Modèle de Convention de subside

Comment compléter cette Convention de subside :

L es éléments figurant entre <...> doivent être remplacés par les informations pertinentes pour la convention de subside en question.
le texte en <italique> vous donne une indication quant à la nature des informations à fournir.
Les phrases figurant entre [ ] ne doivent être insérées que si nécessaire.

Toutes les autres parties de ces instructions types ne doivent en aucun cas être modifiées.

Le présent modèle de Convention devra être utilisé en complément de la décision d’octroi, lorsque, dans le cadre d’un projet ou d’un programme, Xxxxxx veut octroyer conformément à l’article 11 de la loi Enabel et aux conditions d’octroi mentionnées dans l’Arrêté Royal « Subsides » du 23 février 2018 un subside à un bénéficiaire qui répond aux critères suivants :

Le bénéficiaire est :

une personne morale de droit public
une organisation régionale de droit public
une association sans but lucratif ou une fondation ;
une personne morale de droit privé dont la maximisation du profit ne constitue pas l’objectif prioritaire

Le bénéficiaire poursuit un objectif qui s’intègre dans les objectifs de la Coopération belge au Développement visés au chapitre 2 de la loi du 19 mars 2013 relative à la Coopération belge au Développement ;

Les activités du bénéficiaire s’intègrent dans les portefeuilles exécutés par Xxxxxx.

Conformément à l’Arrêté royal du 23/02/2018, la convention de subside comprend

1° la référence à la décision d’octroi applicable;

2° les critères concernant l‘éligibilité des dépenses et la description des coûts inéligibles;

3° les obligations du bénéficiaire en matière d’acquisition de biens, travaux et services;

4° l’obligation pour le bénéficiaire d’informer Xxxxxx de tout changement qui pourrait remettre en cause sa propre recevabilité comme bénéficiaire ou affecter la mise en œuvre de l’action de manière négative;

5° l’obligation pour le bénéficiaire d’informer Xxxxxx de l’obtention de financement additionnel pour l’action;

6° les modalités de modification, de suspension ou d’arrêt de l’action..

Le présent modèle est toujours applicable en respect des procédures Enabel, cela veut dire :

en respect des séparations de fonctions à respecter (voir….)
en respect des principes de bonne administration tel que par exemple transparence, égalité de traitement, non cumul, non-rétroactivité, le devoir de minutie, de motivation formelle et matérielle, impartialité,… .

Les directives pour l’élaboration, le suivi et la gestion des conventions de subsides sont repris dans le Guide pour l’Octroi de subsides

Les procédures d’octroi suivantes sont possibles :

procédure 1 : appel à propositions ;
procédure 2 : octroi direct

Les conditions d’octroi se composent de critères relatifs à :

1° la recevabilité du demandeur et, le cas échéant, de ses partenaires;

2° la recevabilité de la proposition, en ce compris l’interdiction de double financement;

3° l’évaluation de la capacité du demandeur à mettre en œuvre l’action;

4° l’évaluation de la proposition.

Aucune offre, aucun don ou paiement, aucune rémunération ou avantage d’aucune sorte constituant un acte illicite ou une pratique de corruption n’a été ou ne sera accordé à qui que ce soit, directement ou indirectement, en vue ou en contrepartie de la décision d’octroi du subside. Tout acte de cette nature est un motif suffisant pour justifier l’annulation de la présente convention.

Le canevas de la convention doit être respecté. Il se compose des éléments suivants :

La présente convention de subside ;
Annexe I : Proposition d’action y compris le cadre logique, la planification opérationnelle, le budget et la planification financière
Xxxxxx XX : Formats de rapportage ;
Xxxxxx XX: Modèle de demande de paiement.
Xxxxxx XX : Modèle de transfert de propriété des actifs]
Annexe V : Fiche d’entité légale (privée ou publique)
Xxxxxx XX: Principes de marchés publics (dans le cas d’un bénéficiaire-contractant privé)
Annexe VII : Fiche signalétique financier

Chaque convention devra être identifiée par un numéro ou une référence spécifique et doit faire partie d’un dossier administratif contenant une ‘page de garde dossier subside’.

Le texte en italique et en jaune constitue une instruction ou information, et devra donc être effacé de la version finale.

N’OUBLIEZ PAS D’EFFACER TOUTES LES INSTRUCTIONS !

convention de subside

DANS LE CADRE DU <PROJETAPPUI XX XXXXXXXXXXXXX XX X’XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXX X’XXX XXXXXXX-XXXXXX-XXXXX- GIN GIN1701411>

Numéro de la convention de subside< GIN 1701411/AP/003, GIN1800311/AP/001 >

Entre :

Xxxxxx, représentée par M./Mme <Xxxxxx Xxxxxxxxxxx- Représentante résidente-Enabel en Guinée>, adresse

d’une part,

<nom complet de l’institution publique ou privée, acronyme >, représenté(e) par Mr/Xxx <Nom du représentant> ayant son siège à <adresse> (ci-après dénommé(e) « le bénéficiaire-contractant »)

d’autre part,

Préliminaires

Vu la Loi du 21 décembre 1998 portant création de la « Coopération Technique Belge » sous la forme d’une société de droit public, article 8, modifié par article 5 de la loi du 20 janvier 2014;

Vu la loi du 23 novembre 2017 portant modification du nom de la Coopération technique belge et définition des missions et du fonctionnement de Enabel, Agence belge de Développement ;

Vu l’Arrêté royal du 23 février 2018 relatif à l’octroi de subsides par Xxxxxx et le contrôle de ceux-ci ;

Vu la Convention Spécifique, N°………….. en date du 14 décembre 2018

[Vu l’avis d’appel à propositions du …< date>…] dans le cas d’un Appel à propositions ;

[Vu le rapport d’évaluation en date du < date > ;]

Vu la décision d’octroi no. du < date> ;

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet de la convention

La présente convention a pour objet l’octroi, par Xxxxxx d’un subside en vue de la réalisation de l’action décrite à l’Annexe I et ci-après dénommée ‘l’action’.

