Contract
1 OBJETIVO
Definir las actividades que se deben aplicar para dar cumplimiento a la contratación directa que procede únicamente para los casos establecidos en el numeral 4°, del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
2 ALCANCE
Inicia con la identificación de necesidades, la evaluación y la selección de contratistas, hasta la adquisición del bien o prestación del servicio.
3 NORMATIVIDAD
Tipo | Número | Concepto | Fecha |
Ley | 80 | Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. | Octubre 28 de 1993 |
Ley | 816 | Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública. | Julio 7 de 2003 |
Ley | 905 | Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones. | Agosto 2 de 2004 |
Ley | 996 | Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones. | Noviembre 24 de 2005 |
Ley | 1150 | Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. | Julio 16 de 2007 |
Ley | 1474 | Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. | Julio 12 de 2011 |
Decreto Ley | 4170 | Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura. | Noviembre 3 de 2011 |
Decreto Ley | 19 | Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. | Enero 10 de 2012 |
Resolución | 01141 | Por la cual se integra el comité asesor y evaluador que acompañara en las diferentes etapas los procesos contractuales. | Junio 20 de 2013 |
Circular Externa | 2 | Colombia Compra Eficiente - Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones – Clasificador de Bienes y Servicios | Agosto 16 de 2013 |
Ley | 1712 | Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones | Marzo 6 de 2014 |
Decreto | 103 | Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. | Enero 20 de 2015 |
Decreto | 1082 | Por el cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional | Mayo 26 de 2015 |
Tipo | Número | Concepto | Fecha |
Resolución | 432 | Por la cual se conforma el Comité Asesor de Contratación y se dictan otras disposiciones. | Abril 14 de 2016 |
4 DEFINICIONES
CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS: Aquellos que se celebran directamente con cualquiera de las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a realizar tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.
Los contratos o convenios interadministrativos se pueden celebrar siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.
Para la celebración de contratos interadministrativos se tendrá en cuenta lo indicado en el Artículo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015, así como las demás disposiciones aplicables en los artículos 2.2.1.2.1.4.1 y 2.2.1.2.1.4.5.
CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES: Acorde con el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015, se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación.
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SÓLO PUEDAN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES: La entidad podrá
contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando verifique la idoneidad y experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate.
En este caso, no es necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita, con fundamento con lo establecido en los estudios previos allegados por el área requirente.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones
de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.
Adicionalmente, para esta contratación se deberá tener en cuenta que las actividades a desarrollar deberán ser de carácter temporal y no podrán satisfacer actividades administrativas de carácter permanente.
ADQUISICIÓN DE INMUEBLES: Para efectos de la adquisición de inmuebles, se aplicarán las reglas del artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, siendo necesario lo siguiente:
Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la entidad.
Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública. Adicionalmente se deberá tener en cuenta que el inmueble a adquirir debe cumplir con todas las normas urbanísticas exigidas en el ordenamiento jurídico y contra con todas las licencias y permisos que sean necesarios acorde con el POT de cada ciudad o municipio, debe contar con el uso de suelo permitido, gravámenes y limitaciones de dominio que puedan generar cargas adicionales a la entidad para lo cual se deberá realizar el respectivo estudio de títulos.
ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES: Para el arrendamiento de bienes inmuebles se deberán aplicar las reglas del artículo 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 de 2015, teniendo en cuenta lo siguiente:
Verificar las condiciones xxx xxxxxxx inmobiliario en la ciudad en la que la entidad requiere el inmueble.
Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.
De igual manera, se deberá contar con un estudio previo, que contemple diferentes alternativas del sector donde se encuentre el inmueble, en el evento que en el mismo se encuentren varios de similares características, deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas.
URGENCIA MANIFIESTA: Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción;
cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección públicos.
La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado. "Control de la contratación de urgencia”: Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad.
Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto de la entidad.
El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta. (Artículo 43 Ley 80 de 1993)
5 CONDICIONES GENERALES
Causales contratación directa
a) Contratos interadministrativos, excepto los de seguros.
b) Cuando no exista pluralidad de oferentes.
c) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
d) Para el arrendamiento y adquisición de inmuebles.
e) Urgencia manifiesta.
