HANKEDOKUMENDID

Narva Linnavalitsuse 17.02.2021

korralduse nr 117-k xxxx








HANKEDOKUMENDID



Xxxxx liik

Teenused

Xxxxx nimetus

Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus

Hankemenetluse liik

Väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus

Xxxxx viitenumber

………………………





























SISUKORD


HANKEDOKUMENDID


Xxxxx xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu teeb ettepaneku osaleda xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus” hankemenetluses ning esitada pakkumus vastavalt käesolevates hankedokumentides sisalduvatele tingimustele. Hange toimub kooskõlas kehtiva Riigihangete seadusega (edaspidi eRHR).


1.ÜLDOSA

1.1Hankija: Xxxxx xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427

Aadress: Peetri xx.0, 00000 Xxxxx, Xxx-Xxxx

Tel.00 00000, e-post xxxxxxxx@xxxxx.xx

1.2Xxxxx eest vastutav isik: Narva Linnavalitsuse Rahandusameti direktori asetäitja Xxxx Xxxxxxxxx, tel.00 00000, e-post xxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx või teda asendav teenistuja.

1.3Xxxxx nimetus: „ Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus“

1.4Hankelepingu liik: teenuse tellimine.

1.5Hankemenetluse liik: väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus.

1.6Hankedokumentides (edaspidi ka HD) kasutatakse järgmiseid termineid:

xxxxxxx – asutus, kes on xxxxx välja kuulutanud;

pakkuja – hankijale pakkumuse esitanud ettevõtja;

raamatupidamisprogramm – Xxxxx xxxxx raamatupidamisprogramm „Raamatupidamine“ (arendaja Datel Viru OÜ). Raamatupidamisprogramm on liidestatud elektroonilise keskkonnaga „OMNIVA arvekeskus“.

hankeleping (edaspidi ka leping) – hankemenetluse tulemusel hankija ja edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja vahel sõlmitud rahaliste huvidega seotud leping, mille esemeks on teenus;

xxxxxxx – asutus, kes on sõlminud lepingu edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga;

täitja – edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja, kellega on sõlmitud leping.

1.7Hankedokumentide koostamisel on hankija lähtunud riigihangete seadusest ja sellega seonduvatest õigusaktidest.

2.XXXXX kirjeldus

2.1Xxxxx esemeks on:

2.1.1 Xxxxx eesmärgiks on kompleksteenuse ostmine, mis koosneb ostuarvete käsitlemisest elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate e-arvete vastuvõtmine, sisestamine e-arvete halduskeskkonda, arvete menetlemine e-arvete halduskeskkonnas, lõplikult kinnitatud e-arvete eksport raamatupidamisprogrammi), müügiarvete käsitlemisest elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate e-arvete koostamine halduskeskkonnas, e-arvete import raamatupidamisprogrammist või failist, arvete edastamine klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud)), andmete sirvimisest, statistika aruandlusest, arhiveerimisest.

2.2Osutatava teenuse kirjeldus on esitatud hankedokumentide lisas 2.

2.3Hankelepingu eeldatav maksumus on 12 500 eurot xxxx käibemaksuta.

3.XXXXX TÄHTPÄEVAD

3.1Pakkumus tuleb esitada eRHR keskkonnas hiljemalt 05.03.2021.a xxxx 10.00.

3.2Teenuse osutamise periood: alates 01.04.2021 kuni 31.03.2024.

4.teabevahetus

4.1Kogu hankega seotud teabevahetus hankija ja pakkuja vahel, sealhulgas hankedokumentide kättesaadavaks tegemine ning pakkumuse, taotluse ja selgituste esitamine, pakkujate teavitamine hankija otsustest toimub elektrooniliselt eRHRi kaudu, mis eeldab seda, et pakkuja registreerib end nimetatud keskkonnas käesoleva xxxxx juurde. Xxxxxxx juhindub teabevahetusel RHS sätetest.

4.2Hankija teeb hankedokumentidega seotud selgitused või selgitamist võimaldavad dokumendid eRHRi kaudu kättesaadavaks kolme tööpäeva jooksul asjakohase selgitustaotluse saamisest arvates ning juhindudes RHS sätestatust.

4.3Hankija ei vastuta ega eRHR toimimise eest. Samuti ei vastuta hankija hanget puudutava teabe või pakkumust puudutavate küsimuste pakkujani tähtaegse jõudmise eest, mis on tingitud pakkuja poolsest eRHR registreerimise või enda elektronposti aadressi ebakorrektsest sisestamisest, mistõttu eRHR võimalikud teated ei jõu pakkujani. Hankija ei vastuta e-keskkonna kasutamisest või mittekasutamisest tekkinud kahju või saamatajäänud tulu eest.

5.PAKKUMUSE VORMISTAMINE JA ESITAMINE

5.1Pakkumus tuleb esitada e-riigihangete keskkonnas hiljemalt 05.03.2021.a xxxx 10.00. Esitatud failid ei tohi olla kaitstud kopeerimise, printimise või muu sarnase käsitlusfunktsiooni suhtes.

5.2Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud.

5.3Pakkumuse krüpteerimine ei ole vajalik, sest e-riigihangete keskkond tagab dokumentide konfidentsiaalsuse.

5.4Pakkumus tuleb vormistada eesti keeles. Võõrkeelsetele dokumentidele peab lisama vandetõlgi või notariaalselt kinnitatud eestikeelse tõlke.

5.5Pakkumus peab sisaldama järgmisi dokumente:

5.5.1volikiri (vajaduse korral, kui pakkumuse allkirjastab isik, kes ei ole juhatuse liige, HD vastaval xxxx vormil 1.1 või ühispakkujate korral xxxx vormil 1.2);

5.5.2taotlus (HD vastaval xxxx vormil 1.3);

5.5.3pakkuja kinnitused (HD vastaval xxxx vormil 1.4);

5.5.4pakkumuse maksumus koos hinnajaotustabeliga (HD vastaval xxxx vormil 1.5) kusjuures:

        1. pakkumuse maksumuses toodud hinnatabeli iga lahter peab olema täidetud;

        2. esitatud ühikuhinnad peavad sisaldama kõiki teenuse osutamiseks ja hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks tehtavaid kulutusi;

        3. ühikuhinnad on lõplikud ja kehtivad kogu lepinguperioodi jooksul;

        4. pakkumuse maksumuses on kogused arvestuslikud, teenuse eest tasutakse vastavalt tegelikule teenuse tarbimisele. Hankija ei ole kohustatud tellima teenust maksumuse hinnajaotustabelis esitatud koguses;

5.6Pakkumus peab olema jõus minimaalselt 90 päeva. Pakkumus on pakkujale siduv alates pakkumuste esitamise tähtpäevast vähemalt kuni hankedokumentides määratud pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõppemiseni.

5.7Hankedokumentide punktis 5.1 nimetatud tähtajast hiljem saabunud pakkumusi arvesse ei võeta.

5.8Osaliste või mitme pakkumuste esitamine ei ole lubatud.

