
• TELÉFONO:
• CORREO ELECTRÓNICO: _
7. SEGUNDA PERSONA DE CONTACTO:
• POSICIÓN:
• TELÉFONO CELULAR:
• CORREO ELECTRÓNICO: _
Nota: En alguno de los contactos, favor de proveer el número de teléfono de celular para contactarle de inmediato. Con el número que provea se creará una lista de difusión a través de WhatsApp para enviarle actualizaciones del evento. En ningún momento se creará un grupo. Solo recibirá mensajes del número: (000) 000-0000.
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Representante
Directora Ejecutiva, ASEC Empresa Exhibidora 000 XXX XXXXXXX XXXXXXX
XXX XXXX, XX 00000 (787) 751-5656, ext. 6486
(000) 000-0000
Xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxxx xxxx@xxxxxxxxxx.xxxx
21 xx xxxxx de 2021