QUÉBEC – WORKCARE, INC. AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
QUÉBEC – WORKCARE, INC. AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
Le présent Avis de confidentialité entre en vigueur à compter de : 01/01/22.
CET AVIS DE CONFIDENTIALITÉ EST DISPONIBLE EN LANGUE FRANÇAISE SUR NOTRE SITE WEB À XXX.XXXXXXXX.XXX.
WorkCare Inc. (ci-après, « WorkCare », « nous »,
« notre » ou « nos ») fournit des services de triage médical des blessures (ci-après, les « Services ») pour le compte de votre organisation employeuse (ci-après, l’« Employeur »). Tandis que la plupart des Renseignements personnels que vous communiquez à WorkCare sont sous la garde et le contrôle de votre Employeur, WorkCare, nos professionnels de la santé et nos mandataires (ci- après, les « Dépositaires de renseignements sur la santé »), comme défini par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (« LPRPS »), peuvent recueillir, utiliser ou divulguer des Renseignements personnels (dont une définition figure ci-dessous) lorsque vous utilisez les Services.
En utilisant les Services, vous acceptez la manière dont WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé recueillent, utilisent et divulguent les Renseignements personnels pour les finalités visées dans le présent Avis de confidentialité, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en vigueur au Québec.
WorkCare reconnaît l’importance de la confidentialité et de la protection des Renseignements personnels (dont une définition figure ci-dessous). Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer vos Renseignements personnels de manière responsable. Le présent Avis de confidentialité explique la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos Renseignements personnels lorsque vous avez recours aux Services. Le présent Avis de confidentialité est structuré de manière à suivre dix principes étroitement liés.
DÉFINITIONS
Collecte – Acte visant à recueillir, acquérir, recevoir ou obtenir des Renseignements personnels auprès
de n’importe quelle source, y compris auprès de tiers, et ce par quelque moyen que ce soit.
Divulgation – Fait de rendre accessibles des Renseignements personnels, ou de les diffuser, à d’autres personnes physiques ou morales en dehors de WorkCare et de nos Dépositaires de renseignements sur la santé.
Renseignements personnels – Informations concernant une personne spécifique identifiable, quelle que soit la forme utilisée, comme le nom, la date de naissance, l’adresse et les Renseignements personnels sur la santé.
Renseignements personnels sur la santé – Renseignements d’identification au sujet d’une personne, sous forme verbale ou écrite, qui comprennent notamment des informations liées à la santé physique ou mentale de la personne, y compris des informations qui retracent les antécédents médicaux de la famille de la personne, ainsi que des informations liées à la fourniture de soins médicaux à la personne, notamment l’identification d’une personne comme étant le prestataire de soins médicaux de la personne en question.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) – Analyse des facteurs liés à la confidentialité de notre système d’information ou de notre prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de Renseignements personnels.
Finalité – La ou les Finalités pour lesquelles les Renseignements personnels sont recueillis à votre sujet et qui sont définies avec plus de précision dans le Principe n° 2 ci-après.
Principe n° 1 : responsabilité
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé supervisent au quotidien la collecte et le traitement des Renseignements personnels liés aux Services, en répondant aux demandes concernant nos pratiques liées aux informations et en répondant aux demandes de consultation et de correction des Renseignements personnels sous notre garde ou sous notre contrôle légal.
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WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé gèrent également les renseignements qui ont été transférés par WorkCare à un tiers en vue de leur traitement. Pour vous fournir les Services, WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé font appel à des prestataires pour réaliser des services au nom de WorkCare ou de nos Dépositaires de renseignements sur la santé, comme le stockage et le traitement de Renseignements personnels. Nous utilisons d’autres dispositifs contractuels ou d’autres moyens pour fournir un niveau comparable de protection lorsque les renseignements sont accessibles et/ou traités par le tiers en question.
Nous réaliserons des EFVP pour veiller à ce que les Renseignements personnels bénéficient d’une protection appropriée, et nous modifierons nos pratiques en conséquence si des lacunes sont constatées.
