CONVENTION DE LOCATION
CONVENTION DE LOCATION
Entre les soussignés,
Salle de la FERME
Monsieur XXXXXXXX Xxxxxxx, Maire de la commune de CHEF BOUTONNE, agissant pour le compte de celle-ci ;
M……………………………………….. demeurant …………………………
…………………………………………………………………………………… représentant éventuellement l’association / l’entreprise ………………….. qui sera ci-après désigné sous le nom de l’organisateur ;
Il a été convenu ce qui suit :
Vu le Code Général des collectivités territoriales, notamment son article L.2144-3 ; Vu la délibération du conseil municipal du 26 Septembre 2011 fixant les tarifs de location de la salle ;
La commune de CHEF BOUTONNE accepte de mettre à disposition de l’organisateur la salle de la ferme du château :
- en vue de l’organisation de la manifestation suivante :
- du /2014 à heures au 2014 à heures Et/ou le gîte d'étape comprenant 36 lits.
Lorsque les gîtes sont utilisés simultanément avec la ferme, le gîte au-dessus de la salle de la ferme (22 lits), sera utilisé en priorité. Le petit déjeuner sera pris dans la ferme sans accès à la cuisine des gîtes.
Un forfait de 120€ sera demandé pour le gîte de 22 places.
L'Utilisation du gîte extérieur sera également possible selon un forfait de 75€ qui s'ajoutera au forfait du gîte des 22 lits.
Article 1 : objet de la location
La présente convention concerne le bâtiment appelé « la ferme » qui comprend :
- le hall d’entrée
- les blocs sanitaires
- la salle principale
- la cuisine équipée
- le local technique
- la réserve située à l’extérieur
Article 2 : conditions générales d’utilisation
L’organisateur s’engage à respecter le règlement intérieur de la salle et notamment les obligations suivantes :
- Respect de la limite du nombre de personnes dans la salle, porté à 275 personnes (règles en vigueur)
- Laisser les sorties de secours libres de toute circulation (aménagement de cheminements de 1,40 m)
- Interdiction de fumer
- Disposition solidaire des sièges, s’il s’agit d’une configuration
« spectacle »
- Respect de la limite de 22 personnes pour le gîte des Arbres
- Respect de la limite de 14 personnes pour le gîte des Fleurs
Article 3 : conditions financières
La commune de CHEF-BOUTONNE met à la disposition de l’organisateur la salle de la Ferme et le(s) gîte(s) selon les modalités financières suivantes :
- à titre gratuit.
- à titre onéreux. La location de la salle donne lieu à perception par la commune de la somme de ………..€ et la location du (ou des) gîte(s) de la somme de €
Article 4 : matériel mis à disposition
La salle louée contient du matériel mis à disposition de l’organisateur. Celui-ci peut utiliser ce matériel comme il l’entend :
- 00 xxxxxxx xxxxxx xxxxxx (xxxxxxxx en bois et pieds séparés)
- 5 petites tables rondes sur pied
- 26 tables rectangulaires
- 226 chaises coquilles
- Cuisine complète (four, four à chaleur tournante, chambre froide, armoire chauffante, lave-vaisselle, plaque 4 feux, plateaux roulants, congélateur, micro-ondes, percolateur 10 litres)
- Machine à café 10 litres
Pour les gîtes, chaque lit est équipé d’un protège matelas, de 2 draps, d’une couverture, d’un oreiller et d’une taie d’oreiller.
Article 5 : activités extérieures
Si les organisateurs souhaitent tirer un feu d’artifice, une demande (détaillant le type d’artifices, le plan de tir en indiquant le nom de l’artificier) devra être effectuée au plus tôt, auprès de la commune, conformément à la réglementation en vigueur. Après étude de la conformité du dossier, Monsieur le Maire répondra alors par écrit pour autoriser ou non ce tir. Toutefois, selon les conditions météorologiques du jour de la manifestation, Monsieur le Maire pourra interdire ce feu d’artifice.
De même, si les organisateurs souhaitent organiser un méchoui ou un barbecue à l’extérieur, ils devront également en formuler la demande expresse à la mairie. La réponse définitive pourrait être donnée uniquement quelques jours avant la manifestation pour raisons météorologiques (sécheresse, vent…) et de sécurité. Dans le cas d’une réponse positive, les barbecues seront obligatoirement installés au nord de la Grange aux Souvenirs.
Article 6 : entretien de la salle
L’organisateur s’engage à nettoyer et ranger le matériel utilisé lors de la manifestation et nettoyer entièrement la salle et les abords, si nécessaire. La commune met à disposition pour cela des balais, serpillières, seaux, etc. Une
« fiche ménage » récapitulant les tâches à effectuer sera donné le jour de la remise du transpondeur. Elle devra scrupuleusement être respectée.
Il s’engage à nettoyer les gîtes et à rassembler le linge sale par chambre, si prêt. Si l’état de propreté de la salle et / ou des gîtes n’est pas jugé satisfaisant, la commune s’autorise à facturer forfaitairement la somme de 150 €, à titre de compensation, en vue de faire nettoyer la salle par ses services.
Article 7 : tri des déchets
La commune contribue activement au tri sélectif des déchets. A ce titre, elle oblige l’organisateur à suivre les prescriptions mentionnées sur l’annexe jointe. Des bornes de tri sélectif sont situées sur le parking « La Grange aux Souvenirs ».
L’organisateur pourra, pour toute manifestation particulière produisant des déchets nombreux (comme des repas), demander des précisions à la Communauté de Communes du Cœur du Xxxxxx (00 49 07 78 42) pour dimensionner la présence de poubelles à la production des déchets.
Des contrôles pourront avoir lieu et le non respect du tri entraînera un paiement forfaitaire de 150 €.
Article 8 : assurance
La commune assure le bâtiment concerné contre l’incendie pendant la durée de la manifestation, ainsi que la responsabilité immeuble.
L’organisateur devra s’assurer pour sa responsabilité civile de manière à garantir les risques occasionnés par la manifestation organisée.
Article 9 : dégradations
Si le matériel mis à disposition de l’organisateur est dégradé et/ou cassé, la commune lui demandera de rembourser financièrement la perte subie. Le montant sera calculé par la commune.
Article 10 : remise des clés
L’organisateur disposera d’un transpondeur le /2014 à heures auprès de Madame Xxxxxxx XXXXXX tel 00.00.00.00.00 avec qui un état des lieux sera effectué. Le rendez vous sera confirmé par nos services quelques jours avant la date.
La remise du transpondeur, après la manifestation, se fera le 2014 à heures auprès de Madame Xxxxxxx XXXXXX. Un état des lieux sera effectué.
Article 11 : dénonciation de la convention
La présente convention peut être dénoncée par la commune :
- à tout moment pour cas de force majeure ou pour des motifs sérieux tenant au bon fonctionnement des services municipaux ou à l’ordre public, par lettre recommandée adressée à l’organisateur ;
- à tout moment si les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux obligations contractées par les parties ou dans des conditions contraires aux dispositions prévues par ladite convention.
Dans le cadre d’une utilisation à titre onéreux, si la convention est dénoncée par l’organisateur, celui-ci s’oblige à régler la somme suivante, sans que cette somme excède le prix de la location :
0 € si dénonciation plus de 6 mois avant la date de réservation
100 € si dénonciation entre 3 et 6 mois avant la date de réservation dans la limite du montant du contrat initial.
200 € si dénonciation entre 0 et 3 mois avant la date de réservation dans la limite du montant du contrat initial.
Fait à Chef-Boutonne, le
L’organisateur, Le Maire,