Comptabilité et audit. 17.5.1. Le fournisseur doit tenir une comptabilité adéquate du coût des travaux, y compris les dépenses ou engagements en lien avec les travaux, et conserver toutes les pièces justificatives, y compris les factures, reçus et bons. Le fournisseur doit conserver toutes les pièces justificatives de transport ou de livraison en lien avec l’entente, y compris les connaissements.
17.5.2. Si l’entente prévoit une rémunération horaire du fournisseur ou de ses employés, représentants, agents ou sous-traitants, le fournisseur doit conserver un registre des heures travaillées en lien avec les travaux par jour et par personne.
17.5.3. À moins que BGIS ne consente par écrit à l’élimination des documents décrits dans le présent article, le fournisseur doit conserver ces documents pendant au moins six (6) ans après le dernier paiement en lien avec l’entente ou jusqu’au règlement de toute réclamation ou tout litige éventuels. Pendant cette période, le fournisseur doit mettre ces documents à la disposition des représentants du Canada et de BGIS, qui pourront en faire des copies aux fins d’audit, d’inspection et de vérification. Le fournisseur doit autoriser l’accès à toutes les installations ayant un lien raisonnable avec l’entente aux fins d’audit et d’inspection, et fournir tous les documents que les représentants du Canada et de BGIS peuvent réclamer de temps à autre pour réaliser un audit complet de l’entente.