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé ont mis en place des politiques et des pratiques pour donner corps à ces principes, notamment :
▪ Instaurer des procédures pour recevoir et répondre aux réclamations et aux demandes;
▪ Instaurer des procédures pour recevoir et répondre aux demandes de consultation et de correction au sujet des dossiers médicaux; et
▪ Passer régulièrement en revue le présent Avis de confidentialité et les autres procédures liées à la protection des Renseignements personnels, réaliser et examiner les EFVP de manière périodique, établir un cadre de travail pour la conservation et la destruction des Renseignements personnels, et définir les rôles et les responsabilités des membres de notre personnel eu égard aux Renseignements personnels.
Principe n° 2 : identifier les Finalités liées à la collecte des renseignements
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé recueillent des Renseignements personnels lorsque nous vous fournissons des Services. Nous recueillons les Renseignements personnels suivants auprès de vous :
▪ nom et coordonnées (notamment adresse postale, numéro de téléphone et adresse électronique);
▪ date de naissance;
▪ lieu de travail; et
▪ description de votre blessure et autres Renseignements personnels sur la santé.
Les Finalités pour lesquelles les Renseignements personnels sont recueillis par WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé seront précisées avant la collecte ou au moment où les renseignements sont collectés. WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé recueillent des Renseignements personnels pour les Finalités suivantes :
▪ pour vous fournir des Services;
▪ pour vous identifier et communiquer avec vous lorsque vous demandez des Services;
▪ pour réaliser un triage médical de vos blessures, et fournir des services de premiers secours, s’il y a lieu;
▪ pour nous permettre de vous contacter et de maintenir une communication avec vous afin de diffuser vos Renseignements personnels sur la santé;
▪ pour coordonner les consultations médicales;
▪ pour faciliter la mise en place d’aménagements sur le lieu de travail et les processus de reprise du travail par l’intermédiaire de votre Employeur;
▪ pour communiquer avec les fournisseurs de soins médicaux, y compris nos Dépositaires de renseignements sur la santé, les médecins, les infirmières, les kinésithérapeutes et toute autre organisation si vous donnez votre accord avant la divulgation (ou si le consentement n’est pas obligatoire en vertu de la législation);
▪ pour aider votre Employeur à soumettre les demandes d’indemnisation auprès de la Commission d’indemnisation des accidents du travail pour le Québec (CNESST);
▪ pour répondre à vos demandes de consultation et/ou de correction;
▪ pour planifier, administrer et gérer les opérations internes de WorkCare;
▪ pour remplir d’autres objectifs autorisés ou requis par la législation; et
▪ pour répondre à toute exigence d’ordre juridique ou réglementaire.
En faisant appel à WorkCare pour vous fournir des Services, vous acceptez la manière dont WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé recueillent, utilisent et divulguent les Renseignements personnels pour les Finalités susmentionnées.
Si nous avons l’intention de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos Renseignements personnels pour une Finalité qui n’a pas été préalablement identifiée, nous identifierons la nouvelle Finalité et nous chercherons à obtenir votre consentement avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation desdits renseignements, sous réserve de toute exception autorisée par les lois en vigueur sur la protection de la vie privée.
Nous pouvons être amenés à utiliser des systèmes qui traitent automatiquement vos Renseignements personnels pour certaines tâches et décisions afin d’accélérer le traitement des Renseignements personnels pour les Finalités visées.
Principe n° 3 : consentement
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé chercheront à obtenir un consentement éclairé pour recueillir, utiliser et divulguer vos Renseignements personnels, sauf lorsqu’il peut être inapproprié d’obtenir votre consentement, et sous réserve de quelques exceptions visées par la législation en vigueur. Nos Dépositaires de renseignements sur la santé peuvent divulguer vos Renseignements personnels sur la santé sans votre accord à d’autres tiers, par exemple :
▪ à des fournisseurs tiers de soins médicaux pour faciliter la fourniture de soins médicaux;
▪ si le consentement est nécessaire pour la fourniture de soins médicaux et que vous n’êtes pas raisonnablement en mesure de fournir un consentement en temps opportun; et
▪ à la CNESST.
Dès lors que nous avons obtenu votre consentement, nous n’avons plus besoin de chercher à l’obtenir à nouveau, sauf si l’utilisation, la Finalité ou la divulgation change.
