PROTOCOLE DE MEDIATION

PROTOCOLE DE MEDIATION

ENTRE :

ET :

M.

ET :

M.

ET :

M.

Ci-après appelés “les Parties”

ET :

La Société

ALTERYS SCRL, inscrit à la TVA sous le n° BE0832.130.138 en la personne de Maître ____________________, avocat et médiateur agréé par la commission visée à l'article 1727 CJ, dont le siège social est sis xxxxxxxx xx Xx Xxxxx 000/00 x 0000 Xxxxxxxxx (tel 00.000.00.00 – Fax 00.000.00.00 – e-mail : ____________________@xxxxxxx.xx)

Ci-après appelé “le Médiateur”

***

IL EST EXPOSE CE QUI SUIT :



EN CONSEQUENCE, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :

  1. Processus volontaire


Les Parties désirent se concerter, sans aucune reconnaissance préjudiciable pour elles, dans le but d'en arriver à un règlement amiable du litige qui les oppose. Chaque Partie peut se retirer et mettre fin au processus de médiation unilatéralement à sa discrétion sans devoir se justifier. Le processus est volontaire et chaque Partie consent librement à y participer de façon active. Les Parties conservent et réservent tous leurs droits en ce compris celui de recourir aux procédures judiciaires ou arbitrales si elles le jugent opportun.


Le présent protocole est signé après relecture sous les conseils avisés et critique de l‘avocat de chacune des parties.


  1. Délais


  1. Introduction ou intentement de procédure


Il n’y a pas lieu de respecter le principe de suspension de toute procédure durant la médiation, même si c’est préférable.


  1. Mise en état


L’exception contractuelle au principe de suspension vaut aussi pour les agendas d’échange d’écrit de procédure déjà fixé ou à fixer.


  1. Prescription


Seuls les délais de prescription sont suspendus par la signature de la présente. Il n’en est pas de même pour les autres délais qui conditionne l’introduction d’une demande ou l’exercice d’un droit (délai préfixe, etc).


  1. Rôle du médiateur


Le Médiateur agit comme intervenant neutre, en vue de favoriser une entente à l'amiable. A cette fin, il s'emploie à créer des conditions qui facilitent et permettent :

  • l'information et la compréhension des parties sur leur situation respective;

  • la communication entre elles au sujet de leurs difficultés et leurs attentes réciproques;

  • la recherche de solutions permettant de répondre aux attentes et difficultés manifestées;

  • la négociation efficace et franche;

  • la conclusion par les Parties, sur la base d'un libre consentement, d'une transaction donnant effet, le cas échéant, aux solutions identifiées.

  1. Impartialité

Le Médiateur agira en tout temps de façon neutre et impartiale. Il ne donnera pas d'avis juridique aux Parties. S'il en exprime, ses avis n'auront qu'une valeur indicative. Les Parties marquent d'ores et déjà leur accord pour n'y attribuer aucune conséquence juridique. Elles consulteront leur conseil respectif pour les questions de droit survenant pendant le processus de médiation.

Les parties ont été informées que le médiateur ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________. Les parties confirment que cela ne met pas pour autant à mal sa neutralité et son impartialité.

  1. Présences à la séance de médiation

Les parties seront présentes à la rencontre de médiation le cas échéant accompagnées de leurs avocats dont la présence est encouragée. Chaque partie doit s’assurer :

  • que la ou les personnes ayant qualité pour conclure un accord (transiger) soi(en)t présente(s) à la rencontre de médiation (organes légaux ou bénéficiaires économiques).

  • que l’une des personnes ayant une connaissance personnelle des faits pertinents au litige soit présente afin de permettre une discussion utile de tout le dossier.

Le Médiateur peut inviter une personne de son choix comme observateur à la médiation dans le but de permettre à cette personne d’assister, en tant que (au choix du médiateur) témoin passif ou co-médiateur non rémunéré. Cette personne signera un engagement suivant le modèle joint comme annexe 1.

  1. Confidentialité

Tout ce qui est dit ou écrit au cours du processus de médiation est formulé sous toutes réserves. Les Parties et le Médiateur s'engagent à n'en rien invoquer ou dévoiler notamment dans le cadre d'une quelconque procédure existante ou future. Le Médiateur et les Parties (qui s'engagent à ce sujet pour elles-mêmes et qui se portent-fort pour leurs conseils, leurs représentants et toutes personnes les accompagnant), veilleront à préserver la confidentialité de l'ensemble du processus de médiation ainsi que de tout document établi en vue de ou au cours du processus de médiation. Le Médiateur peut, s'il le juge opportun faire signer à toute personne qui participe au processus de médiation même si c’est par le simple envoi d’information sollicitée par les parties ou le médiateur (comptable, réviseur, expert, …) un engagement suivant le modèle joint comme annexe 1.