Todos aquellos servicios a adquirir mediante un proceso que se adelante por contratación directa, deben estar en el Plan Anual de Adquisiciones de la respectiva vigencia.
Las propuestas de los interesados en participar en un proceso contractual deben ser presentadas de manera escrita y contener como mínimo la siguiente información:
a) Propuesta de servicios, el tiempo en el cual desarrollará las actividades y el valor mensual.
b) Hoja de vida de la función pública para persona natural o persona jurídica.
c) Certificaciones de experiencia especifica (reportados en H.V)
d) Certificado de Existencia y Representación Legal de la persona jurídica, emitido por la Cámara de Comercio,
e) Fotocopia de la cédula de la persona natural o del representante legal en caso de persona jurídica.
f) Tarjeta profesional (cuando se trate de profesión cuyo ejercicio la exige).
g) Certificaciones o diplomas de estudios.
h) RUT actualizado, acorde con lo dispuesto en las Resoluciones 139 y 154 de 2012, emitidas por la Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales.
i) Certificación de afiliación al Sistema de Seguridad Social (salud, pensión y riesgos laborales), del mes en el cual se celebrara el contrato y parafiscales de los últimos seis (6) meses para persona jurídica.
j) Certificado antecedentes de la Procuraduría y Contraloría.
k) Copia de la libreta militar (hombres).
l) Certificado de antecedentes y requerimientos judiciales (página de la policía nacional)
m) Declaración de bienes y renta
n) Certificación expedida por una entidad financiera en la que conste que es titular de una cuenta corriente o de ahorros.
o) Dirección, ciudad, teléfono, e-mail de la empresa o persona natural
En los estudios previos se detallan los aspectos más relevantes del objeto a contratar y se publicarán junto con el contrato que se suscriba entre las partes.
Previo al inicio de la ejecución contractual, el contratista constituirá las garantías establecidas en el contrato y demás requisitos que allí se establezcan.
Una vez suscrito el contrato, el funcionario supervisor realizará el seguimiento sobre el avance del mismo, acorde con las fechas y condiciones establecidas entre las partes para el cumplimiento del objeto contractual.
La supervisión de la ejecución del contrato, estará en cabeza del funcionario del COPNIA que delegue el Director General en su calidad de ordenador del gasto, a quien se le notificará de forma escrita.
7 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No. | Nombre de la actividad | Descripción | Responsable | Registro |
1 | Verifica en el PAA | Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra incluido en el PAA | Profesional Requirente | |
2 | Generar requisición o requerimiento | Elaborar el requerimiento o requisición del proceso de contratación, adjuntando el proyecto de estudio previo que se prepara en conjunto con el área de contratación y que contendrá la información más relevante para el proceso, como: objeto, alcance, plazo, forma de pago, obligaciones, garantías, riesgos, condiciones y especificaciones técnicas del bien, obra o servicio, estudio xx xxxxxxx, estudio del sector, oferta y demanda, junto con todos los documentos soporte. Ver instructivo de Requisición o requerimiento. | Profesional de Gestión requirente y Profesional de Contratación del área de Contratación | Requisición Proyecto de estudio prevío |
No. | Nombre de la actividad | Descripción | Responsable | Registro |
3 | Validación en el PAA | Verificar que la necesidad del bien, obra o servicio se encuentra incluida y aprobada en el Plan Anual de Adquisiciones. | Profesional de Contratación del área de Contratación | |
4 | Complementar y ajustar estudios previos | De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, los estudios previos son la base para que los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance de la necesidad de la entidad y presentación de sus ofertas de servicios. Ajustar y actualizar los estudios previos y solicitar documentos o cotizaciones adicionales, que soporten el proceso de contratación y se registrará la actualización en el sistema ERP SEVEN. Como mínimo debe contener: | Profesional de Contratación del área de Contratación | Registro en el sistema ERP y Documentos Estudios Previos |
- Descripción y justificación de la necesidad a satisfacer. - Alcance de la necesidad a satisfacer. - La descripción del objeto a contratar incluyendo especificación e identificación del contrato a celebrar. - Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de contratación. - El análisis económico que soporte el valor estimado del contrato. - Identificación de los riesgos previsibles con su tipificación, estimación y asignación. - El análisis que sustenta la exigencia de garantías. - Determinar las condiciones y especificaciones técnicas de los servicios que se espera recibir. (Deben quedar plasmados, todos los requisitos de calidad, cantidad, productos esperados, características tecnológicas, experiencia en caso que se requiera, capacidad técnica y financiera, requisitos mínimos que deban cumplir los oferentes). - Definir las obligaciones del futuro contratista. - Plazo de entrega del bien, obra o servicio. - Forma de pago. - Condiciones mínimas para participar en el proceso de selección. | ||||
