CATHEDRALES : ROMANTISME, IMPRESSIONNISME, MODERNITE
CONVENTION DE COORGANISATION DE L’EXPOSITION
CATHEDRALES : ROMANTISME, IMPRESSIONNISME, MODERNITE
ENTRE
LA VILLE DE ROUEN (France), situé xxxxx xx Xxxxxxx Xx Xxxxxx, 00000 Xxxxx Xxxxx 00, Xxxxxx, représentée par le Maire (ci-après désignée la « Ville »)
D’UNE PART,
LE MUSEE WALLRAF-RICHARTZ-MUSEUM DE COLOGNE (Allemagne), dont le siège est situé Obenmarspforten (am Kölner Rathaus) , 50667 Cologne, représenté par Monsieur Xxxxxxx XXXXX, Directeur (ci- après désigné le « WRM »)
D’AUTRE PART,
(ci-après désignés les « Organisateurs »).
IL EST CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 OBJET DU CONTRAT
Le musée des Beaux-Arts de Rouen organise une exposition intitulée Cathédrales : romantisme, impressionnisme, modernité. Le Wallraf-Richartz-Museum se propose d’accueillir cette exposition pour une seconde étape.
Le présent contrat a pour objet de déterminer les obligations et les responsabilités des deux musées dans l’organisation de l’exposition et de fixer les règles de répartition entre les organisateurs de frais liés à la présentation de l’exposition dans deux lieux successifs.
Le Wallraf-Richartz-Museum de Cologne ne souhaitant pas reprendre l’intégralité de l’exposition organisée par le musée de Rouen, les œuvres sollicitées et/ou exposées dans un seul lieu d’exposition sont exclues du champ d’application du présent contrat et relèvent de la seule responsabilité de l’organisateur qui demande et/ou expose lesdites œuvres, lequel prend en charge l’ensemble des frais y afférant
ARTICLE 2 CARACTÉRISTIQUES DE L’EXPOSITION
2.1 Dates et lieux d’exposition
L’Exposition sera présentée dans les deux lieux d’exposition dans l’ordre et aux dates suivants :
1/ au musée des Beaux-Arts de Rouen, Xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx 00000 Xxxxx (ci-après désigné le « musée de Rouen »), du 12 avril au 31 août 2014 ;
2 / au Wallraf-Richartz-Museum de Cologne, Obenmarspforten (am Kölner Rathaus), 00000 Xxxxxxx, du 26 septembre 2014 au 16 janvier 2015.
Ces dates peuvent être légèrement modifiées sous réserve de l’accord des deux organisateurs.
2.2 Titre de l’Exposition
Le titre de l’exposition présentée au musée des Beaux-Arts de Rouen est Cathédrales : romantisme, impressionnisme, modernité.
Le titre de l’exposition présentée au Wallraf-Richartz-Museum est Kathedralen : Romantik, Impressionismus, Moderne.
2.3 Commissariat et comité scientifique
a) Le commissariat général de l’Exposition est assuré par le musée des Beaux-Arts de Rouen, en la personne de Xxxxxxx Xxxx, Directeur.
Le commissariat général s’appuie sur un comité scientifique, composé des personnes suivantes :
- Xxxxxxxx Xxxxxxx, conservateur chargé des arts graphiques au musée des Beaux-Atrs de Rouen ;
- Xx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx-Xxxxxxx, conservateur au Wallraf-Richartz-Museum ;
- Ségolène Le Men, ;
b) Le commissariat de l’exposition au musée des Beaux-Arts de Rouen est assuré par Xxxxxxx Xxxx, Directeur.
c) Le commissariat de l’exposition au Wallraf-Richartz-Museum est assuré par Dr Xxxxxx Kroneneberger-Xxxxxxx, conservateur.
2.4 Sélection des œuvres
La liste des œuvres de l’exposition, précisant les caractéristiques et la valeur d’assurance de chaque œuvre, figure en
Annexe A au présent contrat. Cette liste est mise à jour en fonction des prêts effectivement accordés.