5.9Alternatiivsete lahenduste esitamine ei ole lubatud.

5.10Pakkujal pole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega tingimusi, mis ei tulene hanketeatest ja hankedokumentidest.

5.11Xxxxxx xx rakendata keskkonnasäästlikke nõudeid.

5.12Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamisega ning esitamisega seotud kulud.

5.13Pakkuja võtab xxxx xxxxx pakkumuse hankijale õigeaegse esitamise kogu riski, xxxxx arvatud vääramatu jõu (force majeure) toime võimaluse.


6.PAKKUJATE KÕRVALDAMISE ALUSED, KVALIFITSEERIMISE tingimused

6.1Kõrvaldamise alused

6.1.1Hankija xx xxxxx hankelepingut ja kõrvaldab hankemenetlusest pakkuja, kellel esineb RHS § 95 lõikes 1 sätestatud hankemenetlusest kõrvaldamise alus. Pakkuja peab esitama kinnitused (HD vastaval xxxx vormil 1.4) nende asjaolude puudumise kohta.

6.1.2Hankija võib kõrvaldada hankemenetlusest pakkuja, kellel esineb mõni RHS § 95 lõikes 4 sätestatud hankemenetlusest kõrvaldamise alus. Pakkuja peab esitama kinnitused (HD vastaval xxxx vormil 1.4) nende asjaolude puudumise kohta.

6.2Majanduslik ja finantsseisund

6.2.1Pakkujal peavad olema hankelepingu täitmise tagamiseks vajalikud rahalised vahendid ning pakkujal peavad olema hankelepingu võimaliku rikkumisega tekkida võiva kahju hüvitamiseks vajalikud vahendid olemas või tal on võimalus xxxx xxxxx. Pakkuja peab esitama tingimuste täitmise kohta kinnituse (HD vastaval xxxx vormil 1.4).

6.3Hankija juhindub pakkuja hankemenetlusest kõrvaldamisel ja kvalifitseerimisel RHS sätetest.

7.PAKKUMUSTE VASTAVAKS TUNNISTAMINE, hindamine, edukaks tunnistamine või TAGASILÜKKAMINE

7.1Hankija kontrollib pakkumuste vastavust hankedokumentides esitatud tingimustele ja hindab vastavaks tunnistatud pakkumust.

7.2Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui need on kooskõlas kõikide hankedokumentides esitatud tingimustega.

7.3Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkumus xx xxxxx hankedokumentides esitatud tingimustele, kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust hankedokumentides esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, xxx xxxxxx ei esine sisulisi kõrvalekaldeid hankedokumentides nimetatud tingimustest.

7.4Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse pakkumuse tagasilükkamise kohta:

7.4.1kui vastavaks tunnistatud pakkumuste maksumuse ületab hankelepingu eeldatavat maksumust või;

7.4.2hanke korraldamiseks vajalikud tingimused on oluliselt muutunud ja muudavad xxxxx realiseerimise võimatuks või ebavajalikuks;

7.4.3on aset leidnud sündmus, mida saab pidada vääramatuks jõuks. Vääramatu jõud on asjaolu, mida hankija ei saa mõjutada xx xxxxx puhul ei saa mõistlikkuse põhimõttest lähtuvalt hankijalt eeldada, et ta hankemenetluse xxxx xxxxx asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks.

7.5Hankijal on õigus põhjendamatult maksumusega pakkumus tagasi lükata, kui hankija leiab pärast pakkujalt nõutud selgituse saamist ja tõendite hindamist, et pakkumuse maksumus on põhjendamatult madal, või kui pakkuja ei esita hankijale nõutud selgitust.

7.6Hankija juhindub vastavaks tunnistamisel, hindamisel, edukaks tunnistamisel või tagasilükkamisel RHS sätetest.

8.LEPINGU TINGIMUSED

8.1Edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga sõlmitakse hankeleping vastavuses hankedokumentides toodud tingimustel (HD vastaval xxxx vormil 3).

8.2Lepingu täitmise käigus tagavad tellija ja täitja oma tegevuse vastavuse kõigile Eesti Vabariigis kehtivatele õigusaktidele.

8.3Täitja kannab tellija ees täielikku vastutust teenuse osutamise kvaliteedi ja tähtaegse osutamise eest ka siis, kui kasutab lepingujärgse teenuse osutamisel alltöövõtjaid.

9.VAIDLUSTUSED

9.1Kõik kaebused (pretensioonid) esitatakse ja menetletakse RHS ettenähtud korras.

10.LISAD

Xxxx 1.1 Volikiri

Xxxx 1.2 Ühispakkujate volikiri

Xxxx 1.3 Pakkuja taotlus xxxxxx osalemiseks

Xxxx 1.4 Pakkuja kinnitused

Xxxx 1.5 Pakkumuse maksumus koos hinnajaotustabeliga

Xxxx 2 Tehniline kirjeldus ehk lähteülesanne

Xxxx 3 Xxxxx lepinguprojekt


Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus ”

Xxxx 1.1



Volikiri



Hankija nimi: Xxxxx xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427

Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus ”



Käesolevaga volitab ___________ (pakkuja nimi) ____________________ (volitaja nimi ja ametikoht, isikukood) isikus _________________ (volitatava nimi, ametikoht, isikukood) olema pakkuja ametlik esindaja ja allkirjastama ülal nimetatud xxxxx pakkumust. 




 

Volikiri on xxxx edasivolitamise õiguseta.

 

Volikiri kehtib kuni: ________________ 

 

Kuupäev: _________________ 

 

____________________ (volitaja allkiri/digiallkiri) 

 

____________________ (volitaja nimi ja ametikoht) 




Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus ”

Xxxx 1.2



Ühispakkujate volikiri



Hankija nimi: Xxxxx xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427

Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus”



Käesolevaga volitame ___________ (ühispakkujate nimed) ____________________ (volitajate nimed ja ametikohad) isikus _________________ (volitatava nimi, ametikoht, isikukood) olema käesoleva ühispakkumuse esitanud pakkujate ametlik esindaja hankemenetlusega ja hankelepingu sõlmimisega seotud toimingute tegemisel. 

 

Käesolevaga kinnitame, et vastutame ühispakkujatena hankelepingu täitmise eest solidaarselt. 
 
 


 

Volikiri on xxxx edasivolitamise õiguseta. 
 

Volikiri kehtib kuni: ________________ 
 

Kuupäev: _________________ 
 

____________________ (volitajate allkirjad/digiallkirjad) 
 

____________________ (volitajate nimed ja ametikohad) 






 Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus ”

Xxxx 1.3



Pakkuja taotlus xxxxxx osalemiseks




Hankija nimi: Xxxxx xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427

Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus”

Pakkuja andmed:

1) Pakkuja nimi / Ühispakkujate volitatud esindaja nimi


2) Registrikood


3) Aadress


4) Kontaktisik ja tema andmed


5) Telefon


6) E-posti aadress


8) Veebilehe aadress (kui on olemas)



  1. Xxxxx tutvunud hanketeate ja hankedokumentidega ning kinnitame, et võtame üle kõik hanketeates ja hankedokumentides esitatud tingimused.

