CONTRAT DE LOCATION DE SALLE
Par les présentes,
Loire Forez agglomération,
00 xxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxx 00000 Xxxxxxxxxx Représentée par son Président, Xxxxxxxxxx XXXXXX
Accepte la demande de location formulée par
M./Mme/Raison sociale : Xx Xxxxxxxxxxx – Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Adresse : 00 xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxx – 00000 XXXXXXXX-XXXXXXX
Téléphone : 00 00 00 00 00 Fax :
Courriel : xxx@xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx Représenté par X. XXXXXXXXXX Xxxxxx
Il est entendu que Loire Forez proposera en location :
- Salle hors-sac du Col de la Loge
Dates et horaires de la manifestation :
- Le samedi 25 mars 2023 de 8h00 à 18h00
Objet de la réservation :
Au prix total de : 200,00 € par jour sous réserve de matériel manquants ou détériorés. En cas de dégradation du matériel, celui sera facturé par LFa.
Les conditions de location répondront aux prescriptions mentionnées dans le Règlement intérieur des salles dont le locataire reconnaît avoir pris connaissance et accepter expressément le contenu.
Le Locataire a obligation de fournir, annexée au présent contrat, une attestation d'assurance. Le Règlement intérieur des salles, annexé au présent contrat de location, aura valeur contractuelle.
La réservation de la salle n’est effective qu’à réception d’un exemplaire du présent contrat. Fait à Montbrison, le 23/03/2023, en deux exemplaires,
Pour le locataire, Pour Loire Forez agglomération, Signature et mention « lu et approuvé »
Signé électroniquement le 24/03/2023
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REGLEMENT D’UTILISATION DES SALLES
Le présent règlement a pour objet de définir les conditions générales d’utilisation des salles
intercommunales, propriétés de Loire Forez agglomération.
Le présent règlement est lié au contrat de location. Tout occupant s’engage à respecter ces documents et à les faire respecter par toute personne relevant de sa responsabilité. Ils seront fournis au demandeur lors de la procédure de réservation.
I.DESTINATION DES SALLES MISES A DISPOSITION
Article 1 : Typologie des manifestations autorisées
Les salles ont pour vocation l’accueil des manifestations désignées ci-après, à l’exclusion de toute autre
:
⮚ Les conférences et les expositions
⮚ Les formations de groupes
⮚ Les réunions professionnelles
⮚ Les réunions associatives
II.CONDITIONS DE RESERVATION ET DE MISE A DISPOSITION
Article 2.1 : Service compétent
Les salles sont placées sous l’autorité du Président de Loire Forez agglomération. La gestion de ces salles est assurée par le secrétariat général via l’accueil. Ce service est seul habilité à enregistrer toute demande d’information et de réservation et à les instruire. Il est l’interlocuteur unique des personnes présentant une demande de location de salle.
Article 2.2 : Modalités de location
Article 2.2.1 : Contrat de location
La location des salles se fait par la conclusion préalable d’un contrat de location entre Loire Forez agglomération, en qualité de propriétaire et le demandeur, en qualité d’occupant.
Une fois le contrat de location conclu, l’occupant doit retourner la fiche technique complétée afin de définir les modalités techniques et organisationnelles de la manifestation.
Article 2.2.2 : Personne pouvant louer une salle
La location des salles est proposée, outre aux communes composant le territoire de l’agglomération, aux association régies par la loi du 1er juillet 1901 déclarées et légalement constituées, aux syndicats, ainsi qu’aux autres organismes publics ou privés dotés de la personnalité morale.
Article 2.2.3 : Modalités de réservation
Loire Forez agglomération peut informer par téléphone les demandeurs sur la disponibilité des salles. Cette communication ne tient toutefois lieu ni de demande de réservation ni d’accord sur une éventuelle demande de location.
Toute demande de réservation est adressée par courriel ou par écrit à l’adresse suivante :
Par courrier : Loire Forez agglomération 00 xxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxx
XX 00000
00000 Xxxxxxxxxx xxxxx
Par mail : xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Il doit être précisé dans la demande le déroulé technique et la typologie de la manifestation envisagée dans l’équipement. Il en est accusé réception par Loire Forez agglomération qui indiquera les pièces nécessaires à l’instruction de la demande.
En cas de suite favorable, Loire Forez agglomération transmet le contrat de location en 2 (deux) exemplaires. Le demandeur dispose d’un délai de 30 jours à compter de la date d’envoi du contrat pour le retourner complété et signé pour valider la réservation. A défaut, la demande de réservation est annulée. La réservation de la salle ne sera effective qu’à la signature du contrat et du règlement.
