Conditions Générales d’accès à la Plateforme PeopleSpheres ARTICLE I – DEFINITIONS

Conditions Générales d’accès à la Plateforme PeopleSpheres ARTICLE I – DEFINITIONS

➢ PeopleSpheres : Est le nom commercial de la plateforme de services

possède dans PeopleSpheres le statut « Actif » et selon son profil, des droits d’effectuer des tâches particulières telles que : Création d’un nouvel utilisateur, ajout d’un document dans une communauté, extraction de données, …

mise à disposition du Licencié par PeopleSpheres, cet environnement➢ Utilisation : signifie : L’accès à PeopleSpheres ainsi qu’aux données contenues

comprend :

Une base de données regroupant les informations suivantes :

Données de Configuration : Ces données sont de 2 natures, celles fournies par PeopleSpheres dans le cadre de la configuration initiale et celles modifiées par

dans la Base de données, leur extraction temporaire, leur réutilisation et, plus généralement, leur exploitation dans les conditions définies au présent Contrat. L’accès aux logiciels et services applicatifs proposés par PeopleSpheres et ses partenaires et accessibles via PeopleSpheres.

le Licencié ou par PeopleSpheres sur demande à l’issue de cette phase de➢ Partenaires : Sociétés proposant des logiciels ou contenus accessibles à travers

configuration initiale.

Données Personnelles (Données relatives aux individus) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou directement, à partir d’une seule donnée ou du croisement d’un ensemble de données.

Données publiées : Il s’agit de l’ensemble des données publiées sur le site par des Utilisateurs autorisés (Formation Tests, Documents, …) Ces données pourront être en accès libre ou régulées et cet accès pourra être gratuit ou payant selon la formule souscrite par le Licencié.

Données partagées / Espace communautaire : Il s’agit des données visibles par un sous-ensemble voire l’ensemble des membres du réseau PeopleSpheres. Certaines Communautés pourront autoriser l’accès à des membres externes à PeopleSpheres (Clients, Partenaires). Le nom, l’email, la société, la ville et la fonction d’un employé font partie des données partagées du fait de la nature collaborative de la plateforme.

➢Logiciels : PeopleSpheres met à disposition du Licencié au travers de PeopleSpheres les Logiciels couvrant les domaines RH suivants (Se référer aux conditions particulières de vente pour la liste des modules effectivement souscrits par le Licencié) :

• Collaboration, communautés de pratique

• Gestion des talents :

o Formation

o Gestion des compétences et des emplois

o Gestion de la performance

o Gestion des rémunérations

o Recrutement

o Talent Management …

• Gestion Administrative :

o Gestion des congés et des absences

o Gestion des temps et des activités o Gestion des notes de frais …

➢ Services associés : A défaut d’options complémentaires souscrites par le Licencié comme défini dans les conditions particulières de vente les services de base de PeopleSpheres offerts au Licencié sont les suivants :

• Assurer la maintenance et le support en langue Française et horaires Français de la plateforme PeopleSpheres (voir Article XI)

• Sélection et mise en ligne d’une offre de formations à prix négociés et de partenaires sélectionnés par PeopleSpheres ou recommandés par le licencié

• Animation de la communauté des membres de PeopleSpheres

➢ Internet : Désigne le réseau mondial de communication (ou réseau de réseaux) associant des ressources de télécommunication et des ordinateurs (serveurs et postes clients) et permettant d’échanger des informations et données sur la base d’un protocole spécifique appelé TCP/IP, auquel il est possible d’accéder via une connexion à partir d’un terminal informatique.

➢ Licencié : Entité juridique contractualisant telle que définit dans les conditions particulières. Cette entité, portera la totalité de la responsabilité de la conformité aux conditions générales de vente et cela pour tous les utilisateurs qu’elle aura autorisés à se connecter à la plateforme étant précisé que le Licencié s’interdit de partager l’accès à la plateforme à des entités ou personnes tierces à sa propre entité, à l’exception de ses filiales et de leurs employés.

➢ Postes Informatiques : Désigne les postes clients à partir desquels les Utilisateurs autorisés pourront accéder à PeopleSpheres.

➢ Utilisateur : Ce terme s’applique quant à lui au simple enregistrement dans la base de données de PeopleSpheres, soit pour une entreprise un Salarié, il peut donc être actif ou inactif.

➢Utilisateur autorisé : désigne toute personne physique autorisée par le Licencié à accéder à PeopleSpheres, identifiée par un identifiant unique et un mot de passe et des droits qui seront fournis par PeopleSpheres. Un Utilisateur autorisé

la plateforme PeopleSpheres par le Licencié ou des Utilisateurs autorisés.

ARTICLE II – OBJET DU CONTRAT

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions générales dans lesquelles le Licencié et plus particulièrement les Utilisateurs autorisés auront accès :

• À PeopleSpheres ;

• Aux logiciels et services associés, spécialisés en ressources humaines, proposés par PeopleSpheres ou ses partenaires ;

• Ainsi que les conditions d’utilisation de ces différents services.

Ce document vient en complément au devis signé et accepté par le Licencié qui précisera le champ d’application du présent contrat (définition du Licencié en termes d’entité juridique, des modules souscrits, …) et décrira les conditions particulières qui le cas échéant complèteront les conditions générales, et les éventuelles conditions particulières imposées par les Partenaires de PeopleSpheres qui seront annexées. Les conditions particulières prévalent sur les conditions générales dans leur domaine d’application.

