CONTRAT CADRE
CONTRAT CADRE
pour l’acquisition d’équipements TIC
No xxx
entre
l’ETAT DE VAUD
représenté par
La Direction des systèmes d’information
désignée ci-après "la DSI ou le client" et
[Nom société Fournisseur, y compris raison sociale – ex : SA, Sàrl…],
société de droit [suisse] dont le siège est à [adresse Fournisseur], inscrite au Registre du Commerce du canton de [Vaud] en date du [date inscription RC] et
dûment représentée par M. [nom et titres du ou des représentant(s)], désigné ci-après "le fournisseur"
Notes générales sur les modèles (à supprimer):
Les textes surlignés en jaune sont à adapter aux besoins du contrat (en final le jaune est supprimé)
Les textes d'information écrits en rouge sont à supprimer (en final le rouge est supprimé)
DSI – Xxxxxx xx Xxxxxxxxxx 0 – 0000 Xxxxxx - tél: 000 000 00 00 - fax: 000 000 00 00
Table des matières
1 Préambule 3
2 Dispositions générales 3
3 Objet et champ d’application 4
4 Obligations du fournisseur 5
5 Responsabilités 8
6 Réception des livrables 9
7 Conditions de travail, protection des travailleurs et égalité de traitement entre hommes et femmes. Erreur ! Signet non défini.
8 Dispositions diverses 10
9 Dispositions finales 11
10 Signatures 13
Abréviations
ACV Administration cantonale vaudoise
AIMP Accord intercantonal sur les marchés publics
CADEV Centrale d'achats de l'Etat de Vaud
CG Conditions générales
CSI Conférence suisse sur l’informatique
DSI Direction des systèmes d’information
Equipement TIC Ensemble des biens matériel ou immatériel (intellectuel) participant, de près ou de loin, à la réalisation des systèmes d'information (SI)
LSE Loi fédérale sur le service de l’emploi et la location de services
TIC Technologies de l'information et de la communication (ICT en anglais)
Convention :
La convention de nommage des Contrats Cadre (CC) d'acquisition d'équipements TIC est la suivante:
XX_Xxxxxxxxxxx_Xxxxxxxxxxx_xxxx.xx avec:
CC_Acquisition fixe
Fournisseur nom du fournisseur
xxxx.xx année et mois de conclusion de ce CC
Informations sur le document (ces champs et le bas de page à adapter au CC réel)
Document | Version | Date | Etat | Auteur | Validé par | Visa |
Contrat cadre d'acquisition V2.0.doc (nom du document) | V2.1 | auteur | A. Daenzer | ADR |
1 Préambule
1.1 [Brève description de la situation concrète existant entre les parties. Elle peut être suivie du rappel qui suit :]
1.2 Le présent contrat cadre régit l’ensemble des contrats d'acquisition convenus entre les parties et portant sur des équipements TIC. Chaque équipement TIC dont l'acquisition sera soumise au présent contrat cadre fera l’objet d’un contrat spécifique d'acquisition.
1.3 Les parties se sont entendues sur le fait que toutes les prestations du fournisseur relatives à l’acquisition d'équipements TIC, incluant l’élaboration de logiciels spécifiques ainsi qu’à tout autre produit et/ou prestation faisant l’objet d’un contrat d’entreprise seront soumises au présent contrat cadre, respectivement au contrat (s) spécifique(s) y relatif(s).
1.4 Chaque projet d'acquisition devra en principe débuter par un appel d’offres lancé par le client et, pour le cas où l’offre du fournisseur est finalement choisie par le client, les parties signeront un contrat spécifique soumis au présent contrat cadre.
Compte tenu de ce qui précède, les parties conviennent ce qui suit :
2 Dispositions générales
2.1 Introduction
2.1.1 Le présent contrat cadre est régi par les conditions générales en vigueur de l’Etat de Vaud en matière d’informatique et de télécommunication, sauf disposition divergente contenue dans ce contrat cadre ou dans un contrat spécifique
2.1.2 Les conditions générales applicables de l’Etat de Vaud en matière d’informatique et de télécommunication sont annexées au présent contrat cadre, subsidiairement à un contrat spécifique, et font partie intégrante du contrat entre l’Etat de Vaud et le fournisseur.
