CONVENTION DE COTUTELLE INTERNATIONALE DE THESE

INTERNATIONAL CO-SUPERVISION AGREEMENT FOR DOCTORAL DEGREE

Conclue entre

L’Université Toulouse III - Xxxx Xxxxxxxx Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel

Sise 118, route de Narbonne – 31062 XXXXXXXX XXXXX 0, Xxxxxx

Représentée par son Président, le professeur Xxxx-Xxxx XXXXX

Ci- après dénommée « UT3 »

[Établissement] ................................................

[Statut] ................................................................

[Adresse] .............................................................

............................................................................

Représentée par [Titre] [Nom]............................

............................................................................

Ci- après dénommée « le Partenaire »

Established between

Toulouse III University - Xxxx Xxxxxxxx Public institution of a scientific, cultural and professional nature

Located at 118, route de Narbonne – 31062 XXXXXXXX XXXXX 0, Xxxxxx

Represented by its President, Professor Xxxx- Xxxx XXXXX

Hereinafter referred to as ‘UT3’

And

[Institution]......................................................

[Legal Status].......................................................

[Address, City, Postal Code, Country] .................

............................................................................

Represented by [Title] [Name]............................

............................................................................

Hereinafter referred to as the ‘Partner Institution’

Ci-après dénommés les « Parties » / Hereinafter referred to as the ‘Parties’

Concernant la Recherche Doctorale de / Concerning the doctoral research of

M./Mr Xxx/Ms

Nom du/de la Doctorant.e / Doctoral student’s name : ...........................................................................

Né.e le/Born on (date) .................................... à (ville-Pays)/in (City, country) ...............................................

Titre de la Thèse1

............................................................................

Thesis title1

............................................................................

Directeur(s) de Thèse à l’UT32

1. Nom, Prénom :...............................................

2. Nom, Prénom :...............................................

Version 6.7 – Octobre 2022

1 Le Sujet de thèse est développé dans l’Xxxxxx X

2 Les directeurs Français de thèse doivent avoir le grade de Professeur des Universités (ou assimilé), ou être Habilités à Diriger des Recherches (HdR)

Thesis supervisor(s) at the Partner Institution2

1. Surname, First name: ....................................

2. Surname, First name: ....................................

1 A summary of the thesis topic will be presented in Annexe I

2 Thesis supervisors at the Partner Institution must have the rank of Professor (or its equivalent according to national regulations)

TITRE 1 – Modalités Administratives / TITLE 1 – Administrative Procedures

Article I : Inscription de l’étudiant.e et droits d’inscription

1. Les candidat.e.s à une préparation de doctorat en cotutelle internationale doivent satisfaire aux conditions d’inscription en thèse dans chacun des établissements partenaires.

2. La doctorante ou le doctorant doit s'inscrire obligatoirement chaque année dans les deux établissements.

3. Toute année universitaire entamée doit faire l’objet d’une inscription et du paiement des droits afférents.3

4. Les droits d’inscription sont acquittés une seule fois par année universitaire dans l’un ou l’autre établissement. Ils ne peuvent pas être acquittés deux fois au titre d’une même année universitaire. Le Titre 4 définit les modalités de versement des droits d’inscription annuels.

Article II : Couverture sociale et Assurances

1. Les établissements partenaires s’assurent que le/la doctorant.e bénéficie de l’information relative à la couverture sociale.

2. En tout état de cause, la doctorante ou le doctorant présent dans l’un ou l’autre établissement doit être couvert par une assurance responsabilité-civile.

3. L’établissement d’origine du doctorant l’invite à souscrire une assurance rapatriement et accomplir toutes formalités administratives en liaison avec ses voyages.

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3 Lorsque la thèse débute en cours d’année universitaire, une inscription additionnelle sera nécessaire pour terminer la thèse.

Article I: Student Registration and Fees

1. Candidates for an international co- supervision (‘cotutelle’) doctoral degree must meet the registration requirements of the doctoral programme at both Partner Institutions.

2. The doctoral student must register at both Institutions every year.

3. Registration is required for any partial academic year attended and the associated fees will be payable.3

4. Registration fees are paid once per academic year at either one of the Institutions. They cannot be paid twice for the same academic year. Title 4 lays out the conditions for the payment of annual registration fees.

Article II: Social Security and Insurance

1. Partner Institutions are to ensure that the doctoral student is informed of social security benefits and obligations.

2. While at either of the Institutions, the doctoral student must be covered by civil liability insurance.

3. The doctoral student's home Institution should encourage him/her to take out repatriation insurance and complete all administrative formalities related to his/her travels.

3 When the student begins his/her thesis during the academic year, an additional registration will be required to complete the doctoral programme.

TITRE 2 – Modalités Pédagogiques / TITLE 2 – Academic Conditions

Article III : Encadrement de la thèse

1. Le doctorant effectue sa scolarité et ses travaux de recherche sous la responsabilité conjointe de maximum 2 directeurs de thèse pour chacun des deux établissements partenaires qui s’engagent à exercer pleinement leurs fonctions d’encadrement en collaboration avec leur homologue.

2. Les co-directeurs doivent avoir le grade nécessaire pour diriger une thèse en accord avec les réglementations de chaque pays.