  2. Kinnitame, et kõik käesolevale pakkumusvormile lisatud dokumendid moodustavad meie pakkumuse osa.

  3. Kinnitame, et vastame täielikult hankedokumentides esitatud kvalifitseerimistingimustele ning meil on kõik võimalused ja vahendid eelnimetatud xxxxx teostamiseks.

  4. Kinnitame, et tagame hanketeates, hankedokumentides ja nende lisades esitatud nõuetele vastava teenuse osutamise.

  5. Kinnitame, et meil on hankelepingu täitmiseks kõik vajalikud õigused intellektuaalse omandi kasutamiseks.

  6. Kinnitame, et meie poolt pakutaval e-arvete haldusteenusele on olemas kasutusjuhend (teenuse tehniline kirjeldus) .

  7. Käesolev pakkumus on jõus 90 kalendripäeva, alates pakkumuste esitamise tähtpäevast.





Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja

/digitaalselt allkirjastatud/


_________________________








 Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus ”

Xxxx 1.4




Pakkuja kinnitused




Hankija nimi: Xxxxx Xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427

Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus”


Pakkuja nimi, registrikood:

I Pakkuja kinnitus hankemenetlusest kõrvaldamise aluste puudumise kohta


  1. Kinnitame, et xxxx xx esine Riigihangete seaduse § 95 lg l p-des 1-5 sätestatud kõrvaldamise aluseid.

vajadusel märkused______________________________________________________

  1. Kinnitame, et xxxx xx esine Riigihangete seaduse § 95 lg 4 p-des 1-12 sätestatud kõrvaldamise aluseid.

vajadusel märkused________________________________________________________­­­­­­

II Kinnitus Pakkuja kvalifitseerimise kohta

Majanduslik ja finantsseisund

  1. Kinnitame, et meil on hankelepingu täitmise tagamiseks vajalikud rahalised vahendid ning meil on hankelepingu võimaliku rikkumisega tekkida võiva kahju hüvitamiseks vajalikud vahendid olemas või meil on võimalus xxxx xxxxx.

vajadusel märkused________________________________________________________­­­­­­




Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja

/digitaalselt allkirjastatud/



_________________________







Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus ”

Xxxx 1.5



Pakkumuse maksumus koos hinnajaotustabeliga


Hankija nimi: Xxxxx xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427

Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus ”

Pakkuja nimi, registrikood:

Hinnajaotustabel. Xxxxx teostamise pakkumuse maksumus on:

Teenuse alaliik

Ühik

Eeldatav kogus lepingu perioodil

Ühiku maksumus eurodes

Arvestuslik maksumus lepingu perioodil eurodes

Ostuarvetega seotud toimingud elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate tarnijate e-arvete vastuvõtmine, sisestamine e-arvete halduskeskkonda, arvete menetlemine e-arvete halduskeskkonnas, lõplikult kinnitatud e-arvete eksport raamatupidamisprogrammi, arvete sirvimine, statistika aruandlus, arhiveerimine).

tk

76 500



Müügiarvetega seotud toimingud elektroonilises keskkonnas (sh masintöödeldavate e-arvete koostamine e-arvete halduskeskkonnas, import raamatupidamisprogrammist või failist, arvete edastamine klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud), vajadusel arvete aktsepteerimine, arvete sirvimine, statistika aruandlus, arhiveerimine).

tk

10 800



Kokku

X

X

X


Märkused:

  • Maksumused on esitatud käibemaksuta

  • Hinnajaotustabelis toodud eeldatavad kogused on arvestuslikud, teenuse eest tasutakse vastavalt tegelikule teenuse tarbimisele. Hankija ei ole kohustatud tellima teenust maksumuse hinnajaotustabelis esitatud koguses.

  • Hinnas sisalduvad juhendmaterjalid eesti keeles

  • Hinnas sisaldub tehniline kasutajatugi

  • Esitatud ühikuhinnad peavad sisaldama kõiki teenuse osutamiseks ja hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks tehtavaid kulutusi

Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja

/digitaalselt allkirjastatud/

_________________________



Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus“

Xxxx 2


Tehniline kirjeldus ehk lähteülesanne


Hankija nimi: Xxxxx xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427

Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus“



Igale viitele allolevas tehnilises kirjelduses, mis vajab RHS § 88 kohaselt täiendamist märkega „või sellega samaväärne“, kohaldab hankija xxxxxxxx xxxxxx.



  1. Sissejuhatus

Käesoleva xxxxx eesmärgiks on osta e-arvete haldusteenus, mis hõlmab kõigi Narva Linnavalitsuse ametiasutuste ja hallatavate asutuste ostu- ja müügiarveid. Sisuliselt on tegemist kompleksteenusega, mis koosneb: ostuarvete käsitlemisest elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate tarnijate e-arvete vastuvõtmine, sisestamine e-arvete halduskeskkonda, arvete menetlemine e-arvete halduskeskkonnas, lõplikult kinnitatud e-arvete eksport raamatupidamisprogrammi), müügiarvete käsitlemisest elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate e-arvete koostamine e-arvete halduskeskkonnas, import raamatupidamisprogrammist, arvete edastamine klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud), vajadusel arvete aktsepteerimine), arvete sirvimisest, statistika aruandlusest, arhiveerimisest.

Xxxxx avaldamise seisuga Xxxxx xxxx teostab linna raamatupidamist detsentraliseeritult, kasutusel on raamatupidamisprogramm „Raamatupidamine“, raamatupidamisprogramm on liidestatud elektroonilise keskkonnaga „OMNIVA arvekeskus“. Xxxxx xxxxx ametiasutused pakuvad raamatupidamise teenust hallatavatele asutustele. Xxxxx xxxxx ametiasutuste struktuur on avaldatud linna kodulehel xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx,_xxxxxx,_xxxxxxxxx,_xxxxxxxxxxx//. Lisainformatsioon linna asutuste kohta on esitatud xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/.

Kasutaja peab sisenema e-arvete halduskeskkonda ID-kaardi, mobiil-ID või kasutajatunnuse ja parooli vahendusel. Teenuse osutamise perioodi jooksul võib registreeritud kasutajate arv muutuda. Teenus ei tohi seada piirangut kasutajate arvu edaspidisele suurenemisele.

Hankija eelduslikud mahud kalendrikuus on:

Ostuarved/kviitungid: umbes 2 125 tk

Väljasaadetavad müügiarved juriidilistele isikutele: umbes 300 xx

Xxxx mahud on eelduslikud ning nende suurenemine ega vähendamine ei too hankijale xxxxx ühiku hinnatõusu. Teenus ei tohi seada piirangut kasutajate arvu edaspidisele suurenemisele.

Teenuse eest tasutakse vastavalt tegelikule teenuse tarbimisele. Hankija ei ole kohustatud tellima teenust tehnilistes tingimustes esitatud koguses.