2.1.3 Le présent contrat cadre constitue le fondement contractuel entre le client et le
fournisseur pour tout projet futur portant sur la fourniture d'équipements TIC.
2.1.4 Les termes et conditions par projet sont définis dans un contrat spécifique.
2.1.5 Le présent contrat cadre n’impliquant à lui seul aucune obligation de nature pécuniaire, les montants figurant sur chaque contrat spécifique sont seuls pertinents pour déterminer si les règles relatives à l’attribution des marchés publics au sens de l’Accord Intercantonal sur les Marchés Public (AIMP) trouvent application.
2.2 Définitions
2.2.1 Les termes contenus dans le présent contrat cadre et dans tout contrat spécifique écrits en italique sont définis dans les Annexes "Lexiques" des conditions générales en vigueur de l’Etat de Vaud en matière de Technologie de l'information et de la communication (TIC).
2.2.2 si définitions supplémentaires nécessaires, sinon supprimer le texte qui suit [Au
surplus, les définitions suivantes s'appliquent spécifiquement à ce contrat cadre
d'acquisitions d'équipements TIC. Les termes ici définis apparaissent aussi en
italique dans ce document :]
2.2.2.1 xxxxx
2.2.2.2 yyyyy
3 Objet et champ d’application
3.1 Contrat Cadre
3.1.1 Le présent contrat cadre a pour objet de définir les conditions applicables aux prestations du fournisseur portant sur la livraison d'équipements TIC selon les spécifications requises par le client.
3.1.2 Le présent contrat cadre s’applique également à des prestations du fournisseur portant sur des développements ou des évolutions fonctionnelles ainsi qu’à toute autre forme de développement qui ne serait pas couverte par un contrat de maintenance entre le client et le fournisseur.
3.2 Contrat Spécifique
3.2.1 Les termes et conditions d'acquisition d'équipements TIC par rapport à un projet, sont définis dans un contrat spécifique.
3.2.2 Chaque contrat spécifique contient en principe les éléments suivants :
3.2.2.1 Référence au n° de contrat cadre.
3.2.2.2 Définition du projet d'acquisition d'équipements TIC, des prestations, des livrables et des spécifications, des opérations de recette et des résultats à obtenir.
3.2.2.3 Durée et échéancier du projet et des livraisons des livrables.
3.2.2.4 Prix du projet et modalités de paiement.
3.2.2.5 Direction de projet et intervenants (nombre, fonction et profil des collaborateurs).
3.2.2.6 Désignation des lieux de travail et de l'infrastructure technique nécessaire.
3.2.2.7 Pénalités dues par le fournisseur en cas de retard, défauts ou non-respect des
temps de réponse.
3.2.2.8 Obligations de rapport du fournisseur.
3.2.2.9 Des compléments optionnels tel que:
Délimitations des responsabilités, des critères d'acceptations, etc ;
D'éventuelles dérogations aux clauses des conditions générales ou du
contrat cadre.
3.2.3 Le cahier des charges relatif au projet et les spécifications y relatives seront annexés au contrat spécifique.
4 Obligations du fournisseur
4.1 Equipements TIC
4.1.1 Le fournisseur s’engage à se déterminer sur toute demande d’offre du client,
portant sur l'acquisition d'équipements TIC, auprès du fournisseur.
4.1.2 Tout projet agréé entre les parties fera l’objet d’un contrat spécifique.
4.1.3 Les obligations du fournisseur telles qu’inventoriées ci-après, s’appliquent en sus des obligations contenues dans les conditions générales et/ou dans un contrat spécifique.
4.1.4 Les prestations de service du fournisseur sont comprises dans le prix fixé dans le contrat spécifique correspondant.
4.2 Garantie et maintenance
4.2.1 Le fournisseur qui a livré un équipement TIC en faveur du client s’engage à en assurer la garantie et la maintenance selon les règles fixées dans les conditions générales.
4.2.2 Le présent contrat cadre ne comporte aucune obligation pour le client de s’engager à signer un contrat de maintenance avec le fournisseur.
4.3 Collaboration
4.3.1 Sur demande du client, lorsqu’un livrable du fournisseur pourrait être à l’origine d’un dysfonctionnement des équipements TIC, le fournisseur s’engage à collaborer avec des tiers dans le cadre d’une cellule de crise lorsqu’il n’est pas possible de prime abord de déterminer l’origine et le responsable du défaut constaté, même en l’absence de tout contrat de maintenance.