3. Le changement de co-directeur en cours de thèse est possible et dans tous cas doit être conforme aux procédures applicables à chaque établissement. Tout changement de co-directeur doit être notifié dans un délai de 1 mois, par envoi en courrier recommandé avec accusé de réception, avec copie au/à la doctorant.e. Les grades et/ou les titres du nouveau co-directeur doivent y figurer.

Article IV : Séjours dans les établissements partenaires

1. La doctorante ou le doctorant effectue sa scolarité et ses travaux de recherche en alternance entre les deux établissements.

2. Le doctorant devra effectuer au moins 30% de son temps de recherche dans chaque établissement.

3. Les périodes de séjour seront déterminées d'un commun accord entre les directeurs de thèse. Au début de chaque année universitaire, le/la doctorant.e et ses directeurs de thèse doivent indiquer où celui- ci effectuera ses recherches pour l’année à venir.

4. Les directeurs de thèse doivent se mettre d’accord sur la couverture des frais afférant au déplacement. Cet accord doit figurer en Titre 4 de la présente convention.

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5. Les directeurs de thèse s’assurent que le/la doctorant.e, pendant son séjour dans chaque institution, dispose des moyens de subsistance nécessaires et/ou imposés par les règles de chaque établissement.

Article III: Thesis Supervision

1. The doctoral student carries out his/her research under the joint responsibility of no more than two thesis supervisors from each of the two Partner Institutions. Each supervisor undertakes to fulfil their given role in collaboration with their counterpart at the Partner Institution.

2. Co-supervisors must have the rank required to supervise a doctoral thesis in accordance with the regulations of their respective countries.

3. It is possible to change the co-supervisor during the doctoral programme, provided that the relevant procedures at each Institution are respected. In this case, the Institution and doctoral student must be notified within one month of the change by means of a registered letter with acknowledgment of receipt. The rank and/or title of the new co-supervisor must be stipulated.

Article IV: Periods of Stay at Partner Institutions

1. The doctoral student carries out his/her research alternately between the two Institutions.

2. The doctoral student is required to spend at least 30% of his/her time dedicated to research at each Institution.

3. The periods of stay will be determined by mutual agreement between the thesis supervisors. At the beginning of each academic year, the doctoral student and his/her thesis supervisors must stipulate where the student will carry out his/her research for the coming year.

4. Thesis supervisors must determine how travel expenses will be covered. These details will be set out in Title 4 of the present agreement.

5. Thesis supervisors are to ensure that the doctoral student has the necessary means to cover living expenses during his/her stay at each Institution. A minimum requirement may also be prescribed by each Institution.

6. L’établissement d’accueil s’engage à faciliter les formalités de visa et, dans la mesure du possible, à aider le/la doctorant.e à trouver un logement.

7. Tout étudiant non francophone qui s’inscrit dans une école doctorale de UT3 sera tenu de suivre des enseignements de français langue étrangère (FLE). L’objectif est d’inciter le/la doctorant.e à atteindre le niveau B2 (comme défini par le Cadre européen commun de référence pour les langues – CECRL) à la fin de la thèse.

Article V : Obligations pédagogiques

1. Pendant sa thèse, le/la doctorant.e s’engage à suivre les règles de l’établissement et/ou de l’école doctorale en matière de formation complémentaire, publications, participation à des évènements/conférences etc., des deux pays partenaires pour prétendre à la soutenance.

2. Les obligations mentionnées dans l’alinéa V-1 sont listées dans le Titre 4 de la présente convention.

Article VI : Langue de rédaction de la thèse et de la soutenance

1. La thèse sera rédigée et soutenue en langue (choisir)

Français Anglais Espagnol

Autre (préciser) : ........................................

2. Lorsque la langue définie dans l’alinéa VI-1 n’est pas le français, la rédaction est complétée par un résumé substantiel4 en langue française.

Article VII : Démarche Qualité

1. Sous la responsabilité des établissements accrédités, les écoles doctorales assurent une démarche qualité de la formation en mettant notamment en place des comités de suivi individuel du doctorant.

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2. La composition comités de suivi individuel est donnée dans le Titre 4 de cette convention.

4 Résumé substantiel = minimum 10% du volume du manuscrit, hors annexes, tables de matières et bibliographie

6. The host Institution undertakes to facilitate visa formalities and, where possible, to assist the doctoral student in finding accommodation.

7. All students who register at a UT3 doctoral school and who do not speak French will be required to follow courses in French as a Foreign Language (FLE). The aim is to encourage students to achieve a B2 level (as defined by the Common European Framework of Reference for Languages – CEFR) at the end of their doctoral studies.

Article V: Academic Obligations

1. During his/her studies, the doctoral student undertakes to comply with the rules of the Institutions and/or doctoral schools in both countries relating to additional training, publications, event/conference attendance etc., in order to qualify for the thesis defence.

2. The obligations referred to in Article V-1 are listed in Title 4 of the present agreement.

Article VI: Language of Written Thesis and Oral Defence

1. The thesis will be written and defended in (specify language)

French English Spanish

Other (specify): ..........................................

2. In the event that the language indicated in Article VI-1 is not French, a detailed summary in French must be included in the thesis.4

Article VII: Quality Assurance

1. The accredited partner institutions, shall guarantee the quality of training by setting up individual monitoring committees for the doctoral student.