Il est précisé que PeopleSpheres fournit au Licencié des Logiciels et Services Associés lui permettant de traiter des données personnelles qu’il a collecté. Le Licencié déterminera sous sa seule responsabilité les finalités des traitements de données personnelles qu’il collecte et qu’il exploite au moyen des Logiciels et Services associés que PeopleSpheres fournit.

Par défaut le Licencié n’aura pas accès aux données de configuration, dans le cas où PeopleSpheres transfèrerait certains droits de configuration au Licencié, PeopleSpheres dégagera alors toute responsabilité quant au fait que ces changements pourraient compromettre la sécurité et la confidentialité des données du Licencié. Sur demande du Licencié et selon le volume d’heure d’accompagnement inscrit au devis, PeopleSpheres pourra apporter du conseil au Licencié sur les changements de configuration.

Le Licencié est informé que par la nature même de PeopleSpheres qui est une plateforme collaborative, les Utilisateurs autorisés en charge de l’administration interne de la plateforme peuvent être amenés à sélectionner des utilisateurs dans des listes globales et non limité à leur organisation. Ces listes en tout état de cause ne contiennent que le nom prénom, responsable et adresse email (Ex : Création Communauté transverse …).

ARTICLE III – DROITS CONCEDES

Licence concédée

PeopleSpheres concède au Licencié une licence personnelle, non exclusive et non transférable d’utilisation de PeopleSpheres et des logiciels et services fournis par ses Partenaires et auquel le Licencié aura souscrit, pour toute la durée du présent contrat.

Cette licence est confiée dans la limite des droits que PeopleSpheres détient elle-même de ses Partenaires.

Droits relatifs à l’extraction des données

Les Utilisateurs autorisés peuvent extraire (c'est-à-dire transférer de manière permanente ou temporaire) les données relatives aux individus et à leur espace privé contenues dans la Base de données et pour les besoins internes du Licencié à l’exclusion de toute autre finalité.

Toutefois, cette extraction ne pourra concerner que le contenu de la base de données et non ses éléments techniques.

Droits relatifs à la réutilisation des données

Le licencié n’est en aucun cas autorisé à réutiliser tout ou partie des données issues de la base de données, sous quelques formes que ce soit et pour quelque raison que ce soit, ceci à l’exception des données relatives aux individus de son espace privé dont il peut faire l’usage qu’il souhaite sous son entière responsabilité. Le Licencié demeure seul propriétaire de ses données.

Il n’est transféré aucun droit de propriété intellectuelle à PeopleSpheres sur les contenus publiés par les membres ou partenaires dans le cadre de ce contrat.

Cependant si un Utilisateur autorisé publie un contenu dans un espace communautaire public, un droit d’utilisation de ce contenu est automatiquement transféré à PeopleSpheres et ce contenu pourra continuer à être utilisé dans le cas où le Licencié quitterait le réseau PeopleSpheres, le licencié sauf demande expresse de sa part restera identifié comme l’auteur du tel document, même s’il venait à quitter le réseau PeopleSpheres

Droits d’auteur

Le licencié est informé du fait que l’architecture de PeopleSpheres, ses bases de données, sa présentation et son agencement (sans que cette liste soit exhaustive) sont protégés par le droit d’auteur.

Le licencié dispose d’un simple droit d’usage pour ses besoins internes, en vue de l’accès, de la consultation, de l’extraction, et de la réutilisation limitée à une partie non substantielle des données relatives aux droits d’auteur tels que décrits ci-dessus, dans les strictes limites du présent contrat. Dès lors, le Licencié ne dispose d’aucun droit de reproduire, adapter, traduire ou représenter PeopleSpheres en dehors des limites strictement définies au présent contrat. Toute opération de « reverse Engineering » sur la base de données ou les logiciels RH est totalement interdite.

La plateforme ainsi que les droits de propriété intellectuelle qui y sont rattachés demeurent la propriété exclusive de PeopleSphere. Le Licencié s’engage à tenir PeopleSpheres informé de toute atteinte aux droits de propriété dont il pourrait avoir connaissance, et notamment de sa contrefaçon ou de son utilisation non- autorisée.

Œuvres dérivées

Le licencié s’interdit de modifier ou de créer, directement ou indirectement, une œuvre dérivée identique ou similaire de PeopleSpheres sans l’accord écrit et préalable de PeopleSpheres.

De même, le Licencié s’interdit de modifier ou de créer, directement ou indirectement, une œuvre dérivée, identique ou similaire aux logiciels des Partenaires.

ARTICLE IV – OBLIGATIONS DES PARTIES

Obligations de PeopleSpheres vis-à-vis du Licencié

Dans le cadre de la fourniture de la solution objet du Contrat, PeopleSpheres :

- fournit une solution structurellement respectueuse des principes de proportionnalité, de minimalisation et de limitation des données personnelles, assurant que seules les données pertinentes, telles que définies par le Licencié, sont traitées au sein de la solution, pour les seules finalités convenues et sous le contrôle des seules personnes ayant à en connaître ;

- met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles du Licencié ou directement communiquées par les personnes physiques du Licencié via la solution, de manière permanente et documentée, contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé, tout comme contre toute autre forme de traitement illicite ou non compris dans les traitements confiés au sens du présent Contrat. Le Licencié doit toutefois procéder à la sauvegarde régulière de ses données.

