Contract
II CONDITIONS GENERALES DU CONTRAT DE FOURNITURE
II.1. Definitions
Aux fins du présent contrat, les définitions suivantes (des termes indiqués en italique dans le texte) sont applicables:
«back office»: le(s) système(s) interne(s) utilisé(s) par les parties pour traiter les factures électroniques;
«conflit d’intérêts»: situation dans laquelle l'exécution impartiale et objective du contrat par le contractant est compromise pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec le pouvoir adjudicateur ou un tiers en rapport avec l’objet du contrat;
«document de contrôle des interfaces»: document d’orientation qui énonce les spécifications techniques, les normes de messagerie, les normes de sécurité, les règles syntaxiques et sémantiques, etc., pour faciliter la connexion de machine à machine. Ce document est mis à jour régulièrement;
«e-PRIOR»: plateforme de communication axée sur le service, qui fournit une série de services web et permet l’échange de messages et de documents électroniques normalisés entre les parties. Cet échange se fait au moyen de services web, avec une connexion de machine à machine entre les systèmes de back office des parties (messages EDI), ou au moyen d’une application web (le portail fournisseurs). La plateforme peut être utilisée pour l’échange entre les parties des documents électroniques tels que les demandes électroniques de fournitures, les contrats spécifiques électroniques, et la délivrance par voie électronique de certificats de conformité ou de factures électroniques. Les spécifications techniques (c’est-à-dire le document de contrôle des interfaces), les modalités précises d’accès et les manuels de l’utilisateur sont disponibles à l’adresse suivante: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx_xx.xxx;
«erreur substantielle»: toute violation d’une disposition contractuelle résultant d’un acte ou d’une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l’Union;
«exécution du contrat»: exécution de tâches et livraison par le contractant des fournitures achetées pour le pouvoir adjudicateur;
«force majeure»: toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties, qui empêche l’une d’entre elles d’exécuter une ou plusieurs de ses obligations découlant du contrat. La situation ou l’événement ne doit pas être imputable à la faute ou à la négligence de l’une des parties ou d’un sous-traitant, et doit se révéler inévitable en dépit de toute la diligence employée. Une défaillance, le défaut des équipements, du matériel ou des matériaux ou leur mise à disposition tardive, les conflits de travail, les grèves et les difficultés financières ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure, sauf si cette situation est la conséquence directe d’un cas de force majeure établi;
«fraude»: tout acte ou omission intentionnel portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union relatif à l’utilisation ou à la présentation de déclarations ou de documents faux, inexacts ou incomplets ou à la non-communication d’une information en violation d’une obligation spécifique;
«information ou document confidentiel»: toute information ou tout document reçu par chaque partie de la part de l’autre partie, ou auquel chaque partie a accès dans le cadre de l'exécution du contrat, que l’une d’entre elles a désigné par écrit comme étant confidentiel. Les informations et documents confidentiels ne comprennent pas d'informations accessibles au public;
«intérêts à caractère professionnel contradictoires»: situation dans laquelle les activités professionnelles précédentes ou actuelles du contractant portent atteinte à sa capacité d'exécuter le contrat selon une norme de qualité appropriée;
«irrégularité»: toute violation d’une disposition du droit de l’Union résultant d’un acte ou d’une omission d’un opérateur économique qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l’Union;
«message EDI» (échange de données informatisé): message créé et échangé par transfert électronique, d’ordinateur à ordinateur, de données commerciales et administratives au moyen d’une norme convenue;
«notification» (ou «notifier»): forme de communication entre les parties établie par écrit, y compris par voie électronique;
«notification formelle» (ou «notifier formellement»): forme de communication entre les parties établie par écrit par xxxxxxxx postal ou par courrier électronique, qui fournit à l’expéditeur la preuve irréfutable que le message a été livré au destinataire spécifié;
«personne liée»: toute personne ayant le pouvoir de représenter le contractant ou de prendre des décisions en son nom;
«personnel»: personnes employées directement ou indirectement par le contractant, ou ayant conclu un contrat avec celui-ci, pour exécuter le contrat;
«portail fournisseurs»: portail e-PRIOR, qui permet au contractant d’échanger des documents commerciaux sur support électronique, tels que les factures, au moyen d’une interface utilisateur graphique; ses principales caractéristiques sont indiquées dans le document présentant un aperçu du portail fournisseurs, disponible à l’adresse: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxx/xx_xxxxxxxx_xxxxxx_xxxxxxxx.xxx.
II.2. Roles et responsabilites dans le cas d’une offre conjointe
En cas d’offre conjointe présentée par un groupement d’opérateurs économiques, et si le groupement n'est pas doté de la personnalité juridique ou de la capacité juridique, un de ses membres est désigné comme chef de file.
II.3. Divisibilite
Chaque disposition du présent contrat est dissociable et distincte des autres. Si une disposition est ou devient illégale, invalide ou inapplicable dans une certaine mesure, elle doit être dissociée du reste du contrat. Cela ne porte pas atteinte à la légalité, à la validité ou à l’applicabilité des autres dispositions du contrat, qui restent pleinement en vigueur. La disposition illégale, invalide ou inapplicable doit être remplacée par une disposition de substitution légale, valide et applicable, qui correspond autant que possible à l’intention réelle des parties qui sous-tend la disposition illégale, invalide ou inapplicable. Le remplacement de
cette disposition doit se faire conformément à l’article II.11. Le contrat doit être interprété comme s’il contenait la disposition de substitution depuis son entrée en vigueur.
II.4. Livraison des fournitures
II.4.1 Le contractant doit satisfaire aux exigences minimales prévues dans le cahier des charges. Cela comprend le respect des obligations applicables en vertu de la législation environnementale et sociale et de la législation du travail établies par le droit de l’Union, le droit national et les conventions collectives ou par les dispositions législatives internationales dans le domaine environnemental et social et dans le domaine du travail énumérées à l’annexe X de la directive 2014/24/UE15.
II.4.2 Sauf indication contraire, tous les délais stipulés dans le contrat sont calculés en jours civils.
II.4.3 Le contractant ne doit pas se présenter comme un représentant du pouvoir adjudicateur et doit informer les tiers qu’il ne fait pas partie de la fonction publique européenne.
II.4.4 Le contractant est responsable du personnel qui exécute le contrat et exerce son autorité sur son personnel sans interférence du pouvoir adjudicateur. Le contractant doit informer son personnel:
a) qu’il ne peut accepter d’instructions directes de la part du pouvoir adjudicateur; et
b) que sa participation à la livraison des fournitures ne débouche pas sur un emploi auprès du pouvoir adjudicateur ou sur une relation contractuelle avec ce dernier.
