Contract
7
Sopimus Voimaanpanolain 64 § mukaisten tietoaineistojen siirrosta ja omistajuuden määrittelystä sekä tietopalvelusta XXX kunnan/kaupungin ja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen välillä
Sisällys
5. Sopimuksen kohde ja tarkoitus 2
6. Siirrettävät tiedot ja siirron toteuttaminen 3
10. Sopimuksen irtisanominen ja muuttaminen 5
11. Sopimuksen voimaantulo ja voimassaolo 5
12. Erimielisyydet ja sovellettava laki 5
1. Sopimuksen osapuolet
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue LUVN
y-tunnus: 3221347-3
Osoite: PL 33
Postinumero: 02033 LÄNSI-UUDENMAAN HYVINVOINTIALUE
X kaupunki
(y-tunnus)
osoite
postinumero
jäljempänä myös erikseen ”Osapuoli” ja yhdessä ”Osapuolet”.
2. Yhteyshenkilöt
LUVN: Tiedonhallinnan päällikkö. 2.1.2023 alkaen.
Ennen 2.1.2023 yhteyshenkilönä toimii tiedonhallinnan projektipäällikkö Xxxx Xxxxxxx
xxxx.xxxxxxx@xxxx.xx p: 040 6365887
Kunnan tai kaupungin Yhteyshenkilö
[nimi, puhelinnumero, sähköposti]
Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Osapuolen on kirjallisesti ilmoitettava toiselle Osapuolelle yhteyshenkilöä koskevista muutoksista.
Sopimuksessa käytettävät määritelmät ja käsitteet vastaavat THL:n Hyvinvointialueiden tietoaineistojen siirto-ohjeen 1.2 THL 11/2022 (Siirto-ohje) määritelmiä ja käsitteitä (liite 5).
Siirtävä organisaatiolla tarkoitetaan tässä sopimuksessa sopimusosapuolta, joka siirtää Länsi-uudenmaan hyvinvointialueelle voimaanpanolain (616/2021) 64 §:n mukaisia tietoaineistoja.
4. Sopimuksen tausta
Uudet hyvinvointialueet aloittavat toimintansa 1.1.2023. Sairaanhoitopiirit, sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymät, erityishuoltopiirien kuntayhtymät, kunnat ja pelastuslaitokset siirtävät tietoaineistoja hyvinvointialueiden käyttöön.
5. Sopimuksen kohde ja tarkoitus
Kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa sosiaali- ja terveydenhuollon, pelastustoimen toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat sekä Siirtävä organisaatio hallinnassa olevat yksityisiltä palveluntuottajilta siirtyneet asiakas- ja potilasasiakirjat siirtyvät sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu.
Kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat siirretään sille hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu.
Kuntayhtymän hallinnassa olevat asiakirjat siirtyvät vastaavasti sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kuntayhtymä kuuluu. Jos kuntayhtymän palveluyksiköt sijaitsevat useamman hyvinvointialueen alueella, kunkin hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle siirtyvät sen alueella sijaitsevien kuntayhtymän palveluyksiköiden toiminnassa syntyneet asiakirjat sekä sen alueella toimineilta yksityisiltä palveluntuottajilta kuntayhtymän hallintaan siirtyneet asiakirjat.
Erityishuoltopiirin kuntayhtymän, sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja muun puretun sosiaali- tai terveydenhuollon kuntayhtymän hallinnassa olevat kaikki muutkin kuin voimaanpanolaissa tarkoitetut asiakirjat siirtyvät sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kuntayhtymä kuuluu. Jos edellä tarkoitetun kuntayhtymän jäsenkunnat sijaitsevat useamman hyvinvointialueen alueella, siirtyvät kuntayhtymän hallinnassa olevat muut kuin voimaanpanolaissa tarkoitetut asiakirjat sille hyvinvointialueelle, jonka alueella sijaitsee eniten kuntayhtymän jäsenkuntia, jolleivat hyvinvointialueet toisin sovi. Jollei minkään hyvinvointialueen alueella sijaitse edellä tarkoitettua enemmistöä kuntayhtymän kunnista, on hyvinvointialueiden sovittava, mille hyvinvointialueelle asiakirjat siirtyvät.
Tämän sopimuksen tarkoitus on, että palvelut jatkuvat keskeytyksettä ja häiriöittä asiakkaille hyvinvointialueuudistuksesta riippumatta.
Tässä sopimuksessa ei sovita sopimusosapuolten välisistä asiakirjojen säilytykseen käytettävistä tiloista.
6. Siirrettävät tiedot ja siirron toteuttaminen
Siirtävän organisaation on kuvailtava tietoaineistot siltä osin, kun voimaanpanolain tarkoittama 64 § mukainen tietojen omistajuus siirtyy hyvinvointialueelle.
Hyvinvointialueista annetun järjestämislain (612/2021, 58 §) perusteella hyvinvointialue on siirtyvien henkilötietoaineistojen rekisterinpitäjä.
Hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaava toimivaltainen viranomainen on luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) 2016/679 tarkoitettu rekisterinpitäjä sen järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneille sekä sille kuntien ja kuntayhtymien hallinnasta siirtyneille sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille. Näistä asiakas- ja potilastiedoista ja niiden käsittelystä säädetään sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa, potilaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa, sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetussa laissa (254/2015), sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetussa laissa (159/2007), julkisuuslaissa ja tietosuojalaissa (1050/2018).