Le Wallraf-Richartz-Museum de Cologne ne souhaitant pas reprendre l’intégralité de l’exposition organisée initialement par le musée de Rouen, les œuvres sollicitées et/ou exposées dans un seul lieu d’exposition sont exclues du champ d’application du présent contrat et relèvent de la seule responsabilité de l’organisateur qui demande et/ou expose lesdites œuvres. Dans une recherche d’économie, le musée de Rouen et le Wallraf-Richartz-Museum collaboreront pour réduire dans la mesure du possible la partie des œuvres non communes. Pour réduire les frais de réalisation des caisses, de transport et de convoiement, ils chercheront tout particulièrement à harmoniser leurs demandes pour un même prêteur.
La liste définitive des œuvres communes est arrêtée d’un commun accord par les Organisateurs au plus tard trois (3) mois avant l’ouverture de l’exposition au Musée de Rouen.
Sauf décision contraire commune, si un organisateur renonce, dans les deux (2) mois précédant l’ouverture de l’exposition au Musée de Rouen, à exposer une œuvre commune dans son étape, il demeure redevable de sa quote-part des frais partagés afférents à l’œuvre retirée (droits de prêt, interventions, caisse, etc.) et s’engage à régler les frais supplémentaires résultant pour l’autre Organisateur de sa renonciation à exposer ladite œuvre (stockage, transport, etc.).
ARTICLE 3 GESTION ADMINISTRATIVE DES PRÊTS
3.1 Demandes de prêt des ŒUVRES
Les demandes de prêts seront formalisées sur papier à entête de l’Exposition et co-signées pour l’ensemble des prêts communs. La gestion des demandes et formulaires administratifs sera faite séparément par chaque musée.
Le Wallraf-Richartz-Museum adressera au musée de Rouen une demande officielle de prêt pour les œuvres des collections du musée de Rouen. Un contrat de prêt sera établi à cette occasion, dont les conditions restent indépendantes de la présente convention.
Le musée de Rouen adressera au Wallraf-Richartz-Museum une demande officielle de prêt pour les œuvres des collections du Wallraf-Richartz-Museum. Un contrat de prêt sera établi à cette occasion, dont les conditions restent indépendantes de la présente convention.
3.2 Frais afférents aux prêts
a) Œuvres prêtées par les Organisateurs
Le prêt d’Œuvres entre Organisateurs ne donne pas lieu à facturation de frais administratifs / droits de prêt entre eux.
b) Œuvres communes aux deux parties prêtées par des tiers
Le musée de Rouen avance les frais suivants afférents aux œuvres :
- les frais administratifs de prêt / droits de prêt facturés globalement par les prêteurs pour les deux étapes (les droits de prêt demandés séparément par les prêteurs à chaque étape seront pris en charge séparément par les organisateurs) ;
- les frais de restauration, montage, fabrication des caisses et autres frais supplémentaires.
Lors des comptes finaux de l’exposition, ces frais sont partagés à part égale entre les organisateurs, selon le tableau figurant à l’article 10-1a de la présente convention.
c) Socles et autres éléments de présentation (vitrines, etc.)
Chaque Organisateur est seul responsable de la réalisation d’éléments de présentation (vitrines, etc.) ou de socles pour les œuvres qu’il présente dans son étape.
Les socles et autres éléments de présentation des œuvres réalisés par le Musée de Rouen pour la présentation de l’exposition à Rouen, pourront être mis à la disposition du Wallraf-Richartz-Museum pour la présentation de l’exposition à Cologne, sous condition de partage des frais à part égale pour la réalisation de ces éléments, et de prise en charge par le Wallraf-Richartz-Museum des frais de transport.
Si un prêteur institutionnel demande que lui soit prêtée une œuvre appartenant aux collections de l’un des musées organisateurs ou une reproduction de son œuvre (une photographie sur toile par exemple) (ci-après désigné l’« œuvre de remplacement »), en remplacement de l’œuvre qu’il prête à l’exposition, cet échange doit être convenu d’un commun accord par les organisateurs. L’ensemble de ces frais est partagé à part égale entre eux.
