CODE DE CONDUITE ÉTHIQUE DES AFFAIRES
CODE DE CONDUITE ÉTHIQUE DES AFFAIRES
SOMMAIRE
I. Édito ............................................................................................................................................
II. Engagement du Comité Exécutif Visiativ .......................................................................
III. Le Code de Conduite, maillon de la politique RSE de Visiativ .................................
IV. Pourquoi un tel Code ? ........................................................................................................
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Introduction
I. Édito
Visiativ a construit une culture
V. À qui s’applique-t-il ? Quelles obligations ? P. 6
d’entreprise basée sur l’éthique,
VI. À qui s’adresser en cas de doute ou question ? ..........................................................
1. Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
VII. Engagement et règles à respecter ................................................................................
Corruption & trafic d’influence ...................................................................................................................................
Cadeaux et invitations ...................................................................................................................................................
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l’intégrité, l’innovation et la diversité, tant dans ses relations d’affaires que dans son rôle d’employeur. Cette culture est portée par nous tous, collaborateurs et mandataires sociaux, et il est donc essentiel que chacun de nous s’astreigne à valoriser notre identité et notre réputation. Nous avons la responsabilité de faire vivre, à travers notre travail, la
Conflits d’intérêts P. 11
vision Visiativ et les engagements qu’elle
Relations avec les tiers : partenaires, fournisseurs, clients .............................................................................
Marchés publics ...............................................................................................................................................................
Donation, Mécénat, Sponsoring ................................................................................................................................
Respect du droit de la concurrence ........................................................................................................................
Contrôle des exportations ...........................................................................................................................................
Lutte contre le blanchiment d’argent ......................................................................................................................
Enregistrements comptables et transparence ...................................................................................................
Délits d’initiés et prévention des abus de marché .............................................................................................
Protection des actifs de l’entreprise - protection de la propriété intellectuelle .....................................
Protection des données personnelles ....................................................................................................................
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porte. C’est dans ce sens que nous sommes fiers aujourd’hui d’avancer dans notre démarche de mise en conformité en mettant en place ce Code de Conduite. Une exigence fondamentale qui valorise et défend la réputation de notre entreprise.
Les règles préconisées dans le Code sont
qu’un environnement professionnel sain et intègre nous permet de mener nos relations d’affaires dans les meilleures conditions en favorisant la confiance de chacun de nos parties prenantes et partenaires.
Utilisation des outils numériques P. 23
également une nécessité pour répondre
Visiativ a pour cœur de métier l’innovation
Représentation et image de la société ...................................................................................................................
Éthique du numérique ...................................................................................................................................................
2. Engagement social
Salaires, avantages et heures de travail .................................................................................................................
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aux attentes de nos parties prenantes. Il est, en effet, un vecteur de confiance et une preuve forte de notre intégrité et de notre fiabilité. Nous devons donc tous s’assurer du respect strict de ces règles .
Les règles de conduite Visiativ,
technologique. C’est donc naturellement que nous utilisons notre expertise dans le but de diminuer notre impact environnemental. Ainsi, nous nous engeons tous à contribuer, à notre échelle, au développement durable par une
Liberté d’association et de négociation collective P. 26
Interdiction du travail forcé et travail des enfants .............................................................................................. P. 26
Lute contre le harcèlement moral et sexuel ......................................................................................................... P. 26
Diversité et égalité des chances ................................................................................................................................ P. 27
3. Engagement environnemental
Environnement et Visiativ ............................................................................................................................................. P. 29
Environnement et clients .............................................................................................................................................. P. 29
Environnement et collaborateurs .............................................................................................................................. P. 30
Environnement et fournisseurs .................................................................................................................................. P. 31
VIII. Formations ........................................................................................................................... P. 32
retranscrites à travers ce Code, ne doivent
être vu comme une contrainte sinon comme une opportunité de promouvoir la vision de l’entreprise ainsi que notre rigueur dans nos relations professionnelles.
Le potentiel et la réussite d’une entreprise s’acquièrent et s’entretiennent au travers d’efforts collectifs. Ce sens du collectif est primordial, et nécessite que tous les membres de l’entreprise respectent les valeurs qui sont celles de Visiativ ainsi qu’une éthique de travail et des affaires
Au-delà des valeurs d’ouverture et de
utilisation raisonnée des ressources mises à notre disposition et la réduction de nos émissions de gaz à effet de serre.
Enfin, nous sommes fiers d’être devenus signataire du Pacte Mondiale de l’ONU, signature qui s’inscrit dans la continuité de notre engagement à respecter les lois et règlementations portant notamment sur les Droits de l’Homme, les Conventions Fondamentales de l’Organisation Internationale du Travail, la lutte contre la corruption et les pratiques
anti-concurrentielles.
IX. Mise en œuvre & contrôles ................................................................................................
X. Sanctions .................................................................................................................................
XI. Dispositif d’alerte .................................................................................................................
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respect, Xxxxxxxx consacre une importance particulière au respect des valeurs de transparence, d’honnêteté et d’intégrité. Garantir un marché juste et équitable ainsi
Xxxxxxx Xxxxx
Président-Directeur Général
2 Code de conduite Visiativ Code de conduite Visiativ 3
Introduction Introduction
II. Engagement du Comité Exécutif Visiativ
S’engager à respecter les règles du présent Code est fondamental pour préserver la pérennité du groupe et une nécessité pour répondre aux attentes de nos parties pre- nantes (collaborateurs, clients, fournisseurs, actionnaires, investisseurs).
La Direction et le Comité Exécutif, ainsi que le Conseil d'administration se sont engagés à respecter strictement le présent Code et à le faire respecter, prônant notamment une tolérance zéro face à la corruption et au trafic d’influence.
Les règles du présent Code s'imposent à tous.
Tout manquement à ce Code de Conduite et aux procédures auxquelles il fait référence, pourra entrainer des sanctions disciplinaires en plus d’éventuelles poursuites, sanctions civiles ou pénales au regard des infractions constatées.
III. Le Code de Conduite, maillon de la politique RSE de Visiativ
La politique RSE de Visiativ répartie en 6 axes principaux dispose d’un axe dédié à la
IV. Pourquoi un tel Code ?
Responsabilité et Gouvernance d’entreprise afin de piloter la stratégie pour remplir nos engagements compliance et assurer la prise en compte de la RSE dans la gouvernance de l’entreprise.
Cet axe responsabilité et gouvernance est un pilier majeur de la stratégie RSE car il est la garant des process et principes en interne et des relations avec les différentes parties prenantes à l’entreprise.
Le code de conduite est un outil indispensable notamment dans le cadre des relations avec les différentes parties prenantes internes et externes à l’entreprise.
Il joue un rôle important dans le déploiement de la politique RSE de Xxxxxxxx en dictant les principes et règles auxquels chaque acteur doit se conformer.
Véritable outil pratique, il doit servir de base aux relations entre chaque acteur et de référentiel en cas de questions.
Le Code de Conduite Éthique des affaires Visiativ a été conçu pour rappeler les lois, réglementations, engagements internationaux et législations locales en vigueur mais également les valeurs qui animent Visiativ, les directives et règles internes, qui s’appliquent à tous et auxquelles Xxxxxxxx s’engage.
Il a pour but de guider le comportement de chacun et faciliter l’application au quotidien desdits engagements et règles statuant comme document de référence en matière de conduite au sein de l’entreprise.