- assure une surveillance du réseau PeopleSpheres, et pourra de sa propre initiative supprimer des contenus publiés qui lui semblent non conformes. En revanche, il s’agit d’un engagement de moyen, PeopleSpheres ne saurait être tenu responsable si un contenu non conforme venait à être publié par un Utilisateur autorisé, mais s’engage à le supprimer dès qu’il aura connaissance de la non-conformité. L’ensemble des données publiées sur le site le sont sous l’entière responsabilité des personnes qui les publient, il leur appartient de s’assurer qu’ils ont les droits pour le faire et que ces contenus sont en conformité avec les objectifs professionnels du réseau PeopleSpheres et de loi Française. Ces contenus pourront provenir de membres du réseau ou de fournisseurs externes avec lesquels PeopleSpheres aura conclu un accord de mise en ligne.

PeopleSpheres peut faire appel à d’autres sous-traitants (ci-après

dénommé « partenaire ») pour mener des activités de traitements spécifiques. Dans ce cas, PeopleSpheres informe préalablement et

par écrit le Licencié de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’un ou plusieurs de ses partenaires. Cet-te

information indique clairement les activités de traitement sous traitées, l’identité et les coordonnés du partenaire ainsi que les dates du contrat de partenariat.

Il appartient à PeopleSpheres de s’assurer que le partenaire présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le partenaire ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, PeopleSpheres s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour s’assurer du respect des règles par le partenaire.

A ce titre PeopleSpheres et chacun de ses éventuels sous-traitants :

• respecteront en tout temps leurs obligations ;

• prendront toutes les mesures nécessaires à la protection de la sécurité et de la confidentialité des données personnelles ;

• fourniront les garanties suivantes pour veiller à la mise en œuvre des mesures de confidentialité et de sécurité :

• Indépendance,

• Établissement et fourniture de la documentation décrivant la confidentialité mise en œuvre au sein de la solution pour protéger les données personnelles du Licencié,

• Contrôles et audits internes réguliers de nature à vérifier la permanence des dispositifs et procédures de protection internes des données personnelles, pendant tout le temps de la fourniture de services par PeopleSpheres, tous traitements confondus,

• Mise en œuvre et maintien d’une procédure de signalement de toute violation ou tout accès non autorisé aux données, avéré(e) ou suspecté(e), conduisant à l’alerte dans les meilleurs délais du Licencié. Cette procédure prévoit que PeopleSpheres notifie au Licencié tous traitements illicites (violation) des données à caractère personnel dans un délais maximum de 48 h après en avoir pris connaissance par le biais d’un mail. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Licencié, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente. Il reste à la charge du Licencié d’informer les personnes physiques concernées par la violation des données dont il est responsable de traitement ainsi que d’informer l’autorité de contrôle nationale de cet incident.

• Mise en œuvre et maintien d’une procédure de réception et d’exécution des demandes d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de limitation du traitement émanant des personnes physiques concernées, et permettant l’information corrélative du Licencié desdites demandes,

• Mise en œuvre et maintien d’un mécanisme de portabilité des données personnelles permettant de manière simple et sécurisée d’identifier l’ensemble des données personnelles correspondant à une personne physique, aux fins de portabilité vers un tiers prestataire, à la demande de la personne concernée. En cas de demande de portabilité, PeopleSpheres extrait et transmet les données personnelles vers le destinataire qui sera indiqué par le Licencié en format structuré, courant et lisible par les services du marché. Cette extraction standard sera sans surcout pour l’ensemble des données de la fiche utilisateur. Pour l’ensemble des autres données le licencié dispose des outils pour les extraire par lui-même cependant il pourra demander via une prestation payante l’extraction massive de ses données,

• Tenu d’un registre des activités de traitements par écrit comprenant l’ensemble des informations visées à l’article 30, paragraphe 2 du règlement 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016.

• Aide au Licencié pour la réalisation d’analyse d’impact sur la vie privée relative à la protection des données et pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

• PeopleSpheres s’engage à héberger les données du licencié dans l’union européenne et informer celui-ci en cas de changement de lieu d’hébergement en dehors de l’union européenne.

• PeopleSpheres s’engage à respecter les lois et règlementation applicables en la matière.

• PeopleSpheres s’engage à respecter les directives du client dans la limite des engagements et du périmètre du contrat

Obligations du Licencié vis-à-vis de PeopleSpheres

Le licencié, en tant que responsable du traitement des données personnelles, s’engage à :

Fournir à PeopleSpheres une description complète du traitement faisant l’objet de ce contrat comprenant la nature des opération souhaitées, la ou les finalités du traitement, les catégories de données personnelles traitées, les catégories de personnes concernées.

- Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement de

Le partenaire est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du Licencié et de PeopleSpheres.

données par PeopleSpheres ainsi que les personnes et autorisations afférentes

à l’accès et la modification des données. Le licencié reste responsable de l’affectation des autorisations à ses employés.

- Veiller, au préalable et durant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement général sur la protection des données (règlement 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016) de la part de PeopleSpheres.

- Superviser le traitement.

ARTICLE V – UTILISATION INTERDITE DES DONNEES

Seul le Licencié pourra exploiter les données non-anonymisées via les services et la solution fournie par PeopleSpheres. PeopleSpheres s’interdit donc d’exploiter ou d’utiliser, faire des copies ou créer des fichiers des données personnelles non anonymisées du Licencié à ses propres fins ou pour le compte d’un tiers.

Le Licencié accepte, que toutes ses données soient utilisées par PeopleSpheres anonymement et uniquement pour des besoins statistiques.