ARTICLE 4 CONDITIONS DE CONSERVATION ET DE SÉCURITÉ DES ŒUVRES
4.1 Constats d’état
Le constat d’état est le document de référence si une modification de l’état de l’Œuvre est constatée à l’issue de son transport ou pendant son séjour au musée de Rouen ou au Wallraf-Richartz-Museum.
Les constats d’état sont fournis par les prêteurs ; le cas échéant, un formulaire de constat d’état, auquel est joint à titre documentaire une photographie (ou une photocopie de photographie) de l’œuvre, est préparé par le musée de Rouen.
Au déballage et au remballage des œuvres à Rouen, chaque œuvre est examinée et son constat d’état complété et signé par un représentant du musée de Rouen et le prêteur ou son représentant.
Au déballage et au remballage des œuvres à Cologne, chaque œuvre est examinée et son constat d’état complété et signé par un représentant du Wallraf-Richartz-Museum et le prêteur ou son représentant.
4.2 Conditions de conservation et de sécurité des œuvres
Les organisateurs s’engagent à respecter les exigences particulières des prêteurs et, à défaut, à respecter des conditions de conservation conformes aux normes internationales, notamment :
Luminosité : - 250 lux maximum pour les matières organiques ;
- 600 lux maximum pour les matériaux inorganiques ;
- 50 lux maximum pour les œuvres sur papier ou autres documents sensibles à la lumière.
Lumière ultraviolette : 75 µwatts/lumen maximum Température : 20°C (+/- 5°C)
Humidité relative : 45-55 %
Les organisateurs s’engagent à ce que les œuvres soient continuellement sous surveillance, aussi bien pendant leur stockage, leur emballage, leur déballage, leur installation, leur désinstallation, leur remballage que pendant la durée de leur présentation au public, en respectant les conditions suivantes : dispositif électronique de surveillance de jour et de nuit, présence de gardiens 24h/24h dans les locaux, personnel de surveillance spécialisé pendant l’ouverture des salles d’exposition au public.
4.3 Scénographie
Chaque organisateur est seul responsable de la scénographie de l’exposition dans son étape. L’ensemble des frais correspondants (conception, travaux de réalisation, montage, démontage) est à sa charge exclusive.
ARTICLE 5 TRANSPORT ET CONVOIEMENT DES ŒUVRES
Le présent article fixe les responsabilités de chaque organisateur concernant la fabrication des caisses, l’emballage, le transport et le convoiement des œuvres.
Les contrats avec la ou les entreprises chargées du transport des œuvres sont passés par les Organisateurs selon les règles de publicité et de mise en concurrence applicables conformément aux dispositions législatives ou réglementaires, nationales et/ou communautaires en vigueur.
Les modalités de répartition entre les organisateurs des frais d’emballage, de transport des œuvres et de la prise en charge des convoyeurs sont définies à l’Article 10 de la présente convention.
5.1 Obligations du musée de Rouen
Le musée de Rouen est responsable de l’organisation des opérations suivantes et en avance les frais :
- la fabrication des caisses nécessaires au transport des œuvres, sauf celles des œuvres prêtées par le musée de Rouen ;
Le musée de Rouen est responsable de l’organisation des opérations suivantes et prend à sa charge les frais d’emballage des œuvres aux lieux d’enlèvement indiqués par les prêteurs, leur transport et la prise en charge des convoyeurs (billets, hôtel, per diem) entre lesdits lieux d’enlèvement et le musée de Rouen.
A cette fin, le musée de Rouen sélectionne les prestataires de transport d’œuvres d’art dans le cadre d’une procédure d’appel public à la concurrence. Le musée de Rouen informera le Wallraf-Richartz-Museum du prestataire retenu à l’issue de cette consultation.