Il nous incombe à tous de le respecter strictement.
Toute violation du présent Code de Conduite est susceptible d’entraîner des
sanctions civiles, pénales et/ou administratives ; toute violation du présent Code est également susceptible d’une sanction disciplinaire pouvant aller de l’avertissement au licenciement.
Visiativ respecte notamment les principes et droits fondamentaux suivants :
• La Déclaration Universelle des Droits de l’Homme des Nations Unies
• La Charte des Droits fondamentaux de l’Union Européenne
• Le Pacte Mondial des Nations Unies, dont les principes sont repris en Annexe
• Les Conventions fondamentales de l'Organisation Internationale du Travail (OIT)
4 Code de conduite Visiativ
Code de conduite Visiativ 5
Introduction
V. A qui s’applique-t-il ? Quelles obligations ? VII. Engagements et règles à respecter
Le présent Code s’applique à l’ensemble des collaborateurs (incluant les alternants, stagiaires), dirigeants et mandataires sociaux de l’entreprise et ce dans l’ensemble des pays dans lesquels Visiativ est présent.
Si des réglementations plus strictes existent dans certains pays, elles s’appliquent de manière complémentaire aux présentes règles.
Xxxxxx doit donc s’engager à :
• Prendre connaissance du présent Code de Conduite
• Respecter le présent Code et les règles qu'il contient
• Respecter les valeurs Visiativ
• Participer aux formations dédiées
• Ne pas hésiter à poser toute question
en cas de doute
• Alerter si nécessaire
1. Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires P.8
2. Engagement social....................................................................... P.25
3. Engagement environnemental.................................................. P.28
VI. A qui s’adresser en cas de doute ou question ?
Ce Code ne peut pas décrire toutes les situations que les collaborateurs Visiativ peuvent être amenés à rencontrer.
Si vous avez des questions sur son interprétation ou son application par rapport à une situation spécifique, veuillez consulter votre département ressources humaines, directeur financier (CFO) ou la direction juridique selon le sujet.
En cas de doute et/ou si une situation n’est pas abordée, il est primordial de se questionner :
• Les lois et la réglementation sont-elles respectées ?
• Mon action est-elle conforme aux principes du présent Code et directives de l’entreprise ?
• Mon action est-elle en ligne avec les valeurs et règles de l’entreprise
?
• Mon action est-elle dénuée d’intérêt personnel ?
• Quel serait l’impact de mon action et pourrais-je justifier ma décision ?
• Est-ce que l’image de mon entité, de Visiativ pourrait en pâtir ?
• Serais-je gêné si ma décision, mon action était publiée ?
6 Code de conduite Visiativ Code de conduite Visiativ 7
1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
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Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Corruption et trafic d’influence
Visiativ prône la tolérance zéro en matière de fraude, de corruption et trafic d’influence.
Tout acte ou tentative de fraude, de corruption, de trafic d’influence, ou autre atteinte est strictement interdit.
Pour lutter efficacement contre la corruption et le trafic d’influence, nous devons tous rester vigilants et alerter en toutes circonstances, même en cas de doute ou suspicion.
La corruption est un comportement par lequel une personne (agent public ou personne privée) propose, demande, ou accepte directement ou par le biais d’intermédiaire (partenaires, fournisseurs, tiers) un don, une offre ou une simple promesse, des présents ou des avantages quelconques en vue d’accomplir, de retarder ou d’omettre d’accomplir un acte entrant d’une façon directe ou indirecte dans le cadre de ses fonctions afin d’obtenir ou de conserver un avantage commercial ou financier, ou d’influencer une décision.
On distingue deux types de corruption :
• La corruption active lorsque la personne est à l’initiative de la corruption
• La corruption passive lorsque la personne n’est pas à l’initiative de l’acte ou tentative de corruption.
Les 2 types de corruption sont sanctionnables.
Pour rappel, la simple tentative de corruption est également répréhensible.
L’avantage visé par la loi peut revêtir
différentes formes, et notamment :
• Le versement d’une somme d’argent, sous toute forme notamment une carte cadeau
• Des remises commerciales ou remboursements
• Le recrutement ou promesse de recrutement futur d’un proche
• Une invitation, un repas qui ne rentre pas dans le cadre des déplacements et repas d’affaires conformément aux règles Visiativ
• Une invitation à un évènement, à un séminaire, à une formation
• La communication d’informations confidentielles ou privilégiées
• Un don à une association
• Une prise de participation
• Une participation dans le cadre d’un sponsoring, et/ou mécénat, etc
Le trafic d’influence : Le trafic d’influence désigne le fait pour une personne de monnayer sa qualité, son influence, son pouvoir, réel ou supposé, pour influencer une décision qui sera prise par un tiers. Le trafic d’influence, à la différence de la corruption, implique 3 acteurs : le bénéfi- ciaire (celui qui fournit des avantages), l’intermédiaire celui qui utilise sa position, (son influence) et la personne cible qui détient le pouvoir de décision (autorité, administration, expert, etc)
La corruption et le trafic d’influence sont interdits et sanctionnables dans l’en- semble des géographies et notamment via les réglementations suivantes :
• Code pénal français et la loi Sapin 2 en France
• La loi anti-corruption FCPA aux États-Unis
• Le UK Bribery Act au Royaume-Uni
De tel agissement, en violation des régle- mentations, peut exposer les collabora- teurs de l’entreprise à des sanctions disciplinaires, civiles et/ou pénales.
Code de conduite Visiativ 9
1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires 1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Cadeaux et invitations
Les cadeaux d’affaires, invitations et marques d’hospitalités sont des avantages de toute nature, qu’ils soient reçus ou donnés.
Si les cadeaux ou invitations (reçus ou donnés) peuvent être des signes de courtoisie et d’hospitalité, qui contribuent à instaurer de bonnes relations, il convient d’être attentif car ils peuvent être consi- dérés comme un moyen d’influencer une décision, de favoriser une entreprise ou une personne, et peuvent dans un tel cas s’apparenter ou être perçus comme des actes de corruption, active ou passive, ou peuvent être considérés comme un moyen d’influencer une décision.
Attention, une simple tentative de cor- ruption peut être sanctionnable.
Question
Conflits d’intérêts
Les collaborateurs de Xxxxxxxx sont tenus d’adopter un comportement exemplaire et d’agir dans le meilleur intérêt de l’entre- prise. Chaque collaborateur veille à ce titre à ne pas se placer directement ou indirectement dans une situation de conflit d’intérêts et à prévenir, signaler, comme indiqué ci-après, toute situation de conflit d’intérêts même potentielle afin de prendre les mesures adéquates et éviter de se mettre dans une situation de conflit d’intérêts.
Si un collaborateur découvre un conflit d’intérêts potentiel, il doit en informer au préalable son responsable hiérar- chique mais également la direction des ressources humaines et/ou la direction des achats lorsque cela concerne un fournisseur et/ou la direction juridique.
La direction juridique peut fournir des conseils supplémentaires aux collabora- teurs de Xxxxxxxx et les aider à déterminer si une situation est susceptible de faire naître un conflit d’intérêts.