ARTICLE VI – MODIFICATION, SUPPRESSION ET ANONYMISATION DES DONNEES

Durant la fourniture des services, le Licencié pourra, sous la seule responsabilité, modifier, supprimer ou demander l’anonymisation de toute donnée personnelle, notamment en cas d’exercice par un individu de ses droits d’accès, de rectification et de suppression, de sorte que les données contenues dans la solution soient et demeurent exactes et licites.

ARTICLE VII – SECURITE DES DONNEES ET TRANSPARENCE

PeopleSpheres mettra en place des restrictions d’accès logiques et physiques ainsi que les protections réseau nécessaires et conformes à l’exposé des dispositifs de sécurité déployés, ainsi que tout dispositif nécessaire de traçabilité des actions.

PeopleSpheres s’engage à veiller à ce que les personnes autorisées au sein de ses équipes à traiter les données à caractère personnel pour lesquelles le Licencié est responsable de traitement se soient engagées à respecter une politique interne concernant notamment la confidentialité, les transferts et la conservation de données, ainsi qu’à ce que ces personnes reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel. Au terme du contrat, pour quelque cause qu’il intervienne, PeopleSpheres s’engage à retourner, détruire ou anonymiser les données personnelles du Licencié telles que définies dans l’article I.

PeopleSpheres reconnait qu’il doit être en mesure, en tout temps pendant l’exécution du Contrat, de rendre compte et de faire la preuve de l’ensemble

En cas de non-respect de cette qualité de service, PeopleSpheres s’engage à créditer le Licencié du coût relatif au temps d’indisponibilité qui sera calculé selon la formule suivante : (Nb d’heures d’indisponibilité) / 720 * (Prix abonnement mensuel) pour les 4 (Quatre) premières heures puis : (Nb d’heures d’indisponibilité) / 160 * (Prix abonnement mensuel).

Vos crédits apparaitront sous forme d’un avoir sur votre prochaine facture.

Identifiants et volume de connexion

PeopleSpheres adressera aux Utilisateurs autorisés un mot de passe et un identifiant via deux canaux de communication distinct (courriel, sms ou téléphone) pour les comptes d’administration. Pour les autres profils de compte, lors de la première connexion chaque utilisateur se verra imposé par le système de définir son mot de passe personnel afin de garantir la confidentialité des accès.

Tous les identifiants de connexion sont strictement personnels. Le Licencié reste seul responsable des identifiants de connexion et de toute utilisation frauduleuse de ceux-ci. En cas de perte, de vol ou de divulgation accidentelle, le Licencié doit immédiatement informer PeopleSpheres. Ce dernier adressera alors de nouveaux identifiants de connexion et mettra immédiatement en œuvre les mesures nécessaires afin d’empêcher toute connexion à partir des Identifiants divulgués. Les frais éventuels de création et d’envoi des Identifiants seront supportés par le Licencié.

En cas d’utilisation frauduleuse des Identifiants de connexion du fait d’une faute ou négligence imputable au Licencié ou à l’un des Utilisateurs autorisés sous son contrôle ou son autorité hiérarchique, le Licencié sera responsable envers PeopleSpheres de toute perte ou détérioration de données quelle qu’elle soit, et plus généralement de tout dommage subi en raison d’une Utilisation de la Base de données non autorisée, y compris une réutilisation non autorisée des données.

Dysfonctionnement du réseau Internet

Le Licencié reconnait et accepte que le réseau Internet, et plus généralement tout réseau télématique utilisé à des fins de transmission de données, peut connaitre des périodes de saturation en raison de l’encombrement de la bande passante, des coupures dues à des incidents techniques ou à des interventions de maintenance, de décisions des sociétés gérant lesdits réseaux ou tout autre événement indépendant de la volonté de PeopleSpheres.

En conséquence, le présent abonnement ayant notamment pour objet l’Utilisation PeopleSpheres au moyen du réseau Internet et éventuellement l’extraction de ces données au moyen dudit réseau :

des dispositifs et procédures de protection des données personnelles, et de • La responsabilité de PeopleSpheres est écartée en cas de dysfonctionnement

conformité desdits dispositifs et procédures de protection aux lois et réglementations applicables.

A ce titre, PeopleSpheres met à disposition du Licencié la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations.

ARTICLE VIII – MODALITES D’ACCES AU SERVICE

Accès à PeopleSpheres

Sous réserve de disposer des équipements nécessaires (dont la liste a été fournie par PeopleSpheres en Annexe A), l’accès à PeopleSpheres s’effectue via le portail PeopleSpheres à l’adresse xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx et l’application IOS et Android disponible dans les app stores respectifs.

PeopleSpheres est fourni avec un sftp afin de sécuriser les imports et exports de données de/vers PeopleSpheres à l’adresse xxxx.xxxxxxxxxxxx.xxx. Ce sftp offre une capacité de stockage de 5Go (en cas de dépassement,

5€/mois HT par tranche de 5Go supplémentaire seront facturés) PeopleSpheres crée un compte d’accès par Client pour ce SFTP. PeopleSpheres donne la possibilité d’échanger des données par API gratuitement jusqu’à 10 000 appels API par mois, au-delà le service sera facturé 10€ HT/tranche de 1000 appels supplémentaires/mois

Qualité de service

PeopleSpheres s’engage à déployer les moyens nécessaires afin d’assurer un taux de disponibilité de 99,5%, nécessaire à la continuité et à la qualité des services proposés dans le cadre de la présente licence sur une base de 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Ne sont pas pris en compte dans les périodes d’indisponibilité, les périodes de Maintenance qui seront annoncées au préalable sur le site, ni les causes indépendantes de PeopleSpheres notamment liées à l’indisponibilité du réseau Internet, ou résultant d’une attaque virale.

ou d’interruption des prestations incombant au Réseau Internet.

