Accord relatif au transfert de données à caractère personnel entre l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) et [insérer le nom du destinataire]

Accord relatif au transfert de données à caractère personnel

entre

l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) et

[insérer le nom du destinataire]

Le présent Accord relatif au transfert de données est conclu entre l’Organisation internationale pour les migrations, bureau en/à [XXX], [adresse du bureau], représentée par [nom et titre du Chef de mission, etc.], ci-après dénommée « l’OIM », un organisme du système des Nations Unies, et [nom de la partie cocontractante], [adresse], représenté(e) par [nom et titre du représentant de la partie cocontractante], ci-après dénommé(e) « le destinataire ». L’OIM et le destinataire sont aussi dénommés, individuellement, « la partie » et, collectivement, « les parties ».

Préambule

Les parties,

NOTANT que les objectifs de/du [nom du destinataire] sont : [informations sur la mission à insérer par le destinataire],

NOTANT que l’OIM, attachée au principe selon lequel des migrations gérées de manière humaine et ordonnée bénéficient aux migrants et à la société, agit pour contribuer à résoudre les difficultés opérationnelles de la migration, améliorer la compréhension des questions migratoires, encourager le développement économique et social par la migration, et œuvrer au respect effectif des droits de l’homme et du bien-être des migrants,

[FACULTATIF] NOTANT que le/la/l’[par ex., le destinataire] et l’OIM ont signé [intitulé complet de l’accord global de coopération] le [date de signature],

CONSIDERANT que la collecte et le traitement des données à caractère personnel font partie intégrante de l’engagement de l’OIM à faciliter les mouvements migratoires, à comprendre les défis de la migration et à respecter la dignité humaine et le bien-être des migrants,

CONSIDERANT que l’OIM prend toutes les précautions raisonnables et nécessaires pour protéger la confidentialité des données à caractère personnel et l’anonymat des personnes concernées, et que toutes les données à caractère personnel sont recueillies, utilisées, transférées et stockées en toute sécurité, conformément aux Principes relatifs à la protection des données de l’OIM,

CONSIDERANT que les parties conviennent qu’il est de la plus haute importance de protéger les données pour garantir l’échange et le stockage en toute sécurité des données à caractère personnel ainsi que leur traitement confidentiel, et que le partage de données à caractère personnel doit se faire conformément aux Principes relatifs à la protection des données de l’OIM,

SACHANT que, souvent, la bonne mise en œuvre et la coordination des projets et activités de l’OIM conformément au mandat de l’Organisation nécessitent d’échanger des données à caractère personnel des bénéficiaires,

Conviennent de ce qui suit :

Objet de l’accord
1. Le présent accord vise à garantir la protection des données à caractère personnel qui seront transférées au destinataire.
2. L’OIM …. [insérer des informations sur le projet dans le cadre duquel des données à caractère personnel seront transférées et expliquer pourquoi ce transfert est nécessaire].
3. Le destinataire …. [insérer des informations sur les activités du destinataire qui expliquent pourquoi des données à caractère personnel seraient nécessaires].
4. Le document ci-après fait partie intégrante du présent accord :

Annexe I : Principes relatifs à la protection des données de l’OIM

Définitions
1. Les données à caractère personnel s’entendent de toute information pouvant être utilisée pour identifier ou léser des personnes concernées. Il s’agit de toute information se rapportant à une personne concernée identifiée ou identifiable, consignée dans un dossier électronique ou papier.
2. Le traitement des données s’entend des techniques et des méthodes utilisées pour recueillir, enregistrer, stocker, archiver, récupérer, utiliser, diffuser, communiquer, transférer et détruire des données à caractère personnel.
3. Une personne concernée est une personne pouvant être identifiée directement ou indirectement en fonction d’un ou plusieurs éléments précis, à savoir, entre autres, un nom, un numéro d’identification, une situation matérielle ou des caractéristiques physiques, mentales, culturelles, économiques ou sociales. Aux fins du présent accord, les personnes concernées sont les bénéficiaires de l’OIM.
4. Le besoin d’en connaître désigne l’octroi ou le refus au cas par cas, après mûre réflexion, de l’accès à des catégories de données à caractère personnel.

Transfert des données
1. Conformément à ses Principes relatifs à la protection des données et aux dispositions du présent accord, l’OIM transférera au destinataire les données à caractère personnel suivantes de ses bénéficiaires (ci-après « les données à caractère personnel sélectionnées ») :

[indiquer tous les types de données à caractère personnel qui seront communiquées, par exemple le nom, la date de naissance, etc.)