Pour satisfaire le Wallraf-Richartz-Museum, le musée de Rouen accepte, à la fin de son exposition et avant transfert au Wallraf-Richartz-Museum, de stocker les œuvres après décrochage et emballage, dans des réserves sécurisées, pendant une période ne dépassant pas 3 semaines après la fin de l’exposition. A cet effet, il organise et assume les frais de :
- l’emballage des œuvres à l’occasion du décrochage au musée de Rouen,
- la prise en charge des convoyeurs à l’occasion du décrochage au musée de Rouen ;
- l’assurance du stockage des œuvres au musée de Rouen jusqu’à leur prise en charge par le transporteur missionné par le Wallraf-Richartz-Museum pour leur transfert à Cologne (jusqu’au chargement).
5.2 Obligations du Wallraf-Richartz-Museum
Le Wallraf-Richartz-Museum est responsable de l’organisation des opérations suivantes et prend en charge :
- la fabrication et livraison avant transfert des caisses nécessaires au transport des œuvres prêtées par le musée de Rouen ;
- La prise en charge des convoyeurs depuis l’institution prêteur au Wallraf-Richartz-Museum, pour le déballage des œuvres à Cologne
- les frais du transport retour des œuvres et la prise en charge des convoyeurs entre le Wallraf-Richartz-Museum et les lieux de restitution des œuvres tels qu’indiqués par les prêteurs, ainsi que le déballage des œuvres sur lesdits lieux de restitution.
A cette fin, le Wallraf-Richartz-Museum passe le(s) contrat(s) nécessaire(s) selon les règles de publicité et de mise en concurrence qui lui sont applicables conformément aux dispositions législatives ou réglementaires, nationales et/ou communautaires.
ARTICLE 6 ASSURANCE DES ŒUVRES
Le présent article fixe les responsabilités de chaque organisateur en matière d’assurance des œuvres.
Les modalités de répartition entre les Organisateurs des frais d’assurance sont définies à l’article 10 du présent Contrat.
6.1 Couverture exigée
Sauf exigence différente des prêteurs, les œuvres doivent être couvertes par une assurance commerciale en valeur agréée, tous risques et de clou à clou.
6.2 Répartition des obligations d’assurance entre les Organisateurs
a) Obligations du musée de Rouen
La police d’assurance commerciale souscrite par le musée de Rouen couvrira les œuvres à partir de leur emballage aux lieux d’enlèvement indiqués par les prêteurs, pendant leur transport entre ces lieux d’enlèvement et le musée de Rouen, pendant leur séjour au musée de Rouen, jusqu’au chargement des œuvres au moment du transfert à Cologne.
Préalablement à l’enlèvement des œuvres aux lieux indiqués par les prêteurs, le courtier retenu par le musée de Rouen enverra à chaque prêteur un certificat d'assurance.
b) Obligations du Wallraf-Richartz-Museum
La police d’assurance commerciale souscrite par le Wallraf-Richartz-Museum couvrira les œuvres à partir du chargement des œuvres au moment du transfert entre le musée de Rouen et le Wallraf-Richartz-Museum, pendant leur séjour au Wallraf-Richartz-Museum, pendant le transport retour entre le Wallraf-Richartz-Museum et les lieux de restitution indiqués par les prêteurs et s’achèvera après déballage des œuvres aux lieux de restitution indiqués par les prêteurs après l’exposition à Cologne.
Avant la fermeture de l’exposition au musée de Rouen, le courtier retenu par le Wallraf-Richartz-Museum enverra à chaque prêteur un certificat d'assurance et une copie de ces documents au Wallraf-Richartz-Museum.
Dans le cadre de sa demande de prêt, le Wallraf-Richartz-Museum assurera les œuvres des collections du musée de Rouen auprès de Kuhn & Xxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx
6.3 Assurances souscrites directement par les prêteurs
Les primes des assurances souscrites par les prêteurs sont facturées directement par les assureurs des prêteurs à chaque organisateur conformément aux principes de répartition fixés à l’article 10 du présent contrat. A cette fin, les organisateurs communiqueront toutes instructions nécessaires aux prêteurs et/ou à leurs assureurs.