[L’objectif général de l’action est : (à indiquer uniquement si plusieurs objectifs spécifiques)

L(es)’objectif (s) spécifique(s) de l’action est (sont) :

<Décrire brièvement les résultats et activités que l’intervention va financer>

Le cadre logique et la planification opérationnelle sont disponibles en annexe I

Article 2 – Montant du subside

Le montant total du subside octroyé par Enabel est au maximum de < indiquer le montant maximum en chiffres et en lettres > euros, [le cas échéant, indiquer le montant en devises nationales].

Le budget et la planification financière sont disponibles en annexe I

article 3 – Entrée en vigueur et période de mise en œuvre

La convention de subside entre en vigueur le <indiquer la date (début des activités)> et prend fin le <indiquer la date (fin des activités : au moins 6 mois avant la fin de CS du portfolio ou du DTF le cas échéant)>.

Article 4 – Coûts éligibles

4.1. Coûts éligibles

Les coûts que Enabel peut subsidier, sont :

1° les coûts opérationnels;

2° les coûts de gestion;

3° les coûts de structure.

Les « coûts opérationnels » sont les coûts nécessaires et indispensables à l’atteinte des objectifs et des résultats de l’action, y inclus le coût de l’atteinte de livrables vérifiables;

Les « coûts de gestion » sont les coûts isolables liés à la gestion, à l’encadrement, à la coordination, au suivi, au contrôle, à l’évaluation ou à l’audit financier et engendrés spécifiquement par la mise en œuvre de l’action ou la justification du subside;

Les « coûts de structure » sont les coûts qui sont liés à la réalisation de l’objet social du bénéficiaire et, bien qu’ils soient influencés par la mise en œuvre de l’action, ne sont ni isolables ni imputables sur le budget de cette action.

Dans ce cadre sont éligibles (au titre de coût opérationnel ou coût de gestion) les coûts directs suivants du bénéficiaire-contractant:

Ne garder que les coûts éligibles applicables à la présente convention de subsides

les coûts du personnel affecté à l’action, correspondant aux rémunérations et salaires bruts réels, incluant les charges sociales et les autres coûts entrant dans la rémunération; ils ne doivent pas excéder les salaires et coûts normalement supportés par le bénéficiaire-contractant à moins d’une justification indiquant que les excédents sont indispensables à la réalisation de l’activité;
les frais de voyage et de séjour, pour autant qu’ils correspondent aux pratiques habituelles du bénéficiaire-contractant ou n'excèdent pas les barèmes applicables au sein d’Enabel;
les coûts de services, de travaux et d’achat d’équipements destinés spécifiquement aux besoins de l’action (marchés publics au sens de l’article 7.3.);
les coûts découlant d’autres contrats étayés de pièce justificatives passés par le bénéficiaire-contractant pour les besoins de la mise en œuvre de l’activité ; les coûts découlant directement d’exigences posées par la convention (diffusion d’informations, évaluation spécifique de l’activité, audits, traductions, reproduction, assurances, etc.), y compris les frais de services financiers (notamment le coût des transferts et des garanties financières lorsqu’elles sont requises conformément à la convention
les droits, taxes et toute autre charge, y compris la taxe sur la valeur ajoutée, payés et non récupérables par le bénéficiaire-contractant;
les repas, boissons et snacks sont acceptés pour les activités dans le pays partenaire s’ils font partie et sont nécessaires à ces activités, sont motivés et d’un montant raisonnable.
Les subventions à des sous-bénéficiaires. Les points suivants doivent être décrits dans l’annexe I)

La description des objectifs et résultats à atteindre avec ces subventions, les principes fondamentaux, les concepts clés, les mécanismes, les acteurs et leur rôle dans le processus de gestion ;
les critères et modalités d’allocation des subventions, les conditions d’accessibilité des sous-bénéficiaires, les conditions de recevabilité des sous-projets, les conditions d’éligibilité des activités, des coûts et des dépenses ;
les procédures et modalités d’instruction et d'attribution des demandes ;
le montant maximum pouvant être attribué par sous-bénéficiaire ;
les modalités de conventionnement/contractualisation avec les sous-bénéficiaires ;
les procédures et modalités de décaissement des ressources ;
les procédures et modalités de suivi technique et financier ;
les procédures et modalités de contrôle.

Dans tous les cas, un seul rang de sous-bénéficiaires est autorisé. Les sous-bénéficiaires ne peuvent jamais utiliser les subventions reçues pour allouer des subventions à un deuxième rang de sous-bénéficiaires. Et les sous-bénéficiaires doivent appartenir aux bénéficiaires/partenaires naturels du bénéficiaire-contractant, en cohérence avec son mandat, sa mission.

