Contract
CONVOCATORIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA DE LOGÍSTICA PARA EL DESARROLLO DE UNA ACTIVACIÓN DE LA ESTRATEGIA ‘VAMOS COLOMBIA’ MAICAO
1) INTRODUCCIÓN
La FUNDACIÓN XXXX pone a disposición de los interesados la Convocatoria para la selección de un Contratista encargado de ejecutar el Contrato de Logística de una Activación de la Estrategia Vamos Colombia en el Departamento de la Guajira, municipio de Maicao.
El Objeto de la presente Convocatoria es el de obtener ofertas de personas jurídicas o naturales que presten el servicio de Planeación, Logística, Organización y Suministro para la realización de una Activación de la Estrategia ‘Vamos Colombia’ en Maicao, Guajira.
El precio será el factor de selección del Proponente y adjudicación del Contrato. La Fundación ANDI adjudicará el Proceso de Contratación al oferente que cumpla con todas las condiciones exigidas en la Convocatoria y que ofrezca el menor valor.
2) ASPECTOS GENERALES
a) ‘Vamos Colombia’
La estrategia de comunicación y pedagogía para la reconciliación ‘Vamos Colombia’ es una iniciativa que busca inspirar a los colombianos a trabajar por la reconciliación mediante la cooperación activa de cuatro diferentes actores: (i) las empresas, (ii) el ejercito nacional, (iii) la Agencia para la Reincorporación y Normalización y (iv) la comunidad.
La estrategia se ejecuta a través de Activaciones en campo en jornadas de cuatro (4) días, en las cuales se hacen Obras de Alto Impacto y Baja Tecnología que buscan mejorar las condiciones de una comunidad previamente identificada.
Durante los cuatro (4) días, los Voluntarios se hospedan en una sede educativa u otro espacio con la capacidad para ser adaptado para albergar 120 personas, siendo necesario contar con baños, duchas, cocina y lo que sea necesario para atender todas las necesidades básicas de los asistentes al Vamos Colombia.
Las Obras se ejecutan mediante el trabajo de los Voluntarios que asistan a cada activación. Los Voluntarios provienen de los cuatro actores referenciados anteriormente.
Agenda de Vamos Colombia
Día 1: Bienvenida de los voluntarios, los cuales llegan a las ciudades más cercanas y desde allí se transportan en buses, o cualquier otro medio idóneo y seguro que traslade a los voluntarios al
campamento. Posteriormente, luego de la bienvenida y las instrucciones dadas por el equipo logístico y Director del Vamos Colombia, los voluntarios se instalan en sus dormitorios
Día 2: Los voluntarios se despiertan a las 5:00 am para arreglarse; a las 6:00 am debe comenzar a servirse el desayuno y a las 7:00 am están listos para dividirse en los frentes de trabajo. Los frentes de trabajo quedan a no más de una hora de distancia de desplazamiento en carro del lugar de campamento y allí los voluntarios se quedan hasta las 4:00 pm, por lo que deben recibir el almuerzo en los lugares de trabajo. Todos los materiales y herramientas necesarias en los frentes de trabajo deben ser distribuidos previamente, para que a la llegada de los voluntarios estos puedan comenzar a ejecutar las actividades programadas. Los voluntarios deben regresar a las 5:00 pm al campamento donde tienen tiempo para arreglarse; a las 6:00 pm debe estar lista la cena para comenzar a servirse y a las 7:00 pm se realiza una plenaria de reflexión para cerrar el día. En el espacio de 5:00 pm a 7:00 pm se realizan actividades culturales organizadas por la comunidad por lo que esta parte de la agenda es flexible.
Día 3: Los voluntarios se despiertan a las 5:00 am para arreglarse; a las 6:00 am debe comenzar a servirse el desayuno y a las 7:00 am están listos para dividirse en los frentes de trabajo. Los frentes de trabajo quedan a no más de una hora de distancia de desplazamiento en carro del lugar de campamento y allí los voluntarios se quedan hasta las 4:00 pm, por lo que deben recibir el almuerzo allí. Todos los materiales y herramientas necesarias en los frentes de trabajo deben ser distribuidos previamente, para que a la llegada de os voluntarios, puedan comenzar a trabajar. Los voluntarios deben regresar a las 5:00 pm al campamento donde tienen tiempo para arreglarse; a las 6:00 pm debe estar lista la cena para comenzar a servirse y a las 7:00 pm se realiza una plenaria de reflexión para cerrar el día. En el espacio de 5:00 pm a 7:00 pm se realizan actividades culturales organizadas por la comunidad por lo que esta parte de la agenda es flexible. Este día la cena es compartida con la comunidad, por lo que debe tenerse en cuenta raciones para el doble de personas.
