Laskujen käsittely sähköisessä taloushallinnossa. Sen jälkeen kun ostolasku on vastaanotettu jollakin edellä mainituista tavoista, alkaa ostolaskujen käsittely, siihen tarkoitetulla järjestelmällä. Ostolaskujen käsit- telyjärjestelmän päätehtävä on mahdollistaa laskun vastaanotto, tiliöinti, sähköi- nen kierrätys ja hyväksyntä, sähköinen arkistointi sekä koko prosessin hallinta. Näiden toimintojen jälkeen lasku päivitetään ostoreskontraan, josta se kirjautuu pääkirjanpitoon ja on maksettavissa toimittajalle. (Lahti 2008, 62) Ostolaskun saavuttua järjestelmään siihen on yleensä tallennettu valmiiksi laskun perustiedot joko skannauksen kautta tai verkkolaskulta. Ostolaskujenkäsittelijän tai ostoreskontranhoitajan tehtäväksi jää tietojen kuten y-tunnuksen, pankkinume- ron ja laskun loppusumman tarkistus sekä tiliöinti sisältäen alv-käsittelyn ja las- kun lähettämisen hyväksymiskiertoon oikealle henkilölle. Riippuen käsittelyjär- jestelmästä ja saapuvasta laskusta kyseessä olevat työvaiheet ovat täysin tai osit- tain automatisoitavissa, jolloin ostoreskontranhoitajan tai ostolaskujenkäsittelijän ei tarvitse käytännössä koskea laskuun ollenkaan, sillä lasku siirtyy ennalta sovi- tun hyväksynnän johdosta suoraan reskontraan. Tämä vaatii kuitenkin laskulta löytyvää sopimus- tai tilausnumeroa, mikäli tällaista numeroa ei kuitenkaan las- kulla ole, on lasku tiliöitävä normaalisti ja lähetettävä hyväksyntäkierrokselle. Kun lasku on lähetetty hyväksyntäkierrokselle, vastaanottaja saa sähköpostiinsa tai matkapuhelimeensa viestin, että hänellä on lasku odottamassa käsittelyä. Tä- män jälkeen laskun tarkastaja tai hyväksyjä tarkistaa laskun ja tiliöinnin oikeelli- suuden ja tarkastaa tai hyväksyy laskun, jolloin se siirtyy reskontraan (Lahti 2008, 63) Mikäli samalta toimittajalta vastaanotetaan toistuvasti laskuja ja niiden tiliöinti on sama, toimittajalle voidaan asettaa oletustiliöinti tai useita erilaisia oletustiliöinte- jä erilasiin laskuihin sopiviksi. Esimerkiksi leasingyhtiön laskuihin voi tehdä kak- si erilaista oletustiliöintiä työsuhdeautoja varten toinen ja huoltoautoja varten toi- nen. Oletustiliöinnin avulla tiliöintiä ei tarvitse enää muistaa erikseen kullekin laskulle vaan sen voi kätevästi napata oletustiliöinti kansiosta. Tämä vähentää väärille tileille vahingossa tehtyjen tiliöintien määrää huomattavasti. Muita vaih- toehtoja tiliöinnin automatisoinnille on tiliöinnin poimiminen ostotilaukselta tai mahdollisesti laskulta löytyvän erikseen sovitun sopimusnumeron takaa tai sitten saada tiliöinti suoraa...
