Hankintojen valmistelu. Hankinnan tarkoituksenmukaisuus ja kokonaistaloudellinen edullisuus edellyttävät, että hankinnan valmistelussa noudatetaan suunnitelmallisuutta, taloudellisuutta ja että kestävän kehityksen periaatteita otetaan huomioon. Valmistelussa käytetään avointa valmistelutapaa. Se tarkoittaa, että prosessissa noudatetaan mm. kunnan hallintosäännön, hallintolain sekä hankintalain 138 § säännöksiä. Näin tarjoajilta vaaditut kriteerit ovat yhtenäisiä ja läpinäkyviä. Markkinavuoropuhelu on myös osa hankinnan suunnitteluvaihetta, jolla saadaan lisätietoa markkinoilta saatavissa olevista tuotteista ja palveluista ja toisaalta myös markkinoida tulossa olevaa hankintaa. Markkinavuoropuhelu on myös hyvä keino, kun halutaan kehittää hankintaprosessia ja varmistaa hankinnan toteutumista halutulla tavalla ja syventää tilaajan ja toimittajan välistä yhteistyötä. Kun kyseessä on hankinta, joka on kunnalle uusi, harvoin suoritettava ja johon liittyy kehittämisintressiä, markkinavuoropuhelu on pakollinen. Inkoo haluaa olla yrittäjäystävällinen kunta. Suurempien investointien tai tavarahankintojen lähtökohtana on oltava hankinnan jakaminen tarkoituksenmukaisiin kokonaisuuksiin kiinnostuksen lisäämiseksi hankintakokonaisuutta kohtaan. Toimielinten tulee käydä hyvissä ajoin ennen suurempia hankintoja keskustelut hankinnan tavoitteista, kriteereistä ja hankinnan jakamisesta osiin siten, että hankintakokonaisuudet muodostuvat markkinan kannalta tarkoituksenmukaisiksi. Xxxxxxxx on verkkosivustollaan hankintakalenteri, johon jokainen vastuuyksikkö ilmoittaa hankinnoistaan.
Hankintojen valmistelu. Sopimussuhteita saavutetaan onnistuneilla hankinnoilla. Tavoitteena on saada aikaan sopimussuhde, jonka lopputuloksena saadaan tarkoituksenmukainen ja toimiva palvelu tai tuote parhain mahdollisin ehdoin käyttöön. On tärkeää huomi- oida toimintoja ohjaavat strategiat sekä ohjeet. Täytyy ottaa huomioon, kunnan strategiat, palvelustrategiat, konserniohjeet, hankintastrategiat sekä hankintaoh- jeet. Toiveena aina olisi se, että ohjeistus sekä ohjaavat strategiat muodostaisivat johdonmukaisen kokonaisuuden, jonka avulla toimeenpano olisi selvä. Lisäksi ostavan organisaation taloussuunnitelmat sekä budjetti vaikuttaa hankintojen ai- katauluun. (Nieminen 2016, 206-207.) Tärkeä osa hankintojen suunnittelua ja valmistelua on tiedottaminen. Näiden ta- voitteena on varmistaa hyvien ja potentiaalisten sopimuskumppaneiden ja osta- jien löytäminen. Sekä lyhyen, että pitkän aikavälin suunnitelmista tulisi ilmoittaa toimittajamarkkinoille, sillä näin potentiaaliset toimittajat pystyvät reagoimaan tu- leviin tarpeisiin investointien ja kehittämisen kautta (Nieminen 2016). Tiedottami- selle on monia eri keinoja sekä organisaation sisällä, että ulkopuolella. Hyviä kei- noja tiedottaa on mm. tiedotustilaisuudet. Yrityksille suunnataan monesti myös neuvonta- sekä keskustelutilaisuuksia, jotka puolestaan ovat hyviä tapoja valmis- taa markkinoita tulevaan. Tiedottamista lisäksi voi tehdä myös itsenäisesti ja yk- silöllisesti potentiaalisille tarjoajille. Hyviä ostavalle organisaatiolle olevia tiedot- tamisen kanavia ovat myös heidän omat internetsivustonsa, paikallislehdet sekä HILMA eli sähköinen ilmoituskanava julkisia hankintoja varten. Kaikki kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat ilmoitetaan HILMA-kanavalla. Hankintaka- navana HILMA onkin yksi suurimmista ja sen tämänhetkisten käynnissä olevien hankintojen arvo on noin 8,9 miljardia euroa (Hilma 2021.) Hankinnan valmistelu- ja suunnittelu vaiheessa tiedonhankinta on äärimmäisen arvokasta. Jos loppu- käyttäjien eli kuluttajien tarpeita ei kartoiteta ja ymmärretä, hankinta ei onnistu.