Le montant maximum des coûts de structure (somme des coûts de structure du bénéficiaire-contractant et des sous-bénéficiaires) reste identique (7% des coûts opérationnels du subside initial), qu’il y ait ou non subventions à des sous-bénéficiaires.

Les coûts suivants sont toujours considérés comme inéligibles:

les écritures comptables n’entraînant pas un décaissement;
les provisions pour risques et charges, pertes, dettes ou dettes futures éventuelles;
les dettes et les intérêts débiteurs;
les créances douteuses;
les pertes de change;
les crédits à des tiers ;
les garanties et cautions ;
les coûts déjà pris en charge par un autre subside;
les factures établies par d’autres organisations pour des produits et services déjà subsidiés;
la sous-traitance par des contrats de service ou de consultance aux membres du personnel, aux membres du conseil d’administration ou de l’assemblée générale de l’organisation subsidiée;
la sous-location de toute nature à soi-même;
les achats de terrains ou d’immeubles;
les coûts liés à une indemnisation en cas de sinistre découlant de la responsabilité civile de l’organisation;
les indemnités de cessation d’emploi pour le délai de préavis non presté;
l’achat de boissons alcoolisées, de tabac et de leurs produits dérivés.
les subventions à des sous-bénéficiaires bénéficiaires

4.2. Critères d’éligibilité des dépenses :

Une dépense peut être mise à charge du subside comme coût opérationnel ou coût de gestion si elle répond aux conditions cumulatives suivantes :

1° elle est documentée par une pièce justificative et elle est identifiable et contrôlable, ou elle se rapporte à un livrable identifiable et vérifiable.

2° elle est nécessaire à l’atteinte des résultats de l’action;

3° elle est engagée conformément au budget approuvé de l’action;

4° elle est réellement encourue pendant la durée de l’action;

5° elle satisfait aux dispositions de la règlementation fiscale et sociale ainsi que la règlementation relative aux marchés publics applicable;

Article 5 – Modalités de paiement

Les fonds seront versés par ‘tranches’ d’avance, sur base d’une demande dont le modèle est disponible à l’annexe III. Chaque tranche est considérée comme un subside indépendant dans l’application de la présente convention. Le montant de la totalité de ces tranches ne pourra en aucun cas être supérieur au montant total du subside mentionné à l’article 2.

A l’exception de la première tranche, le versement d’une tranche est conditionné par l’utilisation d’au moins 75% de la tranche précédente.]

Une tranche finale de 5 % sera réservée qui ne pourra être liquidée qu’après production du rapport final d’exécution et de l’ensemble des pièces justificatives justifiant le montant global du subside.]

La planification indicative des tranches d’avance est présentée ci-dessous :

Insérez ici la planification indicative des tranches d’avance

Compte bancaire :

Les fonds sont transférés uniquement sur le compte bancaire suivant : <indiquer les coordonnées bancaires du bénéficiaire-contractant>

Les paiements seront effectués en euros, (sauf justification acceptée par Xxxxxx), aussi bien pour les fonds transférés au bénéficiaire-contractant que le recouvrement éventuel (voir article 10).

Le bénéficiaire-contractant ouvre obligatoirement un compte bancaire distinct (ou un sous- compte distinct permettant d’identifier les fonds reçus). Ce compte sera ouvert en euros, si cette possibilité existe dans le pays. Ce compte ou sous-compte doit permettre :

– d’identifier les fonds versés par Xxxxxx ;

– d’identifier et de suivre les opérations effectuées avec des tiers ;

– de faire la distinction entre les opérations, effectuées au titre de la présente convention, et des autres opérations.

Le compte sera clôturé aussitôt que les remboursements éventuels à effectuer à Enabel auront eu lieu (ceci après avoir arrêté le montant définitif des fonds utilisés).

Article 6 - Comptabilité

Le bénéficiaire-contractant tient des relevés et des comptes précis et systématiques relatifs à la mise en œuvre de l'Action, sous la forme d'une comptabilité appropriée. Ce système comptable est intégré au système de comptabilité du bénéficiaire-contractant, ou vient en complément de ce système. Cette comptabilité est tenue selon les politiques et règles applicables dans le pays en question. Les comptes et dépenses relatives à l’Action doivent être aisément identifiables et vérifiables.

article 7 – Obligations générales du bénéficiaire- contractant

7.1. Le bénéficiaire-contractant s’engage à n’utiliser les fonds octroyés dans le cadre de la présente convention qu’aux seules fins pour lesquelles le subside est accordé, et à respecter les conditions d’octroi énumérées dans la présente convention. Il s’assure que l’objet de la Convention est exécuté correctement et prendra, le cas échéant, des mesures appropriées pour remédier aux problèmes constatés durant la période de mise en œuvre.