La finalité déterminée pour laquelle les données à caractère personnel sélectionnées sont transférées est la suivante :

[indiquer pourquoi l’OIM transfère des données à caractère personnel de ses bénéficiaires à l’autre entité]

Le mode de transfert des données à caractère personnel sélectionnées sera le suivant :

[indiquer si les données seront transférées sur support papier ou sous forme électronique, et préciser les modalités exactes de leur communication]

Obligations du destinataire
1. Le destinataire a été informé que l’OIM est liée par le devoir de confidentialité à l’égard des données à caractère personnel qu’elle reçoit des personnes concernées ou qui sont recueillies en son nom. Il prendra toutes les précautions raisonnables et nécessaires pour protéger la confidentialité des données à caractère personnel sélectionnées et l’anonymat des personnes concernées.
2. Le destinataire se conformera aux Principes relatifs à la protection des données de l’OIM (annexe I) lors du traitement des données à caractère personnel sélectionnées dans l’exécution du présent accord.
3. Le destinataire atteste qu’il observera les mesures de protection des données définies dans le présent accord et qu’il s’acquittera des obligations qui lui incombent au titre du présent accord de façon à éviter que ses obligations, et celles de l’OIM, en matière de protection des données envers les personnes concernées ne soient violées. Il s’engage en particulier à :

Utiliser les données à caractère personnel sélectionnées qu’il reçoit de l’OIM uniquement pour réaliser la ou les finalités déterminées du transfert visées à l’article 3.2. Le destinataire n’utilisera pas lesdites données à d’autres fins sans l’accord préalable par écrit de l’OIM.
Prendre des mesures de sécurité des données appropriées afin de préserver l’intégrité des données à caractère personnel sélectionnées et d’empêcher leur altération, falsification, perte, dommage, accès non autorisé ou divulgation abusive.
Observer des règles de confidentialité strictes, appliquer des mesures de contrôle d’accès appropriées, et veiller à ce que toute transmission des données à caractère personnel sélectionnées soit cryptée.
Prendre toutes les dispositions raisonnables pour que l’accès aux données à caractère personnel sélectionnées soit donné uniquement pour répondre « au besoin d’en connaître » à ses employés et agents autorisés.
Prendre toutes les dispositions raisonnables pour que tous ses employés, agents et
sous-traitants se conforment aux obligations de confidentialité au titre du présent accord.
Interdire tout traitement des données à caractère personnel sélectionnées qui n’est pas conforme aux conditions définies dans le présent accord.
Immédiatement mettre à jour, rectifier et/ou supprimer les données à caractère personnel sélectionnées sur instruction de l’OIM.
Informer l’OIM de toute réglementation interne ou de toute disposition législative ou réglementaire nationale, actuelle ou future, qui pourrait affecter sur ses Principes relatifs à la protection des données.
Ne pas traiter ultérieurement, divulguer, publier ou transmettre les données à caractère personnel sélectionnées à un tiers sans l’autorisation écrite préalable de l’OIM.
Ne conserver les données à caractère personnel sélectionnées que dans la mesure et selon les modalités nécessaires à la réalisation de la ou des finalités déterminées du transfert.
Signaler sans délai à l’OIM toute demande adressée au destinataire par une personne concernée pour accéder à ses données à caractère personnel, les modifier, les supprimer ou les traiter de toute autre manière.
Transmettre immédiatement à I’OIM toute demande de communication des données à caractère personnel sélectionnées adressée par un tiers, y compris une autorité gouvernementale.
Informer l’OIM, tous les mois ou chaque fois que celle-ci en fait la demande, de tout changement apporté aux données à caractère personnel sélectionnées.
Informer immédiatement l’OIM par écrit de toute violation des données dont il s’est rendu compte, surtout si elle risque de causer un dommage corporel ou de nuire aux personnes concernées.
Insérer un avis de confidentialité dans toute copie, intégrale ou partielle, qui est faite, mais uniquement dans la mesure raisonnable et nécessaire pour réaliser la finalité visée.