II.4.5 Le contractant doit veiller à ce que le personnel exécutant le contrat ainsi que le personnel de remplacement futur possèdent les qualifications et l’expérience professionnelles requises pour livrer les fournitures, en fonction des critères de sélection énoncés dans le cahier des charges.
II.4.6 À la demande motivée du pouvoir adjudicateur, le contractant doit remplacer tout membre du personnel qui:
a) ne possède pas l’expertise requise pour livrer les fournitures; ou
b) a causé des perturbations dans les locaux du pouvoir adjudicateur.
Le contractant supporte les coûts de remplacement de son personnel et est responsable de tout retard dans la livraison des fournitures résultant du remplacement du personnel.
II.4.7 Le contractant doit enregistrer et signaler au pouvoir adjudicateur tout problème altérant sa capacité à livrer les fournitures. Le rapport doit décrire le problème, indiquer la date à laquelle il est apparu et les mesures prises par le contractant pour le résoudre.
II.4.8 Livraison
a) Délai de livraison
15 JO L 94 du 28.3.2014, p. 65.
Le délai de livraison est calculé conformément à l'article I.3.
b) Date, heure et lieu de livraison
Le pouvoir adjudicateur doit être informée par écrit de la date exacte de la livraison dans le délai stipulé à l'article I.3. Toute livraison doit se faire au lieu de livraison convenu, pendant les horaires indiqués à l'article I.3.
Le contractant doit assumer tous les frais et tous les risques liés à la livraison des fournitures jusqu'au lieu de livraison.
c) Bordereau de livraison
Chaque livraison doit être accompagnée d'un bordereau en deux exemplaires, datés et signés par le contractant ou son transporteur et mentionnant le numéro de contrat et le détail des fournitures livrées. Un exemplaire du bordereau de livraison doit être contresigné par le pouvoir adjudicateur et renvoyé au contractant ou à son transporteur.
II.4.9 Certificat de conformité
La signature du bordereau de livraison par le pouvoir adjudicateur, prévue au point c) de l'article II.4.10., vaut simple reconnaissance de la livraison des fournitures, et non de leur conformité au contrat.
La conformité des fournitures livrées doit être constatée dans un certificat signé par le pouvoir adjudicateur au plus tard un mois après la date de livraison, sauf disposition contraire des conditions particulières ou du cahier des charges.
La conformité ne doit être déclarée que si les conditions d'exécution stipulées dans le contrat ont été respectées et si les fournitures sont conformes au cahier des charges.
Si, pour des raisons imputables au contractant, le pouvoir adjudicateur n'est pas en mesure de procéder à la réception des fournitures, il doit en aviser le contractant par écrit au plus tard à la date d'expiration du délai de déclaration de la conformité.
II.4.10 Conformité au contrat des fournitures livrées
La quantité, la qualité, le prix et l'emballage ou le conditionnement des fournitures livrées par le contractant au pouvoir adjudicateur doivent être conformes à ceux prévus dans le contrat.
Les fournitures livrées doivent:
a) correspondre à la description donnée dans le cahier des charges et posséder les caractéristiques des fournitures présentées par le contractant au pouvoir adjudicateur sous forme d'échantillons ou de modèles;
b) être propres à tout usage spécial recherché par le pouvoir adjudicateur, qu'il a porté à la connaissance du contractant au moment de la conclusion du présent contrat et que le contractant a accepté;
c) être propres aux usages auxquels servent habituellement les fournitures du même type;
d) présenter les normes de qualité élevées et les prestations habituelles de fournitures de même type auxquelles le pouvoir adjudicateur peut raisonnablement s'attendre, eu égard à la nature des fournitures et, le cas échéant, compte tenu des déclarations
publiques faites sur leurs caractéristiques concrètes par le contractant, par le producteur ou par son représentant, notamment dans la publicité ou sur l'étiquetage; conformément à l’état de la technique dans le secteur concerné et aux dispositions du présent contrat, et plus particulièrement au cahier des charges et aux conditions de son offre;
e) être emballées ou conditionnées selon le mode habituel pour les fournitures du même type ou, à défaut du mode habituel, d'une manière propre à les conserver et à les protéger.
II.4.11 Recours
Le contractant doit être responsable à l'égard du pouvoir adjudicateur de tout défaut de conformité qui existe au moment de la vérification des fournitures.
En cas de défaut de conformité, sans préjudice de l'article II.14 relatif aux dommages-intérêts applicables au prix total des fournitures concernées, le pouvoir adjudicateur est en droit:
a) d'exiger la mise en conformité des fournitures, sans frais, par leur réparation ou leur remplacement;
b) ou d'obtenir une réduction appropriée du prix.
La réparation ou le remplacement doit avoir lieu dans un délai raisonnable et ne pas causer d'inconvénient majeur au pouvoir adjudicateur, compte tenu de la nature des fournitures et de l'usage auquel il les destine.
L'expression «sans frais» mentionnée au point a) fait référence au coût de mise en conformité des fournitures, notamment aux frais d'affranchissement, de main-d'œuvre et de matériel.
II.4.12 Montage
Si le cahier des charges le stipule, le contractant doit assurer le montage des fournitures livrées, dans un délai d'un mois, sauf disposition contraire des conditions particulières.
Tout défaut de conformité qui résulte d'une mauvaise installation des fournitures doit être assimilé au défaut de conformité des fournitures si l'installation fait partie du contrat et si elle a été effectuée par le contractant ou sous sa responsabilité. Cette disposition s'applique également si le produit devait être installé par le pouvoir adjudicateur et si son montage défectueux est dû à une erreur des instructions de montage.
II.4.13 Services afférents aux fournitures
Si le cahier des charges le stipule, des services afférents aux fournitures doivent être assurés.
II.4.14 Dispositions générales relatives aux fournitures
a) Emballage
Les fournitures doivent être emballées dans des boîtes ou caisses très résistantes ou par tout autre système garantissant une parfaite préservation du contenu et empêchant les dommages ou détériorations. Les emballages, palettes, etc., y compris le contenu, ne doivent pas dépasser 500 kg.
Sauf dispositions contraires des conditions particulières ou du cahier des charges, les palettes doivent être considérées comme emballage perdu et ne doivent pas être retournées. Chaque boîte ou caisse doit être munie d'une étiquette de signalisation indiquant en caractères apparents:
- le nom du pouvoir adjudicateur et l'adresse de livraison;
- le nom du contractant;
- la désignation du contenu;
- la date de livraison;
- le numéro et la date du contrat;
- le numéro de code du pouvoir adjudicateur attribué à l'article.
b) Garantie
Les fournitures doivent être garanties contre tout vice de fabrication et défaut de matière pendant deux ans à compter de la date de livraison, sauf si le cahier des charges prévoit une période de garantie plus longue.