Les parties reconnaissent que la confidentialité couvre tous les échanges relatifs à la mise en place de la médiation qui ont précédé la signature de la présente depuis la première prise de contact avec le médiateur ou à propos de la médiation entre partie.

Toutefois, rien dans le présent protocole ne compromet de quelque façon que ce soit :

  • le droit de chacune des Parties d'utiliser, notamment dans le cadre d’une procédure (judiciaire ou autre), les documents qui auront ainsi été échangés dans le courant du processus de médiation, lorsqu’elle détenait déjà ces documents auparavant ou lorsqu’elle aurait eu la possibilité de les obtenir par ailleurs et qu’elle avait ou aurait eu le droit de les utiliser ou d’y faire référence.

  • L’obligation de loyauté qui pèsent sur les avocats des parties.

Le Médiateur ne sera pas assigné à comparaître pour témoigner dans une procédure judiciaire ou autre. Les Parties lui reconnaissent le droit de se taire.

Les Parties conviennent par ailleurs que la ou les conventions qui pourraient être conclues au terme du processus de médiation n’existeront que lorsqu’elles seront signées par chacune des Parties. Elles acceptent de considérer qu’il n’y aura pas de convention entre elles tant que les accords qui pourraient être conclus ne seront pas confirmés dans une convention écrite et signée par chacune d’elles.

Le présent protocole de médiation, la ou les conventions qui pourraient être conclues au terme du processus de médiation ainsi qu'un éventuel document émanant du Médiateur constatant l'échec de la médiation, ne sont pas visés par la présente obligation de confidentialité.

Les parties autorisent le médiateur de prévenir le Tribunal de ce qu’un accord partiel ou total est intervenu dans le cadre de la médiation.

Les parties s’engagent à prévenir le tribunal de la survenance d’un accord partiel ou total même s’il est trouvé même en dehors de la médiation.

  1. Apartés ou "caucus"

Le Médiateur peut, quand il le juge utile, avoir des apartés ("caucus") avec l'une ou l'autre des Parties, lesquelles peuvent aussi, à tout moment, demander à s'entretenir en aparté et confidentiellement avec lui.

  1. Valeur de l'accord

Il n'appartient pas, en principe, au Médiateur de juger de la valeur ou de l'opportunité de l'entente qui doit demeurer l'expression de la volonté des Parties et leur "propriété".

Néanmoins, s'il est d'avis, s’inspirant en cela de sa propre expérience professionnelle et de sa faculté de jugement et d’analyse, que la poursuite du processus de médiation risque de causer un préjudice grave à l'une ou l'autre des Parties ou de créer une situation de net déséquilibre ou d'injustice manifeste pour une Partie, il doit en informer les Parties, les inviter s'il y a lieu à prendre les mesures nécessaires pour remédier à la situation ou, s'il l'estime nécessaire à des fins d'intégrité, il peut suspendre le processus de médiation ou y mettre fin. Le Médiateur agira en ce en toute indépendance en ne se laissant guider que par sa conscience professionnelle.

  1. Durée du processus

Les Parties s'entendent sur le processus suivant et s'engagent à tenter de le réaliser, dans la mesure du possible, à l'intérieur d'un laps de temps limité de sorte que les Parties s'attendent à ce que le processus de médiation se termine dans les meilleurs délais:

  • Fixation de l’agenda des réunions ;

  • signature du présent protocole;

  • examen sommaire du dossier et préparation pour la rencontre de médiation;

  • rencontre préalable et préparatoires éventuelles ;

  • rencontre de médiation avant fin ___________

  • suivi si nécessaire.

  1. Honoraire

Les Parties chacune à parts égale (ou la société) provisionneront les honoraires et frais du Médiateur à part égale. Les honoraires sont déterminés sur la base de l’annexe 2.

Le Médiateur pourra suspendre ou interrompre le processus de médiation au cas où une des Parties ne procéderait pas au règlement des frais et honoraires qui sont dus.

A l’issue du processus de médiation, que celui-ci ait ou non abouti à une entente, le Médiateur remettra à chacune des Parties un état de ses frais et prestations, dont le solde éventuel sera honoré au plus tard dans la quinzaine.

  1. En cas d’échec

En cas d’absence d’accord, les parties décident de poursuivre la recherche de solution devant

  • Soit un conciliateur

  • Soit un arbitre

  • Tiers décideur

  • Soit meilleure offre

  • Soit un tribunal.

  • etc

  1. Données personnelles

La signature du présent protocole entraine l’autorisation donnée au Médiateur de traiter les données personnelles qu’il contient à des fins exclusivement administratives et de son exécution. Le Médiateur est le responsable du traitement de ces données au sens de la législation applicable.