  1. Hankedokumentides kasutatavad terminid


Termin või lühend

Termini või lühendi sisu

Asutus

Ametiasutus, hallatav asutus

E-arve

Masintöödeladav arve, mis on väljastatud, edastatud ja saadud sellises struktueeritud elektroonilises formadis, mis võimaldab seda automaatselt ja elektrooniliselt töödelda (raamatupidamise seaduse alusel masindöödeldava algdokumendi vormingule xxxxxx)

Ostuarve

Tarnija poolt asutusele kaupade ja/või teenuste müügi eest esitatud arve

Müügiarve

Xxxxxxx poolt kliendile kaupade ja/või teenuste müügi eest esitatud xxxx xx teised dokumendid

e-arvete halduskeskkond (eAHK)

Veebipõhine tarkvaralahendus arvete haldamiseks, mis hõlmab järgmiseid arvetega teostatavaid tegevusi:

  • ostuarvete vastuvõtmine (e-arved), sisestamine e-arvete halduskeskkonda, menetlemine/kinnitamine, lõplikult kinnitatud e-arvete eksport raamatupidamisprogrammi, sirvimine, arhiveerimine, statistika aruandlus;

  • müügiarvete koostamine või importimine ja edastamine klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud); sirvimine, arhiveerimine, statistika aruandlus

Sisestamine

Arveandmete sisestamine e-AHKsse

Administraator

Vaikimisi hankija kontaktisik(ud) – teenistuja(d), xxxxx ülesandeks on asutuse seadistuste ja kasutajaõiguste haldamine, menetlusmallide koostamine. Vajadusel võib administraatorile määrata ka teiste kasutaja rollide õigusi. Samaaegselt võib esindada mitut asutust.

Müügiarvete sisestaja

Teenistuja, kellel on õigus müügiarveid sisestada/importida, saata klientidele ja arveid sirvida. Samaaegselt võib esindada mitut asutust.

Menetlusringi algataja

Xxxxxxxxxx, kellel on õigus uued arved menetlusse suunata ning vajadusel koostada menetlusmalleid. Menetlusringi algatajale võib määrata ka teiste kasutaja rollide õigusi. Samaaegselt võib esindada mitut asutust.

Kontrollija (menetleja)

Teenistuja, kellel on õigus arveid kontrollida ja kinnitada, et kuludokument kajastab majandustehingut õigesti (sisu, kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad lepingule või tellimiskirjale), tehing on seaduspärane. Kontrollija ei saa suunata arvet tasumisele, selleks on täiendavalt vajalik ka aktsepteerija kinnitus. Vajadusel saadab kontrollija arve teisele teenistujale. Samaaegselt võib esindada mitut asutust.

Aktsepteerija/kinnitaja (menetleja)

Eelarve vastutav täitja või muu volitatud isik, kes kinnitab kuludokumendi aktsepteerimisel, et kulutus on tehtud säästlikkuse printsiipidest ning on kooskõlas eelarvega, temale on antud õigus majandusinfo liigendamise tunnuste lisamiseks. Vajadusel aktsepteerija saadab arve teisele teenistujale. Samaaegselt võib esindada mitut asutust.

Menetlusringi lõpetaja

Teenistuja (nt raamatupidaja), kellele on antud õigus xxxxx olevate andmeväljade kontrollimiseks, konto ja dimensioonide lisamiseks, konteerimismallide defineerimiseks jne. Reeglina kõige viimane kinnitusringi osaleja. Samaaegselt võib esindada mitut asutust.

Audiitor

Kasutaja, kellel ei ole õigust andmeid muuta, kuid on õigus kõiki andmeid vaadata. Samaaegselt võib esindada mitut asutust.

Konteerimine

Raamatupidamiskannete kirjeldamine

Kontoplaan

Konto koos lisatunnustega/laienditega

Dimensioon

Lisatunnused informatsiooni liigendamiseks (eelarve klassifikaatorid, tehingupartneri koodid, projekti koodid, tegevusala koodid, allika koodid, üksuse koodid jne)

Kinnitusmall

Eeldefineeritud arvet kontrollivate/aktsepteeritavate isikute kogum.

Konteerimismall

Eeldefineeritud majandusinfo liigendamise tunnuste kogum.


  1. Funktsionaalsed nõuded ostuarvete vastuvõtmise, müügiarvete koostamise, arvete menetlemise teenusele

    1. Ostuarvete vastuvõtmine tarnijatelt

      1. Tarnijatelt saabuvad ostuarved e-xxxx xxxxx.

      2. Pakutav lahendus peab olema võimeline tarnijatelt vastu võtma masintöödeldavad e-arved ning edastama need eAHKisse koos inimloetava arve PDF pildiga. E-arvena hankijale saabuv arve peab olema eAHKisse edastatud hiljemalt e-arve saabumisele järgneval tööpäeval xxxx 08:00.

      3. Hankijal peab olema võimalus konkreetse arve menetlemisel lisada arvega seotud dokumente (akte, nimekirju, jne) xx xxxxx.

      4. Administraatoril, menetlusringi algatajal peab olema õigus xxxxx xxxxx ringi asutuste vahel.



    1. Ostuarvete kinnitamine koos majandusinfo liigendamise tunnuste lisamisega

      1. eAHKis suunatakse saabunud ostuarved menetlusringi algatajale. Menetlusringi algataja määrab arvele kinnitusringi, kasutades selleks võimalusel eeldefineeritud kinnitusmalle. Kinnitusmallide koostamine on administraatori või menetlusringi algataja ülesanne ja pädevus. Kinnitusmallid on asutusepõhised. Menetlusringi algatajale pakub eAHK määramiseks välja konkreetse asutuse kinnitusmallid. Kinnitusmalli võib lisada kuni 10 isikut (kontrollijad, aktsepteerijad jne). Vajadusel saab teise asutuse teenistuja määrata kinnitusringi osalejatena. Peab olema võimalik arvet eAHKsse ka käsitsi sisestada, sisestades kõikide vajalike väljade sisu menetlussüsteemi käsitsi.

      2. Kinnitusringis määratud osalejatel peab olema võimalus konkreetse arve menetlemisel lisada arvega seotud dokumente (akte, nimekirju, jne) xx xxxxx, täiendada arveid vajalike majandusinfo liigendamise tunnustega (dimensioonidega). Tüüpilised majandusinfo liigendamise tunnuste kogumid peab saama salvestada konteerimismallidena.

      3. eAHK kontrollib automaatselt arve numbri, tarnija xx xxxx kuupäevaga arve olemasolu süsteemis, ning selle korduse ilmnemisel määrab keskkond arvele staatuse „topeltarve“. Topeltarve kinnitamine pole võimalik.

      4. Kinnitusringis osaleja võib edastada enne omapoolse kinnituse andmist arve vahepealseks kinnitamiseks xxxx xxxxx määratud isikule.

      5. Kinnitusringis osaleja võib saata arve tagasi mõnele temale kinnitusringis eelnenud isikule, lisades seejuures tagasisaatmise kohta selgituse kommentaari väljal.