Le contractant doit garantir que tous les permis et autorisations requis pour fabriquer et vendre les fournitures ont été obtenus.
Le contractant est tenu de remplacer à ses frais tout article s'étant détérioré ou devenu défectueux lors de son utilisation normale pendant la période de garantie. Le remplacement doit intervenir dans un délai raisonnable à convenir d'un commun accord.
Le contractant est responsable de tout défaut de conformité qui existe au moment de la livraison, même si le défaut n'apparaît qu'ultérieurement.
Le contractant est en outre responsable de tout défaut de conformité qui survient après la livraison et qui est imputable à l'inexécution de ses obligations, notamment s'il n'a pas garanti que, pendant une période déterminée, les fournitures soumises à un usage normal ou à un usage spécial conserveront les qualités ou les caractéristiques spécifiées.
En cas de remplacement d'une partie d'un article, la pièce de rechange doit être garantie, aux mêmes conditions, pendant une période d'une durée égale à celle mentionnée ci-dessus.
S'il est établi qu'un défaut est dû à une erreur systématique de conception, le contractant est tenu de remplacer ou de modifier toutes les pièces identiques incorporées dans les autres fournitures faisant partie de la même commande, même si elles n'ont causé aucun incident. Dans ce cas, la période de garantie doit être prolongée ainsi qu'il est prévu au paragraphe ci- dessus.
II.5. COMMUNICATION ENTRE LES PARTIES
II.5.1. Forme et moyens de communication
Toute communication d’informations, d’avis ou de documents au titre du contrat doit:
a) être établie par écrit sur support papier ou sous forme électronique dans la langue du contrat;
b) mentionner le numéro du contrat;
c) être établie selon les modalités de communication indiquées à l’article I.8; et
d) être envoyée par xxxxxxxx postal, courrier électronique ou, pour les documents visés dans les conditions particulières, via e-PRIOR.
Si une partie demande la confirmation écrite d’un courrier électronique dans un délai raisonnable, l’autre partie doit fournir le plus rapidement possible une version originale signée, sur support papier, de la communication.
Les parties conviennent que toute communication faite par courrier électronique produit tous ses effets juridiques et est recevable comme élément de preuve dans des procédures judiciaires.
II.5.2. Date des communications par xxxxxxxx postal et par courrier électronique
Toute communication est réputée effectuée au moment de sa réception par la partie destinataire, sauf si le présent contrat renvoie à la date à laquelle la communication a été envoyée.
Tout courrier électronique est réputé reçu par la partie destinataire le jour de son envoi, pour autant qu'il soit adressé à l’adresse électronique mentionnée à l’article I.8. L’expéditeur doit être en mesure de prouver la date d’envoi. Si l’expéditeur reçoit une notification d'échec de remise, il doit tout mettre en œuvre pour faire en sorte que l’autre partie reçoive effectivement la communication par courrier électronique ou par courrier postal. Dans ce cas, l’expéditeur n’est pas considéré comme ayant manqué ou contrevenu à son obligation d’envoyer la communication dans un délai spécifique.
Le courrier envoyé au pouvoir adjudicateur est réputé reçu par celui-ci à la date de son enregistrement par le service responsable visé à l’article I.8.
Les notifications formelles sont réputées reçues par le destinataire à la date de réception indiquée dans la preuve reçue par l’expéditeur selon laquelle le message a été transmis au destinataire spécifique.
II.5.3. Présentation de documents électroniques via e-PRIOR
Si les conditions particulières le prévoient, l’échange de documents électroniques comme les factures entre les parties est automatisé au moyen de l’utilisation de la plateforme e-PRIOR. Cette plateforme prévoit deux possibilités d’échange: soit au moyen de services web (connexion de machine à machine), soit au moyen d’une application web (le portail fournisseurs).
Le pouvoir adjudicateur prend les mesures nécessaires pour mettre en œuvre et assurer la maintenance des systèmes électroniques qui permettent une utilisation efficace du portail fournisseurs.
Dans le cas d’une connexion de machine à machine, une connexion directe est établie entre les back offices des parties. Dans ce cas, les parties prennent de leur côté les mesures nécessaires pour mettre en œuvre et assurer la maintenance des systèmes électroniques qui permettent une utilisation efficace de la connexion de machine à machine. Les systèmes électroniques sont spécifiés dans le document de contrôle des interfaces. Le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) doit prendre les mesures d’ordre technique nécessaires pour établir une connexion de machine à machine, à ses propres frais.
Si la communication via le portail fournisseurs ou via les services web (connexion de machine à machine) est empêchée par des facteurs indépendants de la volonté d’une des parties, celle-ci doit le notifier à l’autre immédiatement, et les parties doivent prendre les mesures nécessaires pour rétablir cette communication.
S’il est impossible de rétablir la communication dans un délai de deux jours ouvrables, l'une des parties doit notifier à l’autre que les autres moyens de communication visés à l’article II.5.1 seront utilisés jusqu’à ce que le portail fournisseurs ou la connexion de machine à machine soit rétabli.
Lorsqu’une modification du document de contrôle des interfaces exige des adaptations, le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) dispose d'un maximum de six mois à compter de la réception de la notification pour mettre en œuvre cette modification. Ce délai peut être raccourci d’un commun accord entre les parties. Ce délai ne s’applique pas aux mesures urgentes requises par la politique de sécurité du pouvoir adjudicateur visant à garantir l’intégrité, la confidentialité et la non-répudiation des informations ainsi que la disponibilité d’e-PRIOR, qui doivent être appliquées immédiatement.
II.5.4. Validité et date des documents électroniques
Les parties conviennent que tout document électronique, y compris les pièces jointes, échangé via e-PRIOR:
a) est considéré comme équivalant à un document sur support papier;
b) est réputé être l’original du document;
c) est juridiquement contraignant pour les parties dès qu’une personne autorisée dans e- PRIOR a exécuté l’action «signer» dans le système et porte tous ses effets juridiques; et
d) constitue une preuve des informations qu’il contient et est recevable comme élément de preuve dans des procédures judiciaires.
Les parties renoncent expressément à tout droit de contester la validité d’un tel document sur le seul motif que les communications entre les parties ont été effectuées via e-PRIOR ou que le document a été signé via e-PRIOR. Si une connexion directe est établie entre les back offices des parties pour permettre le transfert électronique de documents, les parties conviennent qu’un document électronique, envoyé comme indiqué dans le document de contrôle des interfaces, est considéré comme un message EDI.
Si le document électronique est envoyé via le portail fournisseurs, il est réputé avoir été légalement émis ou envoyé lorsque le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) est en mesure de soumettre le document électronique avec succès sans message d’erreur. Les documents PDF et XML générés pour le document électronique sont considérés comme un accusé de réception par le pouvoir adjudicateur.