Par exception, si ces primes étaient facturées par les prêteurs à l’un seulement des organisateurs pour l’ensemble des deux étapes, leur montant total est avancé par l’organisateur ainsi facturé puis réparti à part égale entre les organisateurs lors des comptes finaux.
6.4 Sinistres
a) Dommage ou perte
Si une œuvre est endommagée ou perdue pendant un transport ou le séjour dans une étape, l’organisateur responsable de l’œuvre en application de la présente convention, en informe immédiatement par écrit l’autre organisateur, son assureur, ainsi que le prêteur de l’œuvre.
b) Situation d’urgence
Aucune restauration ou intervention ne peut être entreprise sur une œuvre sans l’autorisation préalable écrite du prêteur.
ARTICLE 7 FINANCEMENTS EXTERIEURS
Chaque organisateur est chargé, de manière indépendante, de rechercher des financements extérieurs auprès de partenaires privés (mécènes, parrains) pour la présentation et la promotion de l’exposition dans son étape.
Si l’un des organisateurs trouve un mécène/parrain souhaitant soutenir les deux étapes, il informe l’autre organisateur des modalités de financement et des mentions à respecter.
ARTICLE 8 COMMUNICATION / PRESSE
Chaque organisateur produit son propre matériel promotionnel en respectant les exigences des prêteurs indiquées sur les formulaires de prêt.
Le cas échéant, chaque organisateur fait son affaire de l’obtention des autorisations nécessaires auprès des prêteurs, auteurs ou ayants droit des œuvres pour toute reproduction ou représentation de celles-ci en relation avec l’exposition dans son étape.
La presse est encouragée par chaque organisateur à mentionner l’autre étape de l’exposition.
ARTICLE 9 MENTION DE COORGANISATION
La mention de coorganisation suivante, accompagnée des logos correspondants, doit figurer à l'entrée de l'exposition, dans toute publication et sur tous supports d’information et de communication (promotion, publicité) relatifs à l’exposition :
Cette exposition est organisée par le musée des Beaux-Arts de Rouen, avec la collaboration du Wallraf- Richartz-Museum de Cologne.
Par exception à l’alinéa 1er du présent article et pour des raisons de lisibilité, la mention de coorganisation peut être remplacée par les seuls logos des Organisateurs sur les affiches, affichettes, bâches extérieures et tout autre élément de signalétique.
La mention de coorganisation est suivie, le cas échéant, de la mention et/ou des logos du/des mécène(s)/parrain(s).
La mention et/ou logos d’éventuels partenariats médias doit être distincte de celle des organisateurs et du/des mécène(s)/parrain(s).
ARTICLE 10 DISPOSITIONS FINANCIERES
Modalités de répartition des frais entre les organisateurs
a) Frais partagés entre les organisateurs
Les avances de frais incombant à chaque organisateur et le partage final entre les organisateurs des frais partagés seront définies dans un avenant à la présente convention.
b) Frais non partagés entre les organisateurs
Chaque organisateur accueillant l'exposition dans son étape prend à sa charge exclusive :
-1 les frais afférents aux œuvres présentées et/ou demandées uniquement dans son étape ;
-2 les frais de montage et d’encadrement des œuvres de ses collections qu’il prête pour l’Exposition ;
-4 les frais suivants :
-déballage / remballage des œuvres dans ses propres locaux ;
-chargement / déchargement / stockage des caisses sur site ;
-mise à disposition d’engins de levage et/ou grutage sur site ;
-installation et désinstallation des œuvres ;
-conception et réalisation (montage et démontage) de la scénographie de l’Exposition (y compris les honoraires de l’architecte) ;
-personnel de surveillance, caisse et vestiaire ;
-inauguration ;
-promotion et publicité.
Recettes et pertes financières
Chaque organisateur conserve l’intégralité des recettes encaissées sur son lieu d’exposition.
Aucun organisateur n’est responsable des pertes financières de l’autre organisateur et il n’est demandé à aucun organisateur de compenser les pertes ou le déficit de l’autre.