2. The composition of individual monitoring committees is given in Title 4 of this Convention.

4 Detailed summary = at least 10% of the manuscript volume excluding annexes, tables of contents and bibliography

Article VIII : Soutenance de la thèse

1. La soutenance de la thèse est unique et reconnue par les deux Parties.

2. L’établissement de soutenance, désigné d’un commun accord est : (choisir)

l’UT3

l’établissement partenaire

3. Le/la doctorant.e doit obtenir une autorisation de soutenance par chaque établissement selon les procédures en vigueur.

4. Chacune des Partie désigne, selon ses procédures internes un rapporteur qui évalue le travail effectué par le/la doctorant.e. Les rapporteurs doivent être choisis parmi des personnalités extérieures aux deux établissements. Ils/elles doivent remplir les conditions imposées par la règlementation de l’établissement qui les propose.

5. L’autorisation de soutenance doit impérativement être accordée par le chef de chaque établissement partenaire selon leurs procédures internes.

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6. La soutenance publique, pourra être à huis- clos si l’une ou l’autre partie le demande pour des raisons de confidentialité. L’autorisation des deux établissements est nécessaire. En cas de désaccord, la décision prise par l’établissement d’accueil de la soutenance s’applique.

Article VIII: Oral Defence of the Thesis

1. A single oral thesis defence will take place and be recognised by both Parties.

2. By mutual agreement, the defence will be held at: (indicate Institution)

UT3

Partner Institution

3. The doctoral student must be granted permission from each Institution to defend his/her thesis according to the relevant procedures.

4. In accordance with internal procedures, each Party will designate a reviewer to evaluate the work carried out by the doctoral student. The reviewers must be external to both Institutions and must meet the requirements set out by the Institution that designates them.

5. Permission to defend the thesis must be granted by the head of each Partner Institution in accordance with internal procedures.

6. The public defence may take place in a closed-committee setting if requested by either Party for confidentiality purposes. The permission of both Institutions is required. In the event of a disagreement, the decision of the Institution hosting the defence will be final.

Article IX : Composition du Jury de soutenance

1. Les règles spécifiques de la composition du jury sont consignées dans le Titre 4 de la présente convention.

2. Le jury de soutenance est désigné conjointement par les deux établissements partenaires, il est composé, sur la base d’une proportion équilibrée de membres de chaque établissement.

3. Pour la composition du jury, il est fortement conseillé de respecter les recommandations suivantes :

a. Le Jury comprend de quatre à huit membres.

b. La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou personnels assimilés au sens de l'article 6 du décret n° 92-70 relatif au Conseil national des universités et de l'article 5 du décret n° 87-31 pour les disciplines de santé, ou d'enseignants de rang équivalent qui ne relèvent pas du ministère chargé de l'enseignement supérieur.

c. Les directeurs de thèse sont membres du jury, sauf si les règles de l’établissement où la soutenance a lieu l’interdisent explicitement.

d. Le jury doit inclure en son sein des personnalités extérieures aux deux établissements d’inscription.

e. Si possible, le jury doit respecter l’équilibre entre les deux genres.

Article IX: Composition of the Defence Committee (Hereinafter referred to as the “Jury”)

1. The specific rules regarding the composition of the Jury are set out in Title 4 of the present agreement.

2. The Jury is appointed jointly by the two Partner Institutions and contains an equal number of members from each Institution.

3. Regarding the composition of the Jury, it is strongly recommended to respect the following conditions:

a. The Jury consists of between four and eight members.

b. At least half of the Jury must be composed of professors or staff of equal rank as defined by Article 6 of Decree n° 92-70 on the National Council of Universities and Article 5 of Decree n° 87- 31 for medical disciplines, or of staff of equal rank who are not governed by the Ministry of Higher Education.

c. Thesis supervisors are included as members of the Jury unless the rules of the Institution hosting the defence expressly forbid it.

d. The Jury must include members external to both Partner Institutions.

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e. Where possible, the Jury must contain an equal proportion of men and women.

Article X : Délibération du Jury, délivrance et reconnaissance du diplôme

1. Le jury élit en son sein un président et le cas échéant un rapporteur de soutenance. Le président doit être un professeur ou assimilé ou un enseignant de rang équivalent reconnu pas son établissement. Les directeurs de thèse ne peuvent pas être présidents du jury.

2. Le jury doit être au complet le jour de la soutenance. La participation par visio-conférence est autorisée. Dans ce cas, les membres qui siègent à distance donnent procuration au président pour signer le procès-verbal.

3. Le jury délibère à huis clos. Les directeurs de Thèse ne prennent pas part à la délibération. La voix du Président est prépondérante en cas de partage.

4. Après délibération, le jury établit un procès- verbal consignant sa décision et un rapport relatant le déroulement de la soutenance.

5. Le procès-verbal est établi dans les deux langues officielles des établissements de tutelle.

6. A l'issue de la soutenance et en cas d'admission, le docteur prête serment devant le jury, individuellement en s'engageant à respecter les principes et exigences de l’intégrité scientifique dans la suite de sa carrière professionnelle, quel qu'en soit le secteur ou le domaine d'activité5. Cette action doit être consignée dans PV de soutenance.