Si un document électronique est envoyé au moyen d’une connexion directe établie entre les back offices des parties, ce document électronique est réputé avoir été légalement émis ou envoyé lorsque le statut est «reçu», tel qu’indiqué dans le document de contrôle des interfaces.
Lorsqu’il utilise le portail fournisseurs, le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) peut télécharger le message PDF ou XML pour chaque document électronique pendant un an après la soumission. Après cette période, les copies des documents
électroniques ne sont plus disponibles pour un téléchargement automatique à partir du portail fournisseurs.
II.5.5. Personnes autorisées dans e-PRIOR
Le contractant présente une demande pour chaque personne qui doit se voir accorder le rôle d’«utilisateur» dans e-PRIOR. Ces personnes sont identifiées au moyen du service d’authentification de la Commission européenne (ECAS) et autorisées à accéder à e-PRIOR et à y effectuer des actions dans les limites autorisées par le rôle d’utilisateur que le pouvoir adjudicateur leur a attribué.
Les rôles d’utilisateur permettant aux personnes autorisées dans e-PRIOR de signer des documents juridiquement contraignants, tels que des offres spécifiques ou des contrats spécifiques, sont accordés sur présentation des documents justificatifs attestant que la personne autorisée est habilitée à agir en qualité de représentant légal du contractant.
II.6. Responsabilite
II.6.1 Le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable des dommages ou pertes causés par le contractant, y compris les dommages ou pertes causés à des tiers à l’occasion ou par le fait de l'exécution du contrat.
II.6.2 Si la législation applicable le requiert, le contractant doit souscrire une police d’assurance couvrant les risques et dommages ou pertes relatifs à l'exécution du contrat. Il doit également souscrire les assurances complémentaires qui sont d’usage dans son secteur d’activité. À la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant doit lui fournir la preuve de la couverture d’assurance.
II.6.3 Le contractant est responsable des pertes ou dommages causés au pouvoir adjudicateur à l’occasion ou par le fait de l'exécution du contrat, y compris dans le cadre de la sous- traitance, cette responsabilité étant toutefois limitée à un montant ne dépassant pas trois fois la valeur totale du contrat. Cependant, si le dommage ou la perte est imputable à une faute grave ou une faute intentionnelle du contractant, de son personnel ou de ses sous-traitants, le contractant est responsable du montant total du dommage ou de la perte.
II.6.4 Si un tiers intente une action contre le pouvoir adjudicateur en relation avec l'exécution du contrat, le contractant doit prêter assistance au pouvoir adjudicateur lors de la procédure judiciaire, notamment en intervenant à l’appui du pouvoir adjudicateur à la demande de ce dernier.
Si la responsabilité du pouvoir adjudicateur envers le tiers est établie et que cette responsabilité est causée par le contractant à l’occasion ou par le fait de l'exécution du contrat, l’article II.6.3 est applicable.
II.6.5 Si le contractant se compose d’au moins deux opérateurs économiques (ayant présenté une offre conjointe), ceux-ci sont conjointement et solidairement responsables de l'exécution du contrat à l’égard du pouvoir adjudicateur.
II.6.6 Le pouvoir adjudicateur n’est pas responsable des pertes ou dommages subis par le contractant à l’occasion ou par le fait de l'exécution du contrat, à moins que cette perte
ou ce dommage n’ait été causé par une faute intentionnelle ou une faute grave de la part du pouvoir adjudicateur.
II.7. Conflit d’interets et interets a caractere professionnel contradictoires
II.7.1 Le contractant doit prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation de conflit d’intérêts ou d’intérêts à caractère professionnel contradictoires.
II.7.2 Le contractant doit notifier par écrit au pouvoir adjudicateur le plus rapidement possible toute situation qui pourrait constituer un conflit d’intérêts ou un intérêt à caractère professionnel contradictoire durant l'exécution du contrat. Le contractant doit prendre immédiatement les mesures nécessaires pour remédier à cette situation.
Le pouvoir adjudicateur peut effectuer les actions suivantes:
a) vérifier que les mesures du contractant sont appropriées;
b) exiger que le contractant prenne des mesures supplémentaires dans un délai imparti.
II.7.3 Le contractant doit répercuter par écrit toutes les obligations pertinentes auprès:
a) de son personnel;
b) de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom;
c) des tiers participant à l'exécution du contrat, y compris les sous-traitants.
Le contractant doit également veiller à ce que les personnes visées ci-dessus ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts.
II.8. Confidentialite
II.8.1 Le pouvoir adjudicateur et le contractant doivent traiter de manière confidentielle toute information ou tout document, sous quelque forme que ce soit, divulgué par écrit ou oralement, qui est lié à l'exécution du contrat et désigné par écrit comme étant confidentiel.
II.8.2 Chaque partie a l’obligation:
a) de ne pas utiliser d’informations ou de documents confidentiels à des fins autres que le respect des obligations qui lui incombent en vertu du contrat sans l’accord préalable écrit de l’autre partie;
b) d’assurer la protection de ces informations ou documents confidentiels en garantissant le même niveau de protection que pour ses propres informations ou documents confidentiels, et dans tous les cas avec toute la diligence nécessaire;
c) de ne pas divulguer, directement ou indirectement, des informations ou documents confidentiels à des tiers sans l’accord préalable écrit de l’autre partie.
II.8.3 L'obligation de confidentialité prévue au présent article est contraignante pour le pouvoir adjudicateur et le contractant pendant l'exécution du contrat et tant que les informations ou les documents restent confidentiels, sauf si:
a) la partie concernée accepte de libérer plus tôt l’autre partie de l’obligation de confidentialité;
b) les informations ou les documents confidentiels deviennent publics par d’autres moyens qu’une violation de l’obligation de confidentialité;
c) la législation applicable exige la divulgation des informations ou documents confidentiels.
II.8.4 Le contractant doit obtenir de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom, ainsi que des tiers participant à l'exécution du contrat, l’engagement qu’ils se conformeront au présent article. À la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant doit fournir un document attestant de cet engagement.
II.9. Traitement des donnees a caractere personnel
II.9.1 Les données à caractère personnel mentionnées dans le contrat doivent être traitées conformément au règlement (CE) nº 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Ces données ne doivent être traitées par le responsable du traitement des données qu’aux fins de l'exécution, de la gestion et du suivi du contrat, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’Union.
II.9.2 Le contractant dispose d’un droit d’accès aux données à caractère personnel le concernant, de même que d’un droit de rectification de ces données. Il adresse toute question concernant le traitement de ces dernières au responsable du traitement des données.
II.9.3 Le contractant a le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données.
