CONVENTION DE PARTENARIAT
CONVENTION DE PARTENARIAT
ENTRE LE MINISTÈRE DE LA CULTURE - MUSÉE D’ARCHÉOLOGIE NATIONALE - DOMAINE NATIONAL DE SAINT-GERMAIN-EN-LAYE, LA VILLE DE SAINT-GERMAIN-EN-LAYE
ET L’ASSOCIATION DU FESTIVAL DE SAINT-GERMAIN-EN-LAYE POUR L’ORGANISATION DE QUATRE CONCERTS
DANS LE CADRE DU FESTIVAL LES ETOILES DU CLASSIQUE
Entre
Le Ministère de la Culture - Musée d’Archéologie Nationale Domaine National de Saint-Germain-en-Laye
Place Xxxxxxx xx Xxxxxx 78100 Saint-Germain-en-Laye N° SIRET : 692 041 585 000 21
Représenté par Madame Xxxx-Xxxxx XXXXXXXXX,
En sa qualité de directrice du service à compétence nationale, Ci-après « le MAN »
Et
La Ville de Saint-Germain-en-Laye
Dont le siège social est situé à l’Hôtel de Ville – 00 xxx xx Xxxxxxxx X Xxxxx-Xxxxxxx-xx-Xxxx – 00000
N° SIRET : 200 086 924 00012
Code APE : 8411Z Administration publique générale
Licence de diffuseur de spectacles : PLATESV-R-2022-012023 Représentée par Monsieur Xxxxxx XXXXXXXX,
En sa qualité de Maire, dûment habilité par délibération du Conseil Municipal En date du 3 avril 2024,
Ci-après « la VILLE »
Et
L’Association du Festival de Saint-Germain-en-Laye
Dont le siège est situé 00 xxx Xxxxxx x’Xxx, X Xxxxx-Xxxxxxx-xx-Xxxx – 00000
SIRET 89915405800023 / APE 90.01Z
Licences (n°2) 2021-007447 & (n°3) 2021-007448 validées le 13/01/2022 N°RNA W923010760 créée le 22 mars 2021
Code IDCC 1285 - Entreprises artistiques et culturelles (convention collective) Représentée par Monsieur Xxxxxxx XXXXX
En sa qualité de Président,
Ci-après « le PRODUCTEUR »
Ci-après dénommés collectivement « les PARTIES »
Il est convenu et arrêté ce qui suit :
PRÉAMBULE
Les Etoiles du Classique est le premier festival de musique classique proposé à Saint-Germain-en-Laye avec l’ambition de devenir un rendez-vous pérenne en Ile-de-France.
Ce festival vise à réunir de nouveaux talents et à créer des moments de rencontres entre les artistes, aider de jeunes artistes prometteurs à se produire et à commencer leur carrière. Il s’agit d’offrir une programmation de très haut niveau, novatrice et accessible pour tous les publics, d’attirer les mélomanes avertis ou non, petits ou grands et en faire ainsi un festival solidaire. Le Festival a également pour mission de partager la musique avec le plus grand nombre, et en particulier avec le jeune public. Ainsi, le Festival s’engage dans une démarche de médiation auprès des établissements scolaires et au profit des enfants atteints d’autisme en les invitant aux concerts.
Le festival propose un format renouvelé en salle (le théâtre Xxxxxxxxx-Xxxxx et l'église Saint Germain) mais également en plein air dans le Domaine national de Saint-Germain-en-Laye.
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les modalités du partenariat à intervenir entre la VILLE et le MAN pour l’organisation par le PRODUCTEUR du festival LES ÉTOILES DU CLASSIQUE proposant 4 concerts au Domaine national le samedi 29 juin et le dimanche 30 juin 2024.
Samedi 29 juin 2024 :
Domaine national
● 15h00 : C’est la fête, Mr Xxxxx-Xxxxx ! ;
● 20h45 : Concert symphonique, avec l’Orchestre symphonique des Étoiles du Classique (58 musiciens) ;
Dimanche 30 juin 2024 :
Domaine national
● 18h00 : Les 1001 Nuits du Jazz : Hollywood et les grandes comédies musicales ;
● 20h45 : Grand concert symphonique de clôture avec l’Orchestre des Étoiles du Classique (59 musiciens).