- Estudio del sector. Es el ámbito en el que se desarrolla la actividad económica, cuyos elementos tienen características comunes, guardan una unidad y se diferencian de otras agrupaciones. Debe cubrir tres áreas: a) el análisis xxx xxxxxxx del objeto a contratar; b) el estudio de la oferta y c) el análisis de la demanda. |
No. | Nombre de la actividad | Descripción | Responsable | Registro |
- Estudio xx Xxxxxxx. Es el análisis de los precios ofrecidos en el mercado, se hará un estudio de la oferta y de la demanda del objeto a contratar, el cual deber tener en cuenta los aspectos generales xxx xxxxxxx del bien, obra o servicio, más relevantes en el proceso de contratación y que muestren el comportamiento del sector en los últimos años. - Análisis de la oferta. Es la cantidad de bienes o servicios que un cierto número de oferentes están dispuestos a ofrecer en el mercado, se deben identificar los proveedores nacionales del bien, obra o servicio. - Análisis de la Demanda. Son las condiciones históricas en las cuales la entidad ha adquirido el bien, obra o servicio y la forma como lo han contratado otras entidades estatales. Nota: El alcance del estudio del sector debe ser proporcional al valor del proceso de contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y los riesgos identificados para el proceso. | ||||
5 | Generar certificado de inexistencia o insuficiencia de personal en la Planta | Para prestación de servicios de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, generar certificado de inexistencia o insuficiencia de personal en la Planta de la entidad. | Profesional de Gestión Humana / Subdirección Administrativa y Financiera | Certificado de inexistencia o insuficiencia de personal en la Planta de la entidad. |
6 | Elaborar acto administrativo de justificación | Se elabora el acto administrativo de justificación del uso de la modalidad de selección de contratación directa, señalando la causal que se invoca. Se genera el documento Acto administrativo de justificación (exclusivo) o constancia de idoneidad (Prestación servicios Apoyo Gestión). | Profesional de Contratación del área de Contratación | Acto administrativo de justificación o constancia de idoneidad. |
7 | Solicitar CDP | Solicitar al área de presupuesto la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal que ampare el proceso de contratación. | Profesional de Contratación del área de Contratación | |
8 | Expedición del CDP | Con base en el estudio previo el Profesional de Gestión de Presupuesto, efectúa el trámite correspondiente, expide y aprueba el CDP | Profesional de Gestión del área de Presupuesto | Certificado CDP |
No. | Nombre de la actividad | Descripción | Responsable | Registro |
9 | Registro de la información del proponente | Se registran servicios a contratar, las fechas del proceso, la información jurídica, técnica y financiera del futuro contratista. | Profesional de Contratación del área de Contratación | Registro en el sistema ERP |
7. ANEXOS
7. 1 Estudio previo y análisis de conveniencia
7.2 Acto administrativo de justificación o constancia de idoneidad
8. CONTROL DE CAMBIOS
No. | Fecha | Descripción del cambio o modificación |
1 | Junio 2009 | Primera emisión |
2 | Enero 2011 | Incorporación de las normas Decreto 2493 de 2009, el Decreto 3576 de 2009 y el Decreto 4266 de 2010, modificación de la descripción de la actividad y de los anexos del procedimiento. |
3 | Septiembre 2012 | Actualización de la normatividad según lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012 y actualización de la descripción de la actividad y anexos del procedimiento. |
4 | Julio de 2016 | Actualización del procedimiento derivada de la implementación del ERP SEVEN y el Decreto 1082 de 2015. Ajuste de los cargos de acuerdo a la estructura aprobada el 30 xx xxxxx de 2016. |
XXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX | XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXX | XXXXXXXXX XXXX VALENCIA XXXXXXXX |
Profesional de Gestión del área de Contratación (E) | Subdirectora de Planeación, Control y Seguimiento | Subdirector Administrativo y Financiero |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
Anexo 7.1
ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA
INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM-XX-201X
DÍA/MES/AÑO
Conforme a lo dispuesto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, se dará aplicación al procedimiento correspondiente a MÍNIMA CUANTÍA contenido en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, teniendo en cuenta el presente Estudio Previo.