      6. Menetlusringi algataja ja administraator saavad arve kinnitusringis osalejaid muuta/määrata/eemaldada. Teised kinnitusringis osalejad saavad määrata uusi osalejaid ning muuta/eemaldada xxxx xxxxx määratud osalejaid.

      7. Kõik kasutajad peavad saama määrata endale eAHKis asendajaid, sisestades asendamise algus- ja lõppkuupäeva. Kui kasutaja on määranud endale asendaja, suunduvad määratud alguspäevast alates kõik kasutajale veel saabumata arved asendajale kuni lõppkuupäevani (k.a.). Administraatori rolliga kasutajad saavad asendajaid määrata/muuta/tühistada kõikidele kasutajatele.

      8. Kinnitusringis osalejale saabub e-kiri lingiga kinnitamise ootel olevatele arvetele. Kui kontrollija/aktsepteerija ei kinnita arvet ega xxxxx xxxx tagasi määratud aja jooksul, saadab eAHK talle automaatse meeldetuletuse e-kirja xxxx. Arve kinnitamiseks ettenähtud päevade arv on määratav süsteemi seadistustes.

      9. Kinnitusringis osaleja ( ei kohaldu administraatori suhtes) peab saama jälgida eAHKis ainult endaga seonduvaid ringluses olevaid arveid. Arve kinnitusringis osalejatel peab olema ülevaade kõigist arvega senini teostatud toimingutest ja nende teostajatest.

      10. Ostuarve ridasid peab olema võimalik summeerida kanderidadeks (näiteks, eraldi 20%, 9% ja 0% käibemaksumääraga arveread), valides summeerimiseks kõik read või osa neist. Ostuarve summat peab olema võimalik jagada. Arve ridasid ja ka arveridadest summeeritud kanderidasid peab olema võimalik jagada mitmeteks kanderidadeks protsendi või summa alusel.

      11. Xxx xxxx read muudetakse kanderidadeks, peab säilima matemaatiline kontroll – arve netosumma kokku peab võrduma erinevatele kontodele ja kontolaienditele jaotatud kanderidade summaga. Ridade taga olevate käibemaksumääradega läbi korrutatud ridade summad peavad võrduma arve lõppsummaga (erinevuse korral peab eAHK andma veateate ning xxxx xxx euroni peab automaatselt tekitama ümardamisrea).

      12. Konteerimiseks kasutatavad kontod ja dimensioonid sünkroniseeritakse raamatupidamisprogrammiga.

      13. Arve kinnitusringis osalejatel peab olema võimalus arvepõhiste kuluridade (sh jagamisel saadud ridade) ümberjaotamiseks ning majandusinfo liigendamise tunnuste lisamiseks ja kommentaarideks.

      14. Arvete kinnitamisel peab saama kasutada eeldefineeritud kulujaotusmalle, mis peavad võimaldama kulu jaotaval isikul salvestada kulujaotus ning järgmisel korral kasutada sarnaste arvete korral eelnevalt salvestatud malli.

      15. Menetlusringi lõpetaja teostab viimasena arve kontrolli ja kinnitusringi vastavust nõuetele. Seejärel aktsepteerib menetlusringi lõpetaja arve ekspordi (koos lisatud majandusinformatsiooniga: raamatupidamiskonto, dimensioonid, kommentaarid, kinnituse andmed jne) raamatupidamisprogrammi. Eksport võib toimuda kas koheselt või perioodilise protsessina.

      16. Arve raamatupidamise kandekuupäevad peavad olema käsitsi määratavad ja muudetavad.

      17. Kinnitusringis osalejad võivad arveid kinnitada ka xxxx majandusinfo liigendamise tunnuste lisamiseta.


    1. Müügiarvete sisestamine ja saatmine kliendile.

      1. Pakutav lahendus peab xxxxx xxxx keskkonnas ostuarvetega.

      2. Müügiarved saab importida failist (XML jm), raamatupidamisprogrammist ja vajadusel käsitsi sisestada eAHKi.

      3. Müügiarve käsitsi sisestamisel eAHKi Hankija teenistuja sisestab kogu seadusandluses nõutava info ning muu Hankija jaoks olulise info. Arvete infot sisestatakse reapõhiselt. Täidetakse automaatselt: arve saatmise kuupäev ja kellaaeg, arve sisestaja.

      4. Hankijal peab olema võimalus konkreetse arve sisestamisel lisada arvega seotud dokumente (akte, nimekirju, jne) xx xxxxx.

      5. Pakkuja peab tagama hiljemalt järgneva tööpäeva jooksul Xxxxxxx xxxxx sisestanud/importinud müügiarvete edastamise Hankija klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud). Koos e-arvega edastab Pakkuja ka PDF xxxxx xxxx.

      6. Pakkuja peab ise haldama e-arvete lähetuskanalite ja -aadresside infot.

      7. Pakkuja peab esitama Hankijale infot kõikide edastamata jäänud arvete kohta ning teavitama tekkinud tõrkest ühe tööpäeva jooksul alates vea ilmnemisest.

      8. Pakkuja peab tagama müügiarvete tähtaegse edastuse lähtudes Xxxxxxx xxxxx väljastatavast infost.

      9. Müügiarvet peab olema võimalik uuesti kliendile saata.

      10. Müügiarvetel olev info on konfidentsiaalne, Pakkuja peab tagama müügiarvetel info jõudmise ainult adressaadini.

    2. Arvete sirvimine

      1. Pakkuja peab tagama Hankijale eAHKis võimaluse arvete otsimiseks, arvete staatuse jälgimiseks, arvetel oleva info vaatamiseks (sh filtrite kasutamise võimalus).

      2. Arved peavad olema esitatud üldvaates vähemalt järgnevate tunnuste alusel: ostuarve või müügiarve, arve number, ostuarve esitaja / müügiarve klient, arve kuupäev, maksetähtpäev, xxxxx, xxxx staatus, hankija asutuste nimetused.

      3. Valitavad arvete staatused peavad olema (või samaväärsed) :

        1. uus – ostuarve on saabunud, müügiarve on sisestatud/imporditud eAHKisse;

        2. kinnitusringil – arve on saadetud kinnitamiseks kinnitusringile;

        3. kinnitatud – ostuarve on aktsepteeritud kinnitusringi kõigi liikmete poolt (on valmis ekspordiks raamatupidamisprogrammi);

        4. saadetud – müügiarve on saadetud kliendile valitud viisil;

        5. arhiveeritud – arve on arhiveeritud e-arvete halduskeskkonnas;

        6. tagasi lükatud – arve on ebakorrektselt vormistatud või selle maksmist ei ole kinnitanud üks või mitu kinnitusringi osapoolt;

        7. eksporditud – arve on eksporditud raamatupidamisprogrammi (ei ole võimalik enam muuta ega täiendada;

        8. topeltarve – spetsiifilise staatusega tagasilükatud arve.

      4. Lisaks ülaltoodud tunnustele peab xxxxx xxxx detailvaates võimalik süsteemis vaadata manuseid, lisatud kommentaare, majandusinfo liigendamise tunnuseid, kinnitusringi, arve kuluridade kinnitajaid, arvet pildina xx xxxx unikaalset tunnust.