Les flux logistiques et l’occupation du domaine se dérouleront du mercredi 26 juin au mardi 2 juillet 2024 comme suit :
- Arrivée camions Les Étoiles du classique : 26 juin 2024
- Début montage Les Étoiles du classique : 26 juin 2024
- Début du démontage Les Étoiles du classique : 2 juillet 2024 à partir de 9h00
- Départ camions Les Étoiles du classique : 2 juillet 2024
Elle fixe les engagements généraux respectifs des PARTIES pour permettre l’organisation de l'événement dans des conditions optimales, à charge pour le PRODUCTEUR de formaliser et signer avec chacun des deux partenaires des contrats spécifiques fixant les modalités particulières d’organisation de la manifestation.
ARTICLE 2 : CONTENU DE LA MANIFESTATION
Le PRODUCTEUR produit 4 concerts, les samedi 29 et dimanche 30 juin 2024, dans le Domaine national de Saint-Germain-en-Laye. La capacité d’accueil est de 2 000 spectateurs maximum par concert. A défaut, les PARTIES entendent résilier le présent contrat dans les conditions fixées précédemment.
ARTICLE 3 : MISSIONS DU FESTIVAL ÉTOILES DU CLASSIQUE – PRODUCTION
Le PRODUCTEUR assure, en qualité d’organisateur de la manifestation, les missions suivantes et leur financement :
3.1 : La direction technique
- L’étude de la faisabilité technique en fonction des lieux et des moyens techniques à disposition en lien avec les agents du MAN ;
- Les repérages sur site en amont de la manifestation en lien avec les agents du MAN ;
- La direction technique sur toute la durée de la manifestation ;
- La validation de la programmation et du déroulé de l’événement ;
- L’élaboration du planning général des 4 concerts programmés ;
- L’élaboration du planning général du montage et démontage des installations scéniques, de l’espace catering, des loges, des sanisettes, du point billetterie et de l’espace de restauration.
3.2 : La logistique technique
- Le recensement des besoins techniques ;
- Livraison, montage et démontage des chaises pour l’accueil de 2000 spectateurs par soir ;
- Équipe technique nécessaire à la livraison, montage et démontage des chaises et de la scène ;
- Xxxxxxxxx, montage et démontage de la scène ;
- L’équipe technique nécessaire au bon déroulement des concerts ;
- La sécurisation des installations (Commission de sécurité, bureau de contrôle) ;
- La location des sanisettes, en nombre suffisant ;
- La location et l’installation de tentes pour les loges des artistes ;
- La location et l’installation des structures mobiles nécessaires à la base vie des équipes techniques et artistiques du festival ;
- Les liens techniques avec les acteurs locaux ;
- Remise en état des espaces occupés par l’Association du Festival de Saint-Germain-en-Laye dans le Domaine national de Saint-Germain-en-Laye.
3.3 : La direction artistique
- Le festival sera entièrement monté, le PRODUCTEUR assumera la responsabilité artistique des concerts ;
- En qualité d’employeur, le PRODUCTEUR assumera les rémunérations, charges sociales et fiscales de son personnel attaché aux spectacles ;
- Le choix et suivi de l’équipe artistique ;
- Le festival comprendra tous les éléments nécessaires à sa représentation. Le PRODUCTEUR en assurera le transport aller et retour et effectuera les éventuelles formalités douanières ;
- Les coûts de la fiche technique, les frais d’hébergement, les frais de restauration des membres de l’équipe, les droits d’auteur éventuels seront assurés par le PRODUCTEUR.
3.4 : La vente de la billetterie
- Gestion de la commercialisation de la billetterie ;
- Possibilité de mise en place d’un point de vente sur site dans le Domaine à proximité de la grille d’entrée située place Xxxxxxx xx Xxxxxx (la date et l’accord pourront être confirmés par la convention bipartite)
;
- Encaissement des ventes et contrôle de recettes ;
- Personnel nécessaire pour assurer le contrôle des billets à l’entrée pour les représentations.
3.5 : L’accueil des publics
- Mise en place, sur site, d’un service de protection civile privé (Croix-Rouge) ;
- Mise en place des agents d’accueil sur le site du spectacle ;
- Organisation et prise en charge du cocktail pour les VIP qui seront invités par le PRODUCTEUR ;
- Organisation d’un espace de restauration dans le Domaine national, à destination des spectateurs, suffisamment dimensionné pour le public attendu. L’accord pourra être confirmé par la convention bipartite.