II.9.4 Si le contrat exige le traitement de données à caractère personnel par le contractant, celui-ci ne peut agir que sous la supervision du responsable du traitement des données, notamment en ce qui concerne les fins du traitement, les catégories de données pouvant être traitées, les destinataires des données et les moyens par lesquels la personne concernée peut exercer ses droits.
II.9.5 Le contractant doit donner à son personnel l’accès aux données dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat.
II.9.6 Le contractant doit adopter des mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel appropriées, eu égard aux risques inhérents au traitement et à la nature des données à caractère personnel concernées, afin:
a) de prévenir l'accès par des personnes non autorisées aux systèmes informatiques de traitement des données à caractère personnel, notamment d'empêcher:
i) toute lecture, copie, modification ou tout déplacement non autorisés des supports de stockage,
ii) toute saisie non autorisée de données, ainsi que toute divulgation, toute modification ou tout effacement non autorisés de données à caractère personnel stockées,
iii) l'utilisation par des personnes non autorisées des systèmes de traitement de données au moyen d'installations de transmission de données;
b) de garantir que les utilisateurs autorisés d'un système de traitement des données ne puissent accéder qu'aux données à caractère personnel que leur droit d'accès leur permet de consulter;
c) de garder une trace des données à caractère personnel qui ont été communiquées, du moment où elles ont été communiquées et de leur destinataire;
d) de garantir que les données à caractère personnel qui sont traitées pour le compte de tiers ne puissent l'être que de la façon prévue par le pouvoir adjudicateur;
e) de garantir que, lors de la communication de données à caractère personnel et du transport de supports de stockage, les données ne puissent être lues, copiées ou effacées sans autorisation;
f) de concevoir sa structure organisationnelle de manière à ce qu'elle réponde aux exigences de la protection des données.
II.10. Sous-traitance
II.10.1 Le contractant ne peut sous-traiter ni faire exécuter le contrat par des tiers autres que ceux déjà mentionnés dans son offre sans autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.
II.10.2 Même si le pouvoir adjudicateur autorise la sous-traitance, le contractant reste lié par ses obligations contractuelles et est le seul responsable de l'exécution du présent contrat.
II.10.3 Le contractant doit veiller à ce que le sous-contrat ne porte pas atteinte aux droits du pouvoir adjudicateur en vertu du présent contrat, et notamment ceux visés aux articles II.8 et II.22.
II.10.4 Le pouvoir adjudicateur peut demander au contractant de remplacer un sous-traitant se trouvant dans une des situations visées aux points d) et e) de l’article II.17.1.
II.11. AVENANTS
II.11.1 Tout avenant au contrat doit être établi par écrit avant l’exécution de toute obligation contractuelle.
II.11.2 Tout avenant ne doit apporter aucune modification au contrat qui pourrait altérer les conditions initiales de la procédure de passation de marchés ou donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires.
II.12. CESSION
II.9.1 Le contractant ne peut céder les droits et obligations, y compris les créances et l’affacturage, découlant du contrat sans l’autorisation préalable écrite du pouvoir adjudicateur. En pareils cas, le contractant doit communiquer au pouvoir adjudicateur l’identité de l’ayant droit.
II.9.2 Aucun droit ou obligation cédé par le contractant sans autorisation n’est opposable au pouvoir adjudicateur.
II.13. Force majeure
II.13.1 Si une partie est confrontée à un cas de force majeure, elle doit immédiatement le notifier à l’autre partie, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de ces circonstances.
II.10.3 Une partie n’est pas responsable des retards dans l'exécution de ses obligations au titre du contrat ou du non-respect de ces obligations si ce retard ou non-respect est le résultat d’un cas de force majeure. Si le contractant est empêché, par un cas de force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux fournitures effectivement livrées et qui obtiennent un certificat de conformité.
II.13.3 Les parties doivent prendre toutes mesures nécessaires pour limiter les éventuels dommages qui résulteraient d’un cas de force majeure.
II.14. Dommages-interets
II.14.1. Livraison tardive
Si le contractant n’exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le présent contrat, le pouvoir adjudicateur peut lui imposer le paiement de dommages-intérêts pour chaque jour civil de retard, calculés selon la formule suivante:
0,3 x (V/d) où:
V est le prix de l'achat ou de la fourniture en question;
d est la durée mentionnée dans le contrat pour la livraison de l’achat ou de la fourniture en question ou, à défaut, la durée d’exécution du contrat indiquée à l'article I.3, exprimée en jours civils.
Des dommages-intérêts peuvent être imposés avec une réduction des prix conformément aux conditions énoncées à l’article II.15.
II.14.2. Procédure
Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au contractant son intention d’appliquer des dommages-intérêts et le montant calculé correspondant.
Le contractant fait part de ses observations dans les trente jours qui suivent la date de réception. À défaut, la décision devient exécutoire le jour suivant l’expiration du délai de présentation des observations.
Si le contractant présente des observations, le pouvoir adjudicateur doit lui notifier, en tenant compte desdites observations:
a) le retrait de son intention d’appliquer des dommages-intérêts; ou
b) sa décision finale d’appliquer des dommages-intérêts et le montant correspondant.
II.14.3. Nature des dommages-intérêts
Les parties reconnaissent et conviennent expressément que toute somme payable au titre du présent article ne constitue pas une sanction et représente une estimation raisonnable de la juste compensation des dommages causés par la non-livraison des fournitures dans les délais applicables fixés dans le présent contrat.
II.14.4 Réclamations et responsabilité
Les réclamations de dommages-intérêts n’ont pas d'incidence sur la responsabilité réelle ou potentielle du contractant ou sur les droits du pouvoir adjudicateur en vertu de l’article II.17.
II.15. Reduction des prix
II.15.1. Normes de qualité
Si le contractant ne livre pas les fournitures conformément au contrat («obligations inexécutées»), ou s’il ne livre pas les fournitures conformément aux normes de qualité attendues prévues dans le cahier des charges («livraison de faible qualité»), le pouvoir adjudicateur peut réduire ou recouvrer les paiements de manière proportionnelle à la gravité des obligations inexécutées ou de la livraison de faible qualité. Il s'agit en particulier des cas où le pouvoir adjudicateur ne peut approuver un document ou délivrer un certificat de conformité des fournitures tel que défini à l’article I.5 après présentation par le contractant des informations supplémentaires demandées, de corrections ou d’une nouvelle fourniture.
Une réduction des prix peut être imposée avec des dommages-intérêts dans les conditions de l’article II.14.
II.15.2. Procédure
Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au contractant son intention de réduire le paiement et le montant calculé correspondant.
Le contractant fait part de ses observations dans les trente jours qui suivent la date de réception. À défaut, la décision devient exécutoire le jour suivant l’expiration du délai de présentation des observations.