4.3.2 Les interventions du fournisseur donneront lieu à rémunération si elles ne sont pas couvertes par une garantie du fournisseur ou un forfait de maintenance.
4.4 Migration
4.4.1 Pour le cas où le contrat spécifique prévoit des prestations de migration de données du client, le fournisseur s’engage à effectuer, dans le cadre du prix prévu dans le contrat spécifique, la migration de ces données sur les livrables.
4.4.2 Le projet de migration de données du client devra être mené en même temps que le projet.
4.4.3 Le fournisseur doit en particulier :
4.4.3.1 Prévoir une phase d’identification et de description technique des données à reprendre.
4.4.3.2 Décrire les règles et algorithmes de correspondance des données dans le nouveau système informatique.
4.4.3.3 Définir les spécifications détaillées des interfaces nécessaires pour recevoir les données, les charger et les intégrer à l’ensemble des données, le chargement devant être fait par groupe de données cohérentes.
4.4.3.4 Fournir au client une planification détaillée de cette phase du projet qui doit être synchronisée avec le calendrier de mise en production du livrable.
4.4.3.5 Prévoir un plan de retour à la situation ante si la migration ne peut se dérouler comme prévu ; ce retour doit être possible dans un délai de 2 (deux) heures et sans perte de fonctionnalités ni de données.
4.4.4 En cas de décomposition en lots différents entre ceux prévus par le client et ceux organisés par le fournisseur, il conviendra de prévoir des périodes transitoires pendant lesquelles les données du client seront simultanément mises à jour dans l’ancien et le nouveau système informatique.
4.5 Temps de réponse
4.5.1 Les livrables devront garantir des temps de réponse suivants dans l’environnement de production du client (conditions cumulatives) :
4.5.2 Temps de réponse moyen par transaction inférieur à 2 (deux) secondes.
4.5.3 Temps maximum de réponse par transaction inférieur à 5 (cinq) secondes.
4.5.4 Temps maximum d’impression lié à l’activité transactionnelle inférieur à 15 (quinze) secondes, mesuré entre la demande et l’entrée dans la queue d’impression d’un document.
4.5.5 Ces valeurs cibles sont naturellement dépendantes de l'architecture déployée, si le fournisseur constate qu'il ne peut pas les atteindre, il en informera par écrit le client en motivant les raisons.
4.6 Formation des utilisateurs
4.6.1 A moins que le contrat spécifique ne dispose du contraire, le fournisseur forme les utilisateurs du client sur les livrables.
4.6.2 La formation a lieu dans les locaux et sur le matériel du client, sur la base de la
documentation remise au client par le fournisseur.
4.6.3 Trois niveaux de formation sont attendus :
4.6.3.1 Une formation utilisateurs comprenant trois modules, à savoir : une formation par domaine, une formation de généraliste et une formation d’administrateur (droit d’accès, identification des incidents…) ou « super utilisateur ».
4.6.3.2 Une formation exclusivement destinée aux spécialistes en informatique ou en télécommunication du client, portant sur l’architecture technique (installation, dépannage de 1er niveau…). Cette formation peut elle-même être segmentée en différents niveaux.
4.6.3.3 Une formation conjointe entre utilisateurs et aux spécialistes en informatique ou en télécommunication, portant sur la formation au logiciel et le paramétrage n’est due, quant à elle, que si elle est expressément prévue par un contrat spécifique.
4.6.4 Le fournisseur s’engage à fournir cette prestation de formation pendant une durée de 5 (cinq) ans au minimum à partir de l’acceptation du livrable par le client, pour autant qu'un accord contractualisé à cet effet, portant sur le livrable en question, soit en vigueur.
4.7 Obligation de résultat
4.7.1 Le fournisseur est tenu à une obligation de résultat par rapport aux équipements TIC et/ou développements effectués en faveur du client dans le cadre de projets.
4.7.2 Le fournisseur garantit que les livrables sont conformes aux exigences figurant dans les contrats spécifiques et seront livrés dans les délais convenus dans les contrats spécifiques.
4.8 Langue et documentation
4.8.1 Toute documentation remise au client doit être en langue française et les représentants du fournisseur, y compris ses intervenants, doivent maîtriser le français.