7.2. Il s’engage à utiliser les fonds selon les principes d’économie, d’efficacité et d’efficience et de transparence et à tenir un système comptable performant et transparent permettant de s’assurer de la bonne utilisation des fonds octroyés ;

7.3. Il s’engage à informer Enabel de l’obtention de financement additionnel pour l’action ;

7.4. Pour les bénéficiaires-contractants privés, non soumis à la loi sur les marchés publics, Il s’engage à mettre en œuvre la procédure d’acquisition de travaux, biens et services suivant les principes énoncés en annexe VI de la convention de subsides ; Il n’est pas permis de sous-traiter ou sous-contracter l’ensemble d’une action au moyen d’un marché. De plus, le montant de chaque marché financé au moyen du subside octroyé ne peut correspondre qu’à une part limitée du montant total du subside

7.5. Le bénéficiaire-contractant s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires pour prévenir les conflits d’intérêts et informe immédiatement Xxxxxx de toute situation constitutive d’un conflit d’intérêts ou susceptible d’y conduire. Il y a conflit d’intérêts lorsque l’exercice impartial et objectif des fonctions de toute personne au titre de la présente convention est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec une autre personne ;

7.6. Il s’engage également à prendre les mesures appropriées pour empêcher les cas d’irrégularité, de fraude, de corruption ou toute autre activité illégale dans la gestion des activités. Tous les cas suspectés et avérés d’irrégularité, de fraude et de corruption présentant un lien à la présente convention, ainsi que les mesures prises dans ce cadre par le bénéficiaire-contractant, doivent être notifiés immédiatement à Xxxxxx;

7.7. Il s’engage à informer Xxxxxx de tout changement qui pourrait remettre en cause sa propre recevabilité comme bénéficiaire ou affecter la mise en œuvre de l’action de manière négative ;

7.8. Afin de promouvoir un développement durable, les parties conviennent qu’il est nécessaire d’encourager le respect de normes environnementales et sociales reconnues par la communauté internationale et parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et les conventions internationales pour la protection de l’environnement ;

A cet effet, le bénéficiaire-contractant s’engage à introduire dans ses marchés et, le cas échéant, dans les dossiers d’appel d’offres, une clause aux termes de laquelle les contractants s’engagent à observer ces normes en cohérence avec les lois et règlements applicables dans le pays où est réalisée l’activité subsidiée.

Ces engagements devront s’étendre à leurs éventuels sous-traitants. Enabel se réserve la faculté de demander au bénéficiaire-contractant un rapport sur les conditions environnementales et sociales dans lesquelles se déroulera l’activité.

Article 8 - Responsabilité

8.1. Le bénéficiaire-contractant est seul responsable du respect de toutes les obligations légales qui lui incombent au titre de la présente convention.

8.2. Enabel ne peut en aucun cas, ni à quelque titre que ce soit, être tenue pour responsable de dommages, quels qu’ils soient, pouvant avoir été causés pendant la mise en œuvre de la présente convention.

article 9 – Rejet de demandes de versement, suspension et résiliation

Enabel se réserve le droit d’ajourner ou de rejeter définitivement toute demande de versement et de suspendre ou résilier la convention si l’un des évènements suivants se réalise :

Le bénéficiaire-contractant reste en défaut de produire les justifications visées à l’article 11 ou de se soumettre au contrôle prévu par l’article 12 de la présente convention.
le bénéficiaire n’utilise pas le subside aux fins pour lesquelles il a été accordé;
Illégalité : il est ou devient illégal ou impossible pour le bénéficiaire-contractant d’exécuter une quelconque de ses obligations au titre de la présente convention ;
Abandon ou suspension de l’activité;
Actes de corruption ou de fraude;
Changement de situation du bénéficiaire-contractant par lequel il ne tombe plus sous le champ d’application des bénéficiaires-contractants éligibles aux subsides octroyés par Xxxxxx (voir Error: Reference source not found);
Non-respect des conditions d’octroi du subside ou d’une quelconque stipulation de la présente convention par le bénéficiaire-contractant

article 10 – Recouvrement

Enabel procédera au recouvrement entier ou partiel du subside octroyé, dans les cas suivants :

1° le bénéficiaire ne respecte pas les conditions sous lesquelles le subside a été octroyé;

2° le bénéficiaire n’utilise pas le subside aux fins pour lesquelles il a été octroyé;

3° le bénéficiaire fait obstacle au contrôle;

4° le bénéficiaire est en défaut de fournir les pièces nécessaires pour justifier l’utilisation du subside.

article 11 –Justification : Planification, rapports narratifs et rapports financiers

La planification opérationnelle financière de la première année de mise en œuvre est disponible en annexe I de cette convention. Dans le cas d’une convention pluriannuelle, le bénéficiaire-contractant fournira une nouvelle planification opérationnelle et financière à la fin de chaque année de mise en œuvre, pour l’année suivante.

Le bénéficiaire-contractant est tenu de justifier l’utilisation des fonds reçus dans des rapports d’avancement (narratif et financier) trimestriel, où il devra clairement démontrer que les fonds octroyés ont été utilisés aux fins pour lesquelles ils étaient accordés et chaque demande de paiement sera également accompagnée d’un rapport financier mis à jour.

Un rapport final, narratif et financier, comprenant une évaluation finale des résultats de l’action sera élaboré à la fin de l’action et transmis dans un délai de quarante-cinq (45) mois après la fin des activités au plus tard. Le cas échéant, le rapport final doit être accompagné d’une copie du document de transfert des actifs en faveur des bénéficiaires finaux (Xxxxxx XXX).

Les templates de rapport d’avancement ou de rapport final sont disponibles en Xxxxxx XX.

Article 12 – Modalités de Contrôle

Enabel contrôlera si l’utilisation du subside est conforme aux dispositions de la convention de subside, et de la décision d’octroi. Enabel effectuera pour ce faire un contrôle de l'ensemble des composantes de la justification demandée, telle que visée à l'article 11. Lors du contrôle, tant les aspects financiers que les aspects liés au contenu seront contrôlés, de même que la cohérence entre eux.