    3. Aruandlus

      1. Arvete kohta peab olema võimalik kuvada loendit (peab olema määratav vahemikuna), xx xxxx hallatavatega asutustega (määratav süsteemi seadistustes konkreetsele administraatorile asutuste nimekirja.) Loendis kuvatavaid arveid peab olema võimalik loendist otse avada (nt arve numbril klikkides). Päringuid peab olema võimalik salvestada XLSX (XLS) formaadis. Arvete avamisel kuvatakse vähemalt järgmiseid andmeid:

        1. arve nr;

        2. arve saatja/saaja nimi;

        3. arve saatja/saaja registrikood;

        4. xxxx xxxxxxx;

        5. maksetähtpäev;

        6. ostuarve eAHKsse saabumise kuupäev;

        7. ostuarvel raamatupidamiskande kuupäev;

        8. arve brutosumma (st koos käibemaksuga);

        9. müügiarve importimise kuupäev;

        10. müügiarve saatmise kuupäev;

        11. müügiarve edastuskanal;

        12. viitenumber;

        13. ostuarvetel arve kinnitaja;

        14. arve staatus.

      2. Vajadusel lisaks loendile peab süsteem võimaldama koostada vähemalt järgmisi aruandeid:

        1. menetluses olevate arvete aruanne, mis kuvab loendina aktiivsed arved, viimase läbiviidud kinnitusringi toimingu koos selle teostaja ning kuupäevaga ja järgmise ootel oleva kinnitusringi toimingu koos selle teostajaga;

        2. ebaõnnestunult lähetatud arvete nimistu koos vea põhjusega (võimalusel);

        3. saajalt tagasilükatud müügiarvete nimistu koos tagasilükkamise põhjusega.

    4. Arhiivi üleviimine

      1. Iga xxxx xx sellega seotud toimingud tuleb arhiveerida ja tagada nende pikaajaline säilitamine ning tõendusväärtus:

        1. vastavalt raamatupidamise seadusele peavad raamatupidamise algdokumendid olema säilitatud seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati;

        2. Euroopa Liidu struktuurifondide rahadega valminud projektide algdokumendid peavad olema säilitatud vastavates õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul.

        3. Arvega koos peavad säilima kõik arvega seotud rekvisiidid ja arvetega seotus logid (arve andmed, arvete menetlusinfo, lisadokumendid, PDF-kujul olev versioon jne).

      1. Arhiveeritud arvete leidmiseks peab olema otsinguvõimalus. Otsingukriteeriumitena peab saama kasutada vähemalt: arve kuupäeva ja numbrit, arve saatja/saaja nimetust, hankija asutuste nimetused.

      1. Kõik arhiveeritud ostu- ja müügiarved koos seotud toimingutega kopeeritakse Xxxxx xxxxx serverile eelnevalt kokkulepitud kindlatel päevadel ja kellaaegadel (näiteks üks kord poolaastas) hankelepingu jooksul. Andmed kopeeritakse hankelepingu viimase kehtiva päeva seisuga Xxxxx xxxxx serverile mõistliku aja jooksul. Originaalarvest peab säilima PDF-kujul olev versioon Rahvusarhiivi juhises Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded nõutud tingimustel kogu säilitusaja ulatuses. Seda peab saama taasesitada koos elektroonilise kinnituse andmetega originaalarve xx xxxxx kinnitamise autentsust tõendava materjalina.

    1. Andmevahetus raamatupidamisprogrammiga

      1. Xxxxx xxxx teostab linna raamatupidamist detsentraliseeritult, kasutusel on raamatupidamisprogramm „Raamatupidamine“ (arendaja Datel Viru OÜ), raamatupidamisprogramm on liidestatud eAHK-ga „OMNIVA arvekeskus“.


    1. Nõuded kasutajate haldusele

      1. Kasutaja saab siseneda e-arvete halduskeskkonda ID-kaardi, mobiil-ID või kasutajatunnuse ja parooli vahendusel.

      2. eAHK kasutajad jaotuvad funktsionaalsete õiguste poolest: administraator, menetlusringi algataja, kontrollija, aktsepteerija, menetlusringi lõpetaja, müügiarvete sisestaja, audiitor.

      3. eAHK kaudu peab administraatoril olema võimalik kasutajatele kasutusõigusi anda, muuta, peatada ja lõpetada.

      4. Teenuse osutamise perioodi jooksul võib registreeritud kasutajate arv muutuda. Teenus ei tohi seada piirangut kasutajate arvu edaspidisele suurenemisele.

    2. Üld- ja mittefunktsionaalsed nõuded

      1. Tehniline kasutajatugi peab olema kättesaadav E-R 8.00-17.00 (v.a riigipühadel) xxxxxxxx xx e-posti xxxx. Esimese astme kasutajatoe tagab Hankija, Pakkuja peab tagama kasutajatoe Hankija menetlusringi algatajatele, menetlusringi lõpetajatele ja administraatoritele.

      2. Xxxxxx peab olema kättesaadav ning jõudlusnõuded tagatud vähemalt 150 samaaegsele kasutajale.

      3. E-postiga saadetav xxxx menetlemist vajavate arvetest peab jõudma eAHK-st kinnitusringi osalejatele 5 minuti jooksul.

      4. Teenuse osutamiseks kasutatava infosüsteemi turvaklass peab olema vähemalt K2T2S1 vastavalt infosüsteemide turvameetmete süsteemi määrusele (Vabariigi Valitsuse 20.detsembri 2007 määrus nr 252), juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, õigustatud isikule andmete kättesaadavuse takistamise ning volitamata töötlemise eest.

      5. Teenuse pakkuja peab rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid töödeldavate isikuandmete kaitseks.

      6. Süsteem peab olema kasutatav tööpäeviti 08.00-18.00. Soovitav on lahendus, mis võimaldab kasutada süsteemi kogu aeg (24/7).

      7. eAHK-i vigadele reageerimise kiirus ei tohi ületada kahte tundi (tööpäeviti 08.00-17.00) ja vigade likvideerimine peab toimuma sellise aja jooksul, et oleks tagatud punktis 3.9.6 süsteemi käideldavuse nõuded.

      8. Katkestuseks ei loeta plaaniliseks hoolduseks kuuluvat aega, mis peab toimuma väljaspool Hankija tööaega. Plaanilised katkestused toimuvad väljaspool Hankija tööaega (e. tööpäeviti 8:00-18:00). Plaanilistest katkestustest teavitatakse ette.

      9. Teenuse osutamisega seotud uuenduste, tõrgete ja katkestuste kohta tuleb teavitada administraatorit e-posti xxxx.

      10. eAHK-i kasutamiseks vajalik abiinfo (juhendid, abitekstid) peab olema kättesaadav.