Vous pouvez exprimer via de nombreuses manières votre consentement à l’égard de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de vos Renseignements personnels, notamment :
▪ par l’intermédiaire d’un formulaire de consentement signé;
▪ à l’oral, avant une retranscription;
▪ par courriel; ou
▪ via une correspondance écrite.
Vous pouvez révoquer votre consentement en nous adressant un préavis écrit raisonnable. Si vous révoquez votre consentement, cela peut avoir une incidence sur notre capacité à vous fournir des Services. En outre, vos Renseignements personnels peuvent rester soumis à d’autres obligations légales, comme nos obligations légales à l’égard de votre Employeur, les obligations des Dépositaires de renseignements sur la santé, les obligations en vertu de la législation sur la santé et la sécurité au travail, ou la législation sur les accidents du travail en vigueur dans la province où vous êtes employé(e).
Principe n° 4 : restreindre la collecte des Renseignements personnels
WorkCare collecte vos Renseignements personnels auprès de votre Employeur concernant vos accidents sur le lieu de travail (comme les comptes rendus de premiers soins). WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé recueillent également des informations vous concernant si vous nous contactez pour discuter d’un incident survenu sur votre lieu de travail. WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé limitent la collecte des Renseignements personnels aux informations nécessaires pour accomplir les Finalités identifiées dans le présent Avis de confidentialité. Nous pouvons être amenés à recueillir des renseignements auprès d’autres sources si cela s’avère nécessaire pour accomplir les Finalités et pour garantir votre bien-être. Nous pouvons utiliser des technologies, notamment des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’établir votre profil dans le but d’accomplir les Finalités. Dans ce cas-là, nous vous informerons des moyens disponibles pour activer de telles fonctions. L’établissement d’un profil désigne la collecte et l’utilisation de Renseignements personnels pour évaluer certaines caractéristiques d’une personne physique, en particulier pour la Finalité de préserver votre santé.
Principe n° 5 : restreindre l’utilisation, la divulgation et la conservation des Renseignements personnels
Les Renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués pour des Finalités différentes de celles pour lesquelles les informations sont recueillies, sauf si vous exprimez votre consentement exprès, ou si la loi l’autorise ou l’exige.
Dans le cadre de la prestation des Services, WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé divulgueront à votre Employeur vos Renseignements personnels selon ce qui est raisonnablement nécessaire pour faciliter la prestation desdits Services, sous réserve de toute exception pour les divulgations sans consentement autorisées par les lois en vigueur sur la protection de la vie privée.
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé divulguent vos Renseignements personnels à des prestataires de services qui aident aux opérations de WorkCare, notamment en fournissant des services de comptabilité, financiers, de vérification, juridiques, de conseil, de gestion clinique, et d’organisation et de stockage des données cliniques de WorkCare ou de nos Dépositaires de renseignements sur la santé. Ces prestataires de services peuvent uniquement utiliser vos Renseignements personnels pour les Finalités décrites dans le présent Avis de confidentialité.
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé ont instauré des protocoles pour la conservation des Renseignements personnels. Nous conservons les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour accomplir les Finalités pour lesquelles lesdits Renseignements personnels ont été recueillis et conformément à ce que la législation autorise ou exige. WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé ont recours à des mesures pour détruire en toute sécurité ou rendre anonymes vos Renseignements personnels, conformément aux exigences légales.
Principe n° 6 : exactitude des Renseignements personnels
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé comptent sur vous pour veiller à ce que tous les Renseignements personnels communiqués par vos soins soient exacts, exhaustifs et aussi à jour que nécessaire pour les Finalités pour lesquelles ils doivent être utilisés, et pour minimiser la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision à votre sujet. Si vous estimez que les dossiers de vos Renseignements personnels qui sont sous la garde et le contrôle de WorkCare ou de nos Dépositaires de renseignements sur la santé sont erronés ou incomplets, vous pouvez demander par écrit à ce que WorkCare ou nos Dépositaires de renseignements sur la santé corrigent le dossier, comme décrit ci-dessous.