Le destinataire garantit en outre :

Qu’il est une organisation financièrement saine et dûment enregistrée, disposant de ressources humaines appropriées, ainsi que de l’équipement, des compétences, du
savoir-faire et des qualifications requis pour honorer, intégralement et de manière satisfaisante, les obligations énoncées dans le présent accord ;
Qu’il se conformera à toutes les lois, ordonnances, règles et réglementations applicables dans l’exécution des obligations qui lui incombent au titre du présent accord ;
Qu’en toutes circonstances, il agira dans l’intérêt de l’OIM ; et
Qu’il se conformera aux plus hautes normes éthiques dans l’exécution du présent accord, s’abstenant notamment de s’engager dans toute pratique discriminatoire ou toute forme d’exploitation, ou dans des pratiques incompatibles avec les droits énoncés dans la Convention relative aux droits de l’enfant.

Le destinataire :

Prendra toutes les mesures voulues pour interdire et prévenir tout acte, tentative ou menace d’exploitation et de violences sexuelles par ses employés ou par toute autre personne engagée par lui et placée sous sa direction pour exécuter des activités en vertu du présent accord (« autre personnel »). Aux fins du présent accord, l’exploitation et les violences sexuelles s’entendent des actes suivants :
1. Echange d’argent, de marchandises ou de services, traitement préférentiel, possibilités d’emploi ou autres avantages contre des faveurs ou des activités sexuelles, y compris tout traitement humiliant ou dégradant de nature sexuelle ; abus d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, et atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal.
2. Activité sexuelle impliquant une personne âgée de moins de 18 ans (« enfant »), sauf si celle-ci est légalement mariée avec l’employé ou l’autre personnel intéressé et si elle a atteint l’âge de la majorité ou du consentement légal tant dans son pays de nationalité que dans le pays de nationalité de l’employé ou de l’autre personnel intéressé.
Dissuadera énergiquement ses employés ou tout autre personnel d’avoir des relations sexuelles avec des bénéficiaires de l’OIM.
Informera sans tarder l’OIM de toute allégation ou soupçon de violences ou d’exploitation sexuelles, effectuera une enquête et prendra les mesures correctives qui s’imposent, y compris des mesures disciplinaires à l’encontre de l’auteur de l’exploitation et des violences sexuelles.
Veillera à ce que des dispositions relatives à l’exploitation et aux violences sexuelles figurent dans tous les contrats de sous-traitance.
Honorera en tout temps les engagements précités. Le non-respect des dispositions a)-d) constituera un motif de résiliation immédiate du présent accord.

Entrepreneur indépendant

Le destinataire s’acquittera des obligations qui lui incombent au titre du présent accord en tant qu’entrepreneur indépendant, et non en qualité d’employé, partenaire ou agent de l’OIM.

Avis

Tout avis notifié en application du présent accord sera réputé suffisant dès lors qu’il est fait par écrit et qu’il est reçu par la partie cocontractante à l’adresse suivante :

Organisation internationale pour les migrations (OIM)

A l’attention de : [nom du correspondant à l’OIM]

[adresse de l’OIM]

Courriel : [adresse électronique de l’OIM]

[Nom complet du destinataire]

A l’attention de : [Nom du correspondant du destinataire]

[adresse du destinataire]

Courriel : [adresse électronique du destinataire]

Règlement des litiges
1. Tout litige, controverse ou réclamation découlant du présent accord ou y afférent, ou découlant de toute violation, résiliation ou nullité du présent accord, sera réglé à l’amiable par voie de négociation entre les parties.
2. Au cas où le litige, la controverse ou la réclamation ne pourrait être réglé par voie de négociation dans les 3 (trois) mois suivant la réception de l’avis, notifié par l’une des parties, de l’existence d’un tel litige, controverse ou réclamation, l’une ou l’autre partie pourra demander un règlement par voie de conciliation conformément au Règlement de conciliation de la CNUDCI de 1980. L’article 16 du Règlement de conciliation de la CNUDCI ne s’applique pas.
3. En cas d’échec de la conciliation, l’une ou l’autre partie pourra demander un arbitrage au plus tard 3 (trois) mois suivant la date à laquelle la procédure de conciliation a pris fin conformément à l’article 15 du Règlement de conciliation de la CNUDCI. Cet arbitrage sera mené conformément au Règlement d’arbitrage de la CNUDCI de 2010 et adopté en 2013. Le nombre d’arbitres s’élèvera à un, et la langue de la procédure arbitrale sera l’anglais, sauf accord contraire des parties conclu par écrit. Le tribunal arbitral n’aura pas le pouvoir d’ordonner le paiement de dommages-intérêts. La décision d’arbitrage sera définitive et aura force obligatoire.
4. Le présent accord et l’accord d’arbitrage précité seront régis par les dispositions du présent accord, complétées par les principes généraux du droit acceptés au plan international pour les questions non visées par le présent accord, à l’exclusion de tout système de droit interne qui soumettrait l’accord à une quelconque législation nationale. Les principes généraux du droit acceptés au plan international sont réputés comprendre les Principes d’UNIDROIT relatifs aux contrats du commerce international. Les parties s’emploieront toutes deux à régler les litiges dans le respect de la confidentialité. Les dispositions du présent article survivent à l’expiration ou à la résiliation de l’accord.