• Le dysfonctionnement ou l’interruption devra avoir une origine dans des événements affectant les réseaux de communication et, plus généralement, dans tout événement, indépendant de la volonté de PeopleSpheres et échappant à son contrôle.

• PeopleSpheres ne saurait pas plus être responsable du fait de détérioration ou perte de données dues à un dysfonctionnement des réseaux ou à toute autre raison indépendante de sa volonté et échappant à son contrôle (piratage informatique, virus etc.) et, d’une façon générale, de toute détérioration ou dysfonctionnement provenant d’une cause relevant de la force majeure.

Evolutions Techniques

En outre, les services apportés par PeopleSpheres évoluant dans un environnement en mutation permanente, PeopleSpheres sera autorisé à modifier toutes les sources techniques, les choix de prestataires techniques ou autres, sans que ces modifications ne puissent justifier une rupture du contrat, quand bien même les modifications auraient une incidence sur le mode de fonctionnement pour le Licencié.

Conformément à l’article IV des présentes conditions, un changement de sous- traitant manipulant les données (partenaire, hébergeur) devra faire l’objet d’une information claire et devra être approuvé par le licencié.

Le Licencié est informé que la non-acceptation d’un changement de sous- traitant manipulant des données pourra entrainer la résiliation de ce contrat unilatéralement par PeopleSpheres.

Dans le cadre d’évolutions techniques PeopleSpheres s’engage à prendre en compte les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

Accès aux Formations fournies par les organismes partenaires

PeopleSpheres met en ligne un catalogue de formation provenant de différents prestataires. PeopleSpheres ne se substitue en aucun cas à ces organismes ou sociétés, et ne pourrait, notamment, être tenu responsable :

o D’une annulation de formation ;

➢ D’un refus de prise en charge d’un dossier par un OPCA ;

➢ Ou encore d’un problème de qualité d’une formation.

Sauf si le licencié a souscrit les options adéquates et définies aux conditions particulières, PeopleSpheres ne se substitue pas au règlement des factures dues pour les formations par le Licencié à L’organisme.

ARTICLE IX – RESPECT DE LA CONFIDENTIALITE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Le licencié est informé, qu’il dispose des droits suivants :

▪ Le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que les données à caractère personnel le concernant fassent l’objet de traitements autres que ceux annoncés aux présentes CGV auxquels il a consenti.

▪ Le droit de s’opposer, sans frais, à ce que les données collectées fassent l’objet d’un traitement commercial actuel ou futur par le responsable du traitement.

▪ Sous réserve de justifier de son identité, le droit de s’informer sur les traitements auxquels ses données à caractère personnel donnent lieu.

▪ Le droit d’obtenir des informations relatives aux traitements concernant les données à caractère personnel gérées par PeopleSpheres

Ces droits peuvent être exercés par courrier électronique à l’adresse suivante : xxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx pour les Utilisateurs autorisés

Dans la mesure où le service nécessite la collecte de données à caractère personnel concernant les Utilisateurs autorisés, le Licencié s’engage, sous sa seule responsabilité à déterminer la base légale, les finalités et les données nécessaire aux traitements qu’il met en œuvre.

Il s’engage également à informer les personnes concernées de cette collecte par PeopleSpheres et des finalités du traitement. Le licencié s’engage également à les informer des droits qui leur sont ouverts par la loi « informatique et libertés » ainsi que par le règlement général sur la protection des données (règlement 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016).

En relation avec les conventions d’usage, le Licencié autorise PeopleSpheres à faire mention du nom et du logo du Licencié sur ses médias de communication (Brochure, site Web, …). En revanche PeopleSpheres ne pourra produire aucun cas d’étude ou document décrivant le projet du Licencié sans l’accord écrit et préalable de celui-ci.

Dans le cas où PeopleSpheres est responsable du traitement et recueil directement les données :

• Le client est informé que PeopleSpheres est responsable du traitement ayant pour finalité la gestion de ses clients. Ce traitement est légitime et est nécessaire à l’établissement du contrat entre les parties. PeopleSpheres recueille et traite uniquement les données nécessaires (nom, prénom, mail, contact téléphonique, fonction). Ces données sont conservées durant la période couverte par la relation contractuelle et trois (3) ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

• Le Client est informé qu'il dispose d'un droit d'accès, de rectification, de modification, de portabilité ou d’effacement des données le concernant. Il peut définir des directives sur le sort de ses données après sa mort, demander la limitation du traitement, s’y opposer, ou le cas échéant retirer son consentement. Pour cela, il peut adresser un courriel au Délégué à la Protection des Données (DPO) de PeopleSpheres xxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx

ARTICLE X – GARANTIES ET RESPONSABILITE

PeopleSpheres garantit au Licencié qu'il détient l'intégralité des droits lui permettant de conclure la Licence.

Le Licencié reconnait que PeopleSpheres est avant tout un produit informatique et qu’à ce titre PeopleSpheres ne peut garantir l’absence d’anomalie et être tenu responsable des conséquences afférentes à la survenue d’une telle anomalie.

