DIRECTIVES DES DEMANDES DE PROPOSITIONS (DP) AU COQES
DIRECTIVES DES DEMANDES DE PROPOSITIONS (DP) AU COQES
DIRECTIVES DE PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS
Les propositions doivent être soumises suivant la méthode ci-dessous :
1. La proposition doit contenir ce qui suit :
a. Une (1) copie imprimée du formulaire de réponse à la demande de propositions, laquelle doit être signée par un représentant autorisé et porter clairement la mention
« Original ». Il faut également présenter en version papier tous les documents insérés en annexe.
b. Une (1) copie électronique du formulaire de réponse à la demande de propositions en format Microsoft Word sur un CD ou une clé USB.
* Assurez-vous que les versions électronique et imprimée contiennent les mêmes documents.
2. Il faut remplir entièrement le formulaire de réponse à la demande de propositions pour que votre proposition soit évaluée. Vous pouvez joindre des documents supplémentaires à votre proposition.
3. Tous les documents ci-dessus doivent être présentés dans une enveloppe cachetée, sur laquelle doivent figurer bien en évidence le titre et le numéro de la DP, ainsi que le nom ou la dénomination sociale et l’adresse de réexpédition du soumissionnaire.
4. Les propositions doivent être reçues à la date et à l’heure limites de soumission des propositions.
5. Les propositions doivent être envoyées à :
Xxxxx Xxxxxxx, coordonnatrice, Recherche et programmes Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur 0, xxx Xxxxx, 00x xxxxx, xxxxxx 0000
Toronto (Ontario) M5E 1E5
Il incombe au soumissionnaire de veiller à ce que le COQES reçoive sa proposition avant la date et l’heure indiquées dans le formulaire de réponse à la demande de propositions. Les propositions reçues une fois ce délai échu ne seront pas étudiées.
Toute la correspondance, dont les questions en lien avec la présente DP, doit être envoyée à XXX@xxxxx.xx. Xxxxxxxx indiquer le numéro de la DP dans votre correspondance.
considère que ces renseignements font partie de la DP; en outre, certaines modalités et conditions du document original peuvent être modifiées.
COÛTS DES TRAVAUX
Budget des projets de recherche
La proposition soumise doit comprendre tous les honoraires professionnels et documents nécessaires pour exécuter la mission. Le soumissionnaire doit présenter une ventilation détaillée des coûts ci- dessous dans la section Budget de recherche du Formulaire de réponse à la demande de propositions.
La section Budget de recherche doit contenir des renseignements détaillés sur les éléments suivants :
i. Personnel – salaires et avantages sociaux ou appointements, précisés selon les taux et le temps requis.
Nota : Le COQES a mis en place des lignes directrices ne permettant pas de verser des taux journaliers ou semestriels à des membres du corps professoral ou à des administrateurs en chef qui participent à des projets de recherche financiers par le COQES. Il convient de considérer ces frais comme des contributions en nature et de les déclarer à ce titre.
En des circonstances exceptionnelles, s’il faut libérer un membre du personnel enseignant de tâches pour remplacer un membre du corps professoral ou un administrateur participant au projet de recherche, le COQES financera le recrutement d’un moniteur à temps partiel dans le collège ou l’université en question, au taux semestriel courant.
ii. Coûts directs – les coûts réellement engagés (le cas échéant), p. ex., fournitures spécialisées, location de matériel, logiciel, et incitatifs à la participation.
Nota : Le COQES décourage fortement d’acheter du matériel qui sera utilisé dans le cadre de projets de recherche. Toutefois, il remboursera l’entrepreneur ou l’établissement pendant la période durant laquelle du matériel loué sera utilisé pour effectuer la recherche.
Le COQES remboursera également le coût des incitatifs à la participation à la recherche (p. ex., cartes-cadeaux et prix de participation à l’enquête). En ce qui concerne les groupes de discussion, les frais s’établissent au maximum à 100 $ pour chaque groupe.
iii. Déplacements – une indication du nombre de déplacements et des coûts, y compris l’hébergement (le cas échéant).
Nota : Le COQES ne remboursera pas aux entrepreneurs les dépenses suivantes : repas, collations et boissons, pourboires, blanchisserie, nettoyage à sec, service de pressage et de nettoyage, soins de personnes à charge et appels téléphoniques personnels. De plus, le COQES ne peut que rembourser les déplacements effectués en classe économique.
iv. Coûts indirects – Le taux de coûts indirects approuvé par le COQES est de 10 %.