Afin d’éviter toute situation embarras- sante, les collaborateurs de Xxxxxxxx doivent informer, déclarer en amont à leur responsable hiérarchique et à leur respon- sable des ressources humaines de tout engagement externe antérieur ou à venir, ou de toute relation personnelle ou pro- fessionnelle susceptible d’interférer avec leurs obligations envers Xxxxxxxx et de faire naître un conflit d’intérêts réel ou appa- rent.
ou agir objectivement concernant les intérêts de Xxxxxxxx, est susceptible de rentrer en conflit avec tout autre intérêt, direct ou indirect, d’ordre personnel.
Points de vigilance :
Exemples de situations susceptibles de faire naître un conflit d’intérêts :
• Engager un parent ou un ami sans faire part du conflit d’intérêts potentiel à votre responsable hiérarchique et aux ressources humaines
• Rejoindre le Conseil d’Administration ou agir en qualité de consultant d’un concurrent, d’un partenaire, d’un client ou d’un fournisseur
• Devenir actionnaire d’une société en relations d’affaires avec Xxxxxxxx (fournisseur, sous-traitant, client) ; tirer des bénéfices personnels, directement ou indirectement, de votre position au sein de Visiativ, en ayant un intérêt économique direct ou indirect dans une entreprise avec laquelle Visiativ fait ou envisage de faire affaires.
Question
J’ai reçu une invitation à un évènement sportif d’un
sous-traitant avant la signature d’un contrat. Son invitation me parait intéressée. Que dois-je faire ?
Xxxxxxx l’invitation et expliquez-lui poliment notre politique et le Code de Conduite auquel nous nous referons, parlez-en a votre manager ou à la direction juridique.
Rappeler lui qu’il a signé la Charte Achats Responsables Visiativ en tant que fournisseur et est soumis aux mêmes règles et engagements.
!
Bonnes pratiques
En toutes circonstances, il convient :
• D’agir en toute transparence et se poser préalablement les questions rapelées dans « Points de vigilance »
• De respecter en toutes circonstances les principes de modération et de propor- tionnalité des cadeaux/invitations reçus ou offerts
• Se rapprocher de la direction communi- cation et marketing pour l’organisation de tout évènement clients
• Déclarer tout cadeau/invitation reçu ou offert en précisant l’émetteur, la nature, le montant et la date
• Pour les cadeaux et invitations se référer aux directives internes et notamment :
- Ne percevoir en aucun cas de cadeau en espèces ou équivalents (sommes d’argent, bons d’achat, …)
- Ne pas accepter de cadeaux supé- rieurs à une valeur nominale de 50€ et ne pouvant être partagés avec son équipe sans approbation préalable de son manager
- En cas de déjeuner ou dîner avec un fournisseur, ne pas se faire inviter par le fournisseur
- Ne pas inviter d’agent public
- Ne pas accepter d'invitation au delà de la politique Visiativ sans accord préalable de son manager
- Déclarer toute invitation selon les directives internes et utilisation de l’outil notes de frais
Points de vigilance :
Dans chaque situation où vous êtes suscep- tible d’offrir ou de recevoir un cadeau ou une invitation, il est nécessaire de se poser les questions suivantes :
• Est-ce qu’en offrant ou recevant ce cadeau ou cette invitation, je reste indépendant(e) ?
• Le cadeau ou l’invitation est-il offert par courtoisie, à titre commercial ou en vue d’obtenir une contrepartie ?
• Est-ce que l’image de mon entité ou de l’entreprise pourrait en pâtir ? Serais-je à l’aise si l’existence de ce cadeau ou de cette invitation était publiée ?
Mon beau-frère possède une entreprise, qui est sur le point d’être référencée comme un nouveau fournisseur de Xxxxxxxx et je suis dans la chaîne de décision pour valider ce nouveau sous-traitant ? Que dois-je faire ?
Dans ce cas, vous devez divulguer le conflit d’intérêts potentiel à votre responsable hiérarchique et à la direction des achat s’agissant d’un fournisseur et/ou direction juridique et vous retirer de tout processus de
validation.
Un conflit d’intérêts, réel ou apparent, intervient lorsque la capacité d’un collaborateur à faire des choix, des recommandations, prendre des décisions
10 Code de conduite Visiativ Code de conduite Visiativ 11
1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires 1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Relations avec les Tiers : Clients, Partenaires, Fournisseurs
Visiativ interagit avec ses clients et de nombreux partenaires : partenaires, fournisseurs, distributeurs.
Visiativ attend que chaque client, partenaire, fournisseur, distributeur, sous-traitant, consultant ou tout tiers se
conduise de manière éthique dans toutes interactions avec ou au nom de Xxxxxxxx et se conforme aux principes énoncés dans ce Code repris dans la Charte éthique achat responsable.
Les collaborateurs qui interagissent avec les tiers s’assurent du respect desdites règles, et du respect des process Visiativ tant pour la contractualisation avec les clients qu’avec les partenaires, fournisseurs, sous-traitants.
Pour les fournisseurs et les
sous-traitants, le process Achats Visiativ applicable doit être respecté.
En vertu de la législation anti-corruption en vigueur, la responsabilité de Xxxxxxxx peut être engagée en cas de faute commise en son nom par ses collabora- teurs, mais également par des tiers.
Par conséquent, les collaborateurs de Xxxxxxxx doivent rester vigilants dans l’exercice de leurs fonctions dans le contrôle desdits tiers, que ce soit dans la passation des contrats, commandes et/ou le suivi de la relation avec ses tiers.
Question
Un client potentiel détenu par un état (donc considéré comme « agent public ») m’indique qu’il ne peut acheter de licences de logiciels directement à Visiativ car Visiativ ne fait pas partie de ses fournisseurs habilités. Il me suggère que la transaction passe par un distributeur référencé avec lequel il a l’habitude de travailler.
Que dois-je faire ?
La situation décrite ne constitue pas, à elle seule, une raison de ne pas poursuivre la transaction, mais nécessitera de faire une vérifica- tion renforcée. Vous devez ainsi fournir à votre management et à la direction juridique toutes les informations dont vous disposez pour éviter les conflits d’intérêts ou autre risques similaires. De même, la proposition tardive de nomination d’un distributeur ou d’un agent dans un processus commercial déjà engagé constitue une alerte nécessitant d’informer la direction juridique, pour qu’une évaluation renforcée soit effectuée et suivre les procédures internes
applicables.
!
