Contract

CONVENTION DE RECONNAISSANCE RELATIVE AU SOUTIEN DE L’ASSOCIATION AU TITRE DE L’ANNEE ACADEMIQUE 2022-2023	RECOGNITION CONVENTION CONCERNING THE SUPPORT OF THE ASSOCIATION FOR THE ACADEMIC YEAR 2022-2023
Version française	English version
Entre : L’Université du Luxembourg, ci-après désignée « l‘UL » et plus particulièrement, le Vice-Rectorat aux Affaires Académiques Situé au 0, Xxxxxx xx x'Xxxxxxxxxx (Xxxxxx xx Xxxxxx), X- 0000 Xxxx-xxx-Xxxxxxx Représenté par la Vice-Rectrice aux Affaires Académiques, Prof. Xx. Xxxxxxxxx XXXXX Et : L’association sans but lucratif dénommée ci-après désignée « l’a.s.b.l » Située au Représentée par son/sa président/e,	Between: The University of Luxembourg, hereafter « UL » and, more specifically, the Vice-Rectorate for Academic Affairs Located at 0, Xxxxxx xx x'Xxxxxxxxxx (Xxxxxx xx Xxxxxx), X- 0000 Xxxx-xxx-Xxxxxxx Represented by the Vice-Rector for Academic Affairs, Prof. Xx. Xxxxxxxxx XXXXX And: The association sans but lucratif hereafter « a.s.b.l » Located Represented by its president,
Il est convenu ce qui suit : Préambule : Le Vice-rectorat aux Affaires Académiques est responsable de la reconnaissance d’associations étudiantes de l'Université du Luxembourg sous forme de cette convention.	It is hereby agreed that: Preamble: The Vice-Rectorate for Academic Affairs, is responsible for the recognition of student associations in the form of this convention.
Article 1er - Objet de la convention : reconnaissance L’UL s’engage à reconnaitre officiellement au titre de l’année académique 2022-2023 l’a.s.b.l. au sein de l’UL. Celle-ci soutiendra la réalisation des actions entreprises par l’a.s.b.l. dans le cadre de son objet social tel que défini dans ses statuts et dans un but non lucratif.	Article 1 - Object of the convention: recognition The UL commits to officially recognise the a.s.b.l. within the University for the academic year 2022-2023. The UL will support the realization of the activities undertaken by the a.s.b.l. in the framework of its social objective as defined in its statutes and on a nonprofit basis.

L’UL autorise l’asbl à établir son siège au propre siège social de l’UL. L’UL peut résilier cette autorisation en cas de dissolution de l’a.s.b.l., de non-exécution de ses obligations dans le cadre de la présente convention, de la réalisation d’actions incompatibles avec ses statuts ou de la non-reconnaissance de l’a.s.b.l. lors de l’année académique suivante.	The UL authorises the association to establish its headquarters at the UL's own headquarters. The UL can revoke this authorisation in case of dissolution of the a.s.bl., of failure to execute its obligations in the framework of this convention, of the realization of actions inconsistent with its statutes or of non-recognition in the following academic year.
Article 2 - Obligation de documentation et d’information L’a.s.b.l. s’engage : - pour le 15 juillet de chaque année académique ➢ à établir un bilan des activités ayant eu lieu pendant l’année académique. ➢ à adresser au Responsable du SEVE de l’UL un rapport financier détaillant par action réalisée l’ensemble des recettes et dépenses. - à tenir à disposition sur simple demande de l’UL, ainsi que de ses organes de contrôle, toutes pièces justificatives originales des dépenses réalisées.	Article 2 – Documentation and information requirement The a.s.b.l commits to the following: - By the 15th of July of each academic year ➢ Submit an overview of the activities undertaken during the academic year. ➢ Submit a detailed financial report to the Responsible of the SEVE at the UL, listing the revenue and expenditure for each action undertaken - Have at their disposal, upon simple request from the UL or any other supervisory body, any original supporting documentation from any expenditure they realised.
Article 3 - Obligation de présence aux réunions du « Comité des Associations » L’a.s.b.l qui est reconnue par l’UL devient ipso facto membre du « Comité des Associations ». L’a.s.b.l s’engage à participer à toutes les réunions du « Comité des Associations» durant le semestre. Au moins un membre du comité de l’association, tel qu’inscrit dans les statuts qui ont été communiqués au « Bureau de la Vie Etudiante », doit être présent pour la durée intégrale de la réunion. L’absence aux réunions dont fait l’objet le présent article pourra être considérée par l'UL pour toute évaluation future de demande de subvention.	Article 3 – Presence requirement to the meetings of the « Committee of Associations » The a.s.b.l that is recognized by the UL becomes ipso facto member of the « Committee of Associations ». The a.s.b.l commits to attend all meetings of the « Committee of Associations» during the semester. At least one board member of the association, as listed in the statutes that have been submitted to the « Office of Student Life », must be present for the entire duration of the meeting. The absence to these reunions mentioned in this article can be taken into consideration by the UL for any future evaluation of a request for funding.
Article 4 – Protection des données personnelles Aux fins de la présente section, les termes "données à caractère personnel" "traitement des données à caractère personnel" "responsable du traitement" ont la signification de l'article 4 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En tant que responsables individuels du traitement, chaque partie ne traitera les données à caractère	Article 4 – Data Protection For the purposes of this section, the term "personal data" "processing of personal data", "data controller" shall have the meaning of Article 4 of the EU General Data Protection Regulations (GDPR). As individual data controllers, the parties shall process the personal data of the other Party's contact persons and representatives only for the purposes of the performance