      11. Kasutajaliides peab olema eestikeelne, lihtsalt ja loogiliselt üles ehitatud.

      12. Arvetel peab olema standartne formaat väljatrükkide teostamiseks. eAHKs peab olema võimaldatud ostuarvete ja müügiarvete menetlustoimingute väljatrükk ning salvestamine PDF või XLSX ( XLS ) formaadis.

      13. Teenus hangitakse koos pakkujapoolse süsteemi majutuse ning haldusega.

      14. Pakkuja peab andmete töötlemisel lähtuma “Isikuandmete kaitse seadusest”.

      15. Teenuse osutaja peab tagama pideva süsteemi monitooringu. Pakkuja teostab süsteemi andmete varundamist, kusjuures süsteemi andmetest tehakse varukoopiaid. Pakkuja vastutab varukoopiate hoidmise ja taasesitamise eest.

      16. Majutusteenus sisaldab kõikide seadmete füüsilist säilivust ja puutumatust, seadmete tööks vajalikke klimaatilisi tingimusi, seadmete pidevat elektritoitega varustamist, pidevat andmeside ühendust internetiga, süsteemi seadmete hooldust ja süsteemse tarkvara hooldust.

      17. Majutusteenuse alla kuuluvad süsteemi toimimiskeskkonna (serveri riist- ja tarkvara, andmebaasimootor jm) tagamine ja hooldamine ning tööd rakendustarkvara häireteta funktsioneerimise tagamiseks ja töökorras hoidmiseks.








Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus“

Xxxx 3


Xxxxx lepinguprojekt



  1. HANKELEPINGU POOLED

Käesolev Hankeleping on sõlmitud järgmiste Hankelepingu Poolte vahel:

1.1. TELLIJA

1.1.1. TELLIJA ANDMED

Nimi


Registrikood


Postiaadress


Posti indeks,

Linn/Asula,

Riik


Juriidiline aadress


Postiindeks,

Linn/Xxxxx,

Riik


Telefon


E-post


1.1.2. TELLIJA ESINDAJA

Nimi


Telefon


Ametinimetus


E-post


1.1.3 TELLIJA KONTAKTISIK

Nimi


Telefon


Ametinimetus


E-post



1.2. TÄITJA

1.2.1. TÄITJA ANDMED

Nimi


Registrikood


Postiaadress ja juriidiline


Postiidenks,

Linn, Riik


Telefon


E-post


1.2.2. TÄITJA ESINDAJA

Nimi


Telefon


Ametinimetus


E-post


1.2.3. KLIENDIHALDUR

Nimi


Telefon


Ametinimetus


E-post



2. ÜLDSÄTTED

2.1. Hankeleping sõlmimise aluseks on Tellija poolt korraldatud e-riigihangete keskkonnas hange „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus ” (xxxxx viitenumber……….).

2.2. Hankelepingu esemeks on Täitja poolt Teenuse osutamine, osutatava Teenuse ulatus, kohustuste/ülesannete detailsem kirjeldus on sätestatud xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus” (xxxxx viitenumber ………) hankedokumentides, mis on Hankelepingu lahutamatu xxxx. Lisaks Hankelepingus xx xxxxx lisades sätestatud kohustustele kuulub xxxx täiendava Tasu maksmiseta Tarnija kohustuste xxxxx xx selliste Teenuse osutamiseks vajalike ülesannete, tööde ja teenuste osutamine, mis ei ole Hankelepingu dokumentides otseselt toodud, kuid mis oleks eespool nimetatud lihthanke eesmärgi saavutamiseks vajalik. Vajaduse korral täpsustatakse need tegevused Poolte vahel läbirääkimiste korras.

2.3. Hankelepingu dokumendid koosnevad käesolevast Hankelepingust ja Hankelepingu lisadest ning Hankelepingu võimalikest muudatustest, kui sellistes lepitakse kokku pärast Hankelepingu allakirjutamist.

3. ÕIGUSED JA KOHUSTUSED

3.1. Tellijal on õigus:

• esitada Täitjale pretensioone, kui Teenuses esineb puudusi ning nõuda nende likvideerimist;

• rakendada leppetrahv kirjalikult esitatud Täitjale pretensiooni alusel ulatuses 5% eelmise kuu Teenuse kuutasust;

• nõuda xx xxxxx Täitjalt suulisi ja kirjalikke seletusi/informatsiooni teenuse osutamise käigu xxxxx xx Xxxxxxx eesmärgi täitmisega seonduvalt;

• anda Täitjale vajadusel teenuse osutamiseks omapoolseid juhiseid.

3.2. Tellija on kohustatud:

• hoiduma mistahes tegevusest või tegevusetusest, mis takistab või muudab võimatuks Hankelepingu dokumentides sätestatud Täitja kohustuste nõuetekohase täitmise;

• maksma Täitjale Tasu Hankelepingus xx xxxxx dokumentides sätestatud tingimustel xx xxxxxx;

• tegema Täitjaga aktiivset koostööd Hankelepingu eesmärgi elluviimisel;

• andma Täitjale Tellijal olemasoleva teabe põhjal selgitusi ja lisainformatsiooni, mis on Täitjale vajalik Teenuse osutamiseks, v.a teave ja/või dokumentatsioon, mis on Täitjale juba üle antud hankedokumentatsiooni koosseisus või mille korraldamine ja hankimine on Täitja ülesanne;

• teavitama viivitamatult Täitjat asjaoludest, mis mõjutavad või võivad mõjutada Teenuse osutamist Täitja poolt;

• hoidma konfidentsiaalsena Hankelepingu alusel saadud teavet. Konfidentsiaalseks loetakse sellist teavet, mis Hankelepingu Pooltele ei oleks teatavaks saanud Hankelepingut sõlmimata ja täitmata. Konfidentsiaalset teavet on õigus avalikustada ainult õigusaktides sätestatud juhtudel.

3.3. Täitjal on õigus:

• nõuda Tellijalt Hankelepingus sätestatud Tellija kohustuste täitmist s.h Tasu maksmist Hankelepingus ja hankedokumentides sätestatud tingimustel xx xxxxxx;

• saada Tellijalt Teenuse osutamiseks vajalikke juhiseid ja teavet;

• kõrvale xxxxxxx Xxxxxxx poolt antud juhistest, kui see on vastavalt asjaoludele põhjendatud, vajalik ja mõistlik ning Täitja on juhisest kõrvalekaldumisest Tellijalt viivitamatult teavitanud;

• nõuda xx xxxxx Tellijalt dokumentatsiooni ja andmeid, mis on Täitjale vajalikud Teenuse osutamiseks, v.a juhul, xxx xxxxxxx dokumentatsiooni/andmete korraldamine on Täitja ülesanne, või xxx xxxxxxx teave ja/või dokumentatsioon on Täitjale juba üle antud hankedokumentatsiooni koosseisus;

• nõuda kõikide Tellijapoolsete ja Xxxxxxxxx sõltuvate takistuste kõrvaldamist Teenuse osutamisel;

• anda üle Hankelepingust tulenevad kohustused kolmandale isikule üksnes Tellija eelneval kirjalikul nõusolekul. Eeltoodu kehtib ka siis, kui Hankelepingu või selles kokku lepitud õiguste ning kohustuste kolmandale isikule üleandmine toimub Täitja poolt ettevõtte üleandmise tulemusena.