Día 4: Los voluntarios se despiertan a las 5:00 am para arreglarse; a las 6:00 am debe comenzar a servirse el desayuno y a las 7:00 am están listos para una ceremonia de entrega de obras y cierre; A partir de las 7:30 am los buses inician su desplazamiento hasta los mismos puntos en que fueron recogidos.
3) DEFINICIONES
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.
- Activación: Jornada de Voluntariado Corporativo con una duración de 4 días bajo la metodología del “Vamos Colombia”.
- Campamento: Lugar donde se hospedan, alimentan y se atienden todas las necesidades básicas de los voluntarios durante los 4 días de activación
- Comunidad invitada: Voluntarios de la zona donde se realiza Vamos Colombia que son invitados a compartir con los voluntarios de las empresas privadas
- Equipo Técnico: Hace referencia al equipo de Fundación ANDI involucrado en la activación
- Equipo de Trabajo: Equipo necesario para realizar la logística de la Activación
- Frentes de Trabajo: Espacios donde se realiza el trabajo de voluntariado durante los días 2 y
3 de la activación
- Jornadas Culturales: Espacios de la agenda donde la comunidad hacen muestras de las costumbres de la zona
- Obras de Alto Impacto y Baja Tecnología: En la Activación se realizan trabajos de pintura, apoyo en huertas y otros proyectos productivos. No se realizan obras de construcción, trabajo en alturas o de alto riesgo
- Proponente: Persona natural o jurídica (nacional o extranjera) que oferta para la prestación del servicio del objeto de la Convocatoria.
- Transporte: Medio terrestre o acuático idóneo para transportar de manera segura a los Voluntarios desde las ciudades más cercanas y hacia los frentes de trabajo.
- Viajes previos: Visitar previas a la Activación para reconocimiento del territorio, identificación de necesidades y ajuste de presupuesto.
- Voluntariado Corporativo: es la estrategia por medio de la cual las empresas llevan sus empleados a realizar actividades de voluntariado
- Voluntarios: En Vamos Colombia los voluntarios son personas de empresas privadas que donan su tiempo para trabajar con comunidades de distintas partes del país
4) DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
El Objeto de la presente Convocatoria es el de obtener ofertas de personas jurídicas o naturales que presten el servicio de Planeación, Logística, Organización y Suministro para la realización de una Activación de la Estrategia ‘Vamos Colombia’ en el Departamento la Guajira.
Las especificaciones del servicio se encuentran en el Anexo A de esta Convocatoria.
a) Actividades estimadas por Activación
Sin perjuicio de lo establecido en el Anexo A de esta Convocatoria, a continuación se relacionan las actividades que el Adjudicado debe ejecutar por la Activación de la Estrategia ‘Vamos Colombia’. Es importante resaltar que estas actividades contarán con la supervisión del supervisor que para este caso será el Coordinador de Voluntariado Corporativo de la Fundación ANDI.
ACTIVIDADES
• Definir un plan logístico de la activación, que incluya necesidades específicas de compras intervenciones, adecuación de espacios, transporte, alimentación, seguridad, y alojamiento.
• Definir un presupuesto que incluya todas las necesidades logísticas para el buen desarrollo de la Activación territoriales (lista de materiales y herramientas).
• Coordinar la recepción de todas las donaciones para la realización de la activación.
• Planes de seguridad industrial y física de cada intervención.
• Coordinar con los actores locales todo lo necesario para garantizar el funcionamiento de los frentes de trabajo.
Pre Activación
Activación
• Implementar el plan logístico previo, durante y posterior a las Intervención.
• Hacer las compras necesarias para el buen desarrollo de la Activación y tener soportes válidos para la legalización de estos gastos.
• Proporcionar las condiciones necesarias para recibir y almacenar las donaciones dadas por las empresas para el buen desarrollo de la Activación.
• Contratar mano de obra local necesaria para el buen desarrollo logístico de la Activación.
• Garantizar sitios de alojamiento para voluntarios y el equipo técnico de la intervención, baños, duchas y espacios para la alimentación.
• Garantizar la marcación y delimitación de los campamentos y zonas de trabajo, y zonas donde se desarrollen actividades de la Activación territorial.
• Garantizar intervención previa a la Activación para garantizar que las obras físicas propuestas sean posibles.
• Garantizar las compras necesarias para lograr de la mejor manera el desarrollo de las obras físicas propuestas.
• Garantizar si es necesario la jornada de pos intervención para culminar las obras meta de cada Activación.
• Velar por la seguridad, dentro de lo posible, tanto en los alojamientos como en las zonas de obras físicas y talleres.
• Garantizar espacios necesarios solo para los talleres aprobados por Fundación ANDI que se vayan a implementar durante la Activación.
• Coordinar y asegurar el transporte de los voluntarios a los campamentos y obras físicas, el alcance de esto se dará según cada intervención
• Diseñar un sistema de manejo de basuras adecuado e incentivar al voluntariado de ser parte de este sistema durante la intervención.