personnel des personnes de contact et des représentants de l'autre partie que pour l’exécution et la gestion du présent accord. Les Parties s'engagent à respecter les exigences du Règlement sur la protection des données et notamment de préserver la confidentialité et la sécurité des données conformément à l'article 32 du RGPD. L’UL transmettra l’a.s.b.l les coordonnées (noms, prénoms, adresses e-mails) des étudiants qui ont consenti à cette transmission au moment de leur inscription. Les données à caractère personnel ont été collectées légalement et de manière transparente, de manière à permettre le traitement de ces données par chaque partie. Elles s'engagent à ne pas les utiliser à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées et que celles-ci ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces finalités. Dans le cas où les parties souhaitent échanger des données à caractère personnel à l'avenir, dans le cas d'un traitement au nom et pour le compte d’un tiers ou si les parties déterminent conjointement le traitement des données à caractère personnel, elles s'engagent à le régir par un accord séparé.	and management of this agreement. The Parties undertake to comply with the requirements of the data protection regulations and in particular to preserve the confidentiality and security of data in accordance with Article 32 of the GDPR. The UL will transmit to the a.s.b.l. the contact details (surnames, first names, e-mail addresses) of students who gave their consent to this transmission at the time of their registration. Personal data have been collected legally and transparently, so as to allow the processing of such data by each Party. They undertake not to use them for purposes other than those for which they were collected and that they will not be kept longer than necessary for the fulfilment of those purposes. In case the parties wish to exchange personal data, in the event of processing in the name and on behalf of a third party or if the parties jointly determine the processing of personal data, they undertake to conclude the necessary separate agreement.
Article 5 – Durée de validité de la convention La présente convention est établie pour l’entièreté de l’année académique, dès la signature en septembre jusqu’à septembre de l’année d’après.	Article 5 – Period of validity for this convention This convention is established for the entire duration of the academic year, from its signature in September until September of the following year.
Article 6 - Résiliation de la convention En cas de dissolution de l’a.s.b.l., de non-exécution de ses obligations dans le cadre de la présente convention, de la réalisation d’actions incompatibles avec ses statuts, l’UL peut suspendre ou remettre en cause la reconnaissance de l’association au titre de la présente convention.	Article 6 – Termination of the agreement In case of the dissolution of the a.s.b.l., of failure to execute its obligations in the framework of this convention, of the realization of actions inconsistent with its statutes, the UL can suspend or question the recognition of the association in the framework of this convention.
Article 7 - Litiges Tout litige intervenant à l’occasion de l’exécution de la présente convention, ou à l’occasion de l’interprétation de ses dispositions, fera l’objet d’une recherche de conciliation. En cas de désaccord persistant, seuls seront compétents les tribunaux de la Ville de Luxembourg.	Article 7 - Disputes Any dispute in the execution of this convention or in the interpretation of its provisions will be submitted to a conciliation effort. In case of a persistent disagreement, the only competent entities will be the courts of the City of Luxembourg.

En cas de divergence entre la version anglaise et la version française ou en cas de litige, la version française fait foi.	In case of discrepancies between the English and French versions or in case of dispute, the French version shall prevail.
Fait en deux exemplaires à Esch-sur-Alzette, □ L’a.s.b.l. est nouvelle ou a modifié ses statuts depuis sa dernière demande de reconnaissance et soumet en annexe 1: Les statuts de l'a.s.b.l	Done in duplicate in Esch-sur-Alzette, □ The a.s.b.l. is new or has modified its statutes since its last recognition submission and therefore submits in Appendix 1: statutes of the a.s.b.l

Date : Signatures :

Pour l’a.s.b.l. For the A.S.B.L.	Pour l’UL For the UL
	X. Xxxxxxx XXXXXX	Prof. Xx. Xxxxxxxxx XXXXX
Président/e de l’association President of the association	Responsable du SEVE Head of SEVE	Vice-rectrice aux affaires académiques Vice-rector for Academic Affairs