Principe n° 7 : mesures de protection en faveur des Renseignements personnels
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé ont instauré des mesures de protection organisationnelles, technologiques et physiques pour protéger vos Renseignements personnels de la perte et du vol, ainsi que de toute consultation, collecte, divulgation, copie, utilisation, modification ou suppression non autorisée, et contre les risques similaires. WorkCare conserve et détruit en toute sécurité les Renseignements personnels pour empêcher l’accès non autorisé aux informations, même lors de la suppression et de la destruction.
Nous vérifierons votre identité avant de vous donner accès à votre compte lié aux Services. Néanmoins, vous seul(e) êtes responsable de veiller à la nature secrète de votre nom d’utilisateur, de votre mot de passe et de toute autre information liée au compte. Nos employés et nos Dépositaires de renseignements sur la santé comprennent bien l’importance de préserver la confidentialité des Renseignements personnels et de veiller à ce que des personnes non autorisées ne puissent pas accéder aux Renseignements personnels que nous avons supprimés ou détruits.
Les Renseignements personnels que nous ou nos Dépositaires de renseignements sur la santé recueillons peuvent être traités et stockés sur des serveurs situés au Canada comme en dehors du Canada, et notamment aux États-Unis d’Amérique. Si des Renseignements personnels sont traités et/ou stockés en dehors du Canada, ils seront soumis aux lois de la juridiction où ils sont traités et/ou stockés (selon le cas), qui peuvent être différentes des lois en vigueur au Canada. Par conséquent, les Renseignements personnels peuvent faire l’objet d’un accès par des gouvernements, des tribunaux, des instances de réglementation ou des organismes chargés de faire respecter la loi dans ces juridictions, conformément aux lois en vigueur. À titre d’exemple, les Renseignements personnels peuvent être divulgués en réponse à des demandes ou requêtes valides émanant d’autorités gouvernementales, de tribunaux et d’autorités policières dans ces pays. Sous réserve des lois en vigueur dans ces autres juridictions, nous maintenons des garanties et des protections envers la sécurité des Renseignements personnels qui sont raisonnablement équivalentes à celles prévues par les lois provinciales et canadiennes.
Nous prendrons des mesures pour déterminer si les Renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate conformément aux principes de protection des données universellement reconnus, qui sont raisonnablement équivalents à ceux en vigueur au Canada, et nous prendrons des mesures pour atténuer les risques mis en évidence par toute EFVP.
Principe n° 8 : transparence au sujet de la vie privée
WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé suivent des pratiques internes liées à la gestion des Renseignements personnels. Le présent Avis de confidentialité vous donne une description générale de nos pratiques liées aux informations, indique nos coordonnées pour vous permettre de nous poser des questions au sujet de l’utilisation de vos Renseignements personnels, précise la manière dont vous pouvez consulter ou corriger vos Renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle, et explique la façon dont WorkCare et nos Dépositaires de renseignements sur la santé recueillent, utilisent et divulguent vos Renseignements personnels.
Principe n° 9 : consultation, correction et portabilité des Renseignements personnels sur la santé
Sous réserve des restrictions et des limitations imposées par la législation en vigueur, vous pouvez demander à consulter vos Renseignements personnels qui sont sous notre contrôle et y apporter des modifications si vous estimez qu’il existe une erreur ou une omission les concernant. En ce qui concerne les Renseignements personnels sur la santé recueillis par nos Dépositaires de renseignements sur la santé, vous avez le droit de demander à ce qu’une mention de désaccord soit jointe à vos informations, traduisant toute correction que vous avez demandée mais qui n’a pas été apportée par nos Dépositaires de renseignements sur la santé. Vous avez également le droit de demander à ce que toute personne à qui les Renseignements personnels sur la santé ont été divulgués au cours de l’année précédant votre demande soit informée de la correction ou de la mention de désaccord.
Vous devez transmettre une demande écrite pour consulter ou corriger vos Renseignements personnels. Votre demande écrite doit inclure suffisamment de détails pour permettre à WorkCare ou à nos Dépositaires de renseignements sur la santé de vous identifier et d’identifier vos
Renseignements personnels, ainsi que la correction souhaitée (le cas échéant). Pour accéder à vos Renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous comme indiqué ci- dessous. WorkCare prendra contact avec vous si votre demande est incomplète ou si des éclaircissements sont nécessaires pour trouver les informations que vous demandez. WorkCare devra également vérifier votre identité avant de traiter des demandes à l’égard de vos Renseignements personnels.