Bonnes pratiques
Aux fins de respecter l’ensemble des règles et recom- mandations, les règles et bonnes pratiques suivantes doivent être respectées par tous :
• La dernière version des contrats-type Visiativ doit être utilisée et les procédures groupe respectées
• Toute ouverture d’un compte fournisseur nécessite une validation du directeur des achats ou directeur financier
• Toute commande auprès d’un fournisseur, sous-trai- tant, nécessite la signature de la Charte Achat Responsable et des Conditions Générales d’Achats (CGA) ou Contrat Visiativ
• Toutes justifications techniques et commerciales qui conduiront à sélectionner le tiers, y compris la nature des services qui seront fournis, doivent être dûment documentées et archivées
• Tout contrat avec un sous-traitant nécessite la signature du contrat de sous-traitance Visiativ et ce avant tout début d’exécution
• Le fournisseur doit justifier que le temps facturé correspond bien au temps passé et que le prix est conforme au marché. Le rapport d’activité précisant le temps passé doit être dûment documenté et approuvé par Xxxxxxxx avant facturation
• La sous-traitance de second niveau n’est pas autori- sée, sauf de manière exceptionnelle et après appro- bation préalable et écrite de Xxxxxxxx
• Tout contrat d’apport d’affaires doit demeurer exceptionnel et est soumis au préalable à la validation du directeur des partenaires une revue de la direction générale sur la base du contrat type Visiativ. Il est signé conformément aux règles de délégation de signature Visiativ. En effet, ces opérations sont sensibles et méritent revue au préalable et un contrôle régulier. Dans certains pays, le versement ou l’encaissement de commissions relatives à l’obtention ou la conservation d’un marché constitue une infraction pénale
• La nature de la rémunération est dûment enregis- trée, selon la nature de l’opération, dans le système d’information finance et comptabilité
• Tout paiement se fait dans les conditions et règles de l’entreprise et selon les moyens de paiement fixés par la direction financière
• Des contrôles sont régulièrement opérés
• Tous risques, alertes doivent être communiqués à la direction financière et/ou à la direction juridique
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1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires 1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Marchés publics
Les collaborateurs de Xxxxxxxx doivent faire preuve d’une vigilance toute particulière en matière de marchés et contrats publics et ce dans tous pays, ainsi que dans leurs relations avec les agents publics.
Les marchés publics sont soumis à des règlementations, procédures spécifiques et strictes qui doivent être respectées en tous points par tous. La corruption d’agent public est passible de sanctions très sévères.
Dans le cas d’une contractualisation concernant un marché public, directement ou indirectement, les règles et procédures strictes des marchés publics doivent être respectées.
Tout offre, marché public et/ou contrat public doit respecter les règles et procédures internes et être soumis aux documents standards Visiativ et/ou à la revue de la direction juridique de l’entité concernée, conformément aux règles de Visiativ.
Toute forme de corruption et de trafic d’influence à l’égard des agents publics, d’une autorité ou d’une administration publique est strictement interdit par Xxxxxxxx.
Vis-à-vis des agents publics, les salariés de Visiativ doivent agir de façon intègre et transparente. Il est interdit d’offrir à un agent public quoi que ce soit qui constitue ou puisse constituer un avantage personnel pour lui-même ou ses proches (cadeau, service, offre d’emploi, etc.).
Dans de nombreux pays, la loi sanctionne plus lourdement la corruption d’agents publics et les procédures de passation des marchés publics sont très réglementés.
A titre d’exemple, le Code pénal français
sanctionne lourdement les individus coupables de corruption d’agents publics ou dans le cadre de marchés publics - peines pouvant aller jusqu’à 10 ans de prison et 1 million d’euros d’amende.
La simple tentative est condamnée de la même manière que l’acte de corruption accompli.
Les marchés publics, sont des contrats passés avec le gouvernement d’un pays ou avec des entités publiques nationales, régionales ou locales ou toute entité relevant du Code des marchés publics du pays concerné.
La notion d’agent public ou gouverne- mental est définie de manière large afin d’inclure toute personne dépositaire de l’autorité publique, travaillant pour un organisme public, toute personne chargée d’une mission publique ou inves- tie d’un mandat électif public, tout candi- dat d’un parti politique et/ou toute société détenue ou gérée, en tout ou partie, par l’Etat ou par un agent de l’État.
Toute relation avec un agent public doit être conforme à la réglementation la régissant (c’est-à dire la réglementation applicable dans le pays spécifique de l’agent public). Tout avantage octroyé à un agent public est formellement interdit.
Donation, Mécénat, Sponsoring
!
Bonnes pratiques
La participation de Xxxxxxxx à des dons, actions de mécénat et de parrainage doit intervenir en conformité avec les législations en vigueur dans les pays concernés et ce, en toute transparence. Ces actions doivent par ailleurs être conformes aux valeurs Visiativ et à sa stratégie. Aussi de tels engagements doivent être validés préalablement par la Direction RSE Groupe conformément aux règles et niveaux de décisions Visiativ, et faire l’objet d’une convention écrite, être dûment enregistrés dans les comptes et archivés.
Un collaborateur ne peut en aucun cas engager Xxxxxxxx ou utiliser l’image de Xxxxxxxx dans le cadre d’un engagement politique, qui ne peut être et doit demeurer personnel. Les collaborateurs, entités juridiques Visiativ, ont l’interdiction d’utiliser les ressources de la société ou l’image de Xxxxxxxx pour procurer un quelconque avan- tage à des partis politiques ou des agents publics.
Les donations et les activités de sponsoring sont l’occasion pour Visiativ de contribuer à des projets caritatifs ou humanitaires, de soutenir des activités et des projets culturels ou sportifs, et de promouvoir des établissements d’enseignement ainsi que les valeurs de l’entreprise. Ces opérations doivent être engagées au profit d’événements ou de projets cohérents avec les valeurs de l’entreprise et doivent être conformes aux principes et règles de Visiativ.
Xxxxxxxx n’a pas vocation de part son activité à opérer des actions de lobbying. Xxxxxxxx se réserve le droit de participer au dialogue accompagnant l’élaboration des réglementations dans les pays dans lesquels Visiativ est implanté et de participer aux réunions de travail des organisations professionnelles. De telles interventions se font au niveau de la Direction Générale ou en toute transparence avec celle-ci. Ces actions sont déclarées et suivies en toute transparence.
Aux fins de précisions, Xxxxxxxx ne soutient aucun parti politique et ne verse aucune contribution politique.
De telles contributions et adhésions demeurent des opérations sensibles. En conséquence, les donations, les dons, les activités de parrainage d’entreprise et les adhésions font l’objet de vérifications et de précautions particulières afin de garantir que ces actions respectent les réglementations et ne dissimulent pas des actes de corruption.
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1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires 1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Respect du droit de la concurrence
Visiativ, proscrit toutes pratiques commerciales déloyales et le
non-respect des règles de concurrence tant nationales qu’ internationales.
Aussi, Visiativ proscrit tout comportement anticoncurrentiel et prohibe toute forme d’entente, pratique concertée avec des concurrents pouvant limiter la libre concurrence, l’abus de position dominante ou le partage d’informations commercialement sensibles ou stratégiques avec des concurrents.
Le non-respect des règles de concurrence pourrait exposer Xxxxxxxx, ses dirigeants et ses collaborateurs à des sanctions administratives, civiles et/ou pénales, ainsi qu’à des sanctions pécuniaires importantes et une atteinte à la réputation de Visiativ.
Question
Contrôle des exportations
Visiativ met tout en œuvre pour se permettre de se conformer à l’ensemble des lois et des règlements applicables en matière de contrôle des échanges commerciaux et des exportations.
Les processus mis en place par les éditeurs, partenaires tiers, dont Visiativ est distributeur, visent à garantir que la concession de licences sur les produits et fourniture de produits, de technologies se fait dans le respect des dispositions applicables en matière d’échanges commerciaux, de sanctions internationales et d’embargo.
Il convient de rappeler à tous, et notamment aux clients et à tout fournisseur qu’il convient de se référer auxdites règles, notamment en renvoyant vers la documentation existante des éditeurs et fournisseurs et de les respecter.
Tous les produits et les solutions, notamment les produits et solutions de nos partenaires éditeurs reçoivent un numéro ECCN (Export Control Classification Number) et les utilisateurs finaux sont systématiquement contrôlés afin de vérifier les restrictions applicables à l’exportation, y compris lorsque les transactions ont lieu via un distributeur.