Conformément à l’assistance décrite dans l’annexe B PeopleSpheres s’engage à résoudre dans les plus brefs délais toute anomalie reportée par le Licencié. Dans le cas ou sur demande du Licencié, PeopleSpheres a transmis des droits d’administration au Licencié, ce dernier s’engage à payer les coûts afférents à la correction d’une anomalie qu’il aurait générée et que PeopleSpheres auraient à supporter.

Les parties conviennent expressément que PeopleSpheres ne pourra pas être tenu responsable des interruptions de services et/ou des dommages liés :

• À une utilisation anormale ou frauduleuse par le Licencié ou un tiers, laquelle nécessiterait l’arrêt du service pour des raisons de sécurité

• À une intrusion ou à un maintien frauduleux d’un tiers dans le système, ou à l’extraction illicite des données, malgré la mise en œuvre des moyens de sécurisation conformément aux données actuelles de la technique. Il ne pourra en effet être mis à la charge de PeopleSpheres qu’une obligation de moyens au regard des techniques connues de sécurisation.

• A une défaillance de l’un des Prestataires quant aux logiciels ou contenus fournis par lui sur la plateforme

Il est expressément convenu, qu’en cas de faute avérée de PeopleSpheres, qui lui serait directement imputable et engageant sa responsabilité à l’égard du Licencié, l’étendue de la responsabilité de PeopleSpheres pour les dommages directs liés à l’exécution du présent contrat ne pourra dépasser le montant d’un an d’abonnement maximum, encore que ce montant soit lui-même limité aux sommes effectivement versées par le Licencié.

Par ailleurs la responsabilité de PeopleSpheres ne pourra être engagée au titre des dommages indirects ou immatériels subis par le Licencié (préjudice moral ou commercial, pertes de données, déficit d’image, perte de bénéfice, de chiffre d’affaires, de commande ou de clientèle.).

ARTICLE XI – ASSISTANCE (Consulting as a Service)

Le Licencié disposera d’une assistance lui permettant :

• De résoudre les problèmes d’exploitation rencontrés, que la consultation du manuel d’utilisateur ou de l’aide en ligne ne permettraient pas de résoudre ;

• De poser toute question utile quant à :

oL’exploitation de PeopleSpheres ;

oL’utilisation des logiciels intégrés fournis par les Partenaires ;

• De signaler un dysfonctionnement constaté dans le cadre des prestations.

• De demander des adaptations de la configuration Exemple (non limitatif) des actions de Services :

• Configuration initiale de PeopleSpheres (processus, …)

o Formation des administrateurs du Licencié

o Import des utilisateurs et organisations

o Création et configuration d’une nouvelle revue de performance, de Talents, de rémunération ;

o Création de tâches d’évaluation des compétences

o Création d’un rapport personnalisé

o Adaptation du paramétrage

Reste à la charge du Licencié (ne fait pas partie des actions de services) :

• La gestion des utilisateurs (Entrée, départ, profil, changement de position, …)

o La gestion des actions de formation (Création de Sessions, …)

o La création et animation des communautés privée

o Toute activité RH (Prise en charge OPCA, …).

Ces services peuvent cependant faire l’objet de la souscription d’une option complémentaire.

Le service d’assistance n’a d’autre but que de faciliter l’utilisation de PeopleSpheres et des différents services proposés par le présent contrat, à l’exclusion de toute autre finalité.

Par conséquent, aucune aide, aucune information ni aucun conseil ne pourront être apportés par PeopleSpheres pour ce qui concerne le matériel informatique, les réseaux logiciels du Licencié qui n’auraient pas un lien direct avec l’objet du contrat.

La mise en œuvre de cette assistance s’effectuera suivant les conditions ci- après :

• Accueil téléphonique de 9h00 à 18h00 du lundi au vendredi ;

• Messagerie spécialisée accessible à l’adresse suivante : xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx;

• Page support de PeopleSpheres.

De façon à éviter qu’un même problème donne lieu à plusieurs appels, ce qui aurait pour effet d’encombrer inutilement les lignes du service, le Licencié désignera une personne habilitée à saisir le service d’assistance et au besoin une personne remplaçante. PeopleSpheres se réserve le droit de ne pas répondre à toute personne autre que celle(s) désignée(s).

Au-delà du nombre d’heures de CaaS (Consulting as a Service, hors implémentation) incluses dans l’abonnement du Licencié, chaque nouvelle demande sera facturée au quart d’heure à raison de 25€HT / quart d’heure.

ARTICLE XII – CONDITIONS FINANCIERES

La présente licence est consentie moyennant le paiement d’une redevance forfaitaire d’un montant tel que défini dans le devis, payable annuellement en début d’année sur facture émise par PeopleSpheres. Le paiement de la redevance est portable et non quérable. Tous nos prix s’entendent hors taxes. Minimum de facturation mensuelle 500 € HT (cinq cents euros). Pas de minimum de facturation pour les prestations engendrant une facturation unique. Les prix de la redevance forfaitaire ou des facturations uniques s’entendent hors frais de déplacement sauf mention contraire dans le devis.

Le prix est consenti et garanti au Licencié pour une durée de 12 mois à compter de la date de signature du présent contrat. A l’issue de cette 1ère année et chaque année à date anniversaire, le prix sera augmenté de 3,5% par an.