Les catégories de données concernées sont uniquement des données d’identification des Parties, tels que les nom et prénom, l’adresse, le numéro de registre national ou équivalent, la date de naissance et la nationalité. Ces données sont conservées pendant toute la durée nécessaire à la médiation.



  1. Délégation de compétence

En cas de différends relatifs à l’application de la présente, les parties s’engagent à tenter de trouver une solution dans le cadre d’une procédure de médiation.


Elles s’engagent à participer à frais partagés à au moins une demi-journée de réunion plénière de médiation.


Le siège de la médiation sera sis à Bruxelles. La langue de la procédure sera le Français.



Fait à Bruxelles en________exemplaires, chaque partie et le médiateur reconnaissant avoir reçu le sien.



Le __________________________________




Maître ____________________________________



M.

pour




M.

pour




M.

pour



Annexes : citation, mise en demeure, pouvoir de représentation

ENGAGEMENT

(annexe 1)





(à signer par toute autre personne participant au processus de médiation hormis les conseils des parties)



1. Je soussigné, M._______________________________, reconnais avoir été informé que _______________________________________________________ ont décidé d'avoir recours aux services de la scrl ALTERYS, en la personne de Me _________________________ comme Médiateur, dont le rôle est de les aider à régler un différend survenu entre elles.

2. Étant donné que le soussigné va participer au processus de médiation, il s'engage à garder le processus confidentiel et secret. Il reconnaît que les déclarations verbales et écrites faites dans le cadre du processus de médiation sont faites sous toutes réserves et ne pourront pas être invoquées à titre de preuve dans une procédure judiciaire, arbitrale ou autre. Il s’interdit de les divulguer à un tiers.





Fait à Bruxelles le ___________________________________



________________________

Tarifs HTVA

(annexe 2)

  1. Soit à l’heure + frais :

  1. Le tarif horaire est fixé en fonction de l’enjeu financier dans la mesure du possible.

  • Dans les affaires évaluables en argent sur base des actes de procédures :

►Pour un conflit dont l’enjeu se situe entre 0 à 500.000€ : 85€ HTVA par partie;

►Pour un conflit dont l’enjeu se situe entre plus de 500.000€ et 1.000.000€ : 120€ HTVA par partie;

►Pour un conflit dont l’enjeu se situe à plus de 1.000.000€ : 160€ HTVA par partie;

  • Dans les affaires non évaluables en argent : 80€ HTVA par partie.

  1. Pour les frais : 10€ HTVA le feuillet dactylographié et 0,25€ HTVA la photocopie à majorer de frais extraordinaires de salle de réunion si le nombre de parties requièrent une infrastructure particulière (plus de 4 parties, vidéo conférence etc.).



  1. Soit par forfait :

  1. Le forfait par réunion plénière de médiation est proposé par le médiateur après avoir pris rapidement connaissance de l’enjeu et de l’expérience des avocats à préparer leur client.

  2. Il oscille entre 750€ et 2.500€ pour la première réunion et 500€ et 2.500€ pour la seconde qui est fixé au terme de la réunion précédente (fin de la première pour le tarif de la seconde).

  3. En absence de conseil pour rédiger l’entente (transaction signée à l’issue du processus), le médiateur peut s’en charger moyennant un forfait qui oscille entre 750€ et 2.500€ par contrat.



  1. Remarque :

  1. Le tarif horaire + frais est conforme au modèle de protocole entériné par l’Ordre Français des Avocats du Barreau de Bruxelles et le Tribunal de l’Entreprise Francophone de Bruxelles dans le cadre de la permanence de médiateur auprès de ce tribunal.

  2. Sauf dossier exceptionnel et multiplicité des parties, une médiation nécessite :

  • 3 h de préparation formelle (agenda, protocole, …)

  • Optionnel : 1h de réunion préparatoire individuelle par partie ;

  • Optionnel : 1 à 2 h de lecture préalable ;

  • 4 à 5 h maximum pour la première réunion ;

  • Optionnel : 1 à 2 h de débrief post réunion et rédaction de documents de travail (liste des sujets, intérêts, besoins, énumération des attentes des parties, des options, des solutions );

  • Idem pour la seconde mais les chances de succès doivent être palpables lors de la seconde réunion sauf besoin d’information complémentaire sinon, le processus est sans doute voué à l’échec et donc stoppé.

  • Idem troisième réunion si proche d’un accord à la fin de la seconde réunion ;

  • 1 h pour signer l’entente en cas d’accord et clôture.

  • Optionnel : 1 à 3 h de suivi de la rédaction de l’accord.



Total :

  • Minimum : 8 heures ;

  • Maximum sauf dossier particulier : 27 heures si 3 réunions nécessaires.

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Filed: October 4th, 2024