4.8.2 Le fournisseur remet au client la documentation nécessaire pour assurer la maintenance des livrables, sous une forme reproductible et utilisable par le client.
4.8.3 Le fournisseur livre une documentation constituée d’au moins :
4.8.3.1 Un document sur les spécifications (fonctionnalités, écrans, architectures fonctionnelle et technique, modèle de classes d'analyse, modèle physique des données, états, traitements de masse).
4.8.3.2 Un document de conception (architecture applicative, interfaces, solutions d'implémentation).
4.8.3.3 Un code dûment commenté de façon à permettre à un professionnel tiers d’en reprendre la gestion.
4.8.3.4 Un manuel d’utilisation.
4.8.3.5 Un manuel d'exploitation et un manuel de support (pour le HelpDesk niveau 1).
4.8.3.6 Un manuel d’installation.
4.8.4 Le fournisseur livre la documentation au client sous forme papier et électronique (Word et non PDF).
4.8.5 Le fournisseur garantit que la documentation livrée couvre l’intégralité de l'équipement TIC ou du développement livré.
4.8.6 La documentation doit être mise à jour au fur et à mesure de l’évolution du
projet.
4.9 Mise en production
4.9.1 Le projet doit inclure une phase consacrée à la mise en production des livrables avec une planification précise et une coordination avec les utilisateurs et les équipes du client.
4.9.2 Les modalités de mise en production de lots sont définies dans les contrats spécifiques.
4.10 Rapports
4.10.1 Un rapport sur les prestations en cours, dont la forme est définie d’un commun accord entre les parties, est adressé régulièrement par le fournisseur au client, mais au moins une fois par mois.
4.11 Autres
4.11.1 Les contrats spécifiques pourront prévoir d’autres prestations de la part du
fournisseur.
5 Responsabilités
5.1 Responsabilités du client
5.1.1 Le client livrera au fournisseur dans les délais planifiés tous les documents ainsi que toutes les données et informations nécessaires à l’accomplissement des prestations par le fournisseur.
5.1.2 Dans la mesure du possible et selon le planning établi entre les parties, le client s’assurera que les ressources humaines participant à la mise en œuvre du projet aient la disponibilité, les compétences requises et le savoir-faire nécessaire.
5.1.3 Si, pour des raisons exclusivement imputables au client, les délais convenus ne devaient pas être respectés, le fournisseur en avertira immédiatement le client et un nouveau délai sera fixé d'un commun accord dans le cadre du comité de pilotage, respectivement par l’intermédiaire des personnes responsables du projet en l’absence de comité de pilotage. Les éventuels coûts supplémentaires et dommages y relatifs sont à négocier avec le client.
5.2 Responsabilités du fournisseur
5.2.1 Le fournisseur communiquera au client les mesures qu’il met en œuvre pour garantir, en particulier, la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données du client dans le cadre du projet. Le fournisseur expliquera au client au cours d'une réunion en début de projet, ses procédures habituelles en matière de respect de confidentialité et d’intégrité des données et un procès-verbal y relatif sera signé par les parties.
5.2.2 Si pour des raisons imputables au fournisseur, les délais convenus dans le planning du projet ne devaient pas être respectés, le fournisseur en avertira
immédiatement le client et les éventuels coûts supplémentaires et dommages y relatifs seront à la charge du fournisseur.
6 Réception des livrables
6.1 Réception des livrables de type documents
6.1.1 La réception des livrables de type documents fournis par le fournisseur doit être approuvée par écrit par le chef de projet du client.
6.1.2 Sauf accord contraire, la documentation remise au client par le fournisseur
comprend :
6.1.2.1 Gestion de projet.
6.1.2.2 Compte rendu de séance.
6.1.2.3 Document de spécification fonctionnelle.
6.1.2.4 Analyse des règles de gestion métier.
6.1.2.5 Document de spécification.
6.1.2.6 Analyse portant sur des éléments ayant un impact sur l'organisation.
6.1.2.7 Documents de spécifications des aspects techniques.
6.1.2.8 Architecture du logiciel.
6.1.2.9 Architecture technique.
6.2 Réception de livrables de type équipement TIC
6.2.1 Le fournisseur s’engage à soumettre le livrable, avant livraison au client, à des tests unitaires, d’intégration et de non-régression conformément aux règles de l’art.
