CONTRAT LOGICIEL CERTIFICATION
CONTRAT LOGICIEL CERTIFICATION
Conditions Générales Logiciel
Entre, la Société XXXXXX.XX, Société par Actions Simplifiée au capital de 10 000 €, dont le siège social est fixé à XXXXXXX 00000 – 00 Xxx xx Xxxxx, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de CLERMONT-FERRAND sous le numéro 808 995 120,
Et l'entreprise cliente en la personne de son représentant légal mentionné par elle sur la fiche d'inscription du site XXXXXX.XX.
1. GENERALITES
Cette offre est strictement réservée aux professionnels, dont le site d'exploitation est domicilié en France métropolitaine, dotée d'un numéro SIRET ou équivalent (écoles, administration, ESAT ...). Sont notamment exclues de cette offre, les particuliers, les sociétés civiles et autres groupements dotés ou non de la personnalité morale, dans la mesure où ils n'ont pas une activité commerciale.
2. MENTIONS LEGALES
Le contrat de licence du logiciel est établi pour une durée de 1 an. Il sera renouvelé automatiquement par période de 1 an.
Il sera résiliable par le client annuellement sur le site internet XXXXXX.XX 1 mois minimum avant à la date anniversaire de son adhésion.
Les informations qui vous sont demandées sont nécessaires au traitement de votre commande. Conformément à la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978 vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux données vous concernant.
3. LIEU DE JURIDICTION
La présente offre est soumise aux dispositions internes des lois Françaises.
En cas de conflits liés à sa validité ou son exécution, et qui n'auraient pu être réglés de manières amiables, seules les juridictions de Clermont-Ferrand seront compétentes, même en cas de référé, d’appels en garantie ou de pluralités de défendeurs.
4. DROIT DE CITATION
Xxxxxx.Xx aura la possibilité de citer librement les entreprises (nom, nom commercial, logo éventuel) comme références dans sa communication.
5. CONTENU DE L'OFFRE
Le tarif logiciel XXXXXX.XX comprend l'accès au logiciel seul, Il ne comprend pas les redevances PEFC™ et FSC®, ni les audits de certifications, ni une quelconque prestation annexe.
L'entreprise recevra une offre détaillée de son engagement avant son adhésion.
Les imprimeurs membres d'organismes partenaires bénéficieront d'accords particuliers éventuels.
Des fonctionnalités supplémentaires pourront être introduites par XXXXXX.XX soit en complément gratuit du produit principal, soit en option payante.
Le client aura le choix de ne pas souscrire aux options payantes.
6. PAIEMENT
L'entreprise recevra 1 facture pour la licence logiciel XXXXXX.XX à la signature du contrat.
La facture XXXXXX.XX est payable à réception par virement ou prélèvement automatique au bénéfice du compte bancaire XXXXXX.XX.
7. RESILIATION
En cas de changement de tarification de Xxxxxx.Xx, le client pourra librement résilier le contrat sans pénalités.
Ses données personnelles lui seront alors restituées gracieusement.
Le non respect des paiements entraine la suspension du service après un délai de 5 j ouvrés après l'envoi d'un mail de rappel.
Tout retard dans le paiement (à la date d’exigibilité) entraîne de plein droit facturation d’intérêts de retard au taux minimum de trois fois le taux d’intérêts légal, outre une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 100 €.
En cas d'incidents de paiement, les frais supplémentaires liés au recouvrement seront refacturés au client.
A défaut d'avoir répondu aux demandes de XXXXXX.XX et mis en œuvre les paiements demandés, le contrat sera résilié de plein droit et aux torts du client.
8. ENGAGEMENTS XXXXXX.XX
XXXXXX.XX s'engage à délivrer au client un logiciel qui comprend les modules principaux suivants :
• Connexion avec identifiant unique.
• Un service SaaS d'aide à la certification PEFC™ et FSC® par la formation à distance (e-learning) du personnel et du dirigeant de l'entreprise cliente.
• Les informations et outils nécessaires pour accéder et maintenir les certifications individuelles ou groupe PEFC™ et FSC® : procédures, tableaux, guides, ...
• Un accès éventuel au bénéfice de la certification de groupe/multisite XXXXXX.XX® pour les labels PEFC™ et FSC® selon les règles spécifiques à ces 2 certifications pour les entreprises qui remplissent les conditions exigées par PEFC™ et FSC®. (voir conditions particulières)
Le client sera informé des modifications que XXXXXX.XX sera amené à faire pour les besoins des certifications sur le Journal du site.
L'ensemble du service est géré en SaaS (c.à.d. par l'intermédiaire d'une plateforme accessible par internet)
Accès garanti 24h/24h, 365 j par an, selon les conditions et exclusions de l'hébergeur (Modalités en annexe)
1.1. FORMATIO N
La formation est assurée à distance sur une plateforme e-learning :
• Formation à l'utilisation du logiciel
• Formation à la chaîne de contrôle
• Formation à la charte graphique PEFC™ et FSC®
• Formation à l'audit interne
1.2. GESTION DOCUMENTAIRE
Chaque client bénéficie d'un espace documentaire privé pour le stockage de ses informations.
