Contract
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CHARTE D’ACTIVITE DE BENEVOLAT
ENTRE
Make-A-Wish Belgium South ASBL, dont le siège social est établi dans l’Espace Morphosis à Forest (1190 Bruxelles), rue des Anciens Etangs, 55
Ci-après dénommée “l’ASBL”
Représentée par ……………………………………………………….., …………………………………………..
ET
Monsieur/Madame …………………………, domicilié(e) à ……………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….. Ci-après dénommé « le bénévole »
Il est convenu que le bénévole apportera, dans le cadre d’une convention d’activité de bénévolat, une aide non rémunérée à l’ASBL :
- Pour une durée indéterminée à partir du …
- Pour une durée déterminée du … au …
Selon les modalités suivantes :
La présente convention a pour objectif de définir le cadre des règles et consignes à respecter par les parties en présence afin de permettre le bon fonctionnement de l’ASBL et la réalisation de son objet social. L’activité de bénévolat étant librement consentie, il ne peut exister de liens de subordination, au sens du droit du travail. La présente convention a donc une portée purement pédagogique et ne constitue en aucun cas un contrat de travail au sens de la loi du 3 juillet 1978 relative au contrat de travail.
I. RAPPEL DES MISSIONS ET FINALITÉS DE L’ASBL
Art. 1. L'ASBL a pour objet de réaliser le vœu de tout enfant âgé de trois à dix-huit ans, atteint d’une pathologie lourde, résidant ou recevant un traitement hospitalier dans la Région de Bruxelles-Capitale ou la Région Wallonne.
Art. 2. L’ASBL remplit cette mission:
- de façon transparente à l’égard de ses membres, de ses donateurs, de ses sponsors et de ses bénévoles,
- dans le respect de son Règlement d'Ordre Intérieur, de ses Statuts et de la présente Charte,
- dans le respect des règles requises par Make-A-Wish Foundation International dont dépend l’ASBL.
Pour assurer sa pérennité et son développement harmonieux, l’ASBL dispose d’organes dont les rôles et responsabilités sont définis plus avant sous le titre III. Organisation du Règlement d’Ordre Intérieur:
- Le Bureau, situé au siège de l’ASBL en est l’organe exécutif et est dirigé par le Directeur Exécutif ;
- Les Antennes regroupent les Bénévoles d’une même région. Elles sont dirigées et représentées par les Responsables d’Antenne ;
- Le Conseil d’Administration voit son rôle défini par la loi et les statuts. Il vise essentiellement à élaborer les lignes de conduite et la stratégie de l’ASBL ;
- Le Comité de Gestion, présidé par le Directeur Exécutif, regroupe, outre les Responsables d’Antenne, des Bénévoles ayant des rôles spécifiques. Son rôle est d’assurer l’exécution de la stratégie de l’ASBL et de veiller à son bon fonctionnement.
II. LE RESPECT DES BUTS DE L’ASBL
Art. 3. En signant la présente convention, le bénévole souscrit et adhère aux buts et à la philosophie de l’ASBL tels que définis dans les Statuts, le Règlement d’Ordre Intérieur et le « Passeport du Bénévole ».
Il s’abstient de toute action ou tout propos qui pourrait nuire à l’ASBL, aux buts que celle-ci poursuit ainsi qu’à sa renommée.
Il s’engage à respecter les convictions philosophiques, politiques et religieuses de chaque membre de l’ASBL, tant dans l’exercice de ses fonctions que dans les autres situations même si celles-ci relèvent de la sphère privée.
III. LES MISSIONS DU BENEVOLE
Art. 4. L’action d’un bénévole s’articule autour de trois axes:
- la relation avec l’enfant sollicitant l’ASBL et sa famille,
- les relations avec tout (potentiel) sponsor, donateur ou mécène ;
- les relations entre bénévoles (qu’ils soient affectés à une antenne, ou soient Administrateurs) et avec les employés de l’ASBL
Art. 5. Dans le cadre du fonctionnement de l’ASBL, les missions du bénévole sont plus particulièrement les suivantes :
- Jouer un rôle essentiel dans la réalisation de vœux d’enfants dont la vie est gravement menacée ;
- Apporter son savoir-faire, ses compétences et donner de son temps pour remplir les différentes missions qui lui sont confiées soit par ses Responsables d’Antenne s’il est affecté à une antenne, soit par le Directeur Exécutif ou le Président de l’ASBL s’il est affecté au Bureau ou est Administrateur de l’ASBL ;
- Promouvoir l’ASBL et récolter des fonds à travers diverses activités. Ces dernières doivent toujours être validées par les responsables de l’antenne concernée et le Directeur Exécutif (Cfr Convention de Fundraising).