Enabel pourra à tout moment, de sa propre initiative, faire effectuer un contrôle de l’action subsidiée. Par le seul fait de l’acceptation du subside, le bénéficiaire-contractant reconnaît à Xxxxxx le droit de procéder ou de faire procéder sur place à ce contrôle.

Lors du contrôle de la justification des subsides qu'elle octroie, Xxxxxx peut demander des pièces justificatives supplémentaires.

Le bénéficiaire apporte sa collaboration au contrôle qui est réalisé pour le compte d’Xxxxxx, soit dans le pays où est mise en œuvre l’action, soit au siège de l’organisation.

En vue de ces contrôles, il tient à disposition sa comptabilité et toute autre pièce justifiant du respect des conditions sous lesquelles le subside a été octroyé, selon les dispositions de la décision d’octroi et de la convention de subside. En conséquence, le bénéficiaire-contractant s’engage à conserver tous les documents liés à la présente convention pendant 5 ans après le paiement final.

Pour les contrôles, Xxxxxx peut faire appel à des tiers, dont des bureaux d’audit reconnus et des organisations spécialisées en évaluations externes.

Enabel informera par écrit le bénéficiaire du subside des résultats des contrôles et de leurs éventuelles conséquences.

Article 13 – Force majeure

En cas de force majeure, les parties, après concertation, peuvent suspendre totalement ou partiellement la mise en œuvre des activités, si les circonstances rendent leur poursuite trop difficile ou trop dangereuse. Dans ce cas, chaque partie s’engage à informer l’autre partie et à lui communiquer toutes les précisions nécessaires, dans les plus brefs délais, ainsi que la date prévisible de reprise. Si la convention n’est pas résiliée, le bénéficiaire-contractant, avec l’accord d’Xxxxxx s’efforce de reprendre le cours des activités ou de continuer les activités dès que les circonstances le permettent.

Article 14 – Adaptation, suspension ou arrêt de l'intervention dont fait partie l'action

14.1 Dans l’exécution de l’action subsidiée, le bénéficiaire-contractant ne peut :

a) redéfinir ni modifier l’action ou les objectifs tels que décrits à l’article 1 et à l’Annexe I ;

b) agir pour des missions autres que celles qui lui sont expressément confiées par la présente convention.

Le bénéficiaire-contractant informe sans tarder Xxxxxx de tout changement important intervenu dans ses procédures, ses systèmes, sa situation juridique, financière, technique ou organisationnelle ainsi que de toute autre circonstance qui serait de nature à affecter, retarder ou compromettre la mise en œuvre de l’action ou l’ensemble ou partie des exigences auxquelles doit satisfaire le bénéficiaire-contractant.

Enabel se réserve le droit de demander des mesures additionnelles, afin de remédier à cette situation ou le droit de mettre un terme à la présente convention (voir supra).

14.2. Lorsque l'intervention dont fait partie l'action subsidiée est entièrement ou partiellement adaptée, suspendue ou arrêtée en application de l'article 32, § 2, 7° de la loi portant définition des missions et du fonctionnement d’Xxxxxx, et qu'il y a un effet sur l'action subsidiée, Enabel informe le bénéficiaire de :

1° l'adaptation nécessaire de l'action;

2° la durée de la suspension entière ou partielle de l'action;

3° l'arrêt entier ou partiel de l'action.

La décision d'octroi, la convention de subside et, le cas échéant, le budget seront modifiés suite à cette communication en concertation entre Xxxxxx et le bénéficiaire contractant.

Les montants que le bénéficiaire-contractant avait déjà déboursés au moment de la communication visée à l'alinéa 1er ne seront pas réclamés par Xxxxxx, à condition que ces dépenses satisfassent aux conditions stipulées à l'article 4.2 et qu'elles soient dûment justifiées.

article 15 – Législation et réglementation applicables

La présente convention est régie par le droit belge.

En cas de différend relatif à l’exécution de la présente convention, les parties mettront tout en œuvre pour arriver à une solution amiable.

A défaut de solution à l’amiable, seuls les Cours et Tribunaux de Bruxelles seront compétents.

article 16 – Confidentialité

Enabel et le bénéficiaire-contractant s'engagent à préserver la confidentialité de tout document, information ou autre matériel qui leur sont communiqués à titre confidentiel

article 17– Visibilité

Le bénéficiaire-contractant mentionne l’État belge comme bailleur ou co-bailleur de fonds dans les communications publiques relatives à l’action subsidiée

Annexes

Les documents suivants sont annexés à la présente convention et en font partie intégrante:

Annexe I Proposition d’Action à subsidier

Xxxxxx XX Formats de rapportage

Xxxxxx XXX Xxxxxx de demande de paiement.

Xxxxxx XX Xxxxxx de transfert de propriété des actifs

Annexe V Fiche d’entité légale (privée ou publique)

Annexe VI Principes de marchés publics (dans le cas d’un bénéficiaire-contractant privé)

Annexe VII Fiche signalétique financier

En cas de conflit entre les dispositions des annexes et celles de la convention de subside, ces dernières prévalent.

Fait à <préciser l’endroit> en <deux ou trois> exemplaires, dont un est remis à un représentant de Xxxxxx et un au bénéficiaire-contractant.