Comptes finaux et règlement financier
Le musée de Rouen est chargé de l’établissement des comptes finaux de l’exposition.
Dans un délai de trois (3) mois à compter de la clôture de l'exposition dans leur étape respective, chaque organisateur adresse à l’autre le décompte partiel en euros des frais partagés qu’il a avancés, accompagné d’une copie des justificatifs correspondants.
Dans un délai de deux (2) mois à compter de la réception du décompte partiel du WRM et après approbation par les organisateurs des décomptes partiels de chacun, le musée de Rouen établit, en euros, les comptes finaux de l’exposition sur la base desdits décomptes partiels.
Le musée de Rouen informera le Wallraf-Richartz-Museum de la somme en euros dont l’un des organisateurs est débiteur à l’égard de l’autre, telle que cette somme résulte des comptes finaux.
L’organisateur débiteur s’engage à régler à l’organisateur créancier la somme due dans les deux (2) mois suivant la date de réception d’une facture originale émise par ce dernier.
ARTICLE 11 EDITION ET PRODUITS DERIVES
11.1 L’Exposition fera l’objet de l’édition d’un catalogue bilingue, rédigé en français et en allemand.
Les contrats avec la ou les entreprises chargées de l’édition du catalogue d’expositions sont passés par les Organisateurs selon les règles de publicité et de mise en concurrence applicables conformément aux dispositions législatives ou réglementaires, nationales et/ou communautaires en vigueur
11.2 Chaque Organisateur mettra gratuitement à disposition les images des œuvres de son fonds, et autorisera son partenaire à utiliser ces images à des fins éditoriales, promotionnelles et pédagogiques. Toute utilisation commerciale fera l’objet d’un contrat séparé. Les affiches, cartes postales et autres produits dérivés de l’exposition font, le cas échéant, l’objet de contrats séparés.
ARTICLE 12 DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention entre en vigueur au jour de sa signature par les organisateurs. Elle s’éteint de plein droit dès lors que chacun des organisateurs a rempli l’ensemble de ses obligations contractuelles telles que prévues aux présentes.
ARTICLE 13 INTÉGRALITÉ ET REVISION DU CONTRAT
La présente convention constitue l’intégralité de l’accord entre les organisateurs et annule tout accord écrit ou oral précédent.
Toute modification apportée à la présente convention devra faire l’objet d’un avenant signé par les organisateurs.
ARTICLE 14 GARANTIES
ARTICLE 15 RESILIATION – FORCE MAJEURE
15.1 Dans l’hypothèse où l’exposition devrait être annulée totalement ou partiellement du fait d’un cas de force majeure, l’un ou l’autre des organisateurs aura la faculté de résilier la convention immédiatement et sans formalité judiciaire, en notifiant dans les meilleurs délais par écrit la résiliation à l’autre partie. L’une et l’autre des parties conviendront, d’un commun accord, d’un règlement équitable des frais encourus à la date de la notification.
15.2 En cas de manquement grave par l’une des parties à l’un quelconque des termes de la présente convention, l’autre partie a la faculté de résilier la présente convention immédiatement et sans formalité judiciaire, aux torts exclusifs de la partie défaillante, si ledit manquement n’est pas régularisé dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception, par la partie défaillante, d’une mise en demeure adressée par courrier recommandé avec accusé de réception.
ARTICLE 16 LOI DU CONTRAT ET TRIBUNAUX COMPÉTENTS
La présente convention est régie par le droit français.
En cas de litige résultant de la présente convention, les organisateurs conviennent qu’ils ne saisiront les tribunaux compétents de Rouen qu’après avoir épuisé toute voie de conciliation.
Fait à Rouen, le , en quatre exemplaires originaux (trois pour le musée de Rouen),
LA VILLE DE ROUEN
LE WALLRAF-RICHARTZ-MUSEUM DE COLOGNE
Monsieur Xxxxxxx XXXXX
Document annexe : liste des œuvres
(Document séparé joint)