3.4. Täitja on kohustatud:

• osutama Teenust vastavuses kehtivate normide ning täitja majandus- ja kutsetegevuses tunnustatud parimate xxxxxx xx praktika ning seda liiki Teenusele tavaliselt omase kvaliteediga, lähtudes Teenuse olemusest ja eesmärgist ning arvestades Xxxxxxx poolt Teenuse suhtes seatud olulisi eeldusi;

• hoiduma Tellija eelneva kirjaliku nõusolekuta Teenuse osutamiseks erinevalt Hankelepingu dokumentides sätestatust ja muudest Teenuse või sellega seotud lisatöödest;

• hoiduma mistahes tegevusest või tegevusetusest, mis takistab või muudab võimatuks Teenuse nõuetekohase osutamise või vähendab selle kvaliteeti;

• vastama mõistliku aja jooksul Teenuse osutamisega seotud järelepärimistele ja Xxxxxxx soovil esitama Tellijale vastused ja/või selgitused kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis;

• teavitama viivitamatult Tellijale Teenuse osutamisel tekkinud takistustest ning asjaoludest, mis mõjutavad või võivad mõjutada või takistada oluliselt kokkulepitud Teenuse täitmist või ajendada osutatava Teenuse tingimusi muutma;

• Hankelepingu xx xxxxx lisade tingimustele mittevastavuse korral kõrvaldama Tellija nõudmisel puudused Teenuses viivitamatult, hiljemalt Xxxxxxx poolt näidatud tähtajaks;

• hoidma konfidentsiaalsena Hankelepingu alusel saadud teavet. Konfidentsiaalseks loetakse sellist teavet, mis Hankelepingu Pooltele ei oleks teatavaks saanud lepingut sõlmimata ja täitmata. Konfidentsiaalset teavet on õigus avalikustada ainult õigusaktides sätestatud juhtudel;

• arvestama Teenuse osutamisel asjaoluga, et Tellija tegevuses võib toimuda teistest seadustest tulenevaid muutusi, mis võivad tingida teatud muutusi Täitja poolt vajalike Teenuse osutamisel xx xxxx ei ole võimalik Hankelepingu sõlmimisel objektiivsetel asjaoludel ette näha. Juhul kui Hankelepingu perioodi jooksul toimub selliseid muutusi, mis mõjutavad oluliselt Teenuse osutamist, peavad Xxxxxx sellekohaseid läbirääkimisi ja Täitja esitab kirjaliku põhjendatud ettepaneku tingimuste muutmiseks, mis Poolte kokkuleppel vormistatakse taasesitatavas vormis Hankelepingu lisana.

4. TASU

4.1. Tasumise aluseks on Täitja xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus” (xxxxx viitenumber …….) pakkumuse Teenuse alaliiki ühikumaksumused, mis on ära toodud Hankelepingu Lisas 2. Hankelepingu kehtivuse jooksul ei saa Täitja muuta Teenuse alaliiki ühiku xxxxx.

4.2. Teenuse eest tasumine toimub igakuiselt arve alusel vastavalt eelmisel kuul tegelikult osutatud Teenuse xxxxxx xx arvestades Hankelepingu Lisas 2 esitatud ühikumaksumused 14 päeva jooksul arve esitamisest arvates.

4.3. Kui Xxxxxxx ei tasu Täitja esitatud arvet õigeks ajaks, on Täitjal õigus nõuda viivist 0,05 % võlgnevusest iga tasumisega viivitatud päeva eest kuni kohustuste täitmiseni.

5. JÕUSTUMINE JA KEHTIVUS

5.1. Hankeleping jõustub alates selle allkirjastamisest mõlema Hankelepingu Xxxxx xxxxx xx kehtib kuni 31.03.2024.

5.2. Arhiveerimise osas juhindutakse hankedokumentides sätestatust ja andmete säilimist reguleeritavatest õigusaktidest. Täitja kannab Tellija sellekohasel nõudmisel kõik tõendatud kahjud, mis võivad Tellijale tekkida seoses andmete kaotsiminekuga säilitustähtaja jooksul. Arhiivis säilitatud andmed kopeeritakse Hankelepingu viimase kehtiva päeva seisuga Xxxxx xxxxx serverile hiljemalt järgneva kahe tööpäeva jooksul. Originaalarvest peab säilima PDF-kujul olev versioon Rahvusarhiivi juhises Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded nõutud tingimustel kogu säilitusaja ulatuses. Seda peab saama taasesitada koos elektroonilise kinnituse andmetega originaalarve xx xxxxx kinnitamise autentsust tõendava materjalina. Arhiveerimisel ilmnevate vajalike toimingute realiseerimist/teostamist korraldatakse Poolte omavahelises koostöös.

5.3. Pooltel on õigus Hankelepingu muutmises kokku leppida üksnes juhul, kui muutmise tingivad objektiivsed asjaolud, mida ei olnud võimalik Hankelepingu sõlmimise ajal ette näha (seadustest tulenevad muudatused jne), mis mõjutavad oluliselt Teenuse osutamist ja Hankelepingu muutmata jätmise korral satuks täielikult või olulises osas ohtu Teenuse osutamine. Kõik Hankelepingu muudatused vormistatakse kirjalikult Hankelepingu lisana ning peavad jõustumiseks olema (digi)allkirjastatud mõlema Xxxxx poolt.

5.4. Xxxxxx on õigus Hankeleping enne selle täitmist üles öelda, kui teine Pool ei täida oma Hankelepingust tulenevaid kohustusi vaatamata korduvatele kirjalikele nõudmistele, teavitades sellest ette vähemalt 3 kuud.

6. VAIDLUSTE LAHENDAMINE

6.1. Kõik Hankelepingu täitmisest, muutmisest, lõpetamisest või vastutuse kohaldamisest tulenevad vaidlusküsimused lahendatakse läbirääkimise xxxx.

6.2. Kui läbirääkimistega kokkulepet ei saavutata, lahendatakse vaidlus Eesti Vabariigi õigusaktidega sätestatud korras Tellija asukohajärgses kohtus.

7. HANKELEPINGU LISAD

7.1. Xxxx0 - xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus” (xxxxx viitenumber …….) hankedokumendid;

7.2. Xxxx 2 - xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete haldusteenus” (xxxxx viitenumber ……) Täitja poolt esitatud pakkumus koos pakkumuse maksumusega (hinnajaotustabel);

7.3. Käesoleva Hankelepingu punktides 7.1 ja 7.2 nimetatud lisad on Pooltel olemas xx xxxx ei allkirjastata uuesti, lähtutakse riigihangete registris olevatest dokumentide kehtivatest versioonidest ja teabevahetuse käigus esitatud infost.





/allkirjastatud digitaalselt/ / allkirjastatud digitaalselt/

Tellija Täitja



3


Document Metadata

Filed: March 14th, 2023