De même, le prix a été fixé sur la base du prix des logiciels des Prestataires intégrés à la plateforme connus à ce jour, mais dont les fluctuations modifieraient significativement l’équilibre du présent contrat. Par application des dispositions de l’article 1195 du Code civil, PeopleSpheres sera en droit de réajuster ses prix une fois par an en cas de hausse du prix des logiciels de plus de 3 % par rapport au premier prix connu, en cours d’exécution du contrat, ce qu’accepte le Licencié dès à présent.

Le Licencié est informé que la consommation des contenus métiers sera facturée à la fin de chaque trimestre en fonction de la consommation réelle et des tarifs indiqués sur PeopleSpheres ou par devis.

Les règlements se feront par virement bancaire sous un délai maximal de 30 jours PeopleSpheres se réserve le droit de couper les accès du client dans l’hypothèse où la mise en demeure resterait infructueuse à l'issue d'un délai de 30 jours.

Tout retard dans le paiement de la redevance fera courir des intérêts aux taux de trois fois le taux légal à la date d’exigibilité. Ces intérêts courent jusqu’à paiement intégral sur la totalité des sommes dues. En outre, une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement fixée à 40€ sera due en application de l’article L.441-6 du Code de commerce.

Le nombre d’Utilisateurs autorisés détermine la base de calcul du coût d’abonnement et sera déterminé sur la base des utilisateurs dont le statut est « Actif » au jour j de la facturation à partir de la deuxième facture et de façon déclarative pour la première. L’acceptation du devis vous engage sur un nombre d’utilisateurs actifs minimum et sur un nombre de modules pour une période de 36 mois.

Cas particulier d’une augmentation du nombre d’utilisateurs actifs supérieure à 10% de la base de facturation durant la période facturée, dans ce cas le mois suivant le franchissement de ce seuil une facture complémentaire portant sur la durée restante de la période et sur les utilisateurs supplémentaires sera émise.

Cas particulier de la souscription à des modules complémentaires : En cas de souscription à un ou plusieurs modules complémentaires durant la période facturée, une facture complémentaire portant sur la durée restante de la période et sur les modules complémentaires sera émise.

Coordonnées Bancaires de PeopleSpheres :

IBAN XX00 0000 0000 0000 0000 0000 000 BIC : XXXXXXXXXXX

ARTICLE XIII – DUREE DU CONTRAT

Le présent contrat de Licence entrera en vigueur dès le jour de sa signature par le Licencié à la date mentionnée dans les conditions particulières de vente.

Il prendra fin à l’issue d’une durée initiale de 36 mois.

Il se renouvellera par tacite reconduction, aux conditions financières décrites dans l’article VIII, et par période de 12 mois, sauf décision de l’une des parties de ne pas renouveler le contrat. Cette résiliation devra être notifiée à l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen comprenant date de réception certaine, qui devra parvenir au plus tard quatre mois avant la date d’échéance.

ARTICLE XIV – RESILIATION ANTICIPEE DU CONTRAT

Le présent contrat pourra être résilié par anticipation en cas de manquement par l’une des parties à une ou plusieurs de ses obligations, qui aura fait l’objet d’une mise en demeure par l’autre partie, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Dans l’hypothèse où ladite mise en demeure resterait sans effet au-delà de 30 jours à compter de sa réception, la présente convention pourra être résiliée de plein droit immédiatement et sans formalité judiciaire, le tout sans préjudice de tous dommages et intérêts que pourrait être en droit de réclamer la Partie victime de la défaillance.

En cas de résiliation anticipée du présent contrat, pour quelque cause que ce soit, les sommes dues à PeopleSpheres seront immédiatement exigibles sauf en cas de faute de PeopleSpheres et facturées au prorata des prestations déjà effectuées, sans possibilité d’obtenir aucune compensation de quelque nature que ce soit.

ARTICLE XV – CONSEQUENCES DE LA CESSATION DU CONTRAT

A la cessation du présent contrat, quelle qu’en soit la cause, le Licencié s’oblige à ne plus utiliser la licence et à restituer à PeopleSpheres, immédiatement ou à première demande, tous les documents et les éventuels supports matériels que cette dernière lui aurait remis, sans pouvoir en conserver de reproduction.

Le Licencié s’engage également à ne pas copier, reproduire en vue de leur communication à des tiers et plus généralement à ne pas réutiliser, divulguer, diffuser sous quelque forme que ce soit, traduire ou adapter les données obtenues en exécution du présent contrat, ni d’en faire un quelconque usage susceptible de porter atteinte aux droits de PeopleSpheres.

PeopleSpheres procèdera à une extraction des données individuelles du Licencié qu’il lui remettra sous forme de fichier Excel (ces données seront limitées à : Nom, Prénom, ID, Historique de formation mais aussi compteur DIF pour les clients historiques). Il appartiendra au Licencié s’il le désire de récupérer toute autre donnée par les moyens disponibles dans PeopleSpheres (par exemple export de revue annuel au format pdf).

Par ailleurs PeopleSpheres s’engage à détruire ou rendre anonyme les données relatives aux individus et espaces privés du Licencié qui persisteraient dans PeopleSpheres, à l’exclusion des données publiées dans l’espace communautaire.

ARTICLE XVI – FORCE MAJEURE

Aucune des deux parties ne pourra être tenue responsable de l’inexécution, des manquements ou des retards pris dans l’exécution de l’une ou quelconque de ses obligations qui seraient dues au fait de l’autre partie ou à la survenance d’un cas de force majeure.

La force majeure suspend les obligations nées du présent Contrat pendant toute la durée de son existence.

