Paperilaskun skannaus. Vielä muutama vuosi sitten suurin osa sähköisesti käsitellyistä laskuista oli skan- nattu järjestelmään. Vieläkin skannattujen paperilaskujen määrä on huomattava sähköisessä taloushallinnossa, noin 30 - 60 prosentin luokkaa kaikista laskuista organisaatiosta riippuen. Organisaatioilla on kaksi vaihtoehtoa paperilaskujen skannauksen suhteen, joko he hoitavat skannauksen itsenäisesti tai ulkoistavat palvelun skannaukseen eri- koistuneelle yhtiölle, kuten Xerox, Itella tai Recall. Skannaus voidaan järjestää joko manuaalisesti tai automaattisesti tietojen poiminnan osalta. Manuaalista tie- tojen poimintaa käytetään ainoastaan silloin, jos laskuvolyymit ovat alhaisia. Kaikki suuret skannaajat hyödyntävät skannauksessa pääsääntöisesti älyskannaus- ta eli optista OCR-tiedon poimintaohjelmia. Ohjelman avulla paperilaskuilta voi- daan poimia automaattisesti kirjanpidossa ja ostolaskujen käsittelyssä tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja ovat mm. laskun päivämäärä, eräpäivä, laskun summa, maksuviite, valuutta, toimittajan pankkitili ja tietenkin laskunumero. Nämä tiedot poimimalla älyskannaus automatisoi merkittävän osan työstä, joka on perinteisesti jouduttu tekemään taloushallinnossa manuaalisesti. (Lahti 2008, 56,57) Paperiset ostolaskut voidaan skannauksen jälkeen tuhota, koska ostolaskut voi- daan arkistoida sähköisesti. Yleensä paperisia ostolaskuja kuitenkin säilytetään jonkin aikaa varmuudeksi, jotta mahdolliset virheellisesti skannatut dokumentit voidaan ottaa talteen paperisina. Lisäksi ulkomaalaiset ostolaskut, jotka sisältävät ulkomaista arvonlisäveroa on säilytettävä, koska ulkomaisten arvonlisäverojen takaisinhakuun vaaditaan yleensä alkuperäiset laskudokumentit. (Lahti 2008, 57) Nykyisellään paperilaskun skannaus on laskun vastaanottotavoista ylivoimaisesti kallein ja sen takia siitä pyritään pääsemään mahdollisimman tehokkaasti eroon. Ja on nykyään jo melko hyvin päästykin.