Nota : Un montant (le cas échéant) pourra être alloué si l’agent contractuel est un établissement et que les chercheurs utiliseront ses locaux et ses ressources, comme les ordinateurs, les photocopieurs et les imprimantes.
Les coûts indirects figureront dans les coûts du personnel, les coûts directs et les coûts de déplacement. Autrement dit, les coûts indirects à un taux de 10 % figureront dans le volet complet financé par le COQES des budgets de recherche destinés aux projets. Si les coûts de déplacement sont compris dans le budget et que des coûts indirects à un taux de 10 % s’appliquent à ceux-ci, les établissements doivent être en mesure de vérifier et de documenter les coûts indirects.
Paiements liés aux étapes clés
Le paiement de prix forfaitaires définitifs sera jalonné sur présentation de factures à l’achèvement des produits à livrer et après l’acceptation de ces derniers par le COQES. Prenez note que si votre proposition est reçue et qu’un contrat vous est adjugé, 40 % du volet financé par le COQES sera retenu jusqu’à l’acceptation du produit à livrer en version définitive. Ce pourcentage sera réparti en
deux paiements égaux : l’un sera versé sur acceptation de la version définitive et l’autre, une fois la révision menée à bien. Prenez également note que le COQES s’occupera de la révision et des coûts s’y rapportant.
Taxe de vente harmonisée (TVH)
Le 1er juillet 2010, le gouvernement de l’Ontario a mis en œuvre la taxe de vente harmonisée (TVH). Auparavant, le gouvernement était exempté du paiement de la TPS, mais il doit payer la TVH sur les achats effectués après le 1er juillet 2010. Pour en savoir plus sur la mise en place de la TVH, consultez le xxx.Xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
ÉVALUATION DES PROPOSITIONS
L’évaluation des propositions, qui se fait en deux étapes, est effectuée par une équipe d’évaluation, qui peut être composée d’employés du COQES ou d’une combinaison de personnel interne et externe.
Dans la première étape, les évaluateurs utilisent la rubrique d’évaluation (décrite dans le formulaire de réponse à la demande de propositions) pour évaluer les propositions et les noter, afin de faire une évaluation supplémentaire ou de les écarter.
Dans la deuxième étape, les propositions notées qui sont reçues font l’objet d’une évaluation au moyen des références fournies, notamment le rendement antérieur dans le contexte des projets de recherche financés par le COQES (le cas échéant) et les références extérieures au COQES que les soumissionnaires doivent fournir. Ces dernières peuvent comprendre des références concernant l’organisme dans son ensemble ou des membres individuels de l’équipe. Xxxxxxxx prendre note que le fait de n’avoir aucune expérience de travail antérieure avec le COQES n’aura aucune incidence négative sur l’évaluation.
Les décisions finales se fondent sur une combinaison de la note obtenue à la rubrique d’évaluation, de la propre évaluation des travaux antérieurs effectués pour le COQES (le cas échéant) et des commentaires faits par les références extérieures au COQES.
Évaluation du prix des propositions
Une composante de l’évaluation est fondée sur une méthode d’établissement du prix relatif en utilisant le prix forfaitaire définitif indiqué dans la section Budget de recherche de chaque proposition. On
octroiera à chaque soumissionnaire un pourcentage du nombre de points total possible affecté au prix total (TVH en sus) qu’il a proposé en divisant son prix total par le prix total le plus bas proposé.
En se fondant sur l’exemple ci-dessus:
Prix total le plus bas --------------------------- Prix total le plus bas | X 10 = 10 points pour la proposition offrant le prix le plus bas |
Prix total le plus bas --------------------------- 2e prix total le plus bas | x 10 = 8 points | Pour la proposition offrant le 2e prix total le plus bas |
Prix total le plus bas --------------------------- 3e prix total le plus bas | x 10 = 0,57 point | Pour la proposition offrant le 3e prix total le plus bas |
DEUXIÈME ÉTAPE : Références |
1) Projets de recherche antérieurs financés par le COQES (le cas échéant) |
2) Références extérieures au COQES pour des organismes ou des membres individuels de l’équipe de recherche |
ADMINISTRATION
• Le COQES peut prolonger la date limite de soumission d’une proposition pendant une période raisonnable.
• Bien que le COQES s’occupe de la préparation et la prestation des renseignements ou des addenda relativement à la présente DP, l’organisme ne pourra être tenu responsable d’aucun retard, dommage, perte ou inconvénient susceptible de se produire en cas de mauvais fonctionnement technique ou d’erreur administrative, et ce, sans limite.
• Le COQES se réserve le droit d’accepter, de modifier ou de rejeter, en tout ou en partie, la proposition soumise.