Propriété des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sélectionnées restent la propriété de l’OIM. La divulgation par l’OIM des données à caractère personnel sélectionnées, reçues par le destinataire aux fins du présent accord ne modifie en rien les droits de propriété de l’OIM.

Utilisation du nom de l’OIM

Le destinataire ne peut utiliser le sigle officiel et le nom de l’OIM que dans le cadre du présent accord et avec l’accord écrit préalable de l’OIM.

Statut de l’OIM

Aucune disposition du présent accord ou concernant celui-ci ne sera interprétée comme constituant une renonciation, expresse ou implicite, aux privilèges et immunités, quels qu’ils soient, de l’OIM en tant qu’organisation intergouvernementale.

Violation de l’accord

Les parties reconnaissent et conviennent que tout manquement aux obligations de confidentialité qui leur incombent en vertu du présent accord causera à l’OIM et à ses bénéficiaires un préjudice substantiel et irréparable. En cas de manquement ou de menace de manquement, de la part du destinataire, auxdites obligations en violation du présent accord, l’OIM sera en droit de prendre une mesure injonctive immédiate ou de recourir à tout autre moyen disponible.

Cession

Le destinataire ne cèdera, ni partiellement ni intégralement, aucun des droits ou obligations découlant du présent accord, sauf autorisation écrite préalable de l’OIM.

Indemnisation

Le destinataire doit à tout moment défendre, indemniser et mettre hors de cause l’OIM, ses fonctionnaires, employés et agents contre tous préjudices, coûts, dommages et dépenses (y compris les honoraires d’avocat et les frais de justice), et toutes réclamations, actions en justice et obligations qui résulteraient des activités menées au titre du présent accord. L’OIM notifiera sans délai au destinataire toute réclamation écrite, tout préjudice ou toute demande dont il s’est rendu responsable en vertu de la présente clause.

Durée et résiliation
1. L’une ou l’autre partie peut résilier le présent accord moyennant un préavis d’un (1) mois adressé par écrit à la partie cocontractante. Cependant, en cas de violation par le destinataire de l’une quelconque des dispositions du présent accord, l’OIM peut mettre fin à celui-ci avec effet immédiat.
2. A la résiliation ou à l’expiration du présent accord, ou lorsque la ou les finalités déterminées visées à l’article 3.2 sont réalisées, le destinataire cessera d’avoir accès aux données à caractère personnel sélectionnées reçues de l’OIM, de les utiliser ou de les traiter. Le destinataire détruira les données à caractère personnel sélectionnées et toute copie dans un délai de cinq (5) jours civils suivant la date de résiliation ou d’expiration du présent accord, ou celle à laquelle la ou les finalités déterminées ont été réalisées, sauf accord contraire de l’OIM conclu au préalable par écrit, et présentera un certificat à l’OIM attestant que lui-même, ses agents et sous-traitants ont détruit toute trace des données à caractère personnel sélectionnées.
3. La résiliation ou l’expiration du présent accord n’entraînera pas l’extinction des obligations énoncées aux articles 4.5, 4.6, 7, 8, 9, 10 et 13.

Divisibilité

Si une partie du présent accord est déclarée nulle ou inapplicable, elle sera supprimée de l’accord. Les parties restantes seront maintenues et demeureront pleinement en vigueur.

Intégralité

Le présent accord traduit l’intégralité de ce qui a été convenu entre les parties et remplace tous les éventuels accords précédents concernant l’objet du présent accord.

Clauses finales
1. Le présent accord prendra effet à la signature des deux parties. Il restera en vigueur jusqu’à ce que les parties aient satisfait à toutes les obligations qui en découlent, sauf en cas de résiliation conformément à l’article 14.1.
2. Des amendements peuvent être apportés par accord mutuel écrit entre les parties.

Signé en deux exemplaires en français, aux dates et lieux indiqués ci-après.

Pour

L’Organisation internationale
pour les migrations

Pour

[Nom du destinataire]

Signature

____________________________

Nom

Fonction

Date : ______________________

Lieu : ______________________