IV. LES OBLIGATIONS DU BÉNÉVOLE
Art. 6. Le bénévole s’engage à réaliser les tâches qui lui sont confiées avec soin, discrétion, conscience, application et conformément aux consignes qui lui ont été données. Ceci inclut les aspects administratifs tels que la remise sans délais de documents requis.
Si le Bénévole ne peut se rendre à son activité (réalisation de vœu, réunion d’antenne, événement, etc) suite à une maladie ou accident ou toute autre raison, il est prié d’en avertir au plus vite ses Responsables d’Antenne (ou, en leur absence, le Directeur Exécutif de l’ASBL).
Art. 7. Le Bénévole travaille sous la responsabilité soit des Responsables de l’Antenne dont il dépend, soit du Directeur Exécutif s’il est affecté au Bureau, soit du Président de l’ASBL s’il est Administrateur. Il peut faire appel à son responsable en cas de difficulté ou de problème ou pour lui demander d’apporter une aide particulière. En cas d’absence des Responsables d’Antenne, le Bénévole pourra s’adresser au Directeur Exécutif.
Art. 8. Le Bénévole s’engage à réaliser le travail bénévole convenu conformément aux règles de procédure définies dans le « Passeport du Bénévole » ou, à défaut, conformément aux instructions qui lui sont données par ses Responsables d’Antenne s’il est affecté à une antenne, ou par le Directeur Exécutif ou le Président de l’ASBL s’il est affecté au Bureau ou Administrateur. En cas d’absence des Responsables d’Antenne, le Bénévole pourra s’adresser au Directeur Exécutif.
Art. 9. Dans le cadre de ses missions et activités diverses réalisées au nom de l’ASBL, le bénévole s’engage à ne percevoir à titre personnel aucune contribution, financière ou autre, de quelque nature et valeur qu’elle soit. Les règles gouvernant les conflits d’intérêt sont couvertes par l’article 19 du Règlement d’Ordre Intérieur.
Art. 10. Le bénévole s’engage à restituer en bon état à l’ASBL le matériel et les matières premières restées sans emploi qui lui ont été confiés ou mis à sa disposition le temps nécessaire à la réalisation de sa mission. Sauf exception écrite de le Directeur Exécutif, le délai attendu pour la restitution est de 10 jours.
Art. 11. Si le bénévole est confronté à des situations conflictuelles, à des problèmes révélateurs de tensions ou de conflits ou à des plaintes, il pourra à tout moment s’adresser à ses Responsables d’Antenne (si applicable) ou, à défaut, au Directeur Exécutif de l’ASBL ou à un Administrateur.
V. LES OBLIGATIONS DE L’ASBL
Art. 12. L’ASBL s’engage à permettre au Bénévole de réaliser le travail bénévole qui lui est assigné dans les conditions, au temps et lieu convenus, notamment en mettant à sa disposition l’aide, le matériel et les matériaux nécessaires à la réalisation de ce travail et ce, dans les limites budgétaires fixées pour la réalisation de ce travail.
Art. 13. L’ASBL s’engage à l’égard du bénévole :
- à l’accueillir et à le considérer comme collaborateur à part entière ;
- à s’assurer de la présence effective d’un binôme de responsables d’antenne pour chaque région, en charge de l’aider dans la réalisation de ses missions conformément aux articles 7, 8 et 11 de la présente convention, s’il est affecté à une antenne ;
- à ce que lui soient confiées, en fonction des besoins de l’ASBL, des missions en regard avec ses compétences, ses motivations et ses disponibilités ;
- à l’informer régulièrement sur les évènements organisés par l’ASBL et par les antennes ;
- à souscrire une assurance responsabilité civile selon la législation gouvernant cette matière pour les ASBL (cfr Art XII).
VI. LES OBLIGATIONS COMMUNES
Art. 14. L’ASBL et le Bénévole se doivent le respect et des égards mutuels. Ils sont tenus d’assurer et d’observer le respect des convenances et des bonnes mœurs pendant l’exécution de la convention.
VII. LES INDEMNITÉS
Art. 15. Il n’est accordé aucune rémunération au Bénévole pour les missions qu’il réalise au profit de l’ASBL.
Art. 16. En ce qui concerne les frais auxquels est exposé le bénévole dans l’exercice de ses missions, l’ASBL s’engage à rembourser au Bénévole les frais de déplacement liés à la réalisation d’un vœu ainsi que les autres frais indispensables, sur présentation des pièces justificatives (factures, ticket de caisse, …) et du document « Mission » (disponible dans la database propre à l’ASBL (xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx) dûment complété par le Bénévole, signé par un Responsable de son antenne et contre-signé par le Directeur Exécutif.