Si le contractant présente des observations, le pouvoir adjudicateur doit lui notifier, en tenant compte desdites observations:
a) le retrait de son intention de réduire le paiement; ou
b) la décision finale de réduire le paiement et le montant correspondant.
II.15.3. Réclamations et responsabilité
Les réductions de prix n’ont pas d'incidence sur la responsabilité réelle ou potentielle du contractant ou sur les droits du pouvoir adjudicateur en vertu de l’article II.17.
II.16. Suspension de l'execution du contrat
II.16.1. Suspension par le contractant
Si le contractant est confronté à un cas de force majeure, il peut suspendre l'exécution du contrat.
Le contractant doit immédiatement notifier la suspension au pouvoir adjudicateur. La notification doit comprendre une description du cas de force majeure et indiquer le moment auquel le contractant devrait reprendre l'exécution du contrat.
Le contractant doit notifier au pouvoir adjudicateur qu’il est en mesure de reprendre l’exécution du contrat, à moins que celui-ci n’ait déjà résilié le contrat.
II.16.2. Suspension par le pouvoir adjudicateur
Le pouvoir adjudicateur peut suspendre l'exécution de tout ou partie du contrat:
a) si la procédure d’attribution du contrat ou l'exécution du contrat se révèle entachée
d'erreurs substantielles, d’irrégularités ou de fraude;
b) pour vérifier si les erreurs substantielles, les irrégularités ou les fraudes présumées ont effectivement eu lieu.
Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement la suspension au contractant. La suspension prend effet à la date de la notification formelle, ou à une date ultérieure indiquée dans la notification formelle.
Le pouvoir adjudicateur doit notifier au contractant le plus rapidement:
a) sa décision de lever la suspension; ou
b) son intention de résilier le contrat au titre de l’article II.17.1, point f) ou j).
Le contractant ne peut exiger d’indemnisation en cas de suspension d'une partie quelconque du contrat.
II.17. Resiliation du contrat
II.17.1. Motifs de résiliation par le pouvoir adjudicateur
Le pouvoir adjudicateur peut résilier le présent contrat dans les cas suivants:
a) si la livraison des fournitures prévue dans le contrat n’a pas effectivement débuté dans les quinze jours suivant la date prévue à cet effet, et si la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par le pouvoir adjudicateur, compte tenu de l’article II.11.2;
b) si le contractant ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du contrat;
c) si le contractant n'exécute pas le contrat conformément au cahier des charges ou s'il ne remplit pas une autre obligation contractuelle substantielle;
d) si le contractant ou toute personne qui répond indéfiniment des dettes du contractant se trouve dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier;
e) si le contractant ou toute personne liée fait l’objet d’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, points c) à f), ou à l’article 106, paragraphe 2, du règlement financier;
f) si la procédure d’attribution du contrat ou l'exécution du contrat se révèle entachée
d’erreurs substantielles, d’irrégularités ou de fraude;
g) si le contractant ne respecte pas les obligations applicables en vertu de la législation environnementale et sociale et de la législation du travail établies par le droit de l’Union, le droit national et les conventions collectives ou par les dispositions législatives internationales dans le domaine environnemental et social et dans le domaine du travail énumérées à l’annexe X de la directive 2014/24/UE;
h) si le contractant se trouve dans une situation qui pourrait constituer un conflit d’intérêts ou un intérêt à caractère professionnel contradictoire visé à l’article II.7;
i) lorsqu’un changement juridique, financier, technique, d’organisation ou de contrôle dans la situation du contractant est susceptible d’influer de manière substantielle sur l'exécution du contrat ou de modifier de manière substantielle les conditions dans lesquelles le contrat a initialement été attribué;
j) en cas de force majeure, si la reprise de la mise en œuvre est impossible ou si un changement nécessaire au contrat signifierait que le cahier des charges n’est plus respecté ou donnerait lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires ou contractants.
II.17.2. Motifs de résiliation par le contractant
Le contractant peut résilier le contrat:
a) s’il détient la preuve que le pouvoir adjudicateur a commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude dans la procédure d’attribution du contrat ou dans l'exécution du contrat;
b) si le pouvoir adjudicateur ne respecte pas ses obligations, notamment l’obligation de fournir au contractant les informations nécessaires à l'exécution du contrat prévue dans le cahier des charges.
II.17.3. Procédure de résiliation
Une partie doit notifier formellement à l’autre partie son intention de résilier le contrat en précisant les motifs de la résiliation.
L’autre partie dispose d’un délai de 30 jours à compter de la date de réception pour faire part de ses observations, y compris les mesures qu’elle a prises pour assurer la continuité du respect de ses obligations contractuelles. À défaut, la décision de résiliation devient exécutoire le jour suivant l’expiration du délai de présentation des observations.
Si l’autre partie présente des observations, la partie souhaitant résilier doit lui notifier formellement le retrait de son intention de résilier ou sa décision finale de résiliation.
Dans les cas visés à l’article II.17.1, points a) à d), et g) à i), et à l’article II.17.2, la date à laquelle la résiliation prend effet doit être précisée dans la notification formelle.
Dans les cas visés à l’article II.17.1, points e), f) et j), la résiliation est effective le jour suivant la date à laquelle le contractant a reçu notification de la résiliation.
En outre, à la demande du pouvoir adjudicateur et indépendamment des motifs de résiliation, le contractant doit fournir toute l’assistance nécessaire, y compris les informations, documents et dossiers, afin de permettre au pouvoir adjudicateur d’achever ou de continuer la livraison des fournitures, ou de la transférer à un nouveau contractant ou en interne, sans interruption ou effet négatif sur la qualité ou la continuité de la livraison des fournitures. Les parties peuvent convenir d’établir un plan de transition précisant les modalités de l’assistance du contractant, à moins qu’un tel plan ne soit déjà détaillé dans les autres documents contractuels ou dans le cahier des charges. Le contractant doit fournir cette assistance sans frais supplémentaires, sauf s’il peut démontrer que cette assistance nécessite des ressources ou moyens supplémentaires substantiels, auquel cas il doit fournir une estimation des frais engagés et les parties négocieront un arrangement de bonne foi.
II.17.4. Effets de la résiliation
Le contractant est responsable des dommages subis par le pouvoir adjudicateur à la suite de la résiliation du contrat, y compris le coût de désignation d’un autre contractant pour livrer ou achever les fournitures, à moins que les dommages n’aient été causés par la situation visée à l’article II.17.1, point j), ou à l’article II.17.2. Le pouvoir adjudicateur peut exiger l’indemnisation de ces dommages.