3.7 : Sécurité
- En charge de toutes les déclarations administratives relatives à l’organisation de cet évènement auprès des autorités qualifiées ;
- Elaboration de la « notice de sécurité » et de « la notice technique, accessibilité et sécurité », envoi de l’ensemble de ces documents à la Préfecture et à la Police Nationale ;
- Fournir au MAN et à la VILLE le rapport du bureau de contrôle concernant les installations, sur site, accueillant du public ;
- Mise en place, sur site, d’un service de sécurité par le contrôle des billets et du passe sanitaire (sous réserve des mesures sanitaires en vigueur) et des agents pour le contrôle visuel et la fouille des sacs (si besoin) au niveau de la grille d’entrée principale lors des concerts.
3.8 : La communication
- Création du visuel de la manifestation par Les étoiles du classique ;
- Conception et impression du programme à la charge des étoiles du classique ;
- Conception d’un communiqué de presse ;
- Conception des différents éléments de communication, pour la Ville et ses supports de communication disponibles : dibonds, affichage municipal 40x60, panneaux numériques (10 s par visuel, possibilité d’un visuel animé) ;
- Envoi des éléments de communication pour la VILLE et le MAN à son fichier presse, relance de ces derniers ;
- Relai sur les réseaux sociaux ;
- Suivi des relations de presse auprès de la presse locale ;
- Validation des outils de communication par l’ensemble des PARTIES.
ARTICLE 4 : MISSIONS DU MAN – MISE À DISPOSITION DES ESPACES.
Le MAN s’engage à assurer les missions suivantes :
4.1 : La mise à disposition
Le MAN met à disposition de l’organisateur l’esplanade du Domaine national pour la réalisation de la manifestation selon les modalités qui relèvent de la convention signée entre les parties conformément au plan proposé et au planning général du montage et démontage, qui devront être annexés au dit contrat précisant les frais associés à l’occupation du domaine public et aux heures effectuées par les équipes d’accueil et de surveillance du MAN, afin de bien indiquer la part incompressible.
4.2 : La Communication
Le MAN :
- Autorise le producteur à installer des supports de communication aux emplacements déterminés en commun accord et à les démonter aux dates fixées conjointement ;
- Pourra participer à la communication de l’événement à travers la diffusion sur les réseaux sociaux ainsi que, dans les limites de la réglementation, sur tout autre support de communication qu’il jugera utile à la bonne communication du Festival. Cette communication, qui comprendra la pose de panneaux dibond sur les grilles du Domaine, sera précisée dans la convention spécifique entre le MAN et le PRODUCTEUR.
4.3. : Le droit à l’image
Le MAN autorise le PRODUCTEUR à photographier ou filmer les lieux, ces prises de vue étant libres de droit pour un usage non commercial.
ARTICLE 5 : MISSIONS DE LA VILLE - PARTENAIRE TECHNIQUE ET LOGISTIQUE
5.1 : Coordination
- Suivi administratif du projet concernant les modalités de partenariat entre le PRODUCTEUR et la VILLE ;
- Mise en place de réunions préparatoires avec les différents partenaires ;
- Elaboration du planning général d’intervention des services municipaux ;
- Validation du déroulé de l’événement en accord avec le MAN.
5.2 : Suivi logistique
- Repérages sur site en amont de la manifestation ;
- Liens techniques avec les services de la Ville ;
- Mise à disposition de matériel technique disponible sur la Ville (barrières, tables, chaises, rubalise) ;
- Mobilisation des compétences techniques disponibles et nécessaires dans la Ville ;
- Prise des arrêtés municipaux nécessaires au bon déroulement de l’évènement ;
- Rédaction des courriers à destination des riverains.
5.3 : Sécurité
- Mobilisation de la police municipale pour réguler le trafic à proximité des lieux de la représentation ;
- Mobilisation de la police municipale pour le passage de patrouille à proximité du Domaine national lors des cinq concerts ;
- Mise en œuvre de la sécurisation du parvis du MAN ;
- Prise en charge des moyens de sécurité nécessaires au respect du plan Vigipirate en vigueur pour l’espace public (en dehors du Domaine national) et information auprès de la police nationale.
5.4 : L’administration
- Rédaction et suivi de tous les documents administratifs relatifs à l’engagement de la VILLE pour cet évènement.
5.5 : La communication
- Validation par l’ensemble des PARTIES des outils de communication ;
- Diffusion des différents éléments de communication, pour la VILLE et ses supports de communication disponibles : dibonds, affichage municipal 40x60, panneaux numériques (10 s par visuel, possibilité d’un visuel animé) ;
- Diffusion sur les réseaux sociaux, le site de la Ville et le journal municipal ;
- Suivi des relations de presse auprès de la presse locale.