Les réglementations sur le contrôle des exportations touchent d’autres secteurs d’activité que les ventes de produits telles que les données client confiées notamment lors des activités de support et de service qui doivent être protégées en fonction des mêmes critères.
Lutte contre le blanchiment d’argent
Xxxxxxxx s’inscrit dans la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, en respectant les réglementations et politiques applicables.
Tout client, fournisseur, tiers contractant avec Visiativ se doit de respecter un tel engagement.
Visiativ impose une conduite transparente, honnête et licite de la gestion des
activités financières.
Il est donc important que tous les collaborateurs soient vigilants et prêt à signaler à la direction financière ou direction juridique toute infraction, fraude ou tout doute relatifs à l'authenticité d'un document ou légalité de l'opération à laquelle il se rapporte, que cela concerne un client, un fournisseur ou un sous-traitant.
Si un concurrent, l’un de ses collaborateurs ou représentants aborde directement ou indirecte- ment, un sujet commercial sensible, me transmet des informations sensibles sur les prix dans le cadre d’appel d’offres ? Que dois-je faire ?
Ne diffusez aucune information commercialement sensible.
Refusez tout document ou informa- tion sensible pouvant restreindre ou
fausser la concurrence.
Alertez votre hiérarchie et la
direction juridique.
Rappelez que la politique de Visiativ impose de se conformer au droit de
la concurrence.
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1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires 1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Enregistrements comptables & transparence
Visiativ est cotée en bourse sur le marché Paris Euronext Growth et doit se conformer à des principes et des règles strictes en matière d’information comptable et financière.
Xxxxxxxx s’engage à être transparente afin de donner une image fidèle de la situation financière et à respecter les lois, réglementations et procédures applicables.
Il est essentiel que les collaborateurs de Xxxxxxxx veillent à ce que l’ensemble des opérations soient correctement identifiées et enregistrées dans les comptes de la société, conformément aux normes comptables ainsi qu’aux procédures et règles internes.
Points de vigilance :
Tous les collaborateurs de Xxxxxxxx sont responsables d’un enregistrement correct de toutes opérations et de la bonne tenue des rapports financiers et du respect des règles comptables et d’archivage, notamment en ce qui concerne l’enregistrement des contrats, remises commerciales, factures, et notes de frais. Les collaborateurs concernés par les enregistrements de ces documents prennent connaissance des règles et procédures Visiativ applicables.
18 Code de conduite Visiativ
!
Bonnes pratiques
Xxxxxxxx ne tolère aucune fausse déclaration intentionnelle concernant nos rapports financiers, y compris toute tentative de créer sciemment des registres erronés ou trompeurs pour quelque raison que ce soit, ou de dissimuler la véritable nature d’une opération.
Nous n’aidons aucune partie à accomplir de tels actes ou à fournir des informations financières trompeuses.
Nous nous réservons le droit de signaler toute situation générant des informations financières et comptables incorrectes et ce dans les plus brefs délais
Nos contrôles internes doivent assurer l’exhaustivité, la fiabilité, l’exactitude, la transmission en temps utile et la clarté de nos rapports financiers en vue de maintenir la confiance de nos actionnaires, clients, partenaires et collaborateurs.
Je ne travaille pas au sein de la direction financière, j’imagine que ne je suis pas concerné par cette règle ?
Si. L’exactitude des registres, l’intégrité financière, ne relève pas de la responsabilité de la direction financière. Il s’agit au contraire d’une responsabilité que nous partageons tous, à chaque fois que
nous organisons des enregistrements de données relatives aux contrats, aux notes de frais, aux factures, aux devis et aux remises accordées. Toutes les opérations quotidiennes doivent
être fidèles, exactes et correctement consignées.
Question
Délits d’initié
Visiativ est cotée à la bourse de Paris Euronext Growth.
Conformément au droit applicable, toute personne détenant des informations privilégiées ne doit pas divulguer de telles informations, ni acquérir ou vendre des actions de la société aussi longtemps que les informations concernées n’auront pas été rendues publiques.
Dans le cas contraire, cette personne se rendrait coupable du délit d’initié, sanctionné lourdement et puni pénalement.
Le délit d’initié est le fait d’utiliser des Informations Privilégiées.
Les Informations Privilégiées sont des informations confidentielles, non encore divulguées sur le marché, qui pourraient influencer le cours du titre ; elles confèrent un avantage disproportionné si on les utilise.
Exemples d’Informations Privilégiées :
• Les états financiers, les annonces liées aux dividendes et aux profits non encore publics
• Les prévisions en matière de chiffres d’affaires, revenus, marges
• Les négociations en cours avec les clients majeurs et partenaires, et contrats importants
• Les opérations importantes, telles que les fusions et les acquisitions
• Les changements et réorganisations stratégiques
• Le départ d’un membre de la direction générale
• Les investissements significatifs au niveau national ou à l’étranger
• Les conséquences financières significatives d’une perte liée à un sinistre, d’un contentieux ou dérive de projet
Questions
Si j’ai connaissance des résultats financiers trimestriels de Visiativ avant qu’ils ne soient publiés, suis-je autorisé à acheter des actions Visiativ avant la publication ?
Non. Cette information étant considérée comme une information privilégiée, l’achat d’action Visiativ avant publication constituerait une violation des règles Visiativ et pourrait être considéré comme un
délit d’initié.
À l’occasion de mon travail sur le système informatique d’un client, j’ai accès à des informations confidentielles le concernant.
Acheter ou vendre des actions de ce client peut-il être considéré comme un délit d’initié ?
Oui, surtout si chez ce client, vous avez accès à des informations privilégiées. En outre, nous devons
respecter les règles de déontologies boursières applicables et règles spécifiques applicables, de la même manière que nous devons le faire pour celles du Groupe. Par ailleurs, toute information confidentielle d’un client est soumise au strict respect de confidentialité par Xxxxxxxx et l’ensemble des collaborateurs opérant pour ce client.
Code de conduite Visiativ 19
1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires 1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Protection des actifs - protection de la propriété Intellectuelle
La propriété intellectuelle est un actif majeur de Visiativ. Cette dernière étant essentielle pour le succès des activités de l’entreprise et son développement, il est de la responsabilité de chacun d’en assurer sa protection. La propriété intellectuelle de Xxxxxxxx doit être dûment protégée. Xxxxxxxx s'engage de la même manière à protéger et respecter la propriété intellectuelle de ses clients et partenaires.
La propriété intellectuelle, les actifs immatériels, de Xxxxxxxx, de ses clients et partenaires doivent être dûment protégés et respectés.
Les collaborateurs sont personnellement responsables de la protection des actifs et des ressources qui leurs sont confiés par le Groupe et/ou par des tiers (clients ou partenaires).
La notion de propriété intellectuelle s’applique à tout actif, issu d’une activité intellectuelle, protégé ou susceptible de l’être, conformément aux lois et traités nationaux et/ou internationaux relatifs aux droits de propriété intellectuelle et droits assimilés (tel que la protection du secret des affaires).