Le contractant n’a pas droit à une indemnisation des pertes résultant de la résiliation du contrat, y compris la perte de bénéfices attendus, à moins que cette perte n’ait été causée par la situation visée à l’article II.17.2.
Le contractant doit prendre toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements.
Le contractant dispose d’un délai de 60 jours à compter de la date de résiliation pour présenter les rapports et factures requis pour les fournitures livrées avant la date de résiliation.
En cas d’offre conjointe, le pouvoir adjudicateur peut résilier le contrat conclu avec chaque membre du groupement séparément en vertu de l’article II.17.1, point d), e) ou g), dans les conditions fixées à l’article II.11.2.
II.18. Factures, taxe sur la valeur ajoutee et facturation electronique
II.18.1. Factures et taxe sur la valeur ajoutée
Sur les factures doivent figurer l’identité du contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe), le montant, la monnaie et la date, ainsi que la référence du contrat.
Les factures doivent indiquer le lieu d’assujettissement à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) du contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) et doivent mentionner séparément les montants hors TVA et les montants TVA comprise.
Le pouvoir adjudicateur est exonéré de tous droits et taxes, notamment de la TVA, en application des dispositions des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne.
Le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) doit effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s’assurer de l’exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les fournitures et services nécessaires à l'exécution du contrat.
II.18.2. Facturation électronique
Si les conditions particulières le prévoient, le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) présente des factures sous format électronique si les conditions concernant la signature électronique énoncées par la directive 2006/112/CE sur la TVA sont satisfaites, à savoir si une signature électronique qualifiée ou l’échange de données informatisé sont utilisés.
La réception des factures au format standard (pdf) ou par courrier électronique n’est pas acceptée.
II.19. Revision des prix
Si un indice de révision des prix est prévu à l’article I.4.2, le présent article y est applicable. Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année du contrat.
Au début de la deuxième année du contrat et de chaque année qui suit, chaque prix peut être révisé à la hausse ou à la baisse sur demande d’une des parties.
Une partie peut demander une révision des prix par écrit au plus tard trois mois avant la date anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat. L’autre partie doit accuser réception de la demande dans un délai de 14 jours à compter de la réception de celle-ci.
À la date anniversaire, le pouvoir adjudicateur doit communiquer l’indice final du mois de réception de la demande ou, à défaut, le dernier indice provisoire disponible pour ce mois. Le contractant établit le nouveau prix sur cette base et le communique dès que possible au pouvoir adjudicateur pour vérification.
La révision des prix est calculée au moyen de la formule suivante: Ir
Pr = Po x ( — )
Io
où: Pr = prix révisé;
Po = prix de l’offre;
Io = indice du mois d’entrée en vigueur du contrat;
Ir = indice du mois de réception de la demande de révision des prix.
II.20. Paiements et garanties
II.20.1. Date du paiement
Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte du pouvoir adjudicateur.
II.20.2. Monnaie
Les paiements sont exécutés en euros ou dans la monnaie indiquée à l’article I.7.
II.20.3. Conversion
La conversion entre l’euro et une autre monnaie par le pouvoir adjudicateur se fait au cours journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne ou, à défaut, au taux de change comptable mensuel établi par la Commission européenne et publié sur le site internet indiqué ci-dessous, applicable le jour de l’établissement de l’ordre de paiement.
La conversion entre l’euro et une autre monnaie par le contractant se fait au taux de change comptable mensuel établi par la Commission européenne et publié sur le site internet indiqué ci-dessous, applicable à la date de la facture.
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx.xxx
II.20.4. Frais de virement
Les frais de virement sont répartis comme suit:
a) les frais d’émission facturés par la banque du pouvoir adjudicateur sont à la charge de ce dernier;
b) les frais de réception facturés par la banque du contractant sont à la charge de ce dernier;
c) les frais liés à un virement supplémentaire imputable à l’une des parties sont à la charge de celle-ci.
II.20.5. Garanties de préfinancement, garanties de bonne fin et retenues de garantie
Si, conformément à l’article I.6, une garantie financière est exigée pour le versement d’un préfinancement, ou à titre de garantie de bonne fin ou de retenue de garantie, les conditions suivantes doivent être remplies:
a) la garantie financière est fournie par une banque ou un établissement financier agréé par le pouvoir adjudicateur ou, à la demande du contractant et avec l’accord du pouvoir adjudicateur, par un tiers;
b) le garant intervient en qualité de garant à première demande et n'exige pas que le pouvoir adjudicateur poursuive le débiteur principal (le contractant).
Les frais occasionnés par la fourniture de cette garantie sont à la charge du contractant.
Les garanties de préfinancement doivent rester en vigueur jusqu’à l’apurement du préfinancement par déduction des paiements intermédiaires ou du paiement du solde. Lorsque ce dernier prend la forme d’une note de débit, la garantie de préfinancement doit rester en vigueur pendant les trois mois qui suivent l’envoi de la note de débit au contractant. Le pouvoir adjudicateur doit libérer la garantie dans le mois qui suit.
Les garanties de bonne fin couvrent le respect des obligations contractuelles substantielles jusqu’à l’approbation définitive de la fourniture par le pouvoir adjudicateur. La garantie de bonne fin ne doit pas dépasser 10 % du prix total du contrat. Le pouvoir adjudicateur doit libérer la garantie dans son intégralité après l’approbation définitive de la fourniture, comme le prévoit le contrat.
Les retenues de garantie couvrent la totalité de la livraison de fournitures conformément au contrat, notamment durant le délai de responsabilité et jusqu’à leur approbation définitive par le pouvoir adjudicateur. La retenue de garantie ne doit pas dépasser 10 % du prix total du contrat. Le pouvoir adjudicateur doit libérer la garantie après l’expiration du délai de responsabilité comme le prévoit le contrat.
Le pouvoir adjudicateur ne peut demander une retenue de garantie lorsqu’il a demandé une garantie de bonne fin.
II.20.6. Paiements intermédiaires et paiement du solde
Le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) doit présenter une facture pour demander le paiement intermédiaire, comme le prévoit l’article I.5 ou le cahier des charges.
Le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) doit présenter une facture pour demander le paiement du solde dans les 60 jours suivant la fin de la période de livraison des fournitures, comme le prévoit l’article I.5 ou le cahier des charges.
Le paiement de la facture et l’approbation des documents n’emportent reconnaissance ni de leur régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.
Le paiement du solde peut prendre la forme d'un recouvrement.
II.20.7. Suspension du délai de paiement
Le pouvoir adjudicateur peut suspendre à tout moment les délais de paiement visés à l’article I.5 en notifiant au contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) que sa facture ne peut être traitée. Les motifs que le pouvoir adjudicateur peut invoquer pour justifier son incapacité à traiter une facture sont les suivants:
a) la facture n’est pas conforme aux dispositions du contrat;
b) le contractant n’a pas produit les fournitures ou les documents appropriés; ou
c) le pouvoir adjudicateur a des observations à formuler sur les fournitures ou les documents présentés avec la facture.