ARTICLE 6 : DUREE
La présente convention prend effet à la signature de cette dernière par l’ensemble des parties jusqu’à la fin de l’occupation temporaire du Domaine national par le PRODUCTEUR, fixée dans les termes du contrat de location avec le MAN, le mardi 2 juillet 2024 au plus tard.
Dans le cas d’une autre édition, une nouvelle convention devra être signée entre les parties.
ARTICLE 7 : ASSURANCES
Le PRODUCTEUR atteste avoir souscrit une assurance nécessaire pour l'exercice de son activité, à la couverture de son personnel placé sous sa responsabilité et du matériel lui appartenant.
Le MAN en tant que service à compétence nationale du Ministère de la Culture est de fait assuré, l’Etat étant son propre assureur.
La VILLE atteste avoir souscrit les assurances nécessaires à la couverture des risques liés aux engagements pris au titre de la présente convention.
ARTICLE 8 : ANNULATION DE LA CONVENTION
Toute annulation du fait de l’une des parties entraînerait pour la partie défaillante l’obligation de verser aux autres une indemnité calculée en fonction des frais effectivement engagés par ces dernières.
Dans le cas d’une résiliation consécutive à une annulation, pour force majeure (la grève étant considérée comme cas de force majeure) ou fait du Prince (décision gouvernementale, du Ministre de la Culture…), de la mise à disposition du Domaine à la date prévue, sans report possible, le versement que le PRODUCTEUR a effectué pourra lui être remboursé à titre de dommages et intérêts pour le préjudice subi du fait de l'annulation et aucune autre forme de dédommagement ne pourra lui être accordée.
Chaque PARTIE s’engage à informer l’autre PARTIE dans les meilleurs délais de tout événement porté à sa connaissance et qui serait susceptible d’entraîner un report du spectacle. Dans ce cas, les PARTIES conviennent de se rencontrer dans les plus brefs délais, afin d’identifier les raisons de ce report et les incidences sur le calendrier d’exécution des missions.
Les PARTIES s'efforceront de parvenir à une solution acceptable pour limiter les conséquences préjudiciables d’un report de délai et permettre la poursuite du contrat dans des délais compatibles avec les contraintes de chacun.
A cette fin, le PRODUCTEUR pourra proposer, en concertation avec le MAN et la VILLE, dans les meilleurs délais un nouveau calendrier d’exécution de la prestation pour validation. Sous réserve de cette validation par la VILLE et le MAN, les PARTIES formaliseront par voie d’avenant la (les) modification(s) apportée(s) au calendrier d’exécution des missions et des éventuelles conséquences financières sur l’exécution des prestations. L’impossibilité de report du délai ne pourra être actée entre les PARTIES que pour des raisons techniques, juridiques ou administratives interdisant de reporter l’événement.
En cas d’annulation du spectacle, la VILLE et le MAN prononceront la résiliation de la présente convention dans les conditions réglementaires en vigueur.
Dans l’hypothèse où la convention devait être résiliée pour un motif tiré de l’annulation du spectacle, le report ne pouvant s’organiser dans les conditions définies ci-avant, de même que dans l’hypothèse d’une résiliation tirée d’un cas de force majeure ou motif d’intérêt général, les obligations entre la VILLE, le MAN et le PRODUCTEUR seront définies dans les contrats bipartites convenus entre les parties concernées.
ARTICLE 9 : INTEMPÉRIES
En cas d’intempéries, le MAN, le PRODUCTEUR et la VILLE mettront tout en œuvre afin de maintenir les représentations ou d'annuler l’une d’elles à la charge exclusivement du PRODUCTEUR (par la mise en œuvre de dédommagement pour les spectateurs concernés).
ARTICLE 10 : RÉSILIATION ET LITIGES
En cas de litige portant sur l’application de cette convention, les parties conviennent de s’en remettre aux tribunaux compétents en la matière du litige, ceci après avoir épuisé toutes les voies de recours à l’amiable.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en trois exemplaires,
Le ………. Le……….
Pour le Ministère de la Culture, Pour la Ville de Saint-Germain-en-Laye, Le Musée d’Archéologie nationale
Domaine national de Saint-Germain-en-Xxxx,
Xxxx-Xxxxx XXXXXXXXX Xxxxxx XXXXXXXX
Directrice Maire
Le………...
Pour l’Association du Festival de Saint-Germain-en-Xxxx,
Xxxxxxx XXXXX Président