1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:
El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería requiere… (Indicar cuál es la necesidad del área pretende satisfacer con la contratación, para qué se requiere adelantar el proceso de contratación)
Justificación técnica de la necesidad a contratar, la conveniencia e importancia de la contratación)
2. OBJETO
El contratista dentro del desarrollo del contrato realizará en términos generales: Descripción de las características o condiciones técnicas que el COPNIA requiere
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
El profesional que hace el requerimiento debe seleccionar el tipo de contrato se va a celebrar teniendo presente que los tipos de contratos pueden ser:
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: EL contrato que surja del presente proceso de selección corresponde a un contrato de arrendamiento en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Por tratarse del desarrollo de actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, según lo establecido en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
CONTRATO DE CONSULTORÍA. Acorde con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, “son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la
ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos”.
CONTRATO DE OBRA: El artículo 32 de la Ley 80 de 1993 lo define así: "Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago".
3. CANTIDADES Y DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE LOS EQUIPOS
Se debe realizar descripción técnica y la cantidad a solicitar (Se pueden utilizar cuadros)
4. CLASIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
En la página del SECOP, se encuentra el clasificador de bienes y servicios de donde se puede extraer la información requerida para cada proceso, ver el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxx-x-xxxxxxxxx
La clasificación varía dependiendo del bien o servicio que el área requiera, a continuación se deja un ejemplo.
Segmento | Familia | Clase | Producto |
5. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
1. Objeto | |
2. Plazo de ejecución | |
3. Vigencia del Contrato | |
4. Valor del contrato | |
5. Apropiación Presupuestal | |
6. Lugar de Ejecución | |
7. Requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución | |
8. Forma de pago | |
9. Interventor y/o Supervisor |
10. Obligaciones de contratista | |
11. Garantías | |
12. Cesión del contrato | |
13. Suspensión del contrato | |
14. Interpretación, modificación, terminación y liquidación unilaterales | |
15. Cláusula de indemnidad | |
16. Sanciones | |
17. Liquidación del contrato |
6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
Justificación legal para adelantar el proceso de contratación Justificación de la utilización de esta modalidad de contratación
7. VALOR ESTIMADO DEL PRESUPUESTO OFICIAL Y CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Para determinar el presupuesto del proceso se adelantó estudio xx xxxxxxx mediante la solicitud de cotizaciones a empresas que prestan este tipo de servicio y que cumplen con los requerimientos técnicos exigidos por el COPNIA, así:
Se debe relacionar las cotizaciones que se realizaron para el proceso, teniendo en cuenta: el nombre del posible proveedor, valor; y se debe promediar el valor de las cotizaciones recibidas.
7.1 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El presupuesto oficial está determinado por el promedio que resulta del valor total de los precios xxx xxxxxxx recibidos en las cotizaciones, acorde con lo anterior se establece como presupuesto oficial para el presente proceso de selección, la suma de (En letras y en números) Incluido IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número XX del (día) de (mes) de (año), expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA.
8. ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR
En los Procesos de Contratación de mínima cuantía el alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación.
El análisis del sector debe contener tres áreas:
Aspectos generales.
Estudio de la oferta.