Le pouvoir adjudicateur doit notifier une telle suspension au contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) dès que possible, en la motivant.
La suspension prend effet à la date d’envoi de la notification par le pouvoir adjudicateur. Le délai de paiement restant reprend à compter de la date de réception des informations demandées ou des documents révisés ou de la réalisation des vérifications complémentaires requises, notamment des contrôles sur place. Si la période de suspension est supérieure à deux mois, le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) peut demander au pouvoir adjudicateur de motiver le maintien de la suspension.
Lorsque les délais de paiement ont été suspendus à la suite du refus d’un document visé au premier alinéa du présent article et que le nouveau document produit est également refusé, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier le contrat conformément à l’article II.17.1, point c).
II.20.8. Intérêts de retard
À l’expiration des délais de paiement visés à l’article I.5, le contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) est en droit d’obtenir des intérêts de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros (taux de référence), majoré de huit points. Le taux de référence est le taux en vigueur le premier jour du mois au cours duquel le délai de paiement prend fin, tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C.
La suspension du délai de paiement conformément à l’article II.20.7 ne peut être considérée comme donnant lieu à un retard de paiement.
Les intérêts de retard portent sur la période comprise entre le jour qui suit la date d’exigibilité du paiement et, au plus tard, la date du paiement telle que définie à l’article II.20.1.
Toutefois, lorsque les intérêts calculés sont d’un montant inférieur ou égal à 200 EUR, ils ne sont versés au contractant (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) que sur demande présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.
II.21. Recouvrement
II.21.1 Si un montant doit faire l’objet d’un recouvrement aux termes du contrat, le contractant doit reverser ledit montant au pouvoir adjudicateur.
II.21.2 Procédure de recouvrement
Avant de procéder au recouvrement, le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au contractant son intention de recouvrer le montant concerné, en précisant le montant dû et les motifs du recouvrement et en invitant le contractant à faire part de ses observations dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la notification.
Si aucune observation n’a été présentée ou si, malgré les observations présentées, le pouvoir adjudicateur décide de poursuivre la procédure de recouvrement, il doit confirmer ce recouvrement en notifiant formellement une note de débit au contractant, précisant la date de paiement. Le contractant doit payer le montant conformément aux dispositions de la note de débit.
Si le contractant n’a toujours pas effectué le paiement à la date d’échéance, le pouvoir adjudicateur peut, après en avoir informé le contractant par écrit, recouvrer les montants dus:
a) par compensation avec des sommes que l’Union ou la Communauté européenne de l’énergie atomique doivent au contractant;
b) par mobilisation de la garantie financière si le contractant a remis une telle garantie au pouvoir adjudicateur;
c) par une action en justice.
II.21.3 Intérêts de retard
Si le contractant n’honore pas l’obligation d’acquitter le montant dû à la date d’échéance fixée par le pouvoir adjudicateur dans la note de débit, la somme due est majorée d’intérêts au taux indiqué à l’article II.20.8. Les intérêts de retard porteront sur la période comprise entre le jour qui suit la date d’exigibilité du paiement et la date à laquelle le pouvoir adjudicateur obtient le paiement intégral de la somme due.
Tout paiement partiel s’impute d’abord sur les frais et intérêts de retard et ensuite sur le principal.
II.21.4 Règles en matière de recouvrement dans le cas d’une offre conjointe
Si le contrat est signé par un groupement (offre conjointe), ce groupement est conjointement et solidairement responsable en vertu des conditions énoncées à l’article II.6 (responsabilité). Le pouvoir adjudicateur réclame d’abord la totalité du montant au chef de file.
Si le chef de file n’a toujours pas effectué le paiement à la date d’échéance et si le montant ne peut être compensé conformément à l’article II.21.2, point a), le pouvoir adjudicateur peut réclamer l’intégralité du montant aux autres membres du groupement en leur notifiant la note de débit déjà envoyée au chef de file en vertu de l’article II.21.2.
II.22. Controles et audits
II.22.1 Le pouvoir adjudicateur et l'Office européen de lutte antifraude peuvent procéder à un contrôle ou à un audit de l'exécution du contrat. Ces contrôles et audits peuvent être effectués par le personnel de l’OLAF ou par tout autre organisme externe mandaté par ce dernier à cet effet.
Ces contrôles et audits peuvent être lancés à tout moment durant la livraison des fournitures et jusqu’à cinq ans à compter du paiement du solde.
La procédure d’audit commence à la date de réception de la lettre correspondante envoyée par le pouvoir adjudicateur. Les audits se déroulent en toute confidentialité.
II.22.2 Le contractant doit conserver l’ensemble des documents originaux sur tout support approprié, y compris sur support numérique lorsque celui-ci est autorisé par la législation nationale, pendant une période de cinq ans à compter du paiement du solde.
II.22.3 Le contractant doit accorder au personnel du pouvoir adjudicateur et aux personnes extérieures mandatées par ce dernier un droit d’accès approprié aux sites et aux locaux où le contrat est exécuté, ainsi qu’à toutes les informations nécessaires, y compris sous format électronique, pour mener à bien ces contrôles et audits. Le contractant doit veiller à la disponibilité immédiate des informations au moment du contrôle ou de l’audit et, en cas de demande en ce sens, à leur transmission sous une forme appropriée.
II.22.4 Sur la base des constatations faites lors de l’audit, un rapport provisoire est établi. Le pouvoir adjudicateur ou son mandataire doit l’envoyer au contractant, qui dispose de 30 jours à compter de la date de réception pour formuler des observations. Le contractant doit recevoir le rapport final dans un délai de 60 jours à compter de l’expiration du délai de présentation des observations.
Sur la base des constatations finales issues de l’audit, le pouvoir adjudicateur peut procéder au recouvrement total ou partiel des paiements effectués conformément à l’article II.21 et prendre toute autre mesure qu’il estime nécessaire.
II.22.5 En vertu du règlement (Euratom, CE) nº 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités et du règlement (UE, Euratom) nº 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (XXXX), l’OLAF peut effectuer des enquêtes, y compris des contrôles et des vérifications sur place, afin d’établir s’il y a eu fraude, corruption ou autre activité illégale dans le cadre du contrat portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union. Les constatations qui ressortent d’une enquête peuvent entraîner des poursuites judiciaires au titre de la législation nationale.
Les enquêtes peuvent être réalisées à tout moment durant l'exécution du contrat et jusqu’à cinq ans à compter du paiement du solde.