Pour le bénéficiaire-contractant		Pour Xxxxxx
Nom		Nom
Qualité		Qualité
Signature Date		Signature Date

ANNEXE I - Proposition d’actioN structurelle à subsidier :

2.2.1 Contenu de la note succincte de présentation

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions relatives à la note succincte de présentation figurant dans le dossier de demande de subsides annexé aux présentes lignes directrices (annexe A).

Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français.

Dans la note succincte de présentation, les demandeurs ne doivent fournir qu'une estimation du montant de la contribution demandée à l'autorité contractante. Seuls les demandeurs invités à soumettre une demande complète dans la seconde phase devront présenter un budget détaillé.

Les éléments définis dans la note succincte de présentation ne pourront pas être modifiés par le demandeur dans le formulaire complémentaire de demande. La contribution belge ne pourra pas varier de plus de 10 % par rapport à l’estimation initiale. Toute erreur ou incohérence majeure relative aux points mentionnés dans les instructions relatives à la note succincte de présentation peut aboutir à son rejet.

L'autorité contractante se réserve le droit de demander des éclaircissements lorsque les informations fournies ne lui permettent pas de réaliser une évaluation objective.

Les notes succinctes de présentation manuscrites ne seront pas acceptées.

Les annexes suivantes doivent être jointes à la note succincte de présentation

Les statuts ou articles d'association du demandeur et des éventuels codemandeurs
Un rapport d’audit externe produit par un contrôleur des comptes agréé, certifiant les comptes du demandeur relatifs au dernier exercice financier disponible lorsque le montant total des subsides demandés est supérieur à 200 000 EUR. Les éventuels codemandeurs ne sont pas tenus de remettre un rapport d’audit externe.
Une copie des états financiers les plus récents du demandeur (compte de résultat et bilan du dernier exercice clos)^¹. Les éventuels codemandeurs ne sont pas tenus de remettre la copie de leurs états financiers.
La fiche d’entité légale (voir annexe D des présentes lignes directrices) dûment complétée et signée par chacun des demandeurs (c’est-à-dire le demandeur et chacun des éventuels codemandeurs), accompagnée des documents justificatifs demandés.
Une fiche d’identification financière du demandeur (pas des codemandeurs) conforme au modèle joint en annexe E des présentes lignes directrices, certifiée par la banque à laquelle le paiement doit être fait. Cette banque doit être située dans le pays où le demandeur est établi.

2.2.2 Où et comment envoyer la note succincte de présentation?

La note succincte de présentation doit être soumise en un original et Quatre (4) copies en format A4, reliés séparément.

Une version électronique de la note succincte de présentation doit également être fournie. Un CD-ROM contenant la note succincte de présentation en format électronique sera placé, avec la version papier, dans une enveloppe scellée selon les indications figurant ci-dessous. Le fichier électronique doit être exactement identique à la version papier jointe.

Lorsque des demandeurs envoient plusieurs notes succinctes de présentation (si cela est autorisé dans les lignes directrices de l'appel à propositions en question), chacune d’elles doit être envoyée séparément.

L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence et l'intitulé de l’appel à propositions la dénomination complète et l'adresse du demandeur, ainsi que la mention «Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture» et < «mention équivalente dans la langue locale» >.

Les notes succinctes de présentation doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée par courrier recommandé ou par messagerie expresse privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous:

Adresse postale

Cellule Marchés publics et contractualisation

Enabel – Ambassade de Belgique

Immeuble Koubia – Corniche Nord – Camayenne

3eme étage

Conakry – République de Guinée

Adresse pour remise en main propre ou pour envoi par messagerie express privée

Cellule Marchés publics et contractualisation

Enabel – Ambassade de Belgique

Immeuble Koubia – Corniche Nord – Camayenne

3eme étage

Conakry – République de Guinée

Les notes succinctes de présentation envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.

Les demandeurs doivent s’assurer que leur note succincte de présentation est complète. Les notes succinctes de présentation incomplètes peuvent être rejetées.

2.2.3 Date limite de soumission de la note succincte de présentation

La date limite de soumission des notes succinctes de présentation est fixée au ………………………… ……………..telle que prouvé par la date d'envoi, le cachet de la poste ou la date de l'accusé de réception. Toute note succincte de présentation soumise après la date et heure limites sera rejetée.

2.2.4 Autres renseignements sur la note succincte de présentation

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation, à l'/aux adresse(s) figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions:

Adresse de courrier électronique: xxxxx.xxxxx@xxxxxx.xx

L'autorité contractante n'a pas l'obligation de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date.

Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation.

Afin de garantir l'égalité de traitement des demandeurs, l'autorité contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur la recevabilité des demandeurs, d’une action ou d'activités spécifiques.

Les réponses à ces questions ainsi que d'autres informations importantes communiquées au cours de la procédure d'évaluation seront publiées en temps utile sur le site Web Enabel. Il est par conséquent recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l'adresse figure ci-dessus afin d'être informé des questions et réponses publiées.

2.2.5 Formulaires complémentaires de demande

Les demandeurs invités à soumettre un formulaire complémentaire de demande à la suite de la présélection de leurs notes succinctes de présentation doivent le faire à l’aide de la partie B du dossier de demande de subsides annexé aux présentes lignes directrices (annexe A). Les demandeurs doivent respecter scrupuleusement le format du formulaire complémentaire de demande et compléter les paragraphes et les pages dans l’ordre.