Estudio de la demanda
8.1 Aspectos generales: Se debe revisar los aspectos generales xxx xxxxxxx del bien, obra o servicio que sean relevantes en el Proceso de Contratación. Por lo que se recomienda tener en cuenta aspectos que puedan tener un alcance loca, regional o nacional dependiendo del tipo de contrato:
Económico: dentro de este aspecto se debe analizar los productos incluidos dentro del sector; los agentes que componen el sector; gremios y asociaciones que participan en el sector; inversión y ventas; variables económicas que afectan el sector como inflación, variación del SMMLV y la tasa de cambio; cadena de producción y distribución;
Técnico: Las condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del Proceso de Contratación, incluyendo el estado de la innovación y desarrollo técnico que permite crear nuevos productos y oportunidades xx xxxxxxx y las nuevas tendencias como: cambios tecnológicos, amplitud de la oferta de características de los productos; especificaciones de calidad; condiciones especiales para la entrega (cadenas de frío, sistemas de vigilancia, etc.) y tiempos de entrega.
Regulatorio: se debe identificar la regulación aplicable al objeto del Proceso de Contratación, tanto la que influye en el mercado del bien, obra o servicio, como la que regula la actividad de los proveedores y compradores de manera particular, incluyendo regulaciones xx xxxxxxx, de precios, ambientales, tributarias y de cualquier otro tipo, así como las modificaciones recientes a tales regulaciones y el impacto en su aplicación. También debe estudiar si en el sector hay Normas Técnicas Colombianas, acuerdos o normas internacionales aplicables y autoridades regulatorias o de vigilancia.
8.2 Estudio de la oferta: se debe contestar, entre otras, las siguientes preguntas:
¿Quién vende? Se debe identificar los proveedores en el mercado del bien, obra o servicio, así como sus principales características como tamaño empresarial, ubicación, esquemas de producción y comportamiento financiero. Mientras menos proveedores hay, mayor es el poder de negociación de cada uno de ellos. Esto puede traducirse en precios más altos o condiciones menos favorables para la Entidad Estatal.
Para identificar los posibles proveedores es recomendable utilizar bases de datos e información del Sistema de Información y Reporte Empresarial –SIREM–; las bases de datos de las Cámaras de Comercio y de los gremios; Estas bases de datos permiten conocer la información financiera del sector y de algunos de sus miembros en particular, para que la Entidad Estatal pueda establecer los requisitos habilitantes y demás condiciones del Proceso de Contratación, teniendo en cuenta las condiciones generales del sector.
2. ¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios? La Entidad al determinar los partícipes en la producción, comercialización y distribución de los bienes puede mejorar la eficiencia y la economía de las adquisiciones, disminuyendo en algunos casos el número de intermediarios. La Entidad Estatal debe conocer el proceso de producción, distribución y entrega de los bienes, obras o servicios, los costos asociados a tales procesos, cuáles son las formas de distribución y entrega de bienes o suministro del servicio. Igualmente, la Entidad Estatal debe entender la dinámica xxx
xxxxxxx en lo que corresponde a la cadena de producción o distribución o suministro del bien, obra o servicio, así como identificar cuál y cómo es el proceso del bien, obra o servicio hasta llegar al usuario final, el papel que juegan los potenciales oferentes en esa cadena y el ciclo de vida del bien, obra o servicio. Por ejemplo, el proveedor que necesita la Entidad Estatal puede ser proveedor de materias primas, fabricante, importador, ensamblador, distribuidor mayorista, distribuidor minorista, intermediario, transportador, etc. El análisis debe incluir los precios, su comportamiento histórico y las perspectivas de cambios sobre estos.
8.3 Estudio de la demanda: se debe recopilar en el estudio de la demanda la información que le permita responder las siguientes preguntas: 1. ¿Cómo ha adquirido la Entidad Estatal en el pasado este bien, obra o servicio? La Entidad Estatal debe analizar el comportamiento de sus adquisiciones anteriores del bien, obra o servicio.
Con ocasión del proceso de selección que se requiere, se procedió a realizar un análisis de la demanda que se presenta sobre este tipo de servicios en otras entidades estatales del país, a través de la información que se puede extraer de los procesos contractuales publicados en el SECOP y que tienen relación directa con el objeto del proceso que nos ocupa.
De la búsqueda realizada se identificaron los procesos que se relacionan en la siguiente tabla.