La propriété intellectuelle de Visiativ est notamment constituée par les inventions, les codes sources, les logiciels, algorithms, base de données, la documentation, les spécifications, les marques, les dessins et les modèles ou les informations confidentielles protégées
(formules, savoir-faire, organigrammes, processus commerciaux, plans de commercialisation, etc.). Ces actifs sont protégés, selon le type d’actifs, par les droits de propriété intellectuelle (tels que les brevets, les droits d’auteur, les marques commerciales ou les dessins) ou droits assimilés (tel que la protection du secret des affaires).
Les logiciels Visiativ sont propriété de Xxxxxxxx et protégés par le droit d’auteur.
!
Bonnes pratiques
Avec un client ou un fournisseur, utilisez les contrats mis en place ou revus par la direction juridique afin d’encadrer juridiquement l’ensemble des aspects de la propriété intellectuelle Visiativ ou du tiers concerné.
Vous ne devez pas divulguer les informations protégées par la propriété intellectuelle sans autorisation préalable.
De la même façon, nous ne pouvons intervenir, utiliser, modifier, corriger, des logiciels propriété intellectuelle de tiers (clients et/ou fournisseur, éditeur notamment) sans leur autorisation écrite préalable.
Avant toute utilisation ou intégration de logiciels tiers, de logiciel open-source, il convient de se référer aux directives Visiativ et notamment au process de la direction R&D et Sécurité.
Questions
Je travaille dans une équipe qui développe un nouveau logiciel. Puis-je le réutiliser à des fins personnelles, en dehors de mon travail pour Visiativ ?
Non, tous les éléments de propriété intellectuelle, y compris les logiciels, le matériel, les processus, les outils et les savoir-faire crées au cours de votre période d’emploi au sein du Groupe restent la propriété de Visiativ
ou de ses clients.
En effectuant une étude sur nos concurrents, j’ai trouvé une offre très intéressante. Puis-je la copier en modifiant les supports pour mettre au point notre propre offre ?
Non. Nous ne nous approprions aucun élément de propriété intellec- tuelle appartenant à des tiers sans leur autorisation. L’utilisation non autorisée d’éléments de propriété intellectuelle appartenant à des tiers peut exposer Xxxxxxxx et même un collaborateur à des poursuites et à
des sanctions.
!
Bonnes pratiques
• Avant tout échange d’informations, de données avec un client ou un fournisseur, utiliser les accords de confidentialité mis en place par Visiativ ou reçus par la direction juridique
• Les informations confidentielles relatives aux activités de Visiativ peuvent être communiquées uniquement à leurs destinataires autorisés
• Les informations confidentielles de Visiativ, de ses clients ou de ses partenaires, ne doivent pas être évoquées dans des lieux publics (par exemple, avions, trains, restaurants, séminaires). Il s’agit d’être également vigilant vis-à-vis des sujets abordés avec des proches, des relations ou tout autre tiers lorsqu’ils portent sur Visiativ ses clients ou ses partenaires
Confidentialité
Le respect de la confidentialité est une nécessité à la pérennité d’une entreprise. Toute information confidentielle de Xxxxxxxx, d’un client et/ou d’un partenaire est soumise au strict respect de sa confidentialité. Tout collaborateur intervenant dans le cadre d’un contrat client est soumis à la plus stricte confidentialité.
Sont considérées comme confidentielles les informations, données relatives ou appartenant à une personne physique ou morale et dont la communication et/ou l’utilisation est restreinte et/ou interdite par contrat ou en vertu de la loi en raison de sa nature, ou des informations portant une mention de confidentialité ou d’usage strictement interne.
20 Code de conduite Visiativ Code de conduite Visiativ 21
1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires 1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Protection des Données personnelles
Question
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Bonnes pratiques
A ce titre, les collaborateurs doivent :
• Suivre les formations dédiées via Visiativ Academy
• Respecter la politique Données Person- nelles de Visiativ
• Limiter toute utilisation de données personnelles au strict nécessaire
• Collecter, utiliser et plus généralement traiter les données personnelles que pour des finalités spécifiques, légitimes et nécessaires aux activités de l’entreprise
• Ne traiter de données personnelles dans le cadre d’un contrat client, qu’ après avoir obtenu l’accord préalable du Client et avoir signé les documents contractuels adéquats dont le Data Protection Agree- ment (DPA) selon l’opération
• Conseiller le client sur la nécessité de limiter l’utilisation des données person- nelles
• Respecter les périodes de conservations définies
• Respecter les règles et procédures de sécurité
• Ne pas compromettre la sécurité des données personnelles
• Alerter de toute suspicion ou faille de données ou de sécurité
Points de vigilance :
En cas de faille de sécurité ou doute, alerter immédiatement à l’adresse suivante : xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
Pour toute question, concernant les données personnelles, l’adresse suivante peut être utilisée : xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx ou vous pouvez contacter votre Chief Legal Officer - Data Protection Officer (DPO).
Un partenaire commercial, qui souhaite diffuser son programme de formation auprès de tous les collaborateurs de mon service, m’a demandé la liste de nos adresses électroniques. Puis-je la lui transmettre?
Non. Avant de partager ces informations, vous devez vérifier auprès de votre responsable de protection des données (DPO) comment vous pouvez procéder. Votre responsable de protection des données (DPO) vous aidera à déterminer quelles sont les mesures à prendre en considération et à
mettre en œuvre.
Xxxxxxxx a toujours reconnu l’importance de protéger les données personnelles que ce soit de ses clients, partenaires, collaborateurs et a pleinement conscience des responsabilités liées au traitement de données personnelles qui en découlent.
Xxxxxxxx s’engage à prendre en compte et respecter les exigences légales applicables dans les différents pays dans lesquels Xxxxxxxx est implantée et notamment le Règlement Européen sur la protection des données (“RGPD”) ou toute législation relative à la protection des données personnelles applicables, tant en tant que « responsable de traitement », sur le plan de ses besoins internes, qu’en tant que « sous-traitant »
!
Points de vigilance - Bonnes pratiques
• Suiver les formations concernant la sécurité, la cybersécurité, via notamment Visiativ Academy
• Liser attentivement la Charte informatique Visiativ et respecter strictement les règles de ladite Charte
• Pour tout tiers, client, fournisseur et/ou sous-traitant, respecter la procédure applicable et règles spécifiques et ce avant toute mise à disposition, utilisation d’outils numériques Visiativ
• En cas de faille de sécurité ou doute, alerter immédiatement à l’adresse suivante : xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
et partenaires.
au sens du RGPD , vis à vis de ses clients Utilisation des outils numériques Visiativ
Une donnée personnelle peut être toute information relative à une personne physique susceptible de l’identifier, directement ou indirectement.
Exemple : un nom, une photo, une empreinte, une adresse postale, une adresse email, un numéro de téléphone, un numéro de sécurité sociale, un matricule interne, une adresse IP, un identifiant de connexion informatique, un enregistrement vocal, etc.
Visiativ met à la disposition de ses collaborateurs différents médias, outils électroniques et numériques. Ces outils, propriété exclusive de Visiativ, sont à usage professionnel et visent à améliorer le niveau de productivité et d’efficacité de l’entreprise.
Les collaborateurs sont engagés à prendre connaissance et doivent respecter strictement les conditions d’utilisation de la Charte Informatique de Xxxxxxxx qui précisent les conditions d’utilisions de l’ensemble des moyens numériques mis à leur disposition.
La procédure d’accès au système d’information Visiativ doit être respectée en toutes circonstances.