Les éléments énoncés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés par le demandeur dans le formulaire complémentaire de demande. La contribution belge ne peut s'écarter de plus de 20 % par rapport à l'estimation initiale et les montants minimaux et maximaux, tels qu'indiqués dans la section 1.3 des présentes lignes directrices, doivent être respectés.

Les demandeurs doivent soumettre leur demande complète dans la même langue que celle de leur note succincte de présentation.

Les demandeurs doivent remplir le formulaire complémentaire de demande aussi soigneusement et clairement que possible afin de faciliter son évaluation.

Toute erreur ou incohérence majeure dans le formulaire complémentaire de demande (incohérence des montants repris dans les feuilles de calcul du budget, par exemple) peut conduire au rejet immédiat de la demande.

Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empêchent donc l'autorité contractante de réaliser une évaluation objective.

Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

Il est à noter que seuls le formulaire complémentaire de demande et les annexes qui doivent être complétées (budget, cadre logique) seront évalués. Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

2.2.6 Où et comment envoyer les formulaires complémentaires de demande?

Les demandes doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée en recommandé ou par messagerie express privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous:

Adresse postale

Cellule Marchés publics et contractualisation

Enabel – Ambassade de Belgique

Immeuble Koubia – Corniche Nord – Camayenne

3eme étage

Conakry – République de Guinée

Adresse pour remise en main en propre ou pour envoi par messagerie express privée

Cellule Marchés publics et contractualisation

Enabel – Ambassade de Belgique

Immeuble Koubia – Corniche Nord – Camayenne

3eme étage

Conakry – République de Guinée

Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.

Les demandes doivent être soumises en un original et 4 copies en format A4, reliées séparément. Le formulaire complémentaire de demande, le budget et le cadre logique doivent également être fournis sous format électronique (CD-ROM). Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier fournie.

Lorsque les demandeurs présentent plusieurs demandes (si les lignes directrices de l’appel à propositions l’autorisent), chacune d’elles doit être envoyée séparément.

L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence et l'intitulé de l’appel à propositions, la dénomination complète et l'adresse du demandeur, ainsi que la mention « Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture » et « < mention équivalente dans la langue locale»>.

Les demandeurs doivent s’assurer que leur demande est complète. Les demandes incomplètes peuvent être rejetées.

Dans tous les cas, doivent toujours figurer dans l’annexe 1 :

un cadre logique
une planification opérationnelle
un budget détaillé
une planification financière

Les points suivants doivent être décrits dans l’annexe I :

La description des objectifs et résultats à atteindre avec ces subventions, les principes fondamentaux, les concepts clés, les mécanismes, les acteurs et leur rôle dans le processus de gestion ;
les critères et modalités d’allocation des subventions, les conditions d’accessibilité des sous-bénéficiaires, les conditions de recevabilité des sous-projets, les conditions d’éligibilité des activités, des coûts et des dépenses ;
les procédures et modalités d’instruction et d'attribution des demandes ;
le montant maximum pouvant être attribué par sous-bénéficiaire ;
les modalités de conventionnement/contractualisation avec les sous-bénéficiaires ;
les procédures et modalités de décaissement des ressources ;
les procédures et modalités de suivi technique et financier ;
les procédures et modalités de contrôle.

ANNEXE II - FORMATs DE RAPPORTAGE -Convention de subsides GIN1800311/AP/

< Indiquez ici les instructions pour la rédaction

des différents rapports d’exécution (‘rapports narratifs et financiers’):
du rapport final

si un audit a eu lieu, le rapport de cet audit sera joint au présent rapport, précisant le cas échéant aussi les mesures prises ou le ‘plan d’activité’ élaboré pour remédier aux problèmes relevés par l’audit.

ANNEXE III- Modèle de demande de paiement convention de subsides < GIN 1701411/AP/003, GIN1800311/AP/001 >

Demande de paiement n° <…>

Date de la demande de paiement <…>

À l’attention de

<ATI Project Management Unit, adresse>

Nom et adresse du bénéficiaire-contractant : < >

Période couverte par la demande de paiement : < >

Madame/Monsieur,

J’ai l’honneur de vous demander le paiement de la tranche n° ou [solde] au titre de la convention de subside précitée.

Le montant demandé est de : <indiquer le montant > euros

Je vous prie de trouver, en Annexe, les pièces justificatives suivantes :

Rapport d’exécution (rapports narratifs et financiers)
Rapports d’audit
Autres pièces justificatives

Pour que la demande de paiement soit acceptable, tous les documents demandés devront y être annexés. Le paiement doit être effectué sur le compte bancaire stipulé dans la convention de subside :

Je certifie sur l’honneur que les informations contenues dans la présente demande de paiement sont complètes, sincères et exactes, que les coûts exposés peuvent être considérés comme éligibles conformément aux dispositions de la convention de subside et que la présente demande de paiement est étayée par des pièces justificatives susceptibles de faire l’objet d’un contrôle.

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’assurance de ma parfaite considération.

Annexe IV : modele de transfert de propriete des actifs

transfert de propriété des actifs

Intitulé de l’intervention

No Pilot

Intitulé de l'Appel à proposition :

Numéro de la convention de subsides :

Nom du bénéficiaire-contractant de la convention de subsides :

Nom du bénéficiaire final de l'action :

Actifs	Description of l'article (> EUR 5.000)	Date d'acquisition	Coût d'acquisition en EUR	Date du transfert / Commentaires
1.
2.
3.
4.
Etc.