AÑO | ENTIDAD | OBJETO | VALOR |
9. ANÁLISIS DE LA OFERTA
Con el fin de surtir el proceso de selección correspondiente, se observa que en el mercado existen proveedores que pueden brindar el servicio XXXXXX, con la posibilidad de ofertar los servicios requeridos dando cumplimiento a las normas contractuales vigentes.
Así mismo, se precisa que las empresas interesadas en participar en el presente proceso deben cumplir con las normas y principios ambientales, contenidos en la Constitución Política de Colombia y en las leyes que regulan la materia.
Para llevar a cabo el presente proceso se consultaron empresas que prestan éste tipo de servicios a través de consultas con otras entidades que han efectuado procesos similares, entre las cuales se tienen
EMPRESAS | |
XXXXXX | |
10. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
De conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, la Entidad tendrá en cuenta los siguientes criterios para la selección en el presente proceso de contratación:
La entidad verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes con el concepto de CUMPLE o NO CUMPLE, únicamente para el oferente que presente el precio más bajo, luego de la corrección aritmética (Evaluación Económica).
En caso que este proponente no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos en la Invitación de Mínima Cuantía, se verificará el cumplimiento de los requisitos de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado.
En todo caso, la oferta debe encontrarse dentro de las condiciones xxx xxxxxxx y satisfacer las necesidades de la Entidad. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso de selección.
10.1 EVALUACIÓN ECONÓMICA
Para efectos de establecer el valor de la oferta, el proponente debe diligenciar y firmar el cuadro de oferta económica que se establezca en la invitación, de conformidad con las exigencias y condiciones establecidas por el COPNIA.
El proponente debe calcular su propuesta teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos, tales como, gastos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos que considere necesarios para la fijación del valor de su propuesta económica.
10.2 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES
Los requisitos mínimos habilitantes a calificar y/o evaluar dentro del proceso de contratación, son los que establecen en la Invitación Pública y se dividen así:
REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES | EVALUACIÓN |
Verificación de requisitos de carácter jurídico | CUMPLE/NO CUMPLE |
Verificación de especificaciones técnicas | CUMPLE/NO CUMPLE |
La verificación de los requisitos de carácter jurídico y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, se realizará mediante el cotejo de los documentos presentados por el oferente para dar cumplimiento a los requisitos de la Invitación Pública y a las disposiciones legales vigentes.
Estos aspectos no otorgan puntaje, pero habilitan o no la oferta, y el concepto será de CUMPLE o NO CUMPLE.
El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones y requisitos habilitantes y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, de acuerdo con lo establecido en el literal c) del Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011.
11. ANÁLISIS DEL RIESGO
Conforme al artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015, que indica: “Evaluación del Riesgo”: La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente”, se procedió a realizar el respectivo análisis con base en la matriz de riesgos del “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación” (M-ICR-01) que se encuentra publicado en la página web Colombia Compra Eficiente. Así las cosas, para el presente proceso de selección de contratista hemos establecido la siguiente matriz:
MATRIZ DE RIESGOS
12. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO
La presente contratación NO se encuentra cobijada por acuerdo o tratado Internacional, suscrito por el Estado Colombiano.
13. RECOMENDACIÓN
Con el presente estudio se da cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, con relación al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, técnica y análisis de los riesgos que se pueden establecer para la presente contratación de Mínima Cuantía.
Atentamente,
Nombre completo y apellido Profesional de Gestión del área de XXXX | Nombre completo y apellido Profesional de Gestión de Contratación (E) |
Vo. Bo. Nombre completo y apellido Subdirector Administrativo y Financiero | |
Proyectó:
ANEXO 7.2
CONSTANCIA DE CONTRATACIÓN DIRECTA
DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN
Que el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA es una autoridad pública que conforme a las competencias otorgadas por la ley, se encarga de proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el inadecuado ejercicio profesional de ingenieros, profesionales afines y auxiliares, mediante la inscripción en el Registro Profesional y las actividades de inspección, control y vigilancia que ejerce dada su función de Tribunal de Ética Profesional.