Article 2.3 : Tarifications
La tarification des salles est fixée par décision du Président et consultable sur simple demande et sera facturée après service fait par les services de LFa via un titre de recettes.
III. MODALITES DE MISE A DISPOSITION DES SALLES
Article 3.1 : Visites avant la manifestation
Toute demande d’accès doit faire l’objet d’une demande préalable par courriel à :
Article 3.2 : Accès à la salle durant la période de location
Toute personne présente au titre d'une intervention sur la période de location qui aura été définie (prestataires, occupants, techniciens, etc.) doit être munie d'un badge d'identification ou d’une autorisation écrite. Ces badges ou attestations sont émis pour chaque manifestation par l’occupant.
Article 3.3 : Etat des lieux
Des états des lieux d’entrée et de sortie figurent dans la fiche technique propre à chaque salle qui est signée conjointement par Loire Forez agglomération et l’occupant à l’entrée et à l’issue de l’occupation. A l’issu de l’état des lieux, si le matériel est dégradé il sera facturé au locataire. Une clé ou un badge de gestion des accès sera remis au locataire qui devra le rapporter dès le lendemain de la prestation.
Article 3.4 : Accès du public
Les conditions d’accès du public sont prévues à l’article 5.5. L’occupant est responsable de la gestion des entrées.
Pour respecter les jauges des équipements, toutes les personnes présentes (enfants y compris) doivent impérativement être en possession d'une invitation ou d'un justificatif. Les éventuels litiges issus de la gestion du public sont de la responsabilité pleine et entière des occupants.
Article 3.5 : Fonctions du personnel de Loire Forez agglomération
Loire Forez agglomération a pour mission d’assurer l’ouverture et la fermeture de l’établissement pendant les heures d’ouverture au public. Loire Forez agglomération ne décharge pas le matériel de l’organisateur et ne participent pas au montage/démontage.
Ainsi, l’accueil de l’organisateur, la préparation des lieux, la propreté du bâtiment ou encore le respect des règles de sécurité ERP incomberont uniquement au locataire.
Article 3.6 : Conditions d’utilisation du matériel des salles
Chaque salle est dotée de matériel défini dans la fiche technique de la salle louée. A condition que les règles de sécurité soient respectées, les matériels mis à disposition ne pourront être déplacés par l’occupant qu’après accord du responsable des salles. Ils sont remis à leur place initiale par l’occupant à la fin de la manifestation. Le temps nécessaire à l’installation et à la remise en place du matériel déplacé par l’occupant sera comptabilisé et à la charge de celui-ci.
Article 3.7 : Fin de la location et restitution des locaux
Les locaux devront être vidés de tous meubles et objets appartenant à l’occupant. Ils seront rendus dans un état de propreté convenable. Dans le cas contraire et après constat par les services de Loire Forez agglomération à l’issue de la manifestation, une prestation de nettoyage complémentaire sera facturée à l’occupant sur la base d’un dépassement horaire de la grille tarifaire de la salle. Cela sera précisé sur l’état des lieux de sortie.
Toute dégradation survenue du fait de la location sur les biens mobiliers ou immobiliers sera imputable à l’occupant. L’occupant est tenu de remettre à ses frais les lieux en l’état. En cas de non-respect par l’occupant de cette obligation, Loire Forez agglomération utilisera toutes les voies de droit pour faire procéder à l’enlèvement des installations et à la remise des lieux en leur état primitif, et ce aux frais de l’occupant.
A l’issue de chaque location, les agents de Loire Forez agglomération procèdent à la fermeture de la salle et la mise hors service des équipements techniques.
IV. CONDITIONS D’UTILISATION DES SALLES
Article 4.1 Captation
Toute captation (enregistrement audio, vidéo) de tout ou partie d’une manifestation doit faire l’objet d’une demande préalable à renseigner au contrat de location.
Article 4.2 : Restauration dans les équipements
Les bouteilles de gaz inflammable et les réchauds à carburant liquide ou solide sont interdits.
Article 4.3 : Zones non-fumeurs
Il est strictement interdit de fumer. Toute utilisation de substances illicites est strictement interdite et
conduit à l’exclusion définitive de la salle.
Article 4.4 : Débit de boissons et ventes de produits
L’installation de débits de boisson est interdite. Les contenants en verre sont interdits. Aucune boisson ni nourriture ne doit être consommée dans la salle sauf exception expressément prévue dans les règlements particuliers.
Article 4.5 : Animaux
A l’exception des animaux prévus pour les manifestations et dans la mesure où ils ne présentent aucun risque pour les personnes présentes ou la préservation des lieux, les animaux sont interdits dans les équipements. Les chiens-guides et les chiens d’assistance sont accueillis avec leur maître dans ces salles.