Dès l’accomplissement des Finalités pour lesquelles les Renseignements personnels ont été recueillis, nous détruirons, sur demande de votre part, les Renseignements personnels. Si nous avons l’intention d’utiliser ces informations pour une Finalité sérieuse et légitime, conformément à la législation, nous pouvons rendre anonymes ces informations. Vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos Renseignements personnels et de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom qui donne accès auxdits renseignements si leur diffusion enfreint une loi ou une ordonnance du tribunal.
Portabilité – Sur demande de votre part, nous confirmerons l’existence des Renseignements personnels, nous vous les communiquerons et nous vous autoriserons à obtenir une copie desdites informations sous la forme d’une transcription écrite et compréhensible. Sauf s’il existe des difficultés sérieuses d’ordre pratique, les Renseignements personnels vous seront communiqués, à votre demande, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et seront communiqués à votre demande à toute personne ou entité autorisée par la loi à recueillir de tels renseignements.
Si vous souffrez d’un handicap, un aménagement raisonnable sera fourni sur demande de votre part pour vous permettre de faire valoir les droits d’accès prévus aux présentes. Nous pouvons vous facturer un montant raisonnable pour la transcription, la reproduction ou la transmission des Renseignements personnels. Vous serez informé(e) au préalable du coût d’un tel service.
Remarque : aucune personne âgée de moins de quatorze (14) ans ne peut demander à être informée de l’existence de renseignements de nature médicale ou sociale, sauf par l’entremise de son avocat dans le cas de poursuites judiciaires, et de tels renseignements ne pourraient pas non plus être communiqués si, de l’avis d’un professionnel de la santé, cela porterait un préjudice grave à votre santé.
Si nous refusons d’accéder à toute demande prévue aux présentes, nous vous informerons des raisons de ce refus.
Nous pouvons communiquer des Renseignements personnels vous concernant à votre conjoint(e) ou à un proche si vous décédez, si les renseignements aideraient le demandeur à faire son deuil et si vous n’avez pas consigné par écrit votre refus d’accorder un tel droit d’accès.
WorkCare peut refuser de traiter une demande d’accès qui est déraisonnable par son caractère répétitif, futile, vexatoire ou irréaliste, ou si WorkCare estime raisonnablement que la demande d’accès enfreindrait ou mettrait en péril la vie privée des autres personnes, ou violerait toute loi ou exigence juridique, ou pour d’autres raisons autorisées par la loi.
Principe n° 10 : remise en cause de la conformité
Vous avez la possibilité de remettre en cause le respect des principes exposés dans le présent Avis de confidentialité par WorkCare ou nos Dépositaires de renseignements sur la santé en envoyant une réclamation écrite ou une demande au Directeur de la confidentialité de WorkCare, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Nous avons instauré des procédures pour recevoir et répondre à vos réclamations ou demandes. WorkCare enquête sur les réclamations écrites qui sont portées à son attention. Si une réclamation s’avère justifiée, WorkCare prendra des mesures
appropriées, notamment, si cela est nécessaire, en modifiant ses politiques et pratiques.
COORDONNÉES
Si vous avez des questions à poser, des commentaires à formuler ou des préoccupations à faire connaître au sujet du présent Avis de confidentialité, nous vous invitons à communiquer avec notre Directeur de la confidentialité à l’adresse électronique suivante : xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.
ou
WorkCare, Inc.
000 X. Xxxxxx Xxxx., Xxxxx 000
Xxxxxxx, XX 00000
Modifications apportées au présent Avis de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier ou de remplacer le présent Avis de confidentialité à tout moment et à notre entière discrétion. Veuillez consulter de temps à autre le présent Avis de confidentialité pour veiller à prendre connaissance de toute mise à jour ou de toute modification y afférente. Votre Employeur publiera la version la plus récente du présent Avis de confidentialité sur votre site. La date figurant au début du présent Avis de confidentialité correspond à la date de la dernière révision. En continuant à accéder aux Services ou à les utiliser après modification du présent Avis de confidentialité, vous confirmez accepter l’Avis de confidentialité dans sa version modifiée.