6.2.2 Le fournisseur notifie au client dans le délai convenu la date de livraison des livrables au client et remet au client la documentation relative aux livrables au plus tard dans les 5 (cinq) jours ouvrables avant le début des tests.
6.2.3 Le client effectue dans le délai convenu les tests sur les livrables afin de contrôler si ceux-ci sont conformes aux spécifications.
6.2.4 La procédure de recette est décrite à l’article 9 des conditions générales.
6.2.5 Les modalités de garantie sont décrites à l’article 11 des conditions générales.
6.3 Demeure du fournisseur
6.3.1 Le dépassement des délais prévus dans le calendrier du projet entraîne ipso facto la demeure du fournisseur sans que l’envoi d’une lettre de mise en demeure soit nécessaire.
6.3.2 En cas de défaut, le fournisseur doit au client une pénalité de retard conformément à l'article 10.4 des conditions générales, à moins qu'il ne prouve que le retard ne lui est pas imputable.
6.3.3 La pénalité est due même si le client a accepté les prestations du fournisseur
sans réserve particulière concernant un éventuel retard dans.
6.3.4 Le paiement de la pénalité de retard ne libère pas le fournisseur de ses autres engagements contractuels.
6.3.5 Demeure réservée l’action en dommages-intérêts, sur lesquels la peine de retard est imputable.
7 Dispositions diverses
7.1 Protection des données personnelles
7.1.1 Le fournisseur est conscient que les livrables développés par ses soins assurent le traitement de données confidentielles, en particulier d’éventuelles données personnelles au sens de la Loi fédérale sur la Protection des Données personnelles (LFPD – RS 235.1) ou de la Loi Vaudoise sur les fichiers informatiques et la protection des données personnelles, y compris ses dispositions d’application. Il s’engage par conséquent à détruire toute copie de telles données qu’il pourrait détenir dès lors que le motif de leur transmission (tests, correction de défauts…) n’existe plus. Il certifie que de telles données ne seront pas stockées dans des machines sises hors de ses locaux professionnels.
7.1.2 Le fournisseur s’engage à développer des livrables répondant aux exigences de la Loi fédérale sur la Protection des Données personnelles (LFPD – RS 235.1) ou de la Loi Vaudoise sur les fichiers informatiques et la protection des données personnelles. Il s’engage en particulier à ce que :
7.1.2.1 Les données personnelles gérées par les livrables puissent être traitées (modification, suppression) de manière individuelle et non en paquets, afin de permettre une gestion circonstanciée de chacune d’entre elles.
7.1.2.2 Les données personnelles ne puissent pas être consultées par des tiers non autorisés.
7.1.2.3 Les accès aux données personnelles permettent de distinguer strictement les accès en lecture seule (simple consultation) des accès en écriture (droit de créer, modifier, supprimer les données).
7.1.2.4 Les livrables développés prévoient d’associer aux données personnelles qu’ils gèrent, lorsque ces dernières sont destinées à être échangées entre différents offices ou services, l’indication de leur source.
7.1.2.5 Les livrables développés permettent au client, en particulier par des procédures de tri adéquates, de gérer aisément le cycle de vie des données personnelles et de supprimer les données répondant à la notion de « données inutilisées ou inutiles ».
7.1.3 Le fournisseur informera le client au mieux de ses compétences sur les risques prévisibles, en particulier techniques.
7.1.4 Le client transmettra au fournisseur, les exigences concrètes découlant des articles 7.1.2 à 7.1.2.5 ci-dessus lors de l'élaboration des spécifications.
7.2 Autorisation pour le personnel étranger
7.2.1 Le fournisseur a la responsabilité de s'assurer que les intervenants mis à disposition sont détenteurs d'un permis de travail ou de séjour, en application de la LSE et autres lois en vigueur. Dans le cas contraire, le fournisseur effectue à ses frais et sous sa seule responsabilité les démarches administratives en vue de l'obtention du permis nécessaire afin d'être en règle avec les autorités suisses avant le début des activités. La preuve des autorisations reçues sera transmise au client.