7. Après la soutenance de la thèse le diplôme de docteur est délivré par les autorités académiques habilitées à le faire, sur proposition conforme du jury. Les établissements partenaires en commun accord délivrent à l’étudiant : (choisir)

un diplôme de docteur qu’ils confèrent conjointement ;

un diplôme de docteur de chacun d’entre eux simultanément.

8. Le diplôme de docteur délivré par UT3 doit indiquer les mentions imposées par la loi en vigueur et la mention de la cotutelle internationale. Il ne comporte pas de mention.

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9. Le diplôme de docteur de l’établissement partenaire sera rédigé selon la règlementation en vigueur applicable à l’établissement partenaire et doit comporter la mention de la cotutelle internationale entre les deux universités. Il peut comporter des mention et distinctions pertinentes pour l’institution partenaire.

Article X: Deliberation of the Jury, Awarding and Recognition of the Degree

1. The Jury appoints a Chair from among its members and, if necessary, a session secretary. The Chair must be a professor or of equal rank as recognised by his/her Institution. Thesis supervisors may not be appointed as Chair of the Jury.

2. The full Jury must be in attendance on the day of the defence; however, participation by videoconference is permitted. Members participating remotely give the Chair permission to sign the defence documents on their behalf.

3. The Jury deliberates in private and thesis supervisors do not participate in the deliberations. In the event of a split vote, the Chair’s decision is final.

4. After deliberation, the Jury draws up a statement recording its decision and a report relating the defence proceedings.

5. The statement of decision is to be drawn up in the two official languages of the Partner Institutions.

6. At the end of the defense and in case of admission, the doctor takes a troth in the front of the jury, individually by committing to respect the principles and requirements of scientific integrity in the rest of his professional career, whatever the sector or field of activity. This act shall be explicitly consigned in the Jury’s statement.

7. Following the thesis defence and in accordance with the Jury’s proposition, the doctoral degree is awarded by the academic authorities authorised to do so. The Partner Institutions agree to award: (tick the appropriate option)

a single doctoral degree jointly conferred;

a doctoral degree from each institution conferred simultaneously.

8. The doctoral degree awarded by UT3 must stipulate the conditions required by current legislation, and the international co-supervision agreement. Degrees of merit are not indicated.

9. The doctoral degree awarded by the Partner Institution will be drafted according to regulations applicable to the Partner Institution and must mention the international co- supervision agreement between the two universities. It may include degrees of merit or distinctions relevant to the Partner Institution.

5 Texte du sement donné donnée décret du 22 août 2022, article 19

TITRE 3 – Dispositions Complémentaires / TITLE 3 – Additional Provisions

Article XI : Prise en charge des frais de mission pour les personnels et le jury

1. Les frais de transports des co-directeurs entre les établissements partenaires peuvent être pris en charge sur leurs ressources propres et en fonction des règles de leur institutions. Cela vaut aussi pour le voyage pour la soutenance de Thèse.

2. Normalement, la prise en charge des frais liés aux déplacements des membres du jury, incombe à la partie invitante.

3. Les modalités exactes de prise en charge des frais sont précisées dans le Titre 4 de la présente convection

Article XII : La protection des données personnelles

1. Dans le cadre de la présente convention, les Parties sont amenées à échanger des données à caractère personnel.

2. Les établissements partenaires, en tant que coresponsables de traitement, s’engagent à informer les personnes de la collecte des données les concernant, de la finalité du traitement et de la durée de conservation desdites données ainsi que de leurs droits, notamment des modalités pour les exercer.

3. Concernant les données personnelles susceptibles d’être collectées ou échangées dans le cadre des travaux de recherche de la thèse, les établissements s’engagent à les protéger, informent les personnes concernées et leur garantissent un droit d’accès, de rectification et d’opposition.

4. Les établissements désignent leur Délégué à la protection des données, ou un interlocuteur approprié, et communiquent leurs coordonnées dans le Titre 4 de la convention.

Article XIII : Confidentialité, publication, et propriété intellectuelle

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1. Chacune des Parties garde strictement confidentielles, les informations de toute nature, appartenant à l’une ou l’autre des Parties et dont elles ont eu connaissance à la faveur de la présente convention.

Article XI: Travel Expenses for Staff and Jury Members

1. Travel expenses of the co-supervisors between Partner Institutions may be covered by their own funds and in accordance with the rules of their own Institutions. This also applies to the travel expenses incurred for the thesis defence.

2. As a general rule, Jury members’ travel expenses are the responsibility of the host Institution.

3. A detailed description of the sharing of expenses is specified in Title 4 of the present agreement.

Article XII: Protection of Personal Data

1. Within the framework of this agreement, the Parties are required to exchange personal data.

2. The Partner Institutions, being jointly responsible for data processing, undertake to inform individuals of data collection concerning them, the purpose of data processing and the duration of storage of said data. Individuals are also to be informed of their rights and how to exercise them.

3. Regarding personal data collected or shared during thesis-related research activities: the Institutions undertake to protect said data, to inform the persons concerned, and to guarantee their right to access, modify and oppose said data collection.

4. Institutions appoint a Data Protection Officer, or a suitable contact person, providing their contact details in Title 4 of the present agreement.