Article 4.6 : Affichage
L'affichage sauvage sur les équipements publics est interdit (mobilier urbain, panneaux et feux de signalisation, armoires électriques, conteneurs à déchets, murs...). Pour maintenir en bon état tous les espaces de la salle, il est interdit d'apposer des inscriptions ou des affiches sur tout bien meuble ou immeuble. Il est interdit d'utiliser les espaces ou équipements du site d'une manière non conforme à
leur destination et d'une manière générale, d'entreprendre toute action susceptible d'entraîner une dégradation des lieux et équipements. Une procédure d'enlèvement d'office et immédiate aux frais du contrevenant sera mise en œuvre sans préjudice de poursuites pénales.
Article 4.7 : Ordre Public
Tout comportement ou fait contraire à l’ordre public ou l’intégrité et la dignité des personnes et des
biens est interdit et susceptible de poursuites.
V. REGLES DE SECURITE
Article 5.1 : Sécurité des établissements recevant du public (ERP)
Les salles sont soumises à la législation relative à la sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les ERP. L’utilisation de ces salles par les occupants impose de connaitre les règles et normes en vigueur, de les respecter et de les faire respecter par toute personne sous leurs responsabilités.
Les capacités maximales de la salle sont définies dans la fiche technique de chaque salle louée. L’occupant s’engage à utiliser la salle ainsi que le matériel mis à disposition dans des conditions normales d’utilisation.
Article 5.2 : Décors
Tout décor ou matériel extérieur, apporté par l’occupant doit correspondre aux normes d’homologation non-feu en vigueur imposant une classification de réaction et de résistance au feu (PV au feu à fournir dès l’arrivée dans la salle).
Article 5.3 : Plan Vigipirate
En période d'application du plan Vigipirate, le personnel de l’occupant désigné à la sécurité peut demander à tout moment et en tout endroit de l’équipement au public d'ouvrir les sacs et d'en présenter le contenu. Toute personne qui refuserait de se conformer aux mesures de contrôle en vigueur se verrait refuser l'entrée de l'équipement.
Article 5.4 : Implantation particulière de dispositif technique
L’implantation de tout dispositif supplémentaire (matériel, régie ; table de projection ; pieds de caméras, etc.) doit faire l’objet d’une demande préalable auprès de Loire Forez agglomération un mois avant la date de la manifestation, sous peine de ne pouvoir être prise en compte.
Article 5.5 : Sécurité et accès du public
Le public se définit comme « toutes personnes admises dans l’équipement à quelque titre que ce soit
en plus du personnel ».
La gestion du public, en amont, pendant et après la manifestation est de la responsabilité exclusive de l’occupant y compris à l’extérieur de l’équipement. Il a la charge des flux d’entrée et de sortie du public. L’occupant veille à ce que les portes soient déverrouillées et praticables en permanence dès l’admission du public et que les dégagements, escaliers et couloirs desservant la salle et conduisant aux portes de sorties soient maintenues libres de tout encombrement pendant la manifestation.
L’organisation de la sécurité du public doit respecter les obligations établies dans l’engagement sécurité signé par l’occupant. Les personnes désignées à la sécurité par l’occupant sont responsables de la gestion des publics, elles gèrent toutes les demandes présentées par le public.
Article 5.6 : Procédure en cas d’incident ou d’accident
Tous les incidents, accidents, anomalies relevées doivent être inscrits par le personnel sur le registre du service en précisant : la date et l’heure, le type, les causes et les conséquences. En cas d’alerte incendie le régisseur de la salle applique les consignes générales et particulières de sécurité. Loire Forez
agglomération ne saurait être tenue pour responsable des éventuels vols subis par le cooccupant et/ou par le public lors des manifestations organisées. De la même façon, elle ne saurait être tenue pour responsable des éventuels dommages causés par une utilisation inadéquate de la salle ou du matériel mis à disposition.
Article 5.7 : Article COVID / pandémie
Il est prévu qu’en cas de conditions sanitaires insuffisantes, Loire Forez agglomération se réserve le droit
d’annuler la location et d’avertir le co-contractant au moins 72h avant la manifestation.
VI. SANCTIONS
Article 6 : Sanctions
Tout manquement à l’un des articles du présent règlement général ou au contrat de location, pourra être sanctionné par le refus de toute nouvelle demande de location de salle et faire l’objet de poursuites.
En cas de non-respect de l’obligation d’assurance Loire Forez agglomération pourra résilier le contrat de location, après une mise en demeure restée infructueuse dans le délai de 8 jours francs.