7.3 Fin du présent Contrat Cadre et des Contrats Spécifiques
7.3.1 Le présent contrat cadre entre en vigueur dès sa signature par les deux parties.
7.3.2 Les contrats spécifiques qui lui sont soumis entrent en vigueur dès leur signature par les deux parties, mais au plus tôt ou, cas échéant, rétroactivement, à la date prévue pour le début du développement des livrables tel que stipulé dans les contrats spécifiques.
7.3.3 Le présent contrat cadre est conclu pour une durée indéterminée.
7.3.4 La résiliation des contrats spécifiques se fait selon les modalités suivantes :
7.3.4.1 Durée déterminée ou réception d’un livrable pour une date déterminée : sauf disposition contraire contenue dans un contrat spécifique, ce dernier se termine à l’issue de la phase de recette du dernier livrable accepté sans réserve par le client, sauf pour ce qui est des obligations de garantie ou de confidentialité du fournisseur selon les termes du contrat.
7.3.4.2 Durée indéterminée : dans les autres cas, un contrat spécifique peut être résilié par écrit par chaque partie pour la fin d'un mois, avec respect d'un préavis de 3 (trois) mois, tout en respectant l'échéance des contrats spécifiques
7.4 Annexes
7.4.1 Font partie intégrante du présent contrat cadre les annexes suivantes :
7.4.1.1 Annexe 1 : les conditions générales de l’Etat de Vaud applicables à des
prestations informatiques de tout type, version 4.1.4 du 14.07.2016.
7.4.1.2 Annexe 2 : les Annexes des conditions générales DSI avec le Lexique propre à la DSI des définitions et spécifications.
8 Dispositions finales
8.1 Absence de Joint Venture : les parties conviennent et reconnaissent que le client est un contractant indépendant. Le contrat ne doit pas être considéré comme créant un partenariat ou joint venture et aucune des parties n’est l’agent, l’associé, l’employé ou le représentant de l’autre partie. Aucune des parties n’est
en droit d’obliger ou de lier l’autre partie en quelque manière que ce soit et aucune disposition contenue dans le contrat n’octroie ou n’est prévue pour octroyer un quelconque droit à une tierce partie.
8.2 Force Majeure : aucune des parties ne peut être considérée en défaut par rapport au contrat lorsque l’exécution de ses obligations ou les tentatives de remédier à une violation sont retardées, limitées ou empêchées dans des cas de force majeure.
8.3 Invalidité partielle : si une disposition du contrat est considérée comme étant inexécutable pour quelque raison que ce soit, une telle disposition devra, dans la mesure du possible, être adaptée plutôt que simplement annulée afin de respecter le plus possible l’intention des parties. Si une disposition du contrat est considérée comme nulle, non valable ou non opérationnelle, les autres dispositions du contrat ne seront pas affectées et continueront à déployer leurs effets tandis que la disposition en question sera considérée comme modifiée dans la mesure nécessaire à remédier à son invalidité.
8.4 Non-Renonciation : le fait qu’une partie renonce partiellement ou totalement à exercer un quelconque droit ou le fait de renoncer à mentionner une quelconque violation par l’autre partie ne préjuge en rien de l’exercice d’un tel droit ultérieurement ou être interprété comme étant une renonciation à mentionner des violations ultérieures par l’autre partie de la même obligation ou d’une autre disposition du contrat.
8.5 Notifications : toute notification ou communication en relation avec le contrat doit être faite par écrit et doit être envoyée avec un accusé de réception. Tout courrier doit être envoyé sous pli recommandé ou certifié.
8.6 Accord : le contrat contient la totalité de l’accord intervenu entre les parties sur ce sujet et remplace toutes les négociations préalables, compréhension et accords entre les parties. Tout amendement ou modification du contrat requiert la forme écrite avec la signature des parties, des cessionnaires ou des successeurs.
9 Signatures
Le présent contrat cadre est établi en deux exemplaires à Renens. Chaque partie reçoit un original signé.
Pour le fournisseur : Pour le client / la DSI :
Lieu, Date
...…........................, le ............................
Lieu, Date
Renens, le .........................................
(signature et timbre fournisseur)
(signature et timbre client)
Nom, prénom, fonction
...…........................................................
Nom, prénom, fonction
Xxxxx Xxxxxxx, Chef de service DSI
(2è signature)
(2è signature)
Nom, prénom, fonction
...…........................................................
Nom, prénom, fonction
Duc Jean-David,
Responsable Finances et Administration