22 Code de conduite Visiativ Code de conduite Visiativ 23
1-Engagement en tant qu’entreprise responsable et respectueuse de l’éthique des affaires
Représentation et image de la société
Le comportement de chacun construit la réputation et l’intégrité de Xxxxxxxx.
La responsabilité de représenter la société incombe donc à tous, et est essentielle à sa stabilité.
Xxxxxx doit prendre conscience de son rôle, et veiller, tant lors de rendez-vous professionnel que hors du cadre de ses fonctions, à avoir un comportement pro- fessionnel, à ne pas dégrader l’image de Xxxxxxxx, et demeurer ambassadeur des valeurs portées par Xxxxxxxx.
La communication au nom de Xxxxxxxx avec les médias, les journalistes, les consultants et les analystes est réservée à la direction de la communication ou toute personne habilitée.
Ethique du numérique
Xxxxxxxx est un véritable acteur de la transformation numérique. Cette transformation introduit à la fois de nouvelles opportunités pour la nouvelle économie numérique et de nouvelles problématiques éthiques associées.
Dans le cadre de sa politique RSE, Xxxxxxxx s’engage à former les collaborateurs aux problématiques liées à l’éthique, que ce soit pour les équipes R&D via des sensibilisations et formations spécifiques (ethics by design, privacy by design, « green by design »), ou dans le cadre des usages du numérique, avec une attention particulière à la protection des données personnelles, à l’utilisation des algorithmes et de l’intelligence artificielle (IA), à l’impact environnemental et à la sobriété énergétique.
2
Engagement social
24 Code de conduite Visiativ
2-Engagement social 2-Engagement social
Salaires, avantages et heures de travail
Xxxxxxxx s’assure que les modalités de rémunération appliquées à ses collaborateurs soient conformes aux dispositions légales et conventions collectives applicables.
Xxxxxxxx s’assure que ses collaborateurs perçoivent tous les avantages sociaux légaux.
Xxxxxxxx s’assure de respecter l’ensemble des dispositions légales en vigueur au regard de la durée du travail, des repos et des congés annuels payés.
Liberté d'association et droit de négociation collective
Xxxxxxxx s’engage à respecter la liberté d’association de ses collaborateurs, clients, sous-traitants et prestataires ainsi que leur droit syndical et de négociation collective, dans le respect des dispositions légales.
Interdiction du travail forcé et travail des enfants
Visiativ prohibe tout recours au travail forcé (travail sous la contrainte, servitude, travail involontaire ou travail carcéral non rémunéré) ou dissimulé, ainsi que le travail des enfants n’ayant pas atteint l’âge minimum requis.
Visiativ confirme les engagements du UK slavery act de 2015 (MSA).
Harcèlement moral et sexuel
Xxxxxxxx s’engage à offrir un environnement de travail sain, sans aucune forme de harcèlement ou d’intimidation. Chacun a le droit au respect et à la dignité humaine. Ce sont les bases de chacune des relations de travail au sein de Visiativ.
Tout acte ou attitude allant à l’encontre de ces principes sont formellement proscrits.
Le harcèlement moral se caractérise par des agissements répétés qui ont pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte aux droits et à la dignité du salarié qui en est victime ainsi que d’altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel.
Le harcèlement sexuel se caractérise par des propos ou comportements à connotation sexuelle répétés qui soit : porte atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit : crée à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante.
Visiativ sanctionne également les agissements sexistes qui sont qualifiés par tout agissement lié au sexe d’une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant.
Visiativ prône la tolérance zéro envers le harcèlement sous toutes ses formes.
En effet, il est interdit de faire usage de la violence, de faire des remarques, plaisanteries susceptibles d’offenser une personne en raison de ses origines sociales, culturelles, ethniques ou nationales, de ses croyances religieuses, de sa caste, son sexe, sa situation familiale, son éventuel état de grossesse, son orientation sexuelle, son handicap, son âge, la couleur de sa peau, sa race, sa situation parentale, son idéologie politique, son statut militaire ou son activité syndicale.
En cas de doute vous pouvez contacter votre responsable hiérachique ou la direction des ressources humaines du groupe.
Diversité et Égalité des chances
Visiativ s’appuie sur une ambition commune, une raison d’être et des valeurs uniques et partagées au sein de l’écosystème. Elles offrent un espace professionnel propice à la réalisation de chacun, permettant l’enrichissement mutuel des savoirs, favorisant la croissance par le changement dans un environnement collectif épanouissant. Xxxxxxxx considère la diversité comme un atout qui encourage la créativité et
l’enrichissement mutuel.
Visiativ s’engage à contribuer au maintien d’un environnement de travail sain et propice au développement de chacun en encourageant la diversité et l’égalité comme un élément clé pour le développement de l'entreprise.
Le recrutement, la formation, la promotion, les affectations et les autres décisions liées au travail s’appuient sur les qualifications, les talents, les réalisations de chacun des collaborateurs et sur leurs motivations professionnelles.
Toutes les pratiques en matière de ressources humaines sont conformes à la législation locale et nationale des pays où Xxxxxxxx exerce ses activités, ainsi qu’aux normes internationales.
Une tolérance zéro en matière de discrimination s’applique à tous les collaborateurs.
Aucun traitement différencié à l’égard d’un membre de Visiativ à cause de son sexe, son âge, ses origines, son nom, l’existence d’un handicap, son apparence physique, son orientation sexuelle, son état de santé, sa situation familiale, son lieu de résidence, sa religion ou tout autre croyance, ses opinions politiques et syndicales, ou sa vulnérabilité économique ne sera toléré au sein de l’entreprise.
26 Code de conduite Visiativ Code de conduite Visiativ 27
3-Engagement environnemental
Environnement et Visiativ
Xxxxxxxx s’engage à respecter les législations applicables en matière de protection de l’environnement. Visiativ met en place des dispositions afin de prévenir et minimiser les conséquences de son activité sur l’environnement en limitant son empreinte environnementale dans toute la conception, la réalisation et la mise en œuvre de ses produits, offres et services.
Xxxxxxxx s’engage notamment à favoriser :
• La réduction de son impact sur les écosystèmes et la biodiversité
• L’optimisation de sa consommation de ressources naturelles et d’énergie
• La réduction de ses émissions de gaz à effet de serre
• La diminution des quantités de déchets émis et la mise en œuvre de solutions de recyclage et de valorisation
• Le déploiement de pratiques de sobriété numérique en faveur d’une transition digitale soucieuse et respectueuse de l’environnement.
Pour toute question relative à la politique environnementale de Visiativ, vous pouvez contacter votre interlocutrice dédiée à l’adresse xxx@xxxxxxxx.xxx.
Visiativ communique également sur sa stratégie environnementale en interne et en externe à travers différents supports (communication sur site, intranet, DPEF …).
Environnement et clients
Dans le but d’accompagner nos clients dans l’ensemble de leurs démarches de transformation, à la fois numérique et écologique, Xxxxxxxx conçoit ses offres logicielles et services en prenant en compte dès leur conception les engagements environnementaux.
Les appels d’offres privés comme les marchés publics tendent à intégrer davantage de données RSE. En effet, on voit apparaître progressivement une croissance du nombre de questions et une pondération accrue des critères associés aux thématiques sociales et environnementales. La part RSE de ces appels d’offres peut atteindre jusqu’à 20%, et ce chiffre est en constante augmentation.
