Contract

Xxxx 6 KEHTESTATUD

direktori 17.09.2021. a käskkirjaga nr 1-2/21/18

Xxxx töölepingu nr… juurde

Ametijuhend

Ametikoht	Juhiabi
Nimi
Vahetu juht	Direktor
Alluvad	Puuduvad
Xxxx asendab	Direktori määramisel
Kes asendab	Direktori määramisel

I Üldsätted

Juhiabi ametikoha eesmärk on tagada tõhusa dokumendihalduse ja infovahetuse kaudu kooli arengueesmärkide saavutamine. Oma töös juhindub juhiabi:

● kehtivatest Eesti Vabariigi seadustest;

● haridus- ja teadusministri määrustest ja muudest õigusaktidest ning kooli direktori või teda asendava isiku käskkirjadest;

● riigigümnaasiumide kvaliteedikokkuleppest;

● kooli direktori suulistest ja kirjalikest korraldustest ning juhistest;

● kooli põhimäärusest;

● kooli õppekavast;

● kooli arengukavast;

● töökorralduse reeglitest;

● käesolevast ametijuhendist;

● oma töölepingust;

● kooli õppenõukogu otsustest;

● õpilase, vanema ja kooli vajadustest.

II Tööülesanded

● Põhiülesanded:

○ haldab kooli dokumentatsiooni elektroonilises dokumendihaldussüsteemis;

○ dokumendihalduse korraldamine kooskõlas õigusaktidega;

○ koostab, muudab ja täiendab dokumendi- ja teabehaldust reguleerivaid normdokumente vastavalt ettepanekutele ja vajadusele;

○ xxxxx xxx vastutusalasse kuuluva infovahetuse täpsuse ja korrektsuse;

○ tagab töö käigus koostatud ja esitatud andmete õigsuse ja seadusele vastavuse;

○ registreerib ja edastab kooli saabuva kirjavahetuse, jälgib tähtaegade täitmist;

○ vormistab, registreerib ja edastab väljasaadetava kirjavahetuse, jälgib tähtaegade täitmist;

○ koostab ja vormistab dokumendid (käskkirjad, lepingud, protokollid, aktid jne) ning registreerib need dokumendihaldusprogrammis, vajadusel edastab erinevatele osapooltele;

vastab kooli üldtelefoni kõnedele ja jälgib kooli üldmeiliaadressile saabuvaid kirju ning edastab info töötajatele;

○ peab arvestust õpilaste liikumise kohta, võtab vastu ja väljastab õpilaste vastuvõtmisel ja lahkumisel dokumente;

○ peab ja täiendab kooli õpetajate ja õpilaste Eesti Hariduse Infosüsteemi andmebaasi:

■ kanded õpilaste liikumise kohta, õppurite andmete kinnitamine;

■ kanded õpetajatega töölepingu sõlmimisel ja lõppemisel, kvalifikatsioonide ja täienduskoolituste lisamine, koormuse muutmine, andmete kinnitamine;

○ haldab elektroonilist õpilaspiletite süsteemi;

○ vormistab töötajad tööle, valmistab ette töölepingud, töövõtu- ja käsunduslepingud, teeb nende muutmise ja lõpetamisega seotud toimingud kooskõlas kehtivate seadustega;

○ kooskõlas direktori korraldustega peab infovahetust koolipidaja poolt määratud Riigi Tugiteenuste Keskuse personali- ja palgaarvestajaga, vahendab nõutud andmeid ja dokumente (isikuankeedid, lepingud, käskkirjad, tööajatabelid jms);

○ xxxxxx asutuses Riigitöötaja iseteenindusportaali isikuandmete, puhkuste ja puudumiste, lähetuste, koolituste ja majanduskulude mooduleid. Juhendab töötajaid portaali kasutamisel.

○ lisab arvetekeskusesse saabunud arvetele vajalikud andmed ja edastab arved kooli direktorile kinnitamiseks;

○ tagab ametialase dokumentatsiooni säilimise;

○ süstematiseerib ja hoiab korras kooli arhiivi;

○ nõustab kooli töötajaid asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes;

○ täidab külaliste vastuvõtuga seonduvaid ülesandeid;

○ peab arvestust kooli töötajate tervisekontrolli läbimise kohta;

○ peab arvestust kooli töötajate tähtpäevade xxx xx korraldab sellega seotud asjaajamist;

○ kujundab töötajate, õpilaste, kooli koostööpartnerite ning muude füüsiliste ja juriidiliste isikutega suhtlemisel kooli kuvandit, vahendades vajalikku infot.

● Kooskõlastamine ja muud ülesanded:

○ esitab oma haldusalasse kuuluvad nõutavad aruanded;

○ kooskõlastab direktoriga osalemise koolitustel (sh kogemuskoolitustel), konverentsidel xx xxxxx, samuti tööalased esinemised;

○ töö ajal kooli ruumidest lahkumisel teavitab direktorit;

○ kasutab ametitelefoni sihtotstarbeliselt;

○ täidab tule- ja tööohutuse eeskirju;

○ täidab direktori määratud ühekordseid lisaülesandeid.

III Õigused

● Saada ülesannete täitmiseks andmeid, dokumente ja teavet kooli töötajatelt.

● Pöörduda nõu saamiseks direktori xxxxx.

● Teha direktorile soovitusi ja ettepanekuid oma pädevusse kuuluva valdkonna töö paremaks korraldamiseks ja probleemide lahendamiseks.

● Saada tunnustust vastavalt tunnustussüsteemile.

● Xxxxx xxxxx vajalikud töövahendid ja tehnika ning sobivad töötingimused.

● Kasutada töövälisel ajal kooli ruume eelneval kokkuleppel direktori ja haldusspetsialistiga.

● Saada vajaduse korral täienduskoolitust (vastavalt kooli võimalustele).

IV Vastutus

Juhiabi vastutab käesoleva ametijuhendiga temale pandud töökohustuste täitmise eest.

V Ametijuhendi muutmine

Ametijuhend vaadatakse üle xx xxxx muudetakse vastavalt vajadusele. Ametijuhend kuulub lahutamatu osana töötaja töölepingu juurde ja on allkirjastatud digitaalselt. Ametijuhend edastatakse töötajale koos töölepinguga kontaktandmetes märgitud e-posti aadressile.

Kinnitan, et xxxx tutvunud juhiabi ametijuhendiga ning kohustun töökohustuste täitmisel järgima sellega ettenähtud tingimusi ja nõudeid.

Töötaja		Tööandja
Kuupäev		Kuupäev