Article XIII: Confidentiality, Publication, and Intellectual Property

1. The Parties agree to keep strictly confidential any kind of information belonging to either Party obtained through the present agreement.

2. Toute publication ou communication d’informations, par l’une des Parties, relatives aux activités de recherche issues de la collaboration, devra recevoir l’accord préalable des autres Parties6, en particulier si des informations confidentielles sont susceptibles d’être révélées.

3. Les résultats propres obtenus par les Parties antérieurement à la présente collaboration ou de façon indépendante, restent leur propriété respective. Les résultats communs générés dans le cadre de la collaboration appartiennent conjointement aux Parties à moins qu’un accord spécifique ultérieur n’en dispose autrement.

4. Chacune des Parties peut utiliser librement et gratuitement les résultats communs pour ses besoins propres de recherche dans le cadre de la collaboration, à l’exclusion de toute utilisation à des fins commerciales.

5. Pour autant, la présente convention n’implique aucune cession ou concession des droits de propriété intellectuelle et/ou industrielle, ou transfert de technologie, à l’exclusion du droit d’utilisation des résultats communs ci-avant défini au XIII-4.

6. Avant tout acte d’exploitation industrielle et/ou commerciale, directe ou indirecte, des résultats communs issus des travaux de thèse, une convention spécifique précisant notamment les quotes-parts respectives, les modalités de protection de l’invention, sera signée entre les Parties copropriétaires après négociation.

7. Ces dispositions ne pourront cependant faire obstacle à la soutenance de la thèse. Cette soutenance sera organisée si nécessaire de façon à garantir la confidentialité de certains résultats (huis-clos).

Article XIV : Durée de la Convention

1. La durée du présent accord est identique à la durée de la thèse.

Soit (cocher la case adéquate):

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6 En l’absence de réponse par la partie concernée à l’expiration d’un délai de 2 mois à compter de l’envoi d’une demande par xxx, cette dernière est considérée comme positive.

2. Any publication or communication of information by either Party concerning research activities resulting from the present collaboration requires the prior approval of the other Party5, particularly if confidential information is likely to be disclosed.

3. Own Results obtained by the Parties prior to the present collaboration or independently, remain their respective property. The Common Results obtained from the present collaboration belong jointly to the Parties unless agreed otherwise.

4. Each Party may use the Common Results freely and free-of-charge for their own research needs in the context of the present collaboration, with the exclusion of any use for commercial purposes.

5. However, the present agreement does not imply any transfer or granting of intellectual and/or industrial property rights, or transfer of technology, with the exception of the right to use Common Results as set out above in XIII-4.

6. Before any direct or indirect use of Common Results obtained through thesis research for industrial and/or commercial purposes, a new agreement will be drawn up between the co-owners, following negotiations, specifying in particular the respective shares and the terms of protection of the invention.

7. However, these provisions may not hinder the thesis defence. If necessary, the thesis defence will be carried out in such a way as to guarantee the confidentiality of certain results (closed committee).

Article XIV: Duration of the Agreement

1. The duration of the present agreement is identical to the duration of the doctoral programme.

Either (Check the appropriated box):

5 Should the relevant Party fail to respond to the request within 2 months from the date of sending by email, the request for approval shall be considered positive.

2. La durée de la thèse est de 3 ans

2. The duration of the doctoral programme is 3 years

a. A compter de [JJ/MM/AAAA].

b. A titre dérogatoire, la durée de la thèse peut être prorogée d’une année après accord des deux parties en application de leurs règlementations respectives. Pour UT3, elle est accordée par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d’école doctorale, sur demande motivée du doctorant.

3. En application du droit applicable dans l’établissement partenaire, la durée de la thèse est de 4 ans

a. A compter de [JJ/MM/AAAA]

4. Quelle que soit la durée initiale de la thèse, la demande de dérogation doit intervenir avant l’expiration de cette convention. Dans le cas contraire un avenant devra obligatoirement être conclu entre les partenaires.

5. La durée de la formation doctorale du doctorant en situation de handicap peut être prolongée par le chef d'établissement sur demande motivée du doctorant.

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6. Si le doctorant a bénéficié d'un congé de maternité, de paternité, d'un congé d'accueil de l'enfant ou d'adoption, d'un congé parental, d'un congé de maladie d'une durée supérieure à quatre mois consécutifs ou d'un congé d'une durée au moins égale à deux mois faisant suite à un accident de travail, la durée de la préparation du doctorat est prolongée si l'intéressé.e en formule la demande.

a. Starting on [DD/MM/YYYY]

b. As an exception, the duration of the doctoral programme may be extended by one year with the agreement of both Parties in accordance with their respective regulations. For UT3, following the reasoned request of the doctoral student, an extension may be granted by the head of the Institution, in accordance with the thesis supervisor’s proposition, and following the approval of the thesis follow- up committee and the head of the doctoral school.

3. In accordance with the regulations of the Partner Institution, the duration of the doctoral programme is 4 years.

a. Starting on [DD/MM/YYYY]

4. Regardless of the initial duration of the doctoral programme, the extension request must be submitted before the present agreement expires. If not, an amendment must be concluded between the Partners.

5. The duration of the doctoral programme for students with disabilities may be extended by the head of the Institution, following the reasoned request of the doctoral student.

6. If the doctoral student has benefited from maternity or paternity leave, childcare or adoption leave, parental leave, sick leave of more than four consecutive months or leave of at least two months following a workplace accident, the duration of the doctoral programme may be extended upon his/her request.

Article XV : Modifications de la convention

1. Dans l’hypothèse où des modifications à la présente convention sont demandées par l’une ou l’autre des parties, hors procédures prévues dans les articles ci-dessus, un avenant à la présente convention est conclu.

Article XVI : Résiliation et résolution des conflits

1. La convention est résiliée de plein droit en cas d'absence d'inscription de la doctorante ou du doctorant constatée par l'un ou l'autre établissement au plus tard 6 mois après le début de l’année universitaire considérée.

2. Elle l'est également en cas de renonciation par le/la doctorant.e. Dans ce cas, elle ou il est tenu(e) d'en informer ses directeurs de recherche ainsi que chaque établissement.

3. L’un des établissements peut décider de façon unilatérale de la rupture de la cotutelle de thèse, dans le respect de la réglementation qui lui est applicable. Dans ce cas, l’étudiant pourra poursuivre sa thèse en fonction de la règlementation et de l’accord préalable de l’autre établissement.

4. Au cas où le régime de cotutelle viendrait à être dénoncé par une des parties concernées, celle-ci devra le notifier par écrit à l’établissement partenaire en indiquant les raisons de sa décision et ce dans un délai d’un mois.

5. En cas de par différend sur l’interprétation du contenu de la présente convention, le texte en anglais fait foi.

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6. En cas de différend, les Parties s'efforceront de le régler à l'amiable.

Article XV: Amendments to the Agreement

1. In the event that changes to the present agreement are requested by either Party, excluding those provided for in the above Articles, an amendment shall be drawn up.

Article XVI: Termination and Resolution of Disputes

1. The agreement will be automatically terminated, should the doctoral student fail to register at either one of the Institutions in the six months following the start of the academic year in question.

2. The agreement will also be terminated in the event of renunciation by the doctoral student. He/She is then required to inform his/her research supervisors and both Institutions.

3. Either of the Institutions may unilaterally decide to terminate the present agreement, in accordance with the regulations to which it is subject. The student may then continue his/her doctoral programme in accordance with regulations and with the prior approval of the other Institution.

4. In the event that the international co- supervision agreement is revoked by one of the Parties, the latter must notify the Partner Institution in writing within one month, stating the reasons for its decision.

5. In the event of a disagreement related to the interpretation of the present document, the English text is binding.

6. In the event of a dispute, the Parties shall endeavour to settle it amicably.

TITRE 4 – Dispositions Particulières / TITLE 4 – Special Provisions

Dans chaque pays, la protection du sujet, les modalités de dépôt, de présentation, de signalement et de reproduction de la thèse seront établies dans le respect de la réglementation en vigueur. Ces modalités sont consignées dans le présent Titre de la présente convention

Article XVII : Droits d’inscription

1. Les droits d’inscription annuels seront versés à l’UT37

à l’établissement partenaire alternativement à l’un ou l’autre établissement comme précisé dans le tableau de l’Article XVII

In each country, the protection of the thesis topic and procedures for the submission, presentation, notification and reproduction of the thesis will be established in accordance with the regulations in effect. These special provisions are described in the current Title of the present agreement.

Article XVII: Registration Fees

1. The annual registration fees will be paid to UT36

to the Partner Institution alternately between the

Institutions as specified in the table of Article XVII

Article XVIII : Calendrier

1. A titre indicatif, le doctorant sera présent dans chaque établissement partenaire pendant les durées suivantes

Pour chaque année indiquez le nombre des mois dans le tableau suivant et indiquer l’établissement où les frais de scolarité seront versés.

	UT3	Institution Partenaire	Frais de scolarité à (UT3 ou EP)
1er année
2e année
3e année
4e année

2. Dans l’hypothèse où le calendrier doit être modifié, les directeurs de Xxxxx s’engagent à en faire la demande par écrit aux Parties

Article XVIII: Schedule

1. As a guideline, the doctoral student will be present at each Partner Institution for the following periods:

For each year, enter the number of months in the table below as well as the Institution where tuition fees will be paid.

	UT3	Partner Institution	Tuition fees paid to (UT3 or PI)
1st year
2nd year
3rd year
4th year

2. In the event that the schedule needs to be adjusted, the thesis supervisors undertake to submit a written request to the Parties.

Article XIX : Obligations Pédagogiques

7 Lorsque les droits sont acquittés à l’UT3, le règlement préalable de la contribution de vie étudiante et de campus (CVEC) est obligatoire.

1. Pour obtenir le titre de docteur le/la doctorant.e doit respecter les obligations pédagogiques suivantes :

Article XIX: Academic Obligations

6 When the fees are paid to the UT3, the prior payment of the student and campus life contribution (CVEC) is mandatory.

Version 6.7 – Octobre 2022

1. To be granted the title of Doctor, the doctoral student must comply with the following academic obligations:

Consigner ici, sous forme de liste les obligations en matière de suivi des modules pédagogiques ; participation à des séminaires/conférences ; publications scientifiques

Please provide a detailed list of academic obligations related to course attendance, seminar/conference participation, scientific publications

Article XX : Modalités concernant le comité individuel de suivi

1. Les membres du comité individuel se suivie doivent avoir le titre de docteur et doit avoir entre 2 et 4 membres dont la moitié extérieure aux établissements partenaires.

2. Le comité individuel de suivi sera composé : Membre 1 : ....................................................

Membre 2 : ...................................................

Membre 3 : ....................................................

Membre 4 : ....................................................

Article XX: Arrangements for the Individual Monitoring Committee

1. The members of the individual committee must have the title of doctor. The committee must have between 2 and 4 members, half of whom are from outside the partner institutions.

2. The individual monitoring committee will be composed of:

Member 1: .....................................................

Member 2: ....................................................

Member 3: .....................................................

Member 4: .....................................................

Article XXI : Modalités concernant le Jury

1. Les membres du jury doivent avoir le titre de Docteur reconnu par leurs institutions respectives.

2. La constitution de jury suivante a été convenue :

a. Nombre prévisionnel de membres : .......

b. Nombre prévisionnel de membres appartenant à l’UT3 : ..............................

c. Nombre prévisionnel de membres appartenant à l’institution partenaire : ..

d. Nombre prévisionnel des membres extérieurs aux deux établissements : .....

e. Les directeurs de thèse (choisir)

participent à la soutenance

ne participant pas à la soutenance

f. Les directeurs de thèse (choisir) participent à la délibération du jury

ne participant pas à la délibération du jury

g. Conditions spécifiques :

Article XXI: Requirements Concerning the Jury

1. All Jury members shall have the title of Doctor as recognised by their respective Institutions.

2. The following Jury composition has been agreed upon:

a. Expected number of members: ...............

b. Expected number of members belonging to UT3: ....................................

c. Expected number of members belonging to the Partner Institution:.......

d. Expected number of members external to both the Institutions: …

e. Thesis supervisors (tick the appropriate option)

will attend the defence. will not attend the defence.

f. Thesis supervisors (tick the appropriate option)

will participate in the Jury’s deliberation.

will not participate in the Jury’s deliberation.

g. Specific provisions:

Décrire ici les conditions concernant les membres extérieurs; égalité des genres…) :

Please describe specific conditions regarding external members, proportion of men and women...

3. Les conditions de prise en charge des frais pour le

Version 6.7 – Octobre 2022

déplacement des directeurs de thèse et des membres du jury ont été convenues comme suit :

3. The following conditions for covering the travel expenses of thesis supervisors and Jury members have been agreed upon:

Décrire ici les conditions concernant la prise en charge des frais des membres du jury par chaque institution :

Please describe how costs for the Jury members will be covered by each Institution:

Article XXII : Modalités de financement de Thèse

1. Pendant son séjour à l’UT3 :

Décrire ici les modalités de financement du/de la doctorant.e

2. Pendant son séjour à l’Établissement partenaire :

Décrire ici les modalités de financement du/de la doctorant.e

Article XXIII : Modalités des déplacements du doctorant

1. La prise en charge des frais de déplacements et séjour du doctorant dans le cadre de la thèse sont convenus comme suit :

Article XXII: Doctoral Programme Funding

1. During his/her stay at UT3:

Please describe the funding obtained for the doctoral student

2. During his/her stay at the Partner Institution:

Please describe the funding obtained for the doctoral student

Article XXIII: Travel Conditions for the Doctoral Student

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1. The costs incurred by the doctoral student for travel and living expenses within the framework of the doctoral programme will be covered as follows:

Décrire ici les modalités.

Please describe the conditions

Article XXIV : Modalités de dépôt et reproduction de la Thèse

1. UT3 :

Après la soutenance, si le jury juge que la thèse peut être reproduite en l’état, le/la doctorante doit déposer la version finale de sa Thèse accompagnée du formulaire électronique complété. Le dossier comporte un résumé en français et un résumé en anglais ainsi qu'une liste de mots-clés. Il/elle obtiendra une attestation de dépôt et un bordereau qui comprend notamment les métadonnées nécessaires à la description, la gestion, la diffusion et l'archivage de la thèse, conformes à la recommandation nationale TEF (thèses électroniques françaises).

Si le jury a demandé l'introduction de corrections dans la thèse, le nouveau docteur dispose d'un délai de trois mois pour déposer sa thèse corrigée sous forme électronique.

De son côté, l'établissement de soutenance procède au dépôt de la version validée de la thèse dans ses formats de diffusion et d'archivage, ainsi que du bordereau électronique, dans l'application nationale Star, gérée par l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur, qui assure les fonctions suivantes :

a. Enregistrement du dépôt de la version de diffusion et de la version d'archivage de la thèse ainsi que de ses métadonnées ;

b. Signalement dans le catalogue Sudoc ;

c. Attribution d'un identifiant permanent ;

d. Envoi de la version d'archivage, y compris dans le cas d'une thèse non diffusable, au Centre informatique national de l'enseignement supérieur ;

e. Le cas échéant, à la demande de l'établissement, envoi des métadonnées ou de la version de diffusion de la thèse vers les sites désignés par celui-ci.

Version 6.7 – Octobre 2022

Sauf si la thèse présente un caractère de confidentialité avéré, sa diffusion est assurée dans l'établissement de soutenance et au sein de l'ensemble de la communauté universitaire. La diffusion en ligne de la thèse au-delà de ce périmètre est subordonnée à l'autorisation de son auteur, sous réserve de l'absence de clause de confidentialité.

Article XXIV: Thesis Submission and Reproduction Procedures

1. UT3:

After the defence, if the Jury concludes that the thesis may be reproduced as is, the doctoral student must submit the final version of his/her thesis along with the completed online form.

The file should include a summary in French and English as well as a list of keywords. He/she will obtain a proof of submission and a receipt including metadata necessary for the description, management, distribution and archiving of the thesis, in accordance with national TEF recommendations (electronic French theses).

If the Jury has requested that corrections be made to the thesis, the new Doctor must submit the corrected thesis in electronic format within three months of the defence.

The Institution hosting the defence submits the approved version of the thesis in its formats for distribution and archiving, as well as the electronic receipt, to the national Star application managed by the Bibliographic Agency for Higher Education, which performs the following functions:

a. Keeping a record of the thesis submission in both its distribution and archiving formats as well as its metadata;

b. Notification of the thesis in the Sudoc catalogue;

c. Assigning of a permanent username;

d. Sending the archiving version, including for theses not to be distributed, to the National Digital Centre for Higher Education;

e. If requested by the Institution, sending of metadata or the thesis in its distribution format to the requested sites.

Unless the thesis is deemed confidential, the Institution hosting the defence ensures its distribution at the Institution itself as well as within the broader university community.

Beyond this scope, the online distribution of the thesis is subject to the approval of its author, provided there is no confidentiality clause.

2. Établissement partenaire : 2. Partner Institution:

Décrire ici les procédures de dépôt et de reproduction de la Thèse

Please describe the thesis submission and reproduction procedures

Article XXV : Coordonnées du Délégué à la protection des données

1. UT3 : xxx@xxxx-xxxx0.xx

Version 6.7 – Octobre 2022

2. Établissement partenaire : Insérer le contact ici (si existant)

Article XXV: Contact details of the Data Protection Officer

1. UT3: xxx@xxxx-xxxx0.xx

2. Partner Institution: Specify contact (if such contact exists)

Fait en … exemplaires originaux / Signed in ... original copies

Cocher cette case, si la présente convention est traduite en une langue supplémentaire (préciser la langue ici ). Cette traduction doit figurer en annexe II de cette convention. La version en Anglais fait foi / Tick

this box if the present agreement has been translated into an additional language (if so, please specify :

.........). The additional translation must be included with this agreement (Xxxxxx XX). The English version is authentic

Université Toulouse III - Xxxx Xxxxxxxx

Établissement partenaire/Partner Institution

Le Président de l’Université Toulouse III - Xxxx Xxxxxxxx

M. Jean-Xxxx XXXXX

Date :

Place : Toulouse, France

Title of the Institution’s representative Full name, signature and stamp

Date: Place:

Le(s) directeur.trices (s) de thèse de l’Université Toulouse III - Xxxx Xxxxxxxx

Xxx(s), prénom(s), Signature(s)

Date : Place :

Thesis supervisor(s) at the Partner Institution Full name(s), signature(s)

Date:

Place:

Le directeur ou la directrice de l’école doctorale [Nom de l’ED] de rattachement :

Nom, prénom, Signature

Date : Place :

Head of the doctoral school (or equivalent) at the Partner Institution8:

Full name, signature

Date:

Place:

Le doctorant ou la doctorante / The doctoral student :

Nom Prénom/Full Name: Place et Date/Place and Date:

Signature

Cet accord respecte les dispositions suivantes applicables à l’UT3

• Le règlement européen UE/2016/679 du 27 avril 2016

• La loi 78-17 modifiée du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

• Le code de l’éducation, notamment les articles L121-3, L123- 7 ; L612-7, L832-1, L841-5 ; D123-12 ; D613-17 à D613-24

Version 6.7 – Octobre 2022

• L’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la ; délivrance du diplôme national de doctorat

• Article n°6 du décret n° 92-70 relatif au Conseil national des universités et de l'article n°5 du décret n° 87-31 pour les disciplines de santé.

• L’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la

formation et les modalités conduisant à la ; délivrance du diplôme national de doctorat

• Le décret du 22 août 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai 2016

• La charte des thèses de l’Université de Toulouse

This agreement is drawn up in accordance with the Partner Institution’s national legislation / regulations

• List any national legislation relating to the awarding of doctoral degrees at your Institution. If this is not applicable, kindly delete this paragraph.

8 This block may be left empty if not applicable to the Partner Institution

ANNEXE I / ANNEXE I

Titre provisoire de la Thèse / Provisional Thesis Title : 9

Description du sujet de Thèse8 / Description of the thesis topic 8

Décrire ici succinctement le sujet de la Thèse – Briefly describe the thesis topic

Version 6.7 – Octobre 2022

9 Le titre et la description peuvent se faire uniquement en Anglais – The title and description may be provided in English only

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Table of Contents

CONVENTION DE COTUTELLE INTERNATIONALE DE THESE

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