• Garantizar que los proveedores locales tengan prioridad para suplir las necesidades de herramientas, materiales, alimentación para los cuatro (4) días de activación.
• Garantizar para el Equipo Técnico de las intervenciones las condiciones necesarias para el desarrollo de sus labores.
• Garantizar 10 tiquetes de avión la Activación, para las personas que la Fundación ANDI disponga.
• Garantizar desplazamientos para el Equipo Técnico en los tiempos necesarios para el buen funcionamiento de las intervenciones
• Garantizar que el Equipo Técnico durante la intervención contara con algún material distintivo
• Presentar informes después de cada intervención, que incluya una matriz de seguimiento de las acciones desarrolladas durante la Activación y un documento que especifique los resultados y el avance de los indicadores pactados previamente para cada intervención
• Garantizar elementos necesarios de seguridad industrial en los casos de Activaciones que incluyan construcción
• Permisos necesarios para desarrollar las actividades planeadas (Permisos de construcción, ambientales, para hacer campamentos, entre otros)
Pos Activación
• Desarmar el Campamento
• Entregar el inventario
• Presentar informes después de cada intervención, que incluya una matriz de seguimiento de las acciones desarrolladas durante la Activación y un documento que especifique los resultados y el avance de los indicadores pactados previamente para cada intervención
b) Monto estimado del contrato por entregables.
El monto estimado para el Contrato objeto de la presente Convocatoria es de ciento setenta y seis millones de pesos colombiano m/cte. ($176.000.000 COP).
El Proponente deberá presentar su oferta teniendo en cuenta los entregables y sus montos estimados dentro del Anexo B de la presente Convocatoria.
c) Forma de pago
La Fundación ANDI pagará el monto acordado una vez firme el Contrato previa presentación y aprobación por parte del supervisor del contrato de los informes y documentos exigidos en el Contrato y en el Anexo A ‘Términos de referencia’.
El pago se hará efectivo 30 días después de haber radicado la respectiva factura en las oficinas de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia – ANDI en Bogotá.
El siguiente será el cronograma de entregables:
Producto | Fecha de entrega | Precio estimado |
· Entregable 1: Cronograma de la actividad/Plan de | Determinable en el contrato | $90.000.000 COP |
trabajo | 1) Sobre la base se aplican las | |
· Presupuesto Personal · Cuenta de cobro y | retenciones xx xxx. 2) Este rubro es excluido de IVA. | |
documentos administrativos |
Entregable 2: · Informe final de actividades desarrolladas de pre activación, activación y pos activación · Fotografías de soporte de las actividades desarrolladas. · Informe de ejecución presupuestal en el cual se indique y describa el gasto del desarrollo de la Activación a cargo del Contratista (SIN ADJUNTAR FACTURAS O CUENTAS DE COBRO) · Certificaciones de pagos de seguridad social del personal involucrado en el Vamos Colombia · Cuenta de cobro y documentos administrativos · Pólizas del contrato | Determinable en el contrato | $86.000.000 COP 1) Sobre la base se aplican las retenciones xx xxx. 2) Este rubro es excluido de IVA. |
En caso de que se haya cumplido el plazo de ejecución y haya Activaciones u obligaciones aún sin ejecutar, la liquidación de los honorarios se hará de manera proporcional a los logros obtenidos por el futuro Contratista.
d) Equipo de trabajo
Para la ejecución del Contrato de Logística se requiere el equipo de trabajo descrito en el Anexo A.
e) Plazo estimado de ejecución del Contrato
El plazo estimado de ejecución del Contrato es de un (1) mes contado a partir de la firma del Contrato.
f) Normatividad aplicable
El presente proceso se rige por las normas de derecho privado, en especial por las normas civiles y comerciales vigentes.
g) Alcance de la Convocatoria
La presente Convocatoria representa una invitación general para que cualquier interesado formule un oferta concreta sobre las condiciones descritas en la presente Convocatoria. De igual forma
representa un instrumento que tiene como fin prospectar la ejecución de la estrategia ‘Vamos Colombia’ para el año 2019.