En fonction des besoins liés aux missions attribuées au bénévole, un montant forfaitaire destiné à couvrir des dépenses spécifiques et régulières pourra être attribué au Bénévole, sur décision du Directeur Exécutif.
Art. 17. Conformément au principe de transparence, le bénévole déclare ne recevoir que de l’ASBL une indemnité - forfaitaire - ou non - pour les frais engagés, et s’engage à informer celle-ci par écrit s’il devait percevoir une indemnité sous quelle que forme qu’elle soit et versée par une quelconque tierce partie pour les mêmes frais que ceux remboursés par l’ASBL.
VIII. REUNIONS D’ANTENNE
Art. 18. Les responsables d’antenne organisent à fréquence régulière (mensuelle ou trimestrielle) des rencontres entre les Bénévoles de leur antenne pour faire le point sur les vœux en cours, allouer les nouveaux vœux, discuter d’événements permettant de récolter des fonds, discuter des problèmes éventuels rencontrés, informer les bénévoles quant aux diverses activités de l’ASBL ainsi que les décisions du Comité de Gestion et du Conseil d’Administration les concernant. Le Bénévole se doit de participer à ces réunions et, sauf cas de force majeure, s’engage à informer ses responsables de son incapacité à y participer, et ce préalablement à la réunion.
IX. LA FIN DE LA CONVENTION
Art. 19. Convention à durée indéterminée : Les deux parties peuvent à tout moment mettre fin à la convention moyennant la remise d’un préavis écrit de 15 jours calendrier, qui débute le lendemain de la remise du préavis.
Convention à durée déterminée : Le contrat se termine à la date d’échéance fixée par la présente convention ou anticipativement par accord entre les parties.
Art. 20. Que le contrat soit conclu pour une durée indéterminée ou déterminée, toute faute ou négligence grave d’une des deux parties autorise l’autre partie à mettre immédiatement un terme à la présente convention par lettre recommandée à la poste. Il est notamment considéré comme faute grave le non-respect des articles 9 et 18.
X. LA FORMATION
Art. 21. Durant la durée de la convention, l’ASBL assure gratuitement des actions de formation auxquelles le Bénévole est tenu de participer activement.
Art. 22. Le Bénévole peut, moyennant l’accord préalable du Directeur Exécutif de l’ASBL et du Responsable des Finances, suivre des formations organisées par un organisme de formation dont les frais seront pris en charge, selon les cas, en totalité ou en partie, par l’ASBL. La participation à ces formations doit être motivée et nécessaire.
XI. RESPONSABILITE
Art. 23. L’ASBL est tenue responsable des dommages causés par le Bénévole à elle-même ou à des tiers dans l’exercice d’activités bénévoles, à la condition que ces dommages résultent d’une faute légère occasionnelle du Bénévole.
L’ASBL ne répond donc pas des dommages causés par le Bénévole à la suite d’un dol, d’une faute lourde ou de fautes légères répétées.
XII. ASSURANCE
Art. 24. En matière de couverture assurance, l’ASBL s’engage à souscrire en faveur du Bénévole une assurance couvrant :
- la responsabilité civile du Bénévole pour les dommages occasionnés à l’ASBL ou à des tiers au cours de l’exécution de son activité bénévole au profit de l’ASBL, quand ces dommages résultent d’une faute légère occasionnelle ;
- les dommages corporels que le Bénévole encourt durant l’exécution de son activité bénévole au profit de l’ASBL sauf en cas de dol ou de faute lourde expressément exclue par le contrat d’assurance (par exemple, un accident subi alors que le bénévole est en état d’ébriété ou sous l’influence de drogues) ;
- les dommages corporels que le Bénévole encourt sur le chemin pour se rendre de son lieu de résidence habituelle au lieu d’exécution de son activité bénévole au profit de l’ASBL et inversement.
XIII. AUTRES DISPOSITIONS
Art. 25. Compte tenu de l’objet social de l’ASBL, le Bénévole est tenu à la plus grande confidentialité et à la plus grande discrétion quant aux informations qui lui seront transmises dans l’exercice de sa mission et de ses activités bénévoles.
Art. 26. Le Bénévole veillera à signaler à son responsable d’antenne, endéans le mois, tout changement d’adresse, même partiel (adresse e-mail par exemple), afin de permettre à l’ASBL d’assurer la meilleure communication possible, de tenir ses fichiers à jour et de se conformer à la législation en vigueur.
Fait à Forest, en deux exemplaires originaux, le .. /…/201…
Chaque partie certifie avoir reçu son exemplaire signé par l’autre partie.
La présente convention comprend 5 pages ) chacune d’entre elles paraphées par les deux parties.
Le bénévole (signature + "Lu et approuvé") L’ASBL (signature du Directeur Exécutif ou du
Président + un Administrateur)