Toutefois, si la force majeure devait perdurer plus de 2 mois, il pourrait être mis fin au présent Contrat par l’une ou l’autre des parties, sans que cette résiliation puisse être considérée comme fautive. La résiliation, dans une telle hypothèse, devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception et prendra effet à la date de réception de ladite lettre.

ARTICLE XVII – LANGUE DU CONTRAT ET LOI APPLICABLE

Le présent contrat est rédigé en français, seule langue faisant foi en cas de litige, même en présence de traductions, celles-ci de convention expresse, étant prévues à titre de simple commodité et ne pouvant avoir aucun effet juridique, notamment sur l’interprétation du contrat ou de la commune intention des parties.

Le présent contrat est entièrement et exclusivement soumis au droit français.

ARTICLE XVIII – CLAUSE ATTRIBUTIVE DE JURIDICTION

Pour toutes les contestations relatives à l’exécution ou à l’interprétation du présent contrat, seuls seront compétents les tribunaux du ressort du siège social de la société PeopleSpheres.

ARTICLE XIX – GDPR

Le plan d’action mis en place par PeopleSpheres pour être en conformité avec la réglementation GDPR de la communauté Européenne en Mai 2018 peut être communiqué sur demande auprès du délégué à la protection des données à l’adresse suivante : xxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx

ANNEXES

Annexe A Environnement utilisateur préconisé.

La seule contrainte technique requise pour accéder à PeopleSpheres est un navigateur Internet datant de moins de deux ans (certains outils sont compatibles avec des navigateurs moins récents) et un accès Internet.

Concernant les modules de formation e-learning, ou serious games la diversité des fournisseurs et des technologies ne nous permet pas de produire une liste exhaustive des contraintes techniques, nous invitons le licencié à effectuer des tests préalables avec les fournisseurs de son choix.

Annexe B Conditions particulières liées à l’assistance

Contact Licencié Primaire : email

:

Contact Licencié Remplaçant : email :

Numéro Assistance en France (payant) : 08 92 70 05 74

Responsable cellule assistance : Xxxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx, Processus de résolution :

Distinction entre la résolution d’anomalie et l’accompagnement/ service.

Les demandes de sévérité S1, S2 et S3 sont considérées comme des demandes d’assistance technique et ne seront pas décompté du temps de CaaS (Consulting as a Service).

Les demandes de sévérité S4 et S5 sont considérée comme de l’accompagnement à l’utilisation ou des services. A ce titre, le temps nécessaire à leur résolution par les équipes de PEOPLESPHERES sera décompté du forfait de CaaS (Consulting as a Service) choisit par le client et précisé dans le devis.

Définition des priorités des anomalies Mineures

P1 : Problème de régression sur une fonctionnalité qui fonctionnait correctement avant.

P2 : Anomalie n’empêchant pas l’utilisation du système, mais qui engendrerait un comportement non conforme aux règles de l’art.

P3 : Il s’agit d’une demande d’amélioration d’une fonctionnalité existante, du développement d’une nouvelle fonctionnalité.

Sévérité de l’anomalie	Définition	Accusé de réception et démarrage des investigations durant les heures de fonctionnement de l’assistance	Résolution
	Correspond à l’impossibilité d’utiliser		Tout sera mis en place pour résoudre
	PeopleSpheres :	1 h si communication par tel,	cette anomalie dans les 24h et le
	Impossible de se connecter au site, de s’identifier.
S1 - Anomalie Critique		2 h sinon. Par exemple si une	Licencié sera informé toutes les 3 heures
		anomalie est soumise à	des progrès
		17 :30, la prise en compte ne
S2 - Anomalie Majeure	Correspond à l’indisponibilité d’un module (Formation, Performance, Recrutement, …). Impossibilité de lancer un contenu en ligne. Impossible de terminer une transaction. Les rapports ne fonctionnent pas ou n’ont pas été	pourrait intervenir que le prochain jour ouvrable à 9:30. Avec son réseau de partenaires présents aux États-Unis et en Europe,	Tout sera mis en place pour résoudre cette anomalie dans les 72h et le Licencié sera informé toutes les 4 heures des progrès
	rafraichis depuis plus de 36h.	PeopleSpheres cependant
S3 - Anomalie Mineure	Toute autre anomalie, en complément le Licencié définira le niveau secondaire d’une telle anomalie en fonction du temps de résolution acceptable	fera tout pour réduire le temps de réaction.	Tout sera mis en place pour résoudre cette anomalie dans les 30 Jours pour une P1, 60 jours pour une P2 et dans une prochaine version pour P3.
S4 - Question relative à l’utilisation	Question liée à l’utilisation de PeopleSpheres	Dans les 24h	Dans les 2 jours ouvrés
S5 - Demande de service	Demande de Service (Adaptation de la configuration, Nouveau Rapport personnalisé, …)	Dans les 24h	Selon la demande entre 2 jours ouvrés et 10 jours ouvrés.

Après analyse de l’anomalie, PeopleSpheres pourra requalifier la sévérité d’une anomalie. Dans le cas où le Licencié ne serait pas satisfait du processus de résolution il a la possibilité d’escalader au responsable de la cellule assistance.

Le Licencié a l’obligation de se former au travers des formations mises à sa disposition par PeopleSpheres afin de ne pas engorger la cellule assistance. Si tel n’était pas le cas PeopleSpheres se réserve le droit de facturer

le Licencié pour le temps passé à répondre aux questions sur l’utilisation de PeopleSpheres.