Que para dar cumplimiento a la misión, visión y políticas institucionales, la Dirección General administra y coordina que las áreas de gestión, ejecuten de forma ágil y oportuna los programas y proyectos que promuevan el acatamiento a las estrategias formuladas en el Plan Estratégico (2016–2018), en procura del mejoramiento de la oportunidad, la cobertura y calidad en el servicio; así como fortalecer y articular el modelo de gestión en la prestación de los servicios misionales y lograr el reconocimiento del COPNIA, como ente público nacional encargado de la autorización, inspección, control y vigilancia del ejercicio de las profesiones encomendadas por mandato legal.
Que atendiendo lo anterior, y lo dispuesto en los artículos 53 y 54 de la Constitución Política de Colombia, es obligación del COPNIA capacitar a sus funcionarios en temas relacionados con las funciones del empleo, que les permita estar actualizados para el buen desempeño institucional.
Que el artículo 36 de la Ley 909 de 2004, establece que las entidades deben adelantar la formación y capacitación de los servidores públicos orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional de manera que se posibilite el desarrollo profesional y el mejoramiento en la prestación de sus servicios.
Que toda vez que la capacitación es un proceso inherente a la educación formal y no formal, encaminado a intensificar y a complementar la educación inicial, mediante la ampliación de conocimientos específicos, el desarrollo de habilidades y el mejoramiento continuo en la actitud de servicio; se considera importante profundizar en algunos aspectos de la formación de los funcionarios, en aras de contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales de la Entidad, contando con funcionarios cada día más competitivos.
Que el Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería en su calidad de Ordenador del Gasto, hace constar que la experiencia e idoneidad de la firma XXXXXXXXXX, ha sido demostrada en esta Entidad a través de diferentes contratos para la formación de personal en seminarios, capacitaciones, talleres y cursos de actualización en temas especializados, en los que han participado los funcionarios del COPNIA.
Que la firma XXXXXXXXX, es una firma especializada en la ejecución de programas de contenido académico que contribuyen a la formación profesional para el eficiente desempeño en las áreas jurídicas, financieras, administrativas, presupuestales, entre otras, en los sectores tanto público como privado. Dicha compañía está integrada por un equipo interdisciplinario de profesionales que combina calidad humana, conocimientos y experiencia, que garantiza su liderazgo en el diseño y realización de programas de formación y capacitación especializada.
Que a través de metodologías de aprendizaje prácticas, tanto presencial como a distancia, y apoyados en las nuevas tecnologías de la información, XXXXXXXXXXX, ha desarrollado congresos, seminarios, diplomados, talleres, jornadas, foros, encuentros, y capacitaciones estructuradas a la medida de los requerimientos de las empresas.
Que se hace especialmente relevante la contratación de esta firma, dada su experiencia en la ejecución de programas de formación laboral en áreas específicas de los sectores productivos, y de desarrollo de competencias laborales relacionadas con las áreas de desempeño, para la creación de conocimiento, habilidades y actitudes que conlleven al logro de resultados de calidad y al cumplimiento de las metas organizacionales.
Que dadas las funciones que tiene la Subdirección Administrativa y Financiera, relacionadas con el área Administrativa, de mantener vigente y responder por la aplicación de las políticas de gestión documental, la administración de los archivos de gestión y central del COPNIA, y garantizar la transferencia de los documentos con valor patrimonial al Archivo General de la Nación; y el área de Gestión Humana, en el desarrollo de programas de capacitación del personal; se requiere contratar la inscripción y participación de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
Que el objetivo principal de este seminario es dar a conocer las principales características y aplicaciones de los documentos archivísticos en la gestión documental para su adecuada elaboración y/o actualización, además de exponer los elementos jurídicos y tecnológicos que se encuentran vigentes para garantizar el cumplimiento de los lineamientos y mejorar los índices de efectividad, seguridad y eficiencia en las entidades del Estado.
Que acorde con lo anterior y dada la función que tiene el área de Contratación, para dar cumplimiento oportuno al Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, se considera necesario, conveniente y oportuno, atender el requerimiento efectuado por el área de XXXXXXXX mediante memorando XXXXXX, adelantando el respectivo proceso de contratación directa.
Que esta constancia se expide atendiendo lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, a los XXXXXX.
Atentamente,
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Director General – Ordenador del Gasto