Hyvinvointialueen terveydenhuollon toimintayksiköissä saa käsitellä hyvinvointialueen rekisteriin kuuluvia potilaan hoidon toteuttamisen kannalta välttämättömiä potilastietoja salassapitosäännösten estämättä. Hyvinvointialueen sosiaalihuollon toimintayksiköissä saa käsitellä hyvinvointialueen rekisteriin kuuluvia sosiaalihuollon toteuttamisen kannalta välttämättömiä asiakastietoja salassapitosäännösten estämättä.
Tietoaineistojen siirto toteutetaan THL:n Hyvinvointialueiden tietoaineistojen siirto-ohjeissa 11/2022 (liite 5) kuvatulla tavalla.
Siirtävän organisaation Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle luovuttamat tietoaineistot on dokumentoitu liitteessä 1 Siirtävän organisaation luovutusluettelossa, siirtoluettelossa, arkistonmuodostussuunnitelma tai vastaava.
Liitettä 1 tulee täydentää tarvittavilta osin vuoden 2023
aikana.
7. Tietopalvelu
Tietoaineistosiirtoihin ja arkistointiin liittyvissä kysymyksissä on huomioitava hyvinvointialueita koskeva lainsäädäntö sekä sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskeva erityislainsäädäntö ja muu tiedon hallintaa koskeva lainsäädäntö.
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ylläpitää Asiakirjojen vastuutustaulukkoa, jossa määritellään tietopyyntöihin vastaavat henkilöt ja heidän roolinsa (liite 4).
Osapuolet sitoutuvat ylläpitämään vastuutaulukkoa ajantasaisena ja ilmoittamaan vastuuhenkilöiden muutoksista sopimuksen toiselle osapuolelle.
Osapuolet sopivat käyttöoikeuksista siirtävän organisaation järjestelmiin ja arkistotiloihin tapauskohtaisesti.
Molemmat osapuolet vastaavat tietoaineistojen siirtokuntoon saattamiseen ja tietoaineistosiirtoihin liittyvistä omista kuluistaan.
Sopimusosapuolten välisestä tietopalvelusta ei peritä osapuolten kesken erillisiä maksuja.
9. Tietosuoja ja tietoturva
Osapuolet toteavat, että täytäntöön pantaessa tämän sopimuksen mukaista toimintaa kumpikin Osapuoli vastaa omalta osaltaan asiakkaiden henkilötietojen laillisesta käsittelyperusteesta ja käsittelystä siltä osin, kun Osapuoli toimii rekisterinpitäjänä. Aineiston rekisterinpitäjät on määritelty Liitteessä 1 Siirtävän organisaation luovutusluettelo, siirtoluettelo, arkistonmuodostussuunnitelma tai vastaava.
Osapuolet noudattavat tietosuojan (Liite 2) ja tietoturvan (Liite 3) osalta määrättyjä ehtoja.
Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on niitä koskevan ohjeistuksen mukaisesti arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla. Aineistokohtainen säilytysaika on määritelty liitteessä 1 Siirtävän organisaation luovutusluettelo, siirtoluettelo, arkistonmuodostussuunnitelma tai vastaava.
10. Sopimuksen irtisanominen ja muuttaminen
Osapuolilla ei ole yksipuolisesti oikeutta irtisanoa tätä sopimusta.
Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Muu muutos on mitätön.
11. Sopimuksen voimaantulo ja voimassaolo
Sopimus tulee voimaan osapuolten allekirjoitettua sopimuksen.
Sopimus on voimassa, kunnes hyvinvointialue ja Siirtävä organisaatio toteavat, ettei tietojenkäsittelylle ole enää lain mukaista tarvetta.
Tietoaineistojen kohdalla on aineistokohtaisia voimassaoloaikoja, joiden osalta järjestely on voimassa niin kauan kuin toisella osapuolella on käyttötarkoituksia aineistoon ennen kuin se säilytysajan päätyttyä tuhotaan tai arkistoidaan.
12. Erimielisyydet ja sovellettava laki
Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin.
Mikäli mahdollinen kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyys ratkaistaan noudattaen voimaanpanolain 67 §:n säännöksiä.
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
13. Allekirjoitukset
Tämä sopimus on laadittu ja allekirjoitettu kahtena saman sisältöisenä kappaleena, yksi kummallekin Osapuolelle.
Mikäli sähköistä allekirjoitusta ei olisi käytettävissä, Osapuoli voi allekirjoittaa sopimuksen pdf-muodossa. Pdf-muotoisia allekirjoituksia pidetään alkuperäisinä allekirjoituksina, jotka ovat päteviä ja sitovia Osapuolten välillä. Tällöin allekirjoitetut kopiot yhdessä muodostavat yhden ja saman dokumentin.
Aika ja paikka Xxxx ja paikka
Kaupunki tai kunta Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Xxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx
Vastuualue/titteli Vastuualue/titteli
Liite 1
SIIRTÄVÄN ORGANISAATION LUOVUTUSLUETTELO, SIIRTOLUETTELO, ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA TAI VASTAAVA
Liite 2
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN EHDOT
Liite 3
TURVALLISUUSKUVAUS
Liite 4
ASIAKIRJOJEN VASTUUTUSTAULUKKO
Liite 5
THL:n HYVINVOINTIALUEIDEN TIETOAINEISTOJEN SIIRTO-OHJEET 11/2022
|
|
|