Code de conduite Visiativ 29
3
Engagement environnemental
3-Engagement environnemental 3-Engagement environnemental
30 Code de conduite Visiativ
Environnement et collaborateurs
Dans le but de contribuer collectivement à la réduction de l’empreinte environnementale de l’entreprise, Visiativ encourage ses collaborateurs à adopter une démarche de sobriété dans tous les aspects de leur vie au travail.
!
Bonnes pratiques
Dans une entreprise de la taille de Visiativ, les actions individuelles prises dans l’ensemble du Groupe peuvent rapidement se cumuler et avoir un impact significatif.
A titre d’exemple :
• Je diminue le nombre de pièces jointes dans mes mails, vide ma corbeille réguliè- rement, maximise l’utilisation d’espaces et fichiers partagés dans le cloud, et réduis la qualité des photos et vidéos que j’envoie
• Je n’imprime que lorsque nécessaire
Environnement et fournisseurs
Visiativ souhaite développer des partenariats durables avec ses fournisseurs. A ce titre et via le déploiement d’une politique d’achats responsables, Visiativ s’assure que ses fournisseurs soient engagés dans une démarche environnementale.
En se tournant vers des acteurs soucieux de réussir leur transition écologique, Xxxxxxxx assure une pérennité dans la poursuite de ses activités comme de ses partenariats. Le respect de critères RSE dans la sélection de nos fournisseurs permet également à Visiativ de nouer des relations de confiance avec ses partenaires, bâties sur un socle de valeurs communes.
La définition des besoins a également un rôle important dans l’impact environnemental du fournisseur. Usage du reconditionné, redimensionnement du besoin … autant de leviers pour réduire l’impact environnemental de nos achats.
Je souhaite contractualiser avec un nouveau fournisseur, comment puis-je m’assurer de ses engagements environnementaux ?
L’ensemble de nos fournisseurs futurs comme existants doivent être signataires de notre Charte Achats Responsables, qui assure une prise de position forte autour d’une démarche sociale et environnementale. Cette Charte est disponible sur l’intranet, et est demandée pour toute création de fournisseurs. En parallèle, de plus en plus d’acteurs communiquent leur politique environnementale sur leurs sites internet et via la publication de documents dédiés. Il convient d’être vigilants sur ces points en amont de
toute contractualisation.
Question
Code de conduite Visiativ 31
Informations complémentaires Informations complémentaires
VIII. Formations
Les collaborateurs sont tenus de prendre connaissance du présent Code et de participer aux séances de formation qui sont organisées par Xxxxxxxx, via Visiativ Academy afin de les sensibiliser à la prévention pour la lutte contre la corruption et ensemble des règles du présent Code.
IX. Mise en œuvre & contrôles
Il incombe à chaque collaborateur de mettre en œuvre le Code dans le cadre des responsabilités relatives à sa fonction.
L’entreprise effectue des contrôles périodiques afin de vérifier le respect de la conformité des pratiques.
Les organes de gouvernance de l’entreprise et/ou du groupe font un point régulier sur le suivi de sa mise en oeuvre , des contrôles opérés et des suites données aux alertes.
X. Sanctions
Le non-respect des règles du présent Code engage la responsabilité personnelle du collaborateur concerné et l’expose à des sanctions en cas de non respect.
Toute violation du présent Code est susceptible selon la violation en cause de sanctions civiles, pénales et/ou disciplinaires selon la législation et règlementations applicables.
Pour rappel, la loi française incrimine de la même manière la corruption active (le corrupteur) et la corruption passive (le corrompu). Pour une personne physique, la peine encourue peut aller jusqu’à 5 ans de prison et 500 000 € d’amende (dont le montant peut être porté au double du produit tiré de l'infraction).
XI. Dispositif d’alerte
Chaque collaborateur peut faire part de ses doutes et/ou poser ses questions à sa hiérarchie et/ou à la direction des ressources humaines et/ou au directeur financier et/ou direction juridique et/ou au Chief Legal & compliance Officer.
Le dispositif d’alerte Visiativ a été mis en place pour l’ensemble des entités de l’entreprise et est accessible à l’ensemble de ses collaborateurs.
Le dispositif d’alerte est accessible dans l’ensemble des pays où Visiativ est présent, dans les différentes filiales et par tous les collaborateurs.
Chaque collaborateur, en respectant la procédure définie par Xxxxxxxx, peut lancer une alerte s’il est confronté à un risque de corruption ou tout atteinte à la probité, ou estime qu’une violation manifeste du Code a été ou est en train d’être ou va peut-être être commise.
Tout collaborateur qui rendrait compte de bonne foi et de manière désintéressée, c’est-à-dire en étant sincèrement persuadé que sa déclaration est exacte, d’une violation ou d’un risque de violation du Code sera protégé contre toutes formes de poursuites. Son identité et les faits seront traités de façon confidentielle conformément à la réglementation applicable.
Qu’est-ce qui peut faire l’objet d’un signalement ? Et qui peut faire un signalement ?
Le dispositif d’alerte éthique et conformité permet aux collaborateurs (incluant les apprentis, les stagiaires…) ainsi que les personnes extérieures intervenant pour Visiativ (incluant le personnel intérimaire, les prestataires de services, les
sous-traitants) ou/et tout tiers, de déclarer un signalement, une alerte.
Le service d'alerte peut être utilisé pour alerter sur des risques sérieux d’actes répréhensibles affectant les personnes, l’organisation, la société ou l’environnement résultant des activités de Visiativ ou l’une de ses filiales.
Ce signalement peut concerner :
• Un crime ou un délit
• Une violation grave et manifeste d’un engagement international ratifié par la France et/ou acte d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement
• Une violation d’une loi ou règlement
• Une menace ou préjudice pour l’intérêt général
• Une atteinte grave envers les droits humains et les libertés fondamentales, la santé, la sécurité des personnes et de l’environnement résultant d’une activité Visiativ ou d’une de ses filiales
• Un manquement au présent Code de Conduite Éthique des affaires ou toute règle applicable au sein de Visiativ, que ce soit notamment en matière de :
- Prévention et de lutte contre la corruption et trafic d’influence
- Déontologie boursière, délits financiers
- Droit du travail ou relations sociales, harcèlement, discrimination
Pour en faciliter la compréhension et le traitement, dix thématiques ont été définies et reprises dans le formulaire de signalement :
• La corruption,
• Les conflits d’intérêts,
• La fraude,
• Les délits financiers,
• Le manquement au droit de la
• concurrence,
• Les sanctions internationales et contrôle des échanges internationaux,
• Le harcèlement et la discrimination,
• Les droits et protection des personnes,
• Les atteintes graves à la protection des données
• Les atteintes graves l’environnement.
Le signalement peut être fait en français, en anglais, et si nécessaire dans tout autre langue.
Il est rappelé que les différents canaux de reportings internes restent à privilégier : la ligne hiérarchique, la direction des ressources humaines ou la direction juridique.
Système d’alerte : xxxxx://xxxxxx.xxxxx.xxxxxxxx.xxx
Et pour toute question, n’hésitez pas à contacter votre contact local compliance ou/et votre Directeur juridique & compliance / Chief Compliance Officer via l’adresse email xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
32 Code de conduite Visiativ Code de conduite Visiativ 33
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