Tilauksiin pohjautuvien laskujen automatisointi. Tilauksiin pohjautuvien laskujen automatisointi eli Order Matching. Perustuu sii- hen, että laskulta löytyy kymmenen numeroinen tilausnumero joka sisältää tehdyn ostotilauksen tiedot. Jos lasku vastaa tilausta ja tilaus on vastaanotettu, lasku siir- tyy suoraan ilman tarkastus- ja hyväksyntäkierrosta ostoreskontraan maksettavak- si. Tilauksellinen ostolasku ei normaalisti vaadi hyväksyntäkierrosta, koska osta- jan katsotaan hyväksyneen jo sen jo tilauksentekovaiheessa. Tämä ei kuitenkaan päde silloin, jos tilauksella ja laskulla on merkittävä hintaero. Laskun ja tilauksen kappalemäärässä ei voi olla toleranssia, lähinnä siksi, että esimerkiksi varastomää- rät menisivät oikein, mutta rahallisessa arvossa pienelle toleranssille on mahdolli- suus. Täsmäytys on Order Matchingin osalta täysin automaattista eikä siinä ole manuaalisia työvaiheita. Tämä seikka nopeuttaa ostolaskun, käsittelyä, mutta vaatii samalla ostotilausten ehdotonta oikeellisuutta ja vastaanottojen oikea- aikaisuutta. Toimiva Order Matching -prosessi vähentää laskujen lähettämistä erilliselle hyväksyntäkierrokselle oleellisesti. (Yritys X Oy -ohjeet, 2012) Order Matching -täsmäytys tapahtuu laskukohtaisesti, ei laskun rivikohtaisesti. Kaikkein parhaiten se toimii, kun yksi ostotilaus on tehty yhtä laskua kohden. Rivien määrällä tällaisessa tapauksessa ei ole merkitystä. Koontilaskuissa automaattitäsmäytys ei onnistu, mutta koontilaskuissakin ostolas- kunkäsittelijät saavat tiliöinti tiedon laskulle tilaukselta, mikäli vastaanotto on tehty, ja näin ollen se nopeuttaa myös koontilaskujen käsittelyä. Koontilaskuissa käsittely kestää niin kauan että kaikki laskulla olevat tiedot on kohdistettu tilauk- siin ostolaskunkäsittelijän toimesta. Order Matchingin OM Managementillä voidaan luoda erilaisia kategorioita, jopa toimittajakohtaisesti. Eri kategorioilla voidaan määritellä erilaisia toleransseja eri toimittajien laskuille. Kategorioilla määritellään esimerkiksi, kuinka paljon laskun summa voi erota tilauksen summasta joko prosentteina tai valuuttana. Yleisesti tämä toleranssi on noin kymmenen euroa tai muutaman prosentin luokkaa, jotta suurilla eroilla olevat laskut eivät menisi vahingossa läpi kirjanpitoon. Kategorias- sa voidaan myös päättää, kuinka kauan lasku pysyy automaattitäsmäytyksessä, jos tilaus muuten täsmäisi laskuun, mutta ainoastaan sen vastaanotto puuttuisi. Sano- taan vaikka, että kategoriassa uudelleentäsmäytysajaksi valittaisiin viisi päivää, niin lasku pysyy silloin automaatis...