Cette liste a été établie afin de se conformer à l’article 11 de la convention de subsides. La propriété de chaque actif décrit a été transférée. Le partenaire local et le bénéficiaire final sont d'accord sur le contenu de cette liste^²

Fait à __________ le ___________.

_______________ ________________________________

Bénéficiaire-contractant Bénéficiaire final de l’Action

Nom et fonction Nom et fonction

Annexe V : Fiche d’entité légale (publique ou privée)

FICHE D’ENTITE LEGALE SOCIETE PRIVEE

FORME JURIDIQUE :

NOM :

ACRONYME :

ADRESSE :

CODE POSTAL

BOITE POSTALE :

VILLE :

PAYS :

TELEPHONE :

FAX :

E-MAIL

N° TVA (1) :

LIEU D'ENREGISTREMENT :

DATE D'ENREGISTREMENT

N° DE REGISTRE (2) :

DATE ET SIGNATURE DU REPRESENTANT AUTORISE

IL CONVIENT DE FOURNIR CETTE FICHE "ENTITE LEGALE" COMPLETEE, SIGNEE ET ACCOMPAGNEE DE:

(1) UNE COPIE DU DOCUMENT D'ASSUJETTISSEMENT A LA TVA SI CELLE-CI EST D'APPLICATION ET SI LE N° TVA NE FIGURE PAS SUR LE DOCUMENT OFFICIEL MENTIONNE AU POINT 2.

(2) UNE COPIE DE TOUT DOCUMENT OFFICIEL (P.EX. MONITEUR, JOURNAL OFFICIEL, REGISTRE DE COMMERCE...) PERMETTANT D'IDENTIFIER LE NOM DE L'ENTITE LEGALE, L'ADRESSE DU SIEGE SOCIAL ET LE NUMERO D'ENREGISTREMENT AUPRES DES AUTORITES NATIONALES.

DATE ET SIGNATURE DU REPRESENTANT AUTORISE

Annexe VI : Principes de marchés publics (dans le cas d’un bénéficiaire-contractant privé)

Lorsque la mise en œuvre d'une action nécessite la passation de marchés par le(s) bénéficiaire(s)-contractant(s), celui‑ci (ceux‑ci) attribue(nt) le marché à l'offre économiquement la plus avantageuse, c'est-à-dire celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, ou, dans certains cas, le seul critère d'attribution est le prix le plus bas.

Les contrats doivent éviter tout conflit d'intérêt et doivent respecter les principes basiques suivants:

Lorsque le bénéficiaire-contractant ne lance pas d'appel d'offre ouvert, il doit justifier le choix des soumissionnaires invités à soumettre une offre.

Le bénéficiaire-contractant évalue les offres reçues en fonction de critères objectifs, qui permettent de mesurer la qualité des offres et qui tiennent compte du prix (le score le plus haut est attribué à l'offre la moins chère pour le critère de prix).

Le bénéficiaire-contractant doit conserver des documents suffisants et appropriés en ce qui concerne les procédures appliquées et qui justifient la décision de présélection des soumissionnaires (dans le cas où une procédure d’appel d’offres ouverte n’est pas utilisée) et de la décision d’attribution.

Le bénéficiaire-contractant peut aussi décider d’appliquer les procédures de passation de marché prévues dans la législation belge sur les marchés publics. Si ces procédures sont correctement suivies, les principes ci-dessus seront considérés comme respectées.

Enabel exerce un contrôle <ex post /ex ante> sur le respect des principes et dispositions précités par le(s) bénéficiaire(s)-contractants. En cas de non-respect de ces principes, les dépenses concernées sont inéligibles au financement.

Les dispositions de la présente annexe s'appliquent mutatis mutandis aux marchés à conclure par le(s) partenaire(s) du/des bénéficiaire(s)-contractants (les codemandeurs).

Annexe VII : Fiche signalétique financier



INTITULE (1)
ADRESSE
COMMUNE/VILLE		CODE POSTAL
PAYS
CONTACT
TELEPHONE		TELEFAX
E - MAIL


	BANQUE (2)

NOM DE LA BANQUE
ADRESSE (DE L'AGENCE)
COMMUNE/VILLE		CODE POSTAL
PAYS
NUMERO DE COMPTE
IBAN (3)


REMARQUES:


CACHET de la BANQUE + SIGNATURE du REPRESENTANT DE LA BANQUE (les deux obligatoires)		DATE + SIGNATURE DU TITULAIRE DU COMPTE (Obligatoire)

(1) Le nom ou le titre sous lequel le compte a été ouvert et non le nom du mandataire.
(2) Il est préférable de joindre une copie d'un extrait de compte bancaire récent.Xxxxxxxx noter que le relevé bancaire doit fournir toutes les informations indiquées ci-dessus sous «INTITULÉ DU COMPTE BANCAIRE» et «BANQUE». Dans ce cas, le cachet de la banque et la signature de son représentant ne sont pas requis. La signature du titulaire du compte est obligatoire dans tous les cas
(3) Si le code IBAN (international bank account number) est d'application dans le pays où votre banque se situe.

1Cela ne s’applique pas aux organismes publics ni lorsque les comptes sont en pratique les mêmes documents que le rapport d’audit externe déjà fourni en vertu du point 2.

2 Une liste est complété pour chaque bénéficiaire final

Enabel - Conventions de subsides 09-2018 – Annexe 5 Modèle de convention de subsides Page 17 of 24

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