• La proposition offrant le prix le plus bas ne sera pas nécessairement retenue.
• Le COQES se réserve le droit d’annuler ou de modifier la présente DP à tout moment, et ce, sans pénalité.
• Le COQES se réserve le droit de n’adjuger aucun contrat.
• Aucun paiement ne sera effectué pour avoir donné suite à la présente DP.
• Tous les renseignements obtenus par les fournisseurs relativement à la présente demande de propositions sont la propriété confidentielle du COQES. Ils ne doivent être utilisés à aucune autre fin que la réponse à la demande de propositions et l’exécution du contrat qui en découle, le cas échéant.
• Tous les renseignements que le COQES reçoit des fournisseurs relativement à la présente demande de propositions seront conservés, afin d’être divulgués en vertu des procédures établies. En vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, le COQES ne peut pas garantir la confidentialité des renseignements fournis. Tout renseignement commercial de nature exclusive ou confidentiel doit être indiqué comme tel et tout traitement souhaité doit être défini dans la proposition.
Le fournisseur retenu pour cette mission devra signer une entente. Il est possible de consulter un exemple d’entente dans le site Web du COQES, à : xxxx://xxx.xxxxx.xx/XxxxXxxxxxxxxxXxxxxxxxx/Xxxx%00Xxxx%00Xxxxxxxx%00Xxxxxxxx.xxx
Pour obtenir les réponses aux questions posées ou aux éclaircissements demandés, cliquez sur l’hyperlien suivant :
xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx-XX/Xxxxxxxx/Xxxxxxxx%00xxx%00Xxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxx.xxxx
Les réponses seront affichées à peu près dans les trois jours ouvrables suivant l’expiration du délai. Elles parviendront également pas courriel aux soumissionnaires ayant demandé une copie de la DP.
Le COQES n’est responsable d’aucun coût, dépense, perte ou dommage direct ou indirect engagé ou subi par tout vendeur ou tierce partie découlant de l’exercice, par le COQES, de ses droits exprès en vertu de la présente DP ou de l’exercice de tout droit susceptible d’être implicite dans les circonstances.
DÉCLARATION D’OBSERVATION FISCALE |
* Nota : Les établissements subventionnés par l’État ne sont pas tenus de remplir la déclaration d’observation fiscale.
Le Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur (COQES) ne conclura pas d’entente avec un soumissionnaire qui omet de payer ses impôts provinciaux en temps opportun. Avant l’adjudication du contrat, le COQES fera parvenir au ministère du Revenu copie de la déclaration d’observation fiscale (annexe A) signée du soumissionnaire retenu pour fins de vérification. Par sa signature de la déclaration, le soumissionnaire consent à l’échange des renseignements y figurant entre le COQES et le ministère du Revenu à cette fin.
Les soumissionnaires peuvent acheminer les demandes de renseignements relatives à la déclaration d’observation fiscale au :
Ministère du Revenu
Direction de la perception des revenus
No de téléphone : 000 000-0000 ou sans frais au 0 000 000-0000
Annexe A – Déclaration d’observation fiscale
Le gouvernement de l’Ontario s’attend à ce que tous les fournisseurs paient les impôts provinciaux en temps opportun. À cet égard, les proposants sont informés que tout contrat conclu avec le Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur (COQES), organisme du gouvernement de l’Ontario, doit faire l’objet d’une déclaration du proposant retenu, selon laquelle il n’a pas d’arriérés d’impôts provinciaux.
Pour être pris en considération aux fins de l’attribution d’un contrat, le proposant doit soumettre la déclaration d’observation fiscale et le consentement à la divulgation qui suivent.
Déclaration
Je certifie/nous certifions qu’au moment de soumettre cette proposition, ,
(dénomination sociale du proposant) se conforme entièrement à toutes les lois fiscales administrées par le ministère du Revenu de l’Ontario et, particulièrement, toutes les déclarations devant être produites en vertu de l’ensemble des lois fiscales provinciales l’ont été et tous les impôts dus et exigibles en vertu de ces lois ont été payés ou que des dispositions satisfaisantes ont été prises pour leur paiement et sont respectées.
Consentement à la divulgation
Je consens/nous consentons à ce que le ministère du Revenu divulgue les renseignements des contribuables décrits dans cette déclaration au COQES dans le cadre de la demande de propositions, afin de vérifier que je me conforme/nous nous conformons entièrement à toutes les lois administrées par le ministère du Revenu.
Signé à le jour de 20 .
(Signature du signataire autorisé)
(Nom en caractères d’imprimerie)
(Titre)
(Numéro de téléphone) (numéro de télécopieur)