5) REQUISITOS HABILITANTES
a) Capacidad Jurídica
La presente Convocatoria busca propuestas de las siguientes: (i) personas jurídicas, nacionales o extranjeras cuyo objeto social esté relacionado con el objeto del contrato a celebrarse, que tengan experiencia comprobada a nombre propio relacionada con el objeto del contrato que se pretende celebrar; y (ii) personas naturales que tengan capacidad para obligarse por sí mismas, que tengan experiencia comprobada a nombre propio relacionada con el objeto del contrato que se pretende celebrar.
b) Certificaciones
El proponente deberá acreditar con la firma del contrato lo siguiente:
(i) Ni él ni sus representados se encuentran inhabilitados, suspendidos, propuestos para inhabilitación, declarados no aptos o excluidos de manera voluntaria de participar en esta transacción por ninguna agencia ni departamento del Gobierno Federal de los Estados Unidos;
(ii) Ni él ni sus representados han sido condenados por delitos de narcóticos o por tráfico ilícito de narcóticos, tal como se define en 22 CFR Parte 140;
(iii) Ni él ni sus representados han sido designados «nacionales especialmente designados» por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos ni participado en la lista de 1267 sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas;
(iv) Ni él ni sus representados han sido encausados o condenados por cargos de terrorismo o de brindar apoyo a organizaciones terroristas;
(v) El Proponente conviene y certifica tomar todas las acciones necesarias para cumplir la Xxxxx Xxxxxxxxx Xx. 00000 sobre Financiamiento Terrorista y que evita y prohíbe transacciones con personas que cometen, amenazan cometer o apoyan actos de terrorismo;
(vi) Ni él ni sus representantes han sido encausados o condenados por infringir las Políticas de Tráfico de Personas;
(vii) El Proponente no podrá cobrar bajo el Contrato que se pretende celebrar, ningún artículo cuya proveniencia u origen sea de países restringidos x xx xxxxxxx prohibidas, según lo designado por el Departamento de Estado de los EE.UU;
(viii) el Proponente garantiza que ningún ofrecimiento, pago, consideración ni beneficio de ningún tipo, que constituyen prácticas ilegales o corruptas, han sido realizados ni se realizarán, de manera directa o indirecta, como incentivo o recompensa para la concesión del contrato que se pretende celebrar. Cualquier práctica similar será causal para terminar o concluir la concesión de este Contrato, además de cualquier otro recurso que pueda estar disponible a FUNDACIÓN ANDI en dado caso.
c) Experiencia
Nombre del contrato | Objeto | Cuantía |
6) EVALUACIÓN DE LA OFERTA Y ADJUDICACIÓN
El precio será el factor de selección del Proponente. La Fundación ANDI adjudicará el Contrato al oferente que cumpla con todos los requisitos habilitantes, las condiciones exigidas en la Convocatoria y el que ofrezca el menor valor.
7) OFERTA
Los Proponentes deben presentar sus Ofertas por escrito en el formato contenido en el Anexo B.
La Propuesta económica impresa se deberá hacer adjuntando el archivo del Anexo B totalmente diligenciado, de acuerdo con las instrucciones que se indican en el mismo. Esta propuesta debe incluir todos los gastos necesarios para que el Proponente preste el servicio.
Los Proponentes deben presentar la Oferta y los anexos en los formatos indicados (contenidos en los anexos, en formatos PDF que permita reconocimiento de texto y Excel) en medio físico; y, copia en medio magnético.
En caso de que exista alguna diferencia entre la oferta original y su copia o anexos, se preferirá la oferta original del Anexo B. La presentación de la Oferta y sus anexos implica la aceptación de las condiciones aquí plasmadas.
a) Oferta parcial
Los Proponentes no pueden presentar propuestas parciales, deben ofrecer todos los servicios y actividades requeridas en el Anexo A.
b) Ofertas condicionadas
No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en este documento y sus anexos. En caso de que la propuesta formule condiciones diferentes a las establecidas, se rechazará la oferta respectiva.
8) GARANTIA Y SUPERVISIÓN
1 Relacionar todos los contratos a fines al objeto de la Convocatoria.
El contratista adjudicado debe presentar una garantía de cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato, a favor de la Fundación ANDI, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) meses más.
De la misma forma deberá constituir una póliza de responsabilidad civil extracontractual por una vigencia igual a la duración del CONTRATO y tres (3) meses más, de cuantía igual al valor total del contrato.
a) Supervisión
La Fundación XXXX ejercerá el control y la vigilancia de la ejecución del Contrato a través del Coordinador de Voluntariado Corporativo de la Fundación. El Contratista debe acatar las órdenes que le imparta el supervisor.
9) CRONOGRAMA
a) Cronograma
El siguiente es el Cronograma de la Convocatoria:
Actividad | Fecha | Lugar | |||
Lanzamiento Convocatoria | de | la | 02 de septiembre de 2019 | Bogotá D.C | |
Recepción de oferta | 05 de septiembre de 2019 Que se harán a los siguientes correos: xxxxxxx@xxxx.xxx.xx xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx Y de manera fisica en la Xxxxx 00 # 0 – 13 Piso 7 Torre A. Fundación ANDI | Bogotá D.C | |||
Evaluacion de la oferta | 06 de septiembre septiembre de 2019 | al | 08 | de | Bogotá D.C |
Adjudicación del contrato | 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000 | Xxxxxx X.X | |||