La gestion documentaire comprend la mise à disposition en SaaS de l'ensemble des procédures, documents, tableaux et formulaires nécessaires et suffisants pour être conforme avec les exigences des 2 certifications PEFC™ et FSC®.
Entre autres :
Liste des Fournisseurs de papiers Certifiés, Procédures de gestion de la CdC, Liste des dossiers de fabrication certifiés, Contrats logos clients, Contrats sous traitants, Argumentaires clients, Tableau des responsabilités et droits, Audits internes, Audits Externes, Réclamations clients.
La mise à jour de l'ensemble de ces supports sera à la charge de XXXXXX.XX en cas de changement des exigences des certifications PEFC™ et FSC®.
Le client sera informé des publications sur le journal du site.
XXXXXX.XX garanti la disponibilité et la sécurité des informations confiées par le client selon les conditions et exclusions de l'hébergeur. (Modalités en annexe)
1.3. PAO ASSISTEE DES LOGOS
XXXXXX.XX fourni un module spécifique de Production Assistée par Ordinateur des différents logos et ce en conformité avec les chartes graphiques des 2 labels PEFC™ et FSC®.
Ce module permet au client de produire un logo conforme pour chaque dossier et d'archiver ce logo pour les besoins de traçabilité des certifications.
Les clients du client (par exemple agence de com.) pourront intégrer le logo généré pour leur dossier dans leur fichier PAO après signature du contrat spécifique prévu par les labels PEFC™ et FSC®.
XXXXXX.XX conservera l'original informatique de ce contrat dans l'espace documentaire du client.
1.4. RESEAU DE CONSEILS
Une assistance par un réseau de conseils spécialisés et compétents sur les certifications PEFC™ et FSC® sera proposé en option aux clients qui le souhaitent.
XXXXXX.XX fera bénéficier au client d'une tarification groupe qui sera établie d'avance avec le réseau.
Le contrat sera signé directement entre le conseil et le client.
Conditions Particulières Certifications :
Groupe/Multisites
1. GENERALITES
Les conditions d'accès aux modalités des certifications Groupe/Multisites PEFC™ et/ou FSC® sont explicitées sur le site Xxxxxx.Xx. (cf : Livre Blanc)
Les entreprises qui remplissent les conditions exigées par PEFC™ et/ou FSC® peuvent souscrire cette option en complément du contrat logiciel.
Cette option n'est pas accessible seule
Pour ces entreprises, Xxxxxx.Xx agit en tant que bureau central et gère la certification Groupe/Multisites vis à vis des organismes extérieurs au contrat, entre autres : PEFC™ et/ou FSC®
Xxxxxx.Xx est seul responsable du choix de l'organisme de certification et des relations avec lui. Cet organisme sera nécessairement agréé par le COFRAC et/ou l'ASI.
La signature du contrat sera complétée par la signature par le client "Certification Groupe/Multisites" de l'annexe obligatoire de certification prévue par les référentiels PEFC™ et FSC®.
Le contrat est établi pour la durée des certifications Groupe/Multisites Xxxxxx.Xx PEFC/FSC restant à courir au moment de l'adhésion. L'entreprise cliente peut librement et sans pénalités le résilier annuellement en informant XXXXXX.XX par tout moyen 1 mois avant la date anniversaire du contrat.
Les entreprises clientes autorisent expressément Xxxxxx.Xx à publier leur nom et tous les renseignements nécessaires sur les registres de certification PEFC et FSC. Xxxxxx.Xx pourra également, sur requête dument justifiée des organismes : ECOCERT- IMO, ou tout autre OC retenue pour les audits, ainsi que ASI, COFRAC, PEFC et FSC, divulguer à ces organismes les données de certification.
2. CONTENU DE L'OFFRE
Dans le cas d'une certification Groupe/Multisites, l'offre XXXXXX.XX comprend la formation, la mise en place, la certification Groupe/Multisites, l'audit interne et l'audit de certification ou de renouvellement.
L'offre ne comprend les audits supplémentaires exigés par l''Organisme de Certification en cas de manquement de l'entreprise cliente, ni une quelconque prestation annexe.
3. ENGAGEMENTS CLIENT CERTIFICATION GROUPE
Le client déclare expressément être en conformité avec les exigences légales et réglementaires applicables à son entreprise, notamment en matière de sécurité et d'environnement.
Le client s'engage à se conformer et à appliquer obligatoirement l'ensemble des procédures et outils de gestion des certifications établis par XXXXXX.XX.
En cas de changements ou d'introduction de nouvelles procédures, outils, tableaux, le client s'engage à s'y conformer et à appliquer obligatoirement et sans délai indu les modifications.
Pour favoriser la réussite de la certification, les entreprises clientes devront impérativement avoir une politique de formation active de leurs salariés sur la plateforme d'e-learning mise à leur disposition.
Pour les besoins de la certification groupe ou multisites, le client autorise l'accès de XXXXXX.XX et de l'organisme de certification à ses informations "certification" stockées sur son espace privé sur le site Xxxxxx.Xx.
Il s'engage également à faciliter la mission des auditeurs de XXXXXX.XX et des auditeurs de l'organisme de certification.
Il s'engage à régler les redevances PEFC™ et/ou FSC® selon le barème annuel des redevances individuelles sur simple demande.
Ce barème est communiqué en annexe et à jour à la date d'adhésion au contrat.
4. AUDITS EXTERNES
Les audits sont effectués selon les lignes directrices de la norme ISO 19011 pour l'audit des systèmes de management, complétées par les dispositions du contrat de certification entre XXXXXX.XX et l'organisme de certification choisi.
Ils sont réalisé par un organisme de certification agrée par le COFRAC et reconnu pour sa connaissance de la filière bois/papier et son expertise des labels PEFC™ et FSC®.
L'audit a pour objet de vérifier la conformité aux exigences du ou des référentiels.
Afin de permettre la réalisation de l’audit, l’entreprise doit :
• Communiquer/mettre à disposition de l’équipe d’audit tous les documents et informations nécessaires à la réalisation de son évaluation
• Permettre l’accès aux installations et faciliter les entretiens avec le personnel
• Coopérer pleinement à la résolution de toute non-conformité.
Pour que cet audit puisse être effectué, il est nécessaire que le système d’audit et de vérification interne soit opérationnel et que chaque site dans le périmètre ait été audité au moins une fois par an en interne.
Les entreprises s'engagent également à faciliter la mission des auditeurs de XXXXXX.XX et des auditeurs de l'organisme de certification.
Ces dispositions sont également valables en cas d'audit inopiné.
5. AUDITS INTERNES
Les audits internes sont effectués par le Bureau Central Xxxxxx.Xx.
Chaque entreprise mettra à disposition son auditeur pour la réalisation de l'audit interne annuel.
L'auditeur interne de chaque entreprise est placé pour cette audit et seulement dans ce cas, sous la responsabilité et l'autorité du bureau central pour la durée de chaque audit annuel.
Le prix de la prestation de Xxxxxx.Xx tient compte de la ressource forfaitaire amenée par l'entreprise cliente pour la réalisation de l'audit interne.
6. RESILIATION
En cas de changement de tarification de Xxxxxx.Xx (hors variation du cours du
$ pour la redevance FSC), le client pourra librement résilier le contrat sans pénalités.
En cas de non respect de ses obligations par le client, XXXXXX.XX pourra exclure le client de la certification groupe/multisites sous 5 j ouvrés après une mise en demeure restée sans effet.
A défaut d'avoir répondu aux demandes de XXXXXX.XX et mis en œuvre les mesures correctives demandées par le bureau central, le contrat sera résilié de plein droit et aux torts du client.
L'entreprise devra alors cesser immédiatement d'utiliser les éléments mis à sa disposition dans le cadre du contrat : argumentaires clients, procédures, logos PEFC, FSC, XXXXXX.XX et tous autres éléments de la certification groupe et retirer toute mention de sa certification sur ses documents et supports de communication.
Les données du client seront conservées pendant 1 an maximum après résiliation pour permettre leur récupération par le client (export en CSV ou XML).
Les frais exposés par XXXXXX.XX à cette occasion seront refacturés et payables d'avance selon un forfait égal à 6 mois d'abonnement.
7. REDEVANCES PEFC ET FSC
Pour les entreprises certifiées, les organismes PEFC™ et FSC® prélèvent chaque année une redevance sur le CA des produits issus de la forêt et/ou des produits contenant du bois ou de la fibre de bois.
Le CA retenu est celui de la dernière année fiscale révolue. L'entreprise fournira sur le site XXXXXX.XX
• la liasse fiscale de l'année précédente à l'appui de son calcul, AGREMENT DGFIP C5114.10016 2 - DGFiP N° 2033-B 2014.
• et/ou une attestation de son expert comptable.
• le nombre de personnes en ETP à chaque date anniversaire du contrat, validé par l'expert comptable.
XXXXXX.XX facturera et encaissera les redevances selon les barèmes des certificats individuels PEFC™ et/ou FSC® pour l'année en cours.
8. PAIEMENT
L'entreprise recevra 1 facture pour la certification Groupe/Multisites et le logiciel XXXXXX.XX et 1 pour chaque redevance PEFC™ et/ou FSC® en fonction des certifications choisies par elle.
La redevance PEFC™ et/ou FSC® est payable au minimum 1 mois avant l'anniversaire de la certification directement à XXXXXX.XX au tarif des certificats individuels en vigueur pour ces labels,
Le service XXXXXX.XX est payable dans les mêmes conditions,
Les paiements se font par virement ou prélèvement automatique au bénéfice du
compte bancaire XXXXXX.XX.
A défaut d'avoir répondu aux demandes de XXXXXX.XX et mis en œuvre les paiements demandés, le contrat sera résilié de plein droit et aux torts du client.
9. ANNEXES
Tarifs redevances individuelles PEFC™